Informe MECI Superintendencia Nacional de Salud - Marzo 2017

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME DE SEGUIMIENTO AL MANTENIMIENTO Y SOSTENIBILIDAD DEL
MECI
MARZO DE 2.017
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1. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN ………….3
1.1 TALENTO HUMANO ………………………………………………...…4
1.1.1 Acuerdos, Compromisos o Protocolos éticos …………………...…4
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano …………………………………..…4
1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ………………………..…..5
1.2.1 Planes y Programas. …………………………………………...…….5
1.2.2 Modelo de Operación por Procesos ……………………………….5
1.2.3 Estructura Organizacional …………………………………………..6
1.2.4 Indicadores de Gestión ………………………………………….…..7
1.2.5 Políticas de Operación …………………………………………….…7
1.3 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LOS PROCESOS …………7
1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo ……………………………8
1.3.2 Identificación del Riesgo ………………………………………...….8
1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo …………………………………..8
2. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ……………………8
2.1 AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL …………………………….9
2.1.1 Autoevaluación ………………………………………………………9
2.2 AUDITORÍA INTERNA ……………………………………………...10
2.2.1 Auditoría Interna …………………………………………………...10
2.3 PLANES DE MEJORAMIENTO ………………………………..….11
2.3.1 Plan de Mejoramiento …………………………………………….12
3. EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ...…12
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INTRODUCCION
El Gobierno Nacional como responsable de establecer, implementar y fortalecer un
Sistema de Control Interno en las entidades y organismos del estado mediante el
Decreto 943 del 21 de Mayo de 2014, actualizó el Modelo Estándar de Control
Interno (MECI), en este sentido, la Superintendencia Nacional de Salud para cumplir
con lo estipulado en el anterior decreto, el 19 de Diciembre de 2.015 mediante
Decreto 4087 adopta el Modelo estándar de Control Interno Meci-2014, con el
propósito fundamental lograr la eficiencia, eficacia y transparencia en el ejercicio de
las funciones de la Entidad y de cualificar a sus funcionarios desarrollando sus
competencias con el fin de acercarse al ciudadano y cumplir con los fines
constitucionales para los que fue creada la Entidad.
En cumplimiento de la normatividad anterior, la Oficina de Control Interno viene
empeñada en involucrar en la cultura organizacional de la Entidad los aspectos
básicos para operacionalizar de manera practica el Sistema de Control Interno,
enfocando sus esfuerzos para desarrollar una actividad independiente y objetiva de
evaluación y asesoría que contribuya de manera efectiva al mejoramiento continuo
de los procesos de Administración del Riesgo y Control y Gestión de la entidad.
Con este propósito, en el presente informe se hace un recuento de los logros y
avances de la Entidad en la implementación y sostenimiento del Sistema de Control
Interno Institucional.
1. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
Dentro de este Módulo de Control, se encuentran los componentes y elementos que
permiten asegurar de una manera razonable, que la planeación y ejecución de la
entidad tendrán los controles necesarios para su realización.
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1.1 TALENTO HUMANO
Este componente tiene como propósito establecer los Elementos que le permiten a
la entidad crear una conciencia de control y un adecuado desarrollo del talento
humano influyendo de manera profunda en su planificación, gestión de operaciones
y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le
es aplicable a la entidad.
1.1.1 Acuerdos, Compromisos o Protocolos éticos.
Mediante Resolución 0654 del 25 de Febrero de 2016 la Superintendencia Nacional
de Salud adoptó el Manual der Ética y Buen Gobierno, el cual se encuentra
publicado en la página de la Entidad y hace parte del listado maestro de
documentos, identificado en el código ASMN03 Manual de Ética y Buen Gobierno.
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano
Para el elemento Desarrollo del Talento Humano se cuenta con políticas,
programas, planes y el manual de funciones definidos y adoptados.
El Manual de Funciones de la Superintendencia Nacional de Salud fue adoptada
mediante Resolución 1863 del 16 de Septiembre de 2.014, posteriormente
actualizado a través de la Resolución 324 del 12 de Marzo de 2.015, el cual se
encuentra publicado en la página de la Entidad en el siguiente link:
https://www.supersalud.gov.co/es-co/superintendencia/gestion-talento-humano, en
la pestaña Manual de Funciones y Evaluación del Desempeño.
