Guatemala 03 de septiembre de 2,021 Cartas Propósito Informar o persuadir a los destinatarios. Manifestar intereses o motivaciones. Presentar o recomendar personas. Dar respuesta a una comunicación recibida. Reiterar o corregir información. Hacer reclamos o requerimientos. Convocar o confirmar eventos. Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias. Solicitar o remitir documentos, objetos e información. Ofrecer servicios. Declinar propuestas y ofertas. Tipos Organizacionales: Se producen en el desarrollo de las actividades de una organización, institución o entidad. En esta categoría se encuentran todas las cartas que un estudiante envía o recibe como parte de sus actividades universitarias. Oficiales: Circula en el contexto de las oficinas públicas y las instituciones estatales. Comerciales: Se remiten entre las empresas y sus proveedores o clientes (solo aplicables entre empresas). Personales: Se producen entre quienes ya se conocen y por lo general admiten un lenguaje más cercano e informal (informal). Formal: Se redactan en lenguaje formal ya que la carta va dirigida a una persona de jerarquía o a la cual no conoce y su intención es comunicar un acontecimiento o hacer algún tipo de pedido, son requisitos de la misma la claridad y la precisión; pueden redactarse de dos formas: en primera persona y en tercera persona, en primera persona se caracteriza por estar redactada en singular o plural, en la tercera persona se caracteriza por estar redactada en tercera persona del singular o plural. De Presentación: La tarjeta de visita o que presentas a una empresa y que dará la primera impresión acerca de ti por lo que debe transmitir una imagen favorable y positiva, se dividen en tres tipos: auto candidatura, contestando un anuncio, típicas. Carta Formal: Debe llevar la siguiente estructura: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Fecha Encabezado Saludo Introducción Cuerpo Despedida Firma Ejemplo: Fecha: San Juan, 20 de octubre de 2,008 Sir. Francisco Torres G. Encabezado Director Escuela Muñoz Rivera PRESENTE Saludo: Estimado Director: Introducción: Me dirijo a usted en mi calidad de representante del octavo grado, con el fin de solicitar autorización para realizar la tradicional despedida navideña que llevan a cabo los octavos a fin de año. En esta oportunidad la ceremonia será el sábado 15 de diciembre, a las 2:00 pm, en la sala del comedor de nuestra escuela. Cuerpo: Como todos los años, los cursos se han divido en comisiones que estarán a cargo de los distintos aspectos de la despedida, como son la música, el orden de las sillas, el espectáculo y otros, por lo cual podemos confiar en que todo saldrá de la mejor manera. Despedida: Esperando contar con su autorización y apoyo, se despide Atentamente Emanuel García Presidente del Octavo grado Firma Fecha: Es lo primero que se escribe, y puede ir en el margen derecho o en el izquierdo junto a la fecha se escribe también el lugar desde donde se envía la carta. No es necesario incluir el nombre del día de la semana. Encabezado: Va luego de la fecha. Se debe escribir el nombre de la persona a la que va dirigida y bajo el nombre el cargo que la persona ocupa o alguna otra referencia. Es convencional, aunque no obligatorio que el encabezado concluya con la palabra “Presente”. Saludo: debe saludar al destinatario de manera cortés pero siempre manteniendo el lenguaje formal. Introducción: corresponde al primer párrafo de la carta que debe contener la información que permite entender el resto. Cuerpo: Es el desarrollo de la carta un número indeterminado de párrafos en los que se expone aquello que motiva la escritura. Normalmente una carta formal no debe ser muy extensa, pero es conveniente que entregue toda la información necesaria y que este bien redactada. En este sentido no hay que caer en el error de que la carta debe ser breve. Despedida: pequeño párrafo que va al finalizar la carta en el cual se sintetiza brevemente la idea principal de la misma y se cierra la comunicación con alguna palabra breve y amable. Firma: Al final de la carta el emisor debe individualizarse con su nombre y cualquier otra información que sea relevante según la ocasión. Para mandar una carta a un diario por ejemplo se suele poner además del nombre el número de carné de identidad. Despedidas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Atentamente Sinceramente Con cariño Besos y abrazos Te mando un abrazo Saludos Te cuidas Que te vaya bien Se despide de ti Sin más que contarte Hasta luego Hasta pronto Hasta la próxima Nos estamos escribiendo Esperando con ansiedad noticias suyas Frases para comenzar el cuerpo: 1. Fue un placer conocerte 2. Como estas 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Que hay de nuevo Espero que te encuentres bien de salud Espero que todo te esté yendo bien Desde aquí te escribo para saludarte Resulta y sucede que… De hecho… Últimamente Referencias de saludos: 1. 