1. Objetivo ................................................................................................................................. 2 CONSTRUCCIÓN MANEJO Y PAGO DE CONTRATOS DE OBRA

PROCESO
CONSTRUCCIÓN
DOCUMENTO
MANEJO Y PAGO DE CONTRATOS DE OBRA
A CONTRATISTAS
Tabla de Contenido
Pág.
1. Objetivo................................................................................................................................. 2
2. Alcance ................................................................................................................................. 2
3. Definiciones .......................................................................................................................... 2
4. Generalidades ...................................................................................................................... 2
5. Descripción de Actividades ................................................................................................... 3
6. Anexos .................................................................................................................................. 7
7. Control de Cambios .............................................................................................................. 7
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1. Objetivo
Establecer los lineamientos y actividades necesarias para contratar y realizar los pagos de las
diferentes actividades que se llevan a cabo en las obras por los contratistas.
2. Alcance
Inicia desde la cotización de la actividad solicitada hasta la verificación de las cuentas de los
contratistas por parte del departamento de control de proyecto.
3. Definiciones
3.1. ANIP: Autoridad Nacional de Ingresos Públicos.
3.2. Tipo de Contrato: Existen dos formas de contratar las actividades a realizar:

Mano de Obra (MO): son aquellos en donde Grupo Provivienda suministra los
materiales y el contratista realiza la ejecución de las actividades. (Tipo 4).

Varios o a todo Costo (VA): Estos contratos son los que incluyen por parte del
contratista los materiales, equipo y mano de obra. (Tipo 5).
3.3. Dotación Temporal: Toda actividad que proporcione un bien o servicio que estará
vigente solo durante la construcción del proyecto.
4. Generalidades
4.1. Las dos cotizaciones y cuadro comparativos no deben ser realizados en los siguientes
casos:

El contratista es seleccionado por la Gerencia Técnica.

El precio de la propuesta es menor o igual al precio establecido en el presupuesto;
bajo la aprobación del Gerente de Proyecto.

Si se ha establecido a un contratista general y/o único para todos los proyectos
para una determinada actividad.

La contratación es de mano de obra (Insumos tipo 4)

Para trabajos menores y no significativos dentro de los proyectos
(aprovisionamientos temporales).
4.2. Los tipos de contrataciones pueden ser; contratistas de Mano de Obra (MO) y
contratistas de todo costo (VA); los cuales incluyen suministro de materiales, equipo y
mano de obra.
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4.3. El Residente de Obra suministra la codificación a la Secretaria de Proyecto para
tramitar los contratos en el sistema.
4.4. La Secretaria de Proyecto para la realización de un contrato, no puede mezclar en el
sistema, los insumos tipo 4 (pago de mano de obra) con los insumos tipo 5 (varios /
todo costo).
4.5. El Residente de Obra debe verificar con anterioridad las cantidades a contratar para
evitar realizar otrosí al contrato.
4.6. Los contratos con cláusulas deben realizarse en los contratos a todo costo o tipo 5, que
no sean alquiler de maquinaria y equipo, dotaciones temporales del campamento y/o
proyecto y contrataciones de actividades todo costo con un valor inferior a B/.10,000.00.
4.7. Los contratos de dotaciones temporales del campamento y/o proyecto y
contrataciones de actividades todo costo con un valor inferior a B/.10,000.00 pueden
ser realizados en contratos de obra civil y será firmado por el Gerente de Proyecto, a
menos que el contrato de cláusula sea solicitado por el profesional de control de
proyectos.
4.8. El proyecto y control de proyectos debe asegurarse que siempre deba existir un
contrato ya sea de cláusula o de obra civil que legalice la relación comercial con el
contratista.
4.9. Los contratos de mano de obra o tipo 4 deben ser realizados en contratos de obra civil.
Si el Residente de Obra considera necesario se pueden realizar todos los contratos con
cláusulas.
5. Descripción de Actividades
Actividad
¿Qué se hace?
Descripción
¿Cómo se hace?
Durante la elaboración de un
contrato y su tramitación el
Residente de Obra debe llevar a
cabo
mínimo
dos
(2)
cotizaciones, las cuales serán
cotizadas según la información o
1. Realizar
planos
proporcionados
al
cotizaciones y
momento de la cotización, por el
comparativos
proyecto.
De realizarse más de dos (2)
cotizaciones se realizará un
cuadro comparativo incluyendo
descripción del trabajo, valores
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Responsable
¿Quién lo hace?
Documento
Residente de Obra
Cotización /
Cuadro
Comparativo
Actividad
¿Qué se hace?
Descripción
¿Cómo se hace?
del presupuesto, y los precios de
cada una de las cotizaciones.
Responsable
¿Quién lo hace?
Documento
Contratista
Paz y Salvo de
Seguro Social de
la empresa, Copia
de contrato de
trabajadores
debidamente
sellados en el
Ministerio de
Trabajo, Copia de
aviso de entrada
de seguro social
de trabajadores,
Copia de aviso de
operaciones de
empresa, Copia de
certificado de
Registro Público
de la Empresa
(vigente), Copia de
la cédula de
identidad personal
del representante
legal de la
empresa o persona
que aparezca en
poder legal
otorgado por el
representante
legal, Carta de
banco indicando
número de cuenta
de ahorro donde
se transferirán los
El cuadro será revisado y enviado
por el Residente de Obra al
Gerente de Proyectos y al
Profesional de Control de
Proyecto para su presentación
con Gerencia Técnica.
Nota: Para la realización de las
cotizaciones y cuadro comparativo
se debe tomar en consideración las
exclusiones
plasmadas
en
generalidades.
El contratista que suministra la
mano de obra y el contratista que
suministra los materiales y la
mano de obra entregan la
siguiente
documentación
al
Residente de Obra:
 Paz y Salvo de Seguro
Social de la empresa.
 Copia de contrato de
trabajadores debidamente
sellados en el Ministerio
de Trabajo.
 Copia de aviso de entrada
de seguro social de
trabajadores.
2. Entregar
 Copia de aviso de
documentación
operaciones de empresa.
para ingreso en
 Copia de certificado de
el sistema
Registro Público de la
Empresa (vigente).
 Copia de la cédula de
identidad personal del
representante legal de la
empresa o persona que
aparezca en poder legal
otorgado
por
el
representante legal.
 Carta de banco indicando
número de cuenta de
ahorro
donde
se
transferirán los pagos.
 Copia de certificado de no
contribuyente al ITBMS
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Actividad
¿Qué se hace?


