AUDITORIA ADMINISTRATIVA METODOLOGIA PARA REALIZAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA MARCO METODOLOGICO • INSTRUMENTO DE TRABAJO PARA GUIAR AL AUDITOR EN SUS FUNCIONES ETAPAS DE LA METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ETAPA 1: PLANEACION ETAPA 2: INSTRUMENTACION ETAPA 3: EXAMEN ETAPA 4: INFORME ETAPA 5: SEGUIMIENTO ETAPA 1: PLANEACION LINEAMIENTOS GENERALES QUE NORMAN LA APLICACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. • OBJETIVO: DETERMINAR LAS ACCIONES QUE SE DEBEN REALIZAR PARA INSTRUMENTAR LA AUDITORIAEN FORMA SECUENCIAL Y ORDENADA, TOMANDO EN CUENTA LAS CONDICIONES QUE TIENEN QUE PREVALECER PARA ALCANZAR EN TIEMPO Y LUGAR LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS. FACTORES A REVISAR: - PROCESO ADMINISTRATIVO PLANEACION ORGANIZACIÓN DIRECCION CONTROL - ELEMENTOS ESPECIFICOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO OBJETIVOS POLITICAS PROCEDIMIENTOS PROGRAMAS SISTEMAS PROYECTOS COORDINACION COMUNICACIÓN PROVEEDORES, ETC., INVESTIGACION PRELIMINAR • DETERMINACION DE LA SITUACION ADMINISTRATIVA. • ESTO CONLLEVA LA NECESIDAD DE REVISAR LA LITERATURA TECNICA Y LEGAL , INFORMACION DEL CAMPO DE TRABAJO Y TODA CLASE DE DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LOS FACTORES PREDETERMINADOS, ASI COMO EL PRIMER CONTACTO CON LA REALIDAD. Pasos a seguir en los que se basa un plan, el conocimiento de los cuales constituye el fondo de una actuación auditorial: • DOCUMENTOS LEGALES: Escritura constitutiva. Actas de asambleas de accionistas y consejo de administración. Contratos celebrados. Contratos colectivos de trabajo. Leyes que afectan a la empresa. Situación fiscal. Informes dirigidos a dependencias gubernamentales. Informes dirigidos a Cámaras. • ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS: Manuales de organización. Políticas. Análisis de puestos. Descripción escrita y graficas de sistemas, procedimientos y métodos. Catálogos de formas con sus instructivos. Registro de firmas y autorizaciones. • REGISTROS CONTABLES: • • • • • • • • • • • • • Manual del sistema de contabilidad general y costos. Descripción del sistema. Catalogo de cuentas e instructivo para su aplicación. Guía de contabilización. Formas, registros e informes. Presupuestos. Balance general. Estado de origen y aplicación de recursos. Estado de resultados. Estado de costo y de producción. Informe comparativo mensual y anual de ventas. Informe mensual y anual de ventas y costo por producto. Análisis comparativo mensual y anual de gastos de administración, de ventas e indirectos. • DE GRAFICAS: • • • • Punto de equilibrio. Ventas. Producción. Compras. • GENERAL: • • • • Folletos de antecedentes históricos. Locales para oficinas, almacén, plantas, sucursales. Atención a clientes, empleados y proveedores. Forma de ejecutar una operación. CONTENIDO DEL ESTUDIO PRELIMINAR A.- INFORMACION DOCUMENTAL: Por ejemplo reglamentos internos, informes, estadísticas, estados contables, presupuestos, contratos, etc. B.- INFORMACION SOBRE EL CAMPO DE TRABAJO: • Presentación del auditor administrativo y sus ayudantes, pues el éxito o fracaso de la auditoria administrativa dependerá en gran parte de la comprensión que se logre respecto del propósito de la misma, y de la colaboración que se obtenga de los funcionarios de la empresa en estudio. La información que podemos obtener es organigramas, lista de funciones, datos sobre volúmenes de trabajo, examen de las condiciones en que se trabaja, forma y reportes utilizados, etc. También se aconseja visitar cada uno de los departamentos, conocer los productos de la