2. 3. 4. 5. Saludo Querido Paco Mi querido amigo Apreciado José Hola amigo El tono, estilo y precisión de las cartas: Es sumamente importante tener buena ortografía en una comunicación escrita, pues hay tiempo para pensar, planificar y hacer borradores. Los errores hacen mala impresión reflejan el descuido o simplemente ignorancia por parte del autor y a veces la falta de respeto para el mensaje o para el recipiente de la carta. El respeto es un tema central en la cultura latina y no puede faltar en cualquier tipo de comunicación ya sea oral o por escrito. Los hispanohablantes tienen conceptos diferentes del respeto lo que al estadounidense le parece respetuoso al latino le puede parecer abrupto entonces cualquier comunicación en español debe incluir frases de respeto y muchos detalles. La selección apropiada de palabras: Es importante porque respetan el nivel de cercanía y cariño que hay entre el escritor y el recipiente de la carta, el vocabulario entonces afecta el tono de su carta, el tono de una carta informal debe ser como el tono de voz que se utiliza en una conversación relajada y generalmente optimista. Carta Informal: Ejemplo: El 4 de mayo de 2008 Cypress, California Querido amigo: ¡Hola! ¿Cómo estás? ¿Cómo está tu familia? Por aquí todos están bien. Estoy muy contento de que vengas unos días a california para visitarme. Espero que podamos ir a muchos lugares juntos, pues hay muchos lugares para conocer aquí. Sé que a ti te encantan mucho las playas, así que cuando vengas vamos a visitar un lugar que se llama surf city USA tiene muchas competencias de surfeo y de bol and boll. Te recomiendo que empaques el traje de baño y la loción protectora en la maleta porque dudo que estés acostumbrado a los rayos de sol fuertes aquí es muy distinto a Wisconsin. Amigo prepárate para pasarlo muy bien. ¡Ojalá nos divirtamos mucho! Bueno te cuidas mucho y nos vemos dentro de pocos días. Saluda a tu familia de mi parte, ¡hasta pronto! Que tengas un buen viaje. Como siempre Paco. Fecha: Día, mes y año. Dirección: La ciudad y el estado desde donde se escribe o el sitio. Saludo: una frase para mostrar a quien va dirigida la carta. Texto o Cuerpo: Varia en su contenido y largor dentro de cada párrafo hay una estructura o temas centrales que controlan su contenido, pero en una organización tan rígida como en un reporte o en un análisis literario. Carta Comercial u Organizacional Es una herramienta de comunicación entre la empresa y sus clientes o clientes potenciales, proveedores, entidades u organismos públicos, así como cualquier persona con la que la empresa necesite ponerse en contacto, las cartas comerciales se emplean para: 1. Informar sobre los productos o servicios de la empresa. 2. Informar sobre promociones (carta publicitaria) 3. Confirmar pedidos y consultas. 4. Enviar facturas. 5. Enviar comprobantes. 6. Enviar lista de precios y formularios de pedidos. Categorías excluidas de las cartas comerciales 1. Correspondencia interna entre sucursales o filiales de la misma empresa. 2. Comunicaciones escritas a un grupo indeterminado de destinatarios o a destinatarios determinados por las características del grupo, por ejemplo: Correo directo o material publicitario 3. Avisos escritos que se crean utilizando formularios como parte de una relación comercial existente, por ejemplo: notas de entrega, avisos de entrega o avisos de recibido. Información que debe contener la carta comercial: Dado que las cartas comerciales se utilizan para establecer contacto los documentos que las integran deben contener toda la información estándar que ha demostrado su valor en el contexto de la comunicación comercial. La información incluye: 1. Membrete: Lugar y fecha de redacción 2. Información relevante de la empresa que envía la carta (nombre, dirección, número de teléfono, fax y correo electrónico. Estructura: 1. Márgenes: Se escribe a tamaño A4 en formato vertical, margen superior 45mm margen inferior al menos 25mm, margen izquierdo 25 mm, margen derecho 20mm 2. Fuente: no hay una fuente estándar para las cartas comerciales, los empresarios tienen total libertad para elegir la fuente que más les convenga, pero conviene orientarse por fuentes estándar aprobadas como: Times New Román, Bética, o arial. Son fuentes fáciles de leer con proporciones equilibradas para las cartas. 