Descripción
¿Cómo se hace?
expedido por la ANIP
(para demostrar que no
debe pagar ITBMS según
sus ingresos).
Copia de carta de solicitud
del
contratista
con
recibido de la ANIP o
copia de resolución de
exoneración de uso de
equipo fiscal expedida por
la ANIP (sino debe contar
con el tiempo fiscal.
Carta
dirigida
a
Provivienda,
indicando
que cuenta con equipo
fiscal.
(memo
dgi
solicitando excepción del
equipo fiscal)
El Residente de Obra / Secretaria
de
Proyecto
envía
la
3. Enviar
documentación
requerida
al
documentación Departamento de Contabilidad y
para crear los Planilla para crear los datos del
datos
del contratista en el SIP.
contratista en el
Nota: El contratista será creado
SIP.
una sola vez en el sistema con
base a estos documentos.
4. Generar
contrato escrito
Documento
pagos, Copia de
certificado de no
contribuyente al
ITBMS expedido
por la ANIP (para
demostrar que no
debe pagar ITBMS
según sus
ingresos), Copia
de carta de
solicitud del
contratista con
recibido de la ANIP
o copia de
resolución de
exoneración de
uso de equipo
fiscal expedida por
la ANIP (sino debe
contar con el
tiempo fiscal, Carta
dirigida a nuestra
empresa,
indicando que
cuenta con equipo
fiscal.
F. Solicitud de
apertura de cuenta
contable FIA-F-23,
F. Autorización de
pago por ACH FIAResidente de Obra /
F-32, cédula, copia
Secretaria de Proyecto
aviso operación,
pacto social, slip
del banco para
validar número de
cuenta.
Una vez, el contratista de
servicios haya sido creado en el
SIP, la Secretaria de Proyecto
procede a generar el contrato
escrito utilizando el formato de
Secretaria de Proyecto
contrato de obra civil base para
contrataciones de mano de obra.
Nota: El Residente de Obra y
Profesional de Control de
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Responsable
¿Quién lo hace?
Contrato de obra
civil base para
contrataciones
Actividad
¿Qué se hace?
Descripción
¿Cómo se hace?
Proyectos realizan el contrato
clausurar.
Responsable
¿Quién lo hace?
Documento
La Secretaria de Proyecto
ingresa el contrato al sistema.
5. Ingresar
contrato
sistema.
Para realizar esta actividad debe:
 Especificar la obra por la
que se debe realizar el
contrato,
el
número
asignado al contrato, la
información del contratista
y los valores de anticipo y
retención.
 Consultar
con
el
presupuesto de la obra, la
el
disponibilidad del saldo a
al
contratar
de
las Secretaria de Proyecto
actividades requeridas.
 Completar los espacios
concernientes al insumo,
código de presupuesto,
código
de
actividad,
descripción, unidad y
cantidades
de
las
actividades a contratar.
6. Imprimir y firmar
el contrato.
7. Entregar
cuentas
Inspector
Obra
8. Revisar
cuentas,
codificar
ingresar
sistema
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Versión: 3
al
de
las
e
al
Nota: Las cantidades a contratar
deben ser verificadas con
anterioridad por el Residente e
Obra, para evitar realizar otrosí al
contrato.
La Secretaria de Proyecto
Secretaria de
imprime el contrato, el cual es
Proyecto, Residente
firmado por el Gerente de
de Obra, Gerente de
Proyecto, Residente de Obra y
Proyecto y Contratista
Contratista.
Los contratistas deben entregar
sus cuentas al Inspector de Obra
Contratistas
el día de la semana asignado
para tal fin.
Una vez revisadas las cuentas
por el Inspector de Obra, son
Inspector de Obra
entregadas al Residente de Obra
para su codificación y verificar
Residente de Obra
que el porcentaje a pagar está
acorde al avance.
SIP
Contrato
SIP
Actividad
¿Qué se hace?
9. Recibir
información
para ingresar el
pago
en
el
sistema
10. Firmar cuentas
por parte del
proyecto
11. Verificar y firmar
las cuentas por
el Profesional de
Control
de
Proyectos
Descripción
Responsable
¿Cómo se hace?
¿Quién lo hace?
La Secretaria de Proyecto recibe
del Residente de Obra la
información de la codificación de
Secretaria de Proyecto
la cuenta aprobada y monto
aprobado a pagar para ingresar el
pago en el sistema.
Las cuentas son firmadas por el
Gerente de Proyecto y Residente
Gerente de Proyecto y
de Obra, para su posterior envío
Residente de Obra
al Profesional de Control de
Proyectos para su pago.
El Profesional de Control de
Proyectos verifica las facturas
Profesional de Control
fiscales, monto a pagar y
de Proyecto
codificación y procede a firmar las
cuentas para su pago.
Documento
6. Anexos
6.1 F. Solicitud de apertura de cuenta contable
6.2 F. Autorización de pago por ACH
FIA-F-23
FIA-F-32
7. Control de Cambios
Descripción del Cambio
Inclusión de generalidad 4.1, 4.2 y 4.6. Inclusión de
ANIP como definiciones. Cambio del procedimiento a la
estructura de elaboración de procedimientos del SGC.
Inclusión de requisitos para ingresar al contratista en el
sistema. Cambio en el alcance. Inclusión de la actividad
9 y 11. Eliminación de tipo de contrato (Orden de
Compra) – definiciones y generalidades. Inclusión de
descripción de actividades como generalidades.
Aclaración del punto de “cotizaciones”. Actualización
de los requisitos para ingresar (punto 2).
Inclusión de la definición de dotación temporal, división
y modificación de la generalidad 4.6. Inclusión de la
generalidad 4.7 y 4.8
Código: CON-P-7
Versión: 3
Fecha
Nueva Versión
20.08.2014
2
27-08-2015
3