Código N : ECA-MC-PT17 PLAN DE TRANSICIÓN AL ESQUEMA FSSC 22000 SUBVERSIÓN 5.1 Fecha de entrada en vigencia: 2021.02.25 Páginas: 1 de 8 Versión: 01 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO ................................................................................................................................... 1 2 ALCANCE .................................................................................................................................... 1 3 DESCRIPCIÓN ............................................................................................................................ 1 4 PLAN DE TRANSICIÓN ............................................................................................................... 2 5 APLICACIÓN DEL PLAN DE TRANSICIÓN ................................................................................. 4 6 IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS ................................................................................................. 5 ANEXO I. LISTA DE CHEQUEO PARA ECA Y OCSG EN FASE 1 DE REVISIÓN DOCUMENTAL. .. 6 1 OBJETIVO Describir la metodología, adoptada por el ECA, para llevar a cabo la transición de la versión 5 del Esquema FSSC 22000 a la subversión 5.1, para los Organismos de Certificación de Sistemas de Gestión de Inocuidad de Alimentos acreditados o solicitantes iniciales de la acreditación con base en la norma INTE-ISO/IEC 17021-1:2015 con el ECA. 2 ALCANCE Lo descrito en este procedimiento aplica a los Organismos Certificadores de Sistemas de Gestión de Inocuidad de Alimentos acreditados o solicitantes iniciales de la acreditación con el ECA cuyo alcance acreditado incluya el esquema de la Fundación FSSC. 3 DESCRIPCIÓN 3.1 3.1.1 3.1.2 Introducción y antecedentes La Fundación FSSC emite una nueva subversión a su esquema de certificación de sistemas gestión de inocuidad de alimentos en noviembre del 2020. El 15 de diciembre la Fundación FSSC comunica a sus asociados sobre la emisión del documento “Requirements V5.1 upgrade process”, en el cual establece los lineamientos y requisitos para que los organismos de certificación, organismos de acreditación y organismos de capacitación realicen el proceso de transición a la nueva subversión. Modificado por: Revisado por: Aprobado por: Profesional Secretaría de Acreditación de Organismos Validadores Verificadores Coordinadora Secretaría de Acreditación de Organismos de Certificación de Producto Gerente Fecha de entrada en vigencia: A partir de su publicación en el diario oficial la Gaceta # 37 del 2021.02.23, publicado por el ECA en el SGC el 2021.02.25. Este documento se distribuye como COPIA NO CONTROLADA, favor confirmar su vigencia en www.eca.or.cr antes de hacer uso de esta versión, por si ha sido modificada. Código N : ECA-MC-PT17 PLAN DE TRANSICISIÓN AL ESQUEMA FSSC 22000 subversión 5.1 3.1.3 3.1.4 4 Fecha de entrada en vigencia: 2021.02.25 Páginas: 2 de 8 Versión: 01 Las principales razones que llevaron al cambio de versión son: el fortalecimiento del proceso de licenciamiento y el Programa de Integridad, cumplimiento de los Requisitos de Evaluación Comparativa de GSFI (versión 2020.1), inclusión de la Lista de Decisiones de Junta de Partes Interesada, y parte del proceso de mejora continua. Por lo tanto, el ECA da a conocer a los Organismos de Certificación de Sistemas de Gestión de Inocuidad de Alimentos acreditados o solicitantes de acreditación, el proceso de transición para cumplir plenamente con la acreditación bajo los términos establecidos en el nuevo Esquema FSSC 22000 subversión 5.1. PLAN DE TRANSICIÓN Con base en los requisitos del ECA-MC-P33 V01 y los requisitos descritos en el documento Requirements V5.1 upgrade process, la Secretaría de Acreditación de Organismos de Certificación y Organismos Validadores/Verificadores, ha realizado el análisis sobre las necesidades de preparación, la planificación de los tiempos requeridos en cada etapa del proceso de transición, para lo cual se han establecido las siguientes etapas y plazos: ECA Etapa 1. Actualización del Esquema de Acreditación de OCSG para el Esquema FSSC 22000 a versión 5.1 Fechas Febrero 2021 2. Capacitar comprobar los conocimientos de los evaluadores ECA y miembros de los órganos tomadores de decisión Febrero 2021 Actividades • Modificación del ECA-MC-P13-F32 Informe evaluación OCSG V06. • Modificación del ECA-MC-P11-F01 Informe de Testificación para OCSG V14. • Documentos a utilizar para la modificación: documentos de referencia con los requisitos de la subversión 5.1, requisitos de auditorías remotas y evaluaciones durante el COVID-19. • Compartir, a evaluadores y miembros de Comisión de Acreditación, el video de la Fundación donde se explican los principales cambios y subversión 5.1 donde se resaltan los cambios realizados, se guarda como evidencia el correo donde se comparte la información y se archiva en el expediente. • Elaborar una