3. Tamaño de fuente: 11 o 12, para documentos con cuerpos de texto grande 11, para cartas con textos cortos 12. Este valor se basa en la suposición que se utiliza en la fuente estándar, si la empresa utiliza una fuente exótica como parte de su diseño entonces debe ajustar el tamaño de la fuente en consecuencia. 4. Membrete: (campo de dirección y bloque de información.) la parte superior del membrete corresponde al borde superior del documento a partir del borde de la página dispone de 4.5 cm del diseño, puede colocar elementos gráficos como logotipos o eslogan. Bloque de información o línea de carácter de referencia: 1. 2. 3. 4. Número de referencia y fecha del mensaje del destinatario Numero de referencia y fecha del mensaje del emisor Teléfono y nombre Fecha Cuerpo del texto y formula de cortesía El saludo y el cuerpo del texto se colocan a una distancia de 2.5 cm del margen izquierdo de la página, y se justifica a la izquierda. El saludo de la carta comercial se separa por medio de dos líneas en blando del asunto de la carta, termina con dos puntos y está separado por medio del texto con un ejemplo en blanco “Estimado señor”, “Muy señores míos”, “estimado cliente” Frases de despedidas: Aparecen separadas del cuerpo del texto por una línea en blanco. Si el nombre de la empresa sigue a la firma han de separarse por medio de otra línea en blanco. Luego han de seguir 3 líneas en blanco para firmar el remitente 1. “atentamente” 2. “mis mejores deseos” 3. “esperando su pronta respuesta” Anexos: Haz una lista nombrando cada archivo en una línea separada. 1. Mensaje corto y conciso. 2. Saludo personal. 3. Posdata. Lo que no se debe hacer: 1. Frases y formulaciones obsoletas 2. Errores ortográficos 3. Redacción negativa 4. Formulación de soluciones 5. Construcciones pasivas 6. Frases encadenadas Cartas Oficiales (Documentos oficiales): La efectividad de un reporte técnico depende primordialmente de su planeación cuidadosa para confrontar todas las condiciones que encontrara para ser útil, representa el primer contacto con el lector, señala el tema y el carácter del reporte. En ella debe aparecer el titulo claro y conciso que represente cabalmente el contenido del escrito, la organización o dependencia que lo patrocina o autoriza, nombre del autor y la fecha. 1. Prólogo o advertencia del autor: tiene por objeto situar al escrito técnico dentro del plan de dependencia u organización que se trate y acentuar la importancia del trabajo dentro de ese plan o programa. 2. Oficio de remisión: Se emplea en escritos técnicos formales y permite dar a conocer las circunstancias que mediaron para la autorización del escrito técnico (de que se trata). 3. El extracto: hace una exposición total de la esencia del reporte que servirá para proporcionar al lector la idea original y las conclusiones o recomendaciones hechas. Se limitará de ser posible a un simple párrafo. 4. Índice o contenido: esta parte dará al lector rápidamente idea del objeto del reporte y su forma estructural, deberá asentar claramente la relación entre las ideas secundarias. 5. Introducción: La introducción dará al lector su primer contacto con el objetivo del informe y lo prepara para darle idea del contenido total, corresponde a una unidad completa en sí misma. Proporciona a una descripción general del tema; indica el propósito, en términos generales, el plan de trabajo, las proporciones y las recomendaciones en termino general según sea el carácter del escrito. 