Manual de usuarios Q..

Manual de usuarios
Sistema de gestión de
encuestas QuestionPei
Contenido
Introducción ............................................................................................................................ 1
1.
¿Qué es QuestionPei? ..................................................................................................... 2
1.1
Ventajas de QUESTIONPEI .................................................................................... 2
2.
Módulos del sistema y menú principal ........................................................................... 3
3.
Portada ............................................................................................................................ 4
3.1
Cómo cambiar los datos y la contraseña de un usuario ........................................... 5
4.
Reporte de mejoras ......................................................................................................... 6
5.
Estructura general de las páginas.................................................................................... 8
6.
Administración del sitio ............................................................................................... 11
6.1
Gestión de recursos del sistema ............................................................................. 11
6.2
Gestión del menú ................................................................................................... 11
6.3
Gestión de usuarios y grupos de usuarios del sistema ........................................... 13
6.4
Seguimiento de eventos (trazas) del sistema ......................................................... 14
7.
Gestión de utilerías ....................................................................................................... 15
7.1
8.
Gestión de puestos de trabajo ................................................................................ 15
Gestión de contactos ..................................................................................................... 16
8.1
Gestión de clientes ................................................................................................. 16
8.2
Gestión de proveedores .......................................................................................... 17
8.3
Gestión de trabajadores .......................................................................................... 18
8.4
Gestión de otros contactos ..................................................................................... 18
9.
Gestión de encuestas ..................................................................................................... 18
9.1
Gestión del banco de preguntas ............................................................................. 19
9.2
Gestión de cuestionarios ........................................................................................ 22
9.3
Envío de encuestas ................................................................................................. 25
9.4
Responder cuestionarios ........................................................................................ 27
9.5
Revisión de los resultados...................................................................................... 29
10.
Envío de correos y reporte en EXCEL ..................................................................... 30
INGENIERÍA Y SISTEMAS
Introducción
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1. ¿Qué es QuestionPei?
QUESTIONPEI es un sistema de gestión de encuestas desarrollado por la empresa SOFTPEI Ingeniería y Sistemas.
QUESTIONPEI le permitirá una mayor comunicación y retroalimentación de sus
clientes, proveedores, trabajadores y partes interesadas.
1.1 Ventajas de QUESTIONPEI

Permite la gestión de sus clientes, proveedores y trabajadores, y otros contactos que no clasifiquen en los anteriores.

Puede exportar los datos de sus clientes, proveedores, trabajadores y otros
contactos en formato de libros de excel.

Facilita la comunicación con sus clientes, proveedores, trabajadores y otros
contactos a través del envío de correos.

Permite crear cuestionarios con más de 30 formas diferentes de preguntas,
especificando preguntas obligatorias o no.

Permite el envío de cuestionarios a sus clientes, proveedores, trabajadores y
otros contactos.

Puede consultar las respuestas de los participantes en las encuestas, con la
posibilidad de exportar a PDF respuestas individuales o de varios participantes.

El sistema elabora un análisis estadístico y gráfico de las respuestas dadas,
con la posibilidad de exportar el mismo a PDF.
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2. Módulos del sistema y menú principal
QUESTIONPEI tiene tres partes fundamentales: la Administración del sitio, la Gestión de contactos y la Gestión de cuestionarios.
Dentro de la administración del sitio se encuentran cuatro módulos:

Gestión de recursos del sistema.

Gestión del menú del sitio.

Gestión de usuarios y grupos de usuarios.

Seguimiento a eventos del sistema (trazas).
Dentro de la gestión de contactos se encuentran cuatro módulos:

Gestión de clientes.

Gestión de proveedores.

Gestión de trabajadores.

Gestión de otros contactos.
Dentro de la gestión de cuestionarios se brindan tres módulos:

Gestión de preguntas.

Gestión de cuestionarios.

