Código: IT.11.2.04.06 Revisión: 06 TIPO DE DOCUMENTO: INSTRUCCIÓN DE TRABAJO PARTES DE GASTOS DIAGRAMA DE FLUJO: PERSONA QUE INCURRE EN EL GASTO ABRE PARTE DE GASTOS ENTREGA PARTE DE GASTOS EN PERSONA JUNTO CON LOS TICKETS AL RESP. RESPONABLE REVISA Y APRUEBA CON SU FIRMA PARTE DE GASTOS DPTO. ADMINISTRACIÓN PAGA, CONTABILIZA PARTE DE GASTOS Y PAGO Y LO ARCHIVA EN CARPETA DESIGNADA FIN DEL PROCESO ENVÍO PARTE DE GASTOS A DPTO. ADMINISTRACIÓN DPTO. ADMINISTRACIÓN LO NUMERA Y DA FECHA Revisado: Responsable calidad Aprobado: Dirección Cargo: Dirección Fecha: 06/08/2021 Página 1 de 3 Código: IT.11.2.04.06 Revisión: 06 TIPO DE DOCUMENTO: INSTRUCCIÓN DE TRABAJO PARTES DE GASTOS 1. OBJETO Definir el procedimiento para la gestión, contabilización y pago de los partes de gastos. 2. DESCRIPCIÓN Para la creación de un parte de gastos, inicialmente se tiene que haber incurrido en unos gastos y tener los tickets o facturas que lo justifiquen. No se pagará ningún tipo de gasto que no se documente con su ticket y/o factura. Siempre que se pueda, se solicitará la factura de dicho gasto. 2.1 Dietas para tickets de comida: o o o Desayunos → 6,00.-€ (máximo) Comidas → 15,00.-€ (máximo) Cenas → 15,00.-€ (máximo) 2.2 Proceso a seguir para gestionar un parte de gastos: La persona que ha incurrido en los gastos realizará el parte en el formato FO.11.2.01.02 destinado para ello sin indicar ni fecha ni número de parte. Una vez realizado el parte de gastos, lo entregará en persona junto con los tickets a las personas responsables de validar dichos partes, los cuales son: Delegación Barcelona → Director Operaciones Delegación León → responsable administración Dichos responsables lo revisarán y firmarán para dar su aprobación. En el caso de los conductores, deben entregar los tickets o facturas a su gestor de tráfico, y este es quién realizará el parte de gastos y gestionará su aprobación, tal y como acabamos de especificar. Posteriormente el parte de gastos se enviará al departamento de administración de la siguiente forma: En la delegación de Barcelona, la persona que originó el parte de gasto, lo meterá en un sobre a la atención del departamento de administración, y dejará dicho sobre en la bandeja de envío de valija. En la delegación de León, la persona que originó el parte de gasto lo entregará directamente al departamento de administración. En el caso de los conductores, será su gestor de tráfico quién haga llegar el parte al departamento de administración. Una vez esté el parte de gastos en posesión del departamento de administración, el administrativo designado lo numerará y le indicará la fecha. Siempre que la numeración lo permita, se le imputará como fecha la misma que los tickets y/o facturas. Página 2 de 3 Código: IT.11.2.04.06 Revisión: 06 TIPO DE DOCUMENTO: PARTES DE GASTOS INSTRUCCIÓN DE TRABAJO Posteriormente se realizará el pago y se estampará en el parte de gastos el sello de pagado indicando el día y el banco por el que ha sido pagado. Una vez pagado, se contabilizará tanto el parte como el pago del mismo. Y para terminar el proceso se archivará en la carpeta designada para ello. 3. DOCUMENTACIÓN APLICABLE ⮚ FO.11.2.01.01 Parte de gastos 4. DESTINATARIOS ⮚ Todos los departamentos 5. PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES Equipos de protección (EPI) No Aplica 6. HISTORIAL DE REVISIONES Edición Fecha Modificaciones 00 14/10/2019 Edición inicial 01 12/02/2020 Se rehace la forma de proceder 02 28/07/2020 Se modifica la forma en la cual se deben entregar los partes de gastos para su aprobación y las personas que deben aprobarlos. 03 01/10/2020 Modificación del responsable de aprobación del parte de gastos en delegación de León 04 21/10/2020 Se modifican los puntos 4 y 5 añadiendo el departamento designado para gestionar el parte de gasto, y el punto 5 se fusiona con el 6. 05 03/03/2021 Se modifica la forma de enviar el parte de gastos desde la delegación de Barcelona a la de León 06 05/08/2021 Se actualiza IT especificando como deben proceder los conductores Página 3 de 3