La Secretaría General a través del Grupo de Talento Humano elaboro el Plan
Institucional de Capacitación para la vigencia 2.017, el cual fue adoptado mediante
la Resolución 371 del 1 de Marzo de 2.017 y se encuentra publicado en la página
de la Entidad por el siguiente link: https://www.supersalud.gov.co/esco/superintendencia/gestion-talento-humano, en la pestaña Bienestar y
Capacitación.
Igualmente, se realizó la publicación del Plan Estratégico de recursos Humanos
correspondiente a la vigencia 2.017
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Dentro de este módulo podemos destacar que en el Sistema Integrado de Gestión
de la Entidad se encuentra incluido el Sub Sistema de Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST), cuya política se encuentra publicada en la página y
respectivamente en el Listado Maestro de Documentos, identificada con el código
ASPO03.
Con respecto a este Sub Sistema, la Oficina de Control Interno, en el mes de Junio
de 2.016 realizó la Auditoría Integral, en la cual se incluyó este sub sistema, en el
cual ha venido trabajando la entidad, realizando labores de mejoramiento continuo
para dar cumplimiento a los términos establecidos en el Decreto 052 del 12 de Enero
de 2.017 que estipula lo siguiente:
Artículo 1°. Modificación del artículo 2.2.4.6.37. del Decreto 1072 de 2015.
Modifíquese el artículo 2.2.4.6.37 del Decreto 1.072 de 2015, Decreto Único
reglamentario del Sector Trabajo, el cual quedara así:
"Artículo 2.2.4.6.37. Transición. Todos los empleadores públicos y privados, los
contratantes de personal bajo cualquier modalidad de contrato civil, comercial o
administrativo, organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, así
como las empresas de servicios temporales, deberán sustituir el Programa de Salud
Ocupacional por el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), a partir del 1 de junio de 2017.
En este punto cabe señalar que la Comisión Nacional del Servicio Civil emitió el
Acuerdo 565 de 2.016, que se refiere a la evaluación de los funcionarios de carrera
de la Institución y entre otros aspectos otorga puntaje a la evaluación por
dependencias que realiza la Oficina de Control Interno. Para estos efectos, la
Institución emitió actos administrativos que regulan este aspecto, y se modificó
procedimiento a cargo del Grupo de Talento Humano, en procura de desarrollar
correctamente las instrucciones impartidas por la mencionada Institución.
1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse establecen el marco de
referencia que orienta la Entidad Pública hacia el cumplimiento de su misión y
objetivos institucionales, en procura de alcanzar su visión. Para estos efectos, la
Oficina Asesora de Planeación lideró la Revisión por la Dirección, teniendo en
cuenta conforme a la normativa vigente entre otros aspectos, los informes de
Auditoría efectuados por la Oficina de Control Interno.
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1.2.1 Planes y Programas.
Con la Resolución 000150 del 25 de Enero de 2.017 la Superintendencia Nacional
de Salud adopta Plan Estratégico Institucional para la vigencia de 2.017.
La Oficina de Control Interno con Nurc 3-2017-001165 del 26 de Enero de 2.017
presentó al señor Superintendente Informe de Seguimiento Plan Estratégico
Sectorial y Plan de Desarrollo Administrativo correspondientes al IV Trimestre 2.016
El 15 de Diciembre de 2.016, la Superintendencia Nacional de Salud adoptó el Plan
Anual de Gestión para la vigencia de 2.017 mediante Resolución 4130 de 2016.
1.2.2 Modelo de Operación por Procesos
Dentro del Sistema Integrado de Gestión (SIG) publicado en la página web de la
Entidad se encuentra el Manual de Operaciones por Procesos de la
Superintendencia Nacional de Salud, y se encuentra incluida en el manual de
Calidad del Sistema Integrado de Gestión, adoptado mediante Resolución 289 del
26 de Abril de 2012, identificado con el código ASMN02 y el cual se encuentra
relacionado en el Listado Maestro de Documentos y su última actualización se
realizó el pasado mes de Agosto de 2.016, y cuyas evidencias fueron reportadas
con el Nurc: 3-2016-019693 del 14 de Octubre de 2.016.