6. Cuerpo del reporte: esta parte estructural consta de tres secciones las cuales deben quedar bien delineadas. a. Sección preliminar: tiene por objeto alinear a la introducción pues presentara en forma amplia al objetivo (el método seguido, los resultados obtenidos y las conclusiones). b. Texto propiamente: deberá cumplir todo lo prometido en la introducción y contendrá en forma competitiva el carácter de la investigación los procedimientos seguidos, los resultados obtenidos y su análisis. Será complementario el texto con cuadros, diagramas, graficas, planos, entre otros ya sea intercalados en el texto o al final del mismo en forma ordenada. c. Sección final: tiene por objeto separar los puntos esenciales de la masa de detalles del cuerpo del reporte. En ellas deberá quedar resaltadas las conclusiones y recomendaciones hechas e indicara si el propósito anunciado en la introducción ha sido alcanzado. d. Referencias bibliográficas: la bibliografía es la relación de libros que el escritor a utilizado en la confección de su trabajo y en las referencias bibliográficas corresponden no solamente a las citas del libro que el autor hace sino a las publicaciones expedientes para documentarse, además dan oportunidad al lector para consultar las fuentes originales del trabajo. e. Ilustraciones: corresponden en forma ordenada a la ilustración de tablas, graficas, cuadros, fotografías, planos, entre otros. f. Apéndice: tiene por objetivo aliviar el texto del exceso de material que lo hace confuso tal como el que corresponde a tablas, anexos, cálculos y cualquier otro que el escritor quiera usar para confirmar la bondad de los resultados obtenidos, el apéndice generalmente se coloca en la parte final del escrito. Informes Es un texto que se puede escribir con fines científicos, técnico y comerciales con el fin de comunicar informaciones relevantes dirigir y tomar decisiones Se utiliza principalmente para presentar resultados obtenidos o análisis relevantes verificados por el realizador de dicho informe. Además, en ocasiones puede contener soluciones propuestas a los problemas, métodos, etapas y procesos mediante los cuales hemos obtenido los datos para encontrar esa solución o recomendaciones para lograrlo. Características: El elaborado principalmente es para informar por lo que debe ser escrito con una estructura enunciativa y aunque también compone datos para transmitir los resultados el autor produce una interpretación a partir de estos que detalla en la conclusión. Es importante que el autor realice una fundamentación argumentativa firme que sustente sus afirmaciones conclusivas, también a sus recomendaciones y que queden demostradas con el análisis de los datos estadísticos presentados. 7. Es el resultado de un requerimiento o solicitud de un superior o cliente. Está dirigido a una persona o grupo de personas que poseen la obligación de leerlo y evaluarlo. 8. Se realiza con el fin de ser la base especifica que aporta información relevante a la hora de tomar decisiones. 9. Generalmente contiene tablas, cuadros, gráficos estadísticos y otras formas para la clasificación organización y presentación de los datos. Tipos de Informes: Existen principalmente tres informes: Expositivo: Se enfoca en narrar los hechos o secuencia de acontecimientos, pero sin análisis ni interpretaciones personales. Por lo tanto, tampoco contiene conclusiones. Se especializa además por contener antecedentes sobre el hecho que aportan a entender el porqué de su suceso. Es más bien una presentación objetiva de los hechos. Interpretativo: especializado en el análisis y la interpretación de los hechos usualmente se utiliza para evaluar la implementación y resultados acerca de técnicas o procedimientos innovadores implementados sirven para evaluar la vialidad de sus nuevas implementaciones. Demostrativo: El cual se predomina en el ámbito científico. Se enfoca en presentar tesis realizadas por el autor del informe se describe cada uno de los pasos realizados y las conclusiones acerca de los resultados obtenidos. Son realizados a partir de una investigación exhaustiva de los hechos. Partes: La estructura general de los informes consiste en 3 partes fundamentales: Introducción: sirve de presentación y donde aparecen detallados cuales son los objetivos deseados por los cuales se realiza el informe. Desarrollo: Se presentan los procedimientos y la metodología para lograr dichos objetivos planteados. Conclusión: Se presentan los resultados obtenidos la presentación de datos y su enlace con los objetivos. Etapas de Confección: Se pueden distinguir distintas etapas para la realización de los informes: El inicio se da con la determinación de cuál es la información que se necesita como base fundamental del informe. Luego, se da la definición de las distintas actividades que se van a llevar a cabo, aquí