Reporte de resultados.
En correspondencia con esta estructura, el menú del sitio cuenta con seis entradas
principales: Administración, Clientes, Proveedores, Trabajadores, Contactos y Encuestas, además de un menú de Utilerías y las opciones de Inicio, Ayuda y Salir
del sistema (figura 1).
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Figura 1 Menú del sistema.
A continuación se explicará el trabajo con cada una de las partes del sistema.
3. Portada
Al entrar al sistema o dar clic sobre la opción Inicio del menú, se visualizará la página de bienvenida del sistema. En el área central izquierda se brinda un acceso
directo a las nueve partes fundamentales del sitio: gestión de clientes, proveedores, trabajadores, cuestionarios en edición, cuestionarios cerrados, resultados de
las encuestas, usuarios, trazas del sistema y ayuda (figura 2).
Figura 2 Acceso directo a principales módulos.
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A estos módulos solo tendrán acceso los usuarios autorizados. En la portada se
ofrece además acceso a la Suite de SOFTPEI Ingeniería y Sistemas con sus principales productos (figura 3).
Figura 3 Acceso a la Suite de SoftPei.
3.1 Cómo cambiar los datos y la contraseña de un usuario
En la parte superior derecha, debajo del menú, se muestra el usuario autenticado
(figura 4), con un vínculo a una página de edición del perfil de usuario, donde se
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puede cambiar la contraseña de acceso al sitio y editar los datos personales. Esta
opción está visible en todas las páginas del sitio.
Figura 4 Usuario autenticado en el sistema.
La página de cambio de contraseña requiere la entrada de la contraseña actual del
usuario. En caso haberla olvidado puede contactar a los administradores del sitio
para cambiarla desde el módulo de administración de usuarios.
4. Reporte de mejoras
En el pie de las páginas (footer), en la parte central abajo se brinda un acceso para reporte de mejoras por parte de cualquier usuario (figura 5).
Figura 5 Opción de reportar mejoras.
A través de ese link se abrirá un formulario donde los usuarios del sistema pueden
dejar comentarios, sugerencias, o reportar errores, mejoras, etc. que les permitan
a los administradores del sitio mejorar su servicio. Junto al texto pueden subir un
adjunto (Figura 6).
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Figura 6 Formulario de envío de reportes de mejoras.
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5. Estructura general de las páginas
De manera estándar, cuando se entra a alguna de las opciones del menú se
muestra una tabla con los datos relacionados. En algunos casos puede realizarse
un filtrado de los datos (figura 7).
Figura 7 Ejemplo de formulario de filtrado de búsquedas.
La tabla donde se muestran los datos permite ordenar por columnas dando clic
sobre el título de las mismas; y permite además navegar por las páginas y mostrar
una cantidad de registros determinada, opciones que encontrará en la parte inferior de las tablas (figuras 8 y 9).
Figura 8 Ordenamiento por columnas.
Figura 9 Navegación por los registros encontrados.
Encima de las tablas se brinda la opción de Crear elementos nuevos, y en cada fila de la tabla se puede Editar y Borrar elementos. En algunos casos se adiciona la
opción de Ver detalles, u otras opciones (figuras 10 y 11).
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Figura 10 Ejemplo de opción de Crear
Figura 11 Columna de acciones en las tablas.
En todas las páginas de Crear o editar datos, se indica con un asterisco (*) los datos obligatorios. Se brindan además dos opciones: Enviar, que aplicará los cambios entrados, o Cancelar que regresará a la página principal del elemento que se
esté gestionando (figura 12).
Figura 12 Opciones de Enviar y Cancelar cambios en todas las páginas de inserción y edición.
Ante la realización de cada acción, se muestra un mensaje notificando el éxito o
fracaso de la misma (figuras 13 y 14).
Figura 13 Ejemplo de mensaje de éxito de acción.
Figura 14 Ejemplo de mensaje de fracaso de acción.
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Desde algunas páginas (por ejemplo donde se muestran detalles de usuarios,
equipos, etc. accesibles desde la opción “Ver” en la columna de Acciones de las
tablas), se puede regresar a la lista de los elementos que se estaban revisando, o
se puede ir a la página de edición del elemento (figura 15).
Figura 15 Navegación desde página de detalles.
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6. Administración del sitio
La administración del sitio consta de dos partes fundamentales: seguridad y gestión del menú. A su vez, dentro de la seguridad se gestionan recursos, usuarios y
grupos de usuarios del sistema, y se pueden ver las trazas generadas.
6.1 Gestión de recursos del sistema
Es accesible desde la opción Administración / Seguridad / Recursos del menú
principal (sólo para súper-administradores del sitio).
Este módulo permite adicionar y declarar en el sitio nuevas funcionalidades. Los
recursos constan de un nombre y una descripción, y responden a cada parte del
sistema que se puede gestionar, los cuales son importantes para la gestión del
menú y de los usuarios y grupos de usuarios.
6.2 Gestión del menú
Es accesible desde la opción Administración / Menú del menú principal.
Permite adicionar, eliminar o cambiar la posición de las entradas del menú. En las
páginas de adición o edición se tienen cinco partes fundamentales (figura 16).

