PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 1 Actividad Evaluativa Eje 2 Luz Mery Sarmiento Romero Martha Solano Baquero Natalia Andrea Saldaña Zuluaga Yurani Vargas Sánchez Fundación Universitaria del Área Andina Administración de Empresas Bogotá D.C. 2019 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2 Actividad Evaluativa Eje 2 Luz Mery Sarmiento Romero Martha Solano Baquero Natalia Andrea Saldaña Zuluaga Yurani Vargas Sánchez Tutor: Saúl Mendoza Moreno Fundación Universitaria del Área Andina Administración de Empresas Bogotá D.C. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 3 2019 TABLA DE CONTENIDO 1. Introducción...................................................................................................................................5 2. Estudios acerca de la empresa........................................................................................................6 2.1. 3. 4. Antecedentes AGROFERCOL S.A.S.....................................................................................6 Objetivos de la auditoria................................................................................................................7 3.1. Control:..................................................................................................................................7 3.2. Productividad:........................................................................................................................7 3.3. Organización..........................................................................................................................7 3.4. Servicios:...............................................................................................................................7 Información estratégica y áreas relevantes de la empresa..............................................................7 4.1. Áreas y funciones..................................................................................................................7 4.1.1. Gerente:.........................................................................................................................7 4.1.2. Sub-Gerente...................................................................................................................8 4.1.3. Director comercial.........................................................................................................8 4.1.4. Director de soporte técnico............................................................................................8 4.1.5. Director de producción..................................................................................................8 4.1.6. Director técnico..............................................................................................................8 4.1.7. Coordinadora SIG..........................................................................................................8 4.2. Organigrama de la empresa....................................................................................................9 5. Alcance de la auditoria..................................................................................................................9 6. Lugares donde se realizará la auditoria..........................................................................................9 7. 6.1. Planta Carvajal:......................................................................................................................9 6.2. Planta Boyacá real:..............................................................................................................10 Responsabilidades y funciones de los miembros del equipo auditor............................................10 7.1. 9. Equipo de auditoria y funciones...........................................................................................10 7.1.1. Coordinador general de la auditoria.............................................................................10 7.1.2. Líderes de áreas de proyectos......................................................................................10 7.1.3. Analistas de áreas de proyecto.....................................................................................10 7.2. Áreas de intervención..........................................................................................................10 7.3. Actividades estimadas..........................................................................................................11 Recursos que se emplean.............................................................................................................13 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 4 9.1. Recursos Materiales.............................................................................................................13 9.1.1. Software:......................................................................................................................13 9.1.2. Hardware:....................................................................................................................13 9.1.3. Herramientas del