empresa, sus procesos productivos, sus principales mercados, etc. • CONSIDERAR: DETERMINACION DE LAS NECESIDADES ESPECIFICAS IDENTIFICACION DE LOS FACTORES QUE REQUIEREN REVISION DEFINICION DE ESTRATEGIAS DE ACCION JERARQUIZACION DE PRIORIDADES EN FUNCION DEL FIN QUE SE PERSIGUE DESCRIPCION DE LA UBICACIÓN, NATURALEZA Y EXTENSION DE LOS FACTORES ESPECIFICACION DEL PERFIL DEL AUDITOR ESTIMACION DEL TIEMPO Y LOS RECURSOS NECESARIOS PARA CUMPLIR CON EL OBJETIVO DEFINIDO (DEFINIR CADA UNO DE LOS PUNTOS ADECUADAMENTE) PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA • PROPUESTA TECNICA • PROGRAMA DE TRABAJO PROPUESTA TECNICA NATURALEZA: Describir el tipo de auditoria a implementar. ALCANCE: Área (s) de aplicación. Lugar en donde se llevara a cabo ANTECEDENTES: Recuento de auditorias anteriores. Considerar si antes se han hecho estudios similares. OBJETIVOS: Logros que se pretenden alcanzar con la auditoria. Trace 3 objetivos principales del estudio. (La primera palabra del objetivo debe de ser en infinitivo) ESTRATEGIA: Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos. (describir brevemente como hará la auditoria y como se necesitaran y harán uso de los recursos, tanto técnicos, materiales y financieros) JUSTIFICACION: Demostración de la necesidad de instrumentarla. (describir del porque de instrumentarla, la viabilidad de llevarla a cabo y lo que se pretende alcanzar. Por lo menos ½ cuartilla) ACCIONES: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución. Describe cada una de las etapas y sus actividades a desarrollar en cada una de ellas para llevar a cabo la auditoria. RECURSOS: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos. Herramientas y recursos necesarias para llevar a cabo la auditoria. COSTO: estimación global y especifica de recursos necesarios específicos. Desarrollar un presupuesto de costos de la auditoria, considerando mano de obra, salarios, honorarios, compra de materiales, gasto en transporte, combustible, comunicaciones etc. Y además considerar también la utilidad que se desea obtener. RESULTADOS: Beneficios que se esperan obtener. (Lo que traerá de bueno la auditoria: rentabilidad en el negocio, competitividad, eficacia del área estudiada) INFORMACION COMPLEMENTARIA: material e investigaciones que pueden servir de apoyo. PROGRAMA DE TRABAJO • EN FORMA ANALITICA • EN CONCENTRADO (CRONOGRAMA DE ACCIONES) PROGRAMA DE TRABAJO ANALITICO IDENTIFICACION. Nombre del estudio RESPONSABLE (S). Auditor a cargo de su implementación AREA (S). Universo bajo estudio CLAVE: Numero progresivo de las áreas, programas o proyectos ( en el caso de que sean varias aéreas las examinadas identificar con numeración tales áreas de intervención; si se trata de la implementación de revisión de programas o proyectos definir las secuencia del análisis mediante numeración) ACTIVIDADES: Pasos específicos para captar y examinar la información. (describir las tareas a desarrollar desde el inicio de la auditoria hasta el fin de la misma, tomando en cuenta rasgos generales de estas actividades) FASES. Definición del orden secuencial para realizar las actividades (P.I.E.I.S., describir de manera general de cada una de ellas) CALENDARIO. Fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase (describir la actividad y el tiempo de inicio y terminación de la misma) REPRESENTACION GRAFICA. Descripción de las acciones en cuadros e imágenes FORMATO. Presentación y resguardo de avances REPORTES DE AVANCE. Seguimiento de las acciones PERIODICIDAD. Tiempo dispuesto para informar avances. LOGOTIPO AUDITORIA ADMINISTRATIVA NO. ACTIVIDAD FECHAS DE INICIO