PROCEDIMIENTO Responsable Encargada de Recursos Humanos CAPACITACIÓN OH» AChEE Noé Agenci• Chil•n• de Eficiencia Energética PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Realizado por Encargada de Recursos Humanos Nombre y apellidos Fecha Encargado de Procedimientos Giovanna Espinoza Luis Oyarzún 0 4 NOV 2016 04 NOV 2016 Firma/ /4 6i fifil 9 2 , . Revisado por Presidente Comité Bipartito de Capacitación Jefe de Administración y Finanzas Roberto Celis Roxana Cid 9 4 NOV 2916 y __.„Y _ 041Zami _-_--st— y i Aprobado por Diego Lizana O 4 NOV. 2016 IN r _-11(1° 0 1, 1 1 Ora . E 0 441 ACREE Procedimiento de Capacitación Página 1 de 8 PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN Responsable Encargada de Recursos Humanos AChEE Agenda Chilena de Jit ., I Nor Eficiencia Energética 1.0 Índice 3 2. 0 Objetivo 3 3.0 Alcance 3 4.0 Definiciones 3 5.0 Descripción del procedimiento 4 5.1.1 Condiciones Generales 4 5.1.2 Financiamientos 4 6.1 Desarrollo 4 6.1.1 Desarrollo capacitación colaboradores 4 7.0 Anexos 8 8.0 Vigencia 8 9.0 Control de Registros Procedimiento de Capacitación Página 2 de 8 PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN Responsable Encargada de Recursos Humanos AChEE Agenna Chilena d• (si Eficiencia Energética 1.0 Objeto El presente procedimiento tiene como objetivo establecer e instruir sobre la forma correcta de realizar las actividades de capacitación, postulación a becas y el mantenimiento de sus registros. 2 .0 Alcance Este procedimiento será aplicable a todos los colaboradores de la Agencia Chilena de Eficiencia Energética. 3.0 Definiciones Capacitación: Actividades, cursos, seminarios, conferencias, talleres, charlas o prácticas que entreguen conocimientos y desarrollen habilidades. Éstás pueden ser internas, externas o en el propio puesto de trabajo, las cuales proporcionarán las herramientas necesarias que requiere un colaborador para una correcta ejecución de sus funciones. Competencia: Es un conjunto de conocimientos, educación, formación, habilidades y experiencia necesaria para ejercer una determinada función dentro de la Agencia. Capacitación Externa: Son cursos sobre temas específicos, dictados por centros o instituciones de prestigio a nivel nacional o internacional. Capacitación Interna: Son actividades entregadas a un colaborador para entregar destrezas y/o habilidades para que pueda desarrollar una tarea o trabajo. Plan de Capacitación: Es el conjunto de actividades de capacitación y entrenamiento necesarios a realizar por el personal para corregir una deficiencia o mejorar un proceso o de preparación para una nueva línea o proceso. Beca: Es una subvención que se entrega a un colaborador de la Agencia para que realice estudios de tipo técnico de alguna área en específico. Detección de Necesidades de Capacitación: Es la acción de conocer que actividades son necesarias para reforzar, o entregar las habilidades y/o conocimientos necesarios para ejecutar correctamente una actividad. OTEC: Organismo Técnico de Ejecución de actividades de capacitación. Procedimiento de Capacitación Página 3 de 8 PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN Responsable Encargada de Recursos Humanos AChEEar Agencia Chilena de -111W Eficiencia Energética 4 .0 Responsables Es responsabilidad de los siguientes cargos con sus respectivas funciones hacer cumplir este procedimiento: Encargada de Recursos Humanos: Es la responsable de la elaboración, coordinación y seguimiento del Plan de Capacitación. Jefe de Administración y Finanzas: debe asegurar disponibilidad presupuestaria para la ejecución del Plan de Capacitación. Jefes de Área: Son responsables de asegurar la participación del personal en las actividades de capacitación y formación, de detectar e informar sobre las necesidades grupales e individuales de la capacitación y formación del personal a su cargo. Colaboradores Agencia: Son los responsables de participar activamente en las actividades de capacitación y/o formación determinadas por la organización y aplicar los conocimientos aprendidos. Director Ejecutivo: debe aprobar el Plan de Capacitación junto al Directorio de la Agencia. 