Contabilidad en las Organizaciones: Material de Formación

CONTABILIDAD
E N LA S
ORGANIZACIONES
M A TE R I A L
DE FORMACIÓN 2
LA
CONTABILIDAD
E N LA S
ORGANIZACIONES
Contenido
Introducción
1. La importancia de la contabilidad
2. Clases de contabilidad
3. Ciclo contable
3.1 Definición
3.2 Entrada de la información
4. Soportes contables
4.1 Soportes de contabilidad externos:
4.1.1 Recibo de caja o comprobantes de ingreso
4.1.2 Recibo de consignación
4.1.3 Factura comercial
4.1.4 Comprobante de venta con tarjeta de crédito
4.1.5 Cheque
4.1.6 Comprobante de pago o de egreso
4.1.7 Letra de cambio
4.1.8 Pagaré
4.1.9 Nota débito
4.1.10 Nota crédito
4.1.11 Recibo de caja menor
4.2 Soportes de contabilidad internos
4.2.1 Nota de contabilidad
4.2.2 Comprobante diario de contabilidad
5. La cuenta contable
5.1 Clasificación de las cuentas
5.1.1 Según su naturaleza:
5.1.2 Según los estados financieros
5.2 Método de la cuenta T
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5.3 Dinámica de la cuenta T
Referencias bibliográficas
Control del documento
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Introducción
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Muchos colombianos relacionan la contabilidad como una obligación legal. Infortunadamente no ven la importancia
y la utilidad de esta: la posibilidad reconocer la realidad económica y financiera de una empresa, lo cual es fundamental en un mundo globalizado, porque la competencia se da frente a mercados internacionales y tomar decisiones acertadas requiere reconocer esa realidad.
Por esta razón, este segundo material de formación se centra en señalar la importancia de la contabilidad en
cualquier organización, presentando las diferentes clases de contabilidad y los diferentes soportes contables de
acuerdo con la normativa vigente.
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1. La importancia
de la contabilidad
Según el artículo. 1° del Decreto Reglamentario 2649/93, la contabilidad es el conjunto de conceptos básicos y
reglas que permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar la historia de los
movimientos contables de una organización de manera clara, completa y fidedigna.
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2. Clases
de contabilidad
La contabilidad es un campo vasto, por ello debe ser clasificada. Según la clase de información que la ocupe, esta
se tipifica de la siguiente manera:
Imagen 1. Clases de contabilidad.
De esta manera, la finalidad de la contabilidad es brindar información financiera de una empresa, específicamente
en los resultados operacionales y en la situación económica de la misma. Por ello, comprende tres conceptos fundamentales: causación (para el estado de resultados), efectivo (para el flujo de caja) y acumulación (para el balance
general).
Clases de
contabilidad
Por lo tanto, la importancia de la contabilidad radica en la
posibilidad de reconocer cuál es el estado monetario de
una empresa, incluso de una persona, para definir a
futuro qué vías tomar para intentar producir más ganancias que pérdidas, es decir que la contabilidad es fundamental para la gestión empresarial y para la toma de decisiones porque es una herramienta que sirve de proyección.
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Fiscal
DÉBITO
Financiera
De Costos
Administrativos
De Gestión
CRÉDITO
Fuente: (SENA – Equipo de Adecuación Didáctica y Gráfica de Recursos Educativos. Risaralda, 2016)
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Contabilidad financiera: surge para presentar estados contables a terceros: organismos públicos,
accionistas o inversores. Esta es empleada para
obtener estructurada y sistemáticamente información
cuantitativa formulada de manera monetaria, como
solvencia, liquidez, solidez, rentabilidad económica y
financiera, ciclo de caja y apalancamiento. Suele ser
presentada como un estado financiero.
Contabilidad fiscal: se basa en criterios fiscales que
establecen las leyes nacionales, en las cuales se
establece cómo debe desarrollarse. Esta regula cómo
deben ser preparados los registros e informes, los
cuales indicarán la cuantía de impuestos que deben
ser pagados. Por eso, esta contabilidad es empleada
por profesionales como los inspectores de hacienda,
especializados en impuestos, quienes calcularán la
responsabilidad fiscal de la empresa.
La contabilidad de costos: clasifica y recopila la
información sobre los costos comunes de la empresa.
De igual manera, gestiona los costes que se prevén.
