PRACTUCA

LICEO COMPU-MARKET
EMPRESA
ASIGNATURA:
Practica Supervisada en inglés y español
DOCENTE:
Daphne Espel
ALUMNO:
Sandra Yorleni Virula Fabián
GRADO:
6to secretariado Bilingüe Clave7
Directora Técnica
administrativa:
Lcda. Ruth Eunice Matheu Alvarado
2021
INTRODUCCIÓN
El tema de trabajo es la elaboración de un portafolio el cual es una forma de
evaluación que permite monitorear el proceso de aprendizaje, el objetivo del
trabajo es con el fin de realizar los temas de aprendizaje para poder tener un
mejor conocimiento de los casos a realizar dentro de una empresa, el trabajo está
pensado en incluir los conocimientos adquiridos durante los últimos años , su
método es poder llegar a tener una buena redacción de documentos y a
desarrollarse como tal en cada una de las diferentes áreas, sus limitaciones son
los problemas que se puedan encontrar durante el desarrollo y elaboraciones del
mismo.
AUTORRETRATO
Mi nombre es Sandra Yorleni Virula Fabián, tengo 18 años de edad, curso el
último año de carrera de Secretariado Bilingüe en el colegio Liceo Compu-Market,
vivo en Villanueva.
Soy una señorita que siempre me he caracterizado por ser una persona
responsable y respetuosa, suelo ser muy responsable a la hora de que alguien me
ordene realizar un trabajo, tengo un carisma muy agradable todo lo suelo hacer
con una buena actitud, me gusta hacer todo bien, ordenado y aprender cosas
nuevas.
Lo más grande e importante que tengo en la vida es mi familia, por lo que vivo
muy agradecía con Dios.
Me gusta tener amigos y amigas con los que pueda conversar, compartir ideas y
experiencias, salir y divertirme.
Unas de mis cualidades es perdonar. Porque cuando me enojo no lo hago por
mucho tiempo, paso enojada por un día y al día siguiente ya perdono o pido
perdón en casos que lo ameriten.
Soy una persona muy sencilla, honesta, afortunadamente no soy orgullosa, me
gusta que las cosas que realizo salgan bien, y cuando tengo un problema trato de
solucionarlo de la mejor manera, me gusta estar al servicios de los demás, ayudar
en los que pueda a los que me rodean.
Ser solidaria con alguien que lo necesite brindarle mi apoyo me gusta demasiado
ayudar a las personas que están en estado de calle.
INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
Nombre de la Institución: Operadora LaLa Guatemala S.A
Dirección: 46 calle 21-55 zona 12, Guatemala
Número de teléfono: 2320-5252
Correo electrónico:[email protected]
Depto: Secretaria Recepcionista
MISIÓN DE LALA:
“Alimentamos toda la vida, con un equipo humano, capaz y comprometido.”
La misión del Grupo Lala es garantizar la mejor alimentación para todas las
personas a las que puedan llegar sus productos, para ello usará el mejor equipo
humano, que esté comprometido con los objetivos de la empresa y que tenga el
talento y la capacidad necesaria para ayudar a cumplirlos.
VISIÓN DE LALA:
“Ser una empresa líder de alimentos, considerada como la mejor opción para sus
consumidores,
clientes,
colaboradores
y
accionistas.”
Como compañía tiene la visión de posicionarse en la cima del mercado de
alimentos junto a las mejores empresas del mundo de ese sector, como la opción
número uno para las personas de su entorno.
VALORES
"Agilidad"
Capacidad de responder con rapidez, flexibilidad, innovación y destreza,
Manteniendo siempre una actitud positiva.
"Calidad"
Crear con excelencia. Cuidando todos los detalles
y la preferencia de nuestros clientes.
"Austeridad"
Ser humildes, actuando con sencillez
y con facilidad de trato.
"Integridad"
Congruencia entre pensar, decir y hacer.
Actuando con respeto en cualquier circunstancia.
"Trabajo en Equipo"
Reconocer que juntos somos mejores,
Construyendo una relación de largo plazo con reciprocidad.
"Resultados"
Capacidad de obtener los mejores logros, siempre.
FLUJOGRAMA
PERFIL DE PUESTO
“Secretaria
Recepcionista”
FUNCIONES GERALES
Gestionar la
distribución de la
correspondencia
externa recibida
Recibir las
llamadas entrantes
y canalizarlas a las
distintas áreas de
la empresa.
Realización de
pagos en
instituciones
Realización de
pagos en
instituciones
bancarias
Gestiona las agendas
de la dirección y
gerencias.
Recibe a las
visitas, clientes y
proveedores que
visitan a la
empresa
Efectuar llamadas
que me sean
requeridas, en
tiempo oportuno
manteniendo a los
usuarios.
Gestiona la entrega
de
cheques
a
proveedores.
Indicar a los
visitantes las salas
de reuniones y/o
oficinas donde
serán recibidos.
