Gestion-de-Adquisiciones

PROJECT MANAGEMENT
DIPLOMADO
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GESTIÓN DE ADQUISICIONES
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INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES
En los proyectos, es preciso que la organización ejecutante cuente con proveedores que le puedan brindar un
óptimo respaldo, seriedad, garantía y cumplimiento sobre todos los bienes y servicios que requiera. En este sentido,
la gestión de adquisiciones permite planificar, realizar, administrar y cerrar todo el proceso de compras, de tal manera
que se alcancen los objetivos del proyecto, se cumpla con el cronograma, se mantengan los lineamientos
presupuestarios y se garantice la calidad del producto.
La gestión de adquisiciones tiene como finalidad brindar a la organización, al gerente del proyecto o al
departamento encargado las herramientas que permitan tomar decisiones sobre la adquisición de insumos, la
logística o la subcontratación de labores. Para ello se involucran cuatro procesos:
Planificación.
Realización
Administración
Cierre de las
adquisiciones.
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Las funciones de todo lo relacionado con las adquisiciones corresponden generalmente al departamento llamado:
“Compras” o
“Procura”
Esta dependencia es
diseñada para apoyar
oportunamente a todos los
departamentos que
requieran su servicio.
Por ejemplo, si se tiene el proyecto de hacer un oleoducto, el departamento de ingeniería realiza todo lo relacionado con los
cálculos de las tuberías, bombas, válvulas, etc. Esta información es remitida al departamento de compras, a partir de lo cual se
procede a localizar, convocar y evaluar a los posibles proveedores. La adjudicación, puede ser hecha de manera conjunta entre
los dos departamentos, sin embargo la responsabilidad final siempre será del departamento de compras.
Es posible que un proyecto además de requerir tuberías necesite también de la subcontratación de ciertas labores a agentes
externos. Tomar la decisión de hacer o comprar depende de un cuidadoso análisis de las fortalezas de la organización, la
capacidad, la experiencia y las posibilidades de ejecución frente a una compañía especializada en la labor requerida.
Las adquisiciones, las compras o la logística van de la mano con la suscripción de contratos entre las partes. Los contratos son
documentos con soporte legal que establece una relación vinculante entre el comprador y el proveedor. El proveedor hace el
compromiso de suministrar los bienes o servicios y el comprador a cancelar la totalidad según sea el acuerdo de pago.
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
El departamento de compras o procura tiene una influencia crítica sobre la ejecución del proyecto, por tanto es muy
importante que realice todas las actividades a su cargo de forma planificada, organizada y eficaz. Dentro de las
responsabilidades del departamento de compras podemos citar las siguientes:
Definición de
políticas y
procedimientos.
Recepción de
adquisiciones.
Listado de
proveedores.
Preparación de
términos de
referencia.
Preparación de
licitaciones e
invitaciones.
Recepción de
ofertas.
Logística de
transporte de
insumos de planta
hasta la obra.
Agilización.
Emisión de
órdenes de
compra.
Adjudicación de
contratos.
Evaluación de
ofertas.
Análisis de ofertas.
Logística de
transporte de
cargas pesadas o
voluminosas.
Declaración de
aduana y
aranceles.
Recibo de
materiales y
equipos.
Entregas
deficientes.
Inventario de la
obra.
Cuidado de los
materiales.
Verificación del
monto del pago
final.
Reclamo de los
proveedores.
Garantías.
Lista de chequeo
para el cierre de
las órdenes de
compra.
Cierre de órdenes
de compra.
Entrega de
materiales.
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Todas las actividades descritas anteriormente son el resultado de los cuatro procesos citados: planificación, realización,
administración y cierre de las adquisiciones.
El departamento de compras cumple con estos procesos a través de las siguientes etapas: planificación del producto,
términos de referencia, convocatoria, selección y adjudicación, contratación, administración del contrato y cierre del
contrato. Un resumen del desarrollo de la gestión de adquisiciones se puede observar en el siguiente diagrama:
REQUERIMIENTOS
TÉCNICOS
CIERRE DE LA
ORDEN DE
COMPRA
Lista de
proveedores
Recibo de la
obra
Condiciones de
licitación (Términos
de referencia)
Recepción de
ofertas
Análisis de
ofertas
Preparación de
pedidos
Despacho
Prueba y
aceptación
Agilización con
proveedores
Emisión de
órdenes de
compra
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PROCESOS DE LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES
Área de
conocimiento
ADQUISICIONES
Iniciación
Planificación
1.
Planificar la
gestión de
adquisiciones del
proyecto.
Ejecución
2. Efectuar las
adquisiciones.
Control
3. Controlar las
adquisiciones.
Cierre
4. Cerrar las
adquisiciones.
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PROCESOS DE LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES
1. Planificar la Gestión de las Adquisiciones:
• El proceso de documentar las decisiones de adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los
proveedores potenciales.
2.Efectuar las Adquisiciones:
• El proceso de obtener respuestas de los proveedores, seleccionarlos y adjudicarles un contrato.
3. Controlar las Adquisiciones:
• El proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos y efectuar cambios y
correcciones según corresponda.
4. Cerrar las Adquisiciones:
• El proceso de finalizar cada adquisición para el proyecto.
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1. PLANIFICAR DE LAS ADQUISICIONES
.
Entradas
1 Plan para
proyecto.
la
dirección
del
Herramientas y técnicas
2 Documentación de requisitos.
1 Análisis de hacer o comprar.
3 Registro de riesgos.
2 Juicio de expertos.
4 Recursos requeridos para las 3 Investigación de mercado.
actividades.
4 Reuniones
5 Cronograma del proyecto.
6 Estimación de costos de las
actividades.
7 Registro de interesados.
8 Factores
empresa.
ambientales
de
la
9 Activos de los procesos de la
organización.
Salidas
1 Plan de
adquisiciones.
gestión
de
las
2 Enunciados del trabajo relativo a
adquisiciones.
3 Documentos de las adquisiciones.
4 Criterios
proveedores.
de
selección
de
5 Decisiones de hacer o comprar.
6 Solicitudes de cambio.
7 Actualizaciones a los documentos
del proyecto.
 El éxito de la planificación de
adquisiciones depende de la calidad
de la información de entrada, pues a
partir de ésta se procede a aplicar
las herramientas y técnicas que
darán
como
resultado
los
procedimientos, requerimientos y los
términos de referencia.
 Todos los elementos de entrada
permiten tener una idea de los
insumos requeridos, la forma de
conseguirlos en el mercado y las
limitantes sobre la adquisición de los
mismos.
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DEL PLAN DE LAS
ADQUISICIONES
1. Análisis de hacer o tercerizar (subcontratar):
• Es una técnica de la gerencia de proyectos que permite determinar lo más ventajoso para el proyecto. Incluye una relación de los costes
directos e indirectos, el estudio de la capacidad de la organización, el cronograma y la experiencia de la compañía frente a empresas
externas especializadas en la labor requerida.
• Es posible que la organización posea los recursos, los medios y la experiencia necesarios para realizar una labor, pero al mismo tiempo estar
involucrada con otros proyectos. Esto en el futuro, puede llegar a limitar la capacidad operativa de la empresa y causar impactos negativos
sobre los objetivos. En este caso por ejemplo, la tercerización puede llegar a ser una opción viable siempre y cuando se tomen todas las
precauciones necesarias y se haga un seguimiento continuo al proveedor.
• La tercerización es más conocida como „outsourcing‟ y se ha convertido en una alternativa utilizada cada día con más frecuencia, no sólo
porque permite a la compañía ejecutante enfocarse en actividades de mayor prioridad al delegar ciertas funciones, sino que también puede
conllevar obtener mejor calidad, costos más bajos y mayor productividad en la ejecución del proyecto.
2. El juicio de expertos:
• Consiste en las opiniones recopiladas en las reuniones con consultores, proveedores, profesionales, asociaciones, compañías, industrias u
organizaciones con experiencia en proyectos similares. Esta información brinda un amplio panorama para la toma adecuada de decisiones y
al mismo tiempo permite reorientar la ejecución del proyecto hacia un entorno viable que permita el alcance de los objetivos.
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3. Resulta muy importante también pensar en el tipo de contrato que se desea tener,
•Dado que el contrato establece una relación vinculante entre un comprador y un vendedor, cada uno desde su singular punto de vista debe
controlar el riesgo que asume. En alguna forma el riesgo compartido, lo mismo que los términos y condiciones, está determinado por el tipo
de contrato.
•La mayor parte de los procesos de contratación esta ligados a tres tipos de contratos o a variaciones y combinaciones derivadas de los
mismos:
Contratos a precio fijo:
• Se establece un precio único o
definitivo para el bien o servicio. El
comprador corre el riesgo de que el
vendedor
no
satisfaga
sus
necesidades, y el vendedor corre el
riesgo de no calcular bien los costos
y que el proyecto desborde bien sus
apreciaciones.
Contrato de costos
reembolsables:
• El contratista asume los costos que
luego serán reembolsados por el
propietario
incluyendo
los
honorarios.
Contrato a precio unitario:
• El comprador paga por unidad de
servicio
(por ejemplo,
metro
cuadrado de pintura, metro cúbico
de movimiento de tierra, página
traducida), con lo que el valor total
del contrato está en función de la
magnitud de la operación.
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PRODUCTOS O SALIDAS DEL PLAN DE GESTIÓN DE
ADQUISICIONES
Procedimientos:
Describe todos los procesos necesarios desde que se elaboran los términos de referencia hasta el cierre del contrato.
En este ítem se deben coordinar todos los contratos con las actividades de ejecución, el seguimiento a los
contratistas y las responsabilidades que cada miembro de la gerencia tendrá en la administración de los outsourcing.
Términos de
referencia:
Convocatoria:
Tienen como finalidad exponer todas las requisiciones del cliente. A partir de ellos, el oferente procede a elaborar una propuesta que
busque alcanzar la satisfacción de las necesidades del interesado. Es necesario que brinden la posibilidad al proveedor de hacer
sugerencias o aportes.
Unos buenos términos de referencia deben contemplar como mínimo: el contenido de la propuesta, la descripción detallada del trabajo
a realizar, los requisitos exigidos al proveedor, el presupuesto disponible para la ejecución (de ser posible), el tipo de contrato a suscribir,
la programación y las fechas de entrega, las condiciones de pago, los criterios de evaluación, las pólizas de seguros, los permisos,
licencias y soportes necesarios.
Una vez que los términos de referencia se han elaborado, el departamento de procura o compras procede a analizar la base de datos
de proveedores calificados, con el ánimo de invitar a ofertar a todas aquellas organizaciones que tengan la capacidad de realizar la
labor. En caso de que la base de datos no brinde información sobre proveedores de ciertos bienes y servicios, es necesario que el
equipo de compras busque sus propias fuentes a través de directorios, catálogos, internet, asociaciones profesionales, etc.
En la convocatoria se debe divulgar en igualdad de condiciones la fecha y hora de cierre de la misma.
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Reuniones
preliminares
con los
oferentes:
A los proveedores, oferentes o subcontratistas que se muestran interesados en presentar una propuesta de acuerdo a la convocatoria, es muy
importante hacerles reuniones preliminares. Esto brinda a la organización ejecutante la posibilidad de tener mejores propuestas y mayor
competencia entre los interesados. Adicionalmente, permite a los proveedores resolver inquietudes específicas, conocer más a fondo las
expectativas del cliente, evaluar sus capacidades y planear los posibles cambios operativos que se puedan tener en caso de ganar la licitación.
Visitas al sitio:
Una vez que las invitaciones a ofertar han sido enviadas a los subcontratistas, como complemento a las reuniones preliminares se pueden
programar visitas al sitio.
Estas reuniones deben ser programadas luego de la publicación de la convocatoria y con tiempo suficiente antes de la fecha de cierre. Deben ser
totalmente transparentes e imparciales, dando la posibilidad de que los oferentes escuchen todas las preguntas y todas las respuestas emitidas en
la reunión. Al final de cada sesión debe quedar consignada un acta en el que se incluyan las preguntas y las respuestas dadas. En caso de que no
se pueda dar una respuesta en el momento, se debe realizar una consulta seria y notificar posteriormente a todos los subcontratistas sobre la
misma. En el acta debe quedar consignado el compromiso del comprador para dar respuesta a las inquietudes no resueltas de manera oportuna y
ecuánime.
El objetivo de las visitas radica en que los proveedores puedan evaluar mejor los requerimientos y prever cambios dentro de sus organizaciones
con el fin de satisfacer las necesidades del cliente.
El cliente debe programar las visitas de forma tal que posibilite a todos los subcontratistas asistir simultáneamente, de este modo se garantiza la
imparcialidad en la posterior adjudicación. También debe informar a los mismos si para la actividad es necesario llevar dotación, elementos de
protección personal o alguna documentación especial. Se recomienda preparar un itinerario que permita visitar todas las localizaciones de la
planta, obra u proyecto.
Se debe dejar a cargo una persona con suficiente conocimiento del tema, que sea competente y que a su vez se encargue de registrar toda la
información durante la actividad. Esta persona debe también de encargarse de elaborar el acta de la visita.
Anuncios:
Existen algunas organizaciones que exigen la publicación obligatoria de anuncios, un ejemplo de ello pueden ser el sector gubernamental y los
proyectos del sector público.
Los anuncios deben ser publicados bajo ciertos parámetros en revistas, periódicos y medios masivos de información con el fin de convocar a
diferentes proveedores de bienes o servicios.
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2. REALIZACIÓN DE LAS ADQUISICIONES
Entradas
1 Plan de gestión de las adquisiciones.
Herramientas y técnicas
2 Documentos de las adquisiciones.
1 Conferencia de oferentes.
3
Criterios
proveedores.
de
selección
4 Propuestas de los vendedores.
5 Documentos del proyecto.
6 Decisiones de hacer o comprar.
de 2
Técnicas de evaluación de
propuestas.
Salidas
3 Estimaciones independientes.
1 Vendedores seleccionados.
4 Juicio de expertos.
2 Acuerdos.
5 Publicidad.
3 Calendarios de recursos.
7 Enunciados del trabajo relativo a
adquisiciones.
6 Técnicas analíticas.
8 Activos de los procesos de la 7 Negociación de adquisiciones.
organización.
En el proceso de realización de las
adquisiciones, el departamento de
procura debe recibir las ofertas a
los
posibles
subcontratistas,
seleccionar la mejor y adjudicarla.
4 Solicitudes de cambio.
5 Actualizaciones al plan para la
dirección del proyecto.
6
Actualizaciones
a
documentos del proyecto.
los
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ITEMS REALIZACIÓN DE LAS ADQUISICIONES
1.Lista de
vendedores
calificados:
• Se trata de configurar una lista de proveedores calificados
que puedan responder con solvencia el contrato
correspondiente, teniendo en cuenta antecedentes,
experiencia y calificación.
2. Propuestas:
• Son los documentos que prepara el potencial contratista,
vendedor o proveedor en los cuales describe sus
habilidades técnicas, buena voluntad y capacidad para
proveer el producto o servicio, en términos de precios y
condiciones adicionales a la venta. Estas propuestas están
preparadas en concordancia con los requerimientos
expresados por el comprador o propietario en los
documentos del proyecto (términos de referencia).
3.Selección:
• Se refiere a la recepción de ofertas o propuestas y a la
aplicación de los criterios de evaluación establecidos y
presentados en los términos de referencia o en los pliegos
de licitación para seleccionar un proveedor. Se necesita tener
en cuenta:
El primer punto es la
verificación del cumplimiento
de
requisitos
(legales,
comerciales, financieros, etc.)
por
parte
de
los
proponentes.
El precio es un factor determinante
para un producto fácil de obtener,
pero la propuesta de menor precio
no siempre es la propuesta de
menor costo para el comprado,
pues se puede estipular tiempos de
entrega
no
oportunos,
por
ejemplo.
Las propuestas son a
menudo
separadas
en
secciones
técnicas
y
comerciales, para evaluarse
independientemente.
Múltiples fuentes pueden ser
requeridas para productos
críticos
o
de
difícil
consecución.
Una pequeña lista de proveedores
calificados
será
seleccionada
basada
en
una
propuesta
preliminar, y luego una evaluación
detallada
conducirá
a
una
adecuada
adjudicación
del
contrato.
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4. Criterios de evaluación: todas las propuestas presentadas que cumplen los requisitos básicos son sometidas a los criterios de evaluación definidos.
Los criterios de selección de proveedores o contratistas suelen incluir datos sobre las habilidades y antecedentes requeridos, sus capacidades y pericia
técnica, su solvencia financiera y el enfoque para atender el contrato. Estos criterios varían su rigurosidad dependiendo de la facilidad de obtener el
bien o servicio, por lo tanto, si el bien o servicio se puede obtener de varias fuentes ya conocidas, el criterio será el precio, pero si este no es el caso
se evalúan también los siguientes aspectos:
Amplio conocimiento de las
necesidades por atender.
Ciclo de vida del producto.
Habilidades técnicas del
vendedor para la prestación
del servicio o la producción
del bien.
Capacidad financiera del
vendedor para asegurar la
entrega completa.
5. Sistema de ponderaciones: es un método para cuantificar los datos cualitativos con el fin de minimizar los efectos de posibles prejuicios o sesgos
sobre la selección, se aplica a través de los siguientes pasos:
.
Se pondera cada uno de los
criterios de evaluación.
Se califica cada uno de los
proveedores en cada uno de
los criterios.