PROGRAMA DE TRABAJO FECHAS DE TERMINACION AREA: RESPONSABLE: RESPONSABLE ESPECIFICO DURACION AGOSTO S1 S2 SEPTIEMBRE S3 OCTUBRE NOV. S4 OBSERVACIONES: ELABORO: REVISO: AUTORIZO: DIC. ETAPA 2: INSTRUMENTACION TECNICAS DE RECOLECCION INVESTIGACION DOCUMENTAL OBSERVACION DIRECTA RECOPILACION DE LA INFORMACION ACCESO A REDES DE INFORMACION ENTREVISTA CUESTIONARIOS CEDULAS PAPELES DE TRABAJO • La información recabada con la investigación documental • Lo detectado con la observación directa y descrita en los registros • Cuestionarios aplicados a manera de entrevista • El uso de cedulas en el que se recaba la información necesaria para sustento de la evidencia FISICA SUFICIENTE DOCUMENTAL COMPETENTE TESTIMONIAL RELEVANTE EVIDENCIA PERTINENTE ANALITICA USO DE CEDULAS • Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoria. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis. LOGOTIPO AREA CEDULA DE ANALISIS DOCUMENTAL FECHA NUM. HOJA TIPO DE DOCUMENTO RESPONSABLE Y FUNCION DOCUMENTO RESULTADOS DEL ANALISIS PROPUESTAS Especificación del nombre del documento, datos básicos, contenido, responsable de su elaboración y fuente de consulta Anotar las observaciones de los puntos revisados siguiendo las señales del documento y la jerarquía de los puntos críticos Anotar los criterios y/o recomendaciones que se formulen Observaciones: Elaboro: Reviso: FECHAS: HERRAMIENTAS DE DIAGNOSTICO CEDULA PARA LA DETECCION Y REGISTRO DE HALLAZGOS Y EVIDENCIAS AREA EVALUADA ETAPA O ELEMENTO Num. Hallazgo Evidencias Aspectos solidos Aspectos para mejorar Anotar el comportamiento de un rubro especifico en relación con el indicador Anotar el nombre del documento y fuente de información Relación de las funciones actividades u operaciones de un desempeño adecuado Relación de las funciones actividades u operaciones que puedan ser objeto de mejora Observaciones: Elaboro: Reviso: HERRAMIENTAS DE DIAGNOSTICO FECHAS: CEDULA PARA EL REGISTRO DE ASPECTOS RELEVANTES AREA EVALUADA ETAPA O ELEMENTO Aspectos revisados Aspectos relevantes Comentarios recibidos Anotar el rubro o aspecto revisado Anotar lo hechos que tienen importancia especial, muestran aspectos fuera de contexto o pueden ocasionar consecuencias serias para la organización Anotar todos aquellos comentarios, observaciones, quejas, sugerencias o propuestas recibidas Observaciones: Elaboro: Reviso: USO DE CEDULAS EN LAS ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ETAPA: PLANEACION • OBJETIVOS • POLITICAS • PROGRAMAS • PROCEDIMIENTOS • OBJETIVOS 1. SERAN CLAROS Y PRECISOS, DE BUENA INTERPRETACION PARA TODOS AQUELLAS PERSONAS A LAS QUE SE APLIQUEN. 2. FRAGMENTOS PARA CADA NIVEL, DEPARTAMENTO O SECCION A QUE ESTAN SUBORDINADOS. 3. DECLARARLOS POR ESCRITO, PARA SU COMPRENSION Y POSTERIORMENTE INTEGRARLOS AL MANUAL DE ORGANIZACIÓN. 4. CUANTITATIVOS EN FORMA DE COSTO, METAS DE TIEMPO, VOLUMEN DE PRODUCCION, UTILIDAD O EJECUCION. 5. QUE SEAN FIJOS PARA APLICARSE CON POSTERIORIDAD 6. QUE SEAN FLEXIBLES, PARA QUE SE PUEDAN CAMBIAR JUSTIFICADAMENTE • POLITICAS SIRVEN DE CRITERIO Y ORIENTACION PARA TODOS LOS DIRIGENTES, QUIENES DEBEN DE INTERPRETAR LAS IDEAS FIJADAS POR LA ALTA DIRECCION. - EVALUAR LAS POLITICAS ESTABLECIDAS, PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS, Y ESTIPULACION DE PROGRAMAS FUNCIONALES - QUE SEAN APROPIADAS PARA LA TOMA DE DECISIONES - QUE ESTEN INTEGRADAS POR AREAS FUNCIONALES - DEBEN FIJARSE EN FORMA SENCILLA • PROGRAMAS CONJUGACION DE PRONOSTICOS, OBJETIVOS, POLITICAS Y PRESUPUESTOS DONDE SE SEÑALARAN CON APROXIMACION O EXACTITUD LOS RESULTADOS QUE SE DESEAN, EN FORMA OPERATIVA O