Subido por Jshonny Bototo Guetio

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GUIA DE APRENDIZAJE
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
F08-9405-045/ 01-11 Version 01
PROCESO: Ejecucion de la Formacion Profesional
PROCEDIMIENTO: Desarrollo Curricular
Sistema de Mejora
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GUÍA DE APRENDIZAJE • Objetivo general del proyecto: Desarrollar e implementar estrategias que mejoren el servicio al cliente con características de calidad y oportunidad. • Identificación de la guía de aprendizaje: 210601008 Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización Fase del proyecto: Ejecución -­‐ Evaluación Duración: HORAS 70 -­‐ 38 Modalidad(es) de Formación: b-­‐ learning Resultados de Aprendizaje: 21060100801 Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la legislación vigente. 21060100804 Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de los documentos, las normas internas y la legislación vigente. 21060100802 Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la organización de los documentos, de acuerdo con las políticas institucionales. •
Presentación El proceso de gestión documental al interior de toda organización es hoy una estrategia de información y comunicación, el proceso archivístico sistemático comprende las fases 1. FASE DE PRODUCCION DE DOCUMENTOS: Comprende la elaboración de los documentos y los aspectos de su origen, creación conforme a las actividades de la empresa. Esta fase la conforman las siguientes actividades: (Manejo de los documentos, La impresión, la tinta, etc.) 2. FASE DE RECEPCION DE DOCUMENTOS: Son las acciones que la entidad debe realizar para el control de su documentación y para garantizar a la administración la verificación de que los documentos y las comunicaciones oficiales han sido remitidos a la persona que les corresponde o actuante. 3. FASE DE TRÁMITE: Corresponde a los procesos de registro y radicación de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas, aplicando el principio de procedencia (es el que trata de no mezclar los documentos de los fondos) y el principio del orden original (trata de que los documentos deben ser organizados tal y como son producidos dentro de las empresa); para que las comunicaciones puedan ser resueltas y atendidas con oportunidad. Página 1 de 11
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4. FASE DE DISTRIBUCION: Consiste en la entrega de los documentos a la persona competente para que estos puedan ser distribuidos a cada una de las dependencias dentro de la entidad, en esta parte del proceso se debe tener cuidado en la constitución de las series, las Subserie y verificar los tipos documentales los cuales van a ir en la tabla de retención documental TRD. 5. FASE DE CONSULTA: Su objetivo es facilitar y proporcionar la consulta de los documentos y el derecho que tienen las personas a este acceso de archivo. 6. FASE DE RETENCION: Este es el tiempo de permanencia que los documentos van a estar dentro del ciclo vital del documento. 7. FASE DE RECUPERACION DE LA INFORMACIÒN: Después de elaborar los instrumentos como los inventarios se puede acceder a la consulta a través de dichos instrumentos estipulados. 8. DISPOSICION FINAL: Los documentos se clasifican y se envían a los archivos de gestión o a los archivos centrales o al archivo histórico. En esta guía comprenderemos, analizaremos y desarrollaremos actividades pertinentes a las fases de producción, recepción, trámite y distribución de documentos. • Planteamiento de las Actividades y Estrategias de Aprendizaje ACTIVIDAD DEL PROYECTO ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE ESTRATEGIAS TIEMPO (DIDACTICAS ACTIVAS) HORAS 1. Con el fin de determinar la viabilidad de la propuesta empresarial cada GAES debe diseñar y aplicar una encuesta del producto y/o servicio elegido, que le permita determinar mediante un muestreo a una población objetivo de 100 personas la aceptación en el mercado. Demostrar mediante la tabulación de resultados y gráficas del proceso. Presentar un informe que contenga los siguientes puntos: Tipo de investigación Población Muestra hipótesis nula hipótesis alterna operalización de las variables Instrumentos para la recolección de la información PLAN DE ANALISIS: ( tabulación, gráficas, pruebas estadísticas) Cronograma Recursos disponibles ( materiales, talento humano y financieros) Bibliografía Personas que participan en el proyecto. •
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Juego de roles, imitar empresas de mensajería. Trabajo de campo, investigación individual y grupal Socializaciones, mesa redonda, debates. 108 Lectura y análisis normatividad. Videos youtube, unidad de correspondencia Exposiciones grupales Trabajo colaborativo en grupos. Página 2 de 11
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2. Operar equipos y herramientas •
tecnológicas, manuales o automatizadas, empleadas para la radicación, recepción y •
