2 - MEMORY CONTY© MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 3 Índice ÍNDICE 3 INTRODUCCIÓN A MEMORY CONTY BIENVENIDO 11 13 Instalación ¡Importante! Registro 13 14 14 CARACTERÍSTICAS DE MEMORY CONTY© ¿Qué es Memory Conty©? La información contable a la distancia de un clic Plan de cuentas y asientos Subdiarios y diarios Mayores Balances Estadísticas Centros de costos y presupuestos Estudios contables Estados contables y financieros Declaraciones juradas Conty Plus! * Y además … Prácticamente se instala solo Es muy amigable Es sumamente fácil de usar Formatos de contabilidad estándar Rápido, sencillo, seguro y ágil Y además... Tiene conexión total con Microsoft Office® Dispone de claves de acceso seguras Versión disponible para múltiples usuarios REQUERIMIENTOS DE MEMORY CONTY© 16 16 16 16 18 18 18 19 19 19 20 20 20 21 21 21 21 22 22 22 22 22 23 23 Hardware mínimo requerido Hardware recomendado Requerimientos de software Compatibilidad con redes 23 23 23 23 ¿POR DÓNDE COMENZAR? 25 PRIMEROS PASOS 27 MEMORY COMPUTACIÓN 4 - MEMORY CONTY© INGRESO AL SISTEMA 27 Identificación de usuario Identificación de la Empresa Utilización de empresas existentes Creación de empresas nuevas USO DE LA AYUDA 28 28 28 29 30 Moverse entre temas de ayuda Buscar un tema de ayuda Copiar un tema de ayuda Imprimir un tema de ayuda 31 31 31 32 ABRIR, CREAR Y BORRAR EMPRESAS 33 Abrir empresa Crear empresa Borrar empresa 33 33 33 CARPETAS INFORÁPIDAS© 34 ¿Qué es una carpeta InfoRápida©? Acceso a las carpetas InfoRápidas© Selección de carpetas InfoRápidas© Comandos de Carpetas InfoRápidas© Comando Primera ficha Comando Anterior ficha Comando Siguiente ficha Comando Última ficha Comando Buscar ficha Comando Insertar ficha Comando Borrar ficha Comando Consultar fichas Comando Imprimir Comando Terminar Comandos avanzados de carpetas InfoRápidas© Comandos de Selección de fichas Comando Copiar fichas Comando Cortar fichas Comando Pegar fichas Comando Copiar contenido Comando Cortar contenido Comando Pegar contenido Comando Ajustar columnas ¿COMO TRABAJAR CON LAS CARPETAS? Cómo moverse entre las fichas Cómo ingresar fichas nuevas Cómo ubicar una ficha 34 34 35 35 36 36 36 37 37 38 39 39 40 41 42 42 43 44 44 45 46 46 47 49 49 49 49 MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 5 VALIDACIÓN DE DATOS 51 Comandos de la validación de datos Comando Mostrar Comando Explicar Comando Borrar Comando Imprimir CONFIGURACIÓN DE EMPRESAS 51 51 52 52 52 54 CONFIGURACIÓN DE EMPRESAS 56 Propiedades de la empresa Identificación Datos fiscales Inscripciones Asientos Archivos Capítulos Notas 56 57 57 57 57 61 62 62 DATOS DE LA EMPRESA 64 DATOS DE LA EMPRESA 66 Monedas Plan de Cuentas Grupos de Cuentas Impuestos Libros Provincias Clientes y proveedores o Imputación alternativa Comprobantes Tipos de asiento ¿CÓMO TRABAJAR DIARIAMENTE? 66 67 70 71 73 74 75 77 79 82 INGRESO DE COTIZACIONES Y ASIENTOS 84 COTIZACIONES Y ARBITRAJES 84 ASIENTOS 86 Formato rápido de asientos Datos del asiento Ingreso de asientos en una línea Ingreso de asientos en más de una línea Ingreso de asientos con distintas leyendas o números de asiento Ingreso de asientos con leyendas adicionales Ejemplos de asientos Formato clásico de asientos Moverse entre asientos MEMORY COMPUTACIÓN 88 88 96 96 97 97 98 102 102 6 - MEMORY CONTY© Ingreso de asientos 102 LOTES DE ASIENTOS 105 Lotes manuales Lotes Automáticos 105 106 MODELOS DE ASIENTOS 107 COMANDOS AVANZADOS DE ASIENTOS 108 Comando Impuestos Comando Seleccionar asientos Comando Integrar modelo de asientos ASIENTOS AUTOMÁTICOS 108 109 110 112 Asiento de diferencias de cambio ¿Con respecto a qué moneda se calcula la diferencia de cambio? ¿A qué cuentas se le calcula la diferencia de cambio? ¿Cómo se calcula la diferencia de cambio? ¿Cómo se genera el asiento ? Asiento de Resultados Asientos de cierre y apertura Asiento de cierre Asiento de apertura ¿CÓMO EMITIR LOS INFORMES DE LA EMPRESA? 112 113 113 113 113 114 115 116 116 118 INFORMES 120 EMISIÓN DE LOS INFORMES 121 OPCIONES DE LOS INFORMES 122 Informe Cuentas Fechas Monedas Importes en Monedas Apertura 122 122 123 123 123 123 124 DESTINO DEL INFORME 125 Informe por pantalla Comando Ir al asiento Comando Ir al mayor Comando Buscar en el informe Comando Graficar Comando Imprimir Comando Cerrar Comando Actualizar 125 125 126 126 127 128 128 128 MEMORY COMPUTACIÓN Guardar y abrir informes Informe por vista previa Informe por impresora Informe a planilla electrónica, base de datos o documento de texto Informe a gráfica MEMORY CONTY© - 7 129 130 131 131 132 SUBDIARIOS 133 LIBROS DIARIOS 134 LIBROS MAYORES 135 BALANCES 137 ESTADÍSTICAS 139 ¿CÓMO TRABAJAR CON CENTROS DE COSTOS Y PRESUPUESTOS? 140 CENTROS DE COSTOS 142 Definición de costos Reglas de distribución de costos Asignación de las reglas de distribución Imputación a centros de costos Informes de centros de costos PRESUPUESTOS 142 143 144 145 145 147 Definición de presupuestos Ingreso de presupuestos Informes presupuestales 147 149 149 ¿CÓMO ADMINISTRAR EL ESTUDIO CONTABLE? ESTUDIO CONTABLE 152 154 Organismos Calendarios Eventos Empresas Vencimientos Informes de agenda Motivos de legajo Legajo Informe legajos Informe empresas 154 155 157 160 161 162 163 163 164 165 ¿CÓMO CONFIGURAR Y EMITIR LOS ESTADOS CONTABLES? ESTADOS CONTABLES 166 168 Edición y creación de estados contables Configuración de estados contables MEMORY COMPUTACIÓN 168 169 8 - MEMORY CONTY© Estado de situación Estado de resultados Cuadro de bienes de uso e intangibles Cuadro de detalle de activo Cuadro de detalle de pasivo Notas Informe de compilación Modificación y emisión de estados contables HERRAMIENTAS 169 171 173 176 176 176 177 177 180 HERRAMIENTAS 182 Respaldar empresa Recuperar empresa Consolidar empresas Validar datos Trabar / Destrabar Recodificar cuentas Renumerar asientos Versión DOS y Versión Wincont 1.2.8 Importar datos de la versión DOS y Windows Exportar datos a la versión DOS y Windows IMPORTACIÓN DE DATOS 182 183 183 184 184 185 186 187 187 187 189 Formato Ejemplo Importación de asientos Importar asientos utilizando el comando Importar archivos Importar asientos utilizando el utilitario CONTYIMP Sintaxis Ejemplo Archivo de parámetros Importar asientos utilizando la importación Automática (Recomendado) Nombre del archivo Propiedades del archivo Nombres de los campos Proceso de importación automática Ejemplo OPCIONES 189 190 191 191 191 191 192 192 193 193 194 195 195 196 197 Generales Sugerir última empresa Sugerir último usuario Conservar informes Continuar si faltan meses de asientos Ventanas Tipo de letra Tamaño de botones MEMORY COMPUTACIÓN 197 197 197 197 197 198 198 198 Maximizar al abrir ventanas Listados Usar tipos de letra de la impresora Incluir números de página Imprimir números de asiento Incluir fecha Margen superior Usar hojas previamente foliadas OPCIONES DE ACCESIBILIDAD MEMORY CONTY© - 9 198 198 198 198 198 199 199 199 200 Teclado Alias 200 200 IMPRESORA 202 VENTANAS 203 Solapas Ventanas en cascada Ventanas en mosaico Organizar iconos de ventanas Cerrar todas las ventanas 203 203 203 204 204 SEGURIDAD 206 USUARIOS Y PERMISOS 208 Usuarios Permisos Cambiar de usuario Cambiar contraseña 208 209 210 210 REGISTRO DE AUDITORIA 210 ENCRIPTACIÓN DE DATOS 210 PRIMEROS PASOS CON MEMORY CONTY PLUS! 212 INTRODUCCIÓN A MEMORY CONTY© PLUS! 214 USO DE MICROSOFT EXCEL® 215 Funciones de Microsoft Excel® 215 USO DE MEMORY CONTY© PLUS! 216 Elegir empresa Valores predeterminados Consultar la ayuda Argumentos de las fórmulas El primer informe Cambiar valores predeterminados MEMORY COMPUTACIÓN 216 216 217 218 218 219 10 - MEMORY CONTY© Guardar planillas Enviar la planilla a un colega que todavía no tiene Memory Conty© Plus! 219 220 FUNCIONES DE MEMORY CONTY© PLUS! 221 PLANTILLAS DE MEMORY CONTY© PLUS! 222 PRIMEROS PASOS CON MEMORY CONTY© PLUS! Y ALFA DE LA DGI (URUGUAY) 223 Instalar el sistema Alfa de la DGI Instalar el sistema Alfa de la DGI Instalar la versión 2.02 del sistema Alfa de la DGI Crear una nueva declaración Jurada en un archivo nuevo Exportar la Declaración Jurada al sistema Alfa de la DGI Importar la declaración jurada en el sistema Alfa de la DGI Crear una nueva Declaración Jurada en un archivo ya existente 223 223 224 224 225 225 225 CONSIDERACIONES PARA CONFECCIONAR LAS DECLARACIONES JURADAS 227 LICENCIA DE USO 228 LICENCIA DE USO 230 Condiciones de venta Limitaciones al derecho de uso y goce de los programas Condiciones de venta del programa MEMORY COMPUTACIÓN 230 230 231 MEMORY CONTY© - 11 CAPÍTULO 1 Introducción a Memory Conty MEMORY COMPUTACIÓN 12 - MEMORY CONTY© MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 13 Bienvenido El objetivo de este manual es presentarle Memory Conty©, ofreciéndole un rápido paseo por el sistema, partiendo desde la creación de la empresa hasta el ingreso de asientos y la emisión de los diferentes informes contables y de gestión de la empresa. Aquí aprenderá como realizar las tareas más comunes, y encontrará ejemplos y sugerencias para lograr un adecuado aprovechamiento del sistema y de sus características más interesantes. Este manual no es una guía exhaustiva y detallada de todas las características, ya que intenta ser razonablemente breve como para no desestimular su lectura, y poder mantenerse actualizado más allá de los cambios que se vayan incorporando en las sucesivas versiones del sistema. Para conocer Memory Conty© con más profundidad y aprender sus aspectos más técnicos le sugerimos recurrir a la ayuda en línea del sistema, tal como se explica más adelante. Instalación Para instalar el sistema correctamente en su equipo o red es importante que siga las instrucciones que se detallan a continuación. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Si Memory Conty© será instalado en una red, deberá primero instalar Memory Conty© tal como se explica a continuación, en el equipo de la red donde se conectará la Ficha de instalación iniciando sesión como Administrador de la red y del equipo, pudiendo este equipo, ser cualquiera de los conectados a la red. Apague el equipo y los periféricos que posea conectados al mismo como ser la impresora, el scanner, etc. Desconecte el cable de la impresora de su equipo, conecte la Ficha de Instalación en su lugar y conecte el cable de la impresora a la Ficha de Instalación. Encienda su equipo y los periféricos conectados al mismo, e iniciando sesión como Administrador de la red y del equipo. Al ingresar a Microsoft Windows©, coloque el CDROM de Memory Conty© en su equipo con lo cual el asistente de instalación se ejecutará automáticamente. Si esto no sucede ejecute el asistente de instalación en forma manual, haciendo clic con el ratón en el botón Inicio, seleccione la opción Ejecutar, y digite D:INSTALAR (donde D: es su unidad lectora de CDROM) y presione Aceptar. Siga las instrucciones del asistente de instalación. MEMORY COMPUTACIÓN 14 - MEMORY CONTY© 7. En el caso de estar instalando Memory Conty© en red, para instalar y habilitar el acceso de los restantes equipos de la red, deberá tal como lo explica el asistente de instalación, ejecutar el programa TERMINAL en cada uno de los equipos de la red, iniciando sesión como Administrador de la red y del equipo. Para esto ingrese al Explorador de Microsoft Windows©, seleccione la unidad o carpeta compartida del equipo donde acaba de instalar Memory Conty©, y haga doble clic sobre el archivo TERMINAL.EXE, el cual lo guiará paso a paso para instalar y habilitar el sistema. 8. Para ingresar a Memory Conty© haga doble clic sobre el icono de Conty©, que se encuentra en el Windows©. Memory Escritorio de Microsoft ¡Importante! Para utilizar Memory Conty©, la Ficha de Instalación debe estar continuamente conectada en su equipo. Tenga la precaución de no extraviar la Ficha de Instalación, y conservarla en buenas condiciones, ya que de ser extraviada o sufrir deterioros el sistema no podrá ser utilizado. Para evitar desperfectos en la Ficha de instalación nunca conecte o desconecte la misma u otros periféricos sin estar tanto el equipo como los periféricos apagados, verifique que tanto el equipo como los periféricos conectados tengan una adecuada descarga a tierra, y nunca sujete la ficha por los conectores, debiendo tomarla siempre por la parte plástica. La Ficha de instalación está garantida por 90 días frente a defectos de fabricación, no cubriendo esta garantía desperfectos en la misma, que fueran ocasionados por los puntos antes mencionados. Si la ficha se deteriora fuera del período de garantía, la misma será repuesta por Memory Computación, debiendo el cliente abonar el costo directo de la misma, entregar la ficha anterior y presentar la factura de compra. En caso que la Ficha de instalación sea robada o se extravíe, la misma no podrá ser repuesta al no poderse entregar la Ficha de instalación anterior. Por esta razón que se recomienda asegurar la Ficha de instalación contra robo, ya que este caso el costo de reposición es el costo original de compra. Registro Registrando Memory Conty© obtendrá múltiples beneficios, como por ejemplo recibir información para aprovechar al máximo su sistema, actualizarse con novedades y ofertas MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 15 de Memory Computación, así como también podrá obtener soporte, hacernos llegar sus sugerencias y actualizar desde su empresa el sistema en pocos minutos para aprovechar al máximo las innovaciones que continuamente son implementadas. Existen dos métodos diferentes de poder registrar Memory Conty©, debiendo para ambas seleccionar la opción Registrarse ahora al entrar a Memory Conty©; o seleccionar la opción Registrarse luego, y al momento de desear registrarse, seleccionar la opción Formulario de registro dentro del menú Empresa de Memory Conty©. Dentro del Formulario de registro, uno de los métodos para registrar Memory Conty© es a través de Internet, la cual se recomienda que utilice por ser la más rápida y ágil. Para ello simplemente deberá completar el Formulario de registro que se le presenta con sus datos, seleccionar la opción Registro por Internet, y estando conectado a Internet, presionar el botón Enviar, con lo cual al cabo de unos instantes Memory Conty© se registrará automáticamente, y le confirmará su registro, debiendo luego presionar el botón Aceptar. El segundo método para registrar Memory Conty© es a través de Fax, debiendo completar el Formulario de registro que se le presenta con sus datos, seleccionar la opción Imprimir la solicitud y enviarlo por fax al número que se muestra en el formulario impreso. Memory Computación, o alguno de sus representantes comerciales, le enviará un fax o le realizará un llamado telefónico, donde le indicarán su Código de registro el cual deberá ingresar dentro de Código de registro en el Formulario de registro, y presionar el botón Aceptar, para que Memory Conty© le confirme su registro. MEMORY COMPUTACIÓN 16 - MEMORY CONTY© Características de Memory Conty© ¿Qué es Memory Conty©? Memory Conty© es la solución total a las necesidades contables y exigencias legales de cualquier empresa, y además convierte a la contabilidad de la empresa en una potente herramienta de análisis para la toma de decisiones. La información contable a la distancia de un clic Memory Conty© permite diseñar los planes de cuenta de cualquier empresa con total flexibilidad, imputar los asientos contables, emitir los subdiarios, libros diarios, mayores y balances de cualquier contabilidad básica; y además ofrece herramientas para la gestión de cuentas por cobrar y pagar, el control presupuestario, el manejo de centros de costos, el análisis estadístico de la empresa, la confección de los estados contables y financieros, y la administración de la agenda y vencimientos de las diferentes empresas para los profesionales y estudios contables. Hace casi dos décadas Memory Computación cambió la forma de procesar contabilidades por computadora, creando el sistema Memory Conty©, una herramienta sumamente amigable, flexible, rápida y segura de utilizar, gracias a su innovadora forma de ingreso de datos, su velocidad de procesamiento asombrosa para la consulta y emisión de informes, y la facilidad para auditar la información contable con un simple clic. Memory Conty© el software contable más utilizado y recomendado por contadores y empresas de Latinoamérica, y presentado por Microsoft Corporation en Nueva York como ejemplo de innovación y tecnología integrado con Microsoft Office XP©, es el aliado que nunca lo dejará solo al momento de tomar sus decisiones, conocer su situación, determinar sus resultados, y obtener al instante la información para cumplir con las necesidades y exigencias contables y fiscales de la empresa. Plan de cuentas y asientos Plan de cuentas jerárquicos con múltiples niveles y capítulos contables totalmente parametrizables, con la posibilidad de utilizar de 1 a 15 dígitos para los códigos de cuenta. Administración de modelos de planes de cuentas, con la posibilidad de copiar y compartir planes de cuentas entre diferentes empresas. Definición de cuentas contables de IVA, impuestos, percepciones y retenciones y su MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 17 forma de cálculo. Creación de múltiples grupos de cuenta para la emisión de informes contables, fiscales y estadísticos de cuentas agrupadas. Configuración de los comprobantes de la empresa y el IVA, impuestos, percepciones y retenciones válidos para cada comprobante. Mantenimiento de los datos identificatorios y fiscales de los clientes y proveedores de la empresa. Configuración de la moneda nacional y hasta 99 monedas extranjeras con la definición de las cotizaciones y arbitrajes a utilizar para cada moneda. Determinación de cuentas de pérdidas y ganancias por diferencias de cambio por moneda o por cuenta. Ingreso de asientos en modalidades clásico y rápido tipo planilla que permite minimizar el tiempo dedicado al ingreso de asientos. Potentes consultas del plan de cuentas y demás datos del asiento que permiten olvidarse de los códigos. Cálculo automático de IVA, impuestos, percepciones y retenciones en el ingreso de asientos. Definición de alias de cuentas y teclas abreviadas definibles por el usuario para facilitar al máximo el ingreso de las cuentas y los conceptos de los asientos. Manejo de lotes y borradores de asientos para mayor control de los asientos a integrar a la contabilidad. Definición y aplicación de modelos de asientos para agilitar el ingreso de asientos. Copiado, cortado y pegado de asientos entre meses y/o empresas. Selección automática de asientos por múltiples criterios para copiar, cortar y pegar asientos. Controles de integridad contables de los asientos ingresados, para minimizar la probabilidad de errores de imputación. Herramienta de importación de asientos contables en forma manual o automática que permite incorporar asientos contables generados por Memory Fígaro©, Memory Magus©, Memory Worky© u otros sistemas de terceros. Posibilidad de ingresar asientos en una o varias monedas a la vez. Manejo y control de asignación de números identificatorios de asientos. Asignación del cliente o proveedor del comprobante de compra, venta, cobranza o pago Identificación de los datos del comprobante correspondiente al asiento, con sugerencia automática de números de comprobante. Determinación de las cotizaciones y arbitrajes de las monedas extranjeras por asiento o por tabla de cotizaciones y arbitrajes. Descarga automática de las cotizaciones y arbitrajes de la moneda desde Internet (Disponible según el país). Posibilidad de ingresar múltiples conceptos por asiento y/o por cuenta. Opciones para ingresar y consultar la fecha de emisión del comprobante, la fecha del asiento contable y la fecha de vencimiento del comprobante o documento. Emisión de vouchers o comprobantes de control interno para los asientos contables ingresados. Generación automática de asientos por diferencias de cambio y ajustes a todas las monedas extranjeras para una correcta determinación de la situación y resultados en cada moneda. MEMORY COMPUTACIÓN 18 - MEMORY CONTY© Cálculo automático de asientos de resultados, cierre y apertura de ejercicios. Subdiarios y diarios Subdiarios definibles por el usuario. Posibilidad de incluir en los subdiarios la fecha de emisión del comprobante además de la fecha de contabilización. Diarios analíticos y resumidos con resumen de subdiarios por día o por mes. Emisión de diarios en una y dos monedas a la vez. Selección del nivel de apertura del plan de cuentas en el informe. Búsqueda de asientos por cualquier dato. Acceso directo a los asientos con un clic. Personalización del diseño de impresión de los informes que brinda la posibilidad de seleccionar los datos a incluir, la orientación de la hoja y el tamaño de la letra. Mayores Mayores analíticos y resumidos con resumen de subdiarios por día o por mes. Estados de cuenta de clientes y proveedores sin necesidad de definir cuentas contables para cada uno. Mayores por fecha de vencimiento del comprobante o documento. Emisión de mayores en una y dos monedas a la vez. Selección del nivel de apertura del plan de cuentas en el informe. Búsqueda de asientos por cualquier dato. Acceso directo a los asientos con un clic. Personalización del diseño de impresión de los informes que brinda la posibilidad de seleccionar los datos a incluir, la orientación de la hoja y el tamaño de la letra. Balances Estados de situación patrimonial y resultados. Balances a 4 y 8 columnas. Balance tributario para Chile. Balances de números y saldos. Balances de saldos de clientes y proveedores sin necesidad de definir cuentas MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 19 contables para cada uno. Totales por grupos de cuenta. Totales por cuentas de ingresos y egresos para contabilidades simplificadas. Emisión de balances en una y dos monedas a la vez. Selección del nivel de apertura del plan de cuentas en el informe. Generación de gráficas totalmente configurables con la posibilidad de detallar y resumir los diferentes niveles del plan de cuentas. Acceso directo a los mayores con un clic. Personalización del diseño de impresión de los informes que brinda la posibilidad de seleccionar los datos a incluir, la orientación de la hoja y el tamaño de la letra. Estadísticas Análisis de débitos, créditos y saldos de cuentas. Evolución mensual de débitos, créditos y saldos cuentas. Comparativos de débitos, créditos y saldos de cuentas. Selección del nivel de apertura del plan de cuentas en el informe. Generación de gráficas totalmente configurables. Acceso directo a los mayores con un clic. Personalización del diseño de impresión de los informes que brinda la posibilidad de seleccionar los datos a incluir, la orientación de la hoja y el tamaño de la letra. Centros de costos y presupuestos Definición de centros de costos jerárquicos con múltiples niveles. Configuración de reglas automáticas de imputaciones a centros de costos. Distribución manual de imputaciones a centros de costos. Análisis de totales por centros de costos, cuentas por centros de costos y centros de costos por cuenta. Definición de múltiples presupuestos por cuentas o centros de costos. Confección de presupuestos mensuales, bimensuales, trimestrales, cuatrimestrales, semestrales y/o anuales. Análisis comparativo y evolutivo entre presupuestos y saldos reales. Selección del nivel de apertura del plan de cuentas en el informe. Generación de gráficas totalmente configurables. Personalización del diseño de impresión de los informes que brinda la posibilidad de seleccionar los datos a incluir, la orientación de la hoja y el tamaño de la letra. Estudios contables Mantenimiento de los datos identificatorios y fiscales de cada empresa. MEMORY COMPUTACIÓN 20 - MEMORY CONTY© Administración de los datos personales de los dueños, directores, socios y personas de contacto de las empresas. Definición de los diferentes organismos, ministerios, oficinas y clientes con los que debe trabajar diariamente el profesional o estudio contable. Configuración y determinación de los vencimientos de las tareas, eventos, trámites y pagos a realizar por el profesional o estudio contable a cada empresa. Ingreso de los diferentes calendarios de pagos publicados por los organismos para la determinación de las fechas de vencimientos de las obligaciones de las empresas. Administración de las tareas a realizar y realizadas por el profesional o estudio contable con asignación de responsables para cada tarea e importes pagados o a pagar. Emisión de las agendas de las empresas, el profesional o estudio contable y los diferentes responsables. Registro diario de las actividades realizadas con las empresas. Estados contables y financieros Configuración de diferentes estados contables y financieros tipo, y modelos para ser utilizados como plantillas, de acuerdo a las diferentes necesidades y exigencias de las empresas. Administración de múltiples estados contables y financieros por empresa. Confección y emisión de los estados de situación y resultados. Definición y emisión del cuadro de bienes de uso e intangibles. Generación automática de los asientos contables de revaluaciones y amortizaciones de acuerdo al cuadro de bienes de uso e intangibles. Elaboración y emisión del estado de evolución del patrimonio. Configuración y emisión de anexos de detalle de activos y pasivos. Ingreso y emisión de notas a los estados financieros y contables. Diseño del informe de compilación a presentar con los estados contables y financieros. Declaraciones juradas Configuración y generación de los estados contables y financieros exigidos por la Auditoria Interna de la Nación de Uruguay. Determinación y exportación de los totales anuales de IVA ventas por cliente e IVA compras por proveedor para la confección de la Declaración Jurada 3323 del SII de Chile. Conectividad con el sistema Memory Formulario 29 del SII de Chile. Emisión de los Certificados sobre Retenciones de Honorarios del SII de Chile, Conexión con SIAP IVA, SIAP SICORE, SIAP CITI Compras, y SIAP CITI Ventas de la AFIP de Argentina. Generación automática de los Anexos de IVA del SRI de Ecuador y conexión con el sistema Memory Anexos de IVA del SRI de Ecuador. Conty Plus! * MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 21 Diseñe sus propios informes contables o de gestión en Microsoft Excel©, utilizando el producto presentado por Microsoft Corporation en el lanzamiento mundial de Microsoft Office XP© en Nueva York como ejemplo de innovación y tecnología, Cree tantos informes como sus necesidades lo requieran, accediendo directamente a los datos de la contabilidad, poniendo como tope su imaginación. Analice y compare información de varias empresas a la vez en un mismo informe. Defina informes con múltiples estructuras del plan de cuentas para una misma empresa. Presente su información contable y de gestión en el idioma que necesite. Cumpla con todos los formatos que le son requeridos para presentar la información contable y de gestión de su empresa. Configure todos los índices y ratios que desee para analizar su negocio. Confeccione tableros de control para conocer la situación y resultados de la empresa con un simple clic en todo momento. Proyecte y evalúe sus metas para tomar decisiones adecuadas en el momento oportuno. Realice todos los comparativos y análisis que requiera para conocer el funcionamiento de su negocio. Implemente los diseños de su propia contabilidad presupuestal y de costos. Establezca el diseño y contenido de los estados contables y financieros de la empresa de acuerdo a las necesidades o requerimientos de la misma. * Memory Conty© Plus!, requiere Microsoft Excel®. Y además … Prácticamente se instala solo Posee un asistente de instalación que lo guiará paso a paso, y cuenta ante cualquier consulta, duda o problema que surja, con el respaldo de los Departamentos de Soporte Técnico de Memory Computación. Es muy amigable Gracias a su Interfaz InfoRápida© clara y amena. Incluso quienes no están familiarizados con la informática pueden manejar Memory Conty© intuitivamente o bien recurrir al asistente que, además de darle su apoyo, lo invitará con unos mates. Es sumamente fácil de usar Diseñado especialmente para Microsoft Windows©, Memory Conty©, dibuja en pantalla la información tal como usted está acostumbrado a verla en papel. Al registrar cualquier asiento contable en modo clásico, éste se dibuja en pantalla con su diseño más habitual. Toda la interfaz de Memory Conty© fue diseñada con exigentes criterios de aplicabilidad y, luego, probada y mejorada sobre la base de sugerencias de usuarios testigo; gracias a ello, el resultado es un óptimo equilibrio entre potencia y facilidad de manejo. MEMORY COMPUTACIÓN 22 - MEMORY CONTY© Formatos de contabilidad estándar La presentación de toda la información fue diseñada cuidando al máximo la claridad de su lectura y la facilidad de acceso. Cada informe, acompañado de un gráfico interactivo, admite potentes funciones de consulta y búsqueda dentro del propio informe, y la exportación del informe a otros sistemas. El formato de todos los informes que genera Memory Conty© ha sido diseñado por profesionales contables, para conseguir que sea idéntico al formato clásico de contabilidad. Y los resultados que se obtienen también intentan emular al máximo los que se obtendrían de forma manual. Rápido, sencillo, seguro y ágil Esto es algo que los miles de usuarios aprecian especialmente; coincidiendo en afirmar que existe un antes y un después de Memory Conty©, por la forma en la que ha logrado simplificar tareas que antiguamente eran muy engorrosas. La flexibilidad de Memory Conty© permite incorporar información y corregir errores sin importar la antigüedad de los mismos. Al ingresar información desordenada o un comprobante fuera de fecha, Memory Conty© lo procesa y actualiza automáticamente toda la información contable con un clic, sin necesidad de realizar procesos de cierre y generación de datos. Y además... Administre la contabilidad de múltiples empresas. Consolide los asientos de múltiples empresas en una sola. Mantenga ilimitados ejercicios en línea. Intercambie la información contable de la empresa vía Internet con un simple clic. Aumente su productividad gracias a la velocidad de procesamiento asombrosa para la consulta y emisión de informes. Grabe los informes para emitir y consultar la información histórica de la empresa. Ante cualquier necesidad, consulte la ayuda contextual diseñada en formato HTML Help. Tiene conexión total con Microsoft Office® Toda la información de Memory Conty© puede ser generada en planillas electrónicas de Microsoft Excel©, y en documentos de Microsoft Word©, además de otros formatos de planillas electrónicas y bases de datos. Dispone de claves de acceso seguras Puede limitar el acceso a la información que puede consultar y/o modificar cada MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 23 usuario y permite encriptar los datos de la empresa, lo que garantiza la total confidencialidad de la información. Versión disponible para múltiples usuarios Memory Conty© puede ser usado en un único computador o en diferentes computadores al mismo tiempo. Requerimientos de Memory Conty© En este capítulo se detallan los requerimientos y sugerencias de hardware y software que necesita Memory Conty© para un óptimo funcionamiento. Hardware mínimo requerido Pentium© Intel Celeron 233 Mhz, o Pentium© 66 Mhz. 32 Mb. de memoria RAM. Super VGA 1 Mb. 256 colores, resolución 800x600. Mouse o dispositivo de puntero. 