REPÚPLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL: SIMÓN RODRÍGUEZ NÚCLEO: VALLE DE LA PASCUA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS DE MATERIALES Y FINANCIEROS CURSO: INTRODUCCIÓN AL PROCESAMIENTO DE DATOS UNIDAD VI Ensayo: Aplicación del procesamiento de datos en la Administración Facilitador: Participantes: José E, Cachutt R Prof. Cesar Guerra C.I: 9.920.210 (K) 14 Junio, 2021 Aplicación del procesamiento de datos en la Administración La aplicación de la tecnología de la computación para la administración de la información y sistemas de apoyo de decisiones ciertamente ha tenido un efecto en la manera en que los administradores desempeñan sus labores y en cómo se comportan las organizaciones. Uno de los primeros estudios del impacto de la computarización sugirió que podría haber una estructuración cada vez mayor de la administración de mandos medios a un nivel más alto para algunas posiciones de la administración de mandos medios, más diferencias entre la alta y la administración de mandos medios de la organización. El principal efecto de la computarización en las organizaciones ha sido la capacidad para procesar papeleo con precisión y velocidad inusitada; la segregación de los administradores de mandos medios a los papeles de "funcionario" y "programador" no se ha dado. La cantidad de usos que la administración de alto nivel hace de la información basada en la computación y de las mismas computadoras varía de organización a organización y es una materia de disputa entre los autores sobre administración. El reto para la administración es explotar estas nuevas tecnologías, para cuestionar el status quo de la organización, y para controlar el cambio más que trabajar para prevenir o limitarlo. No es una exageración decir que estamos pasando rápidamente de una sociedad basada en la industria a una que se funda en la información. La ampliación de las capacidades de la computadora y el desarrollo de la inteligencia artificial, seguramente favorecerán la introducción de ajustes importantes en la forma en que trabajan los administradores y en que actúen las organizaciones. Llegará el día en que realmente podamos crear una sociedad basada en la información cuyos miembros tendrán suficiente tiempo para disfrutar los frutos de sus industrias principales: conocimiento, comunicación y productos de consumo basado en la computadora. Las organizaciones siempre han tenido algún tipo de sistema de información administrativa. Antes estos sistemas tenían una composición y un uso sumamente informales. Cuando el personal de la oficina de inscripciones llevaba transcripciones sobre gráficas manuscritas, estaban usando un sistema de información. No fue sino hasta el advenimiento de las computadoras, con su capacidad para procesar y condensar grandes cantidades de datos, que el diseño de los sistemas de información administrativa se convirtió en un proceso formal, así como en un campo de estudio. s y de información administrativa se fueron computarizando. Para enfrentar estas nuevas tareas, los departamentos de (EDP) elaboraron informes estandarizado par que lo usaran los gerentes de operaciones. Los Sistemas de Información Administrativa Con el crecimiento de los departamentos de EPD llevó a los gerentes a concentrarse más en la planificación de los sistemas de información de sus organizaciones. Estos esfuerzos condujeron al nacimiento de los Sistema de Información Computarizado (CBIS). Este es un sistema de información que va más allá de la mera estandarización de datos para ayudar con el proceso de planificación. Sistema de Apoyo para Decisiones El sistema de apoyo para decisiones es un sistema interactivo de computadora, de fácil acceso y operación, a menos de personas que no son especialistas en computadoras y que usan el DSS para que les ayude a planificar y tomar decisiones. El uso generalizado de la micro computadoras ha permitido a los gerentes crear sus propias bases de datos y manejar información, en forma electrónica conforme a la necesidad. Información Diferente para Diferentes Niveles Administrativo Anthony Gorry Y M.S. Morton han señalado que el sistema de información de una organización debe proporcionar información a administradores con tres niveles de responsabilidad: Control de operaciones, control administrativo y planificación estratégica. Uso del computador en la resolución de problemas de tipo administrativo La Tecnología responde al deseo y la voluntad que tienen las personas de transformar el entorno, y en el mundo que nos rodea buscando nuevas y mejores formas de satisfacer a los usuarios en general. La motivación es la satisfacción de necesidades, la actividad es el desarrollo, el diseño y la ejecución y el producto resultante son los bienes y servicios, o los métodos