Es un caso específico de la contabilidad de gestión,
que busca vigilar y controlar los costos a partir de la
aplicación de técnicas que pueden ayudar a las
preocupaciones de la fabricación, por lo que es una
contabilidad de interés para empresas industriales.
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La contabilidad de gestión: también denominada
directiva. Esta, a diferencia de la contabilidad financiera, genera información para uso interno de la empresa, por ello la recopilación de la información es más
detallada.
La contabilidad de costos: clasifica y recopila la
información sobre los costos comunes de la empresa.
De igual manera, gestiona los costes que se prevén.
Es un caso específico de la contabilidad de gestión,
que busca vigilar y controlar los costos a partir de la
aplicación de técnicas que pueden ayudar a las
preocupaciones de la fabricación, por lo que es una
contabilidad de interés para empresas industriales.
3. Ciclo contable
Según Fierro (2011), el ciclo contable describe el proceso de la contabilidad así:
Recolección de todos
los documentos contables.
Ajustes
contables necesarios.
Codificación de los soportes
contables con base en el PUC.
Elaboración de los estados
financieros del ejercicio
Elaboración del comprobante
de contabilidad con los soportes.
Informe de gestión para calificar el
desempeño de sus directivos.
Registro de libros auxiliares en la cuenta de
control y subcuentas y de los libros principales.
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3.1 Definición
El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen
y se transmiten correctamente a los usuarios de la información (Articulo. 46, Decreto Reglamentario 2649/93).
3.2 Entrada de la información
Esta es la información que se presenta en la entrada de información del ciclo contable:
Transacciones comerciales
producto de la naturaleza del negocio.
Resumen de las operaciones en el
comprobante de contabilidad.
Recolección de documentos soportes:
externos e internos.
Registro en los libros de contabilidad
auxiliar y principal.
Codificación de cada soporte en sus
operaciones o transacciones.
Elaboración de los
estados financieros.
4. Soportes contables
Soportes
de contabilidad
externos
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4.1 Soportes de contabilidad externos:
4.1.1 Recibo de caja o comprobantes de ingreso
Es un soporte contable en el que se registran los
ingresos en efectivo que recauda la empresa. El
original es entregado al cliente y las copias se
archivan así: una para el archivo consecutivo y otra
para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja es contabilizado como débito en la
cuenta Caja, y el crédito en
la cuenta del concepto del
pago recibido.
4.1.2 Recibo de consignación
Comprobante elaborado por los bancos para que los cuentahabientes
lo diligencien al realizar una consignación. El original queda en el
banco y la copia con el sello de recibido del cajero o el timbre de la
máquina registradora, es el soporte contable de la empresa que consigna.
4.1.3 Factura comercial
Es un soporte contable que contiene la descripción de los artículos
comprados o vendidos, fletes e impuestos causados y las formas de
pago. Desde el punto de vista del vendedor se denomina factura de
venta y del comprador factura de compra. El original es entregado al
cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra
para anexar al comprobante diario de contabilidad.
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El artículo 617 del Estatuto Tributario señala los parámetros legales para que una factura sea válida comercial,
legal, civil y tributariamente.
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Estar denominada expresamente
como factura de venta.
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Descripción específica o genérica de los
artículos vendidos o servicios prestados.
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Apellidos y nombre, o razón y NIT del vendedor
o de quien presta el servicio o vende el producto.
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Valor total de la operación.
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Apellidos y nombre, o razón social y NIT del
adquirente (el cliente) de los bienes o servicios,
junto con la discriminación del IVA pagado.
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El nombre o razón social y el NIT del
impresor de la factura.
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Llevar un número que corresponda a un sistema
de numeración consecutiva de facturas de venta:
la DIAN pedirá las facturas para revisar si
cumple con el consecutivo.
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Indicar la calidad de retenedor del
impuesto sobre las ventas: régimen
común, gran contribuyente o
autorretenedor, para realizar las
retenciones de forma adecuada.
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Fecha de expedición.
Las facturas no deben tener enmendaduras
o tachones. Si por algún motivo (evítelo al
máximo) se deben realizar anulaciones la
recomendación es conservar la original con
la copia en el consecutivo de las facturas.
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Por otro lado, es importante tener en cuenta que, según el Decreto 1165 (1996), los tiquetes de máquinas registradoras, las boletas de ingreso a espectáculos públicos, los tiquetes de transporte de pasajeros, los recibos de pago
de matrículas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno, las pólizas de seguros, los títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago, los extractos expedidos por
sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de
valores, fondos de pensiones y de cesantías y las facturas electrónicas, son documentos equivalentes a la factura
4.1.4 Comprobante de venta con tarjeta de crédito
Cuando una empresa recibe tarjetas de crédito de sus clientes es
porque se encuentra afiliado al sistema suscribiendo un contrato con la
entidad financiera, en donde se compromete a aceptar las tarjetas de
crédito como un medio de pago de sus clientes y por su parte la entidad
financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjetahabientes.
4.1.5 Cheque
Es un documento en el que el girador ordena al banco (girado) en
donde tiene su dinero a pagar la suma señalada en este a la orden de
un beneficiario.
4.1.6 Comprobante de pago o de egreso
También se denomina orden de pago y es un soporte contable que
respalda el pago de cierta suma de dinero con cheque. Es elaborado
por duplicado: el original se adjunta al comprobante diario de contabilidad y la copia va al archivo consecutivo.
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4.1.7 Letra de cambio
Este título valor es una orden incondicional de pago dado por un girador a un girado, con el fin de ser pagado al portador la suma de dinero
que se especifica. El girador hace firmarlas al girado y las denomina
letras por cobrar; mientras que el girado acepta las letras a sus
proveedores y las llama letras por pagar.
4.1.9 Nota débito
Comprobante adoptado por la empresa para endosar en la cuenta de
sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas. De igual manera, los intereses ya sea por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
4.1.10 Nota crédito
Comprobante empleado para contabilizar descuentos o rebajas que no
están liquidados en la factura o para registrar las devoluciones totales
o parciales de las mercancías. Se debe preparar un original (para el
cliente) y dos copias (para el archivo consecutivo y para anexar al comprobante diario de contabilidad).
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4.1.11 Recibo de caja menor
Soporte que se utiliza para registrar los gastos que son pagados en
efectivo y por valores mínimos, por lo que no requieren el giro de un
cheque. Para ello debe ser establecido un monto que se denomina
caja menor.
4.2 Soportes de contabilidad internos.
4.2.1 Nota de contabilidad
Documento preparado para registrar las operaciones sin soporte
contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y
cierre.
4.2.2 Comprobante diario de contabilidad
Documento que requiere ser elaborado previamente al registro de
cualquier operación. Señala el número, fecha, origen, descripción,
cuantía de la operación y las cuentas afectadas con el asiento. A cada
comprobante se le deben adjuntar los documentos y soportes respectivos.
5. La cuenta contable
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La cuenta contable todo lo que recibe o entrega lo acumula en forma ordenada y muestra la diferencia en el saldo.
Las operaciones comerciales están relacionada con una cuenta en particular (movimiento débito o crédito) y como
resultado el saldo que implica, según Fierro (2001):
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5.1 Clasificación de las cuentas
Siguiendo a Fierro (2011), las cuentas contables se pueden clasificar según su naturaleza o los estados financieros:
5.1.1
Disponibilidad: caja general, bancos, fondos.
Inversiones a corto plazo: títulos, acciones,
cuotas, partes de interés social.
Valores a recaudar: clientes, ingresos por cobrar.
Materias primas: inventarios de materias,
materiales.
Mercancías: productos no elaborados por
la empresa.
Contribuciones al Estado: impuestos,
gravámenes y tasas, nacionales o
municipales.
Obligaciones laborales: sueldos,
prestaciones sociales, aportes
patronales, parafiscales.
Cuentas por pagar: gastos a terceros.
Naturaleza débito:
El saldo de la cuenta aumenta con los
registros realizados en débito y
disminuye con registros en el crédito. El
saldo siempre presenta derechos y
bienes controlados por la empresa.
Naturaleza crédito:
El saldo de la cuenta aumenta con registros hechos en el crédito y disminuye
con registros al débito. El saldo representa las obligaciones de la empresa
adquiridos en sucesos pasados.
Deudas con instituciones financieras:
obligaciones financieras.
Valores con capacidad de ser realizable:
inventarios.
Valor a reembolsar o restituir a sus
dueños: patrimonio.
Valores capitalizados en activos:
propiedades, planta y equipo,
maquinaria, muebles y enseres.
Superávit por realizar: valoración
económica de activos pendiente de
realizar en el momento de la
enajenación.
Obligaciones por pagar: proveedores
de bienes y servicios.
Según su naturaleza:
5.1.2 Según los estados financieros
Las cuentas que contienen los estados financieros, balance general y estado de resultados, se clasifican en cuentas reales, nominales y cuentas de orden.
Cuentas reales o de balance:
Son las cuentas con las cuales se prepara el balance general y corresponden a las clases:
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Activo:
Derechos y bienes controlados por
la empresa. Al ser diferidos
aumentan su saldo con los registros en el débito y disminuyen su
saldo con registros en el crédito.
Pasivo:
Obligaciones contraídas por la
empresa con terceros. Aumenta
sus saldos con registros en el crédito y disminuye con registros en el
débito y su saldo siempre será de
naturaleza crédito.
Patrimonio:
Aportes de los propietarios para
desarrollar la actividad comercial.
Aumenta con registros en el crédito
y disminuye con registros en el
débito. Su saldo siempre será de
naturaleza crédito.
Cuentas nominales o de resultado:
Acumulan las operaciones realizadas durante un ciclo contable y están relacionadas con las clases:
Nominales de ingreso: ingresos por ventas de bienes
o servicios. Se disminuyen con las devoluciones o
anulación de los contratos.
Nominales de gasto: gastos de administración y de
distribución y venta, necesarios en la producción de la
renta.
Nominales de costo: costos de la mercancía vencida
o que no fue fabricada por la empresa. Están compuestos por los costos de producción y venta.
Costos de producción u operación: requeridas por
empresa manufacturera, antes de llevar los productos
a los inventarios, los que a su vez en el momento de
la venta contribuyen en costos de la mercancía vendida y fabricada por la empresa.
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Cuentas de orden:
Recoge los hechos económicos que no comprometen directamente la estructura financiera del balance o del
estado de resultados. Se caracterizan porque no se combinan con ninguna otra cuenta real o nominal. Se clasifican en:
De orden deudora: hechos que generan
derechos que pueden afectar la estructura financiera. Se incluyen registros de
control interno de activos, información
general o control de futuras situaciones,
así como las diferencias en las conciliaciones tributarias. Son de naturaleza
débito.
5.2 Método de la cuenta T
La forma gráfica de presentar las cuentas es en forma de T:
De orden acreedora: compromisos o
contratos relacionados con posibles
obligaciones que pueden afectar la
estructura financiera. También incluye
los registros de control interno de
pasivos y patrimonio. Además las diferencias en conciliaciones tributarias
entre los pasivos y patrimonio con las
declaraciones de renta. Son de naturaleza débito.
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Código y concepto o nombre de cuenta
Lado débito
Movimientos
Saldo
débitos
créditos
Lado crédito
débitos
créditos
Si la cuenta es de naturaleza débito aumenta;
si es de naturaleza crédito disminuye:
Si la cuenta es de naturaleza débito disminuye;
si es de naturaleza crédito aumenta:
Activos: aumentan.
Gastos: aumentan.
Costos: aumentan.
Pasivos: aumentan.
Patrimonio: aumentan.
Ingresos: aumentan.
Pasivos: disminuyen.
Patrimonio: disminuyen.
Ingresos: disminuyen
Activos: disminuyen.
Gastos: disminuyen.
Costos: disminuyen.
5.3 Dinámica de la cuenta T
De manera tradicional se ha recurrido a la cuenta T para representar el soporte visualmente. Sin embargo, en la
actualidad este proceso no se usa en la elaboración de la contabilidad. Las cuentas T son reemplazadas en la práctica por el registro diario que sirve para la elaboración del comprobante de contabilidad y de los libros auxiliares
respectivos, los que a su vez están siendo sustituidos por software especializado.
a) Método de la partida doble
La partida doble es considerada como el método matemático de la contabilidad, esta teoría expone que en toda
transacción intervienen mínimo: la cuenta que recibe y otra cuenta que entrega para una operación sencilla, pero
pueden suceder operaciones múltiples donde sean varias las cuentas que reciben (se debita) y varias las que
entregan (se acreditan), como si fuera una balanza.
De esta forma, se mantiene el equilibrio entre los valores recibidos (débitos) con los valores entregados (créditos)
y se fortalece el método de la partida doble. Por consiguiente, cada transacción tendrá un doble registro como
mínimo, uno a la cuenta del activo o egresos y otro a la cuenta de pasivo, patrimonio o de ingresos; en forma simple
o múltiple. El saldo de cada cuenta después de haber acumulado todas las transacciones de un periodo, sirve para
elaborar los estados financieros como resultado final de una contabilidad financiera donde se guarda el equilibrio
de la partida doble.
b) Método de la ecuación contable
A partir del método de contabilidad de la partida doble, resulta entonces la ecuación contable, que presenta los
activos en equilibrio con la suma de los pasivos y el patrimonio:
ACTIVOS
= PASIVO + PATRIMONIO
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Esta ecuación, se señala en Contabilidad y Finanzas (2009), también puede ser confeccionada de otras
formas a partir de la primera ecuación:
Activos + Costos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos Activos =
Pasivos + Patrimonio + (Ingreso – Costos – gastos) Activos – Pasivos =
Patrimonio + (Ingresos – costos – gastos)
Referencias bibliográficas
Contabilidad y Finanzas. Apoyo a docentes y estudiantes. (2009). Trilogía contable.
Coral, L. (2007). Contabilidad universitaria. (Sexta Edición). Bogotá, Colombia: Mc Graw Hill.
Decreto 1001. (1997, 8 de abril). Diario Oficial, 43017, 1997, 10 de abril.
Decreto 1009. (1996, 21 de junio). Diario Oficial, 42814, 1996, 26 de junio.
Decreto 1165. (1996, 28 de junio). Diario Oficial, 42824, 1996, 5 de julio.
Decreto 2649. (1993, 29 de diciembre). Diario Oficial, 41156, 1993, 29 de diciembre.
Díaz, H. (2008). Contabilidad general. (Segundo edición). México: Prentice Hall.
Estatuto Tributario. Artículo 617. Requisitos de la factura de venta. Consultado el 25 de agosto de 2016, en
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/estatuto_tributario.html
Fierro, A. (2011). Contabilidad General. (Cuarta edición). Bogotá, Colombia: Eco ediciones.
Fundación IASC. (2009). Material de formación sobre la NIIF para las PYMES. Consultado el 20 de
noviembre de 2013, en https://www.ifrs.org/issued-standards/ifrs-for-smes/
23
Instituto Nacional de Aprendizaje. (s. f.). Contabilidad y finanzas. Aplíquelas en su pyme.
Laboratorio virtual. Facultad de Contaduría. Universidad Libre de Colombia. (). Soportes de contabilidad.
Consultado el 25 de agosto de 2016, en
http://www.unilibre.edu.co/CienciasEconomicas/Webcontaduria/estudie/Conta/ContaSopor.htm
Nieto Ojeda, C. (2010). Manual contabilidad financiera (I): conceptos básicos. Aplicaciones didácticas. Ciclos
formativos de administración. Consultado el 25 de agosto de 2016, en
http://www.eduinnova.es/monografias2010/nov2010/financiera1.pdf
Superintendencia de Industria y Comercio (s.f.). Decreto 2649 de 1993. Consultado el 24 de agosto de 2016,
en https://niif.com.co/decreto-2649-1993/
Universidad del Quindío. (s.f.). Ejercicios de aplicación.
Universidad del Quindío. (s.f.). Factura de ventas.
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Control del documento
Nombre del documento: Material de formación: La empresa.
Nombre del programa de formación: Contabilidad en las Organizaciones.
Versión: 1
Nombre
Cargo
Fecha
Elaboró
Germán Rodolfo
Rodríguez Pulido
Experto temático asignado al Equipo de
Adecuación Gráfica y Didáctica de
Educativos - SENA Regional Risaralda
Recursos
2 de agosto
de 2016
Primera
revisión
Diana Clemencia
Sánchez Giraldo
Asesora pedagógica del Equipo de
Adecuación Gráfica y Didáctica de
Educativos - SENA Regional Risaralda
Recursos
4 de agosto
de 2016
Segunda
revisión
Sandra Milena
Henao Melchor
Guionista del del
Equipo de Adecuación
Gráfica y Didáctica de Recursos Educativos SENA Regional Risaralda
16 de agosto
de 2016
ATRIBUCIÓN, NO COMERCIAL, COMPARTIR IGUAL.
Aprobó
Andrés Felipe
Valencia Pimienta
Líder del del Equipo de Adecuación Gráfica y
Didáctica de Recursos Educativos - SENA Re- gional
Risaralda
17 de agosto
de 2016
Este material puede ser distribuido, copiado y exhibido por terceros si se
muestra en los créditos. No se puede obtener ningún beneficio comercial y
las obras derivadas tienen que estar bajo los mismos términos de licencia
que el trabajo original.
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