1 MANUAL PARA LA REDACCIÓN DE INFORMES PROPÓSITO DEL INFORME El informe sirve para varios fines, tanto para el interesado, a quien se dirige, como para la institución que lo origina y emite y es, en esencia, una presentación formal de las recomendaciones que se derivan del análisis de los datos recolectados en la empresa y de la revisión de las discusiones informales sostenidas con los ejecutivos y empleados de la misma, presentando un enfoque técnico de los problemas y los pasos seguidos para obtener su solución. Es, en último término, la evidencia tangible del trabajo profesional realizado para el cliente. Como documento de trabajo debe ser claro, veraz y práctico, que permita al interesado utilizarlo como herramienta para realizar las recomendaciones proporcionadas en el informe. No se debe olvidar que éste es, una muestra de la calidad profesional y de la cual dependerá la reputación del técnico y de la institución. OBJETIVOS Generalmente los ejecutivos de una empresa, además del ejercicio de las funciones propias de su cargo, deben leer numerosos informes, boletines, revistas, cartas, etc., lo que para ellos significa, tal vez en forma inconsciente, una pérdida de tiempo que podría ser dedicado a sus funciones propias. Esto hace que sean renuentes a leer informes voluminosos y con muchos circunloquios. Por lo tanto, se debe tener presente que el informe es técnico, no literario, debe ser claro, conciso y sin rodeos. Lo que se debe conseguir con un informe de esta clase es que el cliente: Entienda rápidamente lo que se quiere decir; Acepte las proposiciones; y Ponga en práctica las recomendaciones. CARACTERÍSTICAS Un informe técnico se caracteriza por lo siguiente: Corto, específico, conciso; Comprensible y completo, resaltando los puntos de mayor interés; 2 Estilo comercial y profesional; Lógico y bien organizado; Coherente y de fácil lectura, y Bien presentado, con gráficos fácilmente entendibles, con los cuadros y datos necesarios, bien detallados en un apéndice. ELEMENTOS DEL INFORME Un informe está constituido por los siguientes elementos y en la secuencia que se indica: CUBIERTA Se utilizarán dos tipos de cubiertas: Para el interesado o cliente (2 copias) y uso externo, serán cubiertas bien presentadas e impresas (plástico o cartulina de buena calidad), y Para las demás copias de uso interno se utilizarán fólder de cartulina corriente. PÁGINA TITULAR El título de la página debe indicar el nombre o título del informe, nombre del cliente, lugar y fecha. INTRODUCCIÓN La introducción es la única parte que puede ser personalizada y debe brindar la oportunidad de establecer un nexo de comprensión con el cliente y debe tener las siguientes características: Marcar el tono del informe y debe producir un deseo de leer el mismo y dejar en el cliente una sensación de satisfacción acerca del trabajo; Informativa acerca de los motivos del informe. No debe identificarse como la forma de pasar el legajo al cliente; 3 Constituir una parte integral del informe y debe ser de la misma calidad profesional que el texto, debiendo dar al cliente la confianza de que el texto que sigue será digno de tomarse en cuenta; Destacar los puntos más interesante para el cliente. Seguramente, él mismo ya los ha indicado antes de iniciar el trabajo o durante éste y es un error ignorarlos; Debe ser escrita como último paso en la preparación del informe, ya que se habrán establecido las características sobresalientes del mismo y será fácil definir cómo y qué se debe escribir, y En todos los casos debe incluir de una manera corta y concisa lo siguiente: Objetivos, alcances y limitaciones del trabajo; Metodología y/o procedimientos usados; Agradecer la cooperación y ayuda (se puede nombrar a personas, si sirve para algún propósito específico); Recordar al cliente que toda la información es únicamente para su empresa y completamente confidencial, y Indicar que, de acuerdo a previa cita, se está llano a discutir el informe. ÍNDICE DE CONTENIDO El índice de contenido suministra una rápida referencia de los capítulos del informe. Debe prepararse de la siguiente manera: Proporcionar una lista de nombres y títulos de los capítulos e indicar el número de página en que comienza cada uno. La lista puede incluir únicamente los títulos de los capítulos o puede ser detallada para incluir los encabezamientos de secciones, y Los Títulos del índice de contenido deben estar de acuerdo, palabra por palabra, con aquellos usados en cada capítulo. ÍNDICE DE ANEXOS Sirve para identificar y localizar los gráficos, cuadros, etc. utilizados en el informe por sus números y títulos, y Los títulos del índice de anexos deben estar de acuerdo, palabra por palabra, con aquellos usados en los anexos. 