Nombre y descripción: el nombre es lo que se mostrará en el menú.

Menú padre: permite seleccionar bajo qué entrada del menú se mostrará
esta entrada; si se selecciona “root” quedará como entrada principal.

Tipo de enlace:
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o
Enlace por recurso: permite construir el enlace según los recursos
definidos en el sistema. Necesario si se desea visualizar este enlace según los permisos del usuario.
o
Url interna o externa al sitio. Siempre se mostrará en el menú sin
tener en cuenta los permisos del usuario.

Orden: posición en que se mostrará la entrada dentro del menú al que pertenezca la misma.

Activado o no: si está desactivado no se muestra.
Figura 16 Formulario de creación de entrada de menú.
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La activación o desactivación de una entrada del menú puede hacerse dentro de la
opción de editar, o dando clic en “Activar” o “Desactivar” en columna de Acciones
de la tabla de entradas (figura 17).
Figura 17 Opciones de activar y desactivar entradas del menú.
6.3 Gestión de usuarios y grupos de usuarios del sistema
Accesibles desde las opciones Administración / Seguridad / Usuarios y Administración / Seguridad / Grupos del menú principal.
Permiten adicionar usuarios y grupos de usuarios al sistema, así como gestionar
sus permisos.
Se recomienda primeramente crear los grupos y editar sus permisos, y luego adicionar usuarios, donde se puede seleccionar a qué grupos pertenecen. Un grupo
de usuarios no podrá ser eliminado si hay usuarios que pertenecen a él.
En la aplicación de permisos, accesible desde la columna Acciones de las tablas
de grupos y usuarios, se muestra una vista de los recursos del sistema (ver epígrafe “Gestión de recursos del sistema” de este manual), donde para cada uno se
puede marcar permisos de lectura, inserción, actualización y eliminación. Seleccionando en la cabecera de cada columna se marcan o desmarcan las opciones
en toda la columna, y por la izquierda se marcan o desmarcan las opciones en toda la fila (figura 18).
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En el caso de los permisos de usuarios, no se podrán eliminar los permisos establecidos para los grupos a que pertenece dicho usuario, por lo que se mostrarán
deshabilitados.
Figura 18 Edición de permisos de usuarios y grupos.
Note las cajas de texto deshabilitadas.
Adicionalmente se brinda un filtrado para realizar búsquedas de usuarios por nombre, apellidos, usuario, correo electrónico y grupo al que pertenece.
6.4 Seguimiento de eventos (trazas) del sistema
Las trazas del sistema se pueden ver a través del menú Administración / Trazas
del sistema del menú principal.
En esta vista se muestran todos los eventos del sistema, y se brinda un filtro para
realizar búsquedas por eventos, usuarios y fechas.
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7. Gestión de utilerías
Bajo la opción de utilerías se ha ubicado la gestión de elementos secundarios que
son necesarios para la gestión de otros datos principales. Se recomienda completar primeramente los datos de utilerías para una mayor comodidad a la hora de entrar los datos principales del sistema.
De forma general, una utilería no podrá ser eliminada si está siendo referenciada
por un elemento principal. Por ejemplo, no se podrá eliminar un puesto de trabajo
si hay trabajadores asociados a este (figura 14).
7.1 Gestión de puestos de trabajo
Es accesible desde la opción Utilerías / Puestos de trabajo del menú principal.
Muestra y permite crear, editar y eliminar los puestos de trabajo que pueden tener
los trabajadores. Consta de un nombre y una descripción.
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8. Gestión de contactos
El sistema permite la gestión de contactos que se podrán exportar, escribirles correos o enviarles encuestas.
8.1 Gestión de clientes
Es accesible desde la opción Clientes del menú principal.
Muestra y permite crear, editar y eliminar los clientes del sistema. Consta de datos
generales y datos de contactos. El sistema genera automáticamente un código de
cliente válido, pero el usuario podrá modificar dicho código.
Por cada cliente se podrán insertar varios datos de contacto, como se muestra en
la figura 19. Para adicionar nuevos contactos se dará clic en el enlace “Adicionar
