NUMERACION DE DOCUMENTOS OFICIALES DE PERSONAL DECRETOS EXENTOS DE PERSONAL Y RESOLUCION EXENTA DE PERSONAL Introducción En relación con la implementación del Sistema de Información y Control de la Administración del Estado, SIAPER por parte de la Contraloría General de la República, conforme a la instrucción emanada por Resolución Nº 908 de 01 de Agosto de 2011 del Organismo Fiscalizador, se han creado en el Sistema de Seguimientos de Documentos dos nuevas Series Documentales Oficiales, Decreto Exento de Personal y Resolución Exenta de Personal. La numeración de estos nuevos Documentos Oficiales de Personal, será realizada en la actual plataforma del - Sistema de Seguimiento de Documentos SSD, de la misma forma en que se numeran todos los documentos Oficiales de esta Secretaría de Estado. Estas dos nuevas Series Documentales a numerar, se encuentran integradas en el listado general de Documentos que se numeran Oficialmente en el SSD. Adicionalmente, estas nuevas series documentales deben ser archivadas por separado en forma correlativa, dando el mismo tratamiento que al resto de las series documentales. A continuación, encontrará un tutorial del SSD para el uso de esta funcionalidad. Registro de Series Documentales Decreto Exento de Personal y Resolución Exenta de Personal en el Sistema de Gestión Documental Módulo Crear Nuevos Documentos Esta opción se encuentra en el menú Entrada/ Módulo “Crear Nuevo Documento” en oficina de partes y menú Salida/Módulo “Enviar Nuevos” en secretarias, contiene los mismos campos y funcionalidades. A través de esta opción, es posible registrar nuevos documentos internos MOP, originados en las unidades o departamentos de las Direcciones o Servicios. Sin embargo, si estos documentos corresponden a respuestas, estos ya están recibidos en sistema, por lo tanto deben ingresarse en la opción “Responder Documentos” que se encuentra en el módulo de secretarias. La pantalla para el ingreso de nuevos documentos es la siguiente: En ella, se distinguen cinco secciones: a) Primera sección: “Creación de Nuevos Documentos” En esta sección, se registran los datos del documento que se está despachando. Primero, debe seleccionarse una de las siguientes opciones: Proyecto: Si el documento está siendo enviado para su firma o aprobación, debe marcarse la opción "Proyecto". Trámite: Si el documento ya ha sido firmado y está siendo enviado para su trámite, debe marcarse la opción "Trámite". Si no se hace así, Oficina de Partes NO podrá asignar número a dicho documento. Numerar: Si se marca esta casilla, será posible que cualquier departamento maneje sus propios correlativos por tipo de documento, para aquellos documentos que no vayan a ser numerados por la Oficina de Partes correspondiente. b) Segunda sección: ”Datos del nuevo documento” Firmado / Originado por: Identifica a quien genera el documento. El sistema asume que es la persona que tiene actualmente asignado el documento original. Este dato no puede ser modificado. Destinatario: Es a quien va dirigido el documento. Tipo de Documento.: Tipifica el documento que se está generando, a partir de la lista que se presenta en pantalla. Esta lista depende de si el documento está siendo enviado a Oficina de Partes o no. En el primer caso (es decir, cuando se está enviando a Oficina de Partes), la lista de tipos de documentos también dependerá de si se trata de un proyecto de documento o si éste va a trámite. Es esta sección se incorpora dos nuevas series documentales Decreto Exento de Personal y Resolución Exenta de Personal (fig.2) Materia: Debe indicarse la materia que figura en el documento puedes ocupar la cantidad de 2000 caracteres, por lo mismo se debe transcribir información relativa al documento, que posteriormente nos servirá para realizar búsquedas por temas específicos. Datos Remitente y Datos Destinatario: El objetivo de estos 2 nuevos datos es complementar la información ingresada en el origen (con “Datos Remitente”) y en el destino (con “Datos Destinatario”). Así, si se envía un documento al Ministerio de Hacienda, a una empresa privada o a otra entidad, se podrá indicar en “Destino” el nombre de la entidad (obtenido de la lista de orígenes y destinos del sistema) y en “Datos Destinatario” el nombre de la persona o unidad administrativa al cual va dirigido, sin que este último. c) Tercera