prueba en Google Forms para comprobar que se han internalizado los cambios en la versión. • El formulario de Google Forms se aplica a cada evaluador de manera obligatoria, a los miembros de Comisión de Acreditación y/o Grupos de trabajo, se les puede aplicar de manera voluntaria, en ambos casos, la prueba es archivada en el expediente de cada colaborador como evidencia. Este documento se distribuye como COPIA NO CONTROLADA, favor confirmar su vigencia en www.eca.or.cr antes de hacer uso de esta versión, por si ha sido modificada. Código N : ECA-MC-PT17 PLAN DE TRANSICISIÓN AL ESQUEMA FSSC 22000 subversión 5.1 3. Evaluación de los requisitos de la subversión 5.1 4. Comunicación con Fundación y Registros la En el siguiente proceso de evaluación correspondiente al ciclo de acreditación Cuando se requiera Fecha de entrada en vigencia: 2021.02.25 Páginas: 3 de 8 Versión: 01 • Se evaluarán los nuevos requisitos del esquema de manera documental y testificada (si aplica, según el alcance) en la siguiente evaluación programada para el OCSG donde se verificará lo indicado por el OCSG en la autodeclaración. • El ECA solo se comunicará con la Fundación en caso de que el OCSG no se presente la documentación indicada en este plan para el plazo límite de 1 marzo 2021, o si hay hallazgos sobre la información presentada. • El ECA no modificará el certificado de acreditación a la nueva subversión 5.1 como producto de esta transición. • En caso de que el OCSG tenga una evaluación de seguimiento positiva, se hará la anotación en el certificado de que mantiene la versión 5 y ha implementado 5.1. OCP acreditados e iniciales Etapa Fechas 1. Comunicación clientes con sus 2. Realización autoevaluación cumplimiento de una de 3. Emisión de una autodeclaración de cumplimiento dirigida al ECA Observaciones Desde el 15 de diciembre 2020 hasta el 15 de enero 2021 Enero 2021 hasta 15 de febrero 2021 • El OCSG debe comunicar a sus clientes certificados sobre el proceso de transición, y lo respectivo en la Parte 4, apartado 2.2.1 del esquema. • El OCSG debe realizar los cambios necesarios en su sistema y calificación de auditores con el fin de dar cumplimiento a la subversión 5.1. • El OCSG debe realizar una autoevaluación sobre el estado de implementación de estos cambios y el cumplimiento de la subversión 5.1. Hasta el 15 febrero 2021 • Con base en los resultados de la autoevaluación el OCSG debe emitir una autodeclaración de cumplimiento de la subversión 5.1. • La autodeclaración debe contener como mínimo: • Declaración de compromiso de la administración confirmando que el OCSG está listo para cumplir con los requisitos del Esquema FSSC 22000 V5.1 y que los cumple, sobre la base de una autoevaluación interna. La autoevaluación de apoyo se presentará al ECA junto con la autodeclaración. • Confirmación de que los procedimientos y el sistema del organismo de certificación han sido revisados y actualizados, incluidos los Este documento se distribuye como COPIA NO CONTROLADA, favor confirmar su vigencia en www.eca.or.cr antes de hacer uso de esta versión, por si ha sido modificada. Código N : ECA-MC-PT17 PLAN DE TRANSICISIÓN AL ESQUEMA FSSC 22000 subversión 5.1 Fecha de entrada en vigencia: 2021.02.25 Páginas: 4 de 8 Versión: 01 requisitos del proceso de actualización y la confirmación del compromiso de la alta dirección. • Confirmación de que se ha establecido un plan de capacitación para todos los auditores del organismo de certificación y todo el personal que participa en el proceso de certificación sobre los cambios en la subversión 5.1. Toda la capacitación se completará antes del 1 de abril de 2021 y antes de llevar a cabo cualquier actividad de auditoría con la V5.1. • Dentro de la información de la autodeclaración se debe identificar la siguiente información: • Esquema FSSC 22000 V5.1 y requisitos del proceso de transición (evidencia de su inclusión en SG). • Evidencia de comunicación a las organizaciones certificadas sobre el Esquema FSSC 22000 V5.1 • Plan de capacitación para todo el personal del OCSG que participa en el proceso de certificación y los auditores del FSSC 22000. 4. Licenciamiento con la Fundación 5 5.1 5.2 5.3 2022-2023 • El OCSG debe subir al portal los certificados emitidos a las organizaciones certificadas. • El OCSG debe cumplir con una cuota de 35 certificados subidos al portal para 31 de marzo del 2022. • El OCSG debe cumplir con una cuota de 50 certificados subidos al portal para el 31 de marzo del 2023. • En caso de no cumplir con las cuotas establecidas, el OCSG perderá el licenciamiento con FSSC. APLICACIÓN DEL PLAN DE TRANSICIÓN El objetivo del proceso de transición es asegurar y confirmar que el OCSG cuenta con la competencia necesaria para cumplir con los nuevos requisitos del esquema, para ello el ECA confirmará mediante la revisión de la documentación solicitada (informe de autorevisión, autodeclaración, plan de capacitación, compromiso por la alta dirección, etc.) y posteriormente, realizará una evaluación completa de sistemas de gestión donde ya integren los nuevos requisitos de la subversión 5.1, según lo programado dentro de su ciclo de acreditación. Es importante destacar, que, al tratarse de una subversión, la Fundación ha indicado que no es necesario realizar una evaluación extraordinaria o evaluación documental para la transición del OCSG (solo verificar la información solicitado por el organismo de acreditación), ni debe realizar un cambio el certificado de acreditación. Sin embargo, sí se debe confirmar la competencia del OCSG y cumplimiento del esquema durante la siguiente evaluación programada para el OCSG. Por esta razón, no hay proceso de toma de decisión asociado a la transición del esquema. Este documento se distribuye como COPIA NO CONTROLADA, favor confirmar su vigencia en www.eca.or.cr antes de hacer uso de esta versión, por si ha sido modificada. Código N : ECA-MC-PT17 PLAN DE TRANSICISIÓN AL ESQUEMA FSSC 22000 subversión 5.1 5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3 6 Fecha de entrada en vigencia: 2021.02.25 Proceso de transición para los OEC acreditados o en proceso: El OCSG debe cumplir con los requisitos establecidos en el documento Requirements V5.1 upgrade process”. El OCSG debe realizar una autoevaluación y emitir una autodeclaración de cumplimiento del proceso de transición y esquema en subversión 5.1, el cual debe entregar al ECA, según los requisitos dispuestos en este documento. El OCSG no será sujeto a una evaluación extraordinaria, proceso de toma de decisión, ni se realizarán cambios a su certificado de acreditación si este ya fue emitido, en caso de ser la primera edición, puede ir con la indicación de que es bajo la nueva subversión si en la evaluación inicial se llevó a cabo el proceso de evaluación completo bajo esta nueva versión. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Motivo: Elaboración del procedimiento Refiérase a la solicitud de elaboración o modificación del documento número 2021-013. Inclusión de la transición del Esquema de certificación FSSC 22000 subversión 5.1. Elaboración del documento, haciendo referencia al Esquema FSSC 22000 versión 5.1, estableciendo nuevas fechas para la ejecución de actividades y entregables asociados al proceso de transición para ECA y los OEC. Este documento se distribuye como COPIA NO CONTROLADA, favor confirmar su vigencia en www.eca.or.cr antes de hacer uso de esta versión, por si ha sido modificada. Páginas: 5 de 8 Versión: 01 Código N : ECA-MC-PT17 PLAN DE TRANSICISIÓN AL ESQUEMA FSSC 22000 subversión 5.1 Fecha de entrada en vigencia: 2021.02.25 ANEXO I. LISTA DE CHEQUEO PARA ECA SOBRE DOCUMENTACIÓN RECIBIDA 1 INFORMACIÓN DEL OCSG Nombre del OCSG: Expediente No.: 2 TIPO DE EVALUACIÓN Inicial Seguimiento Reevaluación Extraordinaria Revisión de documentación de subversión 3 EQUIPO EVALUADOR ECA ASIGNADO A LA REVISIÓN Nombre Calidad en el Equipo Evaluador Evaluador líder Experto técnico 4 INFORMACIÓN DE LA REVISIÓN Fecha de entrega de documentación Quién recibe la documentación Fecha de revisión y horario ¿La información es completa? Sí: No: ¿Es necesario que el OEC envié más Sí: No: información? Indicar cual: Este documento se distribuye como COPIA NO CONTROLADA, favor confirmar su vigencia en www.eca.or.cr antes de hacer uso de esta versión, por si ha sido modificada. Páginas: 6 de 8 Versión: 01 Código N : ECA-MC-PT17 PLAN DE TRANSICISIÓN AL ESQUEMA FSSC 22000 subversión 5.1 Fecha de entrada en vigencia: 2021.02.25 Fecha de recepción de información adicional Quién recibe información adicional Fecha de revisión y horario ¿La información es completa? 5 Sí: No: DOCUMENTOS ADJUNTOS A LISTA DE CHEQUEO Informe de autorevisión del OEC Autodeclaración Compromiso de la alta dirección Plan de capacitación Otros: 6 REVISIÓN DE LA INFORMACIÓN ENVIADA POR EL OEC Requisito del Plan de transición Evidencia de comunicación con los Evidencia analizada Comentarios/Observaciones clientes Informe de autorevisión Autodeclaración Compromiso de la alta dirección Plan de capacitación para auditores Este documento se distribuye como COPIA NO CONTROLADA, favor confirmar su vigencia en www.eca.or.cr antes de hacer uso de esta versión, por si ha sido modificada. Páginas: 7 de 8 Versión: 01 Código N : ECA-MC-PT17 PLAN DE TRANSICISIÓN AL ESQUEMA FSSC 22000 subversión 5.1 Fecha de entrada en vigencia: 2021.02.25 Plan de capacitación para personal elacionado al proceso de certificación Evidencia de la implementación de a subversión 5.1 en el sistema de gestión 7 RESULTADO DE LA REVISIÓN ¿Se encuentra conforme, al OCSG, con los requisitos de transición a la subversión 5.1 del esquema FSSC 22000? Sí No ELABORADO POR: Firma del Evaluador Este documento se distribuye como COPIA NO CONTROLADA, favor confirmar su vigencia en www.eca.or.cr antes de hacer uso de esta versión, por si ha sido modificada. Páginas: 8 de 8 Versión: 01