30 Mb. de espacio libre en disco para Memory Conty©. 10 Mb. de espacio libre en disco para los datos de la empresa. Hardware recomendado Pentium© Intel II 300 Mhz o superior. 64 Mb. de memoria RAM. Super VGA 1 Mb. 256 colores en modo 800 x 600. Monitor color. Mouse o dispositivo de puntero. Requerimientos de software Microsoft Windows© 95 / 98 / ME. Microsoft Windows© NT© 4.0 o 5.0. Microsoft Windows© 2000 / XP. Microsoft Internet Explorer 4.0 o superior. Compatibilidad con redes Microsoft Windows© 95 / 98 / ME. Microsoft Windows© NT 4.0 y 5.0. Microsoft Windows© 2000 / XP. Novell Netware© 3.x, 4.x. Novell Intranetware© 4.x y 5.x. MEMORY COMPUTACIÓN 24 - MEMORY CONTY© MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 25 CAPÍTULO 2 ¿Por dónde comenzar? MEMORY COMPUTACIÓN 26 - MEMORY CONTY© MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 27 Primeros pasos Esta guía le proporcionará información para realizar el proceso de aprendizaje de Memory Conty© en forma rápida y sencilla, lo cual le permitirá familiarizarse con Memory Conty© y administrar su empresa en forma ágil y exacta, utilizando todos los beneficios y potentes herramientas que proporciona Memory Conty©. Para llevar a cabo ese proceso de aprendizaje en un corto tiempo, le recomendamos que vaya siguiendo los pasos de esta guía uno a uno, leyendo los capítulos a los cuales se hace referencia. Si en el transcurso de la configuración de la empresa, surgieran datos que su empresa no maneja o no posee, siga adelante con el próximo paso, ya que Memory Conty© no requiere que se ingresen todos los datos para utilizar el sistema. No se preocupe por ingresar toda la información solicitada por Memory Conty© en una única vez, puesto que podrá registrar dicha información cuando la necesite, si no la tiene en este momento. Antes de comenzar a trabajar con Memory Conty© es importante saber cómo ingresar al sistema y utilizar la ayuda de Memory Conty© lo cual se detalla en los siguientes capítulos de este manual. Seguidamente, se verá como configurar la empresa y parametrizar Memory Conty© para adaptar el sistema a las necesidades específicas de la empresa. Ingreso al sistema Para ingresar al sistema Memory Conty© presione el botón Microsoft Windows®, dentro del menú seleccione Computación y por último Inicio de Programas, luego Memory Memory Conty©, o haga doble clic doble clic sobre el icono de Memory Conty©, que se encuentra en el Windows©. MEMORY COMPUTACIÓN Escritorio de Microsoft 28 - MEMORY CONTY© Identificación de usuario Al acceder a Memory Conty©, el mismo muestra una ventana de presentación y luego solicita en un cuadro de diálogo que se le indique la Identificación del usuario que va a acceder al sistema y su contraseña. Estos datos le permiten a Memory Conty© conocer al usuario, para restringir el acceso a usuarios no autorizados y para controlar las operaciones que pueden realizar los usuarios definidos en el sistema. Si es la primera vez que ingresa al sistema, o su empresa no posee definidos usuarios, indique que va a acceder como usuario SUPERVISOR, sin indicar una contraseña, para tener acceso a todo el sistema. Más adelante podrá definir si lo desea, los diferentes usuarios del sistema e indicar las operaciones que puede realizar cada uno dentro de Memory Conty©. Si en su empresa un administrador ya ha definido los usuarios y los derechos de los mismos, solicite estos datos, e indique el usuario y la contraseña que le sean proporcionadas. Identificación de la Empresa Memory Conty© esta diseñado para administrar la contabilidad de la cantidad de empresas que se desee, por esto, el mismo necesita saber con cual de ellas se va a trabajar, pudiendo en este momento seleccionar una empresa ya existente o crear una nueva. Cada una de estas empresas es identificada por el sistema por un código de ocho letras, que bien puede ser el nombre de la misma, una abreviatura o un número. El código de la empresa identifica la carpeta de Microsoft Windows® donde se almacenarán los datos de la empresa. Cuando indica solamente el código de la empresa, Memory Conty© guarda las empresas en carpetas debajo de la carpeta donde se instala el sistema, pudiéndose indicar como código de la empresa, el camino completo donde se desea almacenar los datos de la empresa, si se desea que los mismos se encuentren en otro disco, o en una carpeta distinta a donde se encuentra instalado el sistema. Utilización de empresas existentes MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 29 Para acceder a una empresa que ya existe en el sistema, debe indicar el código de la misma, o consultar las carpetas de Microsoft Windows® donde se almacenan los datos de las empresas, presionando el botón de Consulta, y seleccionar la carpeta de Microsoft Windows® donde se encuentran los datos de la empresa deseada. Memory Conty© incluye en su instalación una empresa de demostración, la cual se aconseja utilizar durante el proceso de aprendizaje del sistema. Para abrir esta empresa ingrese como código DEMO. Memory Conty© brinda la posibilidad adicional de que cada empresa posea una Clave empresa, la cual permite encriptar los datos de la empresa con esta clave y controlar que solo aquellos usuarios que conozcan dicha clave puedan utilizar los datos de la empresa, siendo imposible trabajar con los datos de una empresa de la cual se desconoce la clave de encriptación. Por mayor información lea el capítulo Encriptación de datos. Si es la primera vez que ingresa al sistema, su empresa no posee una clave, o esta abriendo la empresa de demostración de Memory Conty©, deje el campo Clave empresa vacía, lo que indica que la empresa a utilizar no tiene definida una clave de encriptación, y presione el botón Aceptar en el cuadro de diálogo Bienvenido a Memory Conty©. Más adelante podrá definir si lo desea, una clave de encriptación para los datos de la empresa, lo que le permitirá resguardar la confidencialidad de los mismos a usuarios no autorizados. Si en su empresa un administrador ya ha definido una clave para los datos, solicítela, e indique en el campo Clave empresa la contraseña que le sea proporcionada y presione el botón Aceptar en el cuadro de diálogo de ingreso al sistema. Creación de empresas nuevas Para crear una nueva empresa digite un código de empresa que no exista con el cual desea crear la empresa, o ingrese el camino completo donde desea guardar los datos de la empresa a crear y luego presione el botón Aceptar en el cuadro de diálogo de ingreso al sistema. Al crear la nueva empresa, Memory Conty© copiará la información necesaria para la utilización de la misma y solicitará los datos identificatorios y de configuración de la empresa, lo cual se explica más adelante en el capítulo Configuración de la empresa. MEMORY COMPUTACIÓN 30 - MEMORY CONTY© Uso de la Ayuda Luego de haber ingresado al sistema, es importante que conozca como utilizar la ayuda de Memory Conty©, la cual le brindará toda la información referente a Memory Conty©, lo guiará sobre su funcionamiento y le dará la respuesta a las consultas más frecuentes, para que pueda administrar eficazmente su empresa. La ayuda de Memory Conty©, es una ayuda contextual, lo que significa que Memory Conty© determina en que parte del sistema se encuentra el usuario, para brindarle la información relacionada a dicho tema en particular. La ayuda de Memory Conty© está especialmente diseñada con la interfaz HTML Help de Microsoft Windows 98/ME/2000/XP®, lo cual permite que se navegue por ella del mismo modo que por Internet. Para solicitar ayuda en cualquier parte del sistema, presione la tecla F1 o seleccione del menú Ayuda, la opción Índice. Agradecemos desde ya que nos haga llegar todos sus comentarios sobre la ayuda y las características de Memory Conty© , a efectos de contribuir en nuestro proceso de mejora continua destinado a desarrollar y proveer herramientas que le permitan a usted trabajar con creciente facilidad y eficiencia. Si desea conocer cómo utilizar la ayuda de Memory Conty©, a continuación se brinda una breve reseña de los comandos y operaciones que brinda la interfaz HTML Help de Microsoft Windows®. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 31 Moverse entre temas de ayuda Para moverse entre los temas de la ayuda que ya ha visto: En la barra de herramientas de la ayuda, ejecute el Botón atrás , el cual desplegará el tema anterior de ayuda que ha visto. En la barra de herramientas de la ayuda, ejecute el Botón adelante , el cual desplegará el tema siguiente dentro de la secuencia de temas de ayuda que ha visto anteriormente. Buscar un tema de ayuda Para buscar un tema de la ayuda: 1. 2. Dentro de la ventana de ayuda seleccione alguna de las siguientes solapas: Para navegar a través de los temas que se encuentran agrupados por categoría, seleccione la solapa Contenido que se encuentra en el cuadro izquierdo de la ventana de ayuda. Para ver una lista ordenada de los temas, seleccione la solapa Índice que se encuentra en el cuadro izquierdo de la ventana de ayuda, en la cual puede recorrer los temas de la ayuda ordenados alfabéticamente o ingrese un texto para ir directamente a los temas que comienzan con el texto ingresado. Para buscar por palabras o frases que estén contenidas en los temas de ayuda, seleccione la solapa Buscar que se encuentra en el cuadro izquierdo de la ventana de ayuda, e ingrese el texto a buscar, con lo cual la ayuda desplegará la lista de temas que contienen el texto. En el cuadro izquierdo de la ventana de ayuda, seleccione el tema del Contenido, Índice o Búsqueda que desea ver, y la ayuda le desplegará en el cuadro derecho de la ventana de ayuda el tema de ayuda. Copiar un tema de ayuda Para copiar un tema de la ayuda hacia un documento: 1. 2. 3. 4. 5. Seleccione el texto a copiar: Si desea copiar el tema de ayuda completo, en el cuadro derecho de la ventana de ayuda presione el botón derecho del ratón dentro del tema de ayuda que desea copiar y seleccione la opción Seleccionar todo. Si desea copiar sólo parte del texto, seleccione con el ratón en el cuadro derecho de la ventana de ayuda el texto que desea copiar del tema de ayuda. Dentro del tema de ayuda, presione el botón derecho del ratón y seleccione la opción Copiar. Esto copiará el tema de ayuda en el portapapeles de Microsoft Windows®. Abra el documento donde desea copiar el tema de ayuda. Seleccione la ubicación del documento donde desea que aparezca la información del tema de ayuda. En el menú Edición, ejecute el comando Pegar. MEMORY COMPUTACIÓN 32 - MEMORY CONTY© Imprimir un tema de ayuda Para imprimir un tema de ayuda: 1. 2. En el cuadro derecho de la ventana de ayuda, seleccione el tema que desea imprimir. Dentro del tema de ayuda, presione el botón derecho del ratón y seleccione la opción Imprimir. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 33 Abrir, crear y borrar empresas En el capítulo anterior de Ingreso al sistema, se explicó como Memory Conty© permite administrar todas las empresas que desee, y como abrir una empresa existente o crear una nueva al momento de ingresar al sistema. Si necesita trabajar con varias empresas, para agilitar el uso del sistema, puede abrir, crear y borrar empresas, sin necesidad de salir y volver a ingresar al sistema, tal como se explica a continuación. Abrir empresa Para abrir una empresa diferente a la empresa actual, seleccione del menú Empresa el comando Abrir, o haga doble clic con el ratón en la barra de estado de Memory Conty©, que se encuentra debajo de la ventana del sistema sobre el código de la empresa que se encuentra actualmente abierta. Al ejecutar el comando, Memory Conty© le recordará las empresas abiertas anteriormente y le solicitará la identificación de la empresa a abrir, para abrir una empresa que ya existe en el sistema, debe indicar el código de la misma, o consultar las empresas existentes presionando el botón de Consulta, seleccione de la lista la empresa deseada y presione el botón Aceptar. Crear empresa Para crear una nueva empresa, seleccione del menú Empresa el comando Crear, o ejecute el comando Abrir como se explicó anteriormente e indique en ambos casos el nuevo código con el que se debe crear la empresa. Al crear la nueva empresa, Memory Conty© copiará la información necesaria para la utilización de la misma y solicitará los datos identificatorios y de configuración de la empresa, lo cual se explica más adelante en el capítulo Configuración de la empresa. Borrar empresa Este comando permite borrar todos los datos de una empresa en un proceso que es irreversible y que por consiguiente debe realizarse con extremada precaución. Para eliminar una empresa existente, seleccione del menú Empresa, el comando Borrar, seleccione de la lista la empresa que desea eliminar y confirme la eliminación de la misma siempre que este seguro de realizar dicha operación. MEMORY COMPUTACIÓN 34 - MEMORY CONTY© Carpetas InfoRápidas© Memory Conty© se caracteriza por su innovadora interfaz de Carpetas InfoRápidas©, las cuales hacen que el acceso a los datos se realice en forma ágil y sencilla para el usuario. ¿Qué es una carpeta InfoRápida©? Las Carpetas InfoRápidas© de Memory Conty© son componentes de última generación, diseñados por Memory Computación, en los que se registran y consultan datos de la empresa, y se emiten informes . Las Carpetas InfoRápidas© de Memory Conty© reflejan el resultado de años de experiencia y estudios realizados por Memory Computación para beneficiar a sus miles de usuarios como medio de proporcionarles una manera más ágil, potente e intuitiva de administrar la información de sus empresas. Esta innovación sitúa a Memory Conty© como uno de los productos tecnológicamente mejor diseñados a nivel mundial, para que la administración de una empresa pueda realizarse en forma centralizada con mínimo esfuerzo, fácil uso y rápido aprendizaje del usuario. Tales cualidades, conjuntamente con la potencia que ofrece esta nueva interfaz, le permiten a la empresa aumentar en productividad a la vez que ahorrar tiempos y costos de administración y capacitación. Las Carpetas InfoRápidas© de Memory Conty© semejan un fichero manual en el cual se guardan fichas del mismo tipo, existiendo una carpeta InfoRápida© para cada tipo de dato que administra Memory Conty©. Acceso a las carpetas InfoRápidas© MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 35 Para acceder a cada una de las carpetas de la empresa, sólo es necesario seleccionar la misma del menú Carpetas de Memory Conty©. Para aquellas carpetas más utilizadas Memory Conty© también posee iconos de acceso directo en la parte inferior de la ventana del sistema, donde se simplemente se debe hacer clic con el ratón sobre el icono de la carpeta o el informe deseado. Selección de carpetas InfoRápidas© Memory Conty© permite tener abiertas varias carpetas a la vez, y no posee ningún tipo de restricciones al momento de abrir las diferentes carpetas del sistema, es posible por ejemplo tener abierto el plan de cuentas, mientras se ingresan asientos; tener varios meses de asientos abiertos a la vez, varios informes; o tener abierto los meses de asientos mientras se emiten informes sobre los mismos, no solamente para el usuario actual, sino para cualquier usuario de la red. Para seleccionar una Carpeta InfoRápida© que ya se encuentra abierta, Memory Conty© dispone de innovadoras solapas que se encuentran en la parte derecha de las mismas, donde con solo hacer clic con el ratón sobre la solapa deseada, es posible pasar a trabajar con cualquiera de las carpetas abiertas. Memory Conty© agrega una solapa por cada carpeta que se encuentre abierta en forma automática, sin necesidad de cerrar ninguna de las carpetas que se encontraban abiertas anteriormente, lo que indudablemente agiliza el uso del sistema a la vez que permite trabajar con mayor fluidez y rapidez que en otros sistemas de gestión contable. Comandos de Carpetas InfoRápidas© Para realizar las mismas operaciones que con los ficheros manuales, Memory Conty© brinda comandos de edición, comandos de navegación y comandos de visualización para las Carpetas InfoRápidas©. Para todos los comandos, Memory Conty© posee barras de herramientas que se encuentran en la parte superior de cada carpeta y teclas de método abreviado para facilitar la operación de las Carpetas InfoRápidas©, además de poder seleccionar los mismos en el menú Edición del sistema. MEMORY COMPUTACIÓN 36 - MEMORY CONTY© Comando Primera ficha Selecciona la ficha que, según el orden, esté primera en la carpeta InfoRápida©. Este comando permite seleccionar la ficha ordenada en primer lugar de la carpeta InfoRápida©, de acuerdo a la ordenación que se esté utilizando en ese momento. Por ejemplo, si la carpeta InfoRápida© de cuentas en ese momento estuviera ordenada por código, Memory Conty© seleccionará la cuenta que posee el código menor. En cambio, si en ese momento las fichas estuvieran ordenadas por nombre de cuenta, al ejecutar el comando, Memory Conty© seleccionará la cuenta que posee el nombre que se encuentra primero alfabéticamente. Para ejecutar el comando Primera ficha podrá: Presionar las teclas CTRL-INICIO. Hacer clic en el botón Primero de la barra de herramientas. Seleccionar la opción Primero del menú Edición. Comando Anterior ficha Selecciona la ficha anterior a la actual en la carpeta InfoRápida©. Este comando permite seleccionar la ficha anterior a la que está seleccionada actualmente en la carpeta InfoRápida©, de acuerdo a la ordenación que se esté utilizando en ese momento. Por ejemplo, si en ese momento la carpeta InfoRápida© de cuentas estuviera ordenada por código, Memory Conty© seleccionará la cuenta que posee el código anterior a la cuenta que está seleccionada actualmente. En cambio, si en ese momento las cuentas estuvieran ordenadas por nombre, al ejecutar el comando, Memory Conty© seleccionará la cuenta que se encuentra alfabéticamente antes que la cuenta actual. Para ejecutar el comando Anterior ficha podrá: Presionar la tecla del cursor ARRIBA. Hacer clic en el botón Anterior de la barra de herramientas. Seleccionar la opción Anterior del menú Edición. Comando Siguiente ficha MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 37 Selecciona la ficha siguiente a la actual en la carpeta InfoRápida©. Este comando permite seleccionar la ficha siguiente a la que está seleccionada actualmente en la carpeta InfoRápida©, de acuerdo a la ordenación que se esté utilizando en ese momento. Por ejemplo, si la Carpeta InfoRápida© de cuentas en ese momento estuviera ordenada por código, Memory Conty© seleccionará la cuenta que posee el código siguiente a la cuenta que está seleccionada actualmente en la carpeta. En cambio, si en ese momento las cuentas estuvieran ordenadas por nombre, al ejecutar el comando, Memory Conty© seleccionará la cuenta que se encuentra alfabéticamente después que la cuenta actual. Para ejecutar el comando Siguiente ficha podrá: Presionar la tecla del cursor ABAJO. Hacer clic en el botón Siguiente de la barra de herramientas. Seleccionar la opción Siguiente del menú Edición. Comando Última ficha Selecciona la ficha que, según el orden, se encuentra última en la carpeta InfoRápida©. Este comando permite seleccionar la ficha ordenada en último lugar de la carpeta InfoRápida©, de acuerdo a la ordenación que se esté utilizando en ese momento. Por ejemplo, si la carpeta InfoRápida© de cuentas en ese momento estuviera ordenada por código, Memory Conty© seleccionará la cuenta que posee el código mayor. En cambio, si en ese momento las cuentas estuvieran ordenadas por nombre, al ejecutar el comando, Memory Conty© seleccionará la cuenta cuyo nombre se encuentra último, alfabéticamente. Para ejecutar el comando Ultima ficha podrá: Presionar las teclas CTRL-FIN. Hacer clic en el botón Último de la barra de herramientas. Seleccionar la opción Último del menú Edición. Comando Buscar ficha Busca fichas que cumplan con determinadas características dentro de la carpeta InfoRápida©. Este comando permite ubicar las fichas que cumplan con las características que indique el usuario al momento de realizar la búsqueda. MEMORY COMPUTACIÓN 38 - MEMORY CONTY© Por ejemplo, si quisiera ubicar una cuenta de la cual el único dato que recuerda es parte del nombre, ejecute el comando Buscar posicionado en la columna nombre, e ingrese el texto que conoce del nombre de la cuenta. Memory Conty© mostrará la primer cuenta que posea esa característica, repita la búsqueda para que Memory Conty© le muestre la cuenta que se procura localizar. Las potentes búsquedas de Memory Conty© no sólo permiten ubicar una ficha por cualquiera de sus datos, sino también ingresar parte del dato a buscar cuando no se tiene el dato completo. Cuanto más especifico sea el dato a buscar, Memory Conty© seleccionará más concretamente la ficha a la cual desea acceder. Al ejecutar el comando Buscar, Memory Conty© recuerda los valores buscados anteriormente, los cuales pueden ser consultados y seleccionados utilizando las teclas ALT-ABAJO en el cuadro de diálogo del comando Buscar. Las búsquedas realizadas por Memory Conty© comienzan en la línea siguiente a la actual, y comienzan nuevamente desde el principio de la carpeta al llegar al final. Para ejecutar el comando Buscar ficha podrá: Presionar la tecla F8. Hacer clic en el botón Buscar ficha de la barra de herramientas. Seleccionar la opción Buscar del menú Edición. Para repetir la misma búsqueda realizada anteriormente, en el caso que exista más de una ficha con el dato a buscar podrá: Presionar las teclas CTRL-F8. Seleccionar la opción Buscar siguiente del menú Edición. Comando Insertar ficha Agrega una nueva ficha dentro de la carpeta InfoRápida© por delante de la ficha actual. Al ejecutar el comando Memory Conty©, presenta dentro de la carpeta la ficha agregada en blanco para registrar sus datos. Por ejemplo, si está ingresando cuentas dentro de la carpeta InfoRápida© de plan de cuentas, ejecute el comando Insertar ficha, ingrese los datos de la nueva cuenta y al finalizar vuelva a ejecutar el comando para guardar la cuenta actual e insertar una nueva cuenta en blanco en la carpeta InfoRápida©. Para ejecutar el comando Insertar ficha podrá: Presionar la tecla INSERTAR. Hacer clic en el botón Insertar de la barra de herramientas. Seleccionar la opción Insertar del menú Edición. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 39 Comando Borrar ficha Marca o desmarca la ficha actual dentro de la carpeta InfoRápida© para ser eliminada al momento de cerrar la carpeta. Utilice este comando con sumo cuidado, ya que si bien Memory Conty© marca para su eliminación la ficha actual dentro de la carpeta InfoRápida© y no la elimina hasta cerrar la carpeta, luego de que esta se cierra, Memory Conty© elimina todas las fichas marcadas para borrar en un proceso que es irreversible, puesto que los datos borrados no pueden ser recuperados por Memory Conty©. Memory Conty© permite al utilizar este comando para marcar una ficha a ser eliminada o desmarcar una ficha que haya sido previamente marcada, mostrando las fichas seleccionadas para eliminar en un color distinto al resto de las fichas, y no eliminará las mismas hasta que no se cierre la carpeta. Al momento de cerrar la carpeta Memory Conty© procede a eliminar definitivamente todas las fichas que se encuentren marcadas al momento de cerrar la carpeta. Tenga en cuenta que si bien Memory Conty© le permite a un usuario borrar cualquier dato al que tenga acceso, se debe tener mucha precaución al momento de eliminar datos que puedan ser utilizados en otras carpetas, ya que los datos de la empresa dejarán de ser validos, y Memory Conty©, para controlar la integridad de la información de la empresa, no permitirá emitir informes de la misma, hasta que los datos no sean validos. Por ejemplo, si una cuenta tuviera asientos ingresados, Memory Conty© permitirá borrar la cuenta, pero al momento de emitir los informes controlará que todas las cuentas existan, al encontrar que dicha cuenta no existe, le informará al usuario de dicha situación y no permitirá emitir informes para preservar la integridad de la información a emitir, debido a que la información seria incongruente, generando diferencias importantes en las estadísticas y en la información contable de la empresa. Para ejecutar el comando Borrar ficha podrá: Presionar las teclas CTRL-SUPRIMIR. Hacer clic en el botón Borrar de la barra de herramientas. Seleccionar la opción Borrar del menú Edición. Comando Consultar fichas Permite consultar los valores posibles que se pueden ingresar, cuando el dato hace referencia a datos de otra carpeta o a valores predeterminados por Memory Conty©. MEMORY COMPUTACIÓN 40 - MEMORY CONTY© Este comando permite que en el momento de ingresar un dato solicitado por Memory Conty©, relacionado con una carpeta InfoRápida©, pueda consultarse cuáles son las fichas existentes en esa carpeta InfoRápida©, sin necesidad de abrir la carpeta y buscar manualmente el dato correcto. Esta importante herramienta de Memory Conty©, libera al usuario de tener que recordar los códigos de las fichas, ofreciéndole una rápida forma de ubicar la ficha a ingresar. Memory Conty© no solamente permite consultar las fichas de la carpeta InfoRápida© a referenciar, sino que además permite ubicar dentro de la carpeta una ficha por cualquiera de sus datos identificatorios, como también en algunos casos, crear una nueva ficha si la ficha que se desea relacionar no existiera. Por ejemplo, si al momento de ingresar un asiento, no recordara el código de la cuenta, ejecutando este comando, Memory Conty© desplegará la lista de todas las cuentas del plan de cuentas existentes hasta ese momento, y de tal modo podrá seleccionar la cuenta deseada y buscarla dentro de la lista. Tenga en cuenta que, dentro de la consulta, las potentes búsquedas de Memory Conty© no sólo permiten ubicar una ficha por cualquiera de sus datos, sino que además el usuario puede ingresar parte de alguno de los datos de la ficha a buscar si no recordara el dato completo. Para ejecutar el comando Consultar ficha, estando en un dato que corresponde a valores posibles de otra carpeta, podrá: Presionar la tecla F12. Hacer clic en el botón Consultar de la barra de herramientas. Seleccionar la opción Consultar del menú Edición. Comando Imprimir Permite emitir un listado de los datos de la carpeta InfoRápida©. Este comando permite emitir un listado por impresora o vista previa para los datos de varias fichas a la vez. Estas fichas pueden ser todas las existentes en la carpeta InfoRápida© o las que se encuentren seleccionadas al momento de emitir el listado. Por ejemplo, si en la carpeta InfoRápida© de cuentas se ejecuta el comando Imprimir, y no hay cuentas seleccionadas, es posible emitir un listado de todas las cuentas definidas en la empresa, en un formato jerárquico que permite analizar los diferentes niveles definidos en el plan de cuentas. Para ejecutar el comando Imprimir podrá: Presionar las teclas CTRL-P. Hacer clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 41 Seleccionar la opción Imprimir del menú Edición. Al seleccionar este destino, Memory Conty© envía directamente el informe a vista previa y desde allí es posible enviar el informe directamente a la impresora predeterminada de Microsoft Windows®. Como en todas las aplicaciones para Microsoft Windows®, en la medida de que tenga correctamente instalada su impresora, Memory Conty© permite imprimir en cualquier impresora, como ser de matriz de puntos, láser, de chorro de tinta e incluso color. Mediante este comando, también es posible enviar el informe por intermedio de cualquier dispositivo que Microsoft Windows® maneje como una impresora. Por ejemplo, si se desea enviar un informe por fax, lo único que se debe hacer es seleccionar el fax como impresora. En el momento de enviar el listado a la impresora, Memory Conty© ofrece un cuadro de diálogo que permite seleccionar la impresora en la que va a imprimir, el rango de páginas, y la cantidad de copias. Si tiene una vieja impresora de matriz de puntos, y desea que Memory Conty© imprima en ella en forma veloz sin aprovechar la presentación de calidad de las fuentes de Microsoft Windows®, y utilice directamente las fuentes de la impresora de matriz de puntos, es necesario que modifique en la configuración de la impresora de Microsoft Windows® la calidad Borrador, y marque dentro de la solapa Listados, de las Opciones que se encuentran en el menú Empresa, la opción Usar tipos de letra de la impresora. Comando Terminar Cierra la carpeta InfoRápida© actual y valida los datos de la misma. Este comando permite finalizar el trabajo con la carpeta InfoRápida© actual y validar en forma automática que la información este correcta. Tenga en cuenta antes de cerrar una carpeta InfoRápida© que Memory Conty© no requiere cerrar una carpeta para poder trabajar con otra, dado que su innovadora interfaz permite tener todas las carpetas que requiera abiertas al mismo tiempo y seleccionar las mismas por las solapas que se encuentran sobre la parte derecha de las carpetas. Tampoco es necesario cerrar las carpetas para salir del sistema, dado que Memory Conty© se encarga en forma automática de cerrar todas las carpetas abiertas. Se recomienda que cierre las Carpetas InfoRápidas© sólo cuando no accederá nuevamente, o el acceso no se realice en forma cotidiana, ya que Memory Conty© está diseñado para que el usuario pueda acceder a todos los datos de la empresa en forma rápida y ágil, permitiendo tener varias Carpetas InfoRápidas© abiertas a la vez. MEMORY COMPUTACIÓN 42 - MEMORY CONTY© Para ejecutar el comando Terminar podrá: Presionar la tecla ESCAPE. Hacer clic en el botón Terminar de la barra de herramientas. Seleccionar la opción Terminar del menú Edición. Comandos avanzados de carpetas InfoRápidas© Además de poder realizar las operaciones más comunes para la edición de datos de las carpetas InfoRápidas©, Memory Conty© dispone de comandos avanzados que permiten realizar tareas adicionales que permite agilitar aun más el uso del sistema y automatizar determinadas tareas que simplifiquen la operación del sistema. Estos comandos avanzados de Memory Conty© al igual que los comandos básicos, también pueden ser accedidos desde las barras de herramientas y teclas de método abreviado, además del menú Edición. Comandos de Selección de fichas Seleccionan una o varias fichas que se encuentren consecutivas o alternadas dentro de la carpeta InfoRápida©. Estos comandos permiten seleccionar fichas, para poder realizar operaciones sobre el conjunto de fichas seleccionadas, pudiendo utilizarse en los comandos Insertar, Cortar, Copiar, Borrar, Imprimir y Exportar. Por ejemplo, si quisiera copiar varios asientos a la vez, estando en el modo de ingreso Rápido, podrá seleccionar todas las líneas consecutivas o alternadas que desee y de esta manera al ejecutar el comando Copiar, para que Memory Conty© copie todas las líneas seleccionadas de una sola vez. La utilización de estos comandos se realiza utilizando el estándar de Microsoft Windows®. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 43 Para Seleccionar fichas consecutivas podrá: Posicionarse en la primera ficha a marcar, presionar la tecla MAYÚSCULAS y sin dejar de presionar la tecla, moverse hasta la última ficha que desea seleccionar, ya sea con los cursores ARRIBA o ABAJO o hacer clic con el ratón, Memory Conty© mostrará en un color diferente a las fichas seleccionadas, cuando finalice de marcar las fichas, ejecute el comando deseado, el cual se aplicará a todas las fichas seleccionadas. Para Seleccionar fichas alternadas podrá: Posicionarse en la primer ficha a marcar, presionar la tecla CTRL y hacer clic con el ratón sobre cada una de las fichas que desea seleccionar, Memory Conty© mostrará en un color diferente las fichas seleccionadas, cuando finalice de marcar las fichas, ejecute el comando deseado, el cual se aplicará a todas las fichas seleccionadas. Es posible también utilizar ambos comandos en conjunto, por ejemplo para seleccionar fichas alternadas y un grupo de fichas consecutivas, debiendo en este caso presionar la tecla CTRL. y hacer clic con el ratón sobre las fichas alternadas, y CTRL-SHIFT y hacer clic con el ratón sobre el conjunto de fichas consecutivas que se desean marcar. Comando Copiar fichas Copia al portapapeles de Microsoft Windows® la ficha actual o las fichas que se encuentren seleccionadas. Este comando permite copiar al portapapeles de Microsoft Windows© las fichas seleccionadas, para luego poder pegar la información dentro de Memory Conty© u otra aplicación de Microsoft Windows© donde se requiera la información seleccionada, permitiendo de esta manera duplicar la información. Por ejemplo, si quisiera copiar un grupo de cuentas a una aplicación Microsoft Windows©, seleccione las cuentas deseadas utilizando los comandos de Selección de fichas explicados anteriormente, ejecute el comando Copiar y en el documento deseado, ejecute el comando Pegar o el equivalente para ejecutar dicha tarea dependiendo de la aplicación que utilice. Además de poder intercambiar de manera tan sencilla la información con otras aplicaciones de Microsoft Windows©, Memory Conty© permite copiar fichas dentro del mismo sistema, por ejemplo para copiar un grupo de cuentas de una empresa a otra, un grupo de asientos de un mes o a otro, o de una empresa a otra. Para ejecutar el comando Copiar fichas sobre la o las fichas seleccionadas podrá: Presionar la tecla CTRL-C. Hacer clic en el botón Copiar ficha de la barra de herramientas. Seleccionar la opción Copiar del menú Edición. MEMORY COMPUTACIÓN 44 - MEMORY CONTY© Comando Cortar fichas Copia al portapapeles de Microsoft Windows® la ficha actual o las fichas que se encuentren seleccionadas y marca las mismas para ser borradas. Este comando permite copiar al portapapeles de Microsoft Windows© las fichas seleccionadas, para luego poder pegar la información dentro de Memory Conty© u otra aplicación de Microsoft Windows© donde se requiera la información seleccionada, a la vez que marca para ser borradas a las fichas copiadas, permitiendo de esta manera mover la información. Por ejemplo, si quisiera mover un grupo de cuentas a una aplicación Microsoft Windows©, seleccione las cuentas deseadas utilizando los comandos de Selección de fichas explicados anteriormente, ejecute el comando Cortar y en el documento deseado, ejecute el comando Pegar o el equivalente para ejecutar dicha tarea dependiendo de la aplicación que utilice. Además de poder intercambiar de manera tan sencilla la información con otras aplicaciones de Microsoft Windows©, Memory Conty© permite mover fichas dentro del mismo sistema, por ejemplo para mover un grupo de cuentas de una empresa a otra, un grupo de asientos de un mes o a otro, o de una empresa a otra. Para ejecutar el comando Cortar fichas sobre la o las fichas seleccionadas podrá: Presionar la tecla CTRL-X. Hacer clic en el botón Cortar ficha de la barra de herramientas. Seleccionar la opción Cortar del menú Edición. Comando Pegar fichas Inserta y pega desde el portapapeles de Microsoft Windows® la o las fichas copiadas o cortadas anteriormente mediante los comandos de Copiar fichas y Cortar fichas. Este comando permite pegar desde el portapapeles de Microsoft Windows© las fichas seleccionadas y copiadas o cortadas anteriormente, dentro de la carpeta de Memory Conty©, permitiendo de esta manera copiar o mover la información a la carpeta actual. Esta operación sólo puede realizarse cuando las fichas copiadas correspondan a la misma carpeta en la que se están pegando, es decir que solo pueden pegarse asientos cuando se copiaron asientos, o se pueden pegar cuentas cuando se copiaron cuentas. Por ejemplo, si quisiera mover o copiar un conjunto de cuentas de una empresa a otra, luego de haber seleccionado las cuentas de la empresa origen y haberlas copiado o cortado al portapapeles de Microsoft Windows©, al ejecutar el comando en la carpeta de MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 45 cuentas de la empresa destino, las mismas serán insertadas y pegadas en el plan de cuentas actual. Debido a que las fichas de Memory Conty© poseen una determinada estructura de sus datos, para pegar datos desde otra aplicación, el formato de los datos copiados al portapapeles de Microsoft Windows© debe respetar el formato destino de Memory Conty©, lo cual requiere una preparación previa de la información, recomendándose en este caso utilizar el comando de Importación de datos, que se explica en el capítulo Herramientas. Para ejecutar el comando Pegar fichas podrá: Presionar la tecla CTRL-V. Hacer clic en el botón Pegar ficha de la barra de herramientas. Seleccionar la opción Pegar del menú Edición. Comando Copiar contenido Copia al portapapeles de Microsoft Windows® el contenido seleccionado de un campo. Este comando permite copiar al portapapeles de Microsoft Windows© el contenido seleccionado de un campo, para luego poder pegar la información dentro de Memory Conty© u otra aplicación de Microsoft Windows© donde se requiera la información seleccionada, permitiendo de esta manera duplicar la información. Por ejemplo, si quisiera copiar el nombre de una cuenta a una aplicación Microsoft Windows©, seleccione la cuenta deseada, ejecute el comando F2 para editar el nombre de esta, seleccione el texto a copiar utilizando los comandos de selección de texto de Microsoft Windows©, ejecute el comando Copiar y en el documento deseado, ejecute el comando Pegar. Además de poder intercambiar de manera tan sencilla la información con otras aplicaciones de Microsoft Windows©, Memory Conty© permite copiar contenido dentro del mismo sistema, por ejemplo para copiar la leyenda de un asiento, al asiento de otro mes o de otra empresa. Para ejecutar el comando Copiar contenido mientras este editando el contenido del campo podrá: Presionar la tecla CTRL-C. Hacer clic en el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Copiar. MEMORY COMPUTACIÓN 46 - MEMORY CONTY© Comando Cortar contenido Copia al portapapeles de Microsoft Windows® el contenido seleccionado de un campo, a la vez que lo elimina del campo. Este comando permite copiar al portapapeles de Microsoft Windows© el contenido seleccionado de un campo, para luego poder pegar la información dentro de Memory Conty© u otra aplicación de Microsoft Windows© donde se requiera la información seleccionada, a la vez que elimina el contenido seleccionado del campo, permitiendo de esta manera mover la información. Por ejemplo, si quisiera mover el nombre de una cuenta a una aplicación Microsoft Windows©, seleccione la cuenta deseada, ejecute el comando F2 para editar el nombre y dentro del nombre de esta, seleccione el texto a copiar utilizando los comandos de selección de texto de Microsoft Windows©, ejecute el comando Cortar y en el documento deseado, ejecute el comando Pegar. Además de poder intercambiar de manera tan sencilla la información con otras aplicaciones de Microsoft Windows®, Memory Conty© permite mover contenido dentro del mismo sistema, por ejemplo para mover la leyenda de un asiento, al asiento de otro mes o de otra empresa. Para ejecutar el comando Cortar contenido mientras este editando el contenido del campo podrá: Presionar la tecla CTRL-X. Hacer clic en el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Cortar. Comando Pegar contenido Pega desde el portapapeles de Microsoft Windows® el contenido copiado o cortado anteriormente dentro de Memory Conty© u otras aplicaciones de Microsoft Windows®, mediante los comandos de Copiar y Cortar. Este comando permite pegar desde el portapapeles de Microsoft Windows© el contenido seleccionado y copiado o cortado anteriormente, dentro del campo que se esta editando en la carpeta de Memory Conty©, permitiendo de esta manera copiar o mover el contenido. Por ejemplo, si quisiera mover o copiar el nombre de una cuenta desde una aplicación Microsoft Windows©, luego de haber seleccionado el contenido origen y haberlo copiado o cortado al portapapeles de Microsoft Windows©, al ejecutar el comando estando editando el campo destino del contenido, el mismo será insertado y pegado en el nombre de la cuenta actual. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 47 Además de poder intercambiar de manera tan sencilla la información con otras aplicaciones de Microsoft Windows®, Memory Conty© permite mover o copiar contenido dentro del mismo sistema, por ejemplo para mover o copiar la leyenda de un asiento, al asiento de otro mes o de otra empresa. Para ejecutar el comando Pegar contenido mientras este editando el contenido del campo destino podrá: Presionar la tecla CTRL-V. Hacer clic en el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Pegar. Comando Ajustar columnas Ajusta automáticamente el ancho de las columnas de la planilla de la carpeta actual, de manera que todos los campos entren en pantalla sin necesidad de navegar en forma horizontal para ver todos los campos. Al ajustar las columnas para que no se tenga que navegar en forma horizontal, Memory Conty© distribuye el espacio disponible entre las columnas que tuviera la carpeta en forma proporcional al largo de cada una de las columnas. Cuando el botón del comando se encuentra prendido, Memory Conty© ajusta el ancho para que todas las columnas puedan ser visibles al mismo tiempo, en cambio cuando se vuelve a ejecutar el comando y el mismo se apaga, restablece para cada columna de la carpeta el ancho máximo previsto para las mismas. Prenda este comando cuando desee ver todos los campos en pantalla sin necesidad de navegar en forma horizontal, y apáguelo cuando desea ver el contenido total de cada una de las columnas. Tenga presente que cuando prende el comando ajustar columnas, algunas columnas pueden truncar los datos que se visualizan en pantalla, debido a que Memory Conty© necesita achicar los largos de cada columna, para que todas las columnas puedan verse al mismo tiempo. Cuando esto suceda pasando el puntero del ratón sobre el campo, Memory Conty© mostrará en una etiqueta de información el contenido total del campo. Para prender el comando Ajustar columnas podrá: Hacer clic en el botón este apagado. Ajustar de la barra de herramientas cuando el comando Para apagar el comando Ajustar columnas podrá: Hacer clic en el botón Ajustar columnas de la barra de herramientas cuando el comando este prendido. MEMORY COMPUTACIÓN 48 - MEMORY CONTY© MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 49 ¿Como trabajar con las carpetas? Para ejemplificar aun más el uso de las carpetas InfoRápidas© de Memory Conty©, en este capítulo se detallan los pasos a seguir para realizar las tareas de edición más comunes. Cómo moverse entre las fichas Para moverse entre las fichas de una carpeta InfoRápida© siga estos pasos: Para ver la ficha siguiente, ejecutar el comando Siguiente ficha. Para ver la ficha anterior, ejecutar el comando Anterior ficha. Para ver la primera ficha, ejecutar el comando Primera ficha. Para ver la última ficha, ejecutar el comando Ultima ficha. Cómo ingresar fichas nuevas Para ingresar fichas nuevas siga estos pasos: 1. 2. 3. 4. Seleccione del menú Carpetas, la carpeta InfoRápida© correspondiente a la ficha que desea agregar. Ejecute el comando Insertar ficha. Ingrese los datos que le solicita Memory Conty© para la ficha actual. Ejecute el comando Insertar ficha si desea guardar los datos de la ficha recién ingresada y crear una nueva, o el comando Terminar, si no requiere ingresar fichas adicionales. Es importante recordar, que Memory Conty© no requiere ejecutar un comando de grabación, a menos que se especifique dicha operación en la carpeta, grabando automáticamente la información ingresada. Recuerde además, que tampoco es necesario cerrar las carpetas para acceder a otras carpetas o emitir informes. Cómo ubicar una ficha Para ubicar una ficha dentro de una carpeta InfoRápida© siga estos pasos: 1. 2. 3. Seleccione del menú Carpetas, la carpeta InfoRápida© correspondiente a la ficha que desea buscar. Posicionese en la columna sobre la cual desea buscar y presione el comando Buscar. Ingrese parte del texto a buscar, o el texto completo macando la MEMORY COMPUTACIÓN 50 - MEMORY CONTY© 4. opción de Sólo texto completo, y ejecute el botón Aceptar. Si existiera más de un mismo dato con el texto ingresado, vuelva a ejecutar el comando Buscar y ejecute el botón Aceptar sin volver a ingresar el texto a buscar, ya que Memory Conty© lo recuerda automáticamente. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 51 Validación de datos Al ejecutar el comando Terminar, Memory Conty© valida los datos de las carpetas automáticamente antes de cerrar la misma, para asegurar la integridad de la información y prever la generación de informes que no sean congruentes y por consiguiente puedan dar lugar a errores en la administración de la empresa. Si la validación de los datos de la carpeta da como resultado que se encuentren errores, Memory Conty© ofrece la opción de verlos y corregirlos en el momento, o dejarlos para corregir más adelante. Si bien, Memory Conty© permite dejar errores pendientes, estos errores deben ser corregidos siempre antes de emitir los informes del sistema, ya que Memory Conty© para preservar la integridad de la información y los informes que este genera, no permite emitir errores que pudieran dar resultados inválidos o incongruentes. Cuando se selecciona corregir los errores, Memory Conty© abre una nueva carpeta en la cual se detallan los errores encontrados, ofreciendo un nuevo menú Errores, y una barra de herramientas con comandos que asistirán al usuario a que la corrección de los errores producidos pueda corregirse en forma ágil y sencilla. Comandos de la validación de datos Comando Mostrar Este comando, vuelve a abrir la carpeta en la cual se detectó el error, y se posiciona automáticamente en la línea que contiene el error indicado, lo que ofrece una forma rápida y sencilla de corregir los errores en forma interactiva. Por ejemplo si al salir de los asientos, Memory Conty© detectará que un asiento no balancea, informará de dicho error, y al ejecutar el comando mostrar, se posicionará en la última línea del asiento que no balancea, lo que permitirá corregir el error en forma ágil y sumamente sencilla. MEMORY COMPUTACIÓN 52 - MEMORY CONTY© Para ejecutar el comando Mostrar podrá: Hacer clic en el botón Mostrar de la barra de herramientas. Seleccionar la opción Mostrar del menú Edición. Comando Explicar Este comando ejecuta automáticamente la ayuda de Memory Conty© y busca dentro de esta, el tema relacionado al error encontrado, donde se brinda información detalladas sobre el error encontrado y la forma de solucionar el mismo, con ejemplos prácticos de los errores más comúnmente cometidos por los usuarios. Para ejecutar el comando Explicar podrá: Hacer clic en el botón Explicar de la barra de herramientas. Seleccionar la opción Explicar del menú Edición. Comando Borrar Este comando permite ir borrando de la lista de errores aquellos que ya fueron corregidos, a los efectos de visualizar solamente los pendientes, y de esta manera ir administrando las tareas que debe realizar el usuario para corregir todos los errores encontrados. Para ejecutar el comando Borrar podrá: Hacer clic en el botón Borrar de la barra de herramientas. Seleccionar la opción Borrar del menú Edición. Comando Imprimir Este comando permite imprimir la lista de errores encontrados, de forma de poder trabajar con una copia en papel de los errores, de forma de poder administrase para corregir los errores encontrados por Memory Conty©. Para ejecutar el comando Imprimir podrá: Hacer clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas. Seleccionar la opción Imprimir del menú Edición. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 53 MEMORY COMPUTACIÓN 54 - MEMORY CONTY© CAPÍTULO 3 Configuración de empresas MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 55 MEMORY COMPUTACIÓN 56 - MEMORY CONTY© Configuración de Empresas Luego de haber conocido la interfaz de las carpetas InfoRápidas© de Memory Conty©, el siguiente paso es configurar las empresas a administrar con Memory Conty©, y parametrizar el sistema para adaptarlo a las necesidades contables, fiscales y de gestión de cada una de las empresas. Propiedades de la empresa Las Propiedades de la empresa contienen los datos identificatorios de la empresa y las opciones que dispone Memory Conty© sobre la parametrización de la misma. Las mismas son solicitadas por Memory Conty© al momento de crear una nueva empresa, pero pueden ser cambiadas o completadas en cualquier momento gracias a la gran versatilidad del sistema, que permite en cualquier momento cambiar no solamente los datos identificatorios de la empresa, sino también la parametrización de cualquiera de las empresas. Para consultar y modificar las Propiedades de la empresa, seleccione en el menú Empresa, la opción Propiedades. Memory Conty© permite administrar la información identificatoria de cada una de las empresas del sistema, a los efectos de no solamente poder determinar la configuración y datos de la misma, sino también de poder utilizar los datos ingresados como información de continua consulta para la administración contable, fiscal y de gestión. De acuerdo a la alta parametrización de Memory Conty©, cada una de las empresas posee una serie de atributos sobre su configuración buscando que los datos a administrar para cada empresa reflejen con mayor exactitud la realidad. En este capítulo no solamente se describirán los diferentes datos identificatorios que posee el sistema para la administración de las empresas, sino también las diferentes opciones de configuración sobre la forma de trabajo de la empresa. Las mismas están ordenadas en la secuencia que debe seguir el usuario, para definir la empresa en la cual va a trabajar. La ventana de Propiedades de la empresa, para una mejor operación esta dividida en diferentes solapas, donde se distribuyen los datos identificatorios y los datos de configuración del sistema que deben utilizarse para la misma. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 57 Identificación Esta solapa contiene los datos identificatorios de la empresa, que son utilizados para la consulta de los datos de la empresa, y la identificación de los informes emitidos por Memory Conty©. Datos fiscales Esta otra solapa permite ingresar en forma opcional los datos fiscales de la empresa, los cuales tienen como objetivo el registrar para su posterior consulta todos aquellos datos que tengan que ver con la información fiscal, la cual es configurada por el sistema en forma automática de acuerdo a las necesidades de cada país. Inscripciones Permite cargar en forma opcional los datos de inscripción de la empresa en diferentes organismos que están previamente parametrizados para cada país, lo que posibilita administrar información que será de vital ayuda al momento de requerir dichos datos. Para Argentina, en esta solapa se debe indicar la Situación de IVA de la empresa, la cual es utilizada por Memory Conty© para la validación de los comprobantes A, B y C y la confección de los subdiarios de la empresa. Asientos Permite definir las características que debe considerar Memory Conty© sobre la empresa, al momento del ingreso los asientos de la misma, como por ejemplo, cual es el primer mes en el que se ingresaran asientos, si la empresa utiliza números de asientos, si se ingresarán o no asientos en moneda extranjera, si se desean administrar vencimientos para los asientos y si se ingresarán en forma discriminada los comprobantes entre otros. Primer mes con asientos Permite indicar cual es el primer mes en el que se ingresaran asientos para la empresa, este dato es utilizado por Memory Conty© para conocer desde que fecha deben considerarse los saldos iniciales de las cuentas en la emisión de informes. Al momento de cerrar un balance, si aun no se ha ingresado los asientos de cierre y apertura no modifique este dato, dado que permitirá arrastrar los saldos de las cuentas desde los ejercicios anteriores; si en cambio, ya se han ingresado los asientos de cierre y apertura, modifique este dato ingresando el primer mes con asientos del nuevo ejercicio, lo que optimizará el procesamiento de la información de la empresa, ignorando los MEMORY COMPUTACIÓN 58 - MEMORY CONTY© movimientos de los ejercicios anteriores. Usa distintas leyendas por cuenta Esta opción permite indicar si al momento del ingreso de asientos, se desea ingresar una única leyenda para el asiento, o si se desea que cada cuenta del asiento posea una leyenda diferente. Si desea ingresar una leyenda diferente para cada cuenta del asiento, marque esta opción, que permitirá que Memory Conty© solicite una leyenda distinta por cuenta, en vez de solicitar una única leyenda para todas las cuentas del asiento. Usa números de asientos Esta opción permite que la empresa identifique a los asientos con un número interno de control, lo que permitirá además validar los números de asiento, para determinar que los mismos sean únicos dentro del mismo mes o dentro de un período, de acuerdo a las características de la empresa. Esta opción además, permite que cada cuenta del asiento posea una leyenda diferente en vez de que todo el asiento posea la misma leyenda, tomando el mismo comportamiento que la opción Usa distintas leyendas por cuenta explicada anteriormente. Muestra origen de asientos En el caso que la empresa reciba asientos generados por Memory Worky©, Memory Fígaro© (Versión para Microsoft Windows®), Memory Magus© u otra aplicación de terceros, esta opción permite que Memory Conty© muestre para cada asiento cual es la aplicación desde la cual fue generado, lo que posibilita identificar los asientos ingresados directamente en Memory Conty© de los asientos generados por otras aplicaciones. Ingresa tipos de asiento Esta opción, permite mostrar u ocultar el tipo del asiento que se esta ingresando o visualizando, dato que identifica a aquellos asientos que tienen un significado especial en la contabilidad de la empresa, como ser el asiento de apertura, el de cierre, el de resultados y los asientos de diferencia de cambio entre otros. Si bien Memory Conty© posee predefinido determinados tipos de asientos para los asientos que son generados en forma automática, los tipos de asiento pueden ser configurados por la empresa, de acuerdo a las necesidades de la misma, tal como se explicará más adelante en el capítulo de Tipos de asiento. Ingresa asientos en moneda extranjera Esta opción, que se encuentra marcada por omisión, permite que si la empresa no posee asientos en moneda extranjera o no desea emitir informes en moneda extranjera, Memory Conty© oculte los datos relacionadas a las monedas y las cotizaciones tanto en el ingreso de asientos como en la emisión de informes, de manera de agilitar el ingreso de datos y MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 59 posterior emisión de los informes en aquellas empresas donde este dato no sea necesario. Ingresa vencimientos de asientos Si además de la información fiscal y contable de la empresa, se deseará administrar la gestión de vencimientos de cheques, facturas y documentos, esta opción permite que el usuario pueda registrar para cada línea del asiento, una fecha de vencimiento, la cual será utilizada para emitir los libros mayores de las diferentes cuentas ordenados por dicha fecha y de esta forma poder obtener no solamente el saldo de las cuentas a una determinada fecha, sino también el saldo de las cuentas de acuerdo al vencimiento que puedan tener las operaciones de la empresa. Ingresa impuestos en las líneas de asientos En el caso que la empresa posea impuestos adicionales al IVA, esta opción permite imputar automáticamente dichos impuestos en el ingreso rápido de asientos, sin necesidad de tener que calcular y discriminar en forma manual los montos y las cuentas de los impuestos. Ingresa imputaciones a centros de costos Si la empresa requiere de un análisis de centros de costos, y estos centros de costos no pueden ser determinados en forma automática por Memory Conty©, mediante la aplicación de reglas de distribución porcentual entre los diferentes centros de costos, esta opción permite que el usuario pueda discriminar en cada asiento, el monto específico a asignar a cada centro de costos de la empresa. Ingresa comprobantes en los asientos Si en la empresa se registrará un asiento por cada comprobante, y además se desea identificar a los mismos con su nombre, serie o punto de venta y número (Configuración que Memory Conty© determina de acuerdo a las necesidades de cada país), marque esta opción que permitirá que Memory Conty© incluya campos específicos para el ingreso de dichos asientos, lo que agilitará el ingreso de datos, disminuirá la probabilidad de error y de omisión de comprobantes, ya que Memory Conty© se encargará de recordar la numeración correlativa de los comprobantes y detallará los datos identificatorios de cada comprobante en los subdiarios que provee el sistema. Generar leyenda a partir del comprobante Si seleccionó que Ingresa comprobantes en los asientos, y desea que la leyenda de los