Leer
más: https://ww
w.tecoloco.com.
gt/blog/funcione
s-de-unarecepcionista.asp
x#ixzz74VXgoA1C
Remisión de
facturas
Actividad clerical
Área de
mantenimiento
de la recepción
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
SECRETARIA
RESEPCIONISTA
Archivos Generales
Telefonista
Atencion al cliente
Departamento de
recursos y
servicios generales
Coordinación de
asesoria y
Seguimiento
Direccion de
recursos humanos
Coordinación de
bienestar Labora
Reclutamiento y
seleccion
PROCESOS
Como secretaria recepcionista me veo en la obligación de brindar atención al
personal interno y externo en sus requerimientos de información, mantener el
control en la recepción de correspondencia, además de brindar apoyo en
actividades administrativas encomendadas para el logro y consecución de los
objetivos Institucionales. Me encuentro en la responsabilidad de
atender
perfectamente todas las inquietudes, las necesidades y las solicitudes que se
presenten en el personal, también el redactar diferentes documentos, como la
emisión de facturas, giros de cheques, cartas, sistema de cobros, realización de
llamadas, códigos de facturas y todos los documentos en general, se debe de
tener habilidades como la planeación, Del mismo modo, precisa un alto nivel de
organización, ya que en ocasiones manejará la libreta de contactos interior de la
compañía, el nombre y teléfono de proveedores, en ocasiones no es fácil por eso
se debe de tener una buena organización.
MANEJO DE BUENA CONDUCTA, DISCRECIÓN, MOTIVACIÓN Y
EMOCIONES DE UNA SECRETARIA
Una secretaria debe de tener un buen manejo de conducta y establecer una
buena comunicación con el personal ya que tiene que cumplir con las reglas y
procedimientos que se le asignen, es muy importante la discreción y lealtad que
debe de guardar
ya que ellas son las encargadas de manejar todo tipo de
información de la empresa es muy importante su discreción ya que cualquier
información proporcionada de suma importancia no debe de ser brindada a nadie
más que no sean alas personas a las que se les proporciono dicha información, la
motivación de una secretaria es ser poder dar siempre lo mejor de sí misma
realizar su trabajo con excelencia y poder ser reconocida por su buen desempeño
laboral, sus emociones no deben de inferir en su trabajo porque eso trae
desconcentración, debe de saber controlar todas sus emociones para no ser
perjudicadas por las mismas.
Operadora LaLa Guatemala S.A
46 calle 21-55 zona 12, Guatemala
PBX: 2320-5252
“FICHA DE RESPONSABILIDADES DE UNA RECEPCIONISTA”
Hardware
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Impresora.
Scanner.
Auriculares.
Teléfono fijo o móvil.
ADSL.
Modem.
Fax.
Monitor
CPU
Memoria Ram
Disco duro
Teclado
Mouse
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Material de oficina
Folios.
Carpetas.
Porta documentos.
Grapadora.
Grapas.
Documentos
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Archivos Generales
Archivos de registro
Documentos Generales
Mobiliario
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Bandeja de documentos
Archivadores
FIRMA DE RESPONSABLE:
X Sandra Virula
secretaria Recepcionista
SEPARACIÓN ENTRE LAS ACTIVIDADES DE LA FAMILIA Y EL TRABAJO
En algunos casos es muy importante la separación de lo laboral con lo personal
tienes que saber dividir el tiempo entre dos ubicaciones físicas y saber sobre
llevar un equilibrio entre la vida profesional y personal ya que son dos estados de
ánimo complementarios. Que si no se relacionan en el trabajo lo personal te
ayudara a eliminar fácilmente las distracciones y lograr un flujo muy productivo y
cómodo. O bien Puedes desconectarte por completo y concentrarte en la familia,
los amigos y los proyectos personales, sin sentir que el estrés y las
responsabilidades del trabajo den vueltas en tu cabeza.
IMPORTANCIA DEL ARCHIVO Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Los archivos nos permiten gestionar los documentos desde su nacimiento para
preservar su valor y significado. Los documentos son soportes confiables de
nuestra información, garantizándonos seguridad y transparencia en las
actuaciones administrativas. Comprende las estrategias y técnicas específicas,
relativas a la protección de los materiales tanto impresos como digitales,
custodiados en archivos, bibliotecas, mediatecas, frente al deterioro, los daños y el
abandono de los documentos.
RECEPCIÓN Y TRASLADO DE LA CORRESPONDENCIA
Por entrada la correspondencia la recepción de documentos que son recibidos
mediantes correos, fax, telégrafos mensajería, etc.
Una vez que estos documentos están en
selección, registro y distribución.
nuestro poder
podemos iniciar su
La información es entregada a la secretaria y ella es la encargada de entregar la
documentación a las diferentes índoles que sean designados como lo es el área
de cobros, área de publicidad, área de gestión de los recursos humanos, área de
recursos financieros y área de recursos informáticos. Serían los diferentes
puestos a entregar la información designada
MAPA SOBRE EL PROCESO DE SEGUIMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA
RECEPCIÓN
EL ÁREA DE
COBROS
ÁREA DE
PUBLICIDAD
ÁREA DE GESTIÓN
DE LOS RECURSOS
HUMANOS
ÁREA DE
RECURSOS
INFORMÁTICOS
ÁREA DE
RECURSOS
FINANCIEROS