5.0 Descripción del procedimiento 5.1.1 Condiciones generales La capacitación interna busca acortar las brechas detectadas a través de los convenios y/ o las evaluaciones de desempeño, tanto en habilidades blandas como duras. Las desviaciones detectadas en este proceso, por otra vía, serán incluidas en el plan anual de capacitación. Otro objetivo de la capacitación es fortalecer, desarrollar y potenciar a las personas del equipo, especialmente en aquellas áreas donde la Agencia estime deben generarse nuevas capacidades. Los profesionales que posean dos cartas de amonestación y/o los profesionales que contengan un contrato a plazo fijo con la Agencia no serán incluidos en el plan de capacitación, salvo que el Director Ejecutivo lo autorice. 5.1.2 Financiamiento El costo incurrido en ejecutar el plan de capacitación será de cargo de la Agencia. También dependerá de la asignación presupuestaria del año calendario Dicho presupuesto se definirá al inicio de cada año calendario. Procedimiento de Capacitación Página 4 de 8 PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN Responsable Encargada de Recursos Humanos ACh EE Agencie Chillona de Sili Eficiencia Energética 6.0. Desarrollo 6.1.1 Capacitación colaboradores El proceso de capacitación para los colaboradores de la Agencia se realizará en las siguientes etapas: Primera Etapa Detección de las necesidades de capacitación. Segunda Etapa: Elaboración del plan de capacitación. Tercera Etapa: Ejecución de la capacitación. Cuarta Etapa: Evaluación de la eficacia de la capacitación. Primera Etapa: Detección de Necesidades de capacitación La detección de necesidades de capacitación podrán ser identificadas a través de los siguientes medios: Resultado de convenio de desempeño. Potenciar conocimientos técnicos específicos. Planes de desarrollo de la Agencia. Por requisitos legales. Ocurrencia de incidentes y/o emergencia. Preparación y desarrollo de carrera. Descripción de los contenidos sobre la detección de necesidades de capacitación: Convenio de desempeño. Brechas detectadas luego de terminado el proceso de evaluación de desempeño. Una vez realizada la reunión final del convenio de desempeño, se podrán identificar habilidades blandas y/o técnicas a trabajar. Sólo se incluirán capacitaciones de acuerdo al plan de trabajo a realizar, esto basado en el perfil del profesional, definido por la Agencia. Potenciar conocimientos técnicos específicos: En el caso de presentar falencias en la aplicación de los conocimientos técnicos establecidos por la Agencia, el jefe de área o superior directo será el responsable de informar está detección de necesidad de capacitación y tramitará la solicitud al encargado de recursos humanos para la gestión e incorporación de dicha capacitación en el plan anual, con la previa aprobación del jefe de administración y finanzas. Procedimiento de Capacitación Página 5 de 8 PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN Responsable Encargada de Recursos Humanos ACh E E a Wat Agencia Chilena de Eficiencia Energética Planes de desarrollo de la Agencia (Nuevos negocios): Si se presentaran necesidades de capacitación a causa de nuevos planes de desarrollo de Agencia, el Director Ejecutivo deberá indicar los nuevos objetivos en la Agencia y serán los jefes de área los responsables de realizar el seguimiento del cumplimiento de estos objetivos para que la encargada de RRHH elabore el plan, conforme a las necesidades detectadas. Por requisitos legales: En el caso de presentarse la inclusión de nuevos requisitos legales en el desarrollo de las actividades de la Agencia que deban ser conocidos o afianzados por el personal involucrado, deberán ser informados por su jefatura directa e incorporarlos en el plan anual de capacitación. Ocurrencia de Incidentes y/o emergencias: Cada vez que ocurriera un incidente y/o emergencia que amerite realizar capacitación, se solicitará autorización al jefe de administración y finanzas para