POLÍTICA DE MANEJO Y LEGALIZACIÓN DE ANTICIPOS A EMPLEADOS 1. OBJETO Establecer las directrices para el manejo y legalización de anticipos en AMANI ENTERPRISES CO S.A.S. 2. ALCANCE Esta política incluye las actividades y directrices, para el manejo y legalización de los anticipos, que la empresa entrega a los trabajadores que lo requieran para el desarrollo de sus funciones. 3. POLÍTICAS ESPECÍFICAS 3.1. La suma que por concepto de “Anticipo” entrega AMANI ENTERPRISES CO S.A.S. no tiene connotación salarial, por cuanto su finalidad es que el trabajador pueda atender ciertos eventos en desarrollo de las funciones propias de su cargo. 3.2. En ese orden de ideas, el trabajador tiene la obligación de: 3.2.1. Utilizar el recurso única y exclusivamente para actividades previamente aprobadas por su jefe inmediato, el cual en ningún caso se debe usar para fines o actividades personales. 3.2.2. Aplicar las retenciones en la fuente a las que haya lugar, de acuerdo a las condiciones fiscales de la compañía y del proveedor. 3.2.3. Legalizar los gastos del anticipo recibido a través de la herramienta diseñada para tal fin, radicar en “la ventanilla de correspondencia” o enviar por mensajería los respectivos soportes en original. 3.2.4. Reintegrar a través de consignación bancaria a AMANI ENTERPRISES CO S.A.S. o autorizar el descuento de nómina respectivo del saldo del anticipo recibido, cuando este caso se presente. 4. LEGALIZACIÓN DE GASTOS REALIZADOS CON ANTICIPOS 4.1. El trabajador debe legalizar los gastos realizados con el anticipo recibido dentro de los cinco (5) días siguientes a la finalización del viaje, compra realizada o la comisión que ha originado el recibo del citado anticipo. 4.2. La omisión por parte del trabajador de lo antes señalado genera un incumplimiento de sus obligaciones frente a AMANI ENTERPRISES CO S.A.S.. 4.3. En el evento en que el trabajador no realice en el plazo señalado la legalización de gastos del anticipo recibido, AMANI ENTERPRISES CO S.A.S. procederá a deducir de las sumas Página 1 de 2 POLÍTICA DE MANEJO Y LEGALIZACIÓN DE ANTICIPOS A EMPLEADOS que se hayan causado o se causen en el futuro a favor del trabajador por concepto de salarios, prestaciones sociales, vacaciones, bonificaciones de cualquier naturaleza, eventuales indemnizaciones y cualquier acreencia laboral que deba liquidar y pagar a su favor, bien sea durante la vigencia o a la terminación del contrato de trabajo, el valor total del anticipo si no ha presentado la correspondiente legalización dentro del plazo establecido. 5. REINTEGRO DEL SALDO DEL ANTICIPO RECIBIDO 5.1. El trabajador tiene la obligación de reintegrar a AMANI ENTERPRISES CO S.A.S. el saldo del anticipo recibido, cuando este caso se presente. 5.2. En virtud de la citada obligación y con el fin de evitar re-procesos administrativos, la Compañía descontará de las sumas que se hayan causado o se causen en el futuro a favor del trabajador por concepto de salarios, prestaciones sociales, vacaciones, bonificaciones de cualquier naturaleza, eventuales indemnizaciones y cualquier acreencia laboral que deba liquidar y pagar a su favor, bien sea durante la vigencia o a la terminación del contrato de trabajo, el valor total del “saldo a reintegrar” del anticipo entregado al trabajador. 5.3. El valor del descuento correspondiente al “saldo a reintegrar” se registrará una vez el trabajador haya legalizado los gastos del anticipo recibido dentro del plazo estipulado por AMANI ENTERPRISES CO S.A.S. Lo anterior sin perjuicio de lo señalado en el numeral “4.3.” de la presente política de “LEGALIZACIÓN DE ANTICIPOS A EMPLEADOS”. La presente política entrará en vigencia el día xxx del mes xxxl del año xxx. CARLOS GARAVITO Director financiero AMANI ENTERPRISES CO S.A.S. Página 2 de 2