CRONOLOGICADE SU DESARROLLO CON LOS TIEMPOS MARCADOS PARA SU INICIO Y TERMINACION. - DESCRIPCION ADECUADA DE LOS PROYECTOS A ELABORAR, INTERPRETACION Y FECHAS DE INICIACION - PROGRAMACION A DETALLE, A LARGO, MEDIANO Y CORTO PLAZO. - PROGRAMACION ESPECIFICA AL AREA DE APLICACION • PROCEDIMIENTOS A) EVALUAR LA DOCUMENTACION QUE SE TENGA EN LA EMPRESA, CONSIDERANDO EL QUE SE HACE, SI SE HIZO BIEN O POR QUE NO SE HIZO COMO SE TENIA ESPECIFICADO B) QUE SE TENGA UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CÓMO SE VA A HACER, PASO A PASO , UNA FUNCION EN EL AREA O EMPRESA A AUDITAR • ETAPA: - ORGANIZACIÓN ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL FUNCIONES NIVEL DE AUTORIDAD MANUAL DE ORGANIZACIÓN PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACION INTEGRACION • ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EL AUDITOR REVISARA EL SISTEMA DE LA ORGANIZACIÓN EN FORMA DE ORGANIGRAMAS, ASI COMO LAS JERARQUIAS, FUNCIONES, OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DE CADA PUESTO. • FUNCIONES a) FUNCIONES PRIMARIAS: Son las que existen en todo tipo de empresa, como mercadotecnia, producción, finanzas. b) FUNCIONES SECUNDARIAS: Complementan a las primarias como, de personal, contabilidad, investigación y desarrollo (Que las actividades reflejen o contribuyan a los objetivos) • NIVEL DE AUTORIDAD EL AUDITOR REVISARA QUIEN TIENE FACULTAD DE MANDO, Y LOS NIVELES DE AUTORIDAD EXISTENTES DENTRO DE LA EMPRESA. • MANUAL DE ORGANIZACIÓN EL AUDITOR REVISARA LA VIGENCIA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN CONTRA EL FUNCIONAMIENTO REAL DE LA EMPRESA. ANALIZARA OBJETIVOS, POLITICAS, ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ORGANIGRAMA Y OTRAS FUNCIONES. • PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACION 1. DIVISION DEL TRABAJO 2. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 3. DISCIPLINA 4. UNIDAD DE MANDO 5. UNIDAD DE DIRECCION 6. SUBORDINACION DEL INTERES INDIVIDUAL AL BIEN COMUN 7. REMUNERACION AL PERSONAL 8. CENTRALIZACION VS DESCENTRALIZACION 9. JERARQUIA 10. ORDEN 11. EQUIDAD 12. ESTABILIDAD DE PERSONAL 13. INICIATIVA 14. ESPIRITU DE GRUPO O UNION DE PERSONAL • INTEGRACION • R.H. VERIFICAR SI EXISTE DENTRO DEL AREA AUDITADA O EMPRESA UN PROCESO PARA INTEGRAR AL PERSONAL DENTRO DE ELLA, COMO PUEDE SER AL MOMENTO DE NECESITAR CAPITAL HUMANO (RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, INDUCCION, CAPACITACION) • RECURSOS MATERIALES. QUE EL R. H. QUE AHÍ LABORE CUENTE CON TODOS LOS RECURSOS MATERIALES PARA EJERCER SUS ACTIVIDADES, E IMPEDIR QUE EL MISMO SE DOTE DE SU EQUIPO NECESARIO. • RECURSOS TECNICOS. VERIFICAR QUE EL PERSONAL Y EL AREA ESTE TECNICAMENTE ACTUALIZADOS PARA EL DESARROLLO DE SUS FUNCIONES. • RECURSOS ECONOMICOS. LA MANERA EN QUE FLUYEN LOS RECURSOS FINANCIEROS EN LA EMPRESA O EL AREA AUDITADA. • ETAPA: - DIRECCION SUPERVISION COMUNICACIÓN Y COORDINACION DELEGACION DISCIPLINA LIDERAZGO • SUPERVISION EL AUDITOR EVALUARA LA CAPACIDAD QUE TIENE EL TRABAJADOR CON ALGUN RANGO SUPERIOR QUE DELEGUE UNIDAD DE MANDO O A QUIENES DIRIGEN A UN EQUIPO DE TRABAJO. TAMBIEN EL AUDITOR ANALIZARA LA CAPACIDAD DE SUPERVISION SEGÚN SUS ALCANCES Y METAS FIJADAS • COMUNICACIÓN Y COORDINACION REPRESENTAN LOS MEDIOS FORMALES, CON HABILIDAD DE COMUNICARSE CON EL PERSONAL A TRAVES DE LOS CONDUCTOS APROPIADOS QUE PUEDEN SER: - ORALES (ORDENES O INSTRUCIONES) - ESCRITAS ( REPORTES, INFORMACION, OFICIOS, MEMORANDUM) - AUDIOVISUAL (DIAPOSITIVAS, ACETATOS, FILMES) • COORDINACION. VERIFICAR LA PROPIA CALIDAD DE LOS DIRIGENTES Y A LOS QUE LA GENERAN PARA TOMAR LA DECISION • DELEGACION ES EL EQUILIBRIO QUE PREVALECE ENTRE LAS FUNCIONES CONFERIDAS Y LA AUTORIDAD ASIGNADA CON QUE CUENTA UN ORGANISMO PARA EL CUMPLIMIENTO DE PROGRAMAS. - CONSIDERAR FUNCIONES DESCENTRALIZADAS - EL AUDITOR CONSIDERARA SI LA DELEGACION OPTIMA SE CONSIDERA EFICIENTE A LAS FACULTADES DE LA ORGANIZACIÓN • DISCIPLINA LAS REGLAS, NORMAS, PROCEDIMIENTOS, MANUALES, ETC, SON ALGUNOS CONTROLES QUE SE HAN ESTABLECIDO EN LAS EMPRESAS Y NO BASTA CON QUE SE TENGAN AHÍ, SINO QUE DEPENDE DE NUESTRO HABITO DE CONVIVIR CON ESTOS PARAMETROS, RESPETARLOS Y HACER QUE SE CUMPLAN COMO SE ESTABLECIERON EN TIEMPO Y FORMA. • LIDERAZGO ES EL PROCESO POR EL QUE UN INDIVIDUO EJERCE INFLUENCIA SOBRE LAS PERSONAS E INSPIRA, MOTIVA Y DIRIGE SUS ACTIVIDADES PARA QUE ALCANCEN LAS METAS, LA ESENCIA DEL LIDERAZGO ES CONTAR CON SEGUIDORES. • ETAPA: CONTROL - SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - MANUALES DE OPERACIÓN - EVALUACION DE RESULTADOS • SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS VERIFICAR LA PERFECTA FUNCIONALIDAD DE TODOS AQUELLOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE SE LLEVEN A CABO EN LA EMPRESA COMO SON: REPORTES FORMATOS, INFORMES, LISTADOS O TODOS AQUELLOS DOCUMENTOS QUE INTERVENGAN EN LA CAPTURA FINAL DE LA INFORMACION • MANUALES DE OPERACIÓN VERIFICAR LOS MANUALES DE OPERACIÓN Y LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA EN CUANTO A LOS PROCEDIMIENTOS QUE SE MARQUEN EN DICHO DOCUMENTO. • EVALUACION DE RESULTADOS VERIFICAR LA CORRECTA MEDICION Y EVALUACION DE LOS CONTROLES ESTABLECIDOS, DE ACUERDO A ESTANDARES ESTABLECIDOS PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS APLICACIÓN DE CUESTIONARIOS • RECURSO PARA CAPTAR LA INFORMACION. • LOS CAMPOS DE DISTRIBUCION QUE DEBEN CONTENER LOS FORMATOS DE CUESTIONARIOS SON: - El espacio correspondientes para los datos de registro de la entrevista como ubicación o adscripción de los entrevistados, información del área, así como responsable, fecha y duración de la aplicación. - Las instrucciones explicadas de manera sencilla y concisa. - Las preguntas o ítems. - El espacio para las respuestas, mismo que debe facilitar tanto la lectura como la escritura de la respuesta. - El espacio para consignar las observaciones generales. CLASIFICACION DE CUESTIONARIOS • Con pregunta cerrada simple Ejemplo: PREGUNTA RESPUESTA SI NO • Pregunta cerrada con respuestas multiples Ejemplo: +PREGUNTA • La pregunta abierta Ejemplo: PREGUNTA ¿ ? RESPUESTA a) b) c) d) Ventas Compras Contabilidad Administración general RESPUESTA • Preguntas cerradas y abiertas o de código múltiple Ejemplo: PREGUNTA RESPUESTA ¿ a) b) c) d) e) ? ¿Porque? Totalmente de acuerdo De acuerdo Indeciso En desacuerdo Totalmente en desacuerdo ________________________ ________________________ ________________________ CONTENIDO DE LOS CUESTIONARIOS • INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA - Nombre o razón social - Giro - Objeto o atribución - Registro Federal de Causantes - Ordenamiento (s) jurídicos (s) de creación - Modificaciones - Organigrama - Domicilio (s) oficina central y representaciones - Teléfono - Fax - Correo electrónico • INFORMACION DEL AREA - Nombre del área - Clave del área - Fecha - Área de adscripción - Objetivo (S) - Responsable (s) - Naturaleza (tipo de estudio) - Personal asignado al área - Fase - Recursos - Instrucciones particulares Areas de aplicacion • Por etapa del proceso administrativo A. Planeación B. Organización C. Dirección D. Control • Por elemento especifico A. Objetivos B. Politicas C. Procedimientos D. Programas E. Sistemas F. Proyectos G. Coordinacion