INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DEL MAR EXTENSIÓN BOCONÓ FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE LA ADMINISTRACIÓN ASIGNATURA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA II SEMETRE CONTABILIDAD Y FINANZAS SECCIÓN: Autor(a): Jesús A. Villamizar C.I.: 28.561.227 Facilitadora: Rosely Peña Boconó, 18 de junio de 2020 1 ÍNDICE Introducción .......................................................................................................................... 3 Fundamento Teórico De La Administración ..................................................................... 4 Evolución De La Administración ........................................................................................ 4 Principios De La Administración ...................................................................................... 10 La Administración Como Ciencia, Técnica Y Arte ......................................................... 13 Características De La Administración ............................................................................. 14 Elementos De La Administración ..................................................................................... 15 Diferencia Entre Eficiencia Y Eficacia ............................................................................. 16 Importancia De La Administración .................................................................................. 17 Variables De La Administración ....................................................................................... 17 Función De Las Etapas Administrativas .......................................................................... 19 Relación De La Administración Con Otras Ciencias ...................................................... 20 Ciencias Sociales ............................................................................................................. 20 Ciencias Exactas .............................................................................................................. 20 Ciencias Técnicas ............................................................................................................ 20 Ciencias Contextuales ..................................................................................................... 21 Glosario De Términos ........................................................................................................ 22 Conclusiones ........................................................................................................................ 27 Referencia Bibliográfica..................................................................................................... 28 2 INTRODUCCIÓN Se viene discutiendo desde hace décadas si la administración es ciencia y arte; ciencia por los conocimientos base que se necesitan para el objeto y estudio de la organización, y arte porque se necesita personalidad y virtudes, aparte de la creatividad. Se suma la técnica porque se necesitan procedimientos y experiencia para la solución de problemas prácticos. Es por esto que la administración se caracteriza por la interdisciplinaridad en todas las carreras y en todos los ámbitos. La ciencia administrativa está muy difundida en el escenario actual, y la profesionalización de la ciencia es además reciente, la administración como conocimiento no es una práctica nueva. Desde hace siglos la administración ha sido reflexionada por hombres, imperios, estados-nación y organizaciones, con el propósito de hacer eficiente y eficaz la gestión, además de cumplir objetivos. La aparición de la Revolución Industrial la que propone un cambio sustantivo en las técnicas y en la asignación de recursos, haciendo a la producción mucho más eficiente de lo que antes era posible; aparece la reflexión por la productividad, por la eficiencia dirigida y por el control de la producción. Desde finales del siglo XVIII surge la sociedad empresarial, génesis de la empresa corporativa que ahora conocemos y, posteriormente, se crea la necesidad de profesionalizar la gestión. A principios del siglo XX se establece definitivamente que esta reflexión sobre la organización de la sociedad y de los individuos debe constituirse en objeto de estudio científico. El norteamericano F. W. Taylor (1856-1915), llamado el padre de la administración científica, postula que era la administración y no la fuerza de trabajo el origen y solución potencial a los problemas de la industria. Taylor concluye que los trabajadores usaban siempre tácticas dilatorias porque creían que si trabajaban más rápido se quedarían sin empleo, y porque los salarios por hora o por día destruían el incentivo individual. Pidió una “revolución mental” para fusionar los intereses de los trabajadores con los de la administración en un todo mutuamente beneficioso. 3 FASE I FUNDAMENTO TEÓRICO DE LA ADMINISTRACIÓN La administración es una de las actividades humanas más importantes, encargada de organizar y dirigir el trabajo individual y colectivo efectivo en términos de objetivos, existen varios conceptos de la administración que se pueden analizar. En general, la administración se define como el proceso administrativo aplicado al incremento y conservación del esfuerzo, los conocimientos, la experiencia, las habilidades y la salud del ser humano para el bien de una organización, de él mismo y del país en general (Universidad Católica Boliviana San Pablo, 2007). Robbins y Coulter (2010), dicen que la administración involucra la coordinación y supervisión de las actividades de otros, de tal forma que éstas se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz. A su vez indican que el término administración se refiere al proceso de conseguir que se hagan las cosas, con eficiencia y eficacia, en equipo con otras personas. Por otro lado, Jones y George (2010), definen