Gestión de Riesgos y Puntos de Atención (PDA´s) Gestión Estratégica de IT Julio 2021 AGEN DA AGEN DA GESTIÓN DE RIESGOS Y PUNTOS DE ATENCIÓN 01. OBJETIVO DE LA GESTIÓN DE RIESGOS 02. DEFINICIONES ¿Qué son los Riesgos y PDA´s? 03. IMPACTO ¿Cómo impactan los Riesgos y PDA´s en el proyecto? 04. MATRICES Impacto, Probabilidad y Prioridad 05. SEMÁFOROS Criterios para la asignación de semáforos y Estado General del Proyecto 06. CIRCUITO DE ESCALAMIENTO 07. SERVICE NOW Criterios para la asignación de semáforos y Estado General del Proyecto OBJETIVO Gestión de Riesgos y Puntos de Atención (PDA´s) El objetivo de la gestión de Riesgos y PDA´s es identificar y gestionar los mismos tempranamente, para disminuir la probabilidad de impacto, optimizando así las posibilidades de éxito del proyecto. ¿Y si no se gestionan? Cuando los Riesgos y PDA´s no se gestionan, éstos tienen el potencial de hacer que el proyecto se desvíe del plan y no logre los objetivos definidos para el mismo. CONSECUENCIA En consecuencia, la efectividad de la Gestión de los Riesgos y PDA´s del Proyecto está directamente relacionada con el éxito del mismo. ROLES Líder de Proyecto y Sistemas Scrum Muster y PM Gestionar los Riesgos y PDA´s Participar activamente en la identificación de los mismos Colaborar con la carga en ServiceNow ¿QUÉ SON LOS RIESGOS Y PDA´S? Gestión de Riesgos y Puntos de Atención (PDA´s) RIESGOS Los riesgos son eventos o actividades inciertas, que en caso de ocurrir, afectarían al proyecto. Son hechos potenciales que aún no han sucedido. Tienen una Probabilidad de Ocurrencia, esto es ¿cuán probable es que este riesgo realmente ocurra? Ejemplo PDA´s Proyecto: Escapada un fin de semana a la costa, con mi pareja, en auto. Riesgo: Unos días antes del fin de semana, veo en las noticias que el gremio x quiere cortar las rutas de acceso a la costa durante ese fin de semana. Los Puntos de Atención son asuntos relevantes que requieren atención específica porque están generando consecuencias no deseadas al proyecto. Son hechos que ocurren en el presente. Tienen una Prioridad de Resolución, esto es ¿qué tan rápido debo resolver el PDA? Ejemplo Proyecto: Escapada un fin de semana a la costa, con mi pareja, en auto. PDA: La noche antes de viajar me roban el auto. ¿Qué parte del proyecto afecta? IMPACTO Gestión de Riesgos y Puntos de Atención (PDA´s) Tanto los Riesgos y PDA´s pueden afectar el Alcance, Costo, Tiempo (Cronograma), y/o Personas (Equipo). Alcance Costo Tiempo Personas El objetivo se ve afectado en su forma, calidad o funcionalidad. El presupuesto estimado para cumplir el objetivo del proyecto se ve afectado. El objetivo no puede cumplirse dentro del cronograma estimado. Relacionado con la falta de roles clave / conocimiento / habilidades / falta de claridad en los roles / falta de un buen clima de trabajo. Ejemplo Proyecto: Escapada un fin de semana a la costa, con mi pareja, en auto. Riesgo: Unos días antes del fin de semana, veo en las noticias que el gremio x quiere cortar las rutas de acceso a la costa durante ese fin de semana. Impacto: Alcance (puedo cambiar el destino por otro), Costo (si ya pagué hotel y no me devuelven el dinero), Tiempo (si decido cambiar el fin de semana). MATRIZ DE IMPACTO Impacto Alto Medio Bajo ¿Qué objetivo del proyecto se impacta? Ejemplo Impacto de Riesgos y PDA´s Descripción PDA 1: Al inicio de proyecto se presenta un retraso de 2 semanas en la incorporación de algunos Talentos. Afecta el Objetivo Final o uno o más productos del proyecto. Afecta uno o más Objetivos del Quarter (Q) del proyecto. ¿Qué objetivo del proyecto se impacta? Afecta una o más Tareas puntuales o el objetivo del Sprint del proyecto. Ejemplo Objetivo Impactado: Sprint de Diseño Proyecto: SIGMA – Sol. Integral de Gestión de Mora y Autogestión Objetivo Final / Alcance: Implementar la nueva plataforma SIGMA, que reemplace a la actual EMERIX Riesgo 1: Mientras estamos en la etapa Tiempo: 6 meses de diseño de G. de Mora tenemos Costo: ARS 10.000.000 razones para sospechar que una parte Personas: Equipo de 6 personas de ese sistema no es compatible con otros sistemas clave del Banco. Roadmap ¿Qué objetivo del proyecto se impacta? Implementar SIGMA Implementar Gestión de Mora Diseño Ejecución Implem. IMPACTO BAJO Implementar Autogestión Diseño Ejecución Implem. Objetivo Impactado: Objetivo del Q “Implementar Gestión de Mora” IMPACTO MEDIO MATRICES PROBABILIDAD Y PRIORIDAD ¿Cuán probable es que el riesgo realmente ocurra? Probabilidad RIESGOS Absoluta Alta Moderada Baja Descripción Probabilidad estimada de ocurrencia es mayor a 75%. Probabilidad estimada de ocurrencia se encuentra entre el 50% y el 75%. Probabilidad estimada de ocurrencia se encuentra entre el 25% y el 50%. Probabilidad estimada de ocurrencia es menor del 25%. ¿Qué tan rápido debo resolver el problema? Prioridad PDA´s Crítica Alta Moderada Baja Descripción Requiere una resolución inmediata. (1 ciclo de Management*). Requiere una resolución en el corto plazo. (2 ciclos de Management*). Requiere una resolución en el mediano plazo. (1 ciclo Ejecutivo**). Requiere una resolución en el largo plazo.(2 o más ciclos Ejecutivos**) *Ciclo de Management: Espacio temporal entre dos reuniones de Management. **Ciclo Ejecutivo: Espacio temporal entre dos reuniones de Comité ejecutivo. Riesgo 1: Mientras estamos en la etapa de diseño de G. de Mora tenemos razones para sospechar que una parte de ese sistema no es compatible con otros sistemas clave del Banco. IMPACTO MEDIO Objetivo Impactado: Objetivo del Q “Implementar Gestión de Mora” ¿Cuán probable es que el riesgo ocurra? Probabilidad: 60% PDA 1: Al inicio de proyecto se presenta un retraso de 2 semanas en la incorporación de algunos Talentos. PROBABILIDAD ALTA IMPACTO BAJO Objetivo Impactado: Sprint de Diseño ¿Qué tan rápido debo resolver el problema? Prioridad: Corto plazo PRIORIDAD ALTA CRITERIO DE ASIGNACIÓN DE SEMÁFOROS Impacto Probabilidad/Prioridad Absoluta / Crítica Alta Moderada Alto R R A A Medio A A A V Bajo A A V V Riesgo 1: Mientras estamos en la etapa de diseño de G. de Mora tenemos razones para sospechar que una parte de ese sistema no es compatible con otros sistemas clave del Banco. ¿Cuán probable es que el riesgo ocurra? PDA 1: Al inicio de proyecto se presenta un retraso de 2 semanas en la incorporación de algunos Talentos. IMPACTO MEDIO PROBABILIDAD ALTA IMPACTO BAJO Objetivo Impactado: Sprint de Diseño A Objetivo Impactado: Objetivo del Q “Implementar Gestión de Mora” Probabilidad: 60% Baja ¿Con qué prioridad debo resolver el problema? Prioridad: Corto plazo A PRIORIDAD ALTA Estado DEFINICIÓN El Estado del Proyecto surge como resultado de los semáforos aplicados a los Riesgos y Puntos de Atención. Semáforo CRITERIO DE ASIGNACIÓN DE SEMÁFOROS AL ESTADO GENERAL DEL PROYECTO Explicación V No hay semáforos en rojo ni amarillo en los Riesgos y Puntos de Atención. A No hay semáforos en rojo y hay uno o más semáforos en amarillo en los Riesgos y Puntos de atención. R Hay uno o más semáforos en rojo en los Riesgos y Puntos de atención. ¿Dudas? Circuitos de escalamiento Circuito de escalamiento de stoppers 1 2 Comité Ejecutivo Stopper 2 y el líder del Proyecto debe elevarlo al Comité ejecutivo del Proyecto. Gobierno del Proyecto Reunión de Management 3 Reunión Técnica Riesgos y PDA´s Cuando un Riesgo, PDA, Decisión o Acción, no es solucionado en la Reunión de Management en un Ciclo Ejecutivo**, se considerará un Cuando un Riesgo, PDA, Decisión o Acción, no es solucionado en la Reunión Técnica en un Ciclo de Management*, se le considerará un Stopper 1 y el líder técnico del proyecto debe elevarlo a la Reunión de Management establecida en el Gobierno del Proyecto. Los Riesgos y PDA´s, deben ser tratados y seguidos en las Reuniones Técnicas del Proyecto de manera que se generen Decisiones y Acciones Correctivas o de Mitigación. Acciones y Decisiones *Ciclo de Management: Espacio temporal entre dos reuniones de Management. **Ciclo Ejecutivo: Espacio temporal entre dos reuniones de Comité ejecutivo. Responsable del Riesgo o PDA: Líder de Proyecto Riesgos y PDA´s en Service Now Service PDA´sNow Service Now Datos a ingresar 1- Crítica 2- Alta 3- Moderada 4- Baja 1- Alta 2- Media 3- Baja Indicar el nombre de la persona responsable de gestionar el PDA Descripción corta del PDA Descripción extensa del PDA. Tratar de detallar lo máximo posible. Descripción de el o los planes de acción que se van a realizar para resolver el PDA. Es un campo muy extenso, por lo que pueden enumerarse diferentes planes, con sus responsables, etc. Campos obligatorios Pendiente Abierto En curso Cerrado completo Cerrado incompleto Cerrado omitido Alcance Tiempo Costo Personas Service Now Riesgos Service Now Datos a ingresar Absoluta Alta Moderada Baja 1- Alta 2- Media 3- Baja Abierto Cerrado con Punto de Atención Cerrado mitigado Descripción corta del Riesgo Descripción extensa del Riesgo. Tratar de detallar lo máximo posible. Descripción de el o los planes de mitigación que se van a realizar para minimizar el Riesgo. Es un campo muy extenso, por lo que pueden enumerarse diferentes planes, con sus responsables, etc. Campos obligatorios Alcance Tiempo Costo Personas ¿Dudas? Próximos pasos 01 PRÓXIMOS PASOS 01 Estandarización de tipologías de Riegos y PDA´s y forma de escribirlos 02 Mejoramiento del uso de SN (Capacidades que hoy no se utilizan y ajustes a las solapas de R y PDA´s) 03 Automatización de la matriz de asignación de semáforos y status del proyecto 04 Obtención de indicadores y monitoreo de los mismos EN CURSO Feedback https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=_uNNk2xBTE6w NTLfk0TqxMjosuneWNdLo1MukArwhDBUM09DNE5aOU5CQk8wOFA3QV VaVzdPWFZQSCQlQCN0PWcu ¡MUCHAS GRACIAS! GESTIÓN ESTRATÉGICA DE IT CÍRCULO DE PROYECTOS JULIO 2021