sección: “Otros Datos” Preparado por: Identificador del responsable de la creación del documento, cabe mencionar que es opcional (puede ser dejado en blanco). Enviado a: Corresponde a la unidad a la cual se está despachando el documento, ya sea para su aprobación, despacho u otra acción. Nº Interno: Numeración interna del departamento o unidad administrativa que está generando el documento. Si ya existe un documento de esa unidad con el mismo número, el sistema emitirá una advertencia. En caso de que el usuario esté seguro de que desea duplicar el número interno, deberá presionar el botón “Aceptar” en dicha advertencia. En el caso de que se estuviera intentando duplicar el número interno para un mismo tipo de documento, el sistema emitirá un mensaje de error y no se podrá continuar con el ingreso de ese documento hasta que se modifique el número interno. Código SAFI: Es el código que se utiliza en cuando se inicia el proceso de trámite. un obra específica, Observaciones: Permite indicar comentarios o información adicional referente al documento. d) Cuarta sección “Lista de Distribución” y e) Quinta sección “Agregar documentos relacionados”, se encuentran descritos en Menú Entrada/ Módulo Ingreso. Fig2 Tipo Norma Fecha Publicación Fecha Promulgación Organismo Título Tipo Versión Título Ciudadano Inicio Vigencia Id Norma Ultima Modificación URL :Resolución 908 :10-08-2011 :01-08-2011 :CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA :FIJA NORMAS SOBRE REGISTRO ELECTRÓNICO DE DECRETOS Y RESOLUCIONES EXENTOS RELATIVOS A LAS MATERIAS QUE INDICA :Ultima Versión De : 08-06-2013 : :08-06-2013 :1028525 :08-JUN-2013 Resolución 326 :http://www.leychile.cl/N?i=1028525&f=2013-06-08&p= FIJA NORMAS SOBRE REGISTRO ELECTRÓNICO DE DECRETOS Y RESOLUCIONES EXENTOS RELATIVOS A LAS MATERIAS QUE INDICA Santiago, 1 de agosto de 2011.- Con esta fecha se ha resuelto lo siguiente: Núm. 908.- Considerando: Que, conforme a la Constitución Política de la República corresponde a la Contraloría General ejercer el control de legalidad de los actos de la Administración del Estado. Que la ley Nº 10.336, Orgánica Constitucional de esta Contraloría General, faculta al Contralor General para dictar disposiciones sobre exención de toma de razón. Que, en virtud de la citada facultad, la resolución Nº 1.600, de 2008, de este Órgano de Control, que fija Normas sobre Exención del Trámite de Toma de Razón, establece que los actos relativos a las materias que a continuación se indican, se encuentran sometidos al trámite de registro, razón por la cual sus originales deben ser remitidos a este Órgano Contralor dentro del plazo de 15 días contado desde la fecha de su emisión: Suplencias dispuestas con personal del mismo Servicio, salvo que se refieran a cargos de exclusiva confianza. Designaciones a contrata dispuestas por períodos inferiores a quince días. Prórrogas de designaciones a contrata. Contratos de personas naturales a honorarios que se paguen por mensualidades por un monto mensual igual o inferior a 75 unidades tributarias mensuales, y aquellos a suma alzada o cualquier otra modalidad de pago cuyo monto total sea igual o inferior a 150 unidades tributarias mensuales. Renovaciones de contratos a honorarios asimilados a grado. Que, a su vez, las municipalidades se encuentran obligadas a remitir a esta Contraloría para su registro, todos aquellos actos que afecten a sus funcionarios. Que, por otra parte, se ha estimado necesario para efectos de un mejor control y para mantener una adecuada información sobre el personal de los distintos órganos de la Administración del Estado, que los actos administrativos relativos a las siguientes materias se sometan al trámite de registro electrónico: licencias médicas, feriados y permisos. Que, de la misma manera, se ha considerado adecuado que las calificaciones de los funcionarios públicos sean Biblioteca del Congreso Nacional de Chile - www.leychile.cl - documento generado el 10-Dic-2013 registradas en esta plataforma. Que los órganos de la Administración del Estado no remiten a esta Contraloría General sus actos sujetos a registro con una adecuada y oportuna periodicidad, concentrándose una gran cantidad de documentos en algunas épocas del año, generando un alto volumen de ingreso en este Órgano Contralor, con la consiguiente acumulación de documentos que dificulta un adecuado control de dichos actos. Que, a fin de velar por el debido cumplimiento de la función pública, por la eficiente e idónea administración de los medios públicos, por el derecho de los funcionarios a conocer y disponer de la información relativa a los actos administrativos que los afectan, y por la utilidad que significa para los Servicios el mantener al día la información de su dotación, es que resulta necesario adoptar medidas que permitan mejorar la situación antes descrita, para lo cual es conveniente utilizar las actuales tecnologías de la información para facilitar y hacer más expedito dicho trámite, tanto para los órganos de la Administración del Estado como para esta Contraloría General. Que, para dichos efectos este Órgano Contralor pondrá a disposición de los órganos de la Administración del Estado, cuyos actos administrativos se encuentren sujetos a registro, su plataforma web, de tal manera que el registro de los actos administrativos que hoy se materializa mediante el envío de dichos documentos por parte de los Servicios a la Contraloría, se sustituirá por un sistema de registro electrónico, mediante el cual la información esencial de cada acto administrativo será ingresada directamente a esta plataforma a través de formularios que deberán completar los propios Servicios, quedando los correspondientes actos administrativos y sus antecedentes de respaldo, en soporte papel, en cada Institución para posterior revisión y fiscalización de esta Contraloría General. Que, este sistema de registro electrónico comenzará a operar el 16 de agosto del año 2011, implementándose gradualmente, para lo cual esta Contraloría General comunicará oportunamente las distintas etapas de su puesta en marcha y los órganos de la Administración del Estado comprendidos en cada una de ellas. Vistos: Las facultades que me confiere la Constitución Política de la República; lo dispuesto en los incisos quinto y sexto del artículo 10 de la ley Nº 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Contraloría General; y lo establecido en la citada resolución Nº 1.600, de 2008, que Fija Normas sobre Exención del Trámite de Toma de Razón, Resuelvo: Artículo 1.- Sin perjuicio de lo establecido en la resolución 1.600, de 2008, de la Contraloría General de la República, y en las demás disposiciones aplicables, el registro de los decretos y resoluciones exentos que se efectúe electrónicamente se sujetará a las reglas especiales que se fijan en esta resolución. Artículo 2.- Los decretos y resoluciones exentos relativos a las materias que se indican a continuación, se registrarán electrónicamente a través de la plataforma web que para estos efectos disponga la Contraloría General: 1. Suplencias dispuestas con personal del mismo Servicio, Biblioteca del Congreso Nacional de Chile - www.leychile.cl - documento generado el 10-Dic-2013 salvo que se refieran a cargos de exclusiva confianza. 2. Designaciones a contrata dispuestas por períodos inferiores a quince días. 3. Prórrogas de designaciones a contrata. 4. Contratos de personas naturales a honorarios: a) b) c) Que se paguen por mensualidades, por un monto mensual igual o inferior a 75 unidades tributarias mensuales. Suma alzada o cualquier otra modalidad de pago, cuyo monto total sea igual o inferior a 150 unidades tributarias mensuales. Renovaciones de contratos a honorarios asimilados a grado, dispuesta en iguales condiciones. Artículo 3.- Asimismo, deberán registrarse electrónicamente los decretos y resoluciones exentos que aprueben feriados, permisos y licencias médicas. También quedarán sujetas a registro electrónico las calificaciones de los funcionarios públicos, el que contendrá respecto de cada funcionario, la lista en que ha sido calificado, su puntaje y el período de calificación. Artículo 4.