sistema:............................................................................................13 9.2. Recursos humanos...............................................................................................................13 11. Reporte e informe final............................................................................................................14 12. Seguimientos de actividades....................................................................................................16 13. Tiempo de avances...................................................................................................................16 14. Conclusión...............................................................................................................................17 15. Bibliografía..............................................................................................................................18 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 5 1. Introducción Para analizar el funcionamiento de la organización AGROFERCOL S.A.S.; se realizará una auditoría administrativa, cuya finalidad es la evaluación y el análisis de la estructura organizacional con el fin de identificar oportunidades que permitan mejorar la competitividad y calidad de sus bienes o servicios. Asimismo, permite evaluar si la administración de una empresa cumple con los objetivos propuestos en los planes de organización, dirección y control de acuerdo a sus necesidades, es por eso que cobra importancia la realización de auditorías administrativas en todas las áreas de las empresas u organizaciones ya sean pequeñas, medianas, grandes, públicas o privadas, con el objetivo de alcanzar la mayor efectividad de dichas estructuras organizacionales. Con el propósito de poner en practica este tema, se diseñará una propuesta de planeación de auditoría para la empresa en mención.; donde inicialmente se indagará todo acerca de la empresa y posterior a esto se diseñará la primera fase de un proceso de auditoría como los es la planeación. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 6 2. Estudios acerca de la empresa 2.1. Antecedentes AGROFERCOL S.A.S. Agrofertilizantes de Colombia S.A.S. nace en el año 1993 en la ciudad de Neiva (Huila), fue fundada por la Sra. Dora Helena Castro y familia, dando inicio a la creación de una empresa que tiene como actividad económica la producción y comercialización de fertilizantes, por ende, se realiza una planeación para dar cumplimiento con cada uno de los objetivos propuestos, empezando la trayectoria en el mercado la empresa da a conocer sus tres productos de fertilizantes (Triple 15-15-15, Cozibor, Sulfato de Magnesio), con el pasar del tiempo las ventas aumentan un 100% logrando el posicionamiento de sus productos en los departamentos más cercanos, es allí donde toman la decisión de abandonar el barrio las granjas de la ciudad de Neiva y en buscar nuevos horizontes en la capital de Colombia, en el año1996 la empresa se ubica en una bodega de tan solo 570 m2 en el barrio Carvajal, sin importar su tamaño realizan sus actividades con 8 colaboradores, donde el procedimiento de fabricación de cada uno de estos productos se realizaba manualmente, la empresaria decide en dar a conocer los fertilizantes en la zona de Cundinamarca, donde logran alianzas estratégicas con algunos proveedores de dicha zona, al pasar los años crece la necesidad en ampliar la bodega de producción por el volumen de compras de los agricultores. Agrofercol S.A.S. es una empresa 100% colombiana, que tiene una trayectoria de 25 años en el mercado ofreciendo una variedad de productos líquidos y sólidos, tales como, Agroxal, Fitozym, Aquaffer, Hydrofolmag, Cozibor líquido, Agrogiberelinas, Humiagro, Radimenores, Agrodesarrollo, Caboamin, Agropotasio, Sulfato de Zinc, entre otros, cabe resaltar que la PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 7 empresa cuenta con dos plantas para la fabricación de los mismos, todos los productos en mención están formulados para mejorar la productividad y rentabilidad del campo colombiano, AGROFERCOL “calidad dirigida a su cultivo”. 3. Objetivos de la auditoria Para realizar una auditoria administrativa eficiente y eficaz se ejecuta los siguientes objetivos con el fin de estudiar cada una de las áreas existentes de la organización. 3.1. Control: Inspeccionar los recursos financieros, físicos, tecnológicos y humanos, dando el buen uso de cada uno de estos recursos para obtener unos procesos y procedimientos correctos. 3.2. Productividad: Identificar de manera rápida y objetiva las desviaciones que afecten la productividad, dando cumplimiento a las acciones necesarias para la solución que necesita la organización. 3.3. Organización: Evaluar la eficacia de la organización y de su estructura para determinar con precisión las opciones más apropiadas para mejorar las operaciones, actividades y procesos. 3.4. Servicios: Medir la satisfacción de los clientes ya sea por un proceso cuantitativo o cualitativo, con el fin de mejorar las falencias que se está presentando frente al servicio. 