la administración como la planeación, organización, dirección y control de los recursos humanos y de otra clase, para alcanzar con eficiencia y eficacia las metas de una organización. Los recursos de una organización comprenden bienes, como la gente y sus capacidades, habilidades y experiencia; la maquinaria, materias primas; tecnologías de computación, patentes, capital económico, empleados y clientes leales. Jones y George (2010) también definen a la administración científica, como el estudio sistemático de las relaciones entre las personas y las tareas con el fi n de diseñar los procesos del trabajo y obtener un incremento en la eficiencia. EVOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN 4 La administración es el resultado histórico acumulado de la contribución de científicos en múltiples disciplinas. El surgimiento del pensamiento administrativo está ligado innegablemente a las necesidades prácticas que han acompañado a la humanidad desde sus inicios como civilización. A pesar de que no se puede tener un registro histórico desde cuando inicia la administración antes de que existieran las escrituras, se puede deducir que el hombre en sus inicios y debido a sus necesidades para sobrevivir, requirieron generar organizaciones jerárquicas para mantener el orden y colaboración de los grupos en que se encontraban, con el fin de planear de estrategias para la obtención de alimentos o la regulación de las etapas de cultivo y cosecha de sus siembras. Como indican Ramírez y Ramírez (2016), citado por Beltrán y López (2018), en estas primeras agrupaciones surgieron jefes que organizaban la actividad de las demás personas. El hombre primitivo cazaba animales. La cacería exigía inteligencia, astucia y necesidad de aprender a cazar en grupo. Es de suponer que debía existir alguna forma de racionalización del trabajo, de asignación de tareas bajo el mando de un jefe. La planificación de actividades también estaba presente en otro tipo de tareas como la organización familiar. Dentro de los clanes, los individuos distribuían entre hombres y mujeres las tareas relacionadas con la pesca y la recolección de frutos (Beltrán y López 2018). La creación paulatina de establecimientos sedentarios de grupos humanos, y desarrollo de la agricultura, conllevó en los núcleos familiares, que las mujeres se dedicaran a recolectar alimentos como los frutos y verduras, a cultivar las tierras cercanas a sus asentamientos, a elaborar implementos para el hogar hechas de barro o arcilla y a tejer la vestimenta de sus familiares y allegados; por su parte el hombre se encargaba de la crianza de los animales de trabajo y el perfeccionamiento de herramientas (Beltrán y López 2018). El período agrícola comprende el periodo en el que la humanidad pasó de ser nómada a tener asentamientos sedentarios donde se desarrollaron varios métodos de producción de bienes y comenzaron a surgir los grandes civilizaciones y gobiernos donde la administración debía de adecuarse a las nuevas circunstancias a las que se enfrentaban. 5 Existe registro de algunas civilizaciones que implementaron la administración para la organización de sus actividades y de las que aún se tiene información gracias a la escritura. Mesopotamia La ciudad de Mesopotamia tiene registro en el año 4000 A.C a orillas del río Tigris, la sociedad mesopotámica fue creciendo paulatinamente hasta convertirse en Uruk, la primera ciudad de la historia. En esta ciudad, el vínculo político-religioso era fundamental para mantener una determinada jerarquía social que iniciaba en la familia y terminaba con el vicario o rey (Beltrán y López 2018). Una de las diferencias fundamentales entre la ciudad mesopotámica y las egipcias consistía en que en Mesopotamia el poder estatal no estaba completamente centralizado, sino bajo el mando de muchos gobernantes dispersos a lo largo del territorio, pero no más poderosos que el rey; mientras que, en Egipto, el Faraón tenía mando absoluto sobre sus tierras. Las construcciones a gran escala y los artefactos de escritura que desarrollaron los sumerios dan cuenta de un interés por la organización de una gran cantidad de procesos no solo sociales, económicos y materiales, sino también lingüísticos. La civilización mesopotámica también tuvo una enorme actividad comercial con muchas otras culturas; esta habilidad para negociar estaba directamente relacionada con la descentralización temprana del poder en las ciudades. Egipto El aporte de los egipcios se denota en la construcción de sus pirámides, puesto que ya manejaban habilidades administrativas y de organización, pues debían de planificar la cantidad de materiales, de donde serían extraídos, cuántos hombres necesitarían y sobre todo el tiempo de construcción. Esta organización fue aportando a los elementos que se consideran hoy día en las actividades habituales. Babilonia 6 Carrillo y Aguirre, (2018), indican en su informe que el rey de Babilonia Hammurabi elaboró leyes de carácter mercantil, tratando temas como ventas, préstamos, contratos, sociedades, acuerdos y pagarés, además sus transacciones eran registradas en tablillas como un medio de control, por otra parte, aquí inicio la no delegación de responsabilidades. China En los 500 A.C., los escritos de Mencius y Chow denotan que los chinos estudiaban principios de comportamiento sobre organización, planificación, dirección y control, además de conocimiento de conceptos como; organización, funciones, cooperación, procedimientos para mejorar la eficiencia y técnicas de control mismas que se encontraban en la constitución de Chow que era un directorio de todos los sirvientes del emperador. Alrededor de 2350 y 2256 a. C. el emperador Yao hizo uso por primera vez de una junta de consejo para tomar decisiones importantes y además esta servía como una herramienta de comunicación con sus súbditos (Carrillo y