mismos se genere en forma automática a partir del nombre, letra, serie o punto de venta y número, (Configuración que Memory Conty© determina de acuerdo a las necesidades de cada país) marque esta opción para que Memory Conty© sugiera automáticamente la misma a partir de los datos que identifican al comprobante. Incrementa números en las leyendas MEMORY COMPUTACIÓN 60 - MEMORY CONTY© Esta opción permite que Memory Conty© incremente en forma automática aquellos números que se encuentren dentro de las leyendas de los asientos. Memory Conty© sugerirá para el siguiente asiento, si encontrará un número en la leyenda, el número del asiento anterior más uno, dato que podrá ser modificado o no por el usuario. Marque esta opción, cuando no utilice la opción Ingresa comprobantes en los asientos e ingrese para la empresa asientos que representan comprobantes que se identifican por un número dentro de la leyenda. Usa imputación alternativa Esta opción disponible únicamente para Uruguay, permite asignar a cada asiento un código auxiliar al plan de cuentas, para luego poder emitir mayores o balances totalizados por esos códigos de imputación alternativa. Esta prestación hace posible que en forma independiente al plan de cuentas de la empresa puedan por ejemplo definirse imputaciones alternativas para clientes y proveedores y de esta manera poder emitir informes de estados de cuenta y balances de saldos de clientes y proveedores sin necesidad de tener que abrir una cuenta para cada cliente o proveedor dentro del plan de cuentas de la empresa. Otra utilidad, puede ser la de definir imputaciones alternativas para gastos o ventas, y de esta manera independizar el plan de cuentas de la empresa de los totales de gastos y de ventas que requiera la empresa para su gestión. Memory Conty© permite utilizar una cuenta de saldo deudor y una cuenta de saldo acreedor, que puede ser un capítulo para trabajar con las imputaciones alternativas, debiéndose indicar cuales son las cuentas que se dividen en imputaciones alternativas en la solapa Capítulos de las Propiedades de la empresa. Al habilitar esta opción en el menú Carpetas se agregará una opción más, con el nombre definido para la imputación alternativa, para cargar la lista de imputaciones alternativas a las que se desea imputar, como por ejemplo los clientes, los proveedores, los gastos, las ventas o la lista de imputaciones que la empresa necesite. Memory Conty© al marcar esta opción habilita el botón de Propiedades de la imputación alternativa para que se pueda indicar el nombre en plural y en singular, además del genero, lo cual se utiliza para confeccionar los mensajes y títulos de los informes que hagan referencia a la imputación alternativa. En Chile la imputación alternativa no esta disponible, debido a que la misma se utiliza internamente para cargar los Clientes y proveedores por su RUT, en Paraguay y Ecuador para la carga de clientes y proveedores por su RUC, en Guatemala para la carga de clientes y proveedores por su NIT, en México para la carga de clientes y MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 61 proveedores por su RFC, y en Argentina para la carga de clientes y proveedores por su CUIT, Situación de IVA y Provincia, , lo que hace posible en esos países poder emitir estados de cuenta y balancetes de saldos para clientes y proveedores. Archivos Permite definir la ubicación de los archivos de la empresa, de manera que la empresa pueda compartir archivos con otras empresas o utilice una copia inicial de los archivos de otra empresa, así como también permite configurar la importación automática de asientos generados por otras aplicaciones. Cuentas, monedas, libros, impuestos y grupos En la medida de que es común que varias empresas tengan planes de cuenta similares o requieran utilizar plan de cuentas en común, a los efectos de evitar configurar para cada empresa todo su plan de cuentas, Memory Conty© permite que al crear una nueva empresa, esta copie el plan de cuentas de cualquier otra empresa, o bien que varias empresas compartan un mismo plan de cuentas. En el primer ejemplo, una vez que la empresa es creada se copia el plan de cuentas de otra empresa y el mismo puede ser modificado para adaptarse a las particularidades de esta empresa sin que se modifique el plan de cuentas de la empresa original. En el segundo ejemplo, varias empresas comparten un mismo plan de cuentas, de modo de que cualquier modificación en el plan de cuentas se ve reflejada en el plan de cuentas de todas las empresas que lo utilicen. Esta particularidad, hace posible tener distintos planes de cuentas genéricos, comunes a empresas de un mismo giro, de un mismo estudio contable, o de un mismo grupo económico. Cotizaciones A su vez, también es posible compartir las cotizaciones y arbitrajes de las monedas extranjeras, de manera de que el usuario deba ingresar una única vez las mismas para todas las empresas que comparten dicha información, o puedan existir empresas que por sus particularidades utilicen tipos de cambio diferentes al resto de las empresas que administra Memory Conty©. Cambiar ubicación Memory Conty© sugiere copiar el plan de cuentas de una empresa de código GENERICA, y usar las cotizaciones de dicha empresa, pudiendo el usuario cambiar este MEMORY COMPUTACIÓN 62 - MEMORY CONTY© comportamiento, para lo cual es necesario ejecutar el botón Cambiar ubicación en cualquier momento, seleccionar la Acción de Copiar de otra empresa o Usar de otra empresa y seleccionar la empresa donde se encuentran los datos a copiar o usar. Importar Si la empresa a su vez, recibe asientos generados por otras aplicaciones como ser Memory Worky©, Memory Fígaro© (Versión para Microsoft Windows®), Memory Magus© u otra aplicación de gestión de terceros, es posible indicar que al abrir la empresa se verifique si existen asientos generados por dichas aplicaciones para incorporarlos en forma automática, o verificar cada tantos minutos si existen archivos a importar, lo que permite mantener actualizada en todo momento la información contable de la empresa, inclusive cuando la misma no es ingresada directamente en el sistema. Si requiere que un sistema desarrollado por un tercero, generé en forma automática los asientos a Memory Conty© lea el capítulo de Importación de datos. Capítulos Permite indicar como están codificados en el plan de cuentas de la empresa los diferentes capítulos contables, lo cual será indispensable conocer para el sistema para el correcto calculo y emisión de los distintos libros e informes. Estos capítulos deben hacer referencias a cuentas definidas en el plan de cuentas que tengan un solo dígito, lo cual identifica a los capítulos del primer nivel en la estructura jerárquica del plan de cuentas. Notas Permite ingresar notas que sean necesarias recordar de la empresa por parte de los usuarios que utilizarán la información fiscal, contable y de gestión de la misma. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 63 MEMORY COMPUTACIÓN 64 - MEMORY CONTY© CAPÍTULO 4 Datos de la empresa MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 65 MEMORY COMPUTACIÓN 66 - MEMORY CONTY© Datos de la Empresa Para que Memory Conty© pueda adaptarse a las necesidades de la empresa, procesar la información y elaborar los distintos informes como ser los subdiarios, diarios, mayores, balances y estadísticas entre otros, es necesario previamente ingresar los datos que definen las particularidades de la empresa. Estos datos comprenden la definición de las Monedas en las que trabaja la empresa, los diferentes Subdiarios que utiliza, los Impuestos, los Comprobantes y el Plan de Cuentas de la empresa. La gran agilidad de Memory Conty© para adaptarse a las necesidades de miles de empresas y permitir adaptarse a los cambios que estas puedan sufrir en cualquier momento, permite que los datos de la empresa puedan modificarse fácilmente para corregir errores, realizar modificaciones o agregar nuevos datos. Monedas Memory Conty© es un sistema multimoneda, que permite trabajar además de en moneda nacional, con hasta 99 monedas extranjeras, para ingresar la información contable en distintas monedas, y luego, independientemente de la moneda origen de cada asiento, reexpresar los informes contables en cualquier otra moneda o unidad de medida que el usuario seleccione al momento de emitir el informe. Para que Memory Conty© pueda adaptarse a las monedas específicas con las que requiere trabajar cada empresa, dispone de una carpeta denominada Monedas, donde se definen además de la moneda nacional de la empresa, todas las monedas extranjeras en las cuales la empresa necesite ingresar asientos o emitir informes. Para acceder a la carpeta de Monedas, seleccione del menú Carpetas, la opción Configuración, y dentro de esta Monedas. Como se explicará en capítulos anteriores, Memory Conty© dispone de carpetas en las cuales en un solo lugar y en forma ágil y sencilla, es posible ingresar nuevas monedas, modificar los datos de las ya definidas, o borrar monedas que se deseen dejar de utilizar. Código MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 67 Cada moneda esta identificada con un código numérico con el cual se la referencia en el resto del sistema, utilizándose por omisión para la moneda nacional del país de la empresa, la moneda de código 0. Nombre Permite identificar a la moneda que se esta definiendo. Símbolo Permite identificar en forma abreviada a la moneda que se esta definiendo, de forma de utilizar el símbolo en lugar del nombre en la emisión de informes, para mejorar la lectura de los informes contables emitidos por Memory Conty©. Redondeo El redondeo permite indicar con qué precisión redondear los cálculos realizados en cada moneda, lo cual establece el monto mínimo significativo de cada moneda. Arbitraje o Convertibilidad Permite definir para las monedas extranjeras, la fórmula con la cual se interpretarán los tipos de cambio de una moneda con respecto a otra, pudiéndose referenciar cualquier moneda con respecto a cualquier otra, como por ejemplo: 1 U$S = x $: Indica que la cotización del Dólar se expresa con respecto al Peso, lo que significa que el usuario ingresará en la tabla de cotizaciones la cantidad de Pesos por cada Dólar. x PTS = 1 U$S; _Indica que el arbitraje de la Peseta se expresa con respecto al Dólar, lo que significa que el usuario ingresará en la tabla de cotizaciones la cantidad de Pesetas por cada Dólar. 1 L = x U$S: Indica que la Libra se expresa con respecto al Dólar en forma inversa, lo que significa que el usuario ingresará en la tabla de cotizaciones la cantidad de Dólares por cada Libra. Plan de Cuentas La carpeta de Plan de cuentas permite definir la estructura contable que requiere la empresa para representar su situación y resultados contables. El plan de cuentas de Memory Conty© esta diseñado para que dicha estructura pueda realizarse en forma jerárquica, donde las cuentas se agrupan por capítulos, subcapítulos y cuentas imputables, pudiendo manejarse hasta 10 niveles de detalle, los cuales son MEMORY COMPUTACIÓN 68 - MEMORY CONTY© totalmente configurables y adaptables a las necesidades específicas de cada empresa, ya que la única restricción que impone Memory Conty© es la de respectar como capítulos del primer nivel, los capítulos contables definidos en las Propiedades de la Empresa, Activo, Pasivo, Orden activo, Orden pasivo, Patrimonio, Pérdidas y Ganancias. La posibilidad de definir una estructura de cuentas en forma jerárquica sin restricciones, permite que al emitir cualquiera de los informes de Memory Conty© el usuario pueda optar por detallar todos los niveles o agrupar las cuentas por cualquiera de los niveles superiores, logrando de esta manera poder definir un plan de cuentas que no solamente se adapte a las necesidades contables y fiscales de la empresa, sino también a las necesidades de gestión que esta pudiera tener. Para acceder a la carpeta de Plan de cuentas, seleccione del menú Carpetas, la opción Plan de cuentas, o ejecute el botón directo en la parte inferior del sistema. Cuentas que se encuentra como acceso Como se explicará en capítulos anteriores, Memory Conty© dispone de carpetas en las cuales en un solo lugar y en forma ágil y sencilla, es posible ingresar nuevas cuentas, modificar los datos de las ya definidas, o borrar cuentas que no se utilicen; incluso es posible cambiar la estructura en cualquier momento, la cual impactará directamente en la emisión de los nuevos informes que procese Memory Conty©. Código Cada cuenta del plan de cuentas es identificada por un código, que puede tener de uno a diez dígitos. Este código no solamente permite identificar a la cuenta, sino además ser utilizado para definir la estructura jerárquica del plan de cuentas. Memory Conty© permite manejar una estructura jerárquica de árbol de cuentas, con distintos niveles de análisis, reconociendo automáticamente los niveles de las cuentas, identificando como cuentas de niveles superiores a aquellas que comienzan con los mismos dígitos, y determina el nivel de apertura de una cuenta en función de la cantidad de cuentas de niveles superiores que esta posee. En el ejemplo de la empresa demostración que se muestra en este manual, se definió el capítulo 1 ACTIVO, el cual se dividió en los subcapítulos de segundo nivel, 11 ACTIVO CORRIENTE y 12 ACTIVO NO CORRIENTE. A su vez, el subcapítulo 11 ACTIVO CORRIENTE, se abrió en los subcapítulos de tercer nivel, 111 DISPONIBILIDADES, 112 CREDITOS POR VENTAS, 113 CREDITOS DIVERSOS y 114 BIENES DE CAMBIO. El subcapítulo 111 DISPONIBILIDADES, se abrió en cuentas de cuarto nivel, 1111 CAJA, 1112 BANCOS y 1113 INVERSIONES TEMPORARIAS; y el subcapítulo 1111 CAJA se dividió en 11111 Caja Moneda Nacional y 11112 Caja Moneda Extranjera. De esta manera, al ingresar los asientos se imputarán los mismos a las cuentas del último nivel definido, en este caso 11111 Caja Moneda Nacional y 11112 Caja Moneda MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 69 Extranjera, y al emitir los informes, se podrá optar por emitirlos a Nivel 5, a Nivel 4, Nivel 3, Nivel 2 o Nivel 1, logrando que independiente de la estructura definida del plan de cuentas, puedan emitirse informes agrupando las cuentas por los capítulos de niveles superiores. Nombre Permite identificar el nombre de la cuenta que se esta definiendo, sugiriéndose que al igual que el ejemplo de la empresa de demostración aquellas cuentas que sean capítulos de niveles superiores se definan con mayúsculas a los efectos de mejorar la visualización de los diferentes niveles en la emisión de los informes contables de la empresa. Moneda Este dato permite indicarle a Memory Conty© cual es la moneda base del saldo de cada una de las cuentas, a los efectos de poder determinar diferencias de cambio, tomando la moneda base de la cuenta como el saldo real de la cuenta, punto de partida para el calculo y generación automática de los asientos por diferencia de cambio hacia las demás monedas. Opera en A cada cuenta se le podrán imputar asientos en cualquiera de las monedas definidas en la carpeta de monedas, pero si se desea restringir las monedas en las que puede operar una cuenta, es posible indicar en la columna Opera en, una lista de los códigos de las monedas, en las que se permite ingresar asientos para cada cuenta. En este tipo de definición de listas de monedas, las mismas se ingresan por su código separadas por guiones y comas. Memory Conty© interpreta las comas como separadores de monedas, y los guiones como rangos (Desde - hasta). Por ejemplo 1,4-7,9 indica que la cuenta puede operar en las monedas 1,4,5,6,7 y 9. Si no se indica nada en este dato y el mismo queda vacío, Memory Conty© interpreta que a esa cuenta se le puede imputar asientos en cualquier moneda. La lista de monedas puede también ser confeccionada utilizando el comando Consultar (F12), el cual presenta un dialogo con la lista de monedas definidas, para que se pueda marcar para cada cuenta en forma ágil y sencilla las monedas en las que se permitirá imputar a cada cuenta. Diferencia de cambio Memory Conty© permite entre otras prestaciones generar en forma automática los asientos por diferencia de cambio y reexpresiones monetarias; para lo cual requiere que se le indique a cada cuenta, la lista de monedas que deben ser consideradas al momento del calculo y generación de los asientos. Ingrese en este campo para cada cuenta, las monedas que tomando como saldo real de la cuenta, el saldo de la moneda base, se debe calcular la diferencia de cambio, con una sintaxis idéntica a la explicada en el campo Opera en o utilizando el comando MEMORY COMPUTACIÓN 70 - MEMORY CONTY© Consultar (F12). Cuando la cuenta no tiene indicada ninguna moneda a la cual calcularle la diferencia de cambio, Memory Conty© no considerará a la cuenta al momento del calculo y generación de los asientos automáticos. Para conocer más sobre el calculo y generación de diferencias de cambio, lea el capítulo Asientos automáticos que se explica más adelante. Grupos de Cuentas Los grupos de cuentas de Memory Conty© tienen como objetivo el poder definir agrupaciones de cuentas, que no necesariamente respeten la estructura jerárquica del plan de cuentas Estos grupos, se utilizan por ejemplo para agrupar todas las cuentas de IVA que se encuentran tanto en el activo como en el pasivo y de esta manera poder emitir el mayor de todas ellas en conjunto, o emitir un informe de los saldos de dichas cuentas totalizados, lo que daría como resultado el obtener en un mismo informe el IVA a pagar o a favor de un período. Los grupos de cuenta pueden ser utilizados también para agrupar todas las cuentas de caja, las cuentas de los deudores o acreedores más importantes, las cuentas de gastos más representativas o para realizar cualquier otra agrupación que sea de utilidad para la gestión de la empresa. Cada vez que Memory Conty© solicite un rango de cuentas, por ejemplo al emitir un mayor, un balance o un informe estadístico, el rango de cuentas puede ser indicado mediante el código de alguno de los grupos de cuenta definido, lo que a su vez permite una mayor agilidad para la selección de las opciones de los informes, no requiriendo recordar los códigos de las cuentas definidas en el plan de cuentas de la empresa. Para acceder a la carpeta de Grupos de cuentas, seleccione del menú Carpetas, la opción Grupos de cuentas. Código Cada grupo esta identificado por un código, el cual debe comenzar con una letra, siendo este el que se podrá indicar al momento de la emisión de los informes que soliciten un rango de cuentas. Nombre Es el nombre que permite identificar al grupo de cuentas que se esta definiendo. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 71 Cuentas En este dato se indica la lista de cuentas que serán incluidas en el grupo, debiendo seleccionar las cuentas por su código separadas con guiones y comas. Las comas se interpretan como separadores de cuentas, y los guiones como rangos (Desde - hasta), pudiendo además seleccionar cuentas por los niveles superiores, lo que permitirá indicar que se consideren todas las cuentas que estén por debajo de la cuenta indicada en la estructura del plan de cuentas de la empresa. Por ejemplo 111,1121,1211001-1211005 indica todas las cuentas que empiezan con 111, la cuenta 1121 y todas las cuentas desde la 1211001 a la 1211005. La lista de cuentas puede también ser confeccionada utilizando el comando Consultar (F12), el cual presenta un dialogo con la estructura del plan de cuentas de la empresa, para que se pueda marcar cada cuenta en forma ágil y sencilla. Impuestos Los impuestos permiten identificar a aquellas cuentas del plan de cuentas que representan a impuestos como el IVA y otros impuestos. Esta identificación permite que Memory Conty© pueda calcular dichos impuestos en forma automática en el ingreso de asientos, imputando los montos de los impuestos calculados automáticamente a la cuenta correspondiente. Además, Memory Conty© utiliza la identificación de estas cuentas para la emisión de los subdiarios de compras y ventas, donde el IVA y los demás impuestos son discriminados en columnas diferentes a los montos netos de compras y ventas. Las cuentas que representan al IVA y los demás impuestos, deben ser definidas en el plan de cuentas como cualquier otra cuenta, y luego identificadas específicamente en esta carpeta. Defina en esta carpeta todos aquellos impuestos que por su característica puedan ser calculados en forma automática al ingresar los asientos, y aquellos que se requieren discriminar en la emisión de los subdiarios. Para acceder a la carpeta de Impuestos, seleccione del menú Carpetas, la opción Configuración y dentro de esta Impuestos. Código MEMORY COMPUTACIÓN 72 - MEMORY CONTY© Cada impuesto se identifica con un código único a los efectos de simplificar su digitación al ingresar los asientos de la empresa. Cuenta Este dato representa, el código con el que se identificó a la cuenta del impuesto en el plan de cuentas, pudiéndose consultar las cuentas definidas utilizando el comando Consultar (F12). Nombre Representa el nombre de la cuenta seleccionada para el impuesto, el cual es completado automáticamente por Memory Conty© al seleccionar la cuenta. Tipo La columna tipo permite indicar al sistema si el impuesto que se esta definiendo es un IVA u otro impuesto a los efectos de poder determinar su forma de calculo y discriminar al mismo en la columna correspondiente en la emisión de los subdiarios. Memory Conty© también solicita si el impuesto que se esta definiendo es de ventas, de compras o indistinto, a los efectos de verificar que cuando se impute el mismo, si es de ventas sea imputado al Haber, si es de compras al Debe y si es indistinto no se realice la verificación pudiendo imputarse tanto al Debe como al Haber. Si bien este control no imposibilita imputar el impuesto de otra manera, el mismo permite advertirle al usuario cuando esto suceda para disminuir la probabilidad de errores en la imputación de las cuentas de impuestos dentro de los asientos contables. Para Argentina, además de los tipos de impuesto indicados anteriormente, Memory Conty© permite definir como tipos de impuesto, Sobretasa de IVA ventas, compras e indistinto que se diferencian del tipo IVA explicado anteriormente, por su forma de calculo y discriminación en la emisión de los subdiarios de la empresa. También son incluidos para Argentina los tipo Percepciones y Retenciones, de IVA, IB (Ingresos brutos) e IG (Impuesto a las Ganancias), los cuales si bien no se calculan en forma automática en el ingreso de asientos, son considerados especiales para la emisión de los subdiarios de la empresa. Tasa Permite indicar el porcentaje de calculo de cada impuesto, el cual será tomado en cuenta por Memory Conty© en el ingreso de asientos para calcular el mismo en forma MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 73 automática. En el caso que un impuesto posea más de una tasa y el mismo este representado en el plan de cuentas por una misma cuenta, defina tantos impuestos como tasas diferentes tenga el impuesto, indicando la misma cuenta. Calcula sobre Este dato disponible únicamente para Argentina, muestra cual será la base de calculo utilizada por Memory Conty©, para los impuestos en los diferentes tipos de comprobante que pudieran ingresarse en los asientos de la empresa. Libros Memory Conty© brinda la posibilidad de que el usuario defina los distintos subdiarios o libros diarios auxiliares en los cuales desee imputar sus comprobantes. Esto permite llevar una contabilidad de diarios múltiples, ya que Memory Conty© no solamente permitirá emitir los subdiarios o libros auxiliares en el formato que más se adecue a cada país, sino que además generará automáticamente los asientos de resumen correspondientes a los libros diarios y mayores. Memory Conty© posee predefinidos los libros de Ventas, Compras, Ingresos y Egresos, pudiendo la empresa agregar otros subdiarios de acuerdo con sus necesidades. Para acceder a la carpeta de Libros, seleccione del menú Carpetas, la opción Configuración y dentro de esta Libros. Código Cada libro está identificado con una letra, siendo la P (Partida doble) y la U (Último de partida doble) códigos reservados de Memory Conty© para registrar los asientos que se imputen directamente al libro diario. Los subdiarios predefinidos de Memory Conty© de Ventas, Compras, Ingresos y Egresos utilizan los códigos C, V, I y E respectivamente. Nombre Identifica el nombre que representa al libro, el cual se utilizará como título en la impresión del mismo, y como leyenda en sus asientos de resumen. MEMORY COMPUTACIÓN 74 - MEMORY CONTY© IVA Este dato le permite conocer a Memory Conty©, si el IVA y los demás impuestos de los asientos del subdiario, ingresados en el modo rápido de asientos, se deben imputar al Debe, al Haber o se debe controlar que ese subdiario es Sin IVA. De esta manera Memory Conty© podrá interpretar del modo rápido de ingreso de asientos todas las cuentas que integran el asiento y como deben ser imputadas de acuerdo al subdiario indicado para ese asiento. Más adelante, en el capítulo Asientos podrá conocer más sobre el modo rápido de ingreso de asientos. Orden Como se explica al principio del capítulo, Memory Conty© brinda la posibilidad de emitir los libros diarios y mayores tanto en forma analítica como en forma resumida, generando un asiento de resumen por cada subdiario. A los efectos que los libros diarios y mayores representen con exactitud las operaciones de la empresa, es posible seleccionar el orden en el cual se desean que se muestren los asientos analíticos y de resumen dentro de todos los asientos del mismo día. Tipo Este dato que se encuentra disponible para todos los países excepto Argentina, permite que Memory Conty© pueda emitir dentro de los balances un informe de Ingresos y Egresos que tiene como cometido, totalizar las contracuentas de aquellos asientos que sean ingresados en una sola línea en el ingreso rápido de asientos y de esta manera poder realizar un informe estadístico de conceptos de ingreso y egreso para aquellas empresas que no lleven una contabilidad suficiente y en las que no se manejen específicamente conceptos de pérdidas y ganancias. Formato de impresión Memory Conty© no solamente permite que la empresa defina los subdiarios que son necesarios para la empresa, sino que el usuario pueda seleccionar el formato con el cual serán impresos los mismos, para que de esta manera se incluyan o no la discriminación de IVA y de impuestos, se muestren o no separadas las operaciones exentas y gravadas, o solamente se desea emitir el total de las operaciones imputadas en cada libro. Seleccione para cada subdiario el formato de impresión que mejor represente las operaciones imputadas en cada subdiario y el formato que sea más adecuado para los requerimientos fiscales y contables que posea la empresa. Provincias Esta carpeta disponible sólo para Argentina permite definir las diferentes provincias MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 75 en las cuales residen los clientes y proveedores de la empresa. Memory Conty© permite administrar los datos identificatorios de las provincias para poder asignar a cada cliente y proveedor la provincia en la cual reside y de esta manera poder emitir con Memory Conty© Plus! la información estadística de los clientes y proveedores, agrupados por provincia, brindándole a la empresa valiosa información para el estudio de mercados y el cálculo del impuesto de ingresos brutos. Para acceder a la carpeta de Provincias, seleccione del menú Carpetas, la opción Configuración y dentro de esta Provincias. Código Cada provincia esta identificada por un código, el que se utilizará al momento de la asignación de la provincia a cada cliente y proveedor y la emisión de los informes que permitan solicitar un rango de provincias. Nombre Es el nombre que permite identificar a la provincia que se esta definiendo. Clientes y proveedores o Imputación alternativa Esta carpeta, que se parametriza en forma automática de acuerdo al país de la empresa, permite, para Chile, cargar los Clientes y proveedores por su RUT, a los cuales Memory Conty© validará el digito de verificación y utilizará la información de la carpeta, para permitir asignar a los comprobantes el RUT del cliente o proveedor de cada operación, lo que permite generar la información de los mismos en los subdiarios y libros auxiliares, así como también para la emisión de los estados de cuenta y balancetes de saldos de clientes y proveedores. En Paraguay y Ecuador esta carpeta también se utiliza para cargar clientes y proveedores, codificados por RUC, en Guatemala codificados por NIT y en México codificados por RFC de los mismos, lo que permite utilizar dicha información para la asignación de los comprobantes a los diferentes clientes y proveedores de la empresa, y con la misma generar la información necesaria para la presentación de los subdiarios y MEMORY COMPUTACIÓN 76 - MEMORY CONTY© libros auxiliares de la empresa, como también para la emisión de los estados de cuenta y balancetes de saldos. En Argentina, también es utilizada para cargar los clientes y proveedores, pero en este país, por su CUIT, donde dependiendo de la Situación de IVA de cada cliente y proveedor, Memory Conty© valida o no el digito de verificación del CUIT, y utiliza esta información para permitir ingresar en las operaciones de la empresa, el CUIT de cada comprobante. De esta forma Memory Conty© valida el correcto ingreso de los Comprobantes A, B y C, además de generar la información de subdiarios con los datos de los clientes y proveedores y permitir realizar la emisión de los estados de cuenta y balancetes de saldos en forma automática. En Uruguay en cambio, esta carpeta existirá sólo cuando en la empresa se haya indicado que Usa Imputación alternativa dentro de las Propiedades de la empresa, siendo el nombre de la carpeta, el definido por el usuario. En esta carpeta, se cargarán los valores posibles de la imputación alternativa definida, lo que permitirá que al ingresar los asientos, se asignen las imputaciones alternativas, y de esta manera poder emitir mayores y balancetes de saldos agrupados por este dato. Como se explicara en el capítulo de Propiedades de la empresa, las imputaciones alternativas, permiten realizar agrupaciones de costos, gastos, clientes, proveedores o cualquier otra distribución alternativa al plan de cuentas que la empresa requiera. En Chile, Paraguay, Argentina, Guatemala, Ecuador y México para acceder a la carpeta de Clientes y proveedores, seleccione del menú Carpetas, la opción Clientes y Proveedores. En Uruguay para acceder a la carpeta de Imputación alternativa, seleccione del menú Carpetas, la opción que corresponde al nombre definido para la imputación alternativa dentro de las Propiedades de la empresa. Código Este campo permite identificar a los clientes y proveedores e imputaciones alternativas, en Chile se utiliza para ingresar el RUT, sobre el cual Memory Conty© calcula el digito verificador si no se ingresa o valida que el ingresado sea correcto; en Paraguay y Ecuador el código se utiliza para ingresar el RUC de los clientes y proveedores; en Argentina para ingresar el CUIT de clientes y proveedores, sobre el cual Memory Conty© calcula el digito verificador si no se ingresa o valida que el ingresado sea correcto; en , Guatemala para ingresar el NIT de los clientes y proveedores; en México para ingresar el RFC de los clientes y proveedores; y para Uruguay se utiliza para identificar a las imputaciones alternativas. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 77 Nombre Este campo permite identificar a los clientes y proveedores o imputaciones alternativas que se ingresen en la carpeta. Situación IVA Este campo que esta disponible solo para Argentina, permite definir la Situación de IVA de clientes y proveedores, lo que será utilizado por Memory Conty© para realizar la validación de los comprobantes A, B y C. Provincia Este campo, también disponible solo para Argentina, permite definir la Situación de IVA de clientes y proveedores, lo que será utilizado por Memory Conty© Plus! para la generación de información de gestión agrupada por este dato, y la generación de informes para el calculo de ingresos brutos. Comprobantes Esta carpeta que estará disponible únicamente cuando se haya seleccionado Ingresa comprobantes en los asientos dentro de las Propiedades de la empresa, permite definir los diferentes comprobantes de venta, compra, cobro y pago (Además de los comprobantes de retenciones de impuestos para Argentina). Los comprobantes definidos en esta carpeta permitirán que en el ingreso de asientos, el usuario pueda identificar a los asientos que corresponden a estos comprobantes, lo cual permitirá que Memory Conty© pueda realizar controles de imputación de impuestos, así como también sugerir en forma automática los números correlativos de cada comprobante y generar la leyenda del asiento en base al comprobante, serie o punto de venta y número, si además se marcó la opción Generar leyenda a partir del comprobante dentro de Propiedades de la empresa. La utilización de comprobantes ofrece la posibilidad de agilitar aún más el ingreso de asientos, realizar validaciones de numeración correlativa de comprobantes para evitar errores y omisiones, y generar información detallada para la generación de los subdiarios y libros auxiliares de la empresa. A su vez, cuando el usuario decida ingresar asientos en el formato clásico, lo cual se verá más adelante, es posible incluso en este formato calcular automáticamente los impuestos con sus montos y cuentas a las que deben ser imputados, dado que Memory Conty© permitirá calcular los impuestos con los que se gravan cada uno de los comprobantes MEMORY COMPUTACIÓN 78 - MEMORY CONTY© definidos. Si en la empresa se registrará un asiento por cada comprobante, y además se desea identificar a los mismos con su nombre, serie o punto de venta y número (Configuración que Memory Conty© determina de acuerdo a las necesidades de cada país), Memory Conty© se encargará de recordar la numeración correlativa de los comprobantes, validará que se hayan imputado los impuestos indicados para cada comprobante y detallará los datos identificatorios de cada comprobante en los subdiarios que provee el sistema. Cuando se utilicen comprobantes y la empresa reciba asientos generados por Memory Magus© o Memory Fígaro© (Versión para Microsoft Windows®), los asientos generados por estas aplicaciones mostrarán una descripción exacta del comprobante al que representa el asiento, ya que estos sistemas utilizarán la información de los comprobantes de la empresa para discriminar los comprobantes en el ingreso de asientos. Código Permite identificar al comprobante que se esta definiendo, el cual en caso de que la empresa reciba asientos generados desde Memory Magus© o Memory Fígaro© (Versión para Microsoft Windows©) debe coincidir con la misma codificación utilizada en la empresa de Memory Magus© o Memory Fígaro© (Versión para Microsoft Windows©). Nombre Este dato identifica al comprobante que se esta definiendo. Tipo Indica si el comprobante corresponde a una compra, una venta, una nota de crédito, un recibo de cobro o uno de pago, lo que permite que Memory Conty© pueda realizar controles de consistencia en los asientos ingresados, a la vez que permite identificar cada comprobante en la emisión de los subdiarios y libros auxiliares de la empresa. Letra Este datos solo disponible para Argentina permite identificar la letra del comprobante, lo cual será utilizado por Memory Conty© para controlar los comprobantes validos para la Situación de IVA de la empresa y la Situación de IVA de los clientes y proveedores, a la vez que permite identificar al comprobante en la emisión de los subdiarios de la empresa. Serie o punto de venta Permite asignar a cada comprobante cual es la serie o punto de venta del último comprobante ingresado y de esta manera poder sugerir la correlatividad del mismo al momento de ingresar el siguiente comprobante con igual código. Para Argentina este dato representa el Punto de venta, el cual permite ingresar un código numérico de hasta 4 dígitos el cual se formatea automáticamente con 0 a la MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 79 izquierda, y para Uruguay, Chile, Paraguay, Guatemala, Ecuador y México se utiliza como Serie pudiendo ingresarse tanto números como letras. Número Permite asignar a cada comprobante cual es el número del último comprobante ingresado y de esta manera poder sugerir la correlatividad del mismo al momento de ingresar el siguiente comprobante con igual código. Para Argentina, Ecuador y México este dato permite se formatea automáticamente con 0 a la izquierda, y para Uruguay, Chile, Paraguay y Guatemala este dato no tiene un formato específico. Impuestos En este dato se indica la lista de impuestos con los que puede estar gravado el comprobante, debiendo seleccionar los impuestos por su código separados con guiones y comas. Las comas se interpretan como separadores de impuestos, y los guiones como rangos (Desde - hasta), por ejemplo 1,2,5-7 indica todos los 1, 2, 5, 6 y 7. La lista de impuestos puede también ser confeccionada utilizando el comando Consultar (F12), el cual presenta un dialogo con los impuestos definidos en la empresa, para que se pueda marcar cada impuesto en forma ágil y sencilla. Este dato, será utilizado para validar los impuestos imputados a cada comprobante y para poder calcular los mismos en forma automática en el ingreso de asientos en formato clásico, cuando se utilice el comando Impuestos como se explica más adelante. Tipos de asiento Memory Conty© permite identificar a determinados asientos dentro de la contabilidad de la empresa, que representan operaciones que por sus características deben estar diferenciadas del resto de los asientos, como por ejemplo el asiento de resultados, el asiento de apertura del ejercicio y el de cierre entre otros. Esto posibilita que Memory Conty© pueda no solamente generar en forma automática los asientos de resultados, cierre y apertura del ejercicio entre otros, sino que además pueda controlar que al momento de generar el asiento de cierre esté previamente ingresado el asiento de resultados, dado que puede diferenciar al mismo del resto de los asientos de la MEMORY COMPUTACIÓN 80 - MEMORY CONTY© contabilidad. Además, en el caso que el usuario decidiera ingresar estos asientos en forma manual, al permitir asignarle el tipo de asiento que representa, Memory Conty© podrá identificar dicho asiento y en base a esa identificación, permitirá por ejemplo excluir el asiento de cierre para la emisión de los estados de situación y resultados, o podrá identificar a los asientos de revaluaciones y amortizaciones para la confección del cuadro de bienes de uso e intangibles. Memory Conty© no solamente permite identificar a aquellos asientos que para el procesamiento de la información del sistema sean necesarios, sino que permite que el usuario pueda definir todos los tipos de asiento que desee, lo que permite ampliar al momento de la emisión de los mayores y balances que asientos el usuario pueda desear incluir o excluir para la generación de los informes. En esta carpeta Memory Conty© encontrará una serie de tipos de asientos predefinidos que no pueden ser eliminados de la configuración de la empresa, pudiendo agregar a esta lista aquellos tipos de asientos que para la contabilidad de la empresa pueda ser necesario identificar específicamente y de esta manera incluir o excluir los mismos en la generación de los informes del sistema. Más adelante en los capítulos que explican la generación automática de asientos por parte de Memory Conty©, y en el calculo de los estados contables de la empresa, se brindará mayor información de cuales serán los tipos de asientos que Memory Conty© considerará en forma especial. Para acceder a la carpeta de Tipos de asiento, seleccione del menú Carpetas, la opción Configuración y dentro de esta Tipos de asiento. Código Cada tipo de asiento está identificado con un código alfanumérico, el cual se utilizará para asignar a los asientos a que tipo corresponden. Nombre Permite ingresar la descripción del tipo de asiento. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 81 MEMORY COMPUTACIÓN 82 - MEMORY CONTY© CAPÍTULO 5 ¿Cómo trabajar diariamente? MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 83 MEMORY COMPUTACIÓN 84 - MEMORY CONTY© Ingreso de cotizaciones y asientos En capítulos anteriores se ha explicado como ingresar al sistema, utilizar la ayuda, trabajar con las carpetas, como configurar las empresas y como parametrizar Memory Conty© para adaptarlo a las necesidades específicas de cada empresa; tareas que por lo general son realizadas al momento de comenzar a trabajar con Memory Conty©,y que salvo algunas excepciones o necesidades específicas no serán modificadas a lo largo del tiempo En este capítulo luego haber configurado los datos de la empresa, se explica como realizar las tareas cotidianas de ingreso de datos de la empresa, como ser la carga diaria de las cotizaciones y arbitrajes de las diferentes monedas extranjeras, y la carga de los asientos contables de la empresa, para luego más adelante poder emitir todos los informes fiscales, contables y de gestión que posee Memory Conty©. Cotizaciones y arbitrajes A los efectos de poder convertir y reexpresar los informes en distintas monedas, Memory Conty© necesita conocer las cotizaciones y arbitrajes de las diferentes monedas extranjeras definidas en la carpeta de Monedas. Estas cotizaciones y arbitrajes pueden ser indicadas en el momento de ingresar cada asiento, o pueden ser cargadas en tablas de cotizaciones de modo de que cuando sea necesario realizar una conversión, Memory Conty© busque en dichas tablas de cotizaciones el valor de la moneda a la fecha del asiento. Para acceder a la carpeta de Cotizaciones, seleccione del menú Carpetas, la opción Cotizaciones y dentro de esta Impuestos. Al ingresar a la carpeta de cotizaciones se debe indicar en un cuadro de diálogo la moneda y el mes para el cual se van ingresar las cotizaciones, si este mes no tuviera previamente cargadas cotizaciones, Memory Conty© lo informa y ofrece la posibilidad de crear una nueva tabla de cotizaciones para ese mes. Luego de confirmado el período y la moneda, Memory Conty© ofrece una tabla para que ingrese las cotizaciones para cada día del mes, debiéndose ingresar las cotizaciones o arbitrajes expresadas tal como se definió en la carpeta de Monedas explicada en el capítulo anterior. Memory Conty© no requiere que se ingresen todos los días del mes, ya que si se desea que todo el mes maneje la misma cotización sólo será necesario ingresar la cotización del primer día, y al cerrar la carpeta, Memory Conty© copiará dicha cotización en forma automática en los días restantes. De igual manera si al completar la tabla se deja algún día con cotización en cero, Memory Conty© copiará la cotización del día anterior en el que MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 85 se halla cargado una cotización, como puede ser el caso de los días Sábados y Domingos donde al dejarla en cero Memory Conty© copiará la cotización del día Viernes anterior. Como se explicara en el capítulo de Propiedades de la empresa, las tablas de cotizaciones pueden ser compartidas por todas las empresas del sistema a los efectos de no tener que digitar estos valores información para cada una. También es posible que haya distintos juegos de cotizaciones utilizados por grupos de empresas, o que cada empresa defina en forma independiente los valores de las cotizaciones o arbitrajes de sus monedas. Memory Conty© posee además una asistente para descargar las cotizaciones de las monedas más comúnmente utilizadas directamente desde Internet, sin necesidad que el usuario deba cargar las mismas en el sistema, lo que simplifica y agiliza el uso del manejo de monedas extranjeras y elimina toda probabilidad de error en la carga de las mismas, para ello, lea el capítulo Descargar cotizaciones de Internet. MEMORY COMPUTACIÓN 86 - MEMORY CONTY© Asientos En este capítulo se explica cómo se ingresa en el sistema los asientos contables de cada mes, siendo este el punto crítico de todo el sistema, ya que normalmente es la tarea que insume más tiempo y esta más propensa a errores de digitación. Teniendo presente esto, Memory Conty© permite que la entrada de datos sea lo más ágil, sencilla y segura posible. Esto se consigue brindándole al operador la mayor cantidad de herramientas posibles y buscando que deba digitar la menor cantidad posible de datos, ya que cuanto menos digita, menos demora y menos se equivoca. Para esto Memory Conty© ofrece una carpeta en la cual se ingresan los asientos contables de todos los comprobantes y operaciones de la empresa en un mismo lugar. Esta carpeta no representa ningún libro contable; siendo simplemente el lugar en el cual se ingresa los datos de la forma más ágil posible, para que Memory Conty© tome la información, la procese y genere los libros contables y demás informes de la empresa. Memory Conty© también prevé que el operador deba hacer la menor cantidad de tareas fuera del computador, ya que los comprobantes pueden ser ingresados sin ninguna clasificación previa, sin estar necesariamente previamente ordenados por fecha, ni por subdiario ni por tipo de operación, con lo cual, por ejemplo, si se tienen varias libretas de ventas funcionando simultáneamente se puede ingresar una y luego la otra sin tener que clasificarlas previamente, o si se tiene las facturas de compra desordenadas no es necesario ordenarlas. Memory Conty© tampoco exige separar los distintos tipos de comprobantes, si por ejemplo se tiene una factura de compra con el recibo adjunto, se pueden ingresar la factura y el recibo uno a continuación del otro. La carpeta de asientos, se divide por cada mes, a los efectos de ordenar el trabajo y los archivos de la empresa, lo cual independientemente de esto es posible emitir informes desde cualquier fecha de cualquier mes, a cualquier otra fecha de cualquier otro mes. Para acceder a la carpeta de Asientos, seleccione del menú Carpetas, la opción Asientos o haga clic en el botón la ventana de Memory Conty©. Asientos que se encuentra en la parte inferior de MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 87 Al acceder a la carpeta de asientos, Memory Conty© presenta un cuadro de diálogo, solicitando que se indique el mes y el año en el cual se quiere ingresar los asientos contables de la empresa. En ese mismo diálogo Memory Conty© también brinda la posibilidad de abrir los asientos de Sólo lectura, lo que permitirá ingresar a consultar los asientos pero impidiendo que los mismos puedan ser modificados por error, lo que permite que si no se desean realizar modificaciones, Memory Conty© controla que no se realicen las mismas sin intención por parte del usuario. Para seleccionar el mes con el cual se desea trabajar, es posible consultar los meses de asientos que posee la empresa y seleccionar el deseado, o ingresar el mismo en forma manual. Al indicar un mes nuevo, para el cual aún no existen asientos ingresados, Memory Conty© ofrece automáticamente la opción para crear dicho mes. Memory Conty© posee dos formatos distintos de ingreso de asientos denominados Rápido y Clásico, lo cual permite que el usuario seleccione indistintamente cualquiera de los dos de acuerdo a cual de ellos le resulta más ágil, claro y sencillo de utilizar según sus costumbres. El formato Rápido permite ingresar los asientos en una planilla de muy fácil uso, mientras que el formato Clásico permite ingresar los asientos de forma idéntica a como se imputan los asientos en el libro diario, utilizando el formato convencional de dicho libro, recomendándose utilizar el modo Rápido, el cual es mucho más ágil y sencillo de utilizar.. MEMORY COMPUTACIÓN 88 - MEMORY CONTY© Formato rápido de asientos El ingreso de datos en este formato, registrado por Memory Computación desde su versión DOS. Hace ya 20 años, ha marcado el rotundo éxito de este sistema y ha logrado un estándar en lo que a sistemas contables se refiere por parte de los Contadores y usuarios de sistemas contables. Estudios de usabilidad han detectado que esta forma de ingreso de asientos logra ser de 2 a 3 veces más rápida que el ingreso de asientos tradicional de la mayoría de los sistemas contables. La idea se basa en una planilla en la cual, el registro de cada asiento se realiza en una línea, entendiendo que en la mayoría de los casos los comprobantes de la empresa no tienen más de tres cuentas o cuatro cuentas: una al debe, otra al haber, el IVA y en algunos casos un impuesto. Memory Conty© solicita la cuenta al debe, la cuenta al haber y de ser necesario el código del impuesto IVA y otro impuesto adicional, lo que como se viera en el capítulo de la carpeta de Impuestos, permite determinar el porcentaje del total a calcular para el IVA y el impuesto adicional y determinar las cuentas a las cuales deben ser imputados, y si esos impuestos deben ser imputados al debe o al haber. Este ingreso permite además que operadores no contables puedan ingresar los asientos de los comprobantes de la empresa sin necesidad de conocimientos contables previos, dado que el ingreso de asientos se opera de forma idéntica a la de una planilla y Memory Conty© determina automáticamente los montos de los impuestos, las cuentas y como deben ser imputados en el asiento. Pero esto no solamente permite ingresar con suma agilidad aquellos asientos que poseen tres o cuatro cuentas, sino que además si el asiento tuviera más de tres o cuatro imputaciones a cuentas, Memory Conty© permite que un asiento sea ingresado en más de una línea, ocupando una línea por cada cuenta del asiento sin ningún limite en la cantidad de líneas a ingresar. Datos del asiento A continuación veremos una breve reseña de los campos de la planilla del ingreso de asientos en formato rápido. Día Este primer dato permite el ingreso de la fecha del asiento o comprobante. Como la MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 89 planilla de asientos siempre corresponde a un determinado mes, es suficiente con poner el día de la misma, ahorrando tener que digitar para cada comprobante el mes y el año. Estos días no tienen por qué estar ordenados, tal como se ve en el ejemplo; cuando corresponda, el sistema se encargará de ordenarlos cronológicamente en la emisión de los diferentes informes. Cuentas al Debe y al Haber Tal como se adelantó, la gran mayoría de los comprobantes generan asientos que imputan un importe a una cuenta al debe, otro a una cuenta al haber, y eventualmente el IVA y un impuesto adicional. Esto es aplicable a cheques, depósitos, facturas, recibos, compras, etc. Supongamos en principio que nos encontramos frente a uno de estos casos y que el asiento no mueve más que estos dos o tres rubros. Olvidémonos por un momento también del posible IVA y otros impuestos. Lo que hay que ingresar en las columnas Debe y Haber son los códigos de las cuentas que operan al debe y al haber respectivamente en el asiento. Normalmente los comprobantes están codificados previamente y el hecho de tener que digitar estos códigos no es mayor complicación. A pesar de esto el sistema ofrece diferentes herramientas para poder verificar e incluso consultar los códigos de cuentas en el momento de tener que digitarlos, lo cual permite incluso olvidarse de los códigos de las cuentas del plan de cuentas, pudiendo ubicar a las mismas directamente por su nombre. En el momento que se digita el código de las cuentas y se presiona ENTER o TABULADOR, para pasar al siguiente campo, Memory Conty© automáticamente despliega en la parte superior de la carpeta de asientos una barra de estado en la cual muestra, entre otras cosas, el nombre que corresponde a la cuenta ingresada, con lo cual se puede verificar su correcta digitación. Si en el momento de tener que digitar el código de la cuenta, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12) consultar el plan de cuentas sin necesidad de abandonar la planilla de ingreso de asientos, y buscar dentro de la consulta a la cuenta por su nombre, por parte de su código o por la estructura jerárquica del plan de cuentas abriendo los niveles superiores en la que se encuentra la cuenta. Otra interesante ventaja es que si en el momento de imputar el asiento, la cuenta no existe en el plan de cuentas, digitando un código de cuenta inexistente, Memory Conty© permite agregarla sin necesidad de abrir la carpeta del plan de cuentas, presentando un cuadro de diálogo en el cual se solicitan los datos más importantes de la cuenta. Centro de costos Esta columna que aparece únicamente cuando se ha marcado Ingresa imputaciones a centros de costos dentro de las Propiedades de la empresa, permite que si la empresa requiere de un análisis de centros de costos, y estos centros de costos no pueden ser determinados en forma automática por Memory Conty©, mediante la aplicación de reglas de distribución porcentual entre los diferentes centros de costos, los mismos sean MEMORY COMPUTACIÓN 90 - MEMORY CONTY© imputados en forma manual para cada línea del asiento, asignándole a dicho centro de costos el monto al debe o al haber de cada cuenta de la línea. Si en el momento de tener que digitar el código del centro de costos, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12) consultar los centros de costos definidos, sin necesidad de abandonar la planilla de ingreso de asientos, y buscar dentro de la consulta al centro de costos por su nombre o por parte de su código. Más adelante en el capítulo Centros de costos podrá encontrar información adicional, si su empresa requiere realizar un análisis de costos adicional al plan de cuentas definido en la empresa. Número o marca de asiento Esta columna que aparece únicamente cuando se ha marcado Usa distintas leyendas por cuenta o Usa números de asientos dentro de las Propiedades de la empresa, permite que al momento del ingreso de asientos, se identifiquen con una marca o con un número de asiento, todas las líneas que corresponden a un mismo asiento, de manera de poder ingresar para cada cuenta del asiento una leyenda diferente e identificar de ser necesario, el número de control interno del asiento. Comprobante Esta columna que aparece únicamente cuando se ha marcado Ingresa comprobantes en los asientos dentro de las Propiedades de la empresa, permite que al momento del ingreso de asientos, se identifique al asiento con el código de alguno de los comprobantes definidos en la carpeta de Comprobantes, lo que permite además ingresar la Serie o punto de venta y el Número del mismo, para una mejor identificación de estos comprobantes en el ingreso de asientos y en la emisión de los diferentes subdiarios y libros auxiliares de la empresa. Si en el momento de tener que digitar el código del comprobante, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12) consultar los comprobantes definidos, sin necesidad de abandonar la planilla de ingreso de asientos, y buscar dentro de la consulta al comprobante por su nombre. Serie o punto de venta y número de comprobante Al identificar en cada asiento el comprobante, Memory Conty© se encargará de recordar la serie o punto de venta y numeración correlativa de los comprobantes, permitiendo que el usuario pueda modificar dicha identificación, la cual será utilizada para la generación de la leyenda automática del asiento y la identificación de los comprobantes en los subdiarios que provee el sistema. Concepto Luego de ingresar las cuentas al debe y al haber del asiento, se debe indicar el concepto o leyenda con el cual se desea identificar al comprobante o asiento. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 91 Como se viera en el capítulo de Propiedades de la empresa, dependiendo de la opción Incrementa números en las leyendas, esta leyenda puede o no contener números, siendo posible que si se ingresarán números, al ingresar el siguiente asiento Memory Conty© sugiera automáticamente el número siguiente, de esta manera si se están ingresando comprobantes de venta o cheques consecutivos, no será necesario ingresar la leyenda de cada asiento. También como se explicará en el mismo capítulo de Propiedades de la empresa, dependiendo de la opción Generar leyenda a partir del comprobante, si en el ingreso de asientos se ingresará la identificación de los comprobantes, Memory Conty© sugerirá la leyenda automáticamente a partir del comprobante, serie o punto de venta y número del mismo, sin necesidad de ingresar la leyenda de cada asiento. En ambos casos, Memory Conty© se encargará simplemente de sugerir la leyenda del asiento, la cual puede ser modificada por el usuario sin ningún tipo de restricciones. Vencimiento Esta columna que aparece únicamente cuando se ha marcado Ingresa vencimientos de asientos dentro de las Propiedades de la empresa, permite que al momento del ingreso de asientos, si además de la información fiscal y contable de la empresa, se deseará administrar la gestión de vencimientos de cheques, facturas y documentos, el usuario pueda registrar para cada línea del asiento, una fecha de vencimiento, la cual será utilizada para emitir los libros mayores de las diferentes cuentas ordenados por dicha fecha y de esta forma poder obtener no solamente el saldo de las cuentas a una determinada fecha, sino también el saldo de las cuentas de acuerdo al vencimiento que puedan tener las operaciones de la empresa. Clientes y proveedores Este campo permite identificar a los clientes y proveedores e imputaciones alternativas al que corresponde el asiento. En Chile este campo se utiliza para ingresar el RUT, sobre el cual Memory Conty© calcula el digito verificador si no se ingresa o valida que el ingresado sea correcto; en Paraguay y Ecuador el código se utiliza para ingresar el RUC de los clientes y proveedores; en Argentina para ingresar el CUIT de clientes y proveedores, sobre el cual Memory Conty© calcula el digito verificador si no se ingresa o valida que el ingresado sea correcto; en Guatemala el código se utiliza para ingresar el NIT de los clientes y proveedores; en México el código se utiliza para ingresar el RFC de los clientes y proveedores; y para Uruguay se utiliza para identificar a las imputaciones alternativas, dato que estará visible sólo si se indico Usa imputación alternativa dentro de las Propiedades de la empresa. Si en el momento de tener que digitar el código de los clientes y proveedores o imputaciones alternativas, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12) consultar los clientes y proveedores o imputaciones alternativas definidas, sin necesidad de abandonar la planilla de ingreso de asientos, y buscar dentro MEMORY COMPUTACIÓN 92 - MEMORY CONTY© de la consulta por nombre. Moneda Tal como se explicó al definir la carpeta de Monedas, Memory Conty© permite ingresar los comprobantes directamente en su moneda origen, pudiendo éstos posteriormente ser reexpresados en cualquier otra moneda. En esta columna se indica el código de la moneda en la cual se ingresará el monto del asiento, con lo cual se despliega su símbolo en la línea de estado que se encuentra en la parte superior de la carpeta de asientos. Si en el momento de tener que digitar el código de la moneda, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12), consultar las monedas definidas en la carpeta de Monedas. Si la empresa trabajará en una sola moneda, podrá desmarcar la opción Ingresa asientos en moneda extranjera dentro de las Propiedades de la empresa, lo que ocultará esta columna donde Memory Conty© asumirá siempre la moneda nacional del país de la empresa, que se identifica con el código 0 (Cero). Total En esta columna se debe ingresar el importe total del asiento expresado en la moneda indicada en la columna Moneda, con el IVA y los Impuestos incluidos si corresponde que Memory Conty© calcule los mismos en forma automática. Número de IVA Esta columna permite que si el asiento a ingresar esta gravado con IVA, se ingrese el código del mismo, de acuerdo a los diferentes IVA definidos en la carpeta de Impuestos, para que de acuerdo a dicho código Memory Conty© identifique la cuenta del plan de cuentas a la que se debe imputar dicho impuesto, la tasa que debe utilizarse para calcular el mismo y si este debe discriminarse del debe o del haber. Al ingresar el código de IVA, Memory Conty© despliega en la línea de estado de la parte superior de la carpeta de asientos, la tasa y el nombre de la cuenta correspondiente. Si en el momento de tener que digitar el código del IVA, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12), consultar los impuestos definidos en la carpeta de Impuestos Si el comprobante a ingresar no estuviera gravado con IVA, o no correspondiera calcular IVA en el asiento, se debe ingresar como código de IVA 0 (Cero) en esta columna. IVA En esta columna Memory Conty© calcula automáticamente el monto del IVA desagregado en función del importe total del comprobante y la tasa del IVA indicado. Si el IVA calculado MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 93 no correspondiera con el del comprobante,. es posible modificarlo digitando el importe en forma manual, dato que será considerado por Memory Conty© al momento de procesar la información para la confección de los diferentes informes. Número de impuesto Cuando la empresa tenga marcado Ingresa impuestos en las líneas de asientos dentro de las Propiedades de la empresa, Memory Conty© presentará las columnas Número de impuesto e Impuesto, las cuales están previstas para ingresar el impuesto adicional con el que pudiera estar gravado el comprobante, el cual será calculado automáticamente por Memory Conty©, de forma análoga al funcionamiento de las columnas Número de IVA e IVA donde se ingresa el IVA con el que esta gravado el comprobante. De esta manera cuando se ingrese un asiento por su importe total, al indicar el Número de IVA el sistema calculará el IVA, y luego al ingresar el Número del impuesto el sistema calculará el Impuesto previo desglose del IVA del monto total ingresado. Si en el momento de tener que digitar el código del impuesto, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12), consultar los impuestos definidos en la carpeta de Impuestos. Si el comprobante a ingresar no estuviera gravado con impuestos, o no correspondiera calcular impuestos en el asiento, se debe ingresar como código de impuesto 0 (Cero) en esta columna. Memory Conty© advertirá cuando se ingrese un impuesto de ventas en un libro que desglosa IVA del debe y viceversa de manera de que el usuario este enterado de tal situación la cual podrá corregir o no de acuerdo a las particularidades del asiento ingresado. Impuesto En esta columna Memory Conty© calcula automáticamente el monto del impuesto desagregado en función del importe total del comprobante y la tasa del impuesto indicado. Si el impuesto calculado no correspondiera con el del comprobante, es posible modificarlo digitando el importe en forma manual, dato que será considerado por Memory Conty© al momento de procesar la información para la confección de los diferentes informes. Cotización Si el asiento debe cotizarse con un tipo de cambio o arbitraje diferente del ingresado para ese día en la carpeta de cotizaciones, el usuario podrá ingresar una cotización, tipo de cambio o arbitraje especial para este comprobante. En caso que se desee utilizar el tipo de cambio, cotización o arbitraje ingresado para ese día en la carpeta de cotizaciones, este dato deberá dejarse en 0 (Cero), lo que indica que el asiento no tendrá una cotización especial para su reexpresión en otras monedas. Se recomienda que en la mayoría de los casos se asuma el tipo de cambio de la carpeta MEMORY COMPUTACIÓN 94 - MEMORY CONTY© de cotizaciones para la mayoría de los asientos, y se indique explícitamente dicho valor únicamente para los comprobantes que deben realizarse con uno distinto, lo que agilita en forma significativa el ingreso o modificación de las diferentes cotizaciones y arbitrajes de las monedas extranjeras. Esto ofrece una serie de ventajas interesantes: En el momento de ingresar los comprobantes el usuario se desentiende del tipo de cambio, cotización o arbitraje vigente a la fecha del asiento. Los tipos de cambio y arbitrajes se ingresan una sola vez y el sistema los asume automáticamente para todas las empresas que corresponde, y para todos los asientos de la empresa del mismo día. Existe la posibilidad de modificar la tabla una vez ingresados los asientos, cuando no se tiene el tipo de cambio o arbitraje en el momento en el cual se está ingresando los asientos. Con esta opción es posible tener una tabla con cotizaciones aproximadas para poder emitir los informes con una cercana aproximación del resultado final, y una vez que se tiene las cotizaciones definitivas se reingresa la tabla de cotizaciones y Memory Conty© ajusta automáticamente los valores a las nuevas cotizaciones. En esta columna es posible también ingresar como cotización el valor -1 (Menos uno), el cual indica que el importe expresado solo tiene valor en la moneda origen del asiento, y no debe convertirse a otras monedas. Esto es especialmente útil para ingresar asientos de diferencia de cambio, de reexpresión o ajuste a moneda extranjera, como también para cualquier otro caso en el cual el usuario quiera imputar un importe a un rubro en una moneda sin variar los saldos equivalentes expresados en otras monedas. Un interesante ejemplo, es el asiento de apertura, para lo cual se genera un asiento en cada moneda, con esta cotización especial para poder indicar el saldo de cada cuenta en cada moneda sin afectar el saldo en otras monedas. Si la empresa trabajará en una sola moneda, podrá desmarcar la opción Ingresa asientos en moneda extranjera dentro de las Propiedades de la empresa, lo que ocultará esta columna donde Memory Conty© asumirá siempre como cotización 0 (Cero). Libro Indica el subdiario o libro en el cual se desea imputar el asiento, pudiendo corresponder a cualquiera de los subdiarios y libros diarios auxiliares definidos en la carpeta de Libros, o ser un asiento que deba imputarse directamente en el diario general. Al indicar a qué subdiario o libro diario auxiliar corresponde, Memory Conty© puede determinar automáticamente la estructura del asiento, imputando adecuadamente el IVA y los impuestos, al debe o al haber según corresponda, y distribuyendo el total y el neto entre las cuentas definidas al debe o al haber. Esta columna permite además, clasificar los distintos asientos entre los diferentes subdiarios o libros auxiliares, para emitir los informes correspondientes y permite agruparlos para generar los asientos de resumen correspondiente en el libro diario de la MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 95 empresa. Si el asiento no corresponde a ningún subdiario o libro auxiliar, se debe ingresar en esta columna una P (Partida doble) o una U (Último de partida doble) para indicar que son asientos que corresponden al diario general de la empresa, siendo la única diferencia entre los asientos identificados con una P y los identificados con una U, es que al ordenar los asientos en el diario general, el sistema coloca primero los P, luego los de resumen de los subdiarios y auxiliares y finalmente los U. Si en el momento de tener que digitar el código del libro, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12), consultar los libros definidos en la carpeta de Libros, además de los códigos reservados de Memory Conty©. Origen Esta columna que estará visible solamente cuando se haya indicado Muestra origen de asientos en las Propiedades de la empresa, permite visualizar en el caso que la empresa reciba asientos generados por Memory Worky©, Memory Fígaro© (Versión para Microsoft Windows®), Memory Magus© u otra aplicación de terceros, cual es la aplicación desde la cual fue generado el asiento, lo que posibilita identificar los asientos ingresados directamente en Memory Conty© de los asientos generados por otras aplicaciones. Este dato es de solo consulta, ya que el mismo se completa automáticamente cuando los asientos son importados desde otra aplicación, no pudiendo ser modificado por seguridad, ya que el mismo es utilizado para poder reemplazar los asientos existentes cuando estos se actualicen desde la aplicación que los generó originalmente. Para conocer exactamente cual es la aplicación que generó los asientos contables, podrá utilizar el comando Consultar (F12), el cual mostrará una descripción de a que aplicaciones le corresponde cada código. Tipo de asiento Este dato que estará visible solamente cuando se haya indicado Ingresa tipos de asiento en las Propiedades de la empresa, permite indicar el tipo de operación que representa el asiento, pudiendo corresponder a cualquiera de los tipos de asientos definidos en la carpeta de Tipos de asiento, o quedar vacío, lo que indica que el asiento no corresponde a ningún tipo de asiento en particular. La asignación del tipo de asiento permite que Memory Conty© pueda identificar dicho asiento y en base a esa identificación, permitirá por ejemplo excluir el asiento de cierre para la emisión de los estados de situación y resultados, o podrá identificar a los asientos de revaluaciones y amortizaciones para la confección del cuadro de bienes de uso e intangibles, cuando estos asientos sean ingresados en forma manual. A su vez, para aquellos asientos que hayan sido generados en forma automática por Memory Conty©, la identificación del tipo de asiento, permite que el usuario pueda visualizar fácilmente que asiento fue generado en forma automática por Memory Conty© y de esta forma diferenciarlo de los asientos ingresados en forma manual dentro de la MEMORY COMPUTACIÓN 96 - MEMORY CONTY© contabilidad. Memory Conty© no solamente permite identificar a aquellos asientos que para el procesamiento de la información del sistema sean necesarios, sino que permite que el usuario pueda definir todos los tipos de asiento que desee, lo que permite ampliar al momento de la emisión de los mayores y balances que asientos el usuario pueda desear incluir o excluir para la generación de los informes. Si en el momento de tener que digitar el código del tipo de asiento, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12), consultar los tipos de asiento definidos en la carpeta de Tipos de asiento, además de los códigos reservados de Memory Conty©. Ingreso de asientos en una línea Cada línea representará un asiento diferente, para aquellos en los cuales intervienen dos cuentas y eventualmente una tercera que es la del Impuesto IVA indicado y una cuarta que se determina del código de otros Impuesto indicado, como se muestra en el ejemplo los asientos que corresponden a facturas de venta contado. Ingreso de asientos en más de una línea Para aquellos asientos que poseen más de una cuenta contable al Debe o al Haber, se deben ingresar tantas líneas como cuentas contables intervengan en el asiento, ingresando las cuentas al Debe con sus montos y dejando el campo de cuenta al Haber vacío y luego de manera inversa para las cuentas al Haber. Para que Memory Conty© pueda identificar todas las líneas que componen un mismo asiento y pueda realizar los cálculos de impuestos correctamente, deben tenerse en cuenta las siguientes características en el ingreso de estos asientos: Todas las líneas de un mismo asiento deben tener el mismo Día, Concepto y Libro. Si la cuenta va al Debe, se ingresa en la columna Debe dejando vacía la columna del Haber y viceversa, si va al Haber se ingresa en dicha columna, dejando vacía la del Debe. Es posible indicar en la misma línea una cuenta al Debe y una Haber si las dos imputan el mismo importe. El asiento puede ser de cualquier libro, sea P (Partida doble), U (Ultimo partida doble) o cualquier subdiario o auxiliar. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 97 Es posible desglosar IVA e impuestos adicionales en cualquier línea de un asiento múltiple. Si esa línea tiene una sola cuenta, el IVA se desglosa de esa cuenta, y si tiene dos cuentas, se desglosa según la definición del subdiario o auxiliar, no pudiendo desglosarse IVA e impuestos adicionales un asiento P o U con una cuenta al Debe y otra al Haber en la misma línea. El mismo asiento puede tener líneas con importes en distintas monedas, debiéndose indicar para esas líneas siempre un tipo de cambio especial, para que el sistema pueda validar el correcto balanceo del asiento. En el siguiente ejemplo del asiento de remuneraciones del mes, se muestra un asiento con dichas características. Ingreso de asientos con distintas leyendas o números de asiento El sistema prevé que aquellos asientos con más de una línea puedan ser ingresados con Distintas Leyendas o Números de asiento para cada una de las cuentas contables que lo integran, para ello dentro de las Propiedades de la empresa existe una opción denominada Usa distintas leyendas y otra Usa números de asiento, la cuales agregan una columna más dentro del ingreso de asientos, Marca o Número respectivamente, la cual se utilizara para indicar que líneas pertenecen a un mismo asiento, ingresando en dicha columna un carácter o un número idéntico para todas ellas y diferente para cada uno de los asientos del día, lo cual permite que Memory Conty© identifique todas las líneas que corresponden al mismo asiento aunque las leyendas sean diferentes, como se muestra en el ejemplo del asiento de las remuneraciones del mes, en este caso utilizando números de asiento. Ingreso de asientos con leyendas adicionales En caso de ser necesario que un asiento disponga de una leyenda más extensa, Memory Conty© permite ingresar por debajo del asiento líneas adicionales de leyenda. Para ello, luego de haber ingresado las cuentas del asiento, ingrese una o más líneas respetando el Día del asiento y dejando vacías las cuentas al Debe y al Haber, ingrese en el concepto la leyenda que desea incluir en el asiento y en el libro ingrese el código L MEMORY COMPUTACIÓN 98 - MEMORY CONTY© (Leyenda). Memory Conty© identificará estas líneas en la emisión de los libros diarios como leyenda del asiento anterior. Ejemplos de asientos A continuación se da ejemplos de una serie de asientos, mostrando el asiento tal como se haría en forma manual, y su correspondiente registro en el sistema. Factura de venta contado ---------11111 Caja 4102 21332 31/05 ---------- Debe 1230.00 a Ventas a IVA Ventas Haber 1000.00 230.00 Contado 1234 ---------- --------------------- ---------Se puede ingresar en el subdiario de Ingresos que desglosa los impuestos del Haber así: Día Debe Haber Concepto 31 11111 4102 Contado 1234 M Total 0 1230.00 N 6 IVA Cotización L 230.00 0.00 I Factura de venta a crédito ---------1121 Deudores 4102 21332 31/05 ---------a Ventas a IVA Ventas Debe 1230.00 Haber 1000.00 230.00 Factura 1234 ---------- --------------------- ---------Se puede ingresar en el subdiario de Ventas que desglosa Impuestos del Haber así: Día Debe Haber Concepto 31 1121 4102 Factura 1234 M Total 0 1230.00 MEMORY COMPUTACIÓN N 6 IVA Cotización L 230.00 0.00 V MEMORY CONTY© - 99 Devolución de venta contado ---------31/05 4021 Ventas 21332 IVA Ventas 11111 ---------- Debe 1000.00 230.00 a Caja Haber 1230.00 Devolución Contado 1234 ---------- --------------------- ---------Se puede ingresar como negativo en el subdiario de Ingresos que desglosa los Impuestos del Haber así: Día Debe Haber Concepto 31 11111 4102 Devolución Contado 1234 M Total 0 -1230.00 N 6 IVA Cotización L -230.00 0.00 I O si se define un subdiario de Devoluciones Contado (O), que desglose los Impuestos del Debe, se puede ingresar también así: Día Debe Haber Concepto 31 4102 11111 Devolución Contado 1234 M Total 0 1230.00 N 6 IVA Cotización L 230.00 0.00 O Nota de crédito de ventas ---------31/05 4102 Ventas 21332 IVA Ventas 1121 ---------- A Deudores Debe 1000.00 230.00 Haber 1230.00 Nota de crédito 1234 ---------- --------------------- ---------Se puede ingresar como negativo en el subdiario de Ventas que desglosa los Impuestos del Haber así: Día Debe Haber Concepto 31 1121 4102 Nota de crédito 1234 M Total 0 -1230.00 N 6 IVA Cotización L -230.00 0.00 V o si se define un subdiario de Notas de Crédito (N) que desglose los Impuestos del Debe, se puede ingresar también así: MEMORY COMPUTACIÓN 100 - MEMORY CONTY© Día Debe Haber Concepto 31 4102 1121 Nota de crédito 1234 M Total 0 1230.00 N 6 IVA Cotización L 230.00 0.00 N Recibo de cobro ----------11111 Caja 1121 31/05 ----------- Debe 1230.00 a Deudores Haber 1230.00 Recibo 1234 ----------- ----------------------- ----------Se puede ingresar en el subdiario de Ingresos así: Día Debe Haber Concepto 31 11111 1121 Recibo 1234 M Total 0 1230.00 N 0 IVA Cotización L 0.00 0.00 I Factura de venta crédito con descuento ---------31/05 ---------1121 Deudores 5303 Descuentos Concedidos 4102 a Ventas 21332 a IVA Ventas Factura 1234 ---------- --------------------- ---------- Debe 1100.00 100.00 Haber 1000.00 230.00 Se puede ingresar en el subdiario de Ventas que desglosa los Impuestos del Haber así: Día Debe Haber Concepto 31 1121 4102 Factura 1234 31 1121 5303 Factura 1234 M Total 0 1353.00 0 -123.00 N 6 6 IVA Cotización L 253.00 0.00 V -23.00 0.00 V N 0 0 0 0 IVA Cotización L 0.00 0.00 V 0.00 0.00 V 0.00 0.00 V 0.00 0.00 V o ingresando una cuenta por línea de esta manera: Día Debe Haber 31 1121 31 5401 31 4102 31 21332 Concepto Factura 1234 Factura 1234 Factura 1234 Factura 1234 M 0 0 0 0 Total 1230.00 100.00 1100.00 230.00 MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 101 Compra / Venta de moneda extranjera ---------31/05 11112 Caja Dólares 11111 ---------- Debe U$S 100.00 a Caja Pesos Haber $ 1350.00 Compra U$S 100, a T/C 13.50 ---------- --------------------- ---------Se puede ingresar directamente en el libro Diario así: Día Debe Haber Concepto 31 11112 Compra U$S 100 31 11111 Compra U$S 100 M Total 1 100.00 0 1400.00 MEMORY COMPUTACIÓN N 0 0 IVA Cotización L 0.00 14.00 P 0.00 14.00 P 102 - MEMORY CONTY© Formato clásico de asientos El formato Clásico permite ingresar los asientos de forma idéntica a como se imputan los asientos en el libro diario, utilizando el formato convencional de dicho libro. Especialmente diseñado para aquellos usuarios acostumbrados al ingreso de asientos en el formato tradicional de un asiento, esta carpeta de ingreso de asientos no deja de ser sumamente sencilla de utilizar y ágil, debido a que la misma posee una serie de herramientas que permiten automatizar tareas que deben realizarse comúnmente. Es posible combinar ambos formatos de ingresos, debido a que Memory Conty© guarda la información en un único lugar, lo que hace posible de que luego que se ingresen los asientos en el formato rápido, puedan visualizarse en el formato clásico y viceversa, pudiendo el usuario decidir en todo momento cual es el formato que mejor se adecue a las necesidades que tenga en el momento de consultar, ingresar o modificar los asientos contables de la empresa. El ingreso de asientos en formato clásico presenta una ventana en la cual el usuario visualiza de a un asiento a la vez, la cual posee los mismos datos que los ya explicados en el formato rápido. Moverse entre asientos Para moverse entre los asientos siga estos pasos: Para ver el asiento siguiente, ejecute el comando Siguiente. Para ver el asiento anterior, ejecute el comando Anterior. Para ver el primer asiento, ejecute el comando Primero. Para ver el último asiento, ejecute el comando Ultimo. Ingreso de asientos Para ingresar un nuevo asiento en forma rápida siga estos pasos: 1. Seleccione del menú Carpetas, la opción Asientos o haga clic en el botón MEMORY COMPUTACIÓN 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. MEMORY CONTY© - 103 Asientos que se encuentra en la parte inferior de la ventana de Memory Conty©. Al acceder a la carpeta de asientos, Memory Conty© presenta un cuadro de diálogo, solicitando que se indique el Mes y año en el cual se quiere ingresar los asientos contables de la empresa. Ingrese el mes y el año, y en Formato, seleccione Clásico. Ejecute el comando Insertar asiento (Insertar). Ingrese el Día del asiento. En el campo Cuenta se podrá digitar el código de la cuenta a imputar, o ejecutar el comando Consultar (F12) para abrir la consulta del plan de cuentas y poder ubicar rápidamente la cuenta deseada por parte de su código o su nombre. Si seleccionó que Ingresa imputaciones a centros de costos en las Propiedades de la empresa, ingrese si corresponde el Centro de costos a imputar o deje el campo vacío. Si su empresa no requiere trabajar con centros de costos, esta columna no estará visible. En caso de haber seleccionado en Propiedades de la empresa, Usa distintas leyendas por cuenta o Usa números de asientos ingrese la leyenda para esa cuenta en particular, en caso contrario este dato no le será requerido. Si seleccionó Ingresa vencimientos de asientos dentro de Propiedades de la empresa y a esta cuenta corresponde ingresarle un vencimiento, ingrese la fecha de vencimiento, en caso contrario deje el campo vacío. Si su empresa no trabaja con vencimientos, esta columna no estará visible. Ingrese la Moneda en la cual va a ingresar el monto de la cuenta, pudiendo esta columna no estar disponible si desmarco la opción Ingresa asientos en moneda extranjera. Si no recuerda los códigos de monedas, ejecute el comando Consultar (F12). Dependiendo si la cuenta será imputada al Debe o al Haber ingrese el monto a imputar a la cuenta en la columna correspondiente en la moneda indicada, o en la moneda nacional del país de la empresa. Si va a ingresar cuentas en diferentes monedas dentro del mismo asiento, o desea que el asiento tenga un tipo de cambio especial, ingrese en el campo Cotización, la cotización especial para las cuentas expresadas en moneda extranjera, en caso contrario deje el campo en 0 (Cero). Ingrese de la misma manera, las siguientes cuentas del asiento, pudiendo ingresar todas las cuentas que desee en el mismo asiento. Si deseara insertar una nueva línea o borrar una línea existente, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la línea deseada y seleccione las opciones de Insertar línea o Borrar línea. Al finalizar de ingresar las cuentas del asiento, al dejar vacío el campo Cuenta, Memory Conty© pasará a solicitar los datos identificatorios del asiento. Si indico que Ingresa comprobantes en los asientos, Memory Conty© le solicitará el Comprobante, el cual podrá consultar con el comando Consultar (F12) si no recuerda el código del mismo, en este momento Memory Conty© le mostrará la Letra del comprobante (Exclusivo para Argentina), y le sugerirá automáticamente para los comprobantes emitidos por la empresa la Serie o punto de venta y el Número del siguiente comprobante a ingresar, si los datos no coinciden con el comprobante a ingresar modifique los datos del comprobante. A continuación se le solicitará identificar al Cliente o proveedor del asiento si correspondiese o la Imputación alternativa en caso que las haya definido. Recuerde que en Chile se le solicitará el RUT; en Paraguay y Ecuador el RUC; en Argentina el CUIT; en Guatemala el NIT; en México el RFC; y para MEMORY COMPUTACIÓN 104 - MEMORY CONTY© 15. 16. 17. 18. 19. 20. Uruguay la imputación alternativa, dato que estará visible sólo si se indico Usa imputación alternativa dentro de las Propiedades de la empresa. Ingrese el Libro al cual desea imputar el asiento, pudiendo seleccionar alguno de los subdiarios o libros auxiliares definidos, o imputar el asiento directamente al libro diario general indicando P (Partida doble) o U (Último de partida doble). Recuerde que si en el momento de tener que digitar el código del libro, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12), consultar los libros definidos en la carpeta de Libros, además de los códigos reservados de Memory Conty©. En caso de haber seleccionado en Propiedades de la empresa, Usa distintas leyendas por cuenta o Usa números de asientos le será solicitada la marca de identificación del asiento o el número de control del mismo, en caso contrario este dato no estará visible. Si el asiento debiera ser identificado como un asiento especial y selecciono en Propiedades de la empresa, Ingresa tipos de asiento, indique a cual de los tipos de asiento, corresponde el asiento actual, pudiendo consultar los tipos de asientos definidos utilizando el comando Consultar (F12). Si fuera necesario modifique la leyenda del asiento que le sugiere Memory Conty© o ingrese todas las líneas de leyenda que le sean necesarias para identificar el asiento. Al finalizar, ejecute el comando Guardar, presionando las teclas Ctrl-G, haciendo clic en el botón Guardar de la barra de herramientas, o seleccionando la opción Guardar del menú Edición. Ejecute el comando Insertar asiento (Insertar) si desea ingresar un nuevo asiento y el comando Terminar, si no requiere ingresar más asientos y desea cerrar la carpeta de asientos, la cual recuerde no es necesario cerrar ni para abrir otras carpetas ni para emitir los informes contables y de gestión de Memory Conty©. A diferencia del ingreso de asientos en el formato Rápido, Memory Conty© valida el asiento al ejecutar el comando Guardar o Insertar además de cuando se ejecuta el comando Terminar, informando de los errores que el asiento tuviera antes de permitir ingresar el siguiente asiento, permitiendo igualmente dejar errores pendientes para su posterior corrección, caso en el cual luego se informarán los errores de todos los asientos al ejecutar el comando Terminar tal como se realiza en el ingreso Rápido de asientos. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 105 Lotes de Asientos Además de poder ingresar asientos dentro de la carpeta de cada mes, es posible definir carpetas auxiliares para ingresar lotes de asientos, que no integran la contabilidad y por consiguiente no son considerados al momento de la emisión de informes, que posteriormente pueden integrarse a la contabilidad de la empresa. Seguridad y Control. Si distintos usuarios trabajan con una misma empresa, cada uno puede ingresar los asientos en su lote, y recién cuando los haya validado, integrarlos a las carpetas de asientos contables de la empresa. Incluso es posible restringir a determinados usuarios la posibilidad de trabajar con las carpetas de asientos originales, pudiendo únicamente hacerlo mediante lotes de asientos auxiliares, que pueden ser integrados por un supervisor luego de validarlos. Operativa Multiusuario. Memory Conty© permite ser utilizado en una red con varios usuarios ingresando datos y emitiendo informes simultáneamente en la misma empresa, pero por restricciones de integridad de la información, no es posible que más de un usuario este ingresando asientos en el mismo mes de la misma empresa. Cuando dos o más usuarios pretenden ingresar datos en el mismo mes de la misma empresa, Memory Conty© ofrece automáticamente al segundo y siguientes usuarios una carpeta auxiliar para ingresar su lote de asientos sin interferir con el trabajo del primero, permitiéndole luego que queden liberados los asientos del mes, integrar los asientos del lote en forma automática dentro de los asientos contables de la empresa. Lotes manuales Para ingresar un lote de asientos, seleccione del menú Carpetas, la opción Lotes de asientos, que presenta un diálogo en el cual se le solicita al usuario si desea editar un lote ya existente presentando la lista de los mismos o desea crear uno nuevo, caso en el cual solicita el nombre del nuevo lote, que generará con el nombre un archivo dentro de la carpeta de la empresa, o bien el usuario podrá ingresar el nombre y camino completo donde desea guardar el archivo de lotes. Al abrirse un lote existente o crearse un nuevo lote de asientos, Memory Conty© presenta un ingreso de datos idéntico al explicado en Asientos, inclusive permitiéndole al usuario al momento de abrir el lote que pueda seleccionar editarlo en el formato Rápido o el formato Clásico del ingreso de asientos. Al terminar de trabajar con el lote de asientos, Memory Conty© le pregunta al usuario si desea integrar el lote a la carpeta de asientos, y si desea luego de integrar el lote borrar el mismo, lo que agrega todos los asientos ingresados en el lote en el mes de asientos indicado por el usuario y luego elimina el archivo de lotes si el usuario lo hubiera indicado. MEMORY COMPUTACIÓN 106 - MEMORY CONTY© Lotes Automáticos Estos lotes son creados por Memory Conty© cuando un usuario solicita ingresar los asientos de un mes en el cual otro usuario está ingresando información. Al abrir la carpeta de asientos, si Memory Conty© detecta que algún usuario esta ingresando asientos en dicho mes, Memory Conty© ofrece la posibilidad de trabajar provisoriamente con un Lote Automático. Igual que en el caso anterior, la carpeta con este Lote Automático es idéntica a la carpeta del ingreso de asientos, informándole al usuario en la primer línea de la carpeta que es un lote automático para el mes solicitado. Al terminar de trabajar con el lote se ofrece al usuario la posibilidad de integrarlo a la carpeta de asientos del mes indicado. Si esto no fuera posible, porque otro usuario se encuentra ingresando asientos en el mes, el lote es grabado en forma independiente por Memory Conty©, pudiéndose en cualquier momento volver a abrirlo con la opción Lotes de asientos del menú Carpetas, para integrarlo al terminar cuando la carpeta de asientos del mes se encuentre disponible. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 107 Modelos de asientos La carpeta de modelos de asientos permite definir asientos tipo, que por sus características deban integrarse en la contabilidad de la empresa cada cierto tiempo, como puede ser el caso del asiento de sueldos y jornales, asientos de costos de ventas, de retiros de socios, de aportes, o cualquier otro caso en el cual un mismo asiento deba ser integrado periódicamente dentro de la contabilidad. El poder definir modelos de asientos, permite que la empresa defina una única vez un asiento, y luego pueda integrarlo en cualquier momento en cualquier mes dentro de la contabilidad de la empresa, sin necesidad de digitarlos nuevamente, pudiendo al momento de integrarlo realizar las modificaciones necesarias, por ejemplo si lo único que cambia del asiento es la fecha o los importes ingresados en el mismo. Al acceder a Modelos de asiento dentro del menú Carpetas, Memory Conty© presenta un diálogo en el cual le solicita al usuario si desea editar un modelo ya existente presentando la lista de los mismos o desea crear uno nuevo, caso en el cual solicita el nombre del nuevo modelo. En el capítulo de Comandos avanzados de asientos, se explica el comando Integrar modelo de asientos, lo cual permite incorporar los modelos de asientos definidos en cualquier momento. MEMORY COMPUTACIÓN 108 - MEMORY CONTY© Comandos avanzados de asientos Además de poder realizar las operaciones más comunes para la edición de datos de las carpetas InfoRápidas©, Memory Conty© dispone de comandos avanzados para el ingreso de asientos, que permiten realizar tareas adicionales que agilitan aun más el uso del sistema y automatizan determinadas tareas que simplifican la operación del mismo. Comando Impuestos Este innovador comando permite en el ingreso de asientos en formato Clásico, calcular impuestos y generar en forma automática las imputaciones a las cuentas de los impuestos. Debido a que en el formato Clásico el usuario debe discriminar las diferentes cuentas al debe y al haber que se imputan en el asiento, lo cual implica no solamente ingresar las cuentas, sino calcular en forma manual e imputar las cuentas de impuestos, este comando permite indicar el comprobante que se esta ingresando en el asiento, y de acuerdo a los impuestos con los que puede estar gravado dicho comprobante, seleccionar de la lista los impuestos con los que esta gravada la operación, calculando Memory Conty© el importe de los diferentes impuestos y generando las líneas de imputación a las cuentas de impuestos por los montos calculados en forma automática. Incluso, cuando un comprobante este gravado con diferentes impuestos, como por ejemplo con diferentes tasas de IVA es posible ejecutar dentro del mismo asiento más de una vez el comando, para ir generando en forma automática el calculo e imputación de los diferentes impuestos con los que esta gravado el comprobante. Esta prestación permite, agilitar el ingreso de asientos de comprobantes que estén gravados con impuestos, a la vez que minimiza la probabilidad de error en la imputación a las cuentas de impuestos y los montos de los mismos, debido a que Memory Conty© realiza el calculo y la imputación automática de los mismos por el usuario. Ejecute el comando impuestos, cada vez que haya seleccionado ingresar asientos en el formato Clásico y deba ingresar el asiento de un comprobante que esta gravado con los diferentes impuestos definidos en la carpeta de impuestos, indicando el comprobante que se esta ingresando y seleccionando los impuestos con los que esta gravado el comprobante. Para ejecutar el comando Impuestos, posicionese sobre la cuenta de ventas, de compras o de gastos que esta gravada con los impuestos y ejecute el comando: Presionando la tecla F4. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 109 Haciendo clic en el botón Impuestos de la barra de herramientas. Seleccionando la opción Impuestos del menú Edición. Al ejecutar el comando, Memory Conty© presenta un diálogo en el cual solicita el comprobante que se esta ingresando, el cual podrá consultar presionando el botón de Consulta , modifique el importe gravado de ser necesario y marque los impuestos gravados que se hayan definido para ese comprobante en la carpeta de Comprobantes. Al finalizar presione el botón Aceptar, para que Memory Conty© agregue las líneas de impuestos con los montos correspondientes. Tenga en cuenta que para Argentina el monto gravado a ingresar debe ser el Neto para los comprobantes A y el Total impuestos incluido para los comprobantes B y C. Para todos los demás países, el monto gravado debe corresponderse con el monto Total impuestos incluidos, ya que Memory Conty© modificará el monto por el neto y desglosará el importe de los impuestos. Comando Seleccionar asientos Este comando permite dentro del formato Rápido del ingreso de asientos, seleccionar uno o varios asientos en forma automática, que cumplan con determinadas condiciones que indique el usuario, lo que simplifica la selección de asientos cuando lo que se necesita es seleccionar todos los asientos de por ejemplo un determinado día, un determinado libro, o una determinada cuenta, cuando estos se encuentren consecutivos o alternados dentro de la carpeta InfoRápida© de Asientos. comandos Insertar, Este comando tiene el mismo objetivo que los Comandos de selección de fichas, que fueran explicados en el capítulo de Comandos avanzados de carpetas InfoRápidas©, con la diferencia que en vez de que el usuario deba seleccionar los asientos manualmente en forma consecutiva o alternada, se seleccionen en forma automática todos los asientos que cumplan con determinadas condiciones, para poder realizar operaciones sobre el conjunto de los asientos seleccionados, pudiendo utilizarse en los Cortar, Copiar, Borrar, Imprimir y Exportar. MEMORY COMPUTACIÓN 110 - MEMORY CONTY© Por ejemplo, si se quisiera copiar todos los asientos de un día a la vez, ejecute el comando Seleccionar asientos, indique el día de los asientos a copiar, y presione el botón Aceptar y luego de seleccionados los asientos por Memory Conty© ejecute el Comando Copiar, para que Memory Conty© copie todos los asientos seleccionados de una sola vez. Para el caso que ya se tuviera determinados asientos seleccionados, y se desea agregar nuevos asientos a la selección, Memory Conty© dispone dentro del cuadro de diálogo del comando una opción de nombre Conservar selección, la cual debe marcarse para agregar los nuevos asientos seleccionados a la selección anterior, o debe desmarcarse cuando se desee reemplazar la selección por la nueva selección. También es posible, marcando la opción Asientos completos, que Memory Conty© seleccione a todos los asientos que en alguna de sus líneas cumplan con la condición indicada, aunque no todas las líneas del asiento cumplan dicha condición. En caso de no estar marcada la opción de Asientos completos, Memory Conty© seleccionará solo las líneas de asientos que cumplan la condición, aunque esta línea forme parte de un asiento de más de una línea. Para ejecutar el comando Seleccionar asientos podrá: Presionar la tecla F9. Hacer clic en el botón Seleccionar asientos de la barra de herramientas. Seleccionar la opción Seleccionar asientos del menú Edición. Comando Integrar modelo de asientos Integra alguno de los Modelos de asiento definidos, dentro del mes de asientos que se esta ingresando. Al ejecutar el comando Memory Conty©, presenta un diálogo donde el usuario podrá seleccionar alguno de los Modelos de asiento definidos en la empresa, a efectos de poder integrar dicho modelo en el mes de asientos que se esta ingresando, lo que permite automatizar el ingreso de asientos tipo que deban incorporarse en la contabilidad de la empresa con cierta periodicidad, sin necesidad de ingresar el asiento cada vez que el mismo deba integrarse en la contabilidad. Por ejemplo, si se están ingresando los asientos contables de la empresa y se requiere ingresar el asiento de sueldos y jornales del mes, para el cual se creo un modelo de asientos, ejecute el comando Integrar modelo de asientos, seleccione el modelo que desea y presione Aceptar , con lo cual Memory Conty© agregará al mes de asientos el modelo de asientos seleccionado. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 111 Para ejecutar el comando Integrar modelo de asientos dentro del ingreso de asientos Rápido o Clásico podrá: Presionar la tecla F11. Hacer clic en el botón Integrar modelo de asientos de la barra de herramientas. Seleccionar la opción Integrar modelo de asientos del menú Edición. MEMORY COMPUTACIÓN 112 - MEMORY CONTY© Asientos automáticos Memory Conty© además de permitir ingresar los asientos de la empresa en forma ágil y sencilla, posee herramientas adicionales para calcular y generar en forma automática, los asientos de resultados, cierre y apertura, y diferencias de cambio. De esta manera, Memory Conty© permite automatizar el ingreso de estos asientos, logrando una mayor agilidad en la contabilidad de la empresa, a la vez que disminuye notoriamente la probabilidad de errores en la confección de dichos asientos. Asiento de diferencias de cambio A los efectos de poder expresar adecuadamente los saldos en las distintas monedas, Memory Conty© prevé generar automáticamente los asientos de diferencia de cambio. Si bien lo habitual es generar la diferencia de cambio para ajustar los saldos a la moneda nacional, Memory Conty©, permite generar asientos de diferencia de cambio con respecto a cualquier otra moneda que haya sido utilizada o no para registrar los asientos de la empresa, de modo de poder reexpresar los informes en cualquier moneda. Para generar los asientos automáticos de diferencia de cambio, se debe verificar que se hayan definido adecuadamente en la carpeta de Cuentas y en la de Monedas los datos relativos a la diferencia de cambio: En la carpeta de Cuentas deben estar correctamente identificadas las cuentas que se desea ajustar, y para cada una de ellas con respecto a que monedas. Esto se realiza una única vez indicando en dentro de la carpeta de Cuentas, en la columna Diferencia de cambio, la lista de monedas con respecto a las que se desee ajustar cada cuenta. El ejemplo más habitual es generar la diferencia de cambio a moneda MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 113 nacional con respecto a determinadas cuentas que operan en distintas monedas extranjeras, para lo cual se debe indicar en la columna Diferencia de cambio de dichas cuentas el código de la moneda 0 indicando que se deben generar diferencias de cambio con respecto a moneda nacional. En la carpeta Monedas se debe informar en que cuentas se debita o acredita el resultado ganado o perdido por concepto de diferencia de cambio, indicando en las columnas DC Ganadas y DC Perdidas de cada moneda, el código de las cuentas a las cuales desea imputarse las diferencias de cambio ganadas o perdidas en cada moneda. Una vez verificada la correcta configuración de Memory Conty© para la generación automática de los asientos por diferencia de cambio, debe seleccionarse la opción Asientos automáticos del menú Empresa, y dentro de esta Diferencias de cambio, para generar las diferencias de cambio. ¿Con respecto a qué moneda se calcula la diferencia de cambio? En el momento de solicitar el asiento de diferencia de cambio, Memory Conty© ofrece un cuadro de diálogo donde el usuario indica con respecto a que moneda desea generar el ajuste, considerándose esta moneda, la moneda destino. Lo habitual es generar la diferencia de cambio a moneda nacional indicando en este diálogo la moneda código cero que representa la moneda nacional del país de la empresa. Si se desean reexpresar los saldos en otra moneda extranjera se debe indicar aquí la moneda extranjera con respecto a la cual se desea la diferencia de cambio. ¿A qué cuentas se le calcula la diferencia de cambio? Memory Conty© considerará para generar las diferencias de cambio a todas las cuentas que incluyan la moneda destino en la columna Diferencia de cambio de la carpeta de Cuentas. ¿Cómo se calcula la diferencia de cambio? Memory Conty© calcula para cada cuenta el saldo en moneda origen y el saldo expresado en la moneda destino según las cotizaciones y arbitrajes de los asientos o de las tablas de cotizaciones al día de cada asiento según corresponda. El saldo en moneda origen se expresa en la moneda destino a la cotización o arbitraje del día final del período, o al indicado en el cuadro de dialogo al momento de solicitar el calculo, y se compara con el saldo histórico para calcular el resultado por diferencia de cambio. ¿Cómo se genera el asiento ? Memory Conty© genera dos asientos, uno por las diferencias de cambio ganadas y otro por las perdidas, debitando o acreditando las cuentas indicadas en la carpeta de Monedas para la moneda destino contra cada una de las cuentas que generaron la MEMORY COMPUTACIÓN 114 - MEMORY CONTY© diferencia de cambio, grabando el asiento con Cotización – 1 (Menos uno) a los efectos que el asiento no tenga reexpresión en otras monedas, y de esta manera pueda verse afectada solamente el saldo de la moneda destino. Asiento de Resultados Memory Conty© permite generar en forma automática el asiento de resultados para cualquier período, lo que permite que la empresa pueda calcular y asentar sus resultados una o más veces dentro del mismo ejercicio, de acuerdo a sus necesidades. Al seleccionar la opción Asientos automáticos dentro del menú Empresa, y dentro de esta Resultados, Memory Conty© ofrece un cuadro de diálogo en el que permite indicar el Período sobre el cual se desea calcular el resultado de la empresa, la cuenta en la cual deben volcarse las Pérdidas y ganancias, la cuenta en la cual se desea imputar el Resultado del ejercicio y la Moneda en la cual se desea calcular y generar el asiento de resultados. Memory Conty© permite generar el asiento de resultados en cada moneda solicitada, a los efectos de considerar adecuadamente los saldos expresados en dichas monedas. Si la empresa trabajara con más de una moneda, debe generar el asiento de resultados para cada una de las monedas de la empresa, lo que permite calcular y asentar con exactitud el resultado de la empresa en cada una de las monedas, sin que el resultado de una moneda afecte el resultado de otra, debido a que Memory Conty© genera el asiento de resultados con Cotización – 1 (Menos uno), lo que indica tal como se explicara en el capítulo de Asientos, que el asiento solo deba considerarse en la moneda en la cual fue ingresado sin modificar los saldos expresados en las demás monedas. El asiento de resultados, será generado a la fecha final del período indicado, pudiendo ser esta fecha cualquier día de cualquier mes del ejercicio de la empresa. Al calcular y generar el asiento de resultados, Memory Conty© genera tres asientos de la siguiente forma: Las cuentas diferenciales con saldo deudor (Pérdidas) se asientan al Haber por sus saldos respectivos y se imputa el total de las pérdidas al Debe para la cuenta Perdidas y ganancias indicada, cerrando de esta manera las cuentas de pérdidas. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 115 Las cuentas diferenciales con saldos acreedor (Ganancias) se asientan al Debe por sus saldos respectivos y se imputa el total de las ganancias al Haber para la cuenta Pérdidas y ganancias indicada, cerrando de esta manera las cuentas de ganancias. La diferencia entre las pérdidas y ganancias imputadas a la cuenta de Pérdidas y ganancias indicada, que reflejan las utilidades o perdidas netas, se imputan a la cuenta de Resultado del ejercicio, cerrando de esta manera la cuenta de Pérdidas y ganancias indicada, y quedando el resultado calculado imputado a la cuenta de patrimonio, Resultado del ejercicio. A los efectos que el usuario pueda controlar el asiento calculado y generado por Memory Conty©, el asiento no es incluido directamente en la contabilidad de la empresa, sino que es generado a un Lote de asientos, el cual luego de su verificación y/o modificación podrá ser integrado dentro de los asientos contables. Asientos de cierre y apertura Al seleccionar la opción Asientos automáticos del menú Empresa, y dentro de esta, Cierre y apertura, Memory Conty© ofrece un cuadro de diálogo en el que permite indicar el Período sobre el cual se desea calcular el asiento de cierre de la empresa, la Moneda en la cual se desea calcular y generar el asiento, y si se desean o no Incluir cuentas de orden en la generación del asiento para cerrar también estas cuentas, si la empresa utilizará en su contabilidad cuentas de orden de activo y de orden de pasivo. El asiento se genera en cada moneda solicitada, a los efectos de considerar adecuadamente los saldos expresados en dichas monedas, de forma análoga a la explicada en la generación del asiento de resultados, debiéndose generar los asientos de cierre y apertura en todas las monedas en las cuales trabaje la empresa, sin que el cierre en una moneda afecte el cierre de las otras. A los efectos que el usuario pueda controlar el asiento calculado y generado por Memory Conty©, los asientos no son incluidos directamente en la contabilidad de la empresa, sino que son generados en diferentes Lote de asientos, los cuales luego de su verificación y/o modificación podrán ser integrados dentro de los asientos contables. MEMORY COMPUTACIÓN 116 - MEMORY CONTY© Asiento de cierre Al calcular y generar el asiento de cierre, Memory Conty©, controla que se haya generado anteriormente el asiento de resultados, y que las cuentas de perdidas y ganancias estén previamente cerradas, permitiendo generar el asiento en este momento si no se hubiera generado con anterioridad. Luego de este control, calcula y genera el asiento de cierre, donde todas las cuentas de saldo deudor (Activo) son imputadas al haber por sus saldos correspondientes, y las cuentas de saldo acreedor (Pasivo y Patrimonio) son imputadas al debe por sus saldos correspondientes, lo que cierra los saldos de todas las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, además de las cuentas de Orden activo y Orden pasivo si estas fueran solicitadas que se incluyan en el asiento. El asiento de cierre, será generado a la fecha final del período indicado, pudiendo ser esta fecha cualquier día de cualquier mes del ejercicio de la empresa. Asiento de apertura Luego de generado el asiento de cierre, Memory Conty© genera el asiento de apertura al día siguiente del asiento de cierre, imputando las cuentas en forma inversa al asiento de cierre, lo que permitirá abrir el saldo de cada una de las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, así como también si hubieran sido incluidas, las cuentas de Orden activo y Orden pasivo. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 117 MEMORY COMPUTACIÓN 118 - MEMORY CONTY© CAPÍTULO 6 ¿Cómo emitir los informes de la empresa? MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 119 MEMORY COMPUTACIÓN 120 - MEMORY CONTY© Informes Una vez que la empresa se encuentra configurada, y que se ha ingresado la información de las diferentes carpetas, así como también los asientos contables, es posible emitir los Informes que provee Memory Conty©. Memory Conty© incluye los informes contables tradicionales, Subdiarios, Diarios, Mayores y Balances, así como también informes de gestión y análisis de la empresa. Memory Conty© permite emitir cualquiera de los informes sin necesidad de realizar ningún tipo de procesamiento previo de la información, siendo posible por ejemplo emitir balances sin necesidad ni de correr procesos de mayorización, ni de emitir los mayores de las cuentas previamente, dándole total libertad al usuario de los informes que este desea emitir en todo momento. Todos los informes que emite Memory Conty© procesan automáticamente la información al momento en el cual son emitidos, lo que hace posible que al modificar asientos ya existentes, o al agregar nuevos asientos, los informes consideren la información actualizada sin necesidad de realizar tareas de actualización previas de los datos de la empresa. Memory Conty© permite además que puedan emitirse todos los informes inclusive mientras se tienen carpetas de datos de la empresa o asientos abiertos en ese momento, tanto en forma local como por otros usuarios, validando automáticamente los datos al momento de la emisión del informe e informando de los errores encontrados si la información no validará correctamente, para que puedan ser rápidamente corregidos los errores cometidos en el ingreso de datos. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 121 Emisión de los informes Para emitir cualquiera de los informes de Memory Conty© se debe seleccionar la opción Informes del menú, donde se ofrece una lista con los distintos informes a emitir, o seleccionar directamente el informe de los botones de acceso directo que se encuentran en la parte inferior del sistema, para los informes más comúnmente utilizados como ser Subdiarios, Diarios, Mayores, Balances y Estadísticas. Al acceder a cada informe, Memory Conty© presenta un cuadro de dialogo para la emisión de los diferentes informes, el botón Aceptar o la tecla ENTER permitirá que Memory Conty© comience a procesar los datos de la empresa y emitir el informe; el botón Cancelar o la tecla ESCAPE, permitirán anular la emisión del informe, y el botón Ayuda o la tecla F1, permitirán solicitar ayuda adicional sobre las opciones y el informe a emitir. MEMORY COMPUTACIÓN 122 - MEMORY CONTY© Opciones de los informes Al seleccionar el informe a emitir, Memory Conty© presenta un cuadro de dialogo, en el cual dispone de un conjunto de opciones para cada informe, a los efectos que el usuario pueda seleccionar el tipo de informe, el período, la moneda y el destino del informe entre otros. Estas opciones además son recordadas por Memory Conty© desde la última vez de emitido cada uno de los informes, lo que permite agilitar la emisión de los mismos. Informe Esta opción permite seleccionar dentro del grupo de informes, cual es el informe que se desea emitir para la empresa en ese momento. Memory Conty© dispone de diferentes modelos, diseños y agrupaciones para cada informe, de manera que cada empresa pueda seleccionar cual es el que mejor se adapta a sus necesidades, o cual en ese momento permitirá realizar el mejor análisis de la información contable y de gestión de la empresa. Esto permite que se puedan administrar con Memory Conty© empresas con diferentes necesidades y características, y todas ellas puedan no solamente configurarse de diferente forma, sino que además puedan seleccionar el informe que mejor represente los datos de la misma o satisfaga las necesidades que esta tenga en determinado momento. Por ejemplo, dentro de los informes de libros diarios, se podrá seleccionar entre la emisión de diarios analíticos, resumidos por mes o resumidos por día; dentro de los balances, el estado de situación, el estado de resultados y el balance completo entre otros. Para seleccionar el informe deseado, haga clic con el ratón en o presione ALT-ABAJO, para desplegar la lista de informes, o simplemente seleccione la opción utilizando las flechas. Cuentas Muchos informes como por ejemplo los mayores y los balances permiten seleccionar un rango de cuentas para las cuales emitir el informe, pudiendo indicar un rango de cuentas alternadas o consecutivas, cuentas por su nivel superior o un grupo de cuentas. Esta opción podrá dejarse vacía lo cual indica que se consideren todas las cuentas o indicar la lista de cuentas y grupos de cuentas que serán incluidas, debiendo seleccionar las cuentas por su código separadas con guiones y comas. Las comas se interpretan como separadores de cuentas, y los guiones como rangos (Desde - hasta), pudiendo además seleccionar cuentas por los niveles superiores, lo que permitirá indicar que se consideren todas las cuentas que estén por debajo de la cuenta MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 123 indicada en la estructura del plan de cuentas de la empresa. Por ejemplo 111,1121,1211001-1211005 indica todas las cuentas que empiezan con 111, la cuenta 1121 y todas las cuentas desde la 1211001 a la 1211005. La lista de cuentas puede también ser confeccionada haciendo clic en para ejecutar el comando Consultar, el cual presenta un dialogo con la estructura del plan de cuentas de la empresa, para que se pueda marcar cada cuenta en forma ágil y sencilla, además de poder consultar los grupos de cuenta definidos en la empresa. Fechas Los informes pueden solicitarse para un determinado período, independientemente de que la información se haya ingresado en las carpetas mensuales de asientos, pudiendo emitirse desde cualquier día de cualquier mes de cualquier año, a cualquier otro. Es posible incluso emitir informes desde un día de un ejercicio a otro día de otro ejercicio. Para esto, Memory Conty© solicita las fechas desde la cual y hasta la cual se desea procesar el informe, pudiendo consultarse los meses para los cuales se han ingresado asientos, haciendo clic en para invocar el diálogo de consulta de meses con asientos. Si se consulta desde la primer fecha, al hacer clic en Aceptar sobre el mes seleccionado en el diálogo de consulta, Memory Conty© sugiere el primer día del mes solicitado; si se consulta de la segunda fecha, Memory Conty© sugiere el último día de dicho mes. Monedas Importes en Algunos de los informes de Memory Conty© permiten que sus valores sean expresados en una o dos monedas simultáneamente. Monedas Según se haya solicitado el informe en una o dos monedas, Memory Conty© solicita a continuación la o las monedas en las que se desea emitir el informe. Los valores se convierten automáticamente a la o las monedas solicitadas, utilizando las cotizaciones específicamente indicadas en cada asiento o las de las tablas de cotizaciones, según corresponda. Incluso se realizan en forma automática los arbitrajes correspondientes para expresar los importes en cualquier moneda, independientemente de la moneda original de cada asiento. Para seleccionar, la o las monedas deseadas para el informe, se puede hacer clic en para desplegar la lista de las monedas definidas en la carpeta de Monedas. MEMORY COMPUTACIÓN 124 - MEMORY CONTY© Apertura Esta opción permite seleccionar el nivel de apertura en el que se desea agrupar el plan de cuentas de la empresa. En base a la estructura jerárquica del plan de cuentas, Memory Conty© puede deducir de forma automática el nivel de cada cuenta, en función de la cantidad cuentas de niveles superiores que posee una cuenta dentro del plan de cuentas. Los informes pueden ser emitidos con distintos niveles de análisis o resumen, permitiendo que el plan de cuentas pueda estar definido en forma sumamente analítica, pero a los efectos de la emisión de determinados informes pueda interesar presentar la información en forma resumida. Con esta opción se puede indicar el nivel de apertura con el que se va a resumir el informe, de modo de totalizar en las cuentas de niveles superiores todas las subcuentas que tengan un nivel de apertura mayor al solicitado. Los valores posibles para el nivel de apertura dependen de la estructura de cada plan de cuentas, y se pueden seleccionar haciendo clic en , para desplegar la lista de niveles del plan de cuentas de la empresa para la cual se esta emitiendo el informe, yendo desde Nivel 1 (Capítulos principales de la contabilidad) hasta el nivel máximo Todos (Todas las cuentas sin agrupaciones). MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 125 Destino del informe Además de las opciones de cada informe, todos los informes permiten emitirse por pantalla; ser impresos directamente en la impresora; obtener una vista previa de la impresión; ser exportados a archivos de texto, planillas electrónicas y bases de datos; y algunos informes en particular, ser visualizados directamente en una gráfica. Para seleccionar el destino del informe, Memory Conty© presenta en la parte inferior de cada uno de los diálogos la lista con los destinos del informe, la cual debe ser seleccionada previamente a la emisión del informe Informe por pantalla Esta opción muestra el informe en pantalla en una modalidad que permitirá moverse libremente en el informe hacia arriba o hacia abajo, e inclusive buscar datos dentro del mismo. Memory Conty© ofrece en esta modalidad una barra de herramientas, y un nuevo menú de nombre Informe, que permiten realizar determinadas operaciones dentro del informe, como buscar, abrir el asiento que se esta visualizando para su consulta o modificación, abrir el mayor de una cuenta, graficar el informe, enviarlo a la impresora para su impresión o guardar una copia del informe que se esta visualizando para consultarlo más tarde entre otras. Se recomienda utilizar esta forma de visualización cuando se esta analizando la información de la empresa o se están realizando consultas rápidas de los datos, debido a que esta modalidad permite trabajar en forma ágil con los datos, lo que acelera la visualización del informe a la vez que es más económico que tener que utilizar informes impresos. Comando Ir al asiento En aquellos informes en los que las líneas del informe representen un asiento contable ingresado en la empresa, como ser los subdiarios, diarios o mayores, en la barra de herramientas y en el menú Informes, Memory Conty© dispone de un comando de nombre Ir al asiento, el cual abre la carpeta de asientos, en el mes y el asiento seleccionado, lo que permite no solamente consultar como fue ingresado el asiento, sino que permite también modificarlo si se detectara un error de imputación al momento de consultar el informe. Esta potente herramienta está orientada a lograr un máximo de eficiencia y simplicidad en MEMORY COMPUTACIÓN 126 - MEMORY CONTY© la depuración y análisis de la información contable, ya que con este comando es posible, por ejemplo, al estar conciliando el mayor de una cuenta y encontrar un error abrir automáticamente la carpeta de asientos de ese mes, con el cursor ubicado en el asiento que genera la línea actual del mayor, modificar el importe o cualquier dato del mismo y volver al mayor sin realizar ningún otro tipo de operaciones previas, y sin necesidad de abrir la carpeta del mes de asientos y buscar el asiento, ya que Memory Conty© se encarga de realizar esta tarea por el usuario. Por ejemplo para acceder a un asiento determinado dentro del libro diario, posicionese en el asiento que desea consultar o modificar y ejecute el comando Ir al asiento, para que Memory Conty© abra la carpeta de asientos y lo posicione en el asiento deseado. Comando Ir al mayor En el caso que el informe que se este visualizando en pantalla, sea un balance, al ejecutar el comando Ir al mayor, es posible visualizar el mayor que genera el saldo de la cuenta seleccionada. Esto permite que mientras se este consultando un balance, si se deseará conocer la composición del saldo de una cuenta, simplemente con seleccionar la cuenta y ejecutar el comando Ir al mayor, Memory Conty© procesará automáticamente el mayor de dicha cuenta para la misma moneda y período que el balance que se esta consultando, lo que permitirá que con un solo clic se pueda conocer en pocos segundos la composición del saldo de la cuenta seleccionada sin necesidad de realizar la emisión del informe en forma manual. A su vez, dentro del mayor, como se explicara anteriormente, al ejecutar el comando Ir al asiento se puede ir a la carpeta de asientos para ver el asiento que genera cada línea del mayor. Esto permite utilizando esta muy potente herramienta, que se pueda navegar desde el balance al mayor, desde el mayor al asiento y viceversa para conciliar y corregir la información en línea, en pocos segundos, en forma ágil y sin necesidad de realizar procesos intermedios. Por ejemplo, para emitir el mayor de una cuenta del balance, posicionese en la cuenta del balance para la cual desea conocer la composición del saldo, y ejecute el comando Ir al mayor, para que Memory Conty© procese y emita el mayor de la cuenta seleccionada, para la misma moneda y periodo del balance que se esta consultando. Comando Buscar en el informe MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 127 Este comando permite ubicar dentro del informe a aquellos asientos que cumpla con la característica que indique el usuario al momento de realizar la búsqueda. Seleccionando la columna del informe sobre la cual se desea buscar, y ejecutando el comando Buscar en el informe, es posible ubicar a un asiento por su fecha, su leyenda, sus cuentas o su importe, en forma rápida, lo que agilita aun más la consulta de la información de los diferentes informes de Memory Conty©. Las potentes búsquedas de Memory Conty© no sólo permiten ubicar un asiento por cualquiera de sus datos, sino también ingresar parte del dato a buscar, cuando no se tiene el dato completo. Cuanto más especifico sea el dato a buscar, Memory Conty© seleccionará más concretamente al asiento al cual desea acceder. Al ejecutar el comando Buscar en el informe, Memory Conty© recuerda los valores buscados anteriormente, los cuales pueden ser consultados y seleccionados utilizando las teclas ALT-ABAJO. Las búsquedas realizadas por Memory Conty© comienzan en la línea siguiente a la actual, y comienzan nuevamente desde el principio del informe al llegar al final. Por ejemplo, si quisiera ubicar un asiento por el monto del mismo dentro de un mayor, posicionese en la columna Debe o Haber, ejecute el comando Buscar en el informe, ingrese el dato a buscar y presione el botón Aceptar , para que Memory Conty© muestre el primer asiento que posea esa característica. Comando Graficar Memory Conty© no solamente dispone de informes en los formatos contables convencionales, sino que permite además que determinados informes en los que tenga sentido, pueda visualizarse el mismo en un formato grafico, que permita visualizar y analizar con mayor facilidad la información de la empresa. Las gráficas pueden ser emitidas al ejecutar el comando Graficar, el cual abrirá una nueva solapa dentro de Memory Conty©, para poder analizar los mismos datos del informe en un formato gráfico a los efectos de determinar visualmente los saldos de las cuentas y sus comparativos o evolución dependiendo del informe que se este graficando. Dentro de las gráficas, Memory Conty© dispone una barra de herramientas, en la cual posee comandos que permiten cambiar la presentación de la gráfica, como ser el Tipo de gráfica, la presentación en 2D o 3D, los Colores de los sectores y fondos, y la personalización los Colores, Fuentes y Textos de los Títulos. MEMORY COMPUTACIÓN 128 - MEMORY CONTY© Los comandos de análisis Detallar y Resumir, permiten en caso de haber graficado por ejemplo un balance, al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el sector seleccionado se pueda detallar el saldo de una cuenta, en las cuentas de niveles inferiores, o se pueda resumir el saldo de una cuenta y visualizar en la grafica los saldos de los niveles superiores del plan de cuentas. Memory Conty© dispone también del comando Imprimir gráfica, así como también del comando Copiar gráfica, el cual copia al portapapeles de Microsoft Windows® la gráfica para ser pegada luego en otra aplicación como un procesador de textos o una planilla electrónica, y de esta manera se pueda confeccionar un informe que incluya la gráfica configurada en Memory Conty©. Comando Imprimir Permite emitir el informe visualizado en pantalla hacia vista previa sin necesidad de volver a emitir el informe nuevamente. Por ejemplo, si emitió el informe por pantalla y ahora desea imprimir el mismo, el comando Imprimir, enviará el informe a vista previa para su impresión en la impresora sin necesidad de volver a emitir el informe y seleccionar como destino vista previa. Comando Cerrar Cierra la solapa del informe que se esta visualizando. Recuerde que Memory Conty© no requiere que se cierre un informe para visualizar otro informe, ni para editar los datos de la empresa, permitiendo tener abiertos todos los informes que se desee a la vez, lo que posibilita consultar varios informes a la vez y de esta manera agilitar el análisis y consulta de los datos de la empresa. Comando Actualizar MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 129 Al emitirse un informe por pantalla, Memory Conty© permite que el mismo se actualice calculándose nuevamente sin necesidad de cerrar y volver a emitir el informe, por ejemplo en el caos que se hayan ingresado nuevos datos en la empresa, o se hayan realizado modificaciones o correcciones en la información. Esta opción es especialmente útil cuando se esta trabajado en forma multiusuario en varias terminales simultáneamente, para permitir actualizar los valores de informes con datos que se terminaron de ingresar en otra terminal, sin necesidad de salir y volver a emitir el informe. También es útil, cuando sin salir del informe se utilizó el comando Ir al asiento para modificar los datos de un asiento, al utilizar el comando Actualizar, Memory Conty© procesará nuevamente la información tomando los cambios realizados y presentará el resultado del informe sin necesidad de haber cerrado y vuelto a emitir el informe. Guardar y abrir informes Memory Conty© recuerda automáticamente los informes generados recientemente, o los que se hayan solicitado especialmente que se graben, a los efectos de poder visualizarlos rápidamente sin necesidad de calcularlos nuevamente o para su posterior consulta cuando los datos de la empresa hayan cambiado posteriormente a su emisión. De esta manera es posible volver a visualizar un informe que muestre el estado de la empresa a un determinado momento, sin que Memory Conty© vuelva a procesar la información y de esta manera no se incorporen en dicho informe los nuevos datos o las modificaciones realizadas en los datos de la empresa. También es posible consultar un informe recientemente emitido, sin que Memory Conty© deba procesar nuevamente la información del mismo, y de esta manera sin que los datos hayan cambiado se pueda visualizar el informe en forma rápida y sin demoras. Los informes guardados en forma automática por Memory Conty©, son guardados durante el tiempo que el usuario indique dentro de la solapa Listados, de las Opciones que se encuentran en el menú Empresa. Memory Conty© depura aquellos informes cuya antigüedad sea mayor a la indicada al momento de abrir la empresa, de manera de optimizar el espacio utilizado por la empresa en el disco duro del computador o servidor en el cual se encuentra instalado. Comando guardar informe Este comando permite indicarle a Memory Conty© que determinado informe se mantenga y no se elimine al momento de realizar la depuración de los informes más antiguos. MEMORY COMPUTACIÓN 130 - MEMORY CONTY© Ejecute el comando Guardar informe, cada vez que desee conservar un informe tal como lo esta visualizando en ese momento, ya sea porque la información que el mismo contiene es de importancia, porque es previo a cambios importantes que se realizarán en la empresa, o porque se desea comparar el informe en el futuro. Comando abrir informe Al marcar la opción Pre-grabado dentro del cuadro de dialogo de emisión de los informes, Memory Conty© presenta una lista con los últimos informes generados, para que se pueda seleccionar el informe previamente guardado que se desea visualizar sin volver a procesar la información de la empresa. Memory Conty© presenta en la lista, los distintos informes junto con la fecha y hora de su generación, para que el usuario pueda seleccionar cual de los informes previamente guardados desea visualizar. Dentro de la lista, Memory Conty© muestra tanto los informes que fueron guardados automáticamente, como los que fueron expresamente guardados mediante el comando Guardar informe por parte del usuario, los que se identifican con un disquete . Al seleccionar el informe deseado y presionar el botón Aceptar , Memory Conty© inhabilita todos los campos del cuadro de diálogo del informe debido a que los datos presentarán las opciones del informe previamente guardado, permitiendo solamente cambiar el destino del informe; y habilita nuevamente las opciones del informe, al desmarcar la opción Pre-grabado. Informe por vista previa Al enviar el informe a vista previa, Memory Conty© muestra en una ventana el informe exactamente igual a como saldría impreso por impresora. Esta modalidad es interesante cuando se desea verificar cómo se imprimirá un informe sin tener que enviarlo a la impresora. En esta vista previa, se puede conocer cuántas páginas va a ocupar el informe, en qué lugar van a quedar los cortes de las distintas páginas y con que tipo de letra se imprimirá el informe. Al enviar el informe a vista previa, Memory Conty© habilita una barra de herramientas con los comandos Primer página, Página anterior, Página siguiente y Ultima página, permiten navegar entre las diferentes páginas del informe. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 131 Los comandos de Página completa, Ancho de página y Tamaño real, permiten visualizar las páginas en diferentes tamaños en pantalla para una mejor apreciación del resultado del informe. El comando Imprimir permite enviar directamente el informe de la vista previa a la impresora, sin tener que generarlo nuevamente (Lea a continuación el capítulo Informe por impresora por información adicional sobre este comando), y el comando cierra el informe que se esta visualizando. Cerrar Informe por impresora Al seleccionar este destino, Memory Conty© envía directamente el informe a la impresora predeterminada de Microsoft Windows®. Como en todas las aplicaciones para Microsoft Windows®, en la medida de que tenga correctamente instalada su impresora, Memory Conty© permite imprimir en cualquier impresora, como ser de matriz de puntos, láser, de chorro de tinta e incluso color. Mediante este comando, también es posible enviar el informe por intermedio de cualquier dispositivo que Microsoft Windows® maneje como una impresora. Por ejemplo, si se desea enviar un informe por fax, lo único que se debe hacer es seleccionar el fax como impresora. En el momento de enviar el listado a la impresora, Memory Conty© ofrece un cuadro de diálogo que permite seleccionar la impresora en la que va a imprimir, el rango de páginas, y la cantidad de copias. Si tiene una vieja impresora de matriz de puntos, y desea que Memory Conty© imprima en ella en forma veloz sin aprovechar la presentación de calidad de las fuentes de Microsoft Windows®, y utilice directamente las fuentes de la impresora de matriz de puntos, es necesario que modifique en la configuración de la impresora de Microsoft Windows® la calidad Borrador, y marque dentro de la solapa Listados, de las Opciones que se encuentran en el menú Empresa, la opción Usar tipos de letra de la impresora. Informe a planilla electrónica, base de datos o documento de texto Memory Conty© permite no solamente emitir el informe en pantalla o enviarlo directamente a la impresora, sino también exportar el informe grabándolo en un archivo que puede ser leído por otras aplicaciones. De esta manera es posible en aplicaciones de planillas electrónicas, bases de datos o procesadores de texto leer los informes exportados por Memory Conty© para cambiar su presentación, modificarlos o integrarlos como parte de otro informe que se realice en estas aplicaciones. MEMORY COMPUTACIÓN 132 - MEMORY CONTY© Al seleccionar este destino, Memory Conty© presenta un cuadro de dialogo en el cual se puede ingresar el directorio, el nombre y el formato con el cual se desea guardar el archivo. Informe a gráfica Este destino disponible en aquellos informes en los que tiene sentido permite visualizar el informe en una gráfica que mejor representa los datos solicitados. Dentro de las gráficas, Memory Conty© dispone una barra de herramientas, en la cual posee comandos que permiten cambiar la presentación de la gráfica, como ser el Tipo de gráfica, la presentación en 2D o 3D, los Colores de los sectores y fondos, y la personalización los Colores, Fuentes y Textos de los Títulos. Los comandos de análisis Detallar y Resumir, permiten en caso de haber graficado por ejemplo un balance, al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el sector seleccionado se pueda detallar el saldo de una cuenta, en las cuentas de niveles inferiores, o se pueda resumir el saldo de una cuenta y visualizar en la grafica los saldos de los niveles superiores del plan de cuentas. Memory Conty© dispone también del comando Imprimir gráfica, así como también del comando Copiar gráfica, el cual copia al portapapeles de Microsoft Windows® la gráfica para ser pegada luego en otra aplicación como un procesador de textos o una planilla electrónica, y de esta manera se pueda confeccionar un informe que incluya la gráfica configurada en Memory Conty©. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 133 Subdiarios Como se explicará en la carpeta de Libros, Memory Conty© brinda la posibilidad de que el usuario defina los distintos subdiarios o libros diarios auxiliares en los cuales desee imputar sus comprobantes, lo que permite llevar una contabilidad de diarios múltiples, ya que Memory Conty© no solamente permitirá emitir los subdiarios o libros auxiliares en el formato que más se adecue a cada país, sino que además generará automáticamente los asientos de resumen correspondientes a los libros diarios y mayores. Memory Conty© presenta al momento de emitir los subdiarios o libros auxiliares, un dialogo en el cual solicita el Libro que se desea emitir, presentando la lista de los subdiarios o libros auxiliares definidos en la carpeta de Libros. El informe presentará a cada subdiario o libro auxiliar en el formato definido para el mismo en la carpeta de Libros, ordenando los asientos imputados en forma cronológica. Además de los subdiarios y libros auxiliares definidos, para todos los países excepto Argentina, se presentan además los informes de: Caja ingresos y egresos: Este informe muestra los asientos de todos los subdiarios definidos del tipo Ingreso y Egreso en un mismo informe, desglosando el total de cada uno de los asientos, en las columnas de ingresos y egresos respectivamente, lo que permite emitir una planilla de caja para aquellas empresas que no posean contabilidad suficiente. Caja con saldo: Este otro informe, muestra los asientos de todos los subdiarios definidos del tipo Ingreso y Egreso en un mismo informe, desglosando los montos netos y de impuestos de cada asiento, pero considerando los asientos del tipo ingreso como positivos y los del tipo egreso como negativos, permitiendo en aquellas empresas que no posean una contabilidad suficiente conocer la diferencia de los impuestos entre los ingresos y los egresos. MEMORY COMPUTACIÓN 134 - MEMORY CONTY© Libros Diarios Con independencia del formato en el cual se ingresaron los asientos o de la utilización o no de subdiarios o libros auxiliares, Memory Conty© genera en forma automática los libros diarios, que se emiten en el clásico formato contable, ordenando los asientos en forma cronológica. El libro diario se puede emitir en los siguientes formatos: Diario Analítico: Este formato muestra un asiento por cada comprobante o asiento ingresado en la carpeta de asientos, independiente de que estos se hayan imputado a un subdiario o al diario directamente. Diario resumido por día: Agrupa a todos los asientos imputados a subdiarios, en un asiento de resumen por día y por subdiario, y muestra a los asientos imputados directamente al libro diario sin agrupación. El informe ordena dentro del día, primero a los asientos ingresados como P (Partida doble), luego los asientos de resumen de cada subdiario (Ordenados según el orden definido en la carpeta de Libros), y por último a los asientos ingresados como U (Últimos de partida doble). Diario resumido por mes: Es similar al diario resumido por día, con la diferencia que la agrupación de los asientos imputados a los subdiarios se realiza por mes en lugar de por día. Detalle de Operaciones: Emite un informe con las mismas características que el diario analítico, pero con un diferente diseño de impresión, el cual se realiza en la forma más compacta posible, de modo de que entre la mayor cantidad de información en cada hoja, y de esta manera se deban utilizar menos hojas para la emisión del informe por impresora. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 135 Libros Mayores Con independencia del formato en el cual se ingresaron los asientos o de la utilización o no de subdiarios o libros auxiliares, Memory Conty© genera en forma automática los libros mayores, que se emiten en el clásico formato contable, ordenando los asientos en forma cronológica dentro del mayor de cada cuenta. El libro mayor se puede emitir en los siguientes formatos: Mayor Analítico: Este formato muestra dentro de cada cuenta, un asiento por cada comprobante o asiento ingresado en la carpeta de asientos, independiente de que estos se hayan imputado a un subdiario o al diario directamente. Mayor resumido por día: Agrupa a todos los asientos imputados a subdiarios, en un asiento de resumen por día y por subdiario, y muestra a los asientos imputados directamente al libro diario sin agrupación. El informe ordena dentro del día, primero a los asientos ingresados como P (Partida doble), luego los asientos de resumen de cada subdiario (Ordenados según el orden definido en la carpeta de Libros), y por último a los asientos ingresados como U (Últimos de partida doble). Mayor resumido por mes: Es similar al mayor resumido por día, con la diferencia que la agrupación de los asientos imputados a los subdiarios se realiza por mes en lugar de por día. Estados de cuenta: Emite un informe con las mismas características que el mayor analítico, pero con un diferente diseño de impresión, el cual se realiza en un formato de estado de cuenta comercial, diferenciado del formato clásico de los mayores, en que se utiliza como nombre del cliente o proveedor, el nombre de la cuenta. El informe además, realiza un salto de página por cuenta, que permite distribuir las diferentes hojas entre los diferentes clientes o proveedores que posea la empresa. De esta manera, se logra, que la empresa pueda utilizar Memory Conty© no solamente como un sistema de contabilidad, sino también como un sistema de gestión de cuentas corrientes. Vencimientos por fecha: En un formato idéntico al estado de cuenta, este informe no ordena a los asientos en forma cronológica, sino que considera para la emisión MEMORY COMPUTACIÓN 136 - MEMORY CONTY© solo a aquellos asientos en los cuales se ha ingresado una fecha de vencimiento, y ordena a los asientos por dicha fecha. A diferencia del resto de los informes, la opción de rango de fechas, debe utilizarse como rango de vencimientos a incluir en el informe, independiente de la fecha de imputación del asiento. De esta manera, se logra, que la empresa pueda utilizar Memory Conty© no solamente como un sistema de contabilidad, sino también como un sistema de gestión de vencimientos. Mayor por clientes y proveedores o imputación alternativa: Este informe en un formato idéntico al del estado de cuenta, permite emitir un mayor que agrupa los asientos por clientes y proveedores o imputaciones alternativas según corresponda para cada país, en vez de agrupar los asientos por cuenta. Esto permite emitir los estados de cuenta para los clientes y proveedores en forma automática con solo identificar en los asientos el RUT ( Chile), RUC ( Paraguay y Ecuador), CUIT ( Argentina), NIT ( Guatemala) y RFC ( México) o para cada imputación alternativa definida ( Uruguay). Cuando los libros mayores, sean solicitados para más de una cuenta, las mismas se calculan en forma paralela ofreciéndose en pantalla una ficha diferente para cada cuenta, pudiéndose seleccionar las diferentes cuentas haciendo clic en la solapa de la cuenta, o utilizando los comandos Cuenta anterior CTRL- - y Cuenta siguiente CTRL-+ que se encuentran en el menú Mayor, o utilizando el comando Ir a la cuenta del mismo menú.. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 137 Balances Memory Conty© dispone de múltiples formatos de presentación para los saldos calculados de las cuentas a una determinada fecha, permitiendo así que la empresa pueda seleccionar entre los siguientes balances y balancetes: Estado de Situación: En este informe se incluyen automáticamente las cuentas de Activo, Orden activo, Pasivo, Orden pasivo y Patrimonio; y se totalizan las mismas por capítulos y niveles superiores. Este informe tiene la particularidad de que en su presentación en pantalla, se pueda cambiar el nivel de apertura de todas las cuentas, y se pueda detallar o resumir de a un nivel, dado que el informe es presentado en un diseño jerárquico. Estado de Resultados: Este informe que también se presenta en pantalla en un diseño jerárquico permitiendo las mismas operaciones que el estado de situación, incluye solamente a las cuentas de los capítulos de Pérdidas y Ganancias. Balance Completo: Idéntico a los dos anteriores, este informe presenta las cuentas de todos los capítulos. Balance 4 Columnas: Este balance de diseño clásico, muestra todas las cuentas que el usuario seleccione, excluyendo los títulos y cuentas de niveles superiores, distribuyendo los saldos de las cuentas en las columnas de Activo, Pasivo, Pérdidas y Ganancias según corresponda. Números y Saldos: Este balance detalla para cada cuenta, sin incluir las cuentas de niveles superiores, el total de débitos y el total de créditos en el período solicitado; y el saldo de cada cuenta diferenciado en dos columnas, una para los saldos deudores y otra para los saldos acreedores. Movimientos y saldos: Similar al balance de números y saldos, este informe muestra el saldo inicial de la cuenta hasta antes del período solicitado, los débitos y créditos de cada cuenta en el período, y el saldo final de cada cuenta, asumiendo para el saldo inicial y el saldo final, montos positivos para las cuentas de saldo deudor y montos negativos para las de saldo acreedor. Balance 8 columnas ( Uruguay, Argentina, Ecuador, Guatemala y México), Balance tributario ( Chile) y Balance impositivo ( MEMORY COMPUTACIÓN 138 - MEMORY CONTY© Paraguay): Este balance que es mostrado en el formato clásico de 8 columnas para Uruguay, Argentina, Ecuador, Guatemala y México, y en el formato fiscal que es requerido en países como Chile y Paraguay; muestra los débitos y créditos del período para cada cuenta, los saldos deudores y acreedores, y los saldos distribuidos entre las columnas de Activo, Pasivo, Perdidas y Ganancias. Además, en los totales de las columnas de Activo, Pasivo, Perdidas y Ganancias al final de estas, muestra el resultado del ejercicio en las columnas que corresponda, y agrega los textos e información fiscal requerida de acuerdo al país de la empresa. Totales por grupo: Este informe tiene como objetivo totalizar los débitos y créditos de todas la cuentas que integran un grupo de cuentas, y de esa forma calcular el saldo total del grupo definido en la carpeta de Grupos de cuenta. Esto permite que en el caso que el grupo se haya utilizado para definir todas las cuentas de IVA, en un mismo informe se pueda conocer los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas de IVA y de esta manera conocer el monto del impuesto a pagar o a favor de un período. Si el grupo se hubiera definido para realizar una agrupación de deudores o de acreedores, el informe permitirá conocer el total de estos y el saldo de cada uno de ellos en un mismo informe; si en cambio, se hubiera definido un grupo de cuentas para agrupar cuentas de mercaderías y de gastos, se podría obtener el costo bruto de las mercaderías, y si en ese grupo también se incluyera la cuenta de ventas, entonces se podría conocer la utilidad bruta. Ingresos y Egresos: Este informe que se encuentra disponible para todos los países excepto Argentina, tiene como objetivo para aquellas empresas sin contabilidad suficiente, totalizar las contracuentas de los asientos de ingresos y egresos lo que permite conocer los conceptos de ingreso y egreso de la empresa. Este informe no considera los capítulos contables para determinar las pérdidas y las ganancias. Balance por clientes y proveedores o imputación alternativa: Este informe permite los saldos de clientes y proveedores o imputaciones alternativas según corresponda para cada país, lo que se determina en forma automática con solo identificar en los asientos el RUT ( Chile), RUC ( Paraguay y Ecuador), CUIT ( Argentina), NIT ( Guatemala) y RFC ( México) o para cada imputación alternativa definida ( Uruguay). Los informes de Estado de situación, Estado de resultados y Balance completo como se indicará tienen la particularidad que son mostrados en un diseño jerárquico, que permite Detallar y Resumir los niveles en los que se encuentra cada una de las cuentas. Al hacer clic con el ratón sobre los símbolos + y – de las cuentas de niveles superiores, se detallan o resumen las cuentas por debajo del nivel seleccionado, siendo posible también utilizar los comandos que se encuentran en la barra de herramientas del informe para detallar o resumir las cuentas, o agrupar todo el informe a un determinado nivel, seleccionando el nivel deseado en la barra de herramientas. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 139 Estadísticas Este grupo de informes, tiene como objetivo brindar al usuario una serie de herramientas que le permitan analizar la información de la empresa para conocer más en detalle su situación y en base a esta obtener insumos vitales para su correcta administración. Dentro de las estadísticas que posee Memory Conty© pueden seleccionarse: Análisis de saldo: Permite conocer de cada una de las cuentas a lo largo del tiempo, los saldos mensuales, los saldos acumulados, los débitos o los créditos en forma mensual. Comparativo: Permite conocer la composición de una cuenta definida como de un nivel superior y como se distribuye el saldo de esta, entre las cuentas de nivel inferior que la integran. Evolución mensual: Permite conocer la evolución mes a mes de una cuenta, a los efectos de estudiar la variación porcentual con respecto al mