PROCESOS PRINCIPALES DE CADENA DE ABASTECIMIENTO - 2021

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OCTUBRE 2021
PROCESOS PRINCIPALES DE LA CADENA DE SUMINISTROS
En este apartado daremos un breve recorrido acerca de los procesos principales de una organización
que intervienen en una cadena de suministros, primero conoceremos el mercado en una pincelada
superficial como fuente principal de inputs a la cadena de suministros, seguido de la planeación de
la demanda cuyo objetivo primordial está centrado en traducir del lenguaje mercadológico al
lenguaje operacional por medio del uso de la herramienta de pronósticos, seguido de la gestión de
la compra donde el factor clave es la negociación de los pormenores que harán posible adquirir de
una manera proactiva los productos, tocaremos un poco de temas aduanales principalmente los
relacionados con los términos internacionales de comercio, para seguidamente conocer un poco del
ámbito de los centros de distribución en sus operaciones de almacenaje y distribución que cierran
estos grandes procesos.
1.
El Mercado y la Demanda
EL MERCADO
El término mercado se ha utilizado para denominar al lugar donde se reúnen compradores y
vendedores para intercambiar bienes y servicios, no obstante este concepto ha dejado de referirse
únicamente a un espacio o lugar y ha pasado a integrar a todos los compradores reales y potenciales
de unos productos o servicios determinados.
En este contexto del mercado el marketing se propone crear intercambios que satisfagan tanto las
necesidades de los consumidores como las de los proveedores. Para alcanzar este fin los
especialistas en marketing tratan de conocer el mercado, para lo cual tienen que analizarlo, y en
consecuencia estudiar el estado de su demanda y en última instancia el consumidor y su
comportamiento.
De esta definición de mercado que hemos dado se desprende una primera clasificación:
Mercado actual: el que en un momento dado demanda un producto determinado
Mercado potencial: formado por los posibles compradores.
LA DEMANDA
Paralelamente al concepto de mercado habría que hablar del concepto de demanda. Demanda es
la cantidad de un producto o un servicio que los consumidores están dispuestos a adquirir.
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Como vemos ambos conceptos guardan una correlación, el nivel de demanda y por tanto, el tamaño
del mercado, que es la capacidad del mercado para absorber un determinado producto, depende
de muchos factores como el producto o servicio, el precio de dicho producto y las personas o
empresas que desean adquirirlo, y si tienen recursos suficientes para adquirirlo.
Por esto los directores de marketing analizarán las características y posibilidades del mercado para
determinar el nivel de demanda óptimo de sus productos, si este nivel de demanda está por debajo
del óptimo el director de marketing intentará estimularla mediante la utilización de alguna de las
variables de marketing como el precio o cualquier otra.
Desde un punto de vista de marketing la demanda puede presentarse en diversos estados:
•
•
•
•
•
•
•
Demanda negativa. Una parte importante del mercado no acepta el producto.
Demanda inexistente. Para el mercado no tiene interés en este momento la oferta de este
producto o servicio
Demanda latente. Cuando hay consumidores potenciales de un producto en el mercado y
éste no existe todavía.
Demanda decreciente. En todos los sectores existen situaciones determinadas de crisis en
las que la demanda cae en alguno de los productos.
Demanda irregular. Existen negocios que por la índole de su producto presentan
oscilaciones de la demanda durante el año.
Demanda en exceso. La demanda de un producto o servicio es superior a la capacidad de
oferta de la empresa.
Demanda indeseable. Cuando el consumo de un producto está socialmente mal
considerado.
En función del estado en que se encuentre la demanda los directores de marketing tendrán que
responder con una estrategia adecuada, tratando de buscar el nivel óptimo de demanda para los
productos o servicios de sus empresas:
ESTADOS DE LA DEMANDA
ESTRATEGIAS DE MARKETING
Demanda Negativa
Analizar causas y fomentar cambios
Demanda Inexistente
Motivar al público e incentivar la demanda
Demanda Latente
Crear el producto que satisfaga la demanda
Demanda Decreciente
Revitalizar el producto y fomentar su consumo (la variable precio)
Demanda Irregular
Sincronizar la demanda a través de incentivos (la variable precio)
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Demanda en Exceso
Reducir la demanda y reorientar el consumo (la variable precio)
Demanda Indeseable
Intentar erradicar la demanda por campañas sociales.
TIPOLOGÍA DE MERCADO
Al hablar del mercado no se puede considerar que existe un único mercado, sino que pueden existir
muchos tipos de clasificaciones según desde el punto de vista que se contemple:
A.
Según el bien que se comercializa
En este sentido los mercados se pueden clasificar en:
•
•
•
Mercado de productos de consumo
Mercado de productos industriales
Mercado de servicios
En el mercado de productos de consumo se comercializan productos para el uso personal o familiar.
Dentro de este mercado de productos de consumo existen unos productos que se consumen
durante muy poco tiempo después de la compra que se denominan productos de consumo
inmediato, mientras que hay otros cuyo consumo se hace a través del tiempo y se denominan
productos de consumo duradero.
En lo que respecta a los productos de consumo inmediato se refiere a los productos que se compran
con mucha frecuencia, frente a los productos de poca frecuencia de consumo que se engloban en
los productos de consumo duradero.
En el mercado de productos industriales se comercializan bienes o servicios para que las empresas
los incorporen a sus procesos productivos, como son las materias primas y los productos
manufacturados o semi-manufacturados. También pueden considerarse productos industriales
aquellos bienes que colaboran en el proceso productivo y de gestión en la consecución de los
objetivos empresariales, como podrían ser los bienes de equipo.
Es muy importante señalar que en los mercados industriales la demanda es derivada de los
mercados de consumo, o sea, que ellos fabrican para el consumidor final y en última instancia la
demanda de los industriales depende del mercado de consumidores que tenga.
El mercado de servicios se caracteriza fundamentalmente por el carácter intangible de los bienes
adquiridos por las personas para satisfacer sus necesidades.
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B.
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Según el ámbito geográfico.
Hemos de aclarar que a medida que avanzan los procesos de regionalización económica esta
clasificación tiende a desaparecer. En este sentido cabría hablar de mercado local, regional, nacional
e internacional, e incluso mundial.
C.
Según las características del comprador.
El director de marketing debe conocer las características del comprador de un producto o servicio,
en este sentido se establece la clasificación:
•
•
Mercado de consumidores
Mercado de organizaciones
o Mercado del fabricante
o Mercado del intermediario o del revendedor
o Mercado institucional
El mercado de consumidores está formado por el conjunto de personas que adquieren los productos
o servicios para cubrir sus necesidades de cualquier tipo. La principal unidad de compra en este
mercado es el comprador individual o la familia. La decisión de compra es fácil y rápida.
El mercado de organizaciones engloba a tres mercados:
Mercado del fabricante: Está formado por todos los individuos o empresas que adquieren
productos o servicios con el fin de aplicarlos a la fabricación de otros productos. El número de
fabricantes es mucho menor que el de consumidores. Las decisiones de compra de sus productos
se realizan por personal muy cualificado a través de un proceso de decisión racional
Mercado del intermediario o revendedor: Está formado por los individuos y empresas que
adquieren productos para volverlos a vender sin ninguna transformación sustancial del producto.
Como ejemplo se puede citar al Corte Inglés.
Mercado institucional: Está formado por las instituciones de la Administración, Comunidades
Autónomas o Haciendas Locales; el objeto de compra es para cumplir determinadas funciones
propias de la institución que proceda: educación, atenciones sanitarias... Las compras son muy
especializadas y las adquisiciones de productos generalmente se suelen hacer mediante subastas.
D.
Según la novedad del producto.
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Por lo general los compradores adquieren productos nuevos, que no han sido utilizados
previamente. Sin embargo puede darse la circunstancia de que el producto objeto de compra ya
haya sido utilizado por otros propietarios anteriores.
Partiendo de estas consideraciones el mercado puede dividirse en:
•
•
Mercado de primera mano
Mercado de segunda mano
La aparición de este mercado de segunda mano es la consecuencia de la existencia de los bienes
denominados como duraderos. Generalmente en este mercado las operaciones se realizan a través
de los intermediarios. Para determinados bienes, el mercado de segunda mano es casi tan
importante como el de primera mano, como es el caso del sector del automóvil.
Vemos ahora un cuadro donde se establecen las diferencias entre los mercados de consumo y los
mercados de organizaciones:
CARACTERÍSTICAS
MERCADO DE
CONSUMIDORES
MERCADO DE
ORGANIZACIONES
Número de compradores
ALTO
BAJO
Concentración geográfica de los
compradores
BAJA
ALTA
Relación fabricante/comprador
POCA o NULA
ELEVADA
Tamaño de compra
PEQUEÑA
GRANDE
Demanda
POTENCIABLE
DERIVADA
Elasticidad
DEMANDA ELÁSTICA
DEMANDA INELÁSTICA
Decisión de compra
INDIVIDUAL O
COMPARTIDA
MÚLTIPLE
Estandarización del producto
ALTA
BAJA
Canal de distribución
INDIRECTO
DIRECTO
Promoción
MASIVA
PERSONAL
PREVISIÓN DE LA DEMANDA
ENFOQUE
MÉTODO
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Subjetivo
Investigación y técnicas de mercado
Series temporales
Análisis casual
2.
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Estimación de vendedores
Jurados de opinión ejecutivos
Métodos Delphi y similares
Intención de compra
Teste de concepto y de producto
Test de mercado
Método ingenuo o “random walk” o “naive”
Medias móviles
Alisado exponencial
Descomposición en series
Métodos Box - Jenkins
Regresión
Sistemas de comparación simultáneos
Análisis input-output
Modelos de previsión de ventas de nuevos productos
La Planeación de la Demanda
Mejorar la eficiencia de la cadena de suministro y, consecuentemente, alcanzar mayores índices de
rentabilidad, son los objetivo primordiales de las empresas a nivel global; y para el logro de estos
objetivos un factor determinante es la denominada Planificación de la Demanda (PD), dado que de
esta acción (o proceso) derivan todas las actividades de planificación operativa, táctica y estratégica,
de las compañías.
En este contexto, el propósito de planificar la demanda no es otro que: generar la estimación de
ventas para la organización, es decir, qué fracción de la demanda será posible satisfacer con la
producción de sus bienes y/o servicios. Por esta razón, contar con un sistema efectivo de
planificación de la demanda, permitirá a la organización proyectar eficientemente sus actividades y
procesos, cumpliendo con sus presupuestos de ingresos y de sus costos, sin perder de vista sus
políticas y presupuestos, alcanzando -de esta forma- sus objetivos estratégicos.
Complejo y dinámico, el proceso de Planificación de la Demanda se manifiesta de diferentes formas,
según el tipo de organización que lo implemente. No obstante su objetivo siempre es el mismo:
poder estimar las cantidades que demandarán los clientes (internos y externos) para así elaborar un
plan global corporativo y organizar las actividades/recursos que soporten la satisfacción de sus
necesidades (o las de sus clientes).
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En esta línea, si extrapolamos el valor de la planificación de la demanda hacia el ámbito comercial,
por ejemplo, podemos decir que su puesta en marcha, permitiría a las empresas del retail,
distribuidores y fabricantes, prever la demanda de un producto determinado, durante un período
de tiempo estipulado, logrando con ello: mejorar los niveles de servicio; reducir los índices de
quiebre de stock (o de sobre- stock), mejorar la gestión del inventario, optimizar el almacenamiento
y las actividades al interior de los Centros de Distribución, aspectos que a la larga determinan el
éxito del proceso logístico.
Si bien, hoy en día, los efectos de un adecuado estudio de la demanda es un factor crítico en
empresas de gran tamaño es –para muchos expertos- una estrategia poco explorada en compañías
de menor tamaño. “En la mayoría de los casos los departamentos de marketing, de ventas y de
operaciones trabajan de forma aislada, siguiendo sus propios pronósticos, sin tener en cuenta la
Planificación ya que desconocen el positivo efecto que ésta representa”, aseguró Alexis Artus,
Gerente Comercial de SAFE y experto en Planificación de la Demanda.
En este contexto, el experto aseguró que implementar este tipo de estrategias es una tarea
pendiente en las compañías nacionales, estimando que “para alcanzar sus objetivos estratégicos,
toda compañía debe articular y alinear a toda su organización hacia la obtención de los mismos
(departamento de ventas, marketing, operaciones, finanzas)” proceso que inicia con la estimación
de los flujos financieros, los cuales se transforman en políticas funcionales y se traducen,
posteriormente, en los presupuestos departamentales los que -a su vez- dependen directamente
de la proyección de sus ingresos (ventas) y costos (infraestructura, procesos, dotaciones, programas
de producción, suministros, etc.), los que también están indexados a las expectativas de ventas y las
múltiples estrategias comerciales que las organizaciones pongan en marcha, explicó.
PLANIFICAR O PROYECTAR
Si bien los expertos coinciden en la importancia de la denominada Planificación de la Demanda (PD)
para la actividad logística de las compañías y la consecuente rentabilidad de las mismas; es
importante constatar que éstos se detienen en un aspecto conceptual, que tiene relación con el
carácter premonitorio de este proceso. En esta línea, expertos explican que no existe forma de
conocer fehacientemente lo que se demandará a futuro. No obstante, este tipo de procesos apunta
a tratar de detectar la demanda para comprar de forma eficiente los insumos y materias primas que
se requerirán para producir lo que venderemos o para adquirir el mix adecuado de productos que
se comercializarán.
“Básicamente, lo que tratamos de hacer es adelantarnos a la demanda y eso puede hacerse de
forma intuitiva, en base a modelos estadísticos complejos, en base a información de mercado o en
forma colaborativa con los clientes”, aseguró el Académico. Sobre este mismo punto, Alejandra
González, Value Stream Manager de Nestlé Chile agregó que el concepto de PD implica “estimar lo
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que se demandará en el futuro; en base a la historia, estadísticas de pronóstico y exclusión de
eventos que no se deberían repetirse en el futuro”. Pero, claramente este ejercicio tiene un margen
de error ineludible.
FACTORES DETERMINANTES
A partir de lo dicho por nuestros expertos, cabe preguntarse, cuáles son los factores a tener en
cuenta a la hora de estimar la demanda futura; y cómo pueden elevarse los niveles de exactitud en
las proyecciones de ventas que sirven de base para dicha planificación. En esta línea, según lo
expresado por Artus, aquellas variables críticas que se deben tener en cuenta para realizar una
adecuada estimación de la demanda se contienen en 4 elementos generales: El mercado (nacional
e internacional), los clientes, los consumidores y la capacidad de obtener y agregar información
cuantitativa y cualitativa.
En esta línea, queda de manifiesto que el problema a la hora de estimar la demanda es que ésta
cambia muy rápidamente. Por supuesto existen productos que tienen un comportamiento bastante
estable en el tiempo y, en estos casos, los procesos estadísticos son muy buenos, pero en la mayoría
de los casos no es suficiente. Y es que los modelos estadísticos de proyección de la demanda, por
ejemplo, suponen que el patrón de consumo se repite en el futuro y en muchos casos no es así.
Ahora bien, el hecho de que los modelos o herramientas estadísticas no sean infalibles no implica –
en ningún caso- que deban ser desechados. Por el contrario, éstos deben complementarse con otras
fuentes de información, tales como: Los datos históricos de las ventas y de la demanda.
Preliminarmente, ambos datos pueden parecer similares, no obstante, hay empresas que saben lo
que han facturado; lo que despacharon y vendieron, pero desconocen lo que efectivamente se
demandó. Por ejemplo, si un cliente pidió un producto X y no se encontró en stock, dicha venta no
se realizó, pero la demanda del producto sí se efectuó. De ahí que sea importante que las compañías
registren no sólo la venta, sino también, la demanda no satisfecha. Hay que capturar la demanda,
todos los registros de lo que los clientes piden tiene que registrarse.
En esta línea, otro factor decisivo para la correcta estimación de la demanda es la captura de los
datos relacionados a las acciones comerciales emanadas de los departamentos de marketing de las
organizaciones. Sobre este punto, Alejandra González explicó que: “Si tenemos como base la venta
histórica, también debemos considerar acciones futuras de tipo comercial, como lo son: las
activación de nuevos productos, ofertas, promociones, descuentos y otras acciones de marketing
que apuntan a generar la demanda de un producto en particular y que debiera generar un aumento
en la ventas”.
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Al mismo tiempo, las estrategias comerciales de la competencia también son de importancia para
la planificación de la demanda, agregó la ejecutiva de Nestlé, señalando que: “Si sabemos que la
competencia está generando una estrategia comercial que podría afectar nuestras ventas, eso
afectará nuestra planificación dado que podríamos vender menos de lo estimado”.
Llevando lo anterior a un plano más doméstico, un ejemplo típico se encuentra en el suministro de
nuestras despensas. En esta línea, hay muchas acciones comerciales que generan las empresas (y
su competencia) que hacen que el patrón de consumo de una persona disminuya (o se incremente).
Las promociones, las ventas 2 por 1, los packs y otras estrategias motivan a que el cliente compre
más de lo que necesita y esas acciones comerciales afectan al patrón de la demanda, ya que el
consumidor se sobreabastece de un producto y en su próximo ciclo de compra no lo consumirá.
Otro factor que dificulta el uso de modelos estadísticos para la PD es que éstos suponen una serie
de datos mínimos para efectuar mediciones y a veces, cuando los productos tienen ciclos de
demanda cortos –por ejemplo en la confección, el calzado o la tecnología- no se cuenta con la
suficiente ‘historia’. A partir de ello, se utilizan los modelos de tipo intuitivo, basados en la
experiencia y en el conocimiento del mercado que tienen las compañías. Lógicamente, estos datos
son mucho más inciertos.
Finalmente, otra corriente o fuente de información utilizada en el proceso de PD es la colaboración
de los clientes/proveedores, sobre este punto los expertos ha dicho que si se tienen pocos clientes
que significan un gran volumen, lo más acertado es trabajar con ellos, acordando, por ejemplo,
cuanto se venderá en navidad; qué productos se comercializarán; si se incorporarán a la oferta
productos nuevos, etc. Esta estrategia es muy aceptada cuando se tiene por clientes a las grandes
cadenas del retail, que en muchos casos representan cerca del 70 u 80 por ciento de las ventas de
una compañía. Trabajar con ellos hace mucho más sentido que usar una serie estadística.
EL DEMAND PLANNER
Un punto aparte en el uso de los sistemas estadísticos integrados para la gestión de demanda tiene
relación con el costo asociado. Sobre este punto, distintos especialistas han comentado –en este y
otros foros- que las organizaciones justifican la baja inversión en sistemas estadísticos integrados
para la gestión de la demanda, en el (alto) costo que ésta representa, ya que no sólo se trata de
adquirir una herramienta tecnológica, sino también de contar con profesionales calificados para
utilizarlas. Ello ha llevado a que muchas empresas nacionales aún se apoyan en sistemas
“artesanales” de Planificación, tales como Excel y Access.
No obstante, los especialistas consultados insisten en que hoy nadie puede estar ajeno a este tipo
de procesos y dado que ponerlos en marcha es una tarea compleja es vital para su consagración la
acción mancomunada de los departamentos mencionados, de la tecnología y –por supuesto- de un
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ente que ‘tome las decisiones’, también denominado: Demand Planner, figura encargada de
planificar – en comunión con los líderes de los departamentos involucrados- las compras, el
inventario o la producción a partir de todos los datos recabados.
Respecto de la importancia estratégica que el Demand Planner tiene en la organización, Alejandra
González destacó que: “En la mayoría de las empresas no existe un alineamiento entre los objetivos
y la figura del DP que viene a ser una especie de puente que media entre las diferentes proyecciones
que los distintos departamentos hacen”.
Según la experiencia que ha adquirido en su actual posición, González señaló que “En Nestlé la
planificación de la demanda es un factor crítico y existe un alineamiento entre los distintos
departamentos, entre los cuales se consensua un ‘número’ alusivo a la demanda. Para llegar a esta
cifra el DP interactúa con los diferentes departamentos y está presente en las reuniones de ventas,
de adquisiciones y marketing donde, básicamente, manifiesta las proyecciones de cada sector y se
cruza información. Debe existir una conversación constante entre marketing, ventas y planificación
para alcanzar un número real”.
OPORTUNIDADES Y DESAFÍOS
En torno a la PD, uno de los principales desafíos a considerar es el incentivo para que las empresas
medianas incorporen este tipo de procesos y aprovechen sus beneficios. En esta línea, hoy las
empresas –sin importar su envergadura – se ven sometidas a diversas fuerzas dinámicas que afectan
y presionan el proceso logístico, entre los que se cuentan:
•
•
•
•
•
•
Administrar las cadenas de suministro globales y los inventarios redundantes.
Procurar mayor crecimiento, nuevos mercados, productos y modelos de negocio para
adaptarse a las tendencias del mercado.
Aumento de las demandas de los clientes, tiempos de entrega más apretados y órdenes con
mayor urgencia.
Márgenes más justos debido a las presiones en los precios y alza de los costos
Control de costos y hacer más con menos.
Gestión de la problemática de las cadenas de suministro globales.
Para ello e importante que estas organizaciones entiendan que la PD permite controlar (al menos
en parte) estas fuerzas, afectando positivamente las tres principales actividades de las
organizaciones:
La Compra. Ya que la visibilidad de la demanda a largo plazo permite una compra más estratégica,
fortalecer la relación con los proveedores y bajar el costo de los productos.
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El Almacenamiento. Ya que una mayor precisión en los pronósticos significa inversiones más
eficientes del inventario, logrando menores costos operativos.
La Venta. Las tasas más consistentes y mejores servicios, como el inventario manejado por los
proveedores pueden lograr un aumento en los márgenes y mejorar la rentabilidad.
Al mismo tiempo, la PD permite superar los desafíos relacionados con la estacionalidad de los
productos, los eventos promocionales y nuevos lanzamientos. Respecto de las soluciones
tecnológicas para la PD y del inventario, éstas ayudan a las empresas a:
•
•
•
•
Mejorar la precisión de los pronósticos en 20% al 40%.
Mejorar el tiempo de entrega en un 20%.
Bajar las inversiones del inventario y aumentar las ganancias en un 15% al 30%.
Disminuir la obsolescencia un 15%.
A pesar de los desafíos, también emergen nuevas oportunidades:
a) Inventario manejado por el Proveedor (VMI). En este modelo, las empresas manejan el
inventario del cliente por un precio especial.
b) Colaboración de la cadena de suministro. Al compartir información con los proveedores y
clientes, las empresas pueden lograr ganancias fortaleciendo las relaciones que logran performance
más confiable de los proveedores.
c) Adquisiciones. En la medida que las empresas amplían su cobertura, surgen nuevas
oportunidades.
Estas oportunidades incluyen optimización de los datos de demanda de los clientes, compartir
información basada en la demanda, y realizar análisis en tiempo real de las órdenes para actuar
conforme a la demanda.
3.
El Suministro (Compras e Importaciones)
COMPRAS
La A y la Z de cualquier cadena de suministro son relativamente sencillas de comprender: todo
empieza con una correcta gestión de compras y termina con la obtención de la satisfacción del
cliente o el consumidor con el servicio prestado y/o el bien adquirido.
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En medio, sin embargo, queda todo un conjunto de procesos y actividades complejas que no
discurren de un modo perfectamente consecutivo o lineal, sino que se llevan a cabo a un mismo
tiempo y requieren, por lo tanto, de una correcta gestión y supervisión integral realizada desde una
posición superior e interdepartamental. Dicho esto, repasemos los elementos clave que configuran
cualquier cadena de suministro:
Gestión de compras: incluye los procesos de estudio de mercado y la selección de proveedores, las
compras y la gestión de los pagos, el mantenimiento de las relaciones con los mismos proveedores,
las negociaciones de ofertas, rapports y cumplimiento de objetivos, y el suministro de los materiales
adquiridos a la cadena de producción. Su desempeño depende directamente, entre otros factores,
de las previsiones de venta, de la planificación estratégica de la producción y de la gestión de stocks.
Gestión de la cadena de suministros interna: aquí entran en juego desde las actividades propias del
departamento comercial y la fuerza de ventas, hasta la gestión y el control de la producción, del
almacenamiento de mercancías y de los stocks. A grandes rasgos, comprende todas las tareas y
procesos directamente relacionados con la cadena de producción.
Gestión logística: atiende a todo lo relacionado con la distribución de los servicios y/o los productos,
desde la expedición hasta su recepción por parte del cliente/consumidor. Implica también la gestión
de stocks, el diseño y la ejecución de estrategias de distribución, los procesos de logística inversa
(en los casos que requieran de ella) y la colecta de datos relevantes para la evaluación de la
satisfacción del cliente/consumidor, dado que son los agentes implicados en esta fase los que
establecen y mantienen un mayor contacto directo con el público.
Finalmente, la evaluación del desempeño de las cadenas de suministro cierra las actividades
implicadas en las mismas, los resultados de la cual permitirán detectar y corregir deficiencias o
disfunciones, y aprovechar nuevas oportunidades reajustando los procesos anteriores para
optimizar los resultados y propiciar una correcta consecución de los objetivos fijados.
¿QUÉ ES REALMENTE LA GESTIÓN DE COMPRAS?
Ya hemos comentado por encima el término gestión de compras pero, ¿qué es realmente?
El objetivo de la gestión de compras es la adquisición de los bienes y servicios que precisa la empresa
en tiempo y forma, de tal manera que siempre esté garantizado el suministro necesario para un
correcto funcionamiento del negocio. Con esto, la gestión de compras cumple principalmente dos
funciones: la función de adquisición y la función de apoyo.
Función Adquisición
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En esta primera parte se hace referencia a la adquisición de materias primas, materiales,
maquinaria, equipo, mobiliario, servicio y cualquier otro objeto que se precise para el correcto
funcionamiento de la empresa. Podríamos decir que es la función básica para que el resto de la
cadena de suministro pueda seguir en marcha.
Función apoyo a las Operaciones
Esta función no es tan conocido pero es igualmente necesaria en muchas empresas. Hace referencia
a la necesidad de adquirir y controlar las fuentes de aprovisionamiento necesarias.
ACTIVIDADES QUE ENTRAN DENTRO DE LA GESTIÓN DE COMPRAS
Dentro de la gestión de compras hay alguna serie de actividades que podemos destacar:
Gestión de la distribución física. Integración de los flujos de trabajo para asegurar que el producto
llega al consumidor. En esta actividad entra en juego el uso de tecnologías para asegurar que el
proceso está optimizado y es eficiente.
Gestión de proveedores. Esta actividad se centra en todo el proceso de búsqueda, filtrado de
opciones, y selección de proveedores, así como todo el proceso de seguimiento posterior.
Proceso y estrategia de compra. En este punto se persigue establecer una política de compra y las
actividades que entran dentro de esta acción para hacer que esta sea lo más efectiva posible.
Gestión de costes. Una parte fundamental dentro del departamento es vigilar y controlar los costes
de compra. Dentro de esta acción, se determinarán todas las actividades y procesos para conseguir
un material o producto de buena calidad a un coste bajo.
¿CUÁLES SON LAS ESTRATEGIAS DE COMPRA?
Las estrategias de compras son un conjunto de pautas y protocolos que una empresa utiliza para
fijar relaciones con sus proveedores. Por tanto, el desarrollo de una estrategia de compra involucra
la toma de decisiones financieras evaluando los precios, las condiciones de pago y los mínimos
montos por orden, además, también se han de calcular los beneficios intangibles al trabajar con
cierto proveedores, por ejemplo, elegir proveedores que tengan una meta consistente con la de tu
propia empresa.
¿QUÉ ES EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS?
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El departamento de compras es el encargado de proveer materiales, evaluar los precios, administrar
y contabilizar y velar por el cumplimiento de las políticas de compra. Los profesionales que trabajen
en este departamento deberán estar capacitados para organizar y ejecutar la gestión y
administración en los procesos comerciales, contables, fiscales y financieros de una empresa.
En definitiva, la gestión de compras pasa a ser un factor de éxito para muchas empresas. Si esta
gestión es eficaz, además de satisfacer al cliente, ayuda a ahorrar costes y conseguir beneficios
empresariales directos.
LOGISTICA DE IMPORTACIONES
La cadena integral de Logística de importaciones implementa la planificación, información,
coordinación y control de todas las operaciones desde los términos de negociación de compraventa, transportación, almacenaje hasta la distribución de mercancía, manteniendo seguimiento a
toda la cadena de suministros y la entrega del producto final. La logística de Importación
debidamente programada, permite a las Empresas Importadoras vencer barreras como las grandes
distancias para el traslado de la mercancía, además de las barreras en idiomas y culturas.
El Sistema de Logística de Importaciones permite organizar adecuada y estratégicamente elementos
asociados a sus operaciones de compra de productos, transporte, distribución, almacenaje, venta y
suministra la información necesaria para las negociaciones y términos más convenientes y así
alcanzar los objetivos previstos en cuanto a reducción de costos y aumento de rentabilidad.
La planificación eficiente y óptima de los elementos que se describen a continuación determinara
los mejores resultados en la gestión del negocio en logística de importaciones.
✓
✓
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✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
Compra de mercancía
Venta al cliente
Selección del Proveedor
Contrato de Compra-Venta
Método de financiación y términos de aplicación de créditos y pagos, en caso necesario.
Medios o vías para transportación de la mercancía, transportes aéreos, terrestre y
marítimos.
Términos de entrega de la mercancía en lugar de destino.
Supervisión de todos los procesos desde la compra del producto hasta su entrega al cliente
Adquirir y utilizar de manera óptima recursos necesarios para empaque y embalaje de
productos
Operaciones de almacenamiento bajo las condiciones y controles adecuados que garanticen
la calidad, preservación y seguridad de la mercancía y así evitar pérdidas innecesarias.
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La Logística empresarial de importaciones como sistema implementado a través de un sistema de
logística digital avanzado, permite la organización, planificación, control e información de todas las
operaciones vinculadas con la gestión del negocio para comprar e introducir mercancía desde
cualquier parte del mundo a su punto de consumo en el país de destino.
IMPORTACION DE SISTEMAS AVANZADOS DE LOGÍSTICAS
Las empresas Importadoras que no cuentan con un avanzado sistema de control de inventarios o
de gestión de almacenes, registran índices de costos elevados en su gestión, en comparación con
los índices que muestran otros países como es el caso de Estados Unidos, al reflejar menores costos,
aun cuando opera distancias más largas. Aunque existen países que no alcanzan los niveles de
competitividad por su ubicación geográfica. Esta desventaja objetiva puede ser contrarrestada con
un avanzado programa computarizado de logística y prueba de ello es Estados Unidos, como
mercado más grande del mundo. A través de un Avanzado programa digital de Logística se logran
desafiar barreras como las grandes distancias para el traslado de mercancía, siendo posible la
agilización de los procesos de documentación y trámites aduanales, lo que facilita la rapidez de
despacho y arribo de la carga en logísticas de importaciones.
¿QUÉ SON LOS INCOTERMS?
Antes de comenzar con cualquier proyecto que conlleve el transporte de mercancías internacional,
es necesario conocer ciertos términos y trámites que se deben realizar para permanecer siempre
dentro del marco legal y conseguir que las importaciones y exportaciones se lleven a cabo sin ningún
tipo de contratiempo. Uno de los aspectos que más dudas suele generar y que debe tener siempre
en cuenta dentro del comercio internacional son los incoterms 2021 (international comercial terms
o términos internacionales de comercio).
DEFINICIÓN Y ORIGEN DE LOS INCOTERMS
Los incoterms son un grupo de términos comerciales (de tres letras cada uno) que se utilizan en las
transacciones internacionales para aclarar los costes y determinar las cláusulas comerciales
incluidas en un contrato de compraventa.
Estos términos fueron creados en 1936 por parte de la Cámara de Comercio Internacional (CCI) bajo
el nombre de Incoterms 1936, aunque con el paso del tiempo se han ido adaptando a los diversos
cambios surgidos en las prácticas comerciales hasta llegar a los actuales Incoterms 2021, que
entraron en vigor el 1 de enero de 2011.
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Sin embargo, esta actualización no quiere decir que todos los incoterms pertenecientes a versiones
anteriores hayan dejado de tener uso. Por ello, es necesario especificar siempre el incoterm junto
al año de la versión correspondiente para no dar lugar a confusiones.
¿POR QUÉ SON IMPORTANTES LOS INCOTERMS?
Figura 1. Esquema para entender INCOTERMS
Fuente: logisticworld.com
El objetivo principal de los incoterms es establecer los criterios acerca de la distribución de los
costes, así como de la transmisión de los riesgos entre el comprador y el vendedor en el contrato de
una transacción comercial internacional.
Es importante destacar que los incoterms no se tratan de un esquema jurídico de obligatorio
cumplimiento. Sino que son una serie de condiciones estandarizadas y aceptadas tanto por el
comprador como por el vendedor. Gracias a esta normalización, ambas partes son conocedoras en
todo momento de los requisitos a los cuales deben atenerse.
Básicamente, los incoterms se encargan de regular cuatro aspectos fundamentales en un contrato
de compraventa internacional:
Entrega de mercancías. Se trata de una obligación para el vendedor una vez acordada la transacción
con la parte compradora. A su vez, existen dos tipos de entrega:
Se define cuando la mercancía se traspasa directamente al comprador y se rige bajo los términos
“E” y “D”.
Se utiliza en caso de que los artículos se entreguen a través de un intermediario, un transportista o
un transitario. Los términos correspondientes a este tipo de entrega son los “F” y “C”.
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Transmisión de los riesgos. Este aspecto es fundamental dentro de los incoterms, ya que se basa en
que el traspaso de los riesgos (y en muchos casos también los gastos) tiene lugar en el lugar y en el
momento definidos, según el contrato y el incoterm correspondiente.
Distribución de los gastos. Normalmente, el vendedor se hace cargo de todos los gastos necesarios
para que la mercancía llegue a su destino en correctas condiciones. Mientras que el comprador
corre con los gastos restantes.
Trámites en la aduana. Generalmente, el vendedor es quien se encarga de los documentos de
exportación, excepto en el caso del incoterm EXW (Ex Works, En Fábrica), que no cuenta con
despacho aduanero de exportación y mediante el cual el comprador se hace responsable de la
exportación.
En este caso, se suele contratar a un agente de aduanas o un transitario en el país de expedición
para que se encargue de la gestión de los trámites correspondientes. En el resto de incoterms sí es
necesario el despacho de aduanas, por lo que la exportación será responsabilidad del vendedor.
Tipos de Incoterms 2021
Grupo E (Entrega directa a la salida)
La parte vendedora proporciona la mercancía al comprador en sus propias instalaciones. Se incluyen
los siguientes términos:
EXW. (Ex-Works / En Fábrica): el vendedor solo se ocupa de embalar los productos, ya que los pone
a disposición del comprador en sus propios almacenes. Así, el comprador asume los gastos y las
responsabilidades derivadas de cualquier maniobra, desde su carga hasta su llegada al destino final.
La contratación del seguro, que no es obligatorio, también corre a cuenta del importador.
Grupo F (Entrega indirecta)
El vendedor dispone los bienes a un transportista seleccionado y abonado por el comprador. Los
Incoterms de este tipo son:
FCA (Free Carrier / Libre Transportista): el vendedor entrega la mercancía en un lugar acordado
asumiendo los riesgos y los gastos -incluyendo los costes del despacho aduanero para la
exportación- hasta dicho instante. El comprador, responsable desde dicha carga hasta la descarga
final. Como actualización a los Incoterms 2021, el comprador puede pedir al transportista que
expida un B/L (Bill of Landing o Carta de Embarque) al vendedor bajo la especificación “on board o
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a bordo” que sirva para justificar la entrega de los productos. Así, se facilita el procedimiento con
los créditos documentarios y con el pago del crédito al exportador.
FAS (Free Alongside Ship / Franco al Costado del Buque): Incoterm usado en el transporte marítimo
para cargas a granel o con un volumen muy grande. El vendedor transmite los bienes en el muelle
o puerto de embarque acordado junto al buque en el que viajará la mercancía. En dicho instante, el
importador contrae todos los costes y deterioros.
FOB (Free On Board / Libre a Bordo): El Incoterm FOB, usado en el transporte marítimo, establece
que el vendedor proporciona la mercancía en el barco establecido asumiendo toda responsabilidad
hasta dicho momento. Entonces, el comprador hace frente a todo hasta su llegada al destino final.
Grupo C (Entrega indirecta)
La parte vendedora contrata el vehículo para el transporte de los productos. Sin embargo, el
exportador queda eximido de cualquier responsabilidad derivada de deterioros o costes adicionales
desde su salida.
CFR (Cost and Freight / Coste y Flete): usado en el transporte marítimo, la parte vendedora se
responsabiliza del coste hasta que la mercancía llegue a su destino. Sin embargo, cuando se carga
en el barco el riesgo para a ser competencia del comprador.
CIF (Cost, Insurance and Freight / Coste, Seguro y Flete): cumple con los mismos parámetros que el
CFR pero con el añadido de que el vendedor debe contratar un seguro. Y aquí entra en liza otra de
las novedades de los Incoterms 2021, con una actualización de las coberturas que debe contraer y
certificar el seguro contratado por el vendedor bajo las Cláusulas de Carga del Instituto (C), dejando
un margen de negociación superior entre las partes de la operación.
CPT (Carriage Paid To / Transporte Pagado Hasta): se emplea en cualquier tipo de transporte. El
vendedor asume los gastos hasta que la mercancía llegue a su destino final; mientras que el riesgo
pasa a manos del comprador cuando la mercancía la posea el transportista.
CIP (Carriage and Insurance Paid To / Transporte y Seguro Pagados Hasta): utilizable para cualquier
tipo de transporte, el exportador afronta los gastos del transporte principal y del seguro durante
todo el trayecto. De igual modo que con el CIF, los Incoterms 2021 amplían las diversas coberturas
mínimas del seguro de la mercancía bajo las Cláusulas de Carga del Instituto (A), aunque será un
aspecto a negociar en la compra-venta de los bienes.
Grupo D (Entrega directa)
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Los costes y los riesgos corren a cuenta del vendedor desde la salida de la mercancía hasta su
entrega en el lugar pactado.
DPU (Delivered Place Unloaded / Entrega y Descarga en Lugar Acordado): otra de las actualizaciones
pues sustituye al DAT anterior. El vendedor sigue asumiendo los costes y riesgos pero con los
Incoterms 2021 se amplía el lugar de descarga, ya que antes se realizaba exclusivamente en la
terminal. Se usa para todo tipo de transporte.
DAP (Delivered At Place / Entregado en un Punto): el exportador asume gastos y riesgos hasta la
entrega de los bienes, a excepción de los costes derivados de la importación de la mercancía que
son atribuidos al comprador. Compatible con cualquier transporte.
DDP (Delivered Duty Paid / Entregado con Derechos Pagados): empleado para todo transporte, el
vendedor asume absolutamente todos los costes y riesgos de la operación de exportación.
Figura 2. Esquema para entender INCOTERMS con sus especificaciones
Fuente: logisticworld.com
PROBLEMAS POR EL DESCONOCIMIENTO DE LOS INCOTERMS 2021
El no establecer correctamente el Incoterm adecuado en sus cotizaciones y contratos
internacionales, conlleva graves inconvenientes en sus transacciones comerciales internacionales,
desde malos entendidos con su proveedor o comprador, en cuanto a costos de carga, despachos de
aduanas, documentos, demoras y responsabilidades y en caso de litigios, el no haber definido
correctamente el Incoterm en el contrato o cotizaciones, puede dificultar cualquier reclamación.
CÓMO ELEGIR EL INCOTERMS MÁS ADECUADO
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Es importante conocer bien los Incoterms para elegir el más adecuado en función de si la empresa
está comprando o vendiendo. Como los intereses del vendedor no son los mismos que los del
comprador, antes de decidir qué Incoterm vamos a utilizar en una debemos tener en cuenta ciertos
aspectos.
Por ejemplo, saber si nos interesa controlar una parte de los costes o bien contratar el transporte
principal para ser más competitivos, reducir riesgos o tener mayor seguridad en la cadena logística.
Otro factor que hay que tener en cuenta es el grado de conocimiento mutuo entre las partes y la
confianza que tengamos con el vendedor si somos importadores y con el comprador si somos
exportadores. También es primordial conocer las características del país de origen/destino para no
correr riesgos innecesarios en aspectos como el transporte interior o los trámites aduaneros.
INCOTERMS MÁS RECOMENDABLES PARA EXPORTAR
Para una operación internacional, el Incoterm más ventajoso para el exportador es EXW (Ex Works),
porque sólo debe ocuparse de poner la mercancía en condiciones para ser transportada en sus
propias instalaciones. EXW es idóneo para empresas con poca experiencia exportadora y con poco
conocimiento de la cadena logística. También es adecuado si se tiene escasa información del
comprador o si el destino es un país desconocido o que puede poner trabas a la entrada de ciertas
mercancías.
El Incoterm multimodal FCA (Free Carrier) y los marítimos FAS (Free Alongside Ship) y FOB (Free On
Board) también pueden ser una buena opción para el vendedor porque sólo se ocupa de cargar la
mercancía, transportarla hasta el punto convenido (puerto, aeropuerto, terminal) y realizar las
formalidades aduaneras.
Puede darse el caso que el comprador pida al vendedor que se ocupe de los trámites y costes hasta
la llegada de la mercancía al país de destino. En este caso los Incoterms más adecuados son CPT
(Carriage Paid To) y CIP (Carriage and Insurance Paid To). El exportador controla toda la cadena
logística de su mercancía hasta su llegada al punto de descarga acordado sin asumir demasiados
riesgos.
En caso que el transporte principal sea por vía marítima, el exportador también puede optar por los
Incoterms CFR (Cost And Freight) y CIF (Cost Insurance And Freight). En ambos, el exportador se
ocupa de los trámites y costes hasta la llegada de la mercancía al puerto de destino. Si cuenta con
el apoyo de un buen transitario, pueden obtener un cierto ahorro de costes porque, por ejemplo,
puede negociar el flete con la naviera.
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INCOTERMS MÁS RECOMENDABLES PARA IMPORTAR
Para una operación de compra internacional, los Incoterms más ventajosos para el importador van
a ser DAT (Delivered At Terminal), DAP (Delivered At Place) y DDP (Delivered Duty Paid). El
comprador sólo se ocupa de las formalidades aduaneras en el país de llegada, del transporte interior
hasta sus instalaciones y de la descarga. Es una buena opción si el comprador tiene poca experiencia
importadora o desconoce el país en el que está comprando. El vendedor se encargará de las
formalidades aduaneras y logísticas en origen, del transporte principal, del seguro y de la descarga
en la terminal del país de llegada.
Si el importador no tiene el suficiente conocimiento del vendedor y quiere asegurarse que la
mercancía que ha comprado llega a destino con garantías y en condiciones, puede optar por los
Incoterms marítimos FAS (Free Alongside Ship) y FOB (Free On Board) o el multimodal FCA (Free
Carrier). El vendedor dejará la mercancía preparada y se encargará de los trámites en origen. El
importador controlará los costes y la cadena logística desde el punto de carga hasta la llegada de la
mercancía a sus instalaciones. En este caso, es primordial contar con el apoyo de un transitario para
tener un buen control del transporte principal y de los costes de la cadena.
4.
El Almacenaje
El concepto de almacenamiento ha ido cambiando y ampliando su ámbito de competencia. El
almacén es, hoy por hoy, una unidad de servicio y soporte en la estructura orgánica y funcional de
una compañía, comercial o industrial, con propósitos bien definidos de custodia, control y
suministros de materiales y productos. En la actualidad, lo que antes se caracterizaba como un
espacio dentro de la empresa destinado al uso exclusivo de arrume de mercancía, es una estructura
clave que provee elementos físicos y funcionales capaces de generar valor agregado.
¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE ALMACENES?
La gestión de almacenes puede definirse como el proceso logístico que se encarga de la recepción,
el almacenamiento y el movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de
cualquier unidad logística, así como el tratamiento de información de los datos generados en cada
uno de los procesos.
La gestión de almacenes tiene como principal propósito optimizar un área logística funcional que
actúa en dos etapas de flujo como lo son: los suministros y la distribución física, constituyendo por
ende la gestión de una de las actividades más importantes para el funcionamiento de la cadena de
suministros.
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El objetivo general de la gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro continuo y
oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma
ininterrumpida, de tal manera que el flujo de producción de una organización, se encuentra en gran
medida condicionado por el ritmo del almacén.
La gestión de almacenes se ubica en el Mapa de Procesos Logísticos entre la Gestión de Inventarios
y la Gestión de Pedidos y Distribución. De esta manera el ámbito de responsabilidad del área de
almacenes nace en la recepción de la unidad física en las propias instalaciones y se extiende hasta
el mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento.
Figura 3. Mapa de Procesos Logísticos
Fuente: logisticworld.com
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El común interrogante que se genera luego de conocer los procesos del mapa logístico es: ¿Qué
funciones corresponden a la Gestión de Inventarios (gestión de existencias) y que a la Gestión de
Almacenes? La siguiente gráfica despeja con exactitud el interrogante.
Figura 4. Proceso de Almacenamiento
Fuente: logisticworld.com
IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES
Describir la importancia y los objetivos de una gestión dependen directamente de los fundamentos
y principios que enmarcan la razón de ser de la misma, sin embargo tal como lo observamos en la
gráfica anterior sobre el "debe ser almacenado" quien formula las cuestiones de fundamento y
principio es la gestión de inventario o existencia, y en estas se basa la gestión de almacenes para
tener una gran importancia y unos claros objetivos.
Los objetivos que debe plantearse una gestión de almacenes son:
OBJETIVOS
Rapidez de entregas
Fiabilidad
Reducción de costes
Maximización del volumen disponible
Minimización de las operaciones de manipulación y transporte
y los beneficios (que justifican su importancia) son:
BENEFICIOS
Reducción de tareas administrativas
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Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos
Optimización de la gestión del nivel de inversión del circulante
Mejora de la calidad del producto
Optimización de costes
Reducción de tiempos de proceso
Nivel de satisfacción del cliente
FUNCIONES DEL ALMACÉN
Aunque el derrotero de funciones de un almacén depende de la incidencia de múltiples factores
tanto físicos como organizacionales, algunas funciones resultan comunes en cualquier entorno,
dichas funciones comunes son:
•
•
•
•
•
•
Recepción de Materiales.
Registro de entradas y salidas del Almacén.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacén.
Despacho de materiales.
Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad
PRINCIPIOS DEL ALMACÉN
Como ya ha sido tratado en el módulo de Administración de Inventarios, todo manejo y
almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin
agregarle valor, en teoría es un mal necesario, razón por la cual se debe conservar el mínimo de
existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación. Para llevar
a cabo tal empresa, la gestión de almacenes debe establecer y regirse por unos principios comunes
fundamentales, conocidos como principios del almacén (aplicables a cualquier entorno):
•
•
•
•
•
•
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la
responsabilidad de una solo persona en cada almacén.
El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción,
almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su
debido control).
Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacén (entradas y salidas), la programación y control de producción
sobre las existencias.
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•
•
•
•
•
•
•
•
•
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Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y
conocido de compras, control de inventario y producción.
La identificación debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en
pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización
debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.
Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por un personal ajeno al almacén.
Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según
sistemas existentes.
La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y
estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de
inventarios.
La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar
modificaciones pertinentes con mínima inversión.
Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.
La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.
El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente
dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.
PROCESO DE LA GESTIÓN DE ALMACENES
El mapa de proceso de la gestión de almacenes se compone de dos ejes transversales que
representan los procesos principales - Planificación y Organización y Manejo de la información - y
tres subprocesos que componen la gestión de actividades y que abarca la recepción, el almacén y el
movimiento.
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Figura 5. Proceso de Gestión de Almacenes
Fuente: logisticworld.com
PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN
El proceso de planificación y organización es de carácter estratégico y táctico, dado que tiene que
brindar soluciones de recursos en comunión con las políticas y objetivos generales que contempla
la estrategia de la compañía, en aras de potenciar las ventajas competitivas por las que apuesta la
misma. Dentro de las actividades o subprocesos que se deben realizar en el proceso de planificación
y organización se encuentran:
Diseño de la red de distribución de la compañía: Toda compañía necesita establecer políticas
respecto a su red de distribución, dado que esta debe ser acorde a su mercado y óptima en
capacidad de respuesta para mitigar las fluctuaciones de su demanda. La complejidad de las
decisiones respecto al diseño de la red de distribución es tal, dado que requiere de la combinación
precisa de instalaciones, modalidades de transporte, y estrategias. El Diseño de una Red de
Distribución es la planificación y ubicación estratégica de los almacenes y centros de distribución de
manera que permitan gestionar el flujo de productos desde uno o más orígenes hasta el cliente.
Desarrollar una adecuada red de almacenes para la compañía y los clientes requiere considerar una
cantidad significativa de elementos: Número de almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la
gestión o el tamaño de los mismos. Tras tener identificadas las necesidades de distribución y
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almacenamiento, la compañía debe decidir qué tipos de almacenes y centros de distribución se
ajustan a sus necesidades de manera más eficiente, así como la ubicación de los mismos.
Responsabilidades de la Gestión de Almacenes (Gestión Propia o Subcontratación): Una vez se ha
diseñado la red de distribución se procede a determinar si se auto gestionará el almacén o si se
subcontratará. Una vez más la decisión depende de muchos factores dependientes de la estrategia
de la organización, de su mercado, tamaño y cadena de suministros, sin embargo existen claras
ventajas y desventajas de acuerdo al tipo de gestión (propia o por subcontratación), dentro de las
más significativas se encuentran:
Figura 6. Ventajas y Desventajas del Outsource
Fuente: logisticworld.com
Dado que regularmente para la determinación de la responsabilidad de la gestión se preponderan
los argumentos financieros en un apartado posterior profundizaremos en métodos matemáticos
que permitan establecer elementos cuantitativos de juicio para este subproceso de la planificación
y organización.
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•
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Ubicación de almacenes: La firma Pricewaterhousecoopers recomienda que la localización
de los almacenes se aborde desde un enfoque con doble perspectiva:
o Una visión general del mercado: Para acotarse geográficamente a un área amplia,
o Una visión local del mercado: Que contemple aspectos particulares de las zonas
acotadas en la visión general.
Históricamente desde el plano de la Ingeniería Industrial se ha abordado el tema de la localización
de almacenes mediante múltiples métodos matemáticos, entre los que se encuentran los métodos
de: Von Thünen, Hoover, Weber, Greenhut y el método de Centro de Gravedad (Este último lo
abordaremos desde el módulo de Diseño y Distribución en Planta). Sin embargo los factores no son
meramente cuantitativos y existen una gran cantidad de criterios cualitativos (que evidentemente
redundan en el plano financiero) y entre los que se destacan:
Tamaño de los almacenes: Un almacén debe ser dimensionado principalmente en función de los
productos a almacenar (en tamaño, características propias y cantidad de referencias) y la demanda
(especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de la demanda). Pero además de estos,
intervienen otros factores que deben ser considerados a la hora de dimensionar el tamaño de un
almacén. Los factores a tener en cuenta para el cálculo del tamaño de un almacén son:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Productos a almacenar (cantidad y tamaños)
Demanda de los mercados
Niveles de Servicio al cliente
Sistemas de manipulación y almacenaje a utilizar
Tiempos de producción
Economías de escala
Layout de existencias
Requisitos de pasillos
Oficinas necesarias
Es importante la consideración de las tres dimensiones para determinar la capacidad del almacén,
es decir determinar la magnitud en función de metros cúbicos. En el módulo de Diseño, Tamaño y
Layout de almacenes abordaremos matemáticamente el aspecto conocido como dimensionamiento
de bodegas.