Aguirre, 2018). Grecia En Grecia lograron tener la capacidad para administrar las operaciones de compañías comerciales, desarrollaron un gobierno democrático que contenía un proceso administrativo, es en esta civilización es donde se encuentra el origen del método científico, ya que descubrieron los criterios de investigación e introdujeron la ciencia y la educación en muchos aspectos a la administración (Carrillo y Aguirre, 2018). India La India tuvo una jerarquía social establecida y, además, tuvo dos códigos o manuales administrativos sobresalientes en la antigüedad, el Código de Manu y el Arthasastra de Kautilya. El pensamiento administrativo de la civilización hindú alcanzó su máxima expresión en el tratado de Kautilya, el economista y filósofo que se dedicó a crear un sistema administrativo riguroso y funcional (Beltrán y López, 2018). Antigüedad Grecolatina 7 Con la aparición de la agricultura y la ganadería, se dio la primer división del trabajo en agricultores y ganaderos, que intercambiaban los productos que unos y otros producían y necesitaban para sobrevivir, al surgir los oficios especializados, como los de tejedor, herrero, alfarero, etc., se dio la segunda división del trabajo y con ello a través de las guerras entre las tribus, se dio paso al régimen de la esclavitud. Contreras, (2006) señala que con el desarrollo de las fuerzas productivas, el trabajo del hombre aplicado a la agricultura y la ganadería, comenzó a rendir más medios de sustento que los estrictamente necesarios para atender la vida del hombre, esto propició a la esclavitud. De esta manera los prisioneros eran esclavos y los esclavistas eran hombres libres, que tenían derechos de lo que los otros carecían, con ello nace la propiedad privada y la sociedad se divide en clases sociales. Aparece la explotación del hombre por el hombre, es decir la apropiación gratuita por unos con el trabajo de otros. Los hombres libres, se dividieron en: la clase de los grandes terratenientes; la clase de los pequeños productores (campesinos y artesanos), los sacerdotes cuya importancia era grande y pertenecían por su situación a la clase de los grandes terratenientes y esclavistas. El nacimiento de la propiedad privada y la división de la sociedad en clase hizo necesaria la aparición del Estado. En esta época, el estado se encargó de proteger una a minoría explotadora y refrenar a la gran mayoría explotada. El estado esclavista mantuvo a las masas de esclavos sujetas a obediencia y acabó convirtiéndose en un extenso aparato de de violencia sobre las masas populares (Contreras, 2006). Feudalismo Chiavenato, (2006), señala que el feudalismo fue un factor para la descentralización en Roma durante la edad media, caracterizado por un régimen de servidumbre; la administración feudal estaba basada en ejercer un control sobre la producción del siervo. A finales de esta época muchos sirvientes se volvieron trabajadores independientes, dando pauta a nuevas estructuras de autoridad en la administración. Otra gran aportación del feudalismo fue dentro del comercio, con la aparición de los gremios que regulaban los salarios, condiciones de 8 trabajo y horarios dando origen a los sindicatos actuales. Igualmente se fortaleció la contabilidad con la creación del libro diario y el mayor, mejorando las transacciones comerciales que actualmente son aplicadas en las empresas del mundo. Un aspecto en que sobresale de la iglesia católica en esta época es en la organización eclesiástica, con una distribución jerárquica eficiente que actualmente sigue vigente, consiste en operar bajo el mando de una representante en este caso el Papa, cuya autoridad coordina la iglesia. Esta estructura sirvió de modelo y fue implementada por muchas organizaciones (Chiavenato, 2006). Revolución industrial Esta etapa está marcada por el desarrollo de máquinas de vapor y energía hidráulica, que dieron una gran ayuda a los sistemas de producción, de esta manera se empezó a necesitar grandes cantidades de personal, nuevos sistemas de comercialización y capitalización, lo que dio lugar a se empezara a contratar mano de obra y división del trabajo, para especializar a los trabajadores se necesitó de entrenamiento, estímulos y sanciones (Chiavenato, 2006). Chiavenato, (2006), divide esta época en cuatro principales etapas: Mecanización de la industria y la agricultura: a finales del siglo XVIII surge la máquina de hilar, del telar hidráulico y mecánico, además de la maquina desmontadora de algodón, que sustituyeron el trabajo del hombre. Aplicación de la fuerza motriz a la industria: aplicación de las máquinas de vapor para las transformaciones en los talleres, en transportes, agricultura y comunicaciones. Desarrollo del sistema fabril: el artesano y su pequeño taller desaparecieron para dar lugar al operario, a las pequeñas y grandes fábricas basadas en la división del trabajo. Aceleración de los transportes y las comunicaciones: navegación con vapor, la locomotora fue perfeccionada por Stephenson. La primera vía férrea se construyó en Inglaterra, enseguida aparecieron otros medios de comunicación como el telégrafo eléctrico, surgió el sello postal en Inglaterra y el teléfono. 9 Siglo XXI De acuerdo con Jácome, Tinajero y Suárez (2018), la administración del siglo XXI debe ser tan flexible como los retos que se le avecinan, entre los principales desafíos están la globalización, fenómeno actual en creciente desarrollo que viene dado de la mano de los avances tecnológicos, lo que reorienta la administración a los procesos integrales, formándose una empresa que sale de su mercado nacional para abarcar el mercado internacional, adoptando como principal herramienta la tecnología. Por su lado, la tecnología es una herramienta que representa otro desafío, ya que su constante desarrollo obliga a las empresas a adoptar los medios informáticos disponibles para optimizar la calidad y rentabilidad de sus productos, la automatización de las empresas conlleva a la transformación de la administración, capaz de manejar las consecuencias de este reto, entre las principales, la evolución de la estructura de los recursos humanos, con la finalidad de sacar el mayor beneficio. En resumen, Jácome, Tinajero y Suárez (2018), establecen que la administración actual presenta los siguientes desafíos: Globalización Automatización de los procesos Preservación de los recursos naturales Restructura de los Recursos Humanos Nuevos modelos de reingeniería. Desarrollo Organizacional, entre otros. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN Según Tylor Frederick W. Taylor (1856-1915) es conocido sobre todo por haber definido las técnicas de la administración científica, De acuerdo con Taylor c.p Jones y George (2010), las técnicas de la administración científica determinarían la manera más eficiente de dividir el trabajo. 10 Sobre la base de sus experimentos y observaciones como gerente de manufactura en diversos medios, estableció cuatro principios para incrementar la eficiencia en el lugar de trabajo: 1. Estudiar la manera en que los trabajadores desempeñan sus tareas, para recopilar todos los conocimientos informales sobre el trabajo que posee cada empleado, y experimentar cómo mejorar la forma de hacer el trabajo. 2. Codificar los nuevos métodos de realizar las tareas en forma de reglas escritas y procedimientos de operación estandarizados. 3. Seleccionar cuidadosamente a los trabajadores que posean las habilidades y destrezas que concuerden con las necesidades de la tarea, y entrenarlos para realizar la tarea de acuerdo con las reglas y los procedimientos establecidos. 4. Establecer un nivel justo o aceptable de desempeño en la tarea y luego crear un sistema de pago que premiara el desempeño que superara el nivel aceptable. Según Fayol Henri Fayol era un teórico de la administración francesa cuyas teorías en la administración y en la organización del trabajo fueron extensamente influyentes a principios del siglo XX. De acuerdo con Gómez (2013), catorce son los principios de administración de Henri Fayol: o División del trabajo. La especialización permite que el individuo acumule experiencia, y mejore continuamente sus habilidades; de tal modo, pueda ser cada vez más productivo. o Autoridad. El derecho a dictar órdenes junto con las cuales debe ir equilibrada la responsabilidad de su función. o Disciplina. Los empleados deben de obedecer, pero este tema tiene dos caras: los empleados obedecerán, solo la gerencia hace su parte proporcionando una buena lección. 11 o Unidad de comando. Cada trabajador debe tener solamente un jefe sin otras líneas de mando en conflicto. o Unidad de dirección. La gente contratada para la misma clase de actividades debe de tener los mismos objetivos en un solo plan. Esto es esencial para asegurar la unidad y la coordinación en la empresa. La unidad del comando no existe sin la unidad de la dirección, pero no fluye necesariamente de ella. o Subordinación del interés individual (al interés general). La administración debe de considerar que las metas de las empresas son siempre supremas. o Remuneración. El pago es un motivador importante pero cuando Fayol analiza un número de posibilidades, precisa que no existe un sistema de remuneración perfecto. o Centralización (Descentralización). Este es un tema de grado dependiendo de la condición del negocio y de la calidad del personal. o Cadena escalonada (línea de autoridad). Una jerarquía es necesaria para la unidad de la dirección. Pero la comunicación lateral es también fundamental, mientras que los superiores sepan que está ocurriendo tal comunicación. La cadena escalonada se refiere al número de niveles en la jerarquía desde la autoridad de mayor nivel hasta el más bajo de la organización. No debe ser muy amplia o consistir de demasiados niveles. o Orden. El orden material y el orden social son necesarios. El primero disminuye la pérdida de tiempo y la manipulación innecesaria de materiales. El segundo se logra con la organización y la selección. o Acción. En el funcionamiento de un negocio es necesaria una combinación de amabilidad y justicia. Tratar bien a los empleados es importante lograr equidad. o Estabilidad de la contratación del personal. Los empleados trabajan mejor si tienen la seguridad en su empleo y en el progreso de su carrera. Una contratación insegura y un alto índice de rotación de personal de forma contraria a la organización. 12 o Iniciativa. Permitir que todo el personal muestre su iniciativa de cierta manera es una fuente de la fortaleza para la organización. Aun cuando puede implicar un sacrificio de la vanidad personal de parte de muchos gerentes. o Espíritu de cuerpo. La administración debe de fomentar la motivación moral de sus empleados. LA ADMINISTRACIÓN COMO CIENCIA, TÉCNICA Y ARTE El desarrollo de las organizaciones está vinculado con la evolución de la administración, no sólo en su dimensión científica sino en su aplicación y su carácter técnico. Resulta necesario conocer, previamente, el significado de los términos ciencia, técnica y arte para así ponderar la verdadera posición de la administración en el campo académico. • Como ciencia, la administración posee un conjunto de conocimientos organizados sistemáticamente que se basan en la acumulación de conocimiento de larga data y que tiene sus propios principios. Cuenta con un objeto de estudio que es la organización, tiene varios métodos y cuenta con teorías de aplicación general cuyas conclusiones son confiables y susceptibles de adquirir carácter unitario (Valeriano, 2008). • Como técnica, de acuerdo con Valeriano (2008), la administración se constituye en un conjunto de procedimientos validados por el conocimiento y por la experiencia, y de aplicación general o particular. Estos procedimientos y recursos que se moldean sobre la base de la profesión de administrador, requieren de un ejercicio constante para adquirir mayor pericia y habilidad al utilizarlos en la solución de problemas prácticos. • Asimismo, Valeriano (2008) establece que, como arte, la administración se caracteriza por contar con virtud, disposición y personalidad para construir un escenario favorable en una organización de seres humanos con atributos variados y complejos. La administración rescata la necesidad de usar la creatividad en la solución de problemas que impiden el avance de las estrategias y objetivos propuestos. 