AUDITORIA: LOS INVENTARIOS INVENTARIOS: El Inventario son los bienes, mercancías, materiales o artículos que posee una empresa para su operación, venta o producción de otros artículos. Los inventarios comprenden no únicamente en las materias primas, productos en proceso y productos terminados sino también en las mercancías para la venta, materiales, repuestos, empaques envases, etc. Es uno de los activos más grandes de una empresa. Este aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado. Inventario se llama a la existencia de cualquier artículo o recurso utilizado en una organización. Por inventario se define al registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión. En una entidad o empresa, es la relación ordenada de bienes y existencias, a una fecha determinada. Contablemente, es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancías existentes en un almacén. En contabilidad, el inventario es una relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el número de unidades en existencia, la descripción de los artículos, los precios unitarios, el importe de cada renglón, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del inventario. Sistema de Inventarios: Un sistema de inventario es un conjunto de políticas y controles utilizados para el monitoreo de la cantidad de artículos disponibles, la determinación de los niveles que se deben mantener, el momento de reponer la existencia de algún artículo y el tamaño que deben tener los pedidos. Inventarios de Materia Prima: Son inventarios propios de los sistemas de producción por manufactura que se utilizan para prevenir la variabilidad en la cadena de suministro. Inventarios de Trabajo en Proceso: Estos inventarios incluyen todos los materiales de producción que han sido de alguna forma procesados o manufacturados pero que a ́un no se encuentran en su forma terminada. Estos inventarios también pueden incluir partes terminadas, es decir, piezas o componentes terminados que se almacenan para ser utilizados en un ensamblaje final. Inventarios de Productos Terminados: Son inventarios de cualquier bien o producto destinados al consumidor final y que formaran parte de la cadena de distribución de la organización. Inventarios de Partes de Servicio: Son partes y repuestos que se almacenan para ser utilizados como recambio en las tareas de mantenimiento de un equipo o producto m a ́ s complejo. Por ejemplo los inventarios de repuestos de un fabricante de automóviles. Inventarios de Distribución: Son inventarios que se encuentran en transito hacia localidades remotas con respecto a las plantas de producción, o que se almacenan en depósitos de distribución de la compañía o de terceros. Estos artículos a u ́ n son propiedad de la organización y se despachan o almacenan en ubicaciones remotas a consignación. Inventarios de Suministros: Son inventarios utilizados como apoyo a las operaciones en fábricas u oficinas y que nunca forman parte del producto final. Pueden ser suministros de oficina, productos de consumo en planta o piezas de repuesto para la reparación de la maquinaria de la planta. INVERSIONES: Las inversiones bien sea a corto o a largo plazo, representan colocaciones que la empresa realiza para obtener un rendimiento de ellos o bien recibir dividendos que ayuden a aumentar el capital de la empresa. La inversión se refiere al empleo de un capital en algún tipo de actividad o negocio, con el objetivo de incrementarlo, es decir obtener unos ingresos o rentas a lo largo del tiempo. En el caso particular de inversión financiera, los recursos se colocan en títulos, valores, y demás documentos financieros, a cargo de otros entes, con el objeto de aumentar los excedentes disponibles por medio de la percepción de rendimientos, intereses, dividendos, Las inversiones financieras son aquellas inversiones en activos financieros que pueden ser realizadas tanto por personas como por empresas. Éstas inversiones generalmente resultan interesantes porque quién invierte lo hace para obtener “ingresos pasivos”, sin necesidad de estar tan encima, comparado con otras inversiones. OBJETIVOS DE LOS INVENTARIOS E INVERSIONES Objetivo de los inventarios: El objetivo de todo inventario es tener controlado en todo momento de que medios disponen la empresa. El inventario representa un porcentaje importante del capital de trabajo de una empresa. Por lo tanto, el objetivo primero es aumentar la rentabilidad de la organización por medio de una correcta utilización del inventario. “Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa”. Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos o pérdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada. AUDITORIA DE INVENTARIOS: Los inventarios son los bienes que poseen las empresas para su venta y para su proceso, transformación y venta posterior, tales como materias primas, material de empaque, abastecimientos, productos en proceso y artículos terminados. Estos bienes, generalmente, representan uno de los renglones más importantes del activo de las empresas, siendo fundamental en la determinación del costo de ventas y de los resultados de ejercicios (NIC2). OBJETOS DE LA AUDITORIA DE INVENTARIOS: a) Comprobar su existencia física b) Verificar que sean propiedad de la empresa c) Comprobar su correcta valuación Procedimientos recomendados: a) Inspección física o sea observación en la toma de inventarios b) Pruebas físicas de las existencia c) Revisión del corte de inventarios d) Comprobación aritmética de los inventarios Objetivo de las Inversiones: El objetivo de las inversiones financieras es el de maximizar la riqueza de los accionistas. En muchos casos estas inversiones son realizadas cuando tenemos un excedente de capital y queremos maximizar nuestras ganancias, sin ser parte del objetivo principal de nuestro negocio. Dentro de los distintos objetivos se pueden encontrar objetivos a corto, mediano y largo plazo, los cuales determinarán cuál será la rentabilidad que se quiera ganar. OBJETIVOS DE AUDITORIA Objetivos generales El diseño de pruebas que proporcionen seguridad razonable de que: 1. Las inversiones fueron autorizadas, existen y son propiedad de la empresa en la fecha del Balance General. 2. Todas las inversiones que posee la empresa están incluidas en los saldos de las cuentas correspondientes. 3. Los valores con los cuales se presentan las inversiones en los Estados Financieros son correctos y están debidamente revelados. 4. El ingreso proveniente de las inversiones con las ganancias y perdidas en las ventas y los ajustes en los márgenes de evaluación incluidos, se reflejan adecuadamente en los Estados Financieros. 5. Las inversiones están clasificadas correctamente según sus componentes de corto y largo plazo. 6. Se cumplan las normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas. 7. Las partidas de inversiones estén reconocidas en la unidad de medida correspondiente. Objetivos específicos 1. Obtener certeza de la realidad de los valores registrados. 2. Determinar el cobro de las cuentas de inversiones. 3. Verificar que se halla realizado una planeación y análisis de inversiones adecuados. 4. Obtener información acerca de las transacciones de inversiones mas representativas en relación con los procedimientos. 5. Determinar la eficiencia y eficacia de los métodos de inversiones de la compañía. 6. Establecer el cumplimiento de las políticas de inversiones Las inversiones deben tener un gran control por parte de los administradores financieros, ya que estas son la que en un momento pueden darle a la organización un aporte de recursos importantes CONTROL INTERNO SOBRE LOS INVENTARIOS E INVERSIONES. CONTROL INTERNO SOBRE LOS INVENTARIOS: “El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de un negocio de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen” Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daños y descomposición. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario. Comprar el inventario en cantidades económicas. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce en pérdidas en venta, recomendando la aplicación del EOQ previo al pedido. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios. CONTROL INTERNO SOBRE LAS INVERSIONES: Los certificados de acciones deben ser guardados por una persona independiente o el banco. El registro debe estar al día, cotejado periódicamente con los certificados de acciones. Llevar cuenta y razón de los ingresos provenientes de este concepto. Las transacciones de valores deben se autorizadas por el Consejo Administrativo. Las transacciones efectuadas por el custodio requieren la autorización de cuando menos dos funcionarios. IMPORTANCIA Todas las empresas deberían necesariamente realizar el conteo anual de sus inventarios, y la única manera de tener la certeza del inventario disponible es contándolo. Los errores surgen en los mejores sistemas contables y necesitamos de la contabilidad para establecer el valor correcto de los inventarios. Cuando detectamos un error, se comparan los registros con el conteo físico. PROPÓSITO DE LOS INVENTARIOS El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda. Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas responderán que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen un valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance General. PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE AUDITORIA DE INVENTARIO Toma física: La toma de inventario es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes, a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real. Ésta, permite contrastar los resultados obtenidos con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir, y proceder a realizar los ajustes necesarios, según sea el caso. La toma del inventario deberá considerar, además de la comprobación de la presencia física, su estado de conservación y condiciones de utilización y de seguridad. La toma del inventario se la debe realizar en tiempos o periodos determinados por la empresa. OBJETIVO: Asegurar y verificar que el material disponible registrado como inventario, según el sistema de información, corresponde al que se encuentra físico en nuestras bodegas, y así concluir que la información en los E/F es veraz y que el control y manejo al inventario se realiza en debida forma. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA TOMA FÍSICA DE INVENTARIO Es necesario para el Revisor Fiscal estar presente en el momento del conteo, y que mediante la observación adecuada, realice pruebas y consultas para sentirse satisfecho en cuanto a la efectividad del método utilizado por la compañía para realizar el inventario, teniendo en cuenta que con base en este inventario serán ajustados los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2008 y sobre los cuales el Revisor Fiscal emitirá su dictamen. A continuación enumeramos algunos de los procedimientos que el Revisor Fiscal debe ejecutar al momento de la ejecución del inventario físico. ➢ Efectuar una revisión del instructivo del procedimiento de inventario físico de la compañía para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras. ➢ Verificar que la administración de la compañía comunicó a los participantes del inventario el instructivo del procedimiento de inventario físico con anterioridad al conteo. ➢ Realización del recorrido por las instalaciones de la compañía para determinar lo adecuado del alistamiento de las existencias en las diferentes ubicaciones previa iniciación del conteo. ➢ Verificación de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones dentro de la planta. ➢ Verificación de la existencia de equipos contra incendio vigentes. ➢ Verificar la eficacia de los procedimientos utilizados para realización de la toma física de los diferentes ítems de inventario y considerar si existe una adecuada segregación de funciones entre las personas responsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo físico y de ingresar en los registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas. ➢ Cuando el inventario está empacado, el Revisor Fiscal puede solicitar la apertura de algunos ítems (los más valiosos) para confirmar que dentro del empaque se encuentra el ítem referenciado. ➢ Acompañamiento en la realización del corte de documentos por parte del cliente y verificación de lo adecuado del mismo. ➢ Verificar que se suspendió la entrada y salida de inventario. (De no ser así, describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario) ➢ Identificación y cuantificación del inventario obsoleto, dañado o de lenta rotación. ➢ Verificación del ajuste de las diferencias presentadas entre el Kárdex y el inventario físico en los estados financieros. ➢ Verificación de la conciliación del Kárdex valorizado y el libro mayor. ➢ Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas de producto dentro de ellas. ➢ Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un número de secuencia intermedia dependiendo la ubicación del producto y se anotará al final de la hoja. ➢ Al final del conteo se cotejarán las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no haya errores, si hay habrá que verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté bien checado y sin ninguna anomalía se procederá a ingresar el conteo en el sistema. ➢ Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningún faltante físico de mercancía, en caso de haberlo se volverá a contar la mercancía. PRUEBA DE METODO DE VALUACION DE INVENTARIOS DIFERENTES MÉTODOS DE VALUACIÓN. Existen distintos métodos de valuación de inventarios, cada uno de acuerdo al tipo de actividad de la empresa. Cada empresa debe seleccionar el método de valuación de inventarios que más se adecue a su operación y sus características, tomando en cuenta que debe ser aplicado consistentemente. La adopción de un método de valuación de inventarios es un factor importante para la determinación de la valuación de los inventarios y el resultado de las operaciones. La valuación de inventarios es el proceso en que se selecciona y se aplica una base específica para valuar los inventarios en términos monetarios. A continuación se presentarán 4 métodos de valuación de inventarios que son los que comúnmente se utilizan en las empresas: Identificación específica: cada artículo vendido y cada unidad que queda en el inventario están individualmente identificadas Primeras entradas primeras salidas (PEPS): los primeros artículos en entrar al inventario son los primeros en ser vendidos (costo de ventas) o consumidos (costo de producción). El inventario final está formado por los últimos artículos que entraron a formar parte de los inventarios. Últimas entradas primeras salidas (UEPS): El método UEPS para calcular el costo del inventario es el opuesto del método PEPS. Los últimos artículos que entraron a formar parte del inventario son los primeros en venderse o consumirse. En este método no debe costearse un material a un precio diferente sino hasta que la partida más reciente de artículos se haya agotado y así sucesivamente. Si se recibe en el almacén una nueva partida, automáticamente el costo de esa partida se vuelve el que se utiliza en las nuevas salidas (García). Costo Promedio: Este es el método más utilizado por las empresas y consiste en calcular el costo promedio unitario de los artículos. El primer paso para poder crear una valuación de inventarios utilizando costo promedio es sacar el costo unitario del inventario final. Este se calcula a través del total de costos acumulados -costos totales menos el inventario final- entre el total de unidades equivalentes. Dentro de los costos están: los de productos en proceso, inventario inicial, de materiales, mano de obra, gastos de producción, e indirectos. PROCEDIMIENTO Y TÉCNICAS DE AUDITORIA DE INVERSIONES AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO El diseño de pruebas que proporcionen seguridad razonable de que: 1. Las inversiones fueron autorizadas, existen y son propiedad de la empresa en la fecha del Balance General. 2. Todas las inversiones que posee la empresa están incluidas en los saldos de las cuentas correspondientes. 3. Los valores con los cuales se presentan las inversiones en los Estados Financieros son correctos y están debidamente revelados. 4. El ingreso proveniente de las inversiones con las ganancias y pérdidas en las ventas y los ajustes en los márgenes de evaluación incluidos, se reflejan adecuadamente en los Estados Financieros. 5. Las inversiones están clasificadas correctamente según sus componentes de corto y largo plazo. 6. Se cumplan las normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas. 7. Las partidas de inversiones estén reconocidas en la unidad de medida correspondiente. Objetivos específicos 1. Obtener certeza de la realidad de los valores registrados. 2. Determinar el cobro de las cuentas de inversiones. 3. Verificar que se haya realizado una planeación y análisis de inversiones adecuados. 4. Obtener información acerca de las transacciones de inversiones más representativas en relación con los procedimientos. 5. Determinar la eficiencia y eficacia de los métodos de inversiones de la compañía. 6. Establecer el cumplimiento de las políticas de inversiones Las inversiones deben tener un gran control por parte de los administradores financieros, ya que estas son la que en un momento pueden darle a la organización un aporte de recursos importantes PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO A. Verificar la existencia y aplicación de una política de acceso a inversiones. B. Determinar la eficiencia de la política de adquisición de inversiones de la compañía C. Verificar que los soportes de las cuentas registradas como inversiones, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. D. Observar si los abonos en cuenta de las inversiones se registran adecuadamente. E. Revisar que exista un completo análisis del manejo de las inversiones para identificar fallas y aplicar las correcciones necesarias F. Revisar si la información acerca de las inversiones de la compañía, se encuentra debidamente actualizada y se hace llegar oportunamente a la administración y a los encargados dentro de la compañía. G. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de las cuentas de inversiones. H. Verificar el conocimiento y cumplimiento del manual de funciones por parte de los empleados. PRUEBAS SUSTANTIVAS A. Comprobar la existencia física de los títulos que acrediten la propiedad de las inversiones. B. Cerciorarse de la correcta contabilización y valuación de las inversiones de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicados sobre a bases uniformes en relación con el periodo anterior. C. Verificar la adecuada presentación en los estados financieros y revelar cualquier gravamen que exista sobre dichas inversiones. D. Comprobar la forma como fueron contabilizados los productos o perdidas provenientes de las inversiones y su inclusión en los estados del periodo.