H. Comunicación I. Proveedores J. Almacenes e inventarios K. Servicios generales L. Distribucion del espacio M. Adquisiciones N. Importaciones O. Recursos humanos P. Recursos financieros y contabilidad Q. Produccion R. Comercializacion S. Investigacion y desarrollo T. Calidad U. Servicio a clientes V. Asesoria interna W. Asesoria externa ESCALAS DE MEDICION • ES UNA CARACTERIZACION DE LOS OBJETOS A MEDIR A TRAVES DE UNA VARIABLE CUANTITATIVA Y CUALITATIVA. SU CONSTRUCCION IMPLICA ADJUDICAR UN VALOR A UN CONJUNTO DE EXPRESIONES O JUICIOS, QUE PUEDEN SER POSITIVOS, NEGATIVOS O NEUTRALES Y QUE NOS VAN A EXPRESAR LA MANIFESTACION INDIVIDUAL DEL ENTREVISTADO ANTE UNA VARIABLE DETERMINADA. PROPIEDADES BASICAS • CONFIABILIDAD. Capacidad para proporcionar resultados iguales, en condiciones iguales, dos o mas veces, a un mismo conjunto de objetos (obtener los mismos valores o la misma jerarquización de un grupo de personas) • Validez. Corresponde al grado en que una escala mide efectivamente aquello que se propone medir. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA MEDICION • Es integral • Es indirecta • Es cientifica • Es referencial • Es continua • Es descriptiva TIPOS DE ESCALAS • ESCALA ORDINAL O DE LIKERT. Es un tipo de escala de medición unidireccional, que consiste en una serie de juicios que se presentan al entrevistado. Los niveles se solicitan en términos de acuerdo o desacuerdo con la pregunta o sentencia. Ejemplos: 1. Nunca 1 Casi nunca 2 A veces 3 Con frecuencia 4 Siempre 5 2. Inexistente 1 Inadecuado 2 Efectivo 3 Bueno 4 Muy efectivo 5 3. Nada Poca Bastante Notable Mucha 1 2 3 4 5 • Escala de intervalos iguales. El punto inicial representa una opinión extrema, ya sea favorable o desfavorable, los puntos intermedios una opinión neutra; y el punto final, la opinión favorable o desfavorable contraria a la inicial. Ejemplos: 1. a) Excelente b) aceptable c) necesita mejorar 2. a) Si b) No c) No se aplica 3. 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Resultados pobres Resultados óptimos • Escala de diferencial semántico. Mide el significado que tiene la sentencia, pregunta u objeto para el entrevistado. Aquí la escala tiene un par de adjetivos que son bipolares, lo que muestra al individuo que hace la elección dos alternativas de juicio. Ejemplos: 1. Muy falso muy cierto 7 6 5 4 3 2 1 2. Muy poco 1 2 3 4 mucho 5 Ejemplos de asociación de preguntas con escalas de medición 1. ¿Constituye la visión de la organización una declaración fundamental de sus valores, aspiraciones y metas? Muy de acuerdo: MA De acuerdo: A Indeciso I En desacuerdo D Muy en desacuerdo MD 2. ¿El cambio esta asociado con la innovación y creatividad? Nunca ( ) Casi nunca ( ) A veces ( ) Con frecuencia ( ) • ETAPA: EXAMEN EXAMEN • CONSISTE EN DIVIDIR O SEPARAR SUS ELEMENTOS COMPONENTES PARA CONOCER LA NATURALEZA, LAS CARACTERISTICAS Y EL ORIGEN DE SU COMPORTAMIENTO, SIN PERDER DE VISTA LA RELACION, INTERDEPENDECIA E INTERACCION DE LAS PARTES ENTRE SI Y CON EL TODO, Y DE ESTAS CON SU CONTEXTO PROPOSITO DEL EXAMEN • APLICAR LAS TECNICAS DE ANALISIS PROCEDENTES PARA LOGRAR LOS FINES PROPUESTOS CON LA OPORTUNIDAD, EXTENSION Y PROFUNDIDAD QUE REQUIERE EL UNIVERSO SUJETO A EXAMEN, Y LAS CIRCUNSTANCIAS ESPECIFICAS DEL TRABAJO, A FIN DE REUNIR LOS ELEMENTOS DE DECISION OPTIMOS. PROCEDIMIENTO DE EXAMEN • CONOCER • DESCRIBIR • DESCOMPONERLO • REVISARLO CRITICAMENTE • ORDENAR CADA ELEMENTO • DEFINIR LAS RELACIONES • IDENTIFICAR Y EXPLICAR SU COMPORTAMIENTO SE PUEDEN HACER CUESTIONAMIENTOS COMO… • ¿Qué trabajo se hace? • ¿Para que se hace? • ¿Quién lo hace? • ¿Cómo se hace? • ¿Con