despacho de documentos, de acuerdo con los manuales de operación. A. En su Gaes, elabore el manual de gestión documental de su empresa, en donde debe indicar los siguientes aspectos: a. Objetivo b. Alcance c. Política de operación d. Normatividad e. Desarrollo de los procesos (ingreso, radicación, clasificación, distribución y salida de documentos y/o comunicaciones tanto internas como externas). B. Así mismo elaborar los formatos para el recibo, distribución y despacho de la correspondencia, personalizados con la identidad de sus empresas. C. Aprópiese de los conceptos dados en la anterior guía, y aquellas palabras que no entiende a lo largo de la norma de competencia y elabore un diccionario archivístico, incluyendo los siguientes conceptos: Gestión documental, Documento, Clases de documentos, Documento de archivo, Documento electrónico de archivo, Soportes documentales, Comunicaciones oficiales, Correspondencia Sistema de Mejora
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Presentación en diapositivas. Ejemplos prácticos de empresas reales DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD PRE
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AL Actividad E-­‐A-­‐E Página 3 de 11
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38 70 Concienciación ( antes de aprender) 1. ANALICE Y RESPONDA: ¿Usted considera que en el desarrollo de una investigación, un paso fundamental es la recolección de la información? ¿Justifique su respuesta? 2. De acuerdo a sus experiencias reales, en Grupo tome como referencia una empresa real cualquiera e intente imitar las funciones que usted ha visto que realizan en referencia a las actividades relacionadas con la correspondencia de dichas entidades. Realice una obra de teatro de acuerdo a toda la información recopilada de su grupo de trabajo. Conceptualización ( mientras aprende) UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. Así, de acuerdo a la anterior podemos mencionar algunas de las funciones que se debe cumplir al interior de las unidades de correspondencia: 1. Vigilar que las acciones de las áreas que integran la Unidad de Correspondencia y Archivo se realicen de acuerdo a los criterios establecidos. 2. Organizar, supervisar y controlar las actividades de recepción de la correspondencia oficial dirigida a las diferentes áreas de la empresa. 3. Supervisar las actividades de los responsables de área en la Unidad, de acuerdo a los procedimientos de trámite y control interno, que permitan ser eficientes en su funcionamiento. 4. Supervisar las actividades de control y seguimiento de las peticiones que aún no han obtenido respuesta por parte de las Dependencias asignadas para su conclusión. 5. Presentar a la Unidad Administrativa los requerimientos de los recursos necesarios para el adecuado cumplimiento de las actividades. 6. Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos. Sistema de Mejora
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A continuación miraremos la normatividad de acuerdo al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION en cuanto al envío, radicación de documentos y los tiempos de respuesta a una solicitud. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política Artículo 15. Párrafo 3: Reforma Acto Legislativo 02 de 2003. Decreto 2150 de 1995. Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas. ACTIVIDADES Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. 2. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Acuerdo 060 de 2001. Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales. ACTIVIDADES La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: 1. Distribución de documentos externos Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificación de las comunicaciones. Organización de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignación de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos. Sistema de Mejora
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TRÁMITE DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política. Artículo 23. Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones. Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición. Decreto 2150 de 1995. Artículos 6, 16, 17, 22. Artículo 25. Decreto 1222 de 1999 Artículo 33. Derecho de turno. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos. ACTIVIDADES En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se señalan las actividades de: 1. Recepción de solicitud o trámite Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. Respuesta Análisis de antecedentes y compilación de información. Proyección y preparación de respuesta. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto. DEFINICIONES CONCEPTOS UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas durante el desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del soporte y medio utilizado. Mensaje de datos: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, tales como, el Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Sistema de Mejora