y procesos. Las tecnologías de información han ayudado a reducir los niveles de organizaciones proveyendo a los gerentes información para supervisar a los empleados, además el lugar físico de una organización es a través de internet, correo y redes lo que incrementa la flexibilidad de la organización y la habilidad para responder a los cambios en el proceso de las nuevas capacidades para planear, organizar y controlar, por lo tanto el impacto organizacional es importante con la implementación de la Tecnología de Información La Tecnología es la organización y aplicación de conocimientos para el logro de fines prácticos. Incluye manifestaciones físicas como las máquinas y herramientas, pero también técnicas intelectuales y procesos utilizados para resolver problemas y obtener resultados deseados. Un ejemplo es la computadora representa un aspecto de la tecnología pero los programas o software son igualmente importantes. La tecnología no solo ha eliminado varios trabajos rutinarios sino que ha reestructurado las funciones del resto de los trabajadores y requiere de cambios de actitud y el comportamiento. La teoría tradicional de la administración casi no tomaba en cuenta la forma en que la tecnología afectaba al sistema psicosocial, el sistema técnico era considerado como dado e invariable y se suponía que la gente se adaptaría, afortunadamente los seres humanos son adaptables y han respondido a la tecnología rápidamente cambiante. Las técnicas de burocracia, administración científica y producción en masa requerían cambios fundamentales. Las más recientes innovaciones de automatización y computadoras actualmente tienen un efecto muy importante; sin embargo, se ha estudiado poco la relación entre la tecnología y los sistemas psicosociales. La tecnología afecta a los miembros de las organizaciones en diversas formas. Es un factor clave para determinar las tareas requeridas y el grado de especialización. Con frecuencia determina el tamaño y la composición del grupo de trabajo inmediato y el margen de contactos con otros trabajadores y supervisores. Frecuentemente determina el grado de movilidad física. Afecta las diversas funciones y posiciones de las personas en las organizaciones: generalmente tener mayores habilidades técnicas significa obtener una mejor posición, más paga y otras recompensas. Incluye más en determinar el diseño específico de la labor de cada empleado. La tecnología, particularmente en las operaciones de producción en masa, impone una dimensión de tiempo a los trabajadores. Requiere puntualidad para empezar el proceso y fija un cierto ritmo de trabajo. Los cambios tecnológicos podrían crear inseguridad y ansiedad en el empleo y en los trabajadores. Las habilidades desarrolladas a lo largo de un periodo podrían resultar obsoletas, lo cual afecta vitalmente su auto percepción y motivación. Una de las principales consecuencias de la tecnología cambiante ha sido la creciente especialización del conocimiento. El sistema administrativo en la mayoría de las organizaciones incluye a muchos participantes con habilidades y capacitación especializadas. Muchos especialistas con adecuada capacitación están en posiciones administrativas: investigación y desarrollo, expertos en comunicaciones y psicólogos y sociólogos industriales. El sistema administrativo moderno no está integrado por una sola persona que tenga conocimiento y poder absolutos; está formado por un equipo de especialistas capacitados que contribuyen con sus habilidades al buen desempeño de la organización. Las tecnologías de computadoras y otras relaciones con ellas están teniendo un efecto importante en todos los niveles de las organizaciones. En el nivel operativo, la automatización, las máquinas controladas numéricamente, los robots industriales y los sistemas flexibles de manufactura son ejemplos de esta tecnología. La automatización representa la fase actual de una tendencia a largo plazo hacia una mayor complejidad y modernización de los sistemas tecnológicos para la producción de bienes. Incluye la vinculación de los procesos de control computarizados y la maquinaria en un sistema integrado de producción. Las máquinas controladas numéricamente (por computadora) tienen una gran flexibilidad y adaptabilidad comparadas con las máquinas-herramientas tradicionales de un solo fin. Pueden ser programadas para desempeñar diversas operaciones en diferentes partes sin un reacondicionamiento elaborado. Para la Administración la computadora es fundamental ya que la tecnología y los modernos sistemas han hecho de ella una ciencia más fácil. Es por ello que la tecnología y especialmente los sistemas son muy importantes en la administración ya que la información puede ser almacenada, procesada, consultada, clasificada con gran facilidad y cuantas veces se desee de acuerdo a las necesidades de las personas que se basan en la administración para su vida cotidiana o por lo general para las empresas. Relación de la Informática y la Administración Cuando se habla de la función informática se definen temas como son nuevas aplicaciones tecnológicas, nuevos dispositivos y nueva forma de elaborar información consistente y la base que lo hace posible es la información. Puntos que se deben considerar en el significado que tiene la información dentro de la función informática: 1.- La información debe ser almacenada y procesada por computadora 2.- Debe ser confidencial para algunas personas 3.- Puede ser mal utilizada o divulgada 4.- Puede ser saboteada o verse afectada por fraude La administración es el proceso de crear diseñar y mantener un ambiente en el que el personal pueda trabajar de tal forma que pueda alcanzar las metas seleccionadas. Funciones de la administración:• Planear• Organizar• Integrar• Dirección• Control Existe una relación muy estrecha, la informática se encarga de automatizar los flujos de información para que esta se mueva con extrema dinamicidad, de tal forma que la toma de decisiones sede con mayor facilidad y precisamente esto es lo que usa el administrador para proseguir con su trabajo de desarrollar la empresa. Por ejemplo, antes un administrador tenía que esperar por lo menos una semana para que los contadores le brindaran datos frescos de las ventas y el avance de la cartera de crédito, pero hoy, el administrador desde su máquina puede acceder a los más frescos datos solo colocando información en un campo de SQL y este en menos de un minuto le devuelve el CUBO que requiere para filtrarlo, y no solo eso, puede importar los datos a una hoja de Excel para procesarlos y crear gráficos que le permitan visualizar de mejor modo las tendencias de las transacciones del negocio donde esté. Por otro lado, la informática ha permitido que otros tipos de datos externos estén a la mano, por ejemplo, información macroeconómica de la nación (vista hoy en día en la página web de los bancos centrales) boletines de desarrollo en el campo administrativo y puede enviar una serie de datos por la red a sus colegas en otros países. La labor administrativa en la función informática reside en la necesidad de controlar y dirigir los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros; de igual manera los recursos de software y hardware que se requieran para la realización de las metas trazadas al día o desde el principio. Es importante la planeación y la organización en un departamento de informática, ya que precisamente es la sistematización la base sobre la cual trabaja la informática, además de que existen en ella demasiados recursos que requieren ser coordinados y organizados (hombre-máquina) para un trabajo armonioso y exitoso. Este equilibrio radica en que tanto unas como las otras se necesitan ya que son un complemento para el correcto funcionamiento de los recursos en una organización. Las habilidades técnicas se refieren a la habilidad que tiene el recurso humano para manipular las diferentes maquinarias que tiene la empresa en funcionamiento y que ayudan de alguna u otra manera a lograr los objetivos de la misma. Las habilidades empresariales se refieren a la capacidad que tienen ciertas personas para ser líder en una organización o grupo social. Es elemental en toda organización contar con una herramienta, que garantice la correcta evaluación de los riesgos, a los cuales están sometidos los procesos y actividades que participan en el área informática; y por medio de procedimientos de control se pueda evaluar el desempeño del entorno informático. Viendo la necesidad en el entorno empresarial de este tipo de herramientas y teniendo en cuenta que, una de las principales causas de los problemas dentro del entorno informático, es la inadecuada administración de riesgos informáticos, este trabajo sirve de apoyo para una adecuada gestión de la administración de riesgos, basándose en los siguientes aspectos: • La evaluación de los riesgos inherentes a los procesos informáticos. • La evaluación de las amenazas o causas de los riesgos. • Los controles utilizados para minimizar las amenazas a riesgos. • La asignación de responsables a los procesos informáticos. • La evaluación de los elementos del análisis de riesgos. En conclusión, se puede decir que las computadoras han transformado el mundo de los negocios ya que se consideran esenciales para enfrentar el reto de la globalización, hoy en día los negocios deben de producir bienes y servicios de alta calidad a bajo costo y sin las computadoras, esto sería prácticamente imposible, debido a que nos proporcionan la información precisa y actual que se requiere para tomar las decisiones correctas.