1.2.3 Estructura Organizacional
El 7 de Noviembre de 2.013, mediante el Decreto 2462 se modificó la estructura de
la Superintendencia Nacional de Salud, la siguiente imagen extractada de la página
web de la Entidad podemos observar la estructura organizacional de la Entidad.
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Ante la necesidad de garantizar de manera eficaz y oportuna la prestación de los
servicios de salud a todos los habitantes del territorio colombiano, y con el objeto de
lograr mayor efectividad en las actividades del Sistema de Inspección, Vigilancia y
Control que ejerce la Entidad y para dar cumplimiento en lo dispuesto en el artículo
18 de la Ley 1438 de 2011 se desconcentra la Superintendencia Nacional de Salud,
delegando sus funciones a nivel departamental o distrital, a través de la Resolución
568 del 24 de Abril de 2.015, con la cual se crean las regionales en Barranquilla
con la Regional Caribe; en Medellín con la Regional Andina; Bucaramanga con la
regional Nororiental; en Cali con la Regional Occidental; En Quibdó con la Regional
Chocó y en Neiva con la Regional Sur.
Adicional a lo anterior, la Institución en procura de acatar lo normado en la Ley 1438
de 2.011, y brindar una mejor atención a la ciudadanía a Nivel Regional, ha suscrito
convenios con la Superintendencia de Industria y Comercio, Unidad para la
reparación y Atención Integral de Victimas; y Entidades Territoriales, con lo que
existe una serie de puntos de atención, que reciben PQRs de los Usuarios del
Sistema General de Seguridad Social en Salud
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Fuente: Informe Estatuto Anticorrupción presentado por la Oficina de Control Interno con el Número de NURC 3-2017-003709 del 9 de Marzo de 2.017
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1.2.4 Indicadores de Gestión
Mediante la Resolución No.4086 del 19 de Diciembre del 2014, se adoptó el mapa
de procesos y el manual de procesos, con sus correspondientes documentos
soporte, entre los cuales se encuentran los indicadores de proceso identificados
cada uno mediante el formato Hoja de Vida del Indicador código ASFT02, el cual se
encuentra en la versión 4, estos pueden ser consultados en la página web de la
Entidad en la opción Sistema Integrado de Gestión o con la siguiente dirección:
https://supersalud.sharepoint.com/sites/capacitacion/trabajando/Indicadores%20de
%20Gestin/Forms/AllItems.aspx
1.2.5 Políticas de Operación
Las políticas de operación, han sido definidas en cada uno de los procedimientos,
de acuerdo con los lineamientos establecidos en el procedimiento Elaboración y
Control de Documentos y Registros, adoptado mediante código ASPD01, el cual fue
actualizado con Resolución 1413 del 22 de Julio de 2014.
1.3 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LOS PROCESOS
Conjunto de elementos que le permiten a la entidad evaluar aquellos eventos
negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de
sus objetivos institucionales.
1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo
La política Administración de Riesgos de la Superintendencia Nacional de Salud se
encuentra en el Listado Maestro de Documentos, identificada con el código
ASPO07.
Igualmente, la Entidad ha establecido la “Matriz Mapa de Riesgos”, la cual fue
actualizada por las diferentes dependencias de la Entidad con el apoyo de la Oficina
Asesora de Planeación, en el mes de Noviembre de 2.016 el cual se encuentra
identificado con el código ASFT12, adicional en la intranet y en la página de la
Entidad se encuentra en la siguiente ruta SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
(SIG) / Subsistema de Gestión de la Calidad.
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1.3.2 Identificación del Riesgo
El Procedimiento Administración de Riesgos, se encuentra incluido el manual de
operaciones de la Entidad y en el listado maestro de documentos, identificado con
el código ASPD03 y cuyo objetivo es: Administrar los riesgos institucionales
mediante la identificación, clasificación, evaluación, valoración y seguimiento de los
controles establecidos con el fin de prevenir y mitigar los eventos generados por su
materialización.
1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo
Recientemente, (Noviembre de 2.016), se realizó la actualización del Mapa de
Riegos, ejercicio liderado por la Oficina Asesora de Planeación; en el que
nuevamente se identificaron, analizaron y valoraron los riesgos propios de los
procesos en el que participaron cada una de las dependencia, para finalmente incluir
en el Mapa de Riesgos la nueva valoración de riesgos con sus respectivo
tratamiento y acciones para su mitigación.
2. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Este módulo busca que la entidad desarrolle mecanismos de medición, evaluación
y verificación, necesarios para determinar la eficiencia y eficacia del Sistema de
Control Interno en la realización de su propósito de contribuir al cumplimiento de los
objetivos de la entidad; si todas las operaciones se realizan de conformidad con los
principios de la función pública establecidos en la Constitución Política, la ley y las
políticas trazadas por la dirección en atención a las metas u objetivos previstos.
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2.1 AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
Es aquel componente que le permite a cada proceso y sus funcionarios medir la
efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando
su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas
correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por
la entidad.
2.1.1 Autoevaluación
Mediante Decreto 943 del 2014, se plantean los lineamientos generales para la
actualización del Modelo Estándar de Control Interno –MECI:2014, en este orden
de ideas, la Superintendencia Nacional de Salud adelanto acciones para el
cumplimiento de lo allí dispuesto, implementando así el modelo, a nivel institucional.
Dentro de la estructura del MECI, aparece el Componente de Autoevaluación
Institucional, el cual le permite a cada responsable de proceso, procedimiento, plan
o proyecto y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados
de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los
resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el
cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.
La autoevaluación se convierte así, en un proceso periódico, en el cual participarán
los servidores que lideran y participan en la operación de la entidad, es así que en
el Manual Técnico del MECI, se plantean como consejos de aplicación, la
realización de reuniones como máximo mensuales para la realización de ejercicios
de autoevaluación, así como la definición de instrumentos que permitan su
desarrollo.
De acuerdo con lo anterior, mediante Resolución 4112 del 2014, se adoptó entre
otras la política de Autoevaluación del Control y Gestión, identificada con el código
PMPO01 la cual se encuentra publicada en la página web de la Entidad y en la
intranet y en el Listado Maestro de Documentos con el Código PMP001, la cual
contempla a través de directrices el cumplimiento de las disposiciones establecidas
por el MECI:2014 en la materia.
Posteriormente, mediante la Resolución 2660 del 16 de Diciembre de 2015, para
dar cumplimiento a las directrices de la Política de Autoevaluación del Control y
Gestión, y a las recomendaciones que sobre la materia se expone en el Manual
Técnico del Modelo estándar de Control Interno, se adoptaron las reuniones de
Autoevaluación, con el fin de evaluar la efectividad de los controles y los resultados
de la gestión de cada una de las dependencias de la Entidad.
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En este sentido, la Oficina de Control interno en su rol de evaluador posterior e
independiente del Sistema de Control interno realizó seguimiento al cumplimiento
de la realización de las reuniones de Autoevaluación por parte de las diferentes
dependencias de la Entidad, informe que fue presentado con el NURC 3-2016022666 del 7 de Diciembre de 2.016 en el que se informó los Memorando con
números de Radicados, con los que se allegó por parte de las dependencias la
información correspondiente así:
Igualmente es oportuno señalar, que la Oficina de Control Interno, en relación con
este importante tema, remitió a la Oficina Asesora de Planeación, con el Número de
Radicado NURC 3-2017-003942 del 13 de Marzo de 2.017, en el que se reitera
recomendación contenida en el Número de Radicado 3-2016-005407 del 18 de
Marzo de 2.016, en la que esta dependencia expuso:
Por medio de la presente, la Oficina de Control Interno reitera de manera respetuosa
y comedida la recomendación anteriormente transcrita, esperando poder contar
prontamente con la agenda de reuniones de autoevaluación de todas y cada una de
las dependencias de la Entidad, suministrada por la Oficina Asesora de Planeación
como Líder Operativo del Subsistema de Control Interno que hace parte del Sistema
Integrado de Gestión; sin que se deje de exponer igualmente, que en desarrollo de
las actividades incorporadas en su Plan Anual de Gestión (PAG), tanto en
seguimientos como en Auditorías, la Oficina de Control Interno, a través de los
Padrinos- Auditores y con el apoyo de los Enlaces de cada una de las
dependencias, ha incorporado en sus informes, recomendaciones relativas a
“Desviaciones”, entendiendo estas como la materialización de riesgos, situaciones
con indicadores, cumplimiento de Planes y programas, seguimiento a Planes de
Mejoramiento suscritos tanto con entes de control, como aquellos derivados de
Auditorías de Gestión como al Sistema Integrado de Gestión, aspectos estos que
cumplen con la filosofía de la autoevaluación, en procura de lograr el mejoramiento
continuo de los procesos y procedimientos, para lo cual se pueden consultar, en la
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página web de la Institución la totalidad de informes emitidos por la dependencia,
quien ha venido cumpliendo con lo estipulado en la Ley 1712 de 2.014.