se determinan cuáles van a ser las fuentes de información viables la evaluación de los recursos materiales con los cuales se cuenta y la administración de los recursos humanos. En tercer lugar, se da la etapa de recolección de datos y la obtención de información necesaria. En cuarto lugar, se realiza el análisis de los datos su selección y descarte de datos que no sirve a la cuestión, su organización y comparación (le prosigue su evaluación y verificación). En quinto lugar, está la síntesis como producto del análisis, aquí se busca consolidar los resultados e integrarlos según la temática seleccionada en esta etapa también se realizan los tintos gráficos que representan los resultados obtenidos. Por último, se da la realización y elaboración de anexos. Manuscritos. Tipo de Letra La letra en el papel debe ser oscura y fácil de leer. En textos se recomienda la fuente (Times Román o Courier) tamaño 12. Existen u a función para un carácter especial se recomienda para utilizarlo para caracteres especiales y evitar confusiones, por ejemplo: Hay que tener cuidado con las teclas 1-1 y o-0 Doble Espacio. Siempre debe utilizar interlineado doble se debe dejar un margen de 2.74cm la longitud de línea debe ser, como máximo 16.51cm y cada página no debe obtener más de 27 líneas de texto en general se debe ajustar el texto a la izquierda. Orden de las Paginas 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Titulo con Encabezado Resumen. Texto Referencias Anexos Notas del Autor Notas al pie de Pagina Tablas Leyendas de las figuras Títulos Para la mayoría de los artículos es suficiente con 3 o 4 artículos: a. 1. 2. 3. 3 Niveles Centrado, Mayúscula la primera letra de cada palabra. Cursiva y mayúscula la Primera letra de cada palabra. Con Sangría minúscula, cursiva y punto al final. b. Cuatro Niveles: 1. Centrado, mayúscula la primera letra de cada Palabra. 2. Centrado, cursiva mayúscula la primera letra de cada palabra 3. Cursiva y Mayúscula la primera letra de cada palabra 4. Con Sangría Con Cursiva, minúscula y punto al Final. 5. Cuando haya 2 niveles se utiliza el Punto y 1 y 3 de los 4 niveles del título. Para 5 niveles se introduce mayúsculas en los primeros de los 4 Niveles. Puntuación. Se utilizan espacios después de las comas, los puntos, dos puntos, Punto y Coma y Después de los signos de puntuación al final de las frases también se utilizan los Espacios después de los puntos de las iniciales de los nombres Personales sin embargo no se utilizan espacios después de los puntos en las abreviaturas. Guiones, Rayas y signo – a. No se usa espacio entre los guiones. b. Se utilizan 2 guiones para resaltar un elemento de la frase Principal. c. Se pone un guion simple para separar palabras de igual peso en un adjetivo compuesto. d. El Signo menos se utiliza con un espacio antes y otro después. e. El valor negativo se pone con un signo – con un espacio delante pero sin espacio entre el signo y el número. Cita. Las citas con menos de 40 palabras van cooperadas en el texto y entre comillas las citas de más de 40 palabras se escriben en Párrafos con sangría. Si hay varios párrafos los siguientes párrafos llevan sangría respecto al nuevo margen. Para incluir Citas dentro de citas se incluyen las citas directamente con comillas y para la cita de adentro se utilizan comillas simples, para omitir material en las citas se usan 3 puntos suspensivos en las citas se utilizan los corchetes para incluir material de alguien que no es el escritor. Si un punto o una coma cierra las comillas se ponen antes de las comillas. Los dos puntos o el Punto y coma, se ponen fuera de las comillas salvo que sea parte de la cita. Instrucciones. 1. Página del Título: Encabezado Se utiliza el titulo abreviado de la publicación justificado a la izquierda en la parte superior y que no excedan los 50 caracteres. Titulo En mayúscula la primera letra de cada palabra, centrado y situado en la primera mitad superior de la página. Autores e Instituciones. Los Nombres de los autores a la que pertenecen se escriben con la primera letra de cada palabra mayúscula y centrada. La institución aparece una línea debajo del autor, si hay varios Autores de la misma institución se escribe los autores y en la siguiente línea la institución. Si hay varios autores de diferentes instituciones se ponen en líneas separadas y cada autor en su institución. Resumen texto y referencias. 