•
Diseño y Lay-out de los almacenes: Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones han
sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de materiales más eficiente y efectivo
dentro de los almacenes. En este sentido, un diseño efectivo optimiza las actividades de un
almacén. En el módulo de Diseño, Tamaño y Layout de almacenes abordaremos este tema
a profundidad.
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RECEPCIÓN
El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de
la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. La recepción es el proceso
de planificación de las entradas de unidades, descarga y verificación tal y como se solicitaron
mediante la actualización de los registros de inventario.
El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepción de mercancías es la
automatización tanto como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e intervenciones
humanas que no añaden valor al producto. Otra tendencia considerada como buena práctica
logística es la implementación de programas de entregas certificadas que no solo eliminan
burocracia sino que reducen al mínimo las inspecciones que se consideran imprescindibles pero que
no añaden valor.
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Figura 7. Flujograma ejemplo de un proceso de recepción
Fuente: logisticworld.com
En primer lugar, el proceso de recepción de mercancías debe cimentarse en una previsión de
entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y que contenga, al menos, el
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horario, artículos, y procedencia de cada recepción, este proceso se conoce como cita previa ya que
para procesos como Entregas Paletizadas se debe contar con recursos muy específicos como
montacargas, plataformas móviles, rampas, entre otros.
Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de unidades internas de las externas. En
el primero de los casos, los requerimientos de recepción son significativamente menores que las
mercancías de origen externo, en el caso de que se realicen controles de procesos a lo largo de la
vida de las mercancía. Además, una correcta metodología de identificaciones a lo largo de la
compañía también favorece enormemente la actividad de recepción. Es el caso de traslado de
mercancías entre almacenes o de proceso de transformación a almacén. Las mercancías de
procedencia externa requieren unas condiciones de llegada más exhaustivas y deben haber sido
establecidas previamente con el proveedor (cita previa - EDI), con lo que se precisa mayor actuación
y responsabilidad desde el almacén.
Tras la descarga e identificación, las cuales deben realizarse de manera inmediata y en zona
específica habilitada a tal efecto, las mercancías deben pasar a almacenamiento, bien sea temporal
a la espera de su ubicación definitiva, bien sea fijo en su ubicación definitiva.
El almacenamiento o almacén es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservación
de los productos con los mínimos riesgos para el producto, personas y compañía y optimizando el
espacio físico del almacén. El almacén puede dividirse en las siguientes zonas:
ZONAS DE UN ALMACÉN
Recepción: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepción
Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos almacenados. De adaptación absoluta a
las mercancías albergadas, incluye zonas específicas de stock para mercancías especiales, devoluciones,
etc.
Preparación de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercancías tras pasar por la zona de
almacenamiento, para ser preparadas para expedición, salida, verificación o consolidación: desde donde
se produce la expedición y la inspección final de las mercancías, Paso, maniobra: zonas destinadas al paso
de personas y máquinas. Diseñados también para permitir la total maniobrabilidad de las máquinas.
Oficinas: zona destinada a la ubicación de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones propias de
almacén
Oficinas: zona destinada a la ubicación de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones propias de
almacén
Los Sistemas de Almacenamiento y Tipos de Almacén serán abordados en módulos independientes.
MOVIMIENTO
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Es el subproceso del almacén de carácter operativo relativo al traslado de los materiales/productos
de una zona a otra de un mismo almacén o desde la zona de recepción a la ubicación de
almacenamiento. La actividad de mover físicamente mercancías se puede lograr por diferentes
medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulación de materiales. El tipo de
herramientas utilizado depende de una serie de factores como son:
•
•
•
•
•
•
Volumen del almacén
Volumen de las mercancías
Vida de las mercancías
Coste del equipo frente a la finalidad
Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas
Distancia de los movimientos
Desde la perspectiva de las características de las mercancías, los flujos de entrada y salida del
almacén de las mercancías son variadas, como por ejemplo:
Last In – First Out (LIFO): la última mercancía que entra en almacén, es la primera que sale para
expedición. Esta modalidad es frecuentemente utilizada en productos frescos.
First In – First Out (FIFO): la primera mercancía que entra en almacén, es la primera que es sacada
de almacén. Es la modalidad más utilizada para evitar las obsolescencias
First Expired – First Out (FEFO): el de fecha más próxima de caducidad es el primero en salir.
INFORMACIÓN
Si bien la función principal de la Gestión de Almacenes es la eficiencia y efectividad en el flujo físico,
su consecución está a expensas del flujo de información, este es un eje transversal de los procesos
de gestión logística, y la gestión de almacenes no son la excepción. Debe ser su optimización, por
tanto, objetivo de primer orden en la Gestión de Almacenes. Su ámbito se extiende a todos los
procesos anteriormente descritos – Planificación y organización, recepción, almacén y movimiento
– y se desarrolla de manera paralela a ellos por tres vías:
•
•
•
Información para gestión.
Identificación de ubicaciones.
Identificación y trazabilidad de mercancías.
Dentro de la información para la gestión se incluyen:
•
Configuración del almacén: instalaciones, layout…
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•
•
•
•
•
•
•
5.
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Datos relativos a los medios disponibles
Datos técnicos de las mercancías almacenadas
Informes de actividad para Dirección
Evolución de indicadores
Procedimientos e instrucciones de trabajo
Perfiles y requisitos de los puestos
Registros de la actividad diaria.
La Distribución
La logística de distribución también conocida como logística de salida, es una etapa o fase de la
cadena de suministro que se encarga de gestionar las actividades relacionadas con la distribución
de productos hacia los compradores, incluyendo almacenaje y entrega.
Distribución es un término empleado en la producción y el comercio para describir la etapa de la
cadena de suministros, que se encarga de las actividades relacionadas con el movimiento de los
productos terminados desde el final de la fabricación hasta el consumidor.
Figura 8. Flujo de la Distribución Logística
Fuente: logisticworld.com
FUNCIONES DE LA DISTRIBUCIÓN
Las funciones de la distribución son las siguientes:
Transportar: actividad necesaria para movilizar los productos. Este es el actor principal en la
distribución física del lugar de fabricación al lugar de consumo, por lo tanto, requiere de un manejo
profesional.
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Fraccionar: actividad dirigida a ubicar los productos fabricados en las cantidades y condiciones que
exija el mercado.
Almacenar: acción de asegurar productos entre el momento de fabricación y el momento de la
compra o uso final.
Informar: permite el conocimiento de las necesidades del mercado para actualizar y mejorar las
estrategias de mercado y logística interna.
CANALES DE DISTRIBUCIÓN
Figura 9. Funciones de la Distribución
Fuente: logisticworld.com
Los canales de distribución son una estructura conformada por las diferentes partes interesadas que
intervienen en la cadena de suministro, es decir, fabricantes, intermediarios y consumidores. Todo
canal de distribución cumple unas tareas o funciones específicas indispensables para el ejercicio de
intercambio.
Clasificación de los canales de distribución
Los canales de distribución se pueden agrupar en tres (3): venta al mayorista; venta al detallista y
venta al usuario final.
Mayoristas
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Compran los productos para posteriormente venderlos a los detallistas. Existen tres tipos de
mayoristas:
•
•
•
Propiedad del fabricante: el fabricante es el distribuidor mayorista de sus productos y por
lo tanto, controla su funcionamiento, tienen sus propias oficinas de venta y servicio al
cliente.
Mayoristas independientes: implica la adquisición de la mercancía que maneja, asume en
consecuencia el riesgo de la compra para su venta posterior.
Mayoristas propiedad del detallista: es la decisión de la empresa minorista de crecer en
forma vertical.
Detallistas
El comerciante detallista compra productos a los mayoristas para venderlos al consumidor final,
produciendo la satisfacción de la demanda allí donde se genera. Los principales objetivos de los
detallistas son: ahorrar tiempo al consumidor, permitir una gran cobertura de mercado al
productor, normalmente ofrece una garantía de venta al productor. Los tipos de venta al detal más
usuales son:
•
•
•
•
•
Establecimiento clásico independiente.
Auto-servicios.
Grandes almacenes.
Tiendas en cadena.
Supermercados.
MODELOS DE DISTRIBUCIÓN
Desde el punto de vista logístico, el modelo de distribución es la infraestructura que adopta una
organización con el objetivo de poner sus productos en el mercado, se debe tener una o varias
estrategias definidas para lograr este objetivo.
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Figura 10. Modelos de Distribución
Fuente: logisticworld.com
Las organizaciones tienen la posibilidad de subcontratar esta infraestructura o tener una propia,
actualmente hay empresas dedicadas a prestar servicios logísticos para que los productores no
pierdan su foco.