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Documento Público: Es el producido o tramitado por servidor público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Registro de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, la entidad registra la información y asigna un número único consecutivo a las comunicaciones, según sean recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Se considerarán oficiales las comunicaciones que sean recibidas o producidas en la organización, las cuales siempre deben ser radicadas en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial y enviadas al Área de Correspondencia; por lo tanto ningún empleado está autorizado para recibir y dar trámite a las mismas a través de otras oficinas o dependencias. Clasificación de las comunicaciones. Las comunicaciones se clasifican en oficiales o públicas y correspondencia personal o privada. Comunicaciones oficiales o públicas. Las comunicaciones oficiales se clasifican en externas e internas, y enviadas y recibidas. Comunicaciones oficiales externas: Son las comunicaciones que ingresan a través de la ventanilla del Área de Correspondencia, dirigidas a la entidad y a sus funcionarios o empleados en calidad de tales, a través de las redes de correos, o entregadas en las ventanillas autorizadas para tal fin. Comunicación ordinaria: Es la comunicación que ingresa a la entidad a través de la ventanilla del Área de Correspondencia, dirigida a la empresa, a sus funcionarios o empleados en calidad de tales y cuyo contenido es de conocimiento público. Comunicación reservada o confidencial: Es la comunicación que ingresa a través de la ventanilla del Área de Correspondencia, dirigida a la entidad, a sus funcionarios o empleados en calidad de tales y cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario y/o funcionarios o empleados involucrados en el trámite. Esta comunicación sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de confidencial y será registrado en el sistema con la información disponible del remitente y el destinatario institucional. Comunicación normal: Es la comunicación que debe ser tratada bajo el procedimiento normal. Comunicación urgente certificada: Es la comunicación que de acuerdo al grado de prioridad tiene un plazo de respuesta cierta y obligatoria y que por su implicación jurídica debe ser gestionada especialmente, los recursos interpuestos, los documentos relativos a procesos de contratación, los documentos relacionados con procesos de convocatoria a concursos de méritos y documentos afines. Sistema de Mejora
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Por su especial tratamiento las tutelas y los derechos de petición tendrán ítems separados dentro de la presentación del sistema de gestión. Correo electrónico: Es la comunicación que ingresa a las direcciones de correo electrónico establecidas para tal fin, dirigidas a la entidad, y a sus funcionarios o empleados en calidad de tales. Las comunicaciones que sean recibidas a través de correo electrónico, serán administradas por el Área de Correspondencia, el cual garantizará la oficialización, seguimiento y control de su trámite. Comunicación o documento dispositivo o impositivo: Es la comunicación en la que la autoridad asienta su voluntad con intención de ser obedecida, ejemplo: Leyes, Decretos, Acuerdos, Sentencias, Resoluciones, Circulares, Directivas y afines. Comunicación o documento testimonial o probatorio: Es la comunicación en que la autoridad asienta o acepta una información, de modo que haga fe y tenga valor legal, ejemplo: los registros del estado civil, de graduados de universidad, del estado de propiedad (muebles e inmuebles), de patentes y señales. Son de este tipo los documentos notariales, los diplomas y certificados emitidos por la autoridad competente, los testimonios con certificación legal, los balances y libros contables redactados con los requisitos de Ley, las actas de reuniones, los contratos celebrados bajo condiciones legales, y las demás afines. Comunicación o documento informativo o noticioso: Es la comunicación en que un sujeto cualquiera asienta una información o noticia relacionada con una tramitación, ejemplo: boletines, revistas informativas, etc. Correspondencia personal o privada: Es la correspondencia que se recibe en la ventanilla del Área de Correspondencia, a título personal y cuyo contenido interesa únicamente al destinatario. Esta correspondencia sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de personal. Comprende entre otras, documentos bancarios, tarjetas, invitaciones, a excepción de las invitaciones oficiales dirigidas a las autoridades o Administrativos de la empresa. Esta correspondencia no se radica y no genera ningún trámite, ni responsabilidad para la entidad. A menos que la entidad así lo requiera. Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Sistema de Mejora
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Contextualización (después de aprender) 1. Elabore un diccionario con los siguientes términos: Tipos de Investigación: Exploratoria, descriptiva, correlacionar y explicativa Exploratoria, descriptiva, correlacionar y explicativa. Método científico: Concepto, etapas y aplicaciones Metodología para investigación: Conceptos de: Estadística y su diferencial Universo, Población, Muestra. Recolección de Datos: Fuentes de la información: Primarias y secundarias. Métodos para la recolección de información: observación directa, observación indirecta Instrumentos de recolección de información: entrevistas, cuestionario, hoja de cotejo Control del número de formularios distribuidos y recolectados. Procesamiento de Datos: Codificación, Identificación de variables, Clasificación de la información, Técnicas para clasificación del material: Material bueno; Material incorrecto pero corregible, Material incorregible pero desechable. Tabulación: Concepto, clases (manual o electrónica: Tablas de frecuencias), Medidas de tendencia central o de concentración: Media, Mediana, Moda. Medidas de variabilidad o dispersión. Desviación estándar para datos agrupados. Elaboración de tablas de frecuencias aplicando las tecnologías de información y comunicación. Elaboración Tablas, Cuadros, Gráficos. Presentación de información recolectada. 2. De acuerdo a la anterior guía especifique con sus propias palabras los objetivos d la unidad de correspondencia y su misión 3. Elabore un mapa conceptual sobre la normatividad vigente en cuanto a la unidad de correspondencia y prepárese para sustentarla, para esto debe investigar en bibliotecas o internet todo lo relacionado al tema propuesto. 4. Realice a través de un mapa mental los pasos a seguir en la radicación y envío de documentos teniendo en cuenta y tomando ejemplo una empresa real. 5. En grupos investigue, prepare y presente en exposición los temas dados a continuación: - Manual de gestión documental. Concepto e importancia - Legislación vigente para trámite de documentos. - Estructura orgánico-­‐funcional de la organización. - Tablas de retención documental. Concepto e importancia. - Canales o medios de ingreso de los documentos: Mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página Web. - Usos de la tecnología en los procesos de gestión documental Sistema de Mejora
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5.-­‐ Evaluación: Criterios de Evaluación: • Utiliza los útiles, papelería, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepción y despacho de documentos teniendo en cuenta las políticas de la organización. • Opera los equipos y aplicativos para el recibo y despacho de documentos internos y externos, de acuerdo con el manual de operación. • Controla la vigencia de los documentos teniendo en cuenta las tablas de retención documental. • Recepciona los documentos aplicando los procedimientos y la normatividad vigente. • Ingresa los documentos aplicando el manual de gestión documental, las normas de gestión de la calidad y la legislación vigente. • Clasifica la documentación recibida de acuerdo con las políticas de la organización. • Direcciona los documentos de acuerdo con el destinatario o dependencia correspondiente. • Utiliza los elementos de protección, de acuerdo con las normas de seguridad industrial y salud ocupacional durante el desempeño de sus funciones. • Aplica el procedimiento para la radicación de los documentos por despachar, utilizando la tecnología disponible. • Registra los documentos internos y externos por despachar, aplicando el manual de gestión documental y la tecnología disponible. • Distribuye las copias de los documentos por enviar de acuerdo con las normas internas y la legislación vigente. • Conserva las copias de los documentos enviados de acuerdo con las normas de la Organización y la legislación vigente. • Aplica técnicas de plegado y embalaje para el despacho de los documentos, de acuerdo con las normas técnicas y las de correo y mensajería. • Realiza el descargue de los documentos trasladados a las dependencias responsables de su trámite, de acuerdo con el manual de gestión documental. • Comprueba el registro de los documentos recibidos y despachados, de acuerdo con las normas y la legislación vigente. Utiliza con criterio técnico las tecnologías de la información y la comunicación de acuerdo con las actividades a desarrollar. Evidencias de Conocimiento: Desarrollo, análisis e investigación acerca de la normatividad vigente para la unidad de correspondencia, exposiciones acerca de conceptos, manual de gestión documental y uso apropiado de la tecnología. Evidencias de Desempeño: Juego de roles taller gestión documental. Evidencia de Producto: 1. En conjunto con su grupo de estudio continuar la aplicación del diseño metodológico para la investigación de las necesidades del mercado al producto o servicio elegido por ustedes.( actividad de proyecto enciso Nº 1) 2. Diseñar formatos específicos que se ajusten a las necesidades las unidades de correspondencia para el Recibo , Despacho y Trámite de los documentos, elaboración y transcripción de documentos .( actividad de proyecto enciso Nº 2) 6. Escenarios de aprendizajes, medios y recursos Página 10 de 11
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Escenarios de Aprendizaje: Aula de clases, empresas de mensajería, bibliotecas, internet. Medios y Recursos Didácticos: Computador, Video Beam, televisor, videos y material auto formativo. 7. BIBLIOGRAFÍA Constitución Nacional Archivo General de la Nación 8. CIBERGRAFÍA http://www.google.com.co/#sclient=psy-­‐
ab&hl=es&site=&source=hp&q=%E2%80%9Cmini+manual+de+tablas+de+retenci%C3%B
3n+documental%E2%80%9D+&pbx=1&oq=%E2%80%9Cmini+manual+de+tablas+de+rete
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