nuevo contacto” al final del grupo de datos. Cuando se tengan varios contactos se
deberá indicar uno de ellos como contacto principal.
Además se podrán insertar varios teléfonos, celulares y correos por cada contacto,
a través de las opciones “Más” y “Eliminar” al lado de los componentes de entrada
de dichos datos.
El primer correo electrónico del contacto principal es el que se utilizará para el envío de correos y encuestas.
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Figura 19 Inserción de múltiples contactos.
8.2 Gestión de proveedores
Es accesible desde la opción Proveedores del menú principal.
Muestra y permite crear, editar y eliminar los proveedores del sistema. Consta de
datos generales y datos de contactos. El sistema genera automáticamente un código de proveedor válido, pero el usuario podrá modificar dicho código.
Al igual que con los clientes, se podrán especificar uno o más contactos por cada
proveedor.
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8.3 Gestión de trabajadores
Es accesible desde la opción Trabajadores del menú principal.
Muestra y permite crear, editar y eliminar los trabajadores del sistema. Aunque no
consta de datos específicos de contacto, el correo electrónico especificado se utilizará para el envío de encuestas y correos.
8.4 Gestión de otros contactos
Es accesible desde la opción Contactos del menú principal.
Muestra y permite crear, editar y eliminar otros contactos del sistema. Consta de
datos generales y datos de contactos. Al igual que con los clientes y proveedores,
se podrán especificar uno o más teléfonos, celulares y correos por contacto.
9. Gestión de encuestas
La gestión de encuestas está conformada por cuatro partes fundamentales: gestión de preguntas, gestión de cuestionarios, envío de encuestas y visualización de
los resultados.
El orden para trabajar con las encuestas sería:
1. Crear preguntas en el banco de preguntas (o directamente desde los cuestionarios).
2. Crear cuestionario(s) y definir grupos de preguntas y preguntas. Los grupos
de preguntas se presentarán en forma de páginas al usuario que va a responder la encuesta.
3. Cerrar los cuestionarios listos para responder.
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4. Enviar encuestas para ser respondidas.
5. Análisis de los resultados.
9.1 Gestión del banco de preguntas
Es accesible desde la opción Encuestas / Banco de preguntas del menú principal.
Se pueden crear nuevas preguntas por dos vías: directamente por el banco de
preguntas, o a través de la opción “Crear preguntas” desde los cuestionarios.
Las preguntas que se creen desde el banco podrán ser adicionadas posteriormente a los cuestionarios. Las preguntas que se creen desde los cuestionarios automáticamente serán adicionadas al banco de preguntas.
Importante: Cuando una pregunta del banco se adiciona a un cuestionario (a través de la opción “Adicionar pregunta existente” de los cuestionarios), realmente
esta se duplica, es decir que en lo adelante si se modifica la pregunta en el cuestionario, la del banco no se modificará y viceversa, si se modifica la que está en el
banco, la del cuestionario no se modificará. Para todos los efectos son preguntas
diferentes aunque el texto y la forma sean los mismos.
Importante: Cuando se crea una nueva pregunta desde los cuestionarios (a través
de la opción “Crear pregunta” de los cuestionarios), esta se duplica y se inserta automáticamente al banco de preguntas, es decir que en lo adelante si se modifica la
pregunta en el cuestionario, la del banco no se modificará y viceversa, si se modifica la que está en el banco, la del cuestionario no se modificará. Para todos los
efectos son preguntas diferentes aunque el texto y la forma sean los mismos.
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El banco de preguntas muestra y permite crear, editar y eliminar las preguntas que
luego se utilizarán en los cuestionarios.
En la inserción de las preguntas se deberá especificar el tipo, y en los casos que
correspondan, si se utilizarán textos o imágenes en la elaboración de las mismas.
Según el tipo de pregunta seleccionado se mostrará una descripción en el propio
formulario y un ejemplo de cómo se vería la pregunta (figura 20).
Figura 20 Inserción de preguntas.
