Normativa de proyecto
Titulo: implementación de la fase 1 del proyecto Servicios Ciudadanos Digitales.
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Propósito: COLCIENCIAS actualmente expide constancias o certificaciones manuales de los
resultados de las convocatorias de su línea de reconocimientos e Indexación de revistas
científicas colombianas especializadas., Igualmente también existe la necesidad a nivel interno
de mejorar la presentación del informe de actividades mensual de contratistas de servicios
profesionales (persona natural), de apoyo a la gestión, y el formato de autorización del pago
mensual correspondiente. COLCIENCIAS en su implementación de la Estrategia de Gobierno en
Línea, pretende con este proyecto cumplir con los lineamientos generales de Servicios
Ciudadanos Digitales, además de cumplir con la resolución 1351 del 6 de noviembre de 2018,
por medio de la cual se actualiza la Política de Uso Eficiente del Papel de COLCIENCIAS
Descripción: Colciencias solicitara a su grupo interno de Gestión documental la generación del
proyecto de digitalización de constancias o certificaciones para los grupos de reconocimientos e
indexación de revistas científicas especializadas esta solución debe generar constancias y
certificaciones vía web con el fin que los interesados puedan descargar este archivo a sus
terminales, este documento será valido y suplantaran las labores realizadas manualmente en la
actualidad. Además, se espera que este grupo provee un portal para el registro de las actividades
mensuales de los contratistas con la debida autenticación requerida, para realizar los diferentes
pagos mensuales y este proceso sea mas ágil y cómodo para los contratistas y aprobadores por
parte de Colciencias.
Objetivo: Diseñar, implementar y entregar Los sistemas de digitalización de constanciascertificaciones de reconocimiento e indexación de revistas científicas y la integración del portal
web así como la implementación del portal web de registro de actividades de contratistas
incluyendo el modulo de autenticación en un plazo y generación de autorización de virtual de
pago mensual de 24 meses con un presupuesto de 500.000.000 COP
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Criterios de éxito o beneficios esperados: Se espera que disminuir en 100% los tramites
administrativos manuales de generación de constancias y certificaciones, y que este sea un
proceso totalmente digital. Además de disminuir al 100% el tramite de registro de actividades
mensuales por parte de los contratistas y generación de formato de autorización de pago.
Financiamiento: El Proyecto y sus fondos están autorizados y previa aprobación de las
directrices de COLCIENCIAS según los entregables acordados.
Productos entregables: El grupo de gestión documental entregara los sistemas de digitalización
y registro de constancias y serán los encargados de soportar las plataformas una vez este en el
ambiente productivo de COLCIENCIAS.
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Criterios de aceptación: Los estándares de calidad exigidos por COLCIENCIAS deben estar
implementados en las soluciones presentadas. El equipo de gestión documental es el encargado
de la realización de las capacitaciones de los nuevos sistemas. El Gerente del área de operaciones
el encargado de firmar la aceptación de las soluciones entregadas.
Programa de ejecución: (acá nos toca con lo que coloquen en project)
Suposiciones clave:
Los sistemas serán debidamente probados por usuarios internos antes de salir en vivo con los
respectivos controles de cambios (RFC) correspondientes y se realizaran pruebas pilotos con el
checklist indicado que proveerá la Oficina de Planeación con el apoyo de la Oficina TIC con el
fin de certificar y aprobar las plataformas.
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Se realizará una campaña con el departamento de comunicaciones de COLCIENCIAS donde se
expanda la información de los cambios de los procesos de reconocimiento e indexación de
revistas, así como el proceso de registro de actividades y generación de certificación de pagos a
proveedores. Cumpliendo así con lo dispuesto por el Manual de Gobierno Digital de Uso y
Apropiación.
Estos procesos suplantaran el 100% proceso manual de las actividades.
Los sistemas estarán enlazados al portal principal de Colciencias donde los usuarios podrán
ingresar a los sistemas desarrollados.
Restricciones: Los módulos de autenticación serán integrados con los sistemas actuales
utilizados por COLCIENCIAS utilizando tecnología SSO.
Principales riesgos: Se debe implementar encriptación y firma digitales de archivos con el fin
de evitar falsificación de documentos que se desean generar desde los sistemas para los distintos
usuarios, así como establecer controles de seguridad sobre el portal y los servidores que
contienen las firmas digitales.
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Requisitos de aprobación: Cada uno de los entregables deben ser aprobados por la Oficia de
Planeación junto con la Secretaria General de Colciencias quienes evaluaran la calidad, y
cumplimiento de los objetivos de cada uno.
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Administrador del Proyecto: Contratista Adriana Pereira de la Oficina de Planeación de
COLCIENCIAS y con el apoyo de Omar Figueroa Melgarejo de la Oficina de Tecnología de la
Información y Comunicaciones TIC.
Requisitos de generación de reportes: Los reportes deben ser enviados una semana antes de ser
socializados con el Administrador del proyecto Oficina de Planeación con el fin de ser analizados
y atender en la socialización de estos los puntos clave que se requieran. Estos reportes deben ser
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generados mensualmente o según sea se vayan realizando la entrega de cada uno de los
entregables pactados.
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Autorizado por: Toda autorización para el desarrollo del proyecto deberá ser aprobada por el
Jefe de Planeación de Colciencias y por el Jefe de la Oficina TIC de Colciencias.
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LECCIONES APRENDIDAS
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1. La normativa o acta de constitución de proyecto es el documento inicial con el cual se da
inicio a la gestión del proyecto
2. Cada uno de los puntos del acta de constitución de proyecto deben ser detallados y en esta
reflejarse todos los pasos desde suposiciones, riesgos, entregables del ciclo de vida del proyecto
3. La organización de un buen cronograma unido con la planeación correcta de un presupuesto es
un factor importante para el ciclo de vida de un proyecto
4. El Acta de Constitución del Proyecto es el documento donde se refleja una visión preliminar
de los roles y responsabilidades, de los objetivos y de los principales interesados (stakeholders) y
donde se asigna la responsabilidad del Director de Proyecto, lo cual sirve como referencia para el
futuro del proyecto el cual da las bases en todo el proceso de comunicación.
5. El acta de constitución se convierte en una referencia que ayuda a mantener al equipo alineado
con los objetivos establecidos a lo largo de la vida del proyecto.
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