13 CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN o Universalidad La administración se presenta donde quiera que existe un organismo social, pues en él siempre debe haber coordinación sistemática de medios. Por lo mismo, la Administración se da en el Estado, en el ejército, en la empresa, en una sociedad religiosa, etc. Es importante, útil e incide en todos los actos de la vida, Tanto físicos como morales (Torres, 2014). o Especificidad Independientemente de la empresa o área en la que se desempeñe, la administración es específica y distinta a las demás especialidades. La administración tiene características específicas que no permiten confundirla con otra ciencia o técnica (Vera, Navas, y Amén, 2017). o Unidad temporal De acuerdo con Vera, Navas, y Amén (2017), aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se desarrollan, en mayor o menor grado, la mayor parte de los elementos administrativos. o Unidad jerárquica Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo (Vera, Navas, y Amén, 2017). o Flexibilidad Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social. (Carreto J. 2007 c.p Vera, Navas, y Amén, 2017). 14 o Valor instrumental Torres (2014), indica que la administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos. o Amplitud del ejercicio De acuerdo con Vera, Navas, y Amén, (2017), la administración se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, amas de casa entre otros. o Interdisciplinariedad La administración se formó con la participación y aportaciones de otras ciencias, en su desarrollo sigue necesitando de las ciencias y de la tecnología y, a su vez, los resultados de la investigación administrativa tienen efectos en el resto de las ciencias (Torres, 2014). Está relacionada con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, mercadeo, sociología, psicología, filosofía, antropología, entre otras. ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN o Proceso La administración de una empresa requiere la constante realización de ciertas actividades y responsabilidades, en momentos y fases determinadas, sucesivas que conduzcan al logro de los objetivos y fines económicos que son su razón de ser. A estas actividades se les denomina comúnmente funciones de la administración, en este tema y sus respectivos puntos, conceptualizaremos cada una de estas funciones y comprenderemos lo lógico de su aplicación en las diferentes etapas sucesivas de manera congruente para producir los resultados esperados (Gallo, 2011). o Coordinación de recursos La organización, para lograr sus objetivos requiere de una serie de recursos, estos son elementos que, administrados correctamente, le permitirán o le facilitarán alcanzar sus objetivos. Existen tres tipos de recursos: recursos materiales donde quedan comprendidos el dinero, las instalaciones físicas, la maquinaria, los muebles, las materias primas, etc. Recursos técnicos, donde se listan los sistemas, 15 procedimientos, organigramas, instructivos, etc; y recursos humanos, no solo el esfuerzo o la actividad humana quedan comprendidos en este grupo, sino también otros factores como conocimientos, experiencias, motivación, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes, habilidades, potencialidades, salud, etc (Gallo, 2011). o Objetivo La administración siempre está enfocada a lograr fines o resultados. En ocasiones, los ejecutivos no relacionados con los negocios afirman que el objetivo de los administradores de negocios es sencillo, obtener utilidades o beneficios. Para muchas empresas de negocios, una meta importante es el aumento a largo plazo del valor de sus acciones comunes (Emprendices, 2010). o Eficiencia Es la capacidad de reducir al mínimo la cantidad de recursos usados para alcanzar los objetivos o fines de la organización, es decir, hacer correctamente las cosas. Es un concepto que se refiere a» insumo-productos». La administración y los administradores no solo deben de buscar la eficiencia en sus acciones, sino que, además tienen que alcanzar los objetivos propuesto, es decir, tienen que ser eficaces (Jones y George, 2010). o Eficacia Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados, es decir, cuando se consiguen las metas que se habían definido (Jones y George, 2010). o Productividad Es la relación resultado (producto) e insumo dentro de un periodo con la debida consideración de la calidad (Jones y George, 2010). o Social Dentro de los Elementos de la Administración, se encuentra también el del grupo social en el que se integra la Empresa, puesto que toda compañía se debe a este, al punto de definir el ejercicio administrativo como tal, y de hecho permitir su existencia (Emprendices, 2010). DIFERENCIA ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA Según la Real Academia de la Lengua Española, eficacia se refiere a la “capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera”, mientras que eficiencia es definida por este organismo como la “capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”. Sin embargo, en el sector empresarial, ser eficaz y eficiente en el trabajo tiene 16 unas connotaciones ligeramente distintas. Aunque ambos términos hacen referencia al logro de las metas, la diferencia