Se multiplica la calificación
por el valor ponderado.
Se totalizan los resultados
obtenidos para seleccionar
el proveedor ganador.
6. Sistema de selección: incluye la definición de requerimientos mínimos de desempeño (performance) para uno o más criterios de evaluación.
Se recomienda tener en cuenta para la selección de proveedores de bienes y servicios, entre otros los siguientes criterios de orden:
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7. Estimados
independientes:
• Con fines de comparar si los proponentes comprendieron bien las necesidades del producto, el grupo
de la gerencia debe hacer sus propias estimaciones de precios de bienes y servicios. Si las propuestas
de los proveedores están muy lejos de las estimaciones de la empresa y existe una diferencia notable
entre distintos proveedores puede significar que hay una inadecuada comprensión de las necesidades
de la empresa derivado seguramente de equívocos e inadecuadas interpretaciones en los “términos de
referencia”.
8. Adjudicación:
• La evaluación objetiva de las distintas propuestas conduce a la selección de la mejor,
que determina al contratista que asumirá la responsabilidad de la ejecución o la
presentación del servicio y se le adjudicará el contrato, procediendo a la negociación.
9. Negociación del
contrato:
•Incluye la clarificación y mutuo acuerdo sobre los requerimientos del contrato antes de la firma del mismo. El
alcance y el lenguaje debe reflejar todos los acuerdos obtenidos. Los aspectos cubiertos generalmente incluyen:
las responsabilidades y autoridades, lugar de la ejecución, términos y leyes aplicables, costos, precios, calidad,
fechas de entrega, mecanismos de interventoría y auditoría, informes de desempeño, procedimientos de
“agilización”, condiciones de pago, criterios y procedimientos de inspección y aceptación, garantías, sanciones e
incentivos, seguros y fianzas, procedimientos para la aprobación de contratistas subordinados, formas para
solicitarles el cambio, modos para abordar conflictos, y todo lo que a juicio de las partes contribuye a su
transparencia e inequívoca interpretación.
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3. CONTROLAR LAS ADQUISICIONES
Entradas
1 Plan para la dirección del
proyecto.
2
Documentos
adquisiciones.
de
las 1 Sistema de control de
cambios del contrato.
3 Acuerdos.
4 Solicitudes
aprobadas.
de
Herramientas y técnicas
cambio
Salidas
2 Revisiones del desempeño de 1 Información de desempeño
las adquisiciones.
del trabajo.
3 Inspecciones y auditorías.
5 Informes de desempeño del 4 Informar el desempeño.
trabajo.
5 Sistemas de pago.
6 Datos de desempeño del 6 Administración de
trabajo.
reclamaciones.
7 Sistema
registros.
de
gestión
2 Solicitudes de cambio.
3 Actualizaciones al plan para
la dirección del proyecto.
4 Actualizaciones a los
documentos del proyecto.
de 5 Actualizaciones a los activos
de los procesos de la
organización
 Este proceso hace mención a la administración del
contrato, es decir, busca garantizar que las partes
involucradas cumplan con el mismo. La
connotación legal del contrato hace que el equipo
del proyecto esté consciente de las implicaciones
presentes en las actividades del proyecto mientras
que dure la administración.
 La administración de las adquisiciones va de la
mano con la administración financiera, ya que
dentro del contrato han de quedar definidas las
condiciones de pago de acuerdo con los tiempos
de entrega y ejecución
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DEL CONTROLAR LAS
ADQUISICIONES
La administración de las adquisiciones va de la mano con la administración financiera, ya que dentro del contrato han de quedar definidas las condiciones de pago de
acuerdo con los tiempos de entrega y ejecución. Para alcanzar una óptima administración de las adquisiciones es necesario tener en cuenta las siguientes herramientas:
Resultados del trabajo:
•Permite identificar los objetivos que han sido alcanzados completamente, comparar los estándares de calidad planteados con el producto
final y tener un desglose detallado de los costos entre otros. La información recopilada debe ser registrada en actas y en las bitácoras del
proyecto.
Cambios requeridos:
•Contempla todas las modificaciones que necesite el contrato y los anexos también conocidos como “otro sí”. Los cambios requeridos
también incluyen la decisión de terminación del contrato por insatisfacciones, incumplimiento de términos o común acuerdo entre las
partes.
Facturas de los vendedores:
•Es necesario que el cliente emita facturas al subcontratista de todos los trabajos realizados en el proyecto en la medida que el mismo
avanza. Este soporte es fundamental para la contabilidad y el control presupuestal del proveedor.