4. Información estratégica y áreas relevantes de la empresa 4.1. Áreas y funciones 4.1.1. Gerente: Aprobar recursos para el cumplimiento de las actividades y proceso que requería la empresa. Seguimiento de los recursos asignados. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 8 Toma de decisiones en cuanto a la gestión de los recursos de la empresa. 4.1.2. Sub-Gerente Brindar a los colaboradores los instrumentos adecuados y materias primas necesarias para la realización de sus funciones. 4.1.3. Director comercial Estrategias de gestión de ventas Seguimiento de ventas a los RTC Lanzamientos de los productos 4.1.4. Director de soporte técnico Visitas y asesorías a los agricultores Asesoría de manipulación de los productos “clientes” Ensayos de los productos 4.1.5. Director de producción Inventariado de materia prima y producto terminado Control de calidad Productividad Tiempos de entrega Solicitud de materia prima 4.1.6. Director técnico Innovación de nuevos productos Dosificación de los productos Control de calidad de los productos PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 9 4.1.7. Coordinadora SIG Proceso de contratación “reclutamiento, entrevista, exámenes de ingreso, inducción” Afiliaciones “EPS, ARL, CCF, AFP” Solicitar capacitación al personal Manuales de funciones y procedimientos 4.2. Organigrama de la empresa 5. Alcance de la auditoria Se busca realizar un análisis en toda la empresa para diagnosticar por medio de una evaluación del sistema de control interno, el cumplimiento de las responsabilidades asignadas en cada área y asegurarse de que los procedimientos y políticas establecidos por la organización se cumplen a cabalidad, y posterior a esto proponer alternativas que ayuden a mejorar la situación actual. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 10 6. Lugares donde se realizará la auditoria 6.1. Planta Carvajal: Se realizará la auditoria en la Calle 38 sur # 72h – 21 barrio Carvajal en la ciudad de Bogotá, corresponde a la plana de líquidos y oficina principal. 6.2. Planta Boyacá real: Se realizará la auditoria en la Calle 70 # 72 – 64 barrio Boyacá Real en la ciudad de Bogotá, corresponde a la planta de sólidos y oficina de jefe de planta. 7. Responsabilidades y funciones de los miembros del equipo auditor 7.1. Equipo de auditoria y funciones 7.1.1. Coordinador general de la auditoria: 1 Funciones: Capacidad de respuesta en relación con los resultados que se esperan 7.1.2. Líderes de áreas de proyectos: 4 Funciones: Supervisar que las funciones se ejecuten en los tiempos establecidos, ejecutar lo indicado por el coordinador, desarrollar las directrices de los niveles estratégicos de la organización dirimir las dudas, resolver y actuar con alto desempeño. 7.1.3. Analistas de áreas de proyecto: 6 Funciones: Respetar y cumplir las órdenes con calidad, ser prudente, cordial, disciplinado y solidario, llevar un orden con los documentos de trabajo, según los hallazgos debe ser objetivo para dar base a las evidencias. 7.2. Áreas de intervención 7.2.1. Coordinadora SIG: Revisar las hojas de vidas de los colaboradores, evaluar contratos, afiliaciones a la ARL, EPS, CCF, AFP, pagos parafiscales, nomina, capacitaciones ejecutas, revisión del SG-SST. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 11 7.2.2. Gestión financiera: soporte de pago a los proveedores “facturas de ventas y remesones, informe de cierre mensual, estados financieros, mecanismo de control de gastos. 7.2.3. Director de producción: Revisar el inventario “materia prima y producto terminado”, tiempos de entrega, presupuestos de mejoras locativas y tecnológicas “maquinas” 7.2.4. Director Comercial: Cumplimiento de las ventas por mes, aspectos de servicio al cliente, cronograma de visitas a los agricultores, estrategias de posicionamiento de los productos, volumen por segmento de productos 7.2.5. Soporte técnico: Fichas técnicas de los productos, lista de chequeos. 7.2.6. Director de soporte técnico: pruebas de calidad de los fertilizantes, presupuestos de visitas a los agricultores. 7.3. Actividades estimadas Revisión de los contratos Soporte de pago de planilla Manuales de funciones y procedimientos Ordenes de compras Soportes de pagos (cheques y/o transferencias) Soportes facturas de ventas Muestreos de inventarios Movimientos contables Solicitar usuarios y claves de programa ELIZA Reuniones inesperadas en las áreas. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 12 8. Cronograma de actividades “diagrama de GANT” PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 13 9. Recursos que se emplean 9.1. Recursos Materiales 9.1.1. Software: paquetes de auditoria del equipo de cómputo del auditor junto con compiladores, búsqueda de archivos, recuperador de archivos borrados. 9.1.2. Hardware: equipos de cómputo, impresoras. 9.1.3. Herramientas del sistema: backup de discos duros 9.2. Recursos humanos. Se asignarán dos personas por área para auditar, se manejará un perfil y atributos específicos para la persona encargada de auditar como lo son: madurez y profesionalismo, integridad, analítico, saber escuchar, buen planeador y comunicador. No solamente depende de los recursos humanos y materiales que deben emplearse en la compañía también es satisfactorio para la compañía la implementación de un sistema de calidad basado en la norma ISO 9001 con todos procesos ejecutado en la compañía requiere de acciones evaluativas, de monitoreo paralelas a la implementación propia. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 14 10. Diagrama de flujo 11. R e p o r t e e informe final Alcance Esta auditoria fue aplicada a todas a las áreas que se encuentra en ejecución y a sus herramientas de sistemas como a la parte física de estas. Es responsabilidad de coordinador general, los líderes del proyecto y los analistas de las áreas del proyecto expresar una opinión sobre la eficiencia de los controles aplicados. El análisis y el informe presentado por el grupo de trabajo están acorde a los principios indicados en la propuesta de auditoria. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 15 Objetivos Evaluar la efectividad del control interno existente Verificar el correcto funcionamiento de la estructura organizacional Periodo de cobertura. EL periodo de cobertura de la auditoria interna, donde comprende todas las areas de la compañía Agrofercol tiene como fehca de inicio el 1 de marzo hasta el 30 de marzo, donde evidenciaremos las falencias que se presenten para poder regular y documentar los procesos que se implementan en cada area, teniendo en cuenta estas falencias presentadas, se programara una nueva auditoria para que el encargado del area tenga unos parametros impuestos por el auditor para regular y documentar los procesos. Hallazgos. Se envidencio que en la revisión del inventario donde se encuentra la materia prima y el producto terminado, se capturan datos repetidos, datos que generan riesgo en el registro de datos e incremento de errores en el inventario. Se evidencio en el area de soporte tecnico las fichas tecnicas de los productos y listas de chequeo no estan en su totalidad lo cual es escencial para la auditoria pues se debe tener documentados los procesos que se llevan acabo en la compañía. Conclusión En conclusión, a esta auditoria se ve reflejada en el apoyo a los miembros de cada área en el desempeño de cada una sus actividades, para esto nuestra propuesta de auditoria PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 16 proporciono análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría para regular y documentar cada uno de los procesos que se ejecutan para que la compañía sea prospera. 12. Seguimientos de actividades El seguimiento de las actividades se hará de acuerdo a los convenios que se hayan realizado con cada área con sus planes de mejora mes por mes, por consiguiente se hará una revisión de los resultados trabajados en la auditoria interna y se implementara un cronograma donde se evidenciara cada área auditada con sus respectivas observaciones, las cuales se tendrán en cuenta para la siguiente auditoria la cual será el día 1 de abril donde evidenciaremos si cada área auditada mejoro el registro de sus datos y tener sus procesos documentados. 13. Tiempo de avances Para poder avanzar en la solución de los posibles hallazgos, se les otorga un plazo de tres meses al responsable de cada área auditada, para que dé a conocer los soportes solicitados de acuerdo al plan de mejora, donde mes a mes se efectué la revisión de los resultados obtenidos por la implementación de dicho plan el cual será entregado a partir de la realización del cierre de la auditoria. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 17 14. Conclusión La auditoría busca con su enfoque obtener resultados completos en las evaluaciones efectuadas a todos los puntos o áreas intervenidas en una empresa y así de manera oportuna presentar los resultados a la alta gerencia para poder tomar las mejores decisiones. La auditoría administrativa amplia el enfoque no solo a la evaluación de controles sino también a la evaluación de riesgos y de esta manera avanzar hacia una auditoria preventiva, en la cual se deben garantizar mecanismos institucionales para que esta se pueda realizar con efectividad. Con la aplicación de la auditoria se pueden definir acciones pertinentes para que las empresas las lleven a cabo y así poder mejorar su desempeño, de igual forma, la auditoria permite encontrar las causas que hace que la empresa no tenga un desenvolvimiento exitoso para con el mercado, así como los elementos que la dificultan o la obstaculizan. Por lo anterior se debe recurrir a las visitas continuas para fomentar el dialogo entre el propietario de la empresa y el equipo auditor, para así presentar datos lo más acercados a la realidad posible, lo cual ayudara a detectar las falencias que se está presentado en la organización, con el fin de proporcionar alternativas de solución, las cuales se espera que sean de gran utilidad para esta. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 18 15. Bibliografía https://www.agrofercol.com/ https://www.significados.com/auditoria-administrativa/ https://www.gestiopolis.com/evaluacion-del-control-interno-procesos-y-transacciones/ PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 19