- El registro electrónico se efectuará a través de la plataforma web de la Contraloría General de la República denominada "Sistema de Información y Control del Personal de la Administración del Estado", en adelante, "SIAPER". Para estos efectos, la Contraloría General otorgará a los funcionarios que determinen los Jefes de Servicio de los órganos de la Administración del Estado, perfiles de acceso a "SIAPER", quienes dispondrán de un nombre de usuario y clave (login y password) que los identificará como usuarios del Sistema, vinculándolos al Servicio al que pertenecen, y que permitirá a su vez, reconocer al Servicio Público que registrará sus actos en "SIAPER". Quienes utilicen estas claves de acceso serán responsables de su uso. En el sistema, los usuarios deberán seleccionar el formulario único correspondiente al acto administrativo de que se trata, ingresando la información que se solicite, incluidos el número y fecha del documento. Finalizado este proceso, el Sistema entregará un Certificado de Registro Electrónico, que acreditará la realización exitosa de la operación, debiendo el Servicio Público correspondiente imprimir dicho certificado y mantenerlo archivado en soporte papel, junto con el acto administrativo registrado y sus antecedentes originales. El Sistema impedirá el registro de aquellos actos de un Servicio que posean el mismo número y año de un acto ya registrado. Artículo 5.- Contraloría General velará para que la plataforma SIAPER opere ininterrumpidamente de lunes a viernes hábiles entre las 9 y las 18 horas, salvo caso fortuito o fuerza mayor. Sin perjuicio de lo anterior, la Contraloría General podrá suspender por razones justificadas y temporalmente la disponibilidad de acceso o establecer un horario distinto de funcionamiento. Artículo 6.- Quedarán exceptuados del registro Biblioteca del Congreso Nacional de Chile - www.leychile.cl - documento generado el 10-Dic-2013 electrónico del que trata la presente resolución el Tribunal Constitucional, el Ministerio Público y el Congreso Nacional, los que en la materia sólo se sujetan a la normativa que les rige, sin perjuicio de los convenios que pudieren celebrar con la Contraloría General. Artículo transitorio.- La presente resolución entrará en vigencia, total o parcialmente, el día 16 de agosto de 2011 para los Servicios que a continuación se indican: Dirección General de Aeronáutica Civil, Instituto de Desarrollo Agropecuario, Instituto Nacional de Estadísticas, Caja de Previsión de la Defensa Nacional, Corporación de Fomento de la Producción, Servicio Agrícola y Ganadero, Dirección de Arquitectura, Fondo de Solidaridad e Inversión Social, Servicio de Impuestos Internos, Servicio de Registro Civil e Identificación, Servicio Nacional de Menores, Subsecretaría de Vivienda y Urbanismo, Tesorería General de la República, Defensoría Penal Pública, Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, Dirección del Trabajo, Gendarmería de Chile, Instituto de Previsión Social, Policía de Investigaciones de Chile, Servicio de Salud Metropolitano Norte, Servicio Nacional de Turismo, Subsecretaría de Salud Pública, Subsecretaría de Telecomunicaciones, Dirección de Presupuestos, Dirección de Compras y Contratación Pública, Servicio Civil, Subsecretaría de Energía, Superintendencia de Casinos de Juego, Universidad de Chile, Universidad de Tarapacá y Contraloría General de la República. El registro electrónico de las resoluciones exentas que aprueben feriados, permisos y licencias médicas, así como el registro de las calificaciones, comenzará a regir, para los Servicios citados en el inciso anterior, el día 2 de mayo de 2012. Para el resto de los órganos de la Administración del Estado, incluidas las municipalidades, la presente resolución se aplicará progresivamente, para lo cual el Contralor General establecerá mediante resolución, la fecha y los servicios que en cada oportunidad se sujetarán a sus normas. NOTA NOTA 1 Resolución 245, CONTRALORÍA GRAL. Art. 2 D.O. 31.01.2012 NOTA El Artículo 1 de la Resolución 245, Contraloría General de la República, publicada el 31.01.2012, dispone que la presente norma entrará en vigencia el día 2 de mayo de 2012, para los Servicios que la citada norma indica. NOTA 1 El Artículo 1 de la Resolución 326, Contraloría General de la República, publicada el 08.06.2013, dispone que la presente norma entrará en vigencia el día 1 de julio de 2013, para los Servicios que la citada norma indica. Anótese, tómese razón y publíquese.- Ramiro Mendoza Biblioteca del Congreso Nacional de Chile - www.leychile.cl - documento generado el 10-Dic-2013 Zúñiga, Contralor General de la República. Lo que transcribo a usted para su conocimiento.Victoria Narváez Alonso, Secretaria General, Contraloría General de la República. Biblioteca del Congreso Nacional de Chile - www.leychile.cl - documento generado el 10-Dic-2013