Para concluir en relación con el punto ahora abordado, es preciso informar que el
resto de Radicados con que la Oficina de Control Interno ha presentado informes
que involucran este aspecto; y que pueden ser consultados en el Sistema de
Correspondencia de la Institución -Supercor son los siguientes:
3-2016-005407 del 18 de Marzo de 2.016
3-2015-024739 del 14 de Diciembre de 2.015
3-2015-018620 del 18 de Septiembre de 2.015
3-2015-010800 del 4 de Junio de 2.015
3-2015-008613 del 13 de Mayo de 2.015
3-2015-005759 del 27 de Marzo de 2.015
3-2014-004209 del 21 de Marzo de 2.014
2.2 AUDITORÍA INTERNA
El proceso de auditoría Interna adelantado por la Oficina de Control Interno se
enfoca hacia “Una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta,
concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la entidad; que ayuda a
cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinario para evaluar
y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.”
2.2.1 Auditoría Interna
En la vigencia 2.016 se realizaron todas las auditorías internas que se programaron
en el Plan Anual de Gestión (PAG) 2.016, (Programa Anual de Auditoría) las cuales
fueron presentadas al Señor Superintendente Nacional de Salud y a los dueños de
los procesos auditados, mediante memorandos por parte del Jefe de la Oficina de
Control Interno, como a continuación se relacionan:
Enero 2016 Auditoria Especial Grupo de Correspondencia
Nurc 3-2016-001600 del 29 de Enero de 2016
Febrero 2016 Auditoría a la Superintendencia Delegada Para la Supervisión de
Riesgos
Nurc 3-2016-003633 del 24 de Febrero de 2016
Abril 2016 Auditoria Superintendencia Delegada Para La Protección al Usuario.
Nurc3-2016-008080 del 28 de Abril de 2016
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Auditoría al Proceso de Tasa-Vigencia 2015.
Nurc 3-2016-008255 del 02 de Mayo de 2016
Mayo2016 Auditoria a la Subdireccion Financiera
Nurc 3-2016-010075 del 27 de Mayo de 2016
Junio 2016 Superintendencia Delegada De Procesos Administrativos
Nurc 3-2016-012564 del 29 de Junio de 2016
Auditoría Integral al Subsistemas de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el
Trabajo y Gestión Ambiental
Nurc 3-2016-012672 del 01 de Julio de 2016
Agosto 2016 Auditoria a la Superintendencia Delegada Para la Supervisión
Institucional
Nurc 3-2016-016263 del 31 de Agosto de 2016
Auditoría Interna al Subsistema de Seguridad de la Información.
Nurc 3-2016-016298 del 31 de Agosto de 2016
Octubre 2016 Auditoría Superintendencia Delegada Para la Función Jurisdiccional
y de Conciliación
Nurc 3-2016-020074 del 31 de Octubre de 2.016
Noviembre 2016 Superintendencia Delegada Para las Medidas Especiales.
Nurc 3-2016-021832 del 28 de Noviembre de 2016
En lo corrido de la presente vigencia (2.017) y de acuerdo a los programado en el
Plan Anual de Gestión (PAG) 2.017 y el Programa Anual de Auditorias, se han
realizado las siguientes auditorias:
Informe de Auditoría a la Oficina Asesora Jurídica, el cual se presentó al Señor
Superintendente con el Nurc 3-2017-002492 del 21 de Febrero de 2.017.
Informe de Auditoría a la Oficina Asesora de Planeación, presentado al señor
Superintendente mediante Nurc 3-2017-003143 28 de febrero de 2.017, el cual
concluyó lo siguiente:
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2.3 PLANES DE MEJORAMIENTO
El objetivo primordial del Plan de Mejoramiento es promover que los procesos
internos de las entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través
de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas o de la implementación
de metodologías orientadas al mejoramiento continuo.
2.3.1 Plan de Mejoramiento
La Oficina Asesora de Planeación aporto el aplicativo Sistema Integrado de Gestión
(ITS), el cual, a pesar de algunos tropiezos operativos, se ha venido trabajando con
el apoyo de los profesionales de esa dependencia, a través del cual se hace
seguimiento a los diferentes planes de mejoramiento, la cual, también es una
herramienta que permite detectar y analizar las acciones que se han implementado
por los responsables de los procesos, para superar Hallazgos y No Conformidades.
El día 16 de Febrero de 2.017 mediante Nurc 3-2017-002228 se presentó al Señor
Superintendente nacional de Salud Informe de la Gestión realizada por la Oficina de
Control Interno en el cual se incluyó lo referente a los Planes de Mejoramiento
correspondientes al Sistema Integrado de Gestión.
Con Nurc 3-2017-001226 del 27 de Enero de 2.017 se presentó al Señor
Superintendente el Plan de Mejoramiento de la suscrito con la Contraloría General
de la República con corte al 31 de Diciembre de 2.106.
Mediante Nurc 3-2017-002093 del 14 de Febrero de 2017 se presentó al Señor
Superintendente el Plan de Mejoramiento de la Estrategia de Rendición de Cuentas
a la ciudadanía.
3. EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
La Información y Comunicación tiene una dimensión estratégica fundamental dado
que vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de sus operaciones
internas, dándole al usuario una participación directa en el logro de los objetivos. Es
un factor determinante en tanto para su ejecución, se involucre a todos los niveles
y procesos de la organización.
La Oficina de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional ha venido
implementando campañas de comunicación, con el fin de permitir el fortalecimiento
y conocimiento Institucional; tanto a los colaboradores de la Institución, como a los
usuarios del Sistema General de Seguridad Social en Salud, con el fin de
mantenerlos enterados de cada una de las actividades que viene ejecutando la
Institución, en cumplimiento de las funciones que la legislación vigente le ha
asignado a la Superintendencia Nacional de Salud.
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En este sentido, la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen
Institucional, en la audiencia de rendición de cuantas a la ciudadanía presentó como
idea innovadora las ayudas pedagógicas, a través del Tablero Touch, el cual
permitió a todos los funcionarios de la Alta Dirección de la Superintendencia
Nacional de Salud, tener la posibilidad de innovar en las intervenciones, de forma
dinámica, entendible y más clara para la ciudadanía.
Igualmente se considera importante señalar que la Oficina de Comunicaciones e
Imagen Institucional viene trabajando en la implementación de Informe de Gestión
Digital en el cual se incluirá información detallada del alcance e impacto de las
actividades que realiza la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e
Imagen Institucional, a través de los canales digitales oficiales de la Entidad.
La información recolectada se analiza, y permite la toma de decisiones para el
establecimiento de estrategias para el mejoramiento continuo del alcance e impacto
de las comunicaciones que se divulgan a través estos canales.
El informe también será una herramienta que permita evidenciar la gestión que se
realiza; es un registro histórico que permite visualizar los cambios que se producen
anual y mensualmente mediante las estrategias implementadas por la Entidad.
El informe estará compuesto por:
1. Portal web SNS: contiene información relacionada al tráfico de información
en el sitio web de la SNS.
2. Portal web SNS Usuarios: contiene información relacionada únicamente al
tráfico del sitio web para Usuarios.
3. Portal web SNS Vigilados: contiene información relacionada únicamente al
tráfico del sitio web para Vigilados.
4. Portal web SNS Ingles: contiene información relacionada únicamente al
tráfico del sitio web para en idioma Ingles.
5. Seguimiento PQR: contiene el registro mensual del volumen de PQR que
ingresan a través de los canales oficiales de la SNS y, el registro mensual
del volumen de PQR que ingresar a través de redes sociales.
6. Seguimiento campañas: permite visualizar información puntual, del impacto
de campañas seleccionadas realizadas, mediante la selección del Hashtag
utilizado durante la misma.
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La dependencia en mención ya ha sacado dos (2) informes de los meses de Enero
y Febrero de 2.017 en la herramienta anteriormente enunciada, sin embargo solo
se encuentra utilizada internamente en la Oficina de Comunicaciones e Imagen
Institucional, por lo que la recomendación es que a futuro, luego que se ejecuten los
ajustes que se consideren pertinentes, esta pueda ser socializada al resto de
dependencias existentes en la Institución.
De otra parte, consideramos oportuno en lo que hace referencia al eje transversal
de comunicaciones, y en procura de hacer más efectivo eficiente y eficaz las labores
que deben desarrollar las dependencias de la Institución, la socialización de nuevo
sistema de comunicación implementado al interior de la Superintendencia Nacional
de Salud, a través de Skype, para lo cual se han organizado por parte de la Alta
Dirección, a través de la Oficina Asesora de Comunicaciones y la Oficina de
Tecnologías de la Información, concursos, en procura de utilizar esta valiosa
herramienta, no solo a nivel personal, sino también por conducto de conferencias
en la que participan varias personas, o desarrollar por ejemplo, capacitaciones,
sobre todo con la participación de las Regionales de la Institución, conforme se
puede evidenciar en los recortes que a continuación se incorporan:
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CONCLUSIONES:
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, puede
ahora concluir que el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) ha sido adoptado
y viene siendo implementado en la Entidad y que para ello en cada uno de sus
Módulos se realizan acciones tendientes a que el Sistema de Control Interno sea
fortalecido, manteniéndolo a través de ejercicios de evaluación y seguimiento a la
Gestión Institucional, en los que la Oficina de Control Interno interviene a través de
Auditorías, Seguimientos y Acompañamientos, dando en cada uno de sus informes,
si a ello hubiera lugar, recomendaciones tendientes a corregir cualquier
“Desviación” respaldada en evidencias, informes estos que son presentados al
Señor Superintendente Nacional de Salud, con copia a los responsables de los
procesos y procedimientos, y publicados en la Página Web de la Institución,
cumpliendo de esta manera con lo señalado en la Ley 1712 de 2.014.
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RECOMENDACIONES
Conforme a lo señalado en este documento, la Oficina de Control Interno se permite
reiterar la recomendación contenida en el informe presentado con el Memorando
con Nurc 3-2017-003942 del 13 de Marzo de 2.017, en el que se reitera
recomendación contenida en el Número de Radicado 3-2016-005407 del 18 de
Marzo de 2.016, en la que esta dependencia expuso:
De otra parte, se recomienda a la Oficina de Comunicaciones Estratégicas e Imagen
Institucional, quien ya expedido dos 82) informes a través de la herramienta Informe
de Gestión Digital, luego de los ajustes que considere oportunos y necesarios,
pueda extender su uso a otras dependencias de la Institución, en procura de una
mejora en el Eje Transversal de Comunicación, como consecuencia del trabajo
desarrollando por la mencionada dependencia e igualmente se continúe
incentivando el uso de Skipe, con el mismo propósito anteriormente mencionado, lo
cual seguramente redundará en la mejora de los procesos y procedimientos
institucionales.
Cordialmente,
JUAN DAVID LEMUS PACHECO
Jefe de la Oficina de Control Interno
Proyectaron: Julio Cesar Reyes Zuluaga y Jorge Enrique Cuenca Urbina Profesionales Especializados Oficina de Control Interno.
COFL02
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