entre eficacia y eficiencia se basa en cómo se ha llevado a cabo este objetivo. En este sentido, se habla de una persona eficaz cuando consigue cumplir con un objetivo en el tiempo señalado; en cambio, será eficiente si alcanza la meta empleando los menos recursos posibles. Debido a la diferencia entre eficacia y eficiencia, la metodología para determinar una u otra no es la misma. En este sentido, de acuerdo con Edenred, (s.f) las fórmulas matemáticas para calcular estos indicadores se representan del siguiente modo: Eficacia= (Resultado alcanzado*100) /Resultado previsto. La cifra será un tanto por ciento y, aplicando una tabla de percentiles, podremos cuantificar numéricamente la eficacia. Eficiencia= ((Resultado alcanzado/costo real) * Tiempo invertido) / ((Resultado previsto/costo previsto) * Tiempo previsto). El cálculo de la eficiencia dará un número que, sometido también a una escala de valor, nos permitirá determinar el grado de eficiencia: si el resultado es inferior a 1 hablaremos de ineficiencia y viceversa. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN De acuerdo con Chiavenato (2006), la administración se volvió fundamental en la conducción de la sociedad moderna. Esta no es un fin en sí misma, sino un medio de lograr que las cosas se realicen de la mejor manera, al menor costo y con la mayor eficiencia y eficacia. Es un órgano social encargado de hacer que los recursos sean productivos, busca el logro de objetivos a través de las personas. Permite la coordinación de recursos humanos, materiales y financieros, para el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales. VARIABLES DE LA ADMINISTRACIÓN La teoría general de la administración estudia la administración de las organizaciones y empresas desde el punto de vista de la interacción e interdependencia de las seis variables principales de esta: tareas, estructura, personas, tecnología, ambiente y competitividad. Chiavenato (2006) establece que el comportamiento de esos componentes es sistémico y 17 complejo, cada uno influye en los otros, y experimenta la influencia de éstos. Este mismo autor define estas variables de la forma siguiente: o Tarea Racionalización del trabajo en el nivel operacional. Es la actividad desarrollada por la organización en cuestión. Ponen énfasis en esta variable las teorías que consideran a la administración como una ciencia aplicada a la racionalización y a la planeación de actividades operativas. o Estructura Se refiere tanto a la estructura organizacional como a los recursos físicos con que cuenta la organización. Esta variable es enfatizada por aquellas teorías que consideran a la administración como una ciencia encargada de configurar y estructurar los componentes de la organización. o Personas Recursos humanos y talentos que integran la organización. Esta variable es relevante para las teorías que consideran la Administración como una ciencia aplicada a las personas y sus actividades en las organizaciones. o Ambiente Lugar donde se desarrolla la organización. Acentúan la importancia de esta variable las teorías que consideran la administración como una ciencia que busca la adecuación de las organizaciones a las demandas y situaciones que ocurren en su contexto externo. o Tecnología Dan especial énfasis a esta variable las teorías que consideran la administración como una ciencia encargada de la aplicación exitosa de la tecnología en la actividad organizacional. 18 o Competitividad Se define como la capacidad de una organización para ofrecer productos y servicios mejores y más baratos, adecuados a las necesidades y expectativas del mercado, brindando soluciones innovadoras al cliente. FUNCIÓN DE LAS ETAPAS ADMINISTRATIVAS Tal como se indica en el concepto de proceso administrativo, se deben distinguir entre las fases y las etapas. De acuerdo con López, (2020), la fase mecánica incluye la planificación y organización, y la fase dinámica la dirección y control, este autor define estas etapas de la forma siguiente: 1. Planificación: está compuesta por aquella parte que se encarga de ver cómo se va a hacer algo. Es decir, responder a preguntas del tipo: ¿Qué queremos conseguir?, ¿Qué tenemos que hacer para alcanzar nuestro objetivo?, ¿Quién se va a encargar de cada parte del proceso para conseguir la meta?, ¿Cuándo y en qué plazos se va a realizar cada acción?, ¿Qué recursos necesitamos?, ¿Dónde podemos conseguir los recursos?, ¿Cuál es el costo de dichos recursos?, ¿Qué tipo de contratiempos podemos tener y cómo vamos a solucionarlos si surgen?, ¿Qué hacemos ante un contratiempo que no habíamos previsto? 2. Organización: una vez se ha realizado una planificación, toca organizarse. Esto es, dicho de manera muy simple, repartir las tareas. De algún modo darle sentido a todas las preguntas a las que hemos tratado de responder en la etapa de planificación. 3. Dirección: la dirección se encarga de ayudar, intervenir, respaldar o motivar el trabajo que se está ejecutando. Así, por ejemplo, los directores se encargan de influir en los integrantes del proyecto. Bien sea ayudándolos, dándole alternativas o evitando conflictos entre distintas partes de la organización. 4. Control: el control se define como el seguimiento de resultados y su medición a través de métricas confiables. De modo que, en función de las métricas establecidas, la organización tratará de realizar un seguimiento en las actividades para comprobar si se sigue el plan previsto. 