Indicadores logísticos

Indicadores Logísticos
Bogotá, Cali y Medellín
12, 13 y 14 de Julio de 2011
Objetivos
Al final de este Seminario Taller, el participante será capaz de:
Identificar los diferentes tipos de indicadores aplicados a la logística de la
empresa
Reconocer la importancia del control logístico interno y externo de la empresa
como pieza fundamental de competitividad
Diseñar y/o aplicar los indicadores logísticos más apropiados de acuerdo con su
empresa
Importancia
En el mercado global de hoy la agresividad de la competencia y la velocidad del
mercado hacen preveer que todos aquellos que no esten preparados para
adaptarse ágilmente a los cambios tienen un alto riesgo de desaparecer.
El éxito empresarial de las organizaciones está basado en:
-
Alta eficiencia en la gestión de operaciones,
-
Alta eficiencia de la administración de la cadena de suministros
-
Alta capacidad de acomodamiento a las tendencias del mercado
-
Fuerte capacidad de gestión en mercadeo y ventas
Siendo así es necesario poder contar con instrumentos de medición que permitan
dimensionar el impacto de la gestión.
Premisa 1
Siempre tenemos motivos para mejorar. Los
únicos que no tienen motivos son los que ya se
retiraron de competir.
De la lista de 100 empresas más importantes de Estados Unidos en 1990, menos de
la mitad de ellas continuaban en la misma lista para el año 2000.
Forbes 2001
www.forbes.com
Premisa 2
No se puede mejorar lo que no se mide.
No sabemos lo que no sabemos.
No podemos actuar sobre lo que no sabemos.
No sabremos hasta que no investiguemos.
No investigaremos lo que no cuestionamos.
No cuestionamos lo que no medimos.
Entonces concluímos que simplemente no sabemos.
Mikel Harry
Fundador de la Academia de Seis Sigma
Premisa 3
Si queremos lograr mejoras sustanciales en
nuestros productos o procesos debemos iniciar
cuestionando nuestros paradigmas básicos.
¿Cómo queremos obtener respuestas distintas si hacemos las mismas preguntas?
¿Cómo queremos obtener resultados distintos si no modificamos nuestras operaciones?
Los cambios organizacionales se presentan cuando los líderes hacen preguntas nuevas.
“Definición de
Indicadores”
Fundamento teórico
• Actividad: Es toda acción que permite cumplir una tarea.
• Procedimiento: La unión de actividades enlazadas por un mismo objetivo y
estructuradas bajo una secuencia lógica que permiten cumplir un objetivo.
• Proceso:
La unión de Procedimientos distintos conforma un proceso
• Mapa de procesos: La unión de los diferentes procesos de todas las áreas de la
compañía graficadas permite construir el mapa de procesos de la empresa lo que
facilita la generación de controles, cambios en la secuencia lógica de los mismos,
dinamismo a los cambios y reducción de actividades innecesarias.
• Funciones: La participación de cada cargo o individuo dentro de un proceso a
través de sus diferentes actividades se denomina Función.
• Punto crítico de control: Es toda aquella actividad que siendo parte de un
proceso; su buena ejecución es fundamental para el buen desarrollo del mismo.
• Indicador: Es toda cifra que siendo fácilmente registrable se establece como
control de Uno o varios puntos críticos de un proceso. Puede estar expresada
como un valor neto, una proporción o relación. Se utilizan para facilitar el análisis y
generar una toma de decisiones con base en hechos reales, medibles y
comprobables.
Definición de Indicadores
Existen diferentes tipos de indicadores y que atienden a diferenrtes tipos de
clasificación. A continuación presentamos diferentes tipos de indicadores:
Eficiencia:
Eficacia:
Efectividad:
Productividad:
Oportunidad:
Correcta utilización de los recursos
Cumplir con los objetivos (Satisfacción del cliente)
Eficiencia + Eficacia.
Volumen de proceso (producción)
Volumen de producción en función de una unidad de
tiempo
“El adecuado uso y aplicación de estos indicadores y los programas de
productividad y mejoramiento continuo en los procesos logísticos de las
empresas, serán una base de generación de ventajas competitivas
sostenibles y por ende de su posicionamiento frente a la competencia
nacional e internacional” 1
1 TIng. Luis Aníbal Mora G., Gerente General High Logistics Ltda. “Indicadores de Gestión
Logísticos”
Definición de Indicadores
Se pueden generar indicadores de gestión (control a través de la medición de
los puntos críticos de los procesos) que correspondan a cualquiera de estos
conceptos.
Un indicador debe estar fundamentado en :





Datos fácilmente medibles,
Fidelidad entre la realidad y el indicador
Debe ser comparable en el tiempo
Debe poder ser graficable para facilitar su análisis
Un control que sea efectivo, ágil y que permita la fácil toma de decisiones
Definición de Indicadores
Eficiencia
Eficacia
 Eficiencia:
 Eficacia:
Correcta utilización de los recursos
Cumplir con los objetivos (Satisfacción del cliente)
Definición de Indicadores
Productividad
Productividad:
Volumen de proceso (producción)
Definición de Indicadores
A continuación presentamos algunos de los principales tipos de indicadores que se
emplean en las organizaciones, haciendo enfásis en aquellos relacionados con la
logística empresarial y que han sido compilados por el Ing. Luis Aníbal Mora G.,
Gerente General High Logistics Ltda., y que dueron descritos en su artículo
“Indicadores de Gestión Logísticos”.
Ejemplos de Definición de Indicadores
1- ABASTECIMIENTO
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
Número y porcentaje
de pedidos de
Calidad de los compras generadas
Pedidos
sin retraso, o sin
Generados
necesidad de
información
adicional.
Número y porcentaje
de pedidos que no
cumplen las
Entregas
especificaciones de
perfectamente
calidad y servicio
recibidas
definidas, con
desglose por
proveedor
Nivel de
cumplimiento
de
Proveedores
Consiste en calcular
el nivel de
efectividad en las
entregas de
mercancía de los
proveedores en la
bodega de producto
terminado
FÓRMULA
Productos Generados sin
Problemas x 100
Total de pedidos generados
Pedidos Rechazados x 100
Total de Órdenes de Compra
Recibidas
Pedidos Recibidos Fuera de
Tiempo x 100
Total Pedidos Recibidos
IMPACTO (COMENTARIO)
Cortes de los problemas
inherentes a la generación
errática de pedidos, como:
costo del lanzamiento de
pedidos rectificadores,
esfuerzo del personal de
compras para identificar y
resolver problemas,
incremento del costo de
mantenimiento de inventarios
y pérdida de ventas, entre
otros.
Costos de recibir pedidos sin
cumplir las especificaciones de
calidad y servicio, como: costo
de retorno, coste de volver a
realizar pedidos, retrasos en la
producción, coste de
inspecciones adicionales de
calidad, etc.
Identifica el nivel de
efectividad de los proveedores
de la empresa y que están
afectando el nivel de recepción
oportuna de mercancía en la
bodega de almacenamiento,
así como su disponibilidad
para despachar a los clientes
Por: Ing. Luis Aníbal Mora G., Gerente General High Logistics Ltda.
Productividad
Eficacia
Eficacia
Ejemplos de Definición de Indicadores
2. INVENTARIOS
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
Proporción entre las
ventas y las
existencias
Índice de
promedio. Indica el
Rotación
número de veces
de
que el capital
Mercancías
invertido se
recupera a través
de las ventas.
Proporción entre el
inventario final y las
ventas promedio del
Índice de
último período.
duración de
Indica cuantas
Mercancías
veces dura el
inventario que se
tiene.
Exactitud
del
Inventario
Se determina
midiendo el costo
de las referencias
que en promedio
presentan
irregularidades con
respecto al
inventario lógico
valorizado cuando
se realiza el
inventario físico
FÓRMULA
IMPACTO (COMENTARIO)
Ventas Acumuladas x 100
Las políticas de inventario, en
general, deben mantener un
elevado índice de rotación, por
eso, se requiere diseñar políticas
de entregas muy frecuentes, con
tamaños muy pequeños. Para
poder trabajar con este principio es
fundamental mantener una
excelente comunicación entre
cliente y proveedor.
Inventario Promedio
Inventario Final x 30 días
Ventas Promedio
Valor Diferencia ($)
Valor Total de Inventarios
Altos niveles en ese indicador
muestran demasiados recursos
empleados en inventarios que
pueden no tener una
materialización inmediata y que
esta corriendo con el riesgo de ser
perdido o sufrir obsolescencia.
Se toma la diferencia en costos del
inventario teórico versus el físico
inventariado, para determinar el
nivel de confiabilidad en un
determinado centro de distribución.
Se puede hacer también para
exactitud en el número de
referencias y unidades
almacenadas
Por: Ing. Luis Aníbal Mora G., Gerente General High Logistics Ltda.
Eficiencia
Eficiencia
Eficiencia
Ejemplos de Definición de Indicadores
3. ALMACENAMIENTO
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
Consiste en
relacionar el costo
del
Costo de
almacenamiento y
Almacenamiento el número de
por Unidad
unidades
almacenadas en
un período
determinado
Costo por
Unidad
Despachada
Porcentaje de
manejo por unidad
sobre las gastos
operativos del
centro de
distribución.
Nivel de
Cumplimiento
Del Despacho
Consiste en
conocer el nivel de
efectividad de los
despachos de
mercancías a los
clientes en cuanto
a los pedidos
enviados en un
período
determinado.
Costo por Metro
Cuadrado
Consiste en
conocer el valor
de mantener un
metro cuadrado
de bodega
FÓRMULA
Costo de almacenamiento
Número de unidades
almacenadas
Costo Total Operativo
Bodega
Unidades Despachadas
Número de despachos
cumplidos x 100
Número total de despachos
requeridos
Costo Total Operativo
Bodega x 100
Área de almacenamiento
IMPACTO (COMENTARIO)
Sirve para comparar el costo por
unidad almacenada y así decidir
si es mas rentable subcontratar el
servicio de almacenamiento o
tenerlo propiamente.
Sirve para costear el porcentaje
del costo de manipular una
unidad de carga en la bodega o
centro distribución.
Sirve para medir el nivel de
cumplimiento de los pedidos
solicitados al centro de
distribución y conocer el nivel de
agotados que maneja la bodega.
Sirve para costear el valor
unitario de metro cuadrado y así
poder negociar valores de
arrendamiento y comparar con
otras cifras de bodegas similares.
Por: Ing. Luis Aníbal Mora G., Gerente General High Logistics Ltda.
Eficiencia
Efectividad
Eficacia
Eficiencia
Ejemplos de Definición de Indicadores
4.TRANSPORTE
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
Comparativo
del
Transporte
(Rentabilidad
Vs Gasto)
Medir el costo
unitario de
transportar una
unidad respecto
al ofrecido por los
transportadores
del medio.
Nivel de
Utilización
de los
Camiones
Consiste en
determinar la
capacidad real de
los camiones
respecto a su
capacidad
instalada en
volumen y peso
FÓRMULA
IMPACTO (COMENTARIO)
Costo Transporte propio
por unidad
Sirve para tomar la decisión acerca
de contratar el transporte de
mercancías o asumir la distribución
directa del mismo.
Costo de contratar transporte
por unidad
Capacidad Real Utilizada
Capacidad Real Camión (kg,
mt3)
Sirve para conocer el nivel de
utilización real de los camiones y así
determinar la necesidad de
optimizar la capacidad instalada y/o
evaluar la necesidad de contratar
transporte contratado
Por: Ing. Luis Aníbal Mora G., Gerente General High Logistics Ltda.