1. El resumen no debe exceder las 120 palabras 2. En el texto no se separan los apartados en diferentes Paginas 3. En la referencia se suele poner la primera línea de cada referencia justificada a la izquierda y las siguientes con sangría. Anexos. Cada anexo se empieza en una página diferente la etiqueta la componen la palabra anexo y la letra del alfabeto que corresponde según su orden si los anexos incluyen tablas se enumeran las tablas dentro de un mismo anexo Notas a Pie de Página y notas del Autor. Si el articulo va tener una revisión anónima, se pone en la página al final después de las referencias o anexos. Cada párrafo se comienza con una sangría y se separa por párrafos 1.nombres del autor e instituciones actuales 2. cambios en las instituciones a las que pertenece 3. agradecimientos y circunstancias especiales 4. dirección del autor para correspondencia (se comienza la frase con “correspondencia relacionada con este articulo dirigida a:”). Títulos, notas y trazos de las tablas Solo se ponen en mayúsculas las primeras letras de las palabras principales y en cursiva el título. Si la tabla ocupa mas de una pagina se repiten los encabezados de las columnas en cada página. Toda la nota se pone al final y justificadas a la izquierda. Trazos de tablas, deben aparecer trazos horizontales que separan encabezados, cuerpo y notas. Solo se separan partes del cuerpo de la tabla cuando es absolutamente necesario. No se utilizan trazos verticales. Figuras y leyendas de las figuras Para las figuras se utiliza la palabra figura y el numero correspondiente (todo en cursiva, seguido por un punto). Debemos asegurarnos que en cada figura aparezca: a) La pagina en el encabezado y el numero en la etiqueta de la figura. b) La palabra TOP para indicar el lugar donde debe ir la figura. Debe aparecer todas las leyendas de las figuras juntas incluyendo las figuras que se van a incluir en un anexo. Debe ir centrada en la parte superior de la pagina para cada leyenda se escribe la palabra figura. Carta de presentación Debe incluir: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Detalles del articulo Petición de revisión, si es una opción de la revista y a elegido utilizarla Información sobre alguna presentación previa de los datos Información sobre otros artículos relacionados y que han sido enviados a la misma revista y otros similares Señalar algunos intereses que pudieron haber influido en la investigación Verificación de que el tratamiento de los sujetos siga los estándares éticos de las normas APA Una copia del permiso para reproducir y adaptar los derechos de autor Número de teléfono FAX, correo electrónico. Contenido del paquete enviado para la publicación 1. 2. 3. 4. Carta de presentación Articulo original Fotocopias requeridas del articulo Cartas de permiso para reproducir o adaptar el material utilizado Formularios Son instrumentos o herramientas que permiten reculectar información la cual es utilizada peude servir: 1. Para conocer los síntomas de algún paciente 2. Recolectar datos de un aumno 3. Recolectra info de un entrevistado Por lo general se trata de un documento que se estructura a partir de documentos, la sección y deseño de las preguntas o variables que componen el formulario es un paso esencial para lograr la calidad del mismo. Características de un formulario 1. 2. 3. 4. Las preguntas deben estar relacionadas con los objetivos de cada área Las preguntas son redactadas de forma sencilla Siguen una secuencia Poseen el espacio necesario para colocar la información necesaria Tipos de formularios 1. Formularios administrativos: un administrador puede realizar comparaciones entre los gastos que tuvo los gastos el año pasado y los gastos proyectados para este año (ejemplo) 2. Formulario de pedido o alquiles de servicios: ejemplo; en esta categoría se incluye los formularios de los bancos para ofrecen créditos y servicios 3. Formularios médicos: recauda información un formulario clínico 4. Formularios de acceso a organizaciones: para registrar inscripciones de los estudiantes en los distintos usos académicos 5. Formulario de búsqueda de empleo 6. Formulario de quejas o de opinión de servicio Estructura de un formulario 1. Encabezado 2. Partes centrales 3. Extremo final Instrucciones: Hacer 2 formularios en Excel Los Formularios son utilizados para establecer ingresos en una línea de producción determinada.
