CENTRO DE FORMACIÓN PROFESIONAL N° 401- Morón. Subsede María Auxiliadora Instructora: Ivana Sanchez Pastore Curso: Organización de eventos Apunte N°3 “ETAPAS DE UN EVENTO” INFORMACIÓN PARA EL PRÓXIMO EVENTO PLANIFICACIÓN PRE - EVENTO ORGANIZACIÓN ETAPAS DE UN EVENTO DIRECCIÓN EVENTO EVALUACIÓN POST - EVENTO Todo EVENTO se compone de estas tres etapas y en cada una de ellas se desarrollarán diversas actividades. En líneas generales podemos decir que: 1) El PRE – EVENTO: comienza con la 1° entrevista con el cliente donde obtendremos la información para comenzar a diseñar el evento y finalizará el día en que se realiza el evento. 2) El EVENTO: comienza en el lugar, día y hora en el que se realiza el evento. 3) El POST – EVENTO: comienza días después, analizando y evaluando el trabajo realizado para focalizar los logros y errores cometidos. Esta información permitirá tomar desiciones para próximos eventos. Veamos ahora las ETAPAS DE UN EVENTO, según el campo de acción de los mismos. PRE - EVENTO EVENTOS EMPRESARIOS EVENTOS SOCIALES A partir de la 1° Entrevista Definir el Objetivo del Evento: ¿Para qué se quiere hacer Definir el Objetivo del Evento: ¿Qué se quiere lograr con este evento? ¿A quienes va dirigido? ¿Vale la pena la este evento? ¿Quienes son los invitados? ¿Cuál es la inversión de tiempo, de recursos humanos y económicos? Viabilidad del evento? Definir el Tipo de Evento Empresario y el Nombre. Definir Características del Evento Social. Designar el Comité Organizador y sus tareas: Comité de Finanzas, Comité de Publicidad, Comité de Alojamiento, Designar Colaboradores del Pre Evento y sus tareas. Comite dde Seguridad, otros. Establecer Fecha, Hora, Lugar, N° y Tipo de Participantes Establecer Fecha, Hora, Lugar y N° de Invitados. Armar el o Invitados. Armar el Cronograma de Actividades durante Cronograma de las Actividades durante el Evento. el Evento. Calendarización de Tareas previas al día del Evento. Calendarización de Tareas previas al día del Evento. Organización del Plan de Actividades y Distribución de Organización del Plan de Actividades y Distribución de Recursos Materiales y Humanos. Recursos Materiales y Humanos. Elección de proveedores. VIABILIDAD DEL EVENTO: Cuando hablamos de la viabilidad de un evento, nos referimos a que sea realizable, es decir entre el evento que el cliente desea y el presupuesto con el que cuenta. Por eso es muy importante la información y datos que obtengamos en las entrevistas previas a cerrar la contratación. Generalmente en los Eventos Empresarios, no se presentan dificultades de viabilidad pero en los Eventos Sociales pueden aparecer. Es allí donde el Organizador de Eventos puede proponer o sugerir cambios que se adapten al real presupuesto que el cliente tiene, tratando de aproximarse al evento que desea. COMITÉ ORGANIZADOR / COLABORADORES La organización de un Evento (empresario o social) implica una gran cantidad de Actividades de diversa índole. Es por eso que se necesitará organizar y designar grupos o colaboradores que realicen las tareas y actividades que el Organizador de Eventos le asigne. El Comité Organizador, propio de los Eventos Empresarios, estará formado por: Comité de Finanzas, Comité de Recepción y Acreditación de los Participantes, Comité de Difusión y Comunicación, otros. Los mismo serán supervisados por el Organizador de Eventos. En los Eventos Sociales se habla de “Colaboradores” ya que la cantidad de actividades y la cantidad de invitados son menores. PLANILLAS QUE NOS AYUDAN A TRABAJAR DURANTE EL PRE EVENTO CRONOGRAMA DEL EVENTO: CALENDARIZACIÓN En esta planilla calendario (SEMANAL/MENSUAL), ordenaremos todas las actividades/tareas que son necesarias para el armado el evento. Esto nos permitirá realizar un seguimiento de las actividades que ya fueron realizadas y las que aún quedan por realizar. A medida que las mismas se cumplen, se tachan o bien se resaltan con color. Este calendario abarcará desde el día en que comenzamos a organizar el evento (después de la firma del contrato) hasta unos días posteriores del evento (incluyeno el post - evento). Las actividades se ubicarán por orden cronológico por mes/semana, según el tipo de evento. PLAN o GUÍA ORGANIZACIONAL En esta planilla registraremos la información del evento, proveedores contratados, todas las tareas y recursos materiales y humanos que necesitaremos el día del evento para el armado y realización del mismo. PLANILLA DE PROVEEDORES Planilla en la que registraremos a los proveedores (y sus datos), que fueron contratados para el evento. Estas planillas, junto a otras que veremos más adelante, son las que se realizan y se consultan durante el PRE EVENTO. Ellas conforman la “CARPETA DEL CLIENTE o DEL EVENTO”.