incluir en el plan de capacitación, éstas deberán también ser incluidas en el plan de capacitación del área de prevención de riesgos. spau, - desarrollo de carrera: Los colaboradores que deseen, podrán postular a una beca para el desarrollo de su carrera, la cual se complementará con las brechas detectadas en el convenio de desempeño anual. Las solicitudes deberán ser presentadas por el jefe directo, la cual será analizada y autorizada por el Director Ejecutivo. Toda capacitación interna deberá quedar en el Registro de Actividades de Capacitación, bajo el resguardo de la Encargada de Recursos Humanos. Segunda Etapa: Elaboración del plan de capacitación Una vez realizado el diagnóstico de brechas de desempeño, cada Jefe de Área será responsable de entregar un plan de trabajo, bajo el formulario de solicitud de capacitación y/o resultado del convenio de desempeño, para la elaboración el plan de capacitación. El plan de capacitación deberá ser aprobado por el Directorio para su ejecución. La encargada de recursos humanos será responsable de los siguientes puntos: Definición de prioridades de capacitaciones de acuerdo a objetivos, en la primera etapa de detección de necesidades de capacitación. Establecer si la relación de las actividades de capacitación se harán de forma interna o externa, dependiendo de la característica del curso. Valorización del programa de capacitación y búsqueda de proveedores. Desglose de Propuesta económica del plan de Capacitación. Procedimiento de Capacitación Página 6 de 8 PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN Responsable Encargada de Recursos Humanos fr L1 AChEE i Agencia Chilena de l ir Eficiencia Energética Tercera Etapa: Ejecución del plan de capacitación La encargada de recursos humanos, será la responsable de la correcta implementación del plan de capacitación, como así de optimizar la adecuada utilización de los recursos aprobados por el Jefe de administración y finanzas, considerando los siguientes puntos: Contratar los cursos de Capacitación de forma oportuna y con anticipación confirmando las fechas aprobadas. Comunicar con la adecuada anticipación a los interesados del inicio de los cursos, indicando fecha, lugar, horario y características generales de la Capacitación, vía correo electrónico. La postulación a becas internacionales y/o nacionales (dictadas por Universidades u otros organismos) serán realizadas una vez al año y solo se realizarán con la autorización de la Dirección Ejecutiva, las cuales estarán supeditadas a la hora/hombre disponible del equipo de profesionales la Agencia. Cada colaborador que participe en una actividad de capacitación, al término de cada actividad, será responsable de entregar a la encargada de recursos humanos los siguientes documentos: diploma, certificado de notas (si hubiera), asistencia a la actividad de capacitación, entre otros. La persona que no cumpla con estos requisitos será sancionado con una carta de amonestación. Solicitud de curso fuera de la planificación y aprobación de asistencia. Para acceder a los cursos de capacitación y perfeccionamiento, los colaboradores de la Agencia deberán contar con contrato indefinido. Los colaboradores con contratos a plazo fijo podrán postular siempre y cuando lleven más de un año en la agencia. La aprobación final estará sujeta a lo indicado por el Director Ejecutivo. El colaborador que requiera capacitación de manera particular cuyo financiamiento provenga de su patrimonio personal y que no esté programada en el plan anual de capacitación, podrá solicitar permiso para el desarrollo de la actividad dentro de su jornada laboral. Para lo anterior, necesitará autorización de su jefatura directa, en donde se le presentará un plan de trabajo con las horas de permiso solicitadas. Cada actividad de capacitación implica una significativa inversión de recursos y por ello, es requisito el cumplimiento de asistencia. Las ausencias a las actividades de capacitación, deben ser informadas con 48 hrs. de anticipación a la encargada de Recursos Humanos. Procedimiento