4 LISTA DE APÉNDICES Los apéndices se listarán después del índice de presentación. Un solo apéndice identificará únicamente con la palabra “apéndice”; si hay varios, se les identificará individualmente mediante letras y por su título. La lista de apéndices debe estar de acuerdo, palabra por palabra, con los títulos señalados en los apéndices. ORGANIZACIÓN Y CONTENIDO DEL INFORME Existen tres tipos básicos de informe: I. Diagnóstico o investigación II. Manuales, e III. Informes finales Se explicará especialmente el tipo III, informes finales. Un informe final puede variar, desde algo muy breve, de dos o tres páginas, hasta varios volúmenes. La extensión dependerá de cómo se ha conducido el trabajo y cómo quiere el interesado o cliente que se presente el material. Según la conducción del trabajo, se pueden presentar 3 casos: 1. Si se han entregado previamente informes periódicos, mensuales, trimestrales, semestrales, etc., se puede entregar un informe final breve y conciso, resumiendo lo logrado; 2. Si la mayoría de las recomendaciones, sistemas y procedimientos, han sido ya presentados como manuales o las mejoras, implementadas, el informe final puede ser también corto, y 3. Si no se han presentado reportes parciales, el volumen del informe final es necesariamente grande. Sin embargo, en ningún caso, un informe debe contener menos de un 80% de páginas altamente necesarias. Generalmente se acepta como adecuado un máximo de 100 páginas y para un número mayor puede ser preferible preparar un informe en partes separadas lógicamente. Los componentes para un informe final son los siguientes: 5 1. Cubierta 2. Carta de Presentación (si procede) 3. Introducción 4. Índice de Contenido 5. Índice de Anexos 6. Índice de Apéndices 7. Sumario de Conclusiones y Recomendaciones Esta sección debe estar limitada a no más de 4 páginas, usando párrafos cortos y concretos. Se debe crear el interés, enfatizando los beneficios en forma clara y concisa. Análisis y Conclusiones Esta sección constituye el cuerpo del informe, conteniendo todos los detalles Básicamente es una elaboración del material que soporta las conclusiones y recomendaciones y normalmente incluye lo siguiente: Presentación en secuencia lógica de la información obtenida; Sistemas, procedimientos y métodos usados para obtener, sintetizar y analizar la información o los hechos, y Detalles de conclusiones y recomendaciones. Los cuadros y gráficos pueden ser incluidos en esta sección si son pertinentes, descriptivos y esenciales para la exposición. En caso contrario, sólo se hará referencia a ellos en la sección y se incluirán en la parte correspondiente. Los cuadros y gráficos, serán numerados en orden consecutivo y el encabezamiento o título de la presentación, impreso en letras mayúsculas, en la parte superior del cuadro o gráfico. Esta sección incluye, en breves párrafos, los beneficios, incrementos, reducciones, mejoras y ahorros que pueden resultar del trabajo. Se debe evitar generalidades e ideas o suposiciones sin pruebas. Éstas, generalmente, no se incluyen en esta sección, excepto aquellas que demuestran delimitación y alcance del trabajo, procedimientos o métodos usados, conclusiones e implementaciones logradas o proyectadas. 