ENTREVISTA EN INSTITUCIONES Octubre 2010 1. Datos Personales ENTREVISTADO (*) Mariana Merino FECHA Lunes 25/10/2010 LUGAR Sede CPLT ENTREVISTADOR Javier Martínez MAIL (*) [email protected] HORA INICIO 16:00 TELEFONO HORA TERMINO 17:00 SKYPE (*) datos obligatorios Nota: Los datos de la Ficha son capturados para mantener contacto con la persona en forma posterior a la realización de la entrevista. 2. Lugar de Trabajo – Cargo INSTITUCION Consejo para la Transparencia DIVISION CARGO Jefe Unidad Comunicaciones TELEFONO 3. Revisión institucional 3.1 Revisar atribuciones legislativas NOMBRE LEY Consejo para la Transparencia NUMERO LEY FECHA DE PROMULGACIÓN NOMBRE DEL REGLAMENTO NUMERO REGLAMENTO FECHA DE PROMULGACIÓN 1 RESUMIR EL CONTENIDO DE LA LEY DE TRANSPARENCIA ORIENTACIÓN – TEMÁTICAS QUE ABORDA Nota: Adjuntar el texto de la ley de transparencia y del Reglamento que regula su implementación (o link) 3.2 Descripción de la Operación ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN/EMPLEADOS/PRESUPUESTO La unidad de comunicaciones tiene por rol principal: 1. comunicaciones externas (marketing) 2. comunicaciones internas. Año 2009 son 2 personas y contaron con 120 millones de presupuesto. Este año algo similar (En noviembre viene campaña en radios, vía pública y algo de diario). 2 DESCRIPCION DE ÁREAS Y ACTIVIDADES AREA, DIRECCIÓN, SUBDIRECCIÓN, GERENCIAS PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL ÁREA Externo: Primero dar a conocer la existencia del Consejo y la labor que realiza. En Chile, pese a que la ley era un proyecto de gobierno, el gobierno no capitalizó cuando entra en vigencia la ley darla a conocer. El Consejo por ende, tuvo que dar a conocer la existencia de esto. Campaña de publicidad masiva es muy cara, lo mismo ocurre con cualquier desarrollo de hito comunicacional. Ante lo escaso del presupuesto, busca aliados naturales: prensa/medios y ONGs. Por tanto un foco importante es la gestión de prensa (Mariana trabajó durante años en La Tercera y conoce bien el medio). También las organizaciones no gubernamentales interesadas en este tema. Relación con terceros. El año pasado fusioné comunicación con la vinculación con otras organizaciones: trabajo de red apoyo. Se mantiene la gestión de prensa. Hay otro frente que es promoción y clientes, de marketing directo y que ha sido muy fuerte este año, recorriendo Chile, realizando talleres, charlas y capacitaciones. Ahí se combina todo: vinculación con organismos, dar a conocer, prensa local, materiales de difusión. Portal web: ha estado desde el día 1, ha ido avanzando, sofisticándose, capacitando, complementando. Buscamos convertirlo en un muy buen portal, que tenga relación con todo lo vinculado con el derecho de acceso a la información pública, que no sólo sea el Consejo (ha tenido limitaciones presupuestarios). Además hacemos un boletín mensual digital, que tiene suscriptores, partió el año pasado bimestral y ahora es mensual. AREA, DIRECCIÓN, SUBDIRECCIÓN, GERENCIAS PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL ÁREA Comunicación Interna: hemos creado canales de comunicación interna, siendo intranet el prioritario. Ahí se canaliza toda la información, avisos, comunicados, etc. para que llegue a todos los miembros del Consejo. 3 3.3 Desafíos institucionales OBJETIVOS ESTRATEGICOS (TRANSPARENCIA, PROTECCIÓN DE DATOS, CORRUPCIÓN, ATENCIÓN DE RECLAMOS, AUDITORÍAS A INSTITUCIONES, ETC.) 1. Que un número importante de chilenos sepa de qué se trata el derecho de acceso a la información pública y qué es el Consejo para la Transparencia, porque se confunde con Chile Transparente y otros. 2. Realizar buena gestión de prensa. 