de Capacitación Página 7 de 8 PROCEDIMIENTO " CAPACITACIÓN Responsable Encargada de Recursos Humanos AC h E E lat Agence• Chilena de Eficiencia Energética Quinta Etapa: Eficacia del plan de capacitación. La eficacia de las capacitaciones se efectuará de la siguiente manera: La evaluación de la capacitación se realizará dentro de los primeros 4 meses después de terminada la actividad de capacitación. Será responsabilidad de la encargada de recursos humanos aplicar los instrumentos de evaluación y de avisar con la debida anticipación a las jefaturas directas para que cumplan con los plazos. Los instrumentos de evaluación serán definidos por la encargada de RRHH y la jefatura directa del colaborador. 7.0 Anexos Anexo 1: Solicitud de capacitación Anexo 2: Compromiso de participación y asistencia Anexo 3: Evaluación de la actividad de capacitación 8.0 Vigencia Este instructivo rige para todos los colaboradores de Agencia de Eficiencia Energética, a contar del 04 de Noviembre de 2016. 9.0 Control de Registros Revisión Fecha 01-11-2016 Cambios realizados Creación del documento Procedimiento de Capacitación Página 8 de 8 AChEE cjr Anexo 1 Agencia Chilena de Eficiencia Energética SOLICITUD DE CAPACITACIÓN VIO BECA Nombre del Curso Fecha de la Solicitud Organismo de Capacitación Dirección donde se realizará Teléfono Empresa Capacitación Contacto Empresa Capacitación Fecha de Término Fecha Inicio Horario de Clases Total Días Tarde Mañana Total Horas Valor Unitario Trabajadores a ser capacitados Nombre del Trabajador Rut del Trabajador Fecha de Nacimiento 1 2 3 4 5 6 7 a 9 Costo Total Empresa Costo Total Trabajador Costo Total Curso Aprobado Curso Rechazado Jefe del Area Motivos del Flechazo " Para la Aprobación de los cursos se deben completar todos los parametros del formulario " Director Ejecutivo ACh E E lié Ngenc a Inil•na de Eficiencia Energét ca Anexo 2 Compromiso de Capacitación Nombre del curso: Horario de Clases: Duración: Otec o entidad que imparte el curso: El ó los Trabajadores, abajo firmantes de la Agencia Chilena de Eficiencia Energética, se comprometen a: Asistir al curso de capacitación inscritos por la Organización. A cumplir con el 75% de asistencia. Entregar a tiempo las actividades, exámenes, prácticas, o trabajos finales. Obtener calificación final aprobatoria Entregar diploma y/o comprobante de asistencia de capacitación al departamento de Recursos Humanos. Lista departicipantes: Nombre completo Fecha de Emisión: 01/11/2016 Rut Firma Emite: Recursos Humanos AChEE'rj EVALUACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE CAPACITACIÓN Anexo 3 Agencie Chilena de Eficiencia Energética (Este formulario debe ser llenado por el Jefe Directo del participante, 3 meses después de efectuada la actividad de capacitación) Curso Fecha Curso Hora Curso Alumno Fecha Evaluación Jefe que Evalúa Aplicación del Conocimiento Evidencia un mayor conocimiento en el área que se capacitó Calificar con Nota del 1 al 7 Ha generado aplicación práctica en el "qué hacer cotidiano Ha transmitido a sus pares y/o jefatura los nuevos conocimientos Productividad Ha significado una mayor eficiencia en su desempeño Calificar con Nota de 1 al 7 La inversión de tiempo en el curso se ha recuperado producto de las nuevas destrezas adquiridas Ha generado nuevas ideas, proyectos o aportes derivados de su asistencia al curso Evaluación General del Curso El impacto en el participante, ha logrado satisfacer Calificar con Nota de 1 al 7 as espectativas que usted había trazado en el curso El desarrollo del curso fue compatible con las actividades laborales La capacitación recibida por el trabajador aportó al logro de los objetivos de la unidad que usted dirige Promedio de Evaluación Comentarios La actividad de capacitación ha sido un aporte a la mejora del desempeño del trabajador Si NO ¿Cree usted que es necesario realizar este curso en un nivel de profundidad mas avanzado? (Imprima y firme este formulario y envielo a Recursos Humanos) Emisor: RRHH Versión: O Fecha de la emisión: 01.09.2016 Pagina 1 de 1