Eficiencia
Eficiencia
Ejemplos de Definición de Indicadores
5. SERVICIO AL CLIENTE
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
Consiste en
calcular el
Nivel de
porcentaje real de
cumplimiento
las entregas
entregas a
oportunas y
clientes
efectivas a los
clientes
Calidad de la
Facturación
Número y
porcentaje de
facturas con error
por cliente, y
agregación de los
mismos.
Causales de
Notas
Crédito
Consiste en
calcular el
porcentaje real de
las facturas con
problemas
Pendientes
por Facturar
Consiste en
calcular el
número de
pedidos no
facturados dentro
del total de
facturas
FÓRMULA
IMPACTO (COMENTARIO)
Total de Pedidos no
Entregados a Tiempo
Sirve para controlar los errores que
se presentan en la empresa y que
no permiten entregar los pedidos a
Total de Pedidos Despachados
los clientes. Sin duda, esta
situación impacta fuertemente al
servicio al cliente y el recaudo de
la cartera.
Eficacia
Facturas Emitidas con Errores
Total de Facturas Emitidas
Total Notas Crédito
Total de Facturas Generadas
Total Pedidos Pendientes por
Facturar
Total Pedidos Facturados
Generación de retrasos en los
cobros, e imagen de mal servicio al
cliente, con la consiguiente pérdida
de ventas.
Eficacia
Sirve para controlar los errores que
se presentan en la empresa por
errores en la generación de la
facturación de la empresa y que
inciden negativamente en las
finanzas y la reputación de la
misma.
Eficiencia
Se utiliza para medir el impacto del
valor de los pendientes por facturar
y su incidencia en las finanzas de
la empresa
Por: Ing. Luis Aníbal Mora G., Gerente General High Logistics Ltda.
Eficacia
Ejemplos de Definición de Indicadores
6 . FINANCIEROS
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
FÓRMULA
IMPACTO (COMENTARIO)
Está pensado
para controlar los
gastos logísticos
en la empresa y
medir el nivel de
contribución en la
rentabilidad de la
misma.
Los costos logísticos representan
un porcentaje significativo de las
ventas totales, margen bruto y los
Costos Totales Logísticos
costos totales de las empresas, por
Ventas Totales de la Compañía ello deben controlarse
permanentemente. Siendo el
transporte el que demanda mayor
interés.
Consiste en
calcular el
porcentaje real de
Márgenes de los márgenes de
Contribución rentabilidad de
cada referencia o
grupo de
productos
Sirve para controlar y medir el nivel
de rentabilidad y así tomar
correctivos a tiempo sobre el
comportamiento de cada referencia
y su impacto financiero en la
empresa.
Costos
Logísticos
Ventas
Perdidas
Costo por
cada 100
pesos
despachados
Consiste en
determinar el
porcentaje del
costo de las
ventas perdidas
dentro del total de
las ventas de la
empresa
De cada 100
pesos que se
despachan, que
porcentaje es
atribuido a los
gastos de
operación.
Venta Real Producto
Costo Real Directo Producto
Valor Pedidos no Entregados
Total Ventas Compañía
Se controlan las ventas perdidas
por la compañía al no entregar
oportunamente a los clientes los
pedidos generados . De este
manera se mide el impacto de la
reducción de las ventas por esta
causa
Eficiencia
Eficiencia
Eficacia
Costos Operativos Bodegas
Costo de las Ventas
Sirve para costear el porcentaje de
los gastos operativos de la bodega
respecto a la ventas de la
empresa.
Por: Ing. Luis Aníbal Mora G., Gerente General High Logistics Ltda.
Eficiencia
Objetivos
Ahora, el participante a este seminario taller es capaz de:
 Identificar los diferentes tipos de indicadores aplicados a la logística de la
empresa
 Reconocer la importancia del control logístico interno y externo de la empresa
como pieza fundamental de competitividad
 Diseñar y/o aplicar los indicadores logísticos más apropiados de acuerdo con su
empresa
MARIO ALEJANDRO
QUINTERO
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Consultores en Finanzas y
Productividad
Cel: (57) 318 707 0991