3. Mejorar la comunicación interna: está un poco complicado porque comunicación interna depende de RRHH y no se puede fusionar solo, porque recursos humanos tiene sus políticas en cuando a gestión y han andado muy lento. Hubo un cambio en la personas a cargo de recursos humanos, aún no existe una política clara. INDICADORES DE GESTIÓN (BSC A NIVEL DESCRIPTIVO) 1. El primer indicador que tenemos es el estudio MIDE UC que se hizo en diciembre del año pasado 18.7% sabía que existía el Consejo. Este año se repite con una metodología similar. La meta es que en 5 años podamos llegar a un 80%. La idea es llegar a 35% este año, sienten que lo único que pueden es subir porque están muy bajos. Seguir el ejemplo del Sernac. 2. Gestión de prensa: un indicador importante era subir en cantidad de notas de prensa en medios regionales, y eso lo hemos logrado aumentando bastante las apariciones. 3. Comunicaciones internas: Que las personas usen intranet, se informen, lean lo que les ponen. Se hizo una primera encuesta de satisfacción y se va a hacer una segunda. El tema de la intranet es una cultura de trabajo y en Chile, especialmente los jefes estaban acostumbrados a la secretaria que en este caso no compatibiliza. DESAFIOS El desafío respecto al plan de Difusión del Derecho, sería poder realizar dos campañas anuales importantes de difusión masiva, esa es la meta pero 4 nunca ha funcionado por distintos motivos. FORTALEZAS FALENCIAS 3.4 Lo que hay que hacer para abordar ese proceso está claro, contamos con los conocimientos para abordar los temas. El vocero Don Raúl va a todo, es súper activo y comprometido. Si queremos darnos a conocer tenemos que salir en los medios de comunicación y para eso, es necesario un buen vocero, lo que se ha cumplido muy bien a partir de mayo de este año con el presidente, quien entiende perfectamente el rol de los medios. La falencia está en que “lo que no se comunica no existe”, y pasa que como somos una institución jurídica con tanto abogado, todo es muy serio y hay que cuidar cada palabra entonces al final muchas veces se pierden buenas oportunidades de comunicar porque existe resquemor, no se visualiza la importancia de ese comunicar. Entonces de repente hay cosas muy buenas que se podrían comunicar que podrían ayudar al posicionamiento, pero muchas de esas oportunidades se pierden. Capacidades institucionalidades HABILIDADES NECESARIAS PARA REALIZAR LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES DE LA INSTITUCIÓN Lo más relevante es que exista una visión global y no solo de Área de negocio. A nivel de direcciones sería bueno que exista esa visión macro, que todas las unidades pudiesen mirar más allá de su propio negocio. Eso sería bueno porque evitaría los compartimentos estancos que ocurren a menudo. Tener oficinas separadas nos ha perjudicado y además con el crecimiento, nadie sabe qué hace el otro. En el caso de comunicaciones ante cualquier hecho que uno sepa de inmediato ponderar cuáles van a ser los impactos o las posibles aristas que hay que sacar, y saber diferenciar entre lo que sirve y lo que no sirve. Además de prever los escenarios posibles de crisis. 5 3.5 Identificación de áreas temáticas de interés para el intercambio Aplicación de una encuesta ad-hoc para medir el grado de interés en intercambiar opiniones y experiencias, analizar capacidades, debatir criterios aplicables al quehacer de las instituciones, formas de organización, desafíos organizacionales y otras posibles áreas de interés. Establecer alcances y objetivos de las mismas. (Esta encuesta se refleja luego en el Diagrama del Río) AREA INTERESADA DEL CPLT AREAS DE INTERÉS OBJETIVOS ESTAD O ACTUA L (ESCAL A 110) Dirección General ESTADO DESEADO PLANES (ESCALA 110) MODELO ORGANIZACIONAL Al ser organizaciones jóvenes, se está atravesando un proceso permanente de aprendizaje Procesos Planificación Dirección General PRESUPUESTO Dirección General Relacionado con tema Modelo Organizacional Presupuesto como reflejo de la importancia, como indicador de la voluntad política PROTECCION DE DATOS PERSONALES Impacto en la organización de la institución de agregar la función de protección de datos Beneficios y desventajas 6 Dirección General RECURSOS HUMANOS Relacionado con Modelo Organizacional Estructura organizacional Política de RRHH Resolución de conflictos JURISPRUDENCIA Susceptible de ser transferible y compartida entre las distintas instituciones. Fiscalización MODELOS DE FISCALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO Normativa y Fiscalización TRANSPARENCIA ACTIVA Promoción Clientes Comunicacio nes Modelos y Metodologías Plataformas Incentivos al cumplimiento Actividades de difusión y educación Buenas prácticas Open government/open data DIFUSIÓN DEL DERECHO Relacionado con el 2. Transparencia activa. Plan de comunicación externa Capacitación a otras instituciones Mecanismos para asegurar cobertura 2 planes de campaña al año durante 5 años Llegar al 70/80% de reconocimiento. Vocería activa 7 Estudios INDICADORES/MEDICIÓN DE IMPACTO No existen y son esenciales Secretaría Técnica Cómo medimos el cumplimiento de nuestros objetivos, como se mide la agregación de valor al desempeño de las instituciones, como se mide el logro de llegar a la ciudadanía RELACIÓN/VINCULACIÓN INSTITUCIONAL Relación con otros países Relación con otras instituciones RRHH COMUNICACIÓN INTERNA Comunicacio nes Procesos y Sistemas Relaciones entre las distintas áreas Prácticas de trabajo colaborativo Gestión del conocimiento No puedo hacer nada por mi cuenta, amarrado a RRHH Para fin de año debiese haber avances pero compete a RRHH DESARROLLO TECNOLÓGICO Transversal a todas las áreas Compartir prácticas Modelos de acceso a la información Práctica de desarrollo de archivos y gestión de documentos En qué puedo aportar Aportar en la construcción de mensajes claves comunicacionales, esto sirve, esto no sirve, cómo gestionarlo En qué necesitamos apoyo Cómo generar una superestructura como la del ICO Cómo contaminar a todos con la importancia de comunicar Experiencias en creación de material educativo 8 3.6 Recopilación de experiencias de intercambio EXPERIENCIAS DE INTERCAMBIO REALIZADAS POR LA INSTITUCIÓN DESCRIBIR CASOS No directamente, sólo estudié el caso de ICO de Inglaterra (lo publicado en la WEB) y algo del IFAI porque cuando vinieron en Abril del año pasado para el lanzamiento tuve la oportunidad de conversar y después realizar una videoconferencia con el director general de entonces, que ahora es comisionado, donde hablamos sobre la comunicación. Lo otro fue un trabajo de apoyo y colaboración, la experiencia de los mismos consejeros. El Presidente Juan Pablo Olmedo era muy bueno en las redes de colaboración y con él trabajamos las alianzas. A nivel particular, la experiencia del Magíster y el análisis del caso del Sernac. BARRERAS Y DIFICULTADES DETECTADAS 3.7 Lecciones aprendidas 9 LECCIONES APRENDIDAS EN EXPERIENCIAS DE INTERCAMBIO DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE REGISTRO DE LAS LECCIONES APRENDIDAS. Nota: Este ítem registra la existencia –o la falta- de una memoria corporativa y de un modelo de aprendizaje organizacional. Adjuntar ppt, pdf u otro disponible que describan las acciones que realiza la Institución en estas materias 3.8 Capacidad de participación en la Red Se elabora una Encuesta on line (Survey-Monkey), que será enviada para ser completada por todo el personal que pudiese participar en la Red de Intercambio, con el objeto de realizar un levantamiento de capacidades personales y de soporte tecnológico. Esta encuesta medirá lo siguiente: Habilidades y capacidades personales de los funcionarios de la Institución para el intercambio. Manejo de tecnología (correo, multiconversación vía skype, trabajo colaborativo vía sharepoint o similar) Soporte informático disponible en la Institución y planes de inversión. Nota: Encuesta tipo multiple choice para completar en un tiempo de 10 – 12 minutos. 10 3.9 Instrucciones para completar la Entrevistas en las Institución Se entrevistarán personas que tengan la visión conceptual de las actividades que realiza cada Institución. Las personas a entrevistas tiene que ser futuros integrantes de la Red de Intercambio. Se estima entrevistar entre 3 y 5 personas por Institución *** 11