Sistema de control de cambios al contrato:
•Define los parámetros que conllevan a realizar cambios en el contrato. Este sistema debe quedar aprobado en consenso por el equipo
del proyecto y debe establecer las responsabilidades para la autorización de los cambios respectivos.
Reporte de desempeño:
•Permite al gerente del proyecto recibir información actualizada sobre el desarrollo de las actividades por parte del subcontratista y el
alcance que el mismo está dando a los objetivos trazados.
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PRODUCTOS O SALIDAS PARA CONTROLAR LAS
ADQUISICIONES
Comunicaciones escritas y documentadas:
• Es muy importante documentar todas las solicitudes hechas al proveedor, ya sean verbales, escritas o por medio de reuniones. Del mismo modo
deben quedar registros de todos los comunicados de insatisfacción, desempeño, sugerencias o peticiones.
Cambios al contrato:
• Los cambios aprobados al proyecto por parte del comité del proyecto, pueden llevar asociadas diferencias técnicas sobre los equipos, insumos,
elementos, logística o servicios. Esto puede afectar al proveedor, por tanto se hace necesario realizar cambios en el contrato de común acuerdo
entre las partes, en donde se establezca nuevamente todo lo relacionado con costos, cronograma, calidad y pagos.
Atención de reclamaciones:
• Todos los reclamos o insatisfacciones emitidas por parte del cliente deben ser realizadas de manera escrita y formal. Deben a su vez, estar
soportadas por argumentos válidos que se deriven en lo posible de las evidencias de las auditorias e interventorías.
Evaluación de desempeño al proveedor:
• En el contrato deben quedar estipuladas todas las herramientas de control, vigilancia y evaluación que la organización ejecutará sobre el contratista.
Estas herramientas son el punto de partida para dar la calificación al proveedor y de acuerdo con el puntaje obtenido se procede a realizar
incentivos, llamadas de atención, reclamos o hasta la terminación del contrato.
Pagos:
• Los pagos generalmente está sujetos a un acta de recepción en la cual se incluyen ítems relacionados con la calidad, cantidad, condiciones, servicios
y resultados.
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5. CERRAR LAS ADQUISICIONES
Entradas
1 Plan para la dirección
del proyecto.
2 Documentos
adquisiciones
de
Herramientas y técnicas
las 1 Auditorías de la
adquisición.
2 Negociación de
adquisiciones.
3 Sistema de gestión de
registros.
Salidas
1 Adquisiciones cerradas.
2 Actualizaciones a los
activos de los procesos de
la organización.
En este proceso el cliente certifica al
proveedor por medio de un acta escrita
la conformidad de los bienes o servicios
adquiridos. En este documento se
declara la terminación oficial del
contrato y se invita al subcontratista
para la liquidación.
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PRODUCTOS O SALIDAS PARA CERRAR LAS
ADQUISICIONES
Archivo
de
documentación
contrato.
la
del
•Esta documentación incluye:
reportes, constancias emitidas
en las distintas etapas del
proyecto, tales como cambios
en
el
contrato,
documentación del desarrollo
técnico del vendedor, reportes
de desempeño del proveedor,
documentos financieros cómo
facturas y registros de pago, y
los resultados de cualquier
inspección relacionada con el
contrato.
Registro de la auditoría
del producto:
• Es
una
revisión
estructurada
de
los
procesos de obtención
desde la planeación de la
solicitud
hasta
la
administración
del
contrato.
• El objetivo de esta
auditoría es identificar
aciertos y fallas que
permitan
apropiar
experiencias
en
la
administración
de
contratos para futuros
proyectos.
Lecciones aprendidas:
• Con
el
fin
de
aprovecharlas
en
proyectos futuros se debe
documentar un catálogo
amplio de las experiencias
positivas o traumáticas y
las
recomendaciones
derivadas del proceso de
compra o adquisiciones.
Archivo del contrato:
• Un conjunto completo de
registros indexados deben
ser
preparados
para
incluirlos en el informe
final y para archivarlos en
forma tal que se garantice
su consulta expedita.
Aceptación formal de
cierre:
• La organización o la
persona encargada de la
administración
del
contrato debe entregar al
proveedor un documento
formal (acta) en que
notifica la recepción de la
obra o trabajo, o los
productos o servicios,
según sea el caso, a
satisfacción.
• Los requerimientos para
una aceptación formal y
cierre son usualmente
definidos en el contrato.
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