19 RELACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN CON OTRAS CIENCIAS La Administración, con el propósito de sacar mejor provecho de las personas, las actividades, los bienes y servicios de una empresa, se junta con otras ramas para lograr el éxito, así, de acuerdo con Sánchez, 2011 las diferentes disciplinas se relacionan con la admiinistración de la siguiente forma: Ciencias Sociales o Psicología: La administración aplica los principios y técnica psicológica referidos a cómo obtener la máxima eficiencia de los hombres que trabajan en una empresa. o Sociología: la administración aprovecha de los análisis y las leyes establecidas por la sociología sobre el comportamiento social, ya que sirve para lograr su fin específico, que es la óptima coordinación de las personas y los recursos. o Derecho: El derecho proporciona a la administración la base y la estructura jurídica indispensable para que cualquier organismo social pueda ser administrado. La administración da al derecho la eficacia jurídica de las normas principalmente de aquellas que tienen directamente con las empresas y la organización de la sociedad. o Economía: La economía aplica la ley obtener el resultado máximo con el esfuerzo o recurso mínimo. La administración emplea esta ley para lograr la máxima eficiencia de un organismo social o una empresa, al margen de que puedan tener o no fines económicos. o Antropología: Proporciona conocimientos profundos sobre los intereses de grupo, que influyen sobre la actuación del hombre en su trabajo. Ciencias exactas o Matemáticas: Sus aportaciones más importantes se encuentran en el área de la matemática aplicada específicamente en: modelos probabilísticos, simulación, estadísticas, investigación de operaciones. Ciencias técnicas o Ingeniería Industrial: La ingeniería industrial considera algunas materias propias de la administración y desde luego los ingenieros al actuar como jefes necesitan conocer 20 necesariamente las modernas técnicas y procedimientos de la administración en mayor o menor grado, según el nivel jerárquico en que se desenvuelvan al interior de una empresa. o Contabilidad: La administración está íntimamente relacionada con la contabilidad debido a que este es un auxiliar muy importante es una tarea que se ocupa de registrar todas las operaciones mercantiles que realiza el comerciante. o Informática: Existe una relación muy estrecha, la informática se encarga de automatizar los flujos de información para que esta se mueva con extremo dinamismo, de tal forma que la toma de decisiones se dé con mayor facilidad y precisamente esto es lo que usa el administrador para proseguir con su trabajo de desarrollar la empresa. Ciencias contextuales o Geografía: La geografía ayuda a la ubicación e identificación de actividades y prácticas de naturaleza administrativa en el espacio geográfico. o Historia: La historia nos proporciona el dato para conocer cómo eran aquellas actividades y prácticas en cada pueblo y en cada época o momento sirve de marco diferencial, por ser la ciencia dentro de cuyos contextos funciona el proceso administrativo. 21 GLOSARIO DE TÉRMINOS Administración: es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado. Eficiencia: expresión que mide la capacidad o cualidad de la actuación de un sistema o sujeto económico para lograr el cumplimiento de un objetivo determinado, minimizando el empleo de recursos. Eficacia: capacidad de una organización para lograr los objetivos, incluyendo la eficiencia y factores del entorno Feudalismo: sistema de gobierno y de organización económica, social y política propio de la Edad Media, basado en una serie de lazos y obligaciones que vinculaban a vasallos y señores. Jerarquía: organización de personas o cosas en una escala ordenada y subordinante según un criterio de mayor o menor importancia o relevancia dentro de la misma. Interdisciplinariedad: se conoce como interdisciplinariedad a la cualidad de interdisciplinario, es decir, aquello que se lleva a cabo a partir de la puesta en práctica de varias disciplinas. Planificación: es el proceso metódico diseñado para obtener un objetivo determinado. En el sentido más universal, implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente Primitivo: Que pertenece al origen o primeros tiempos de una cosa. Se conoce como hombre primitivo a cualquier hombre desde las civilizaciones primitivas hasta el hombre de la edad antigua. En otras palabras, el hombre es considerado primitivo hasta la aparición de la escritura Organización: una organización es un grupo social formado por personas, tareas y administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus objetivos. En administración son estructuras y sistemas administrativos diseñados para 22 alcanzar las metas y objetivos con el apoyo de las destrezas y habilidades del ser humano y de otras características parecidas. Universalidad: La universalidad es un término aplicado para un elemento o situación conocido y utilizado mundialmente. Es aplicada para hacer referencia a aquellas ideas o creencias que se basan en una verdad universal o manejada por la mayoría de los habitantes del mundo entero. Cuestionario 1. De acuerdo a lo investigado, construye una definición de Administración. Se puede definir la administración como el proceso de planificar, dirigir, organizar y controlar el manejo de recursos y actividades del trabajo con la finalidad de lograr objetivos o metas de manera eficiente y eficaz 2. ¿Cuál es la diferencia entre la administración pública y privada? La administración pública tiene objetivos de servicio a la comunidad, mientras que la privada tiene objetivos de lucro, además la administración pública actúa titularmente sobre la privada porque es un sistema que incluye a toda la comunidad, la administración privada requiere a la administración pública para su subsistencia. 3. Explica 3 aportes de cada una de las épocas descritas en la evolución de la administración. Épocas Época primitiva Aporte 1 Surgieron jefes que organizaban la actividad de las demás personas. Periodo agrícola Se desarrollaron varios métodos de producción de bienes y comenzaron a surgir los grandes Aporte 2 La planificación de actividades estaba presente en tareas como la organización familiar. Algunas civilizaciones implementaron la administración para la Aporte 3 La administración debía adecuarse a las nuevas circunstancias a las que se enfrentaban. 