2.1. Logros Administrativos más Importantes

II. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
2.1
Logros administrativos más importantes
Generales
La fase 1 del PMIS, con el módulo de Recursos
Humanos en Workday y adquisiciones con In Tend,
se encuentra implementada conforme a las
instrucciones recibidas. Hemos concentrado los
esfuerzos en difusión y capacitación del nuevo
proceso. Nos encontramos en preparativos para la
fase II por medio de la estandarización de
información, generando reportes, haciendo
pruebas de nuevos procesos y procedimientos que
requieren modificación y/o validación.
El personal administrativo durante capacitación en los
módulos de recursos humanos
El personal de oficina durante capacitación en los módulos
generales
El personal administrativo durante la capacitación de In
Tend, módulo de adquisiciones PMIS
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Plan de continuidad de Operaciones
actualizado y en coordinación con el área
técnica. Simulacro de activación pendiente
hasta que puesto PED sea ocupado.
Auditoria Interna realizada en noviembre 2014.
Todas las observaciones recibidas
están
implementadas.
Auditor Interno durante ejercicios con el personal
profesional
Área de Tecnología

Aplicativos locales:
 Per roster para consultores,
 Viajes: sistema automatizado para registro y liquidación de viáticos
 Recursos humanos: Base de datos que registra información de cada persona.
 Reservas de salas: sistema automatizado para reservar cada una de las 5 salas
de reuniones.
 Registro de licencias para el personal de agencia y otros.
Asegurar que la Intranet y la Web estén habilitadas al cliente interno y externo (cuando
corresponda), con enlaces válidos y contenido actualizado.
Intranet PAHO PER.
Página web PAHO Perú
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Asegurar la implementación del file
Cabinet para todos los proyectos de
la Oficina de País, incluyendo el
proyecto de coordinación y gestión.
File Cabinet
Apoyar la actualización de la lista de contactos
públicos.
Contactos públicos Paho Perú
Área de Finanzas
Implementar Transferencias electrónicas para
simplificar el proceso, minimizar errores y
generar ahorro en transacciones bancarias
Primera transferencia electrónica – Primer Trimestre 2015
Cartas Acuerdo como
cooperación
técnica,
fortalecimiento.
instrumento
capacitación
de
y
Capacitación en LOA al Personal profesional – Julio 2015
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Apertura de cuenta local en dólares: para cubrir los
pagos a participantes que no tienen cuenta en el
banco institucional.
Cuenta Dólares – Banco Scotiabank
Área de Adquisiciones

Fortalecimiento de Acuerdos a Largo Plazo para proveedores rutinarios y de
operaciones que faciliten el proceso de entrega de la cooperación técnica.
Servicio Común ONU
Agencia de Viajes
Vigilancia
Courier Internacional
Courier Nacional
Suministros de Baño
Útiles de Oficina
Toldos
Luces y Sonido
Celulares

Servicios con Proveedores calificados
Servicio Catering
Internet
Servicio Livestream
Servicios Imprenta
Servicio Traducción
PALTEX. Operador logístico
Servicio Emergencias (alerta médica)
Servicio Agente de Aduana importaciones / exportaciones
Servicio Archivo pasivo y custodia de back up
Mantenimiento de equipos multimedia
Mantenimiento aire acondicionado
Mantenimiento jardín
Mantenimiento Grupo electrógeno
Mantenimiento servidores
Mantenimiento Equipos informáticos, scanner
Alarmas, mantenimiento cerco eléctrico y circuito cerrado de
TV para cumplimiento de MOSS.
Mantenimiento ascensor
Mantenimiento Fotocopiadora
Mantenimiento de 6 Estabilizadores y 6 supresores
Base de datos para fondo rotatorio y estratégico, actualizado semanalmente y
distribuido a las personas previamente identificadas, con el fin de disponer de
información estratégica y actualizada que facilite la toma de decisiones a nivel
gerencial.
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Área de Servicios generales

Asegurar infraestructura óptima y adecuada a los requerimientos.
Vitrina exhibidor Programa PALTEX
Oficina de Sistemas
Oficina de la Representación

Auditorio
Oficina de Finanzas
Asegurar cumplimiento de MOSS y MORSS
Personal durante el simulacro de evacuación por sismo
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Área de Recursos Humanos

Plan de Recursos Humanos. Temas estratégicos:
 Aprobado. Incremento Jornada laboral personal agencia a 40 horas.
Representa 8.4% de incremento a la escala salarial.
 Aprobado. Incremento de 3.58 a la escala salarial de personal local por
incremento del IPC.
 Aprobado. Acuerdo con agencia de empleos para que contrato con el personal
no termine al cumplir 5 años, dando continuidad al personal tercerizado.
 No cerrar Puesto FGL. Justificación adjunta
 Puesto NOB para PED PER. Creado solamente para el bienio 2014 2015 e inicia
funciones recién el 1 de septiembre. Hasta diciembre/2015 está financiado por
PER. Hasta junio del 2016 financiado por PED. Se requiere identificar
financiamiento compartido desde julio/2016 si la decisión es mantener el
puesto.
 Puesto de Asesor Regional en Salud Mental. En proceso de contratación con
Sede en Perú.
 Puesto NO para ITS en Perú. Sería financiado por ITS/WDC a partir del
siguiente bienio. Pendiente decisión final de EXM.
 Puesto Paltex: Por la baja en ventas, el puesto de Responsable del Programa se
cerró para el 2015 y Consuelo Servat asumió las funciones de Responsable del
mismo con una bonificación mensual temporal de US$ 600. A partir de enero
2016, se recomienda dejar una sola persona a cargo del programa y
reclasificar su posición a través de la Agencia de Empleos para incorporar su
bono en su masa salarial.
 Puesto GS Servicios Generales (C. Doig): Cierre por jubilación. Se reemplaza
por agencia de empleos en el grado 5.

Celebración día del Asistente Administrativo.
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
Fortalecimiento del equipo de trabajo y relaciones interpersonales.
Almuerzo de Integración
Desayuno de trabajo entre equipo administrativo y
Representante
En coordinación con las Asistentes de
proyecto, fortalecer y facilitar la participación
en actividades de campo del personal
administrativo.
Personal administrativo en misiones de campo con personal
técnico
La Ceremonia de Reconocimiento al Personal por años de servicio se realizó el 5 de agosto del 2015. Fueron
homenajeadas Mónica Cáceres con 35 años, Vivian Goñi de Giovannini, Carolina Nakandakari y Patricia
Ugarte con 25 años y, Luz María Belaunde con Rosa Samamé por jubilación.
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
Fortalecimiento de las competencias del personal como equipo de trabajo.
Fase I: Protagonista del cambio. Cuyo objetivo
principal es cerrar heridas y preparar al personal
para los desafíos sobre cómo trabajar con menos
personal en un nuevo entorno tecnológico y con
pocos recursos.
Fase II: El Arte de LiderArte que permite
fortalecernos como equipo, conocer nuestras
habilidades de liderazgo, fortalecimiento del
clima organizacional y laboral y fortalecimiento
de la comunicación asertiva.
Queda pendiente la Fase III que se refiere al
establecimiento de factores e indicadores que
midan el avance en las relaciones del equipo de la
Representación y que mutuamente
nos
concentremos en el valor agregado de la
cooperación técnica minimizando los reprocesos.
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Área de Paltex

La oficina del Paltex cuenta con 30 puntos de venta distribuidos en todo el país.
CENTROS PALTEX


No. de Centros
%
Universidades
23
76.7
EsSalud
04
13.3
Colegios Médicos
02
6.70
Oficina de País
01
3.30
Total
30
100.0
Durante el bienio serán visitados todos los puntos de venta y en algunas de dichas
visitas participará personal administrativo adicional.
Una de las razones para la baja en ventas ha sido la poca disponibilidad de instrumental médico en
los puntos de venta debido a una restricción de los permisos de importación para dicho
instrumental. Conforme a negociaciones con DIGEMID, se ha logrado que ellos aprueben una
importación anual de instrumental, lo que permitirá al programa contar con importante material
para la venta en todos sus puntos.
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Ventas Paltex:
Comparativo ventas mes de mayo
años 2014 y 2015

Proyección de venta 2015
Boletín electrónico bimensual.
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