6 Programa de Implementación Esta sección se refiere fundamentalmente al programa pasado, presente o futuro de implementación, puede detallar algunos o todos los aspectos, como los siguientes: Personal Materiales Tiempos Costos Asistencia Seguimiento Apéndices Esta sección contiene información y detalles que dan mayor fuerza al informe, pero cuya presencia no es necesaria en el cuerpo. Normalmente, se localiza en el apéndice el siguiente tipo de información: Organigrama Estado de Pérdidas y Ganancias Cartas de Flujo Plano de la fábrica Información general Análisis de la maquinaria Tablas Plan de cuentas etc. PROCESO DE ESCRITURA DEL INFORME 7 En esta sección se proponen pautas detalladas para el proceso de escritura del informe, desde el comienzo del trabajo hasta la presentación del mismo. Los elementos básicos para preparar el informe son los siguientes: a) Decidir el alcance del informe; b) Determinar la información necesaria; c) Establecer la metodología que se usará en la obtención de la información; d) Sintetizar, analizar y decidir el curso de acción que debe ser tomado a partir de la información obtenida, y e) Comunicar el curso de acción. La comunicación de la información a través de un informe es la tarea más difícil e importante. Sin los cuatro primeros elementos, la comunicación a nivel profesional es extremadamente difícil, o imposible. UN PLAN BIEN ORGANIZADO y PREPARADO POR EL SUPERVISOR Y EL TÉCNICO, TRAZA LOS DETALLES DEL TRABAJO Cuando se ha identificado el alcance del trabajo y las principales áreas - problema, el supervisor prepara un plan de trabajo detallado que debe contener los siguientes elementos principales: Áreas - problema más destacados; Alcance del proyecto Principales divisiones y subdivisiones de las áreas - problema; Cronogramas o cartas Gantt, hasta el término del trabajo, y Descripción clara y concisa de los métodos que se usarán en la consecución y análisis de la información. El plan de trabajo debe ser discutido y ampliamente comprendido por el técnico. Una vez aprobado, se transforma en el plan de trabajo oficial y en el marco del informe, pudiéndose introducir cambios menores a medida que el trabajo avance. Estos cambios deberán ser aprobados por el supervisor. 8 RESPONSABILIDADES DEL TÉCNICO Y DEL SUPERVISOR El trabajo en equipo hace que las responsabilidades se compartan hasta el término del trabajo. Sin embargo, hay dos categorías bien definidas: EL TÉCNICO ES RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN DEL TRABAJO Por esto, deberá cumplir lo siguiente: Sujetarse al plan de trabajo Mantener el ritmo del trabajo de acuerdo al tiempo asignado; Cumplir y respetar las fechas de entrega programadas; Notificar al supervisor, oportunamente, de los problemas u obstáculos encontrados para el cumplimiento del plan; Redacción y escritura del informe. EL SUPERVISOR ES RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN Y TÉRMINO EXITOSO DEL TRABAJO A pesar de que el trabajo es realizado por el técnico, el supervisor es responsable de lo siguiente: Desarrollar el plan de trabajo; Determinar las principales divisiones del mismo; Establecer los procedimientos y métodos que deberán usarse; Entrenar, ayudar y supervisar todas las fases del trabajo, y Revisar, corregir y aprobar el informe del técnico. LA INFORMACIÓN OBTENIDA Y LAS CONCLUSIONES FINALES SE REVISAN Y SE PREPARA UN ESQUEMA PARA ESCRIBIR EL INFORME Cuando el técnico ha completado el trabajo, a satisfacción del supervisor, se revisará toda la información obtenida y las conclusiones alcanzadas. Este material será organizado en orden de importancia y siguiendo una secuencia lógica para la presentación. El BORRADOR DEL INFORME DEBE ESCRIBIRLO EL TÉCNICO El primer borrador del informe se debe escribir siguiendo los lineamientos previamente descritos y de acuerdo al formato que se ha descrito. 9 El técnico deberá entregar al supervisor un borrador bien organizado, lógico y gramaticalmente correcto para su revisión y corrección. LA REDACCIÓN Y REVISIÓN DEL BORRADOR SE DEBE REALIZAR PARA ASEGURAR UN INFORME CORRECTO, CONCISO Y CLARO La responsabilidad del técnico no termina con la entrega del borrador, teniéndose presente que es la institución la autora y responsable por todos los informes. La principal responsabilidad del técnico durante la escritura y revisión, consiste en asegurarse que el significado y los conceptos que se manifiesta en el informe, no deben perderse por causa de un error tipográfico o gramatical, durante la revisión. Después de la redacción y revisión técnica y ya aprobado por el supervisor, el informe será revisado en cuanto a su redacción para asegurar su corrección gramatical, claridad y precisión. En este momento, el informe pasa a mecanografiado para su escritura final. Las secretarias son las responsables por la ejecución del mecanografiado con la mayor exactitud y deberán asegurarse de que una vez pasado en limpio, el informe sea verificado que corresponda palabra por palabra con el original. Realizado este trabajo el jefe del Proyecto revisará el informe. IV. MECÁNICA DE LA ESCRITURA DEL INFORME La prueba de un informe bien organizado, se tiene cuando: Puede ser leído y comprendido claramente; Expresa la médula y solución de los problemas claramente y sin equivocaciones, en una forma lógica y bien organizada; Tiene un tono profesional y los datos necesarios para asegurar el respeto y la confianza del cliente, y No es más largo de lo absolutamente necesario. 10 Se ha dicho que un Técnico puede escribir bien si piensa bien. Todas las expresiones: mentales, orales o escritas, son expresiones del pensamiento. Si el escritor puede pensar clara y lógicamente, él podrá escribir de la misma manera. CARACTERÍSTICAS DE LAS FRASES BIEN HECHAS Escritas para expresar no para impresionar; Se puede permitir una longitud hasta de 30 palabras pero no menos de 20 sería aún mejor. En general, debe contener el mínimo de palabras; El tema debe llevar beneficios para el lector, No deben ser ambiguas: más o menos, en general, aproximadamente, etc., las que debiliten la idea o tienen un significado vago; No deben contener pronunciamientos extremos o generalidades; Deben ser gramaticalmente correctas; Deben ser escritas como una persona piensa y habla; Ser parte de una presentación lógica y ordenada. SELECCIÓN Y USO DE PALABRAS Selecciones palabras activas simples, descriptivas, que el lector las pueda entender fácilmente; Use palabras familiares para el lector y la industria; Use palabras descriptivas que el lector pueda formarse una imagen; Mantenga los verbos activos mientras sea posible; Cuando use todo o nunca asegúrese que significa el 100%; Use cuando en lugar de si (condicional); Evite frases copiadas de textos y palabras altisonantes de muchas sílabas Evite el uso de superlativos Utilice singulares en lugar de plurales (costo de materiales) no (costos de materiales); Evite Contracciones y abreviaciones; Evite palabras cuyo significado puede ser malentendido; Evite palabras que significan calamidad (trágico, peligroso, plaga, catástrofe, etc.). Use debería no debe, y Seleccione términos que satisfagan al lector y no al escritor. 11 ESTILO DE ESCRITURA La siguiente es una descripción del estilo de presentación del material usado en el informe. No es un intento de estandarizar o formalizar el estilo personal, o tratar de crear un impacto. Se ha diseñado en cambio, para ahorrar tiempo y mejorar la organización del material con el objeto de estandarizar las presentaciones de la institución (UCI). FRASES TÍPICAS O ESCRITURA PERIODÍSTICA DE UN INFORME El acercamiento más común en la escritura de un informe, es la forma narrativa. En esta forma, se enuncia el problema, se presenta el material en una secuencia lógica, y al final, normalmente en la última frase, se enuncia una conclusión o recomendación. Ejemplo Narrativo: Durante la investigación de la inversión total en inventarios se ha estimado que el activo corriente de ¢500,000 es excesivo. Además, el sistema de control resulta inadecuado para una operación de este tamaño. Con el uso de un sistema de Kardex y un control de inventarios con máximos y mínimos, la inversión en inventarios puede ser reducida en un 20 % o sea ¢100,000. El hecho que el ejecutivo desea conocer es: “la inversión puede ser reducida en un 20%, o sea ¢100,000”. Con el sistema de acercamiento periodístico se puede reducir el tiempo que el ejecutivo deberá ocupar para leer el informe presentado primeramente las conclusiones o recomendaciones. Ejemplo Periodístico La inversión en inventarios puede ser reducida en 20% La inversión de ¢500,000 en inventarios se ha estimado excesiva. Un adecuado sistema de Kardex para controlar los stocks mínimos y máximos puede reducir la inversión en ¢100,000. Nota: El ejecutivo necesita únicamente leer la parte escrita en mayúsculas para obtener una comprensión de las conclusiones y recomendaciones. Si él desea algunas pruebas o detalles puede leer toda la sección. La frase titular es una conclusión o recomendación a través del uso de mayúsculas que demanda la atención en la página. 12 Las siguientes son algunas reglas generales en frases titulares: Claras, concisas y que hagan un enunciado definido; En el acercamiento narrativo, muy a menudo, en la última frase se dan detalles de una manera concisa y directa; Debe enunciar todo sin dejar más que añadir; No deben repetirse los detalles en la primera frase de la parte narrativa, y Si los detalles o la narración son largos, la frase titular puede ser repetida como conclusión. Toda la sección, “Proceso de Escritura del Informe” de este Manual ha sido preparado en forma periodística como ejemplo adicional. PARRAFOS Cada párrafo debe servir a un propósito para expresar y explicar una idea. Debe ser construida cuidadosamente para indicar cuál es la idea y por qué, cuándo, cómo, quién y cómo debe ser aplicada. Trate de que cada párrafo represente una idea completa. Construya el párrafo alrededor de una idea central; Enuncie la idea central en la primera frase. El resto del párrafo debe explicarla y sustentarla; Use la frase final para resumir la idea central o enunciar una conclusión; Evite la repetición de palabras en la construcción, el mismo tipo de frases, el mismo tamaño de párrafo. Esto crea monotonía. Evite frases largas; Utilice frases de un párrafo únicamente para enfatizar y Tabule o haga una lista de puntos que deben ser enfatizados. CONEXIVOS Conexivos (frases-guías, párrafos que se refieren a la siguiente sección o capítulo) son útiles para mantener la claridad y coherencia entre capítulos o secciones. Debe tenerse cuidado al usar los convexivos, ya que en algunos lugares pueden encajar fácilmente, mientras que en otros aparecerán forzados. Para su uso se pueden aplicar las siguientes reglas: Los capítulos que juntos forman una secuencia lógica pero que por sí mismos son pasos separados, requieren un párrafo final de conexión; Los capítulos que tratan de asuntos separados (tales como el análisis de las varias divisiones de una compañía), ordinariamente no necesitan conexivos, y 13 Los conexivos deben ser fáciles, naturales y no forzados. El lector debe tener la sensación de que, lo más natural es que al llegar a un punto dado se trate un nuevo tema que lógicamente sigue al anterior. ANEXOS Y APÉNDICES Ciertas cifras detalladas y otros datos que los separa del texto en la forma de anexos o apéndices para propósitos de : Claridad; Referencia inmediata, y Facilidad de comparación. Este capítulo se relaciona con la preparación de anexos, gráficos estadísticos y apéndices. ANEXOS Un anexo puede ser presentado como un cuadro estadístico o como un gráfico. Se usa generalmente para sustentar en forma detallada un hecho o un descubrimiento descrito en el texto y se le localiza en la página siguiente al punto tratado en el texto al cual se refiere. Hay que asegurarse de que todas las sumas, restas, divisiones y multiplicaciones de todos los cálculos, son correctas y que todos ellos reflejan de una manera exacta las conclusiones. Si las cifras están erradas las conclusiones no pueden mantenerse. No se debe depender de otras personas para señalar discrepancias ya que esto demora considerablemente la reproducción del informe. Se debe tomar nota de los anexos en el plan de trabajo, los que deben ser incluidos específicamente en la planificación del informe. Mientras mayor sea el cuidado y la atención que se haya dedicado a los detalles en el borrador, más disminuye la posibilidad de error, confusión y pérdida de tiempo en la preparación del informe final. Se debe observar los siguientes detalles de formato, referencia a anexos y preparación del material: Formato de los Anexos Dentro de lo posible, las exposiciones deben ser preparadas de tal manera que puedan ser leídas sin necesidad de dar vuelta al informe completo. Se identifican de la manera siguiente: Las exposiciones se numerarán en la esquina derecha superior en números romanos, como por ejemplo, ANEXO XII; El título de la exposición, en letras mayúsculas, se centra en la parte superior o a un costado del anexo, dependiendo de la dirección del mismo. 14 Referencia a los Anexos