Para mayor información sobre los tipos de preguntas soportadas en esta versión,
abra la vista de inserción de preguntas y revise las imágenes de muestra y las
descripciones para cada tipo de pregunta, teniendo en cuenta las variantes con
textos y con imágenes, cuando corresponda.
Según el tipo de pregunta seleccionado se mostrarán diferentes formularios para
la entrada de valores, tanto en la inserción como en la edición de preguntas. Por
ejemplo en la figura 21 se muestra un formulario de entrada de valores para preguntas matriciales, en este se pueden adicionar o eliminar dinámicamente columnas y filas de la matriz, con los textos deseados (o imágenes si se definió que la
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pregunta contiene imágenes). Los demás tipos de preguntas tienen formularios parecidos.
Figura 21 Formulario de entrada de valores de matrices.
En estas mismas vistas de inserción y edición se puede comprobar cómo va quedando la pregunta, a través de la opción “Vista previa” colocada a la derecha del
tipo de pregunta (figura 22). Esta opción mostrará una pre visualización de la pregunta con los valores que se estén entrando.
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Figura 22 Vista previa de una pregunta.
9.2 Gestión de cuestionarios
Los cuestionarios tienen dos estados: en edición y cerrados o listos para responder. Mientras estén en edición se pueden modificar sus preguntas, y una vez cerrados no se podrán modificar más. Solamente se podrán enviar a los usuarios los
cuestionarios que estén cerrados.
Los cuestionarios pueden además ser clonados, por lo que si se tiene un cuestionario cerrado que se quiera modificar, se puede clonar el mismo y en la vista de
cuestionarios en edición hacerle las modificaciones deseadas. Se pueden clonar
también cuestionarios en edición (figura 23).
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Los cuestionarios en edición son accesibles desde la opción Encuestas / Cuestionarios en edición del menú principal. Los cuestionarios cerrados se pueden
ver en la opción Encuestas / Cuestionarios cerrados del menú principal.
La vista de cuestionarios en edición muestra y permite crear, editar y eliminar los
cuestionarios y las preguntas que los conforman.
Una vez creado un cuestionario, se pueden editar sus preguntas a través de la opción “Gestionar preguntas” de la columna Acciones de la tabla de cuestionarios (figura 23).
Figura 23 Gestión de preguntas de cuestionarios.
La gestión de preguntas se hace a través de grupos. Al entrar a la vista de preguntas de un cuestionario por primera vez saldrá sin grupos creados. El primer paso
sería crear uno o varios grupos (figura 24) y dentro de cada uno insertar las preguntas deseadas (figura 25). Nótese en la figura 24 la opción de vista previa del
cuestionario.
Figura 24 Creación de un grupo en un cuestionario vacío.
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Figura 25 Adición de preguntas a un grupo
Para adicionar preguntas, se dispone de dos opciones: crear nuevas que no estén
en el banco o seleccionar preguntas existentes (figura 25). Note que en el área de
cada grupo, en la esquina superior derecha tiene las opciones de editar el grupo o
eliminarlo (figura 25).
Una vez adicionadas las preguntas se puede cambiar el orden de las mismas dentro del grupo, usando las opciones de “Subir” y “Bajar” de la columna de Acciones
de la tabla de preguntas (figura 26).
Figura 26 Opciones de ordenar preguntas.
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9.3 Envío de encuestas
El envío de encuestas se puede hacer por cuatro vías:
1. Envío del enlace de la encuesta por correo.
2. Responder autenticado en el sistema.
3. Responder anónimo en un enlace publicado.
4. Envío automático de encuestas ante eventos del sistema.
Envío del enlace de la encuesta por correo.
Es accesible desde las vistas principales de usuarios, clientes, proveedores, trabajadores y otros contactos.
Debajo de las tablas se tiene la opción de “Aplicar encuesta a seleccionados”, que
solamente se habilita si se ha seleccionado uno o varios elementos.
Figura 27 Opción de aplicar encuestas.
Al dar clic sobre esta opción se abre una ventana donde se seleccionan las encuestas deseadas, y al dar “Enviar cuestionarios” el sistema le envía un correo a