23 Antigüedad Grecolatina Feudalismo Revolución industrial Siglo XXI civilizaciones y gobiernos El nacimiento de la propiedad privada y la división de la sociedad en clase hizo necesaria la aparición del Estado. organización de sus actividades. Se dio la primera división del trabajo en agricultores y ganaderos. Se dio la segunda división del trabajo y con ello a través de las guerras entre las tribus, se dio paso al régimen de la esclavitud. El feudalismo fue La administración La aparición de un factor para la feudal estaba los gremios que descentralización basada en ejercer regulaban los en un control sobre la salarios, Roma durante la producción del condiciones de edad media. siervo. trabajo y horarios dando origen a los sindicatos actuales. El desarrollo de Nuevos sistemas de Se empezó a máquinas de vapor comercialización y contratar mano de y energía hidráulica Capitalización. obra y división del dieron una gran Trabajo. ayuda a los sistemas de producción, de esta manera se empezó a necesitar grandes cantidades de personal. Se reorienta la El desarrollo de la Automatización administración a tecnología obliga a de los procesos. los procesos las empresas a integrales. adoptar los medios informáticos disponibles para optimizar la calidad y rentabilidad de sus productos. 24 4. ¿Cuál es la diferencia entre los principios de Taylor y Fayol? y ¿Cuáles fueron sus aportes más relevantes? El principio de Taylor sostiene que a través de la organización racional del trabajo del operario se logra aumentar la eficiencia de la industria y la teoría de Fayol sostiene que a través de la racionalización de la estructura y funciones de la organización se logra aumentar la eficiencia de la empresa. El aporte más importante de Taylor es el principio del planteamiento que se basa en sustituir el trabajo improvisado del obrero por métodos basados en procedimientos, y el principio de la preparación que consiste en la selección de los trabajadores de acuerdo con sus aptitudes y habilidades para producir más y mejor. Fayol resumió el resultado de sus investigaciones en una serie de principios que toda empresa debía aplicar: la división del trabajo, la disciplina, la autoridad, la unidad y jerarquía del mando, la centralización, la justa remuneración, la estabilidad del personal, el trabajo en equipo, la iniciativa el interés. 5. ¿De qué forma estas ciencias han colaborado con la administración? a) Ciencias sociales: -Psicología: La administración aplica los principios y técnica psicológica referidos a cómo obtener la máxima eficiencia de los hombres que trabajan en una empresa. -Sociología: La administración aprovecha de los análisis y las leyes establecidas por la sociología sobre el comportamiento social, ya que sirve para lograr su fin específico. -Derecho: El derecho proporciona a la administración la base y la estructura jurídica indispensable para que cualquier organismo social pueda ser administrado. -Economía: La economía aplica la ley obtener el resultado máximo con el esfuerzo o recurso mínimo. -Antropología: Proporciona conocimientos profundos sobre los intereses de grupo, que influyen sobre la actuación del hombre en su trabajo. b) Ciencias exactas: 25 -Matemáticas: Sus aportaciones más importantes se encuentran en el área de la matemática aplicada específicamente en: modelos probabilísticos, simulación, estadísticas, investigación de operaciones. c) Ciencias Técnicas: -Ingeniería industrial: La ingeniería industrial considera algunas materias propias de la administración y desde luego los ingenieros al actuar como jefes necesitan conocer -Contabilidad: La administración está íntimamente relacionada con la contabilidad debido a que este es un auxiliar muy importante es una tarea que se ocupa de registrar todas las operaciones mercantiles que realiza el comerciante. -Informática: La informática se encarga de automatizar los flujos de información para que esta se mueva con extremo dinamismo, de tal forma que la toma de decisiones se dé con mayor facilidad. d) Ciencias contextuales: -Geografía: La geografía ayuda a la ubicación e identificación de actividades y prácticas de naturaleza administrativa en el espacio geográfico. -Historia: La historia nos proporciona el dato para conocer cómo eran aquellas actividades y prácticas en cada pueblo y en cada época o momento sirve de marco diferencial, por ser la ciencia dentro de cuyos contextos funciona el proceso administrativo. 26 CONCLUSIONES La administración es la ciencia que se encarga de organizar, planificar y controlar el manejo de los recursos de trabajo con la finalidad de lograr los objetivos propuestos realizándolo de una forma eficiente y eficaz. Desde que se tiene conocimiento de la historia de la humanidad, se han establecido conceptos de administración para el manejo de los recursos, no solo desde el punto de vista institucional o laboral, sino también en la organización de actividades de índole humanístico, ya sea en labores del hogar o el trabajo. A medida que la sociedad ha evolucionado, la administración a evolucionado con ella y junto con las ciencias que se relaciona por su interdisciplinariedad ha permitido que el cumplimiento de metas u objetivos en diferentes rubros sean más fácil de alcanzar. La aparición de la tecnología ha sido de gran importancia para la aplicación de la administración y es un reto para el futuro adaptarse al cambio acelerado de dicha tecnología, para así mejorar y hacer más eficiente la aplicación de este recurso tan importante para todos los ámbitos de la sociedad. 27 REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA Beltrán, J., & López, J. (2018). Evolución de la administración. 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