que se hace? • ¿Cuándo se hace? TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO • APLICACIÓN DE INDICADORES CUALITATIVOS Y CUANTITATIVOS • DESARROLLO DE HERRAMIENTAS DE EVALUACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO • GRAFICACION DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS POR LA APLICACIÓN DE CUESTIONARIOS FORMULACION DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO • RECURSO QUE TRADUCE LOS HECHOS Y CIRCUNSTANCIAS EN INFORMACION CONCRETA, SUSCEPTIBLE DE CUANTIFICARSE Y CUALIFICARSE. ASPECTOS QUE CONTIENE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Descripción de la organización de acuerdo con su situación actual y su trayectoria histórica. Elementos probatorios de la necesidad de ejercer una auditoria administrativa. Definición de un objetivo general y objetivos por área especifica. Efecto de la estrategia seguida. Consecuencias de la implementación del proyecto de auditoria Nivel de aplicación del proceso administrativo Comportamiento de los elementos específicos que coadyuvan con el proceso administrativo Efectividad con el que se instrumentan las acciones administrativas Racionalidad con la que se utilizan los recursos Calidad de vida de la organización Alternativas de acción para elevar el desempeño organizacional Índole de relaciones con el entorno Identificación de tendencias internas y externas Detección de oportunidades de mejora C. ___________________ RESPONSABLE DE :_______________ PRESENTE: Apreciable C. En mi carácter de Director Gral. Del grupo Auditor____________ y de acuerdo con lo pactado en el objeto del contrato que celebramos, en el periodo comprendido entre __________________ se llevo a cabo la auditoria administrativa de ____________________ atendiendo a las razones expuestas por el diagnostico preliminar y la justificación del proyecto relativas a __________________, con motivo de las fallas de orden administrativo detectadas. Los resultados de este trabajo están consignados en el informe general que acompaña a la presente, el cual le solicito tenga a bien revisar para poder comentarlo con usted en la fecha que asigne para este efecto. Atentamente ___________________________________ Lic. ………………………………….. Director general INFORME • Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, deberán reunir atributos tales como: - Objetividad - Oportunidad - Claridad - Utilidad - Calidad - Lógica Lineamientos generales para su preparación 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. No perder de vista el objeto de la auditoria Ponderar las soluciones propuestas Explorar diferentes alternativas Homogeneizar la integración y proceso de los resultados Aprovechar todo el apoyo posible Ofrecer elementos idóneos Sentar las bases para constituir un mecanismo de información Crear conciencia en los niveles de decisión Establecer forma y contenido de reportes del seguimiento Resultados de auditorias pasadas Tipos de informe • Informe general • Informe ejecutivo • Informe de aspectos relevantes Elementos que contiene el informe general • Responsable • Introducción • Antecedentes • Técnicas empleadas • Diagnostico • Propuesta • Estrategia de implantación • Seguimiento • Conclusiones y recomendaciones • Conclusiones generales Propuesta de implantación Métodos de implantación 1. Instantáneo 2. Proyecto piloto 3. Implantación en paralelo 4. Implantación por aproximaciones sucesivas 5. Combinación de métodos. SEGUIMIENTO OBJETIVO Establecer lineamientos generales para dar el adecuado seguimiento de las observaciones formuladas por el auditor y asegurar su atención y puesta en operación.