los usuarios seleccionados con el link de acceso a la página donde pueden responder los cuestionarios.
Responder autenticado en el sistema.
Esta variante es accesible desde la opción Encuestas / Cuestionarios cerrados
del menú principal.
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Para cada cuestionario cerrado se tiene en la columna de Acciones la opción Responder (figura 28). Cuando el usuario autenticado en el sistema da en esta opción
se le abre el cuestionario para ser respondido de la misma manera que cuando se
le envía el enlace por correo.
Figura 28 Opción de responder encuestas autenticado.
Responder anónimo en un enlace publicado.
Esta variante es accesible desde la opción Encuestas / Cuestionarios cerrados
del menú principal.
Para cada cuestionario cerrado se tiene en la columna de Acciones la opción Publicar (figura 28). Al dar sobre esta opción aparecerá en la columna “Link para responder anónimo” un enlace (figura 29) que se podrá comunicar por correo o por
cualquier vía. Los internautas que accedan a este enlace podrán responder el
cuestionario publicado de forma anónima y los resultados se guardarán bajo el
nombre “Anónimo”.
Para despublicar el cuestionario se tiene la opción Despublicar en la columna Acciones (figura 29).
Figura 29 Link para responder anónimo.
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Envío automático de encuestas ante eventos del sistema.
Esta variante es accesible desde la opción Encuestas / Cuestionarios automáticos del menú principal.
En el sistema se podrán definir eventos como “Al insertarse un nuevo usuario”,
“Cuando se termine un mantenimiento”, etc., y para cada evento se podrá relacionar una encuesta que se enviará automáticamente cuando el evento ocurra.
Para relacionar los cuestionarios con los eventos definidos se seleccionará de la
lista desplegable el cuestionario deseado, o la opción “Ninguna” si se desea cancelar el envío automático (figura 30).
Figura 30 Cuestionarios automáticos
Al utilizar esta vía el cuestionario se abrirá automáticamente al usuario autenticado
o se enviará el link por correo para ser respondido luego, en dependencia de cómo
se haya definido el comportamiento para cada evento.
9.4 Responder cuestionarios
Por cualquiera de las vías antes mencionadas, una vez que a un usuario o internauta se le abre el cuestionario, saldrán las preguntas en una o varias páginas según cómo se haya confeccionado el cuestionario.
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Para navegar por dichas páginas se cuenta con un grupo de botones en la parte
baja del cuestionario (figura 31), que permiten:
Salvar: guardar las respuestas dadas hasta el momento. Si existen preguntas
obligatorias sin responder en la página actual el sistema emitirá un mensaje indicándolo (las preguntas obligatorios se muestran con un asterisco rojo *).
Anterior y Siguiente: regresar o pasar a las páginas anterior/siguiente; las respuestas de la página actual se guardan automáticamente, y el sistema no permitirá
cambiar de páginas si existen preguntas obligatorias sin responder en la página
actual.
Continuar más tarde: esta opción permite cerrar temporalmente el cuestionario
para concluirlo en otro momento. El sistema le mostrará el enlace que deberá insertar en su navegador para continuar respondiendo el cuestionario en el momento deseado.
Terminar: esta opción cierra el cuestionario sin posibilidad de volverlo a abrir para
responder; en caso de haber preguntas obligatorias sin responder el cuestionario
no se cerrará. Si al usuario se le ha pedido responder más de un cuestionario, automáticamente se abrirá el próximo cuestionario a responder; si solamente se le
envió uno o si ya respondió el último solicitado, se mostrará un mensaje de que ha
respondido todos los cuestionarios enviados.
Figura 31 Opciones durante la respuestas de los cuestionarios.
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9.5 Revisión de los resultados
Los resultados de los cuestionarios podrán ser revisados a través de la opción Encuestas / Resultados del menú principal.
En una primera vista se mostrarán las encuestas respondidas y la cantidad de
personas que participaron en cada una (figura 32).
Figura 32 Resultados de las encuestas.
Para cada encuesta se podrá:

Ver la encuesta (opción “Ver preguntas” al lado del nombre de la encuesta): mostrará la encuesta completa con los formularios vacíos y la opción
de exportarla a formato PDF.

Ver análisis de los resultados (columna “Acciones”): mostrará estadísticas
y resúmenes de las respuestas de todos los participantes, con la opción de
exportar a formato PDF. Con el análisis parcial se podrá escoger para qué
participantes se desea ver los resultados (figura 33); con el análisis completo se mostrarán las estadísticas para todos los participantes.

Ver los participantes (columna “Participantes”): abrirá una lista de los participantes en la encuesta, con la posibilidad de ver y exportar a formato
PDF sus respuestas individuales así como sus estadísticas (figura 33).
Desde la vista de los participantes (figura 33) se puede ver e imprimir las respuestas de cada uno por separado (opción “Ver” en la columna de Acciones), o se puede imprimir a formato PDF las respuestas de varios participantes o ver las estadísticas de las respuestas de varios seleccionados, a través de las acciones ubicadas
debajo de la tabla.
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Figura 33 Respuestas individuales.
10. Envío de correos y reporte en EXCEL
Las opciones de envío de correo y generación de datos en EXCEL son accesibles
desde las vistas principales de clientes, proveedores, trabajadores y otros contactos. Para ello, se deben seleccionar uno o varios sujetos y marcar la opción correspondiente debajo de la tabla.
En la vista para envíos de correos, se podrán seleccionar nuevos contactos desde
el botón “Para”. Puede eliminar destinatarios editando directamente el área de
destinatarios.
Para adjuntar archivos debe primeramente dar clic en Buscar, y una vez seleccionado un archivo saldrá la opción de “[Adjuntar el fichero seleccionado]”. Seguidamente se mostrará el fichero como adjunto, con la posibilidad de eliminarlo en la
opción “[Eliminar]” al lado de cada adjunto (figuras 34 y 35). Puede adjuntar cuantos archivos desee.
Figura 34 Adjuntando un fichero.
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Figura 35 Opción de desatachar o ver ficheros atachados.
Además puede seguir adjuntando ficheros.
Para escribir el contenido puede auxiliarse de las etiquetas que se muestran debajo del área de edición de contenido. Si incluye estas etiquetas en el cuerpo del correo, se sustituirán por los datos reales del destinatario antes del envío del correo.
Por ejemplo el siguiente texto:
A [NOMBRE]:
A partir de este momento estaremos en comunicación con ustedes a través del correo [CORREO].
Saludos
Equipo de administración.
Dará como resultado un correo como este para cada contacto (ejemplo ficticio):
A Empresa metalúrgica:
A partir de este momento estaremos en comunicación con ustedes a través del correo [email protected].
Saludos
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INGENIERÍA Y SISTEMAS
Equipo de administración.
Al final de la página de envío de correos se tienen los botones para Enviar o Cancelar el envío del correo. También puede obtener una vista previa del correo en
Previsualizar contenido, en la que se sustituyen las etiquetas por los datos de la
primera empresa en la lista de destinatarios.
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