Modelo descentralizado
Es el modelo de distribución más usual entre los sectores industriales. Al terminar la fase de
fabricación, los productos son distribuidos a través de un almacén regulador a diferentes
delegaciones, quienes se encargan de suministrar los productos a su respectiva zona. La mayor
ventaja de este modelo, es la cercanía de los productos al punto de destino y la mayor desventaja
consiste en su alto costo de infraestructura.
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Figura 11. Modelo Descentralizado
Fuente: logisticworld.com
Modelo centralizado
Debido a los adelantos en las comunicaciones con los clientes (Internet, EDI-Electronic Data
Interchange) y las mejoras en los plazos de transporte (carreteras, autopistas) las organizaciones
han decidido planificar sus rutas de distribución y así disminuir los costos que incurría con el modelo
descentralizado.
Figura 12. Modelo Centralizado
Fuente: logisticworld.com
Distribución cross-docking
Se reemplazan las delegaciones por plataformas cross-docking (carga/descarga) que se denominan
sitios de recepción y re-expedición de mercancía. En estas plataformas, el fabricante entrega los
productos y el comerciante los re-expide en máximo un día. No implican almacenaje de los
productos, consiste en el flujo rápido de mercancía desde el proveedor al punto de venta.
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Figura 13. Modelo Cross-Dock
Fuente: logisticworld.com
Plataforma de consolidación
En este modelo el negocio central es la distribución de productos de diferentes proveedores, ya que
muchas empresas no mueven el volumen de productos necesarios para llenar camiones; por esta
razón, deciden aliarse con otros cargadores y así, con varias cargas pequeñas llenar un tráiler.
Figura 14. Modelo Plataforma de Consolidación
Fuente: logisticworld.com
Para definir cuál modelo de distribución es el adecuado para cada organización, es necesario hacer
un análisis que tome en cuenta aspectos como:
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Ubicación geográfica: indica las distancias que deben recorrer los productos en el transporte.
Tamaño del mercado que se quiere abastecer: muestra el número de almacenes que necesitan
productos.
Requerimientos técnicos de los productos: alguna recomendación especial para el manejo,
transporte y almacenamiento de los productos.
Nivel de servicios: la rapidez con la que se quiere abastecer y lo que se quiere transmitir a través
del servicio.
Medios de transporte requeridos: indica el tipo de transporte requerido para entregar los
productos a los clientes o consumidores.
Aunque todo esto influye en la toma de decisiones para el modelo de distribución, el factor más
importante es el costo de distribución y este inicia desde que se carga el producto en el vehículo de
transporte. En cada modelo, se deben evaluar los costos de almacenamiento, transporte, cargas y
descargas en los que incurre.
DISTRIBUCIÓN FÍSICA INTERNACIONAL
Figura 14. Distribución Internacional
Fuente: logisticworld.com
La distribución física internacional es el conjunto de actividades involucradas en el traslado de
bienes, materias primas e insumos al mercado internacional. Su objetivo principal es reducir al
máximo los tiempos, costos y riesgos que se puedan generar durante el trayecto, desde el punto de
origen del país exportador hasta el lugar de consumo, venta o futura transformación del país
importador.
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Tipos de carga
Carga general: se compone por artículos individuales dispuestos en cantidades pequeñas.
Suelta (no unitarizada): bienes sueltos que se manipulan como unidades separadas en paquetes,
sacos, cajas, piezas atadas entre otras.
Unitarizada: artículos individuales o carga suelta, agrupados en unidades como pallets o
contenedores que están listos para ser transportados.
Carga a granel: existen diferentes tipos, líquido, solido o seco, estos graneles se almacenan en
general en tanques o silos, se transportan por bandas o ductos.
Naturaleza de la carga
Carga perecedera: generalmente son productos alimenticios que tienen degradación en las
características físicas, químicas y microbiológicas; esta carga requiere condiciones especiales en su
movilización; por ejemplo, de conservación y control de temperatura, entre otros.
Carga frágil: estos productos por sus características y su naturaleza de riesgos a los que están
sometidos durante el trayecto para llegar a su destino, merecen un especial empaque y embalaje.
Carga peligrosa: productos que poseen características explosivas, combustibles, oxidantes,
venenosas, radioactivas o corrosivas y pueden causar accidentes y daños a personas, medio
ambiente u otros medios de transporte.
Carga sobredimensionada y de pesos especiales: esta clase de carga suele ser voluminosa y pesada,
presentando restricciones en los medios de transporte y generan sobrecostos en fletes.
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TRANSPORTE
Figura 15. Diferentes tipos de Transporte
Fuente: logisticworld.com
El transporte se ocupa de las actividades relacionadas directa o indirectamente con la necesidad de
llevar los productos al punto que corresponda, con unas determinadas condiciones de seguridad,
servicio y costo.
MODALIDADES DE TRANSPORTE
Transporte terrestre
Es uno de los elementos más importantes en el desarrollo económico, se ha convertido en una clave
de éxito para las organizaciones que requieren llevar sus productos a los mercados internos y
externos, en las cantidades y tiempos precisos.
Actualmente en Colombia, el transporte es un servicio muy costoso por su avance tecnológico y
operativo, debido a los problemas en las carreteras. Las ventajas y desventajas son las siguientes:
Ventajas: versatilidad, accesibilidad, documentación sencilla.
Desventajas: no apto para grandes distancias, lo afecta las congestiones de tráfico
Transporte marítimo
Se efectúa por buques de navegación entre el lugar de carga y el lugar de descarga, es el medio de
transporte de mercancía más antiguo y por tanto, tiene usos y reglamentaciones diferentes, además
permite el desarrollo del comercio exterior.
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Sus servicios son:
Servicio no regular: los buques no operan dentro de un itinerario fijo, las condiciones de navegación
son negociables entre las partes.
Servicio regular: los buques tienen itinerario preestablecido en una ruta determinada con punto de
origen y destino.
Ventajas: mayor capacidad de carga, fletes bajos, flexibilidad de carga, carga voluminosa y pesada,
regulaciones internacionales.
Desventajas: accesibilidad solo a puertos, seguro más costoso, necesidad de embalaje resistente
debido a las manipulaciones de carga, riesgos de saqueo y deterioro.
Transporte aéreo
Se realiza utilizando las bodegas de los aviones. El modo aéreo asume un tamaño reducido del
transporte internacional, sin embargo tiene un alto valor añadido. Este método se ha desarrollado
a través de los aviones de carga.
Ventajas: velocidad, cobertura de mercado, reducción de costos en embalaje, documentación y
seguro.
Desventajas: capacidad, restricción para productos peligrosos.
Transporte fluvial
Consiste en el traslado de productos a través de ríos con profundidad adecuada. Es un medio de
transporte muy importante en el comercio local, los ríos son excelentes vías para llegar a algunos
continentes, pero no todos los ríos son navegables por su caudal, relieve del cauce, clima, este
medio ha avanzado gracias a la tecnología.
Ventajas: tarifas bajas, economía en el combustible, menor impacto ambiental.
Desventajas: baja velocidad, seguro más costoso, costos portuarios.
Transporte multimodal
Transporte de mercancía por medio de dos modos distintos de transporte. Consiste en que un
operador de transporte toma en custodia la mercancía hasta un lugar designado y allí otro operador
la lleva hasta el destino.
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El generador de la carga hace un solo contrato con un operador, quien se hace cargo de toda la
trayectoria de los productos desde el punto origen hasta el punto destino.
COSTOS DE TRANSPORTE
Las estructuras más comunes en la determinación de tarifas de transporte son el volumen y la
distancia.
Tarifas en función del volumen: los costos de transporte están relacionados con el tamaño del
envío, los envíos con volumen grande tienen tarifas más bajas que los envíos de pequeño volumen.
Tarifas en función de la distancia: la dependencia de las tarifas respecto a la distancia puede ser
nula o variar con respecto a este factor.
Costos de la flota de vehículos
Los costos que se pueden asociar al funcionamiento del transporte se describen a continuación:
Costos fijos: en esta categoría se pueden ubicar:
Salario de los conductores: sueldo bruto anual, más aportación a la seguridad social y horas
extras.
Tributos: impuesto de actividad económica, impuesto municipal de vehículo (IAE),
inspección técnica de vehículos (ITV) y visado de tarjetas de transporte.
Amortización: se considera costo fijo para un sistema de amortización financiera.
Mantenimiento: gastos derivados de garaje o talleres propios.
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Cuota de gastos generales: corresponden a la dirección de administración de la flota, personal de
carga y descarga, preparación de rutas entre otros.
Costos variables: estos se atribuyen dependiendo de los kilómetros recorridos o número de días
que el vehículo está en ruta:
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•
•
•
•
Costo de combustible.
Cambio de neumáticos.
Lubricante.
Mantenimiento (reparaciones, revisiones y lavados efectuados).
Peajes en carretera.
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