Buenas tardes según la solicitud de compartir tres tipos de documentos aplicando lo consignado en la Norma Icontec NTC 185, contribuyo con apartes de las siguientes definiciones y al finalizar un ejemplo de cada una de las definiciones cumpliendo la norma NTC 185. Actas Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. CARTAS La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo en el cumplimiento de sus funciones. Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo. Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto. CERTIFICADOS El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial). INSTITUCIÓN EDUCATIVA TECNICA NUESTRA SEÑORA DE LAS MERCEDES DANE: 173352-000690 REGISTRO EDUCATIVO: 133016 NIT: 890.706.096 ACTA 01 COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO FECHA: 01 de Noviembre de 2017 HORA: 08:00 horas-13:00 horas LUGAR: Salón de Reuniones OBJETIVO: Convocatoria Reunión Comité Interno de Archivo Integrantes Comité Interno: Luis Orlando Cruz Lopera - Rector, Presidente del Comité Interno Archivo Arleny Del Pilar Díaz García – Secretaria del Comité Interno Archivo Alicia Cortes Bocanegra – Coordinadora Gloria Amparo Jiménez Caicedo – Auxiliar Administrativa G 10 Equipo Interdisciplinario: Daniel J Galarza Aponte – Profesional Archivística T.P 692 Yuly Andrea Madrigal Guzman – Profesional Administración Empresas José Luis Gordillo Castillo – Docente Gloria Estela Ríos - Docente AUSENTES: Carlos Gutiérrez, Ingeniero de Sistema – Equipo Interdisciplinario ORDEN DEL DIA: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Llamado a lista y verificación del Quórum Capacitación sobre el proceso a implementar. Creación del Comité Interno de Archivo y Equipo Interdisciplinario Presentación del Manual de Correspondencia y control documental Metodología de la elaboración de las Tablas de Retención Documental. Presentación, Aprobación de las Tablas de Retención Documental y Cuadro de Clasificación Documental 7. Compromisos Dirección: Calle 9 Con carrera 2 Barrio Los Almendros Email: [email protected] Tel: 320 831 27 21 Web: http://lasmercedesicononzo.edu.co/ Icononzo - Tolima
