Tabla de contenido 1. RESUMEN .................................................................................................................................... 2 2. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 2 3. ANTECEDENTES: QUIERO UN PLANETA VERDE ........................................................................... 2 4. VISIÓN GENERAL DE LA INICIATIVA: AHORRANDO PARA TU FUTURO ....................................... 3 5. 4.1. Descripción .......................................................................................................................... 3 4.2. Objetivo General ................................................................................................................. 3 4.3. Objetivos Específicos ........................................................................................................... 3 DESCRIPCIÓN DEL VOLUNTARIADO ............................................................................................ 3 5.1. Objetivo ............................................................................................................................... 3 5.2. Tareas que se llevarán a cabo: ............................................................................................ 3 5.2.1. Selección de la escuela: ............................................................................................... 4 5.2.2. Contacto con la escuela............................................................................................... 4 5.2.3. Primera visita a la escuela: presentación de la iniciativa y establecimiento de compromisos. .............................................................................................................................. 4 5.2.4. Segunda visita a la escuela: Taller con los niños y presentación a los docentes. ....... 5 5.2.5. Inscribir escuela en sitio web ...................................................................................... 6 5.2.6. Enviar fotos, reporte y registro al área local de RSC ................................................... 8 5.2.7. Tercera visita: Seguimiento ......................................................................................... 8 5.3. Kit que debe tener cada Grupo de Voluntarios: ................................................................. 8 5.4. Responsabilidades: .............................................................................................................. 9 5.5. PNC´s y PAC´s .................................................................................................................... 10 Voluntariado Ahorrando para tu Futuro 1. RESUMEN En este capítulo se describe el proyecto de voluntariado para la difusión de la iniciativa de educación para niños Ahorrando para tu Futuro y la promoción del sitio web www.quierounplanetaverde.com 2. DEFINICIONES www.quierounplanetaverde.com (QUPV): sitio web publicado en el 2012 por la Gerencia Regional de RSC, en el que se publica un consejo ambiental semanal ilustrado y otros materiales relacionados. Ahorrando para tu futuro (APTF): sección dentro de QUPV publicada en el 2013 por la Gerencia Regional de RSC en el que se publican materiales descargables de Educación y Salud Financiera y de Ambiente para niños. Libros educativos de APTF: libros para niños en formato PDF publicados en el sitio QUPV sobre temas de Educación y Salud Financiera y de Ambiente para su descarga gratuita. Versión guía para los docentes y padres: libros en formato PDF publicados en el sitio QUPV con información complementaria de los Libros Educativos de APTF para los docentes y padres para su descarga gratuita. 3. ANTECEDENTES: QUIERO UN PLANETA VERDE La gerencia regional de RSC publicó en abril del 2012, el sitio web QUPV, buscando cumplir dos objetivos: – Sensibilizar y educar en temas ambientales a los clientes y otros públicos de interés, a escala regional. – Contribuir al posicionamiento de BAC | CREDOMATIC como una empresa comprometida con el ambiente y líder en materia de RSC. En QUPV se comparten prácticas sencillas y puntuales para cambiar las costumbres de consumo y cuidar los recursos naturales. Ahí se pone a disposición del público en general, y de forma gratuita, un consejo nuevo cada semana sobre temas tales como el uso responsable del agua y la energía eléctrica y formas prácticas de manejar los residuos y de ser un consumidor más responsable. Dado el giro de negocio de la organización, en el sitio web QUPV se hace énfasis en el ahorro económico que las personas pueden obtener como beneficio adicional de tener una mejor relación con el ambiente. En los primeros dos años de funcionamiento del sitio se publicaron 109 consejos y se sobrepasaron las 200 mil visitas. 4. VISIÓN GENERAL DE LA INICIATIVA: AHORRANDO PARA TU FUTURO 4.1. Descripción Ahorrando para tu Futuro es la sección educativa del Programa QUPV destinada a niños de escuela de la región centroamericana. En APTF se ponen a disposición de los niños, docentes y padres, libros educativos sobre temas ambientales y de educación financiera. Cada libro viene acompañado con una versión guía para los docentes y padres. Adicionalmente, en el sitio se publican recursos lúdicos y todos los materiales en formato descargable e imprimible, de forma gratuita. Esta sección fue lanzada en el mayo 2013, y en un periódo de 8 meses se inscribieron en el sitio 123 escuelas de la región y más de 9.000 niños se beneficiaron de los materiales. 4.2. Objetivo General Coadyuvar al desarrollo sostenible de América Central aumentando la cobertura del programa de sensibilización Quiero Un Planeta Verde, procurando alcanzar a los niños de escuela primaria de las comunidades vecinas a la organización. 4.3. Objetivos Específicos • Sensibilizar y educar en temas ambientales a los niños de la región. • Complementar el Programa de Educación Financiera, promoviendo el consumo responsable de los recursos naturales entre los niños. 5. DESCRIPCIÓN DEL VOLUNTARIADO La implementación de la Iniciativa se hará mediante el trabajo voluntario de Grupos de Voluntarios, de colaboradores de sucursales físicas, oficinas o gerencias de la organización. 5.1. Objetivo Esta tiene como fin acercar a la organización a las comunidades en las que tiene presencia, a través de la promoción de la Iniciativa “Ahorrando para tu Futuro” en las escuelas vecinas y así mejorar su calidad de vida. 5.2. Tareas que se llevarán a cabo: Selección de escuela Contacto con la escuela Primera visita a escuela Segunda visita: Taller con los niños Inscribir escuela en sitio web Enviar reporte al área local de RSC: fotografías, reporte y registro Visita de seguimiento A continuación se detalla el trabajo que implica cada actividad. 5.2.1. Selección de la escuela: Descripción: Cada Grupo de Voluntarios debe seleccionar la escuela con la que van a trabajar el Programa, tomando en cuenta su ubicación y otros criterios que puedan facilitar el acercamiento. Personal involucrado: todo el Grupo de Voluntarios. Reporte: el Grupo de Voluntarios debe llenar una minuta con los acuerdos de la actividad o reunión realizada para seleccionar a la escuela según el formato F-DIR.REG-Minuta de Reunión Informativa –REG-0000217.V5. Adicionalmente debe llevar un registro del tiempo invertido por colaborador para poder llenar posteriormente el F-DIR.REG-Registro de Actividad Voluntaria –REG0000693. 5.2.2. Contacto con la escuela Descripción: Una vez seleccionada la escuela, el Grupo de Voluntarios debe hacer el primer contacto, solicitando una reunión con el director para presentar el proyecto y los objetivos del trabajo con la escuela. Script: “Buen día, mi nombre es … y trabajo en la sucursal/el departamento ... de BAC|CREDOMATIC. Quisiera solicitar una cita con el director de la escuela, pues estamos interesados en presentarle los materiales educativos que hemos desarrollado como parte de nuestros proyectos de Responsabilidad Social Corporativa. Nuestro objetivo es apoyar los procesos educativos del país, y acercarnos a las escuelas de la comunidad. Estos materiales son gratuitos, e incluyen una versión guía para el profesor. Queremos que las escuelas lo utilicen como apoyo para impartir los temas de educación ambiental y educación financiera. La visita tardará aproximadamente 30 minutos.” Personal involucrado: un voluntario. 5.2.3. Primera visita compromisos. a la escuela: presentación de la iniciativa y establecimiento de Descripción: durante esta visita se hará una presentación de Quiero Un Planeta Verde y del Proyecto Ahorrando para tu Futuro. En esta se debe utilizar la presentación en PDF entregada en el Kit del Voluntario: Presentación Ahorrando para tu Futuro Escuelas. En caso de no tener acceso a una computadora el día de la visita, la presentación se debe imprimir para que los asistentes la puedan seguir. También se deben definir compromisos y fechas concretas para el taller de los colaboradores de la sucursal con los niños de la escuela y para el despliegue de los materiales por parte de los docentes. Personal Involucrado: uno o dos voluntarios. Preparación previa: Imprimir una copia de la presentación del Proyecto (Presentación Ahorrando para tu Futuro Escuelas) en caso de no tener acceso a computadora. Imprimir una copia de cada libro y guía para docentes de Ahorrando para tu Futuro (24 en total). Compromisos que se deben pactar antes de la segunda visita: Definir el grado o nivel con el que se va a trabajar (se recomiendan niños de 10 años) y la cantidad de maestros involucrados (estos serán capacitados en la segunda visita a la escuela). Definir fecha, duración y la cantidad de niños que participarán en el taller que se llevará a cabo en la segunda visita, descrita en punto 4 de esta sección. Definir la cantidad de tiempo que la escuela dedicará para que los docentes desplieguen los materiales. En caso de que los compromisos no se logren pactar durante la visita, se dará seguimiento por teléfono. Reporte: Es responsabilidad del Grupo de Voluntarios especificar los acuerdos y compromisos adquiridos por ambas partes en una minuta con el formato F-DIR.REG-Minuta de Reunión Informativa –REG-0000217.V5. Adicionalmente debe llevar un registro del tiempo invertido por colaborador en esta visita para poder llenar posteriormente el F-DIR.REG-Registro de Actividad Voluntaria –REG-0000693. 5.2.4. Segunda visita a la escuela: Taller con los niños y presentación a los docentes. Descripción: durante esta visita el Grupo de Voluntarios presentará los materiales de Ahorrando para Tu Futuro a los docentes involucrados. En esta también se debe utilizar la presentación en PDF entregada en el Kit del Voluntario: Presentación Ahorrando para tu Futuro. Adicionalmente, se hará el acercamiento del Grupo de Voluntarios con los niños de la escuela a través de un taller. Al final de este documento se describe el taller sugerido para llevar a cabo ese día. Otras actividades que se pueden llevar a cabo según la cantidad de colaboradores participantes en el voluntariado y del tiempo disponible, son: Implementar una de las actividades sugeridas en el taller descrito al final de este documento. Pintar un mural en la escuela con los niños. Usar motivos relacionados con el ahorro, el cuido de los recursos naturales. Pintar alcancías de barro con los niños. Seleccionar una actividad de cualquiera de los 12 libros de Ahorrando para Tu Futuro, imprimirla y realizarla (guiarla) con un grupo de niños. En caso de que haya computadoras disponibles, se puede navegar el sitio web www.quierounplanetaverde.com con los niños. Queda a discreción del Grupo de Voluntarios la selección de la dinámica a desarrollar, siempre que implique la interacción entre el grupo de niños y de voluntarios. Para más ideas, el Grupo de Voluntarios puede consultar al área local de RSC. Personal Involucrado: por lo menos 2 voluntarios. Uno hará la presentación a los docentes y otro la actividad con los niños. Preparación previa: Preparar en una USB, disco compacto o cualquier otro medio de almacenamiento digital, una copia de cada libro (24 en total) para entregarlo en la escuela. Imprimir la presentación para los docentes (Presentación Ahorrando para tu Futuro Escuelas) en caso de que no tengan acceso a computadoras. Imprimir una copia de cada libro y guía de Ahorrando para tu Futuro (24 en total). Preparar materiales para el taller con los niños (ver sugerencia para taller de segunda visita al final de este documento), procurando incluir un refrigerio para el final de la actividad. No se deben llevar vajillas de poliestireno (foam, estereofoam, unicel) pues generan mucha contaminación. Llevar cámara de fotos. Desarrollo: Se reunirán uno o dos voluntarios con los docentes que replicarán los materiales y se les hará la presentación desarrollada con este fin (adjunta en el Kit del Voluntario). El objetivo es que ellos conozcan todos los materiales disponibles, su orden y las ventajas que obtendrán ingresando al sitio www.quierounplanetaverde.com. Al mismo tiempo que se desarrolla la reunión, el resto de voluntarios irá preparando el taller que llevarán a cabo con los niños, según la actividad propuesta. Como se detalla en otras secciones de este documento, el Grupo de Voluntarios debe asignar un responsable de tomar fotografías de todas las actividades para enviarlas posteriormente al área local de RSC. Reporte: Es responsabilidad del Grupo de Voluntarios dejar una minuta de la reunión desarrollada con los docentes en el formato F-DIR.REG-Minuta de Reunión Informativa –REG-0000217.V5. Adicionalmente debe llevar un registro del tiempo invertido por colaborador tanto de la reunión con docentes como en la preparación y desarrollo de la actividad con los niños para poder llenar posteriormente el F-DIR.REG-Registro de Actividad Voluntaria –REG-0000693. 5.2.5. Inscribir escuela en sitio web Descripción: el Grupo de Voluntarios es responsable de inscribir a cada escuela con la que trabajaron en el sitio web www.quierounplanetaverde.com/ahorrando-para-tu-futuro Este será el método de comprobación del cumplimiento de la meta de cada país. La inscripción la puede llevar a cabo la escuela o el Grupo de Voluntarios directamente, según el acceso a Internet disponible. Para la inscripción, se debe entrar a la sección “Ahorrando para tu Futuro” y dar clic en “Registra a tu escuela”. Primero deben crear un usuario para el sitio (a través de Facebook o con una dirección de correo electrónico) como se muestra en las siguientes imágenes: Luego deben llenar el formulario con los datos del docente o director a cargo, como se muestra en la imagen a continuación: Personal Involucrado: un voluntario. 5.2.6. Enviar fotos, reporte y registro al área local de RSC Es de gran importancia que el Grupo de Voluntarios designe un encargado para tomar fotografías de todo el proceso y las envíe junto con el reporte y registro de actividad voluntaria F-DIR.REGRegistro de Actividad Voluntaria –REG-0000693 al área local de RSC. La Gerencia Regional de RSC publicará las fotografías en el sitio www.quierounplanetaverde.com en la sección Ahorrando para tu Futuro para mostrar las escuelas, sucursales y gerencias que participaron en el proceso. El área local de RSC debe definir y comunicar a la Gerencia a cargo el método de recopilación de las fotografías. El reporte, como se especifica en el Lineamiento de Voluntariado L-DIR.REG-Lineamiento Regional de Voluntariado-REG-0000241 sección Voluntariado Profesional, debe indicar la cantidad de tiempo invertido por cada voluntario, las actividades realizadas y los resultados obtenidos. En Formulario de Registro de Actividad Voluntaria se indicará el total de horas trabajadas y el nombre de los colaboradores participantes en todo el proceso. 5.2.7. Tercera visita: Seguimiento Descripción: un año después de la primera experiencia, se visitará la escuela para dar seguimiento a los compromisos adquiridos durante el año anterior. La Gerencia a cargo, en coordinación con la Sucursal u Oficina que inicia el Programa, deberá definir los detalles de esta visita. Reporte: Es responsabilidad del Grupo de Voluntarios dejar una minuta de la visita de seguimiento según el formato F-DIR.REG-Minuta de Reunión Informativa –REG-0000217.V5. 5.3. Kit que debe tener cada Grupo de Voluntarios: Los materiales que se han descrito en los puntos anteriores serán enviados por la Gerencia Regional de RSC a las áreas locales de RSC, para que estas a su vez las hagan llegar las Gerencias responsable de la ejecución de este Programa, que a su vez las distribuirá en las sucursales u oficinas responsables de cada voluntariado. Los materiales se reúnen en un kit que incluye el siguiente contenido: 1. Presentación Ahorrando para Tu Futuro-explicación del programa para el Grupo de Voluntarios en formato PDF. 2. Presentación Ahorrando para Tu Futuro para escuelas-archivo que se debe mostrar en la visita 1 a los directivos y en la visita 2 a los docentes en formato PDF. 3. Sugerencia para taller de segunda visita-detalle de las actividades que conforman un taller de Educación Financiera y uno de Educación Ambiental para niños. 4. 12 libros de Ahorrando para tu Futuro para niños en formato PDF. 5. 12 libros de Ahorrando para tu Futuro en versión guía para los docentes en formato PDF. 6. Formato de Registro de Actividad voluntaria F-DIR.REG-Registro de Actividad Voluntaria –REG0000693 al área local de RSC. 7. Formato de minuta F-DIR.REG-Minuta de Reunión Informativa –REG-0000217 5.4. Responsabilidades: Gerencia regional de RSC: Publicar materiales para niños en la sección Ahorrando para tu Futuro del sitio www.quierounplanetaverde.com. Preparar y enviar el Kit del Voluntario al área local de RSC para su debida distribución a través de la Gerencia a cargo en cada país. Publicar en la sección Ahorrando para tu Futuro del sitio www.quierounplanetaverde.com las fotografías enviadas por el área local de RSC. Área local de RSC: Entregar a las Gerencias a cargo el kit de voluntariado y los materiales que en su momento envíe la Gerencia Regional de RSC para que esta los distribuyan en las oficinas o sucursales participantes. Coordinar con otras áreas las acciones necesarias para la difusión y aprovechamiento de la sección Ahorrando para tu Futuro. Orientar a las Gerencias a cargo para el buen desempeño de las diferentes fases del proceso. Apoyar a las Gerencias a cargo con ideas para las posibles actividades con los niños que pueden realizar en la segunda visita. Coordinar con la Gerencia a cargo la forma como cada Grupo de Voluntarios entregará los reportes de avance y las fotografías de las actividades, a fin de enviarlas a la Gerencia Regional de RSC. Enviar el reporte de escuelas inscritas por voluntarios según el formulario enviado por la Gerencia Regional de RSC. Las únicas escuelas tomadas como parte de la meta serán las que tengan este respaldo. Grupos de voluntarios (Oficinas, Gerencias o Sucursales que realizan el voluntariado): Gestionar y ejecutar el Programa, para lograr la inscripción de la cantidad de escuelas definidas en las metas de cada país. Distribuir el Kit del voluntario a todos los involucrados (Sucursales, Oficinas o colaboradores). Brindar retroalimentación al área local de RSC del proceso, con el fin de ir mejorando permanentemente el Programa. Cumplir con las tareas descritas en este documento en la sección Descripción del voluntariado. Preparar y resguardar 3 minutas por cada escuela con la que se esté trabajando: Minuta actividad de selección de la escuela. Minuta primer visita a la escuela. Minuta segunda visita a la escuela. Preparar y enviar al área local de RSC el reporte y registro del voluntariado descrito en el punto 6 de la sección Descripción del Voluntariado en este documento. 5.5. Tomar fotografías de todas las actividades del voluntariado y enviarlas al área local de RSC para su publicación. PNC´s y PAC´s En caso de que no se desarrollen las tareas descritas en este documento, se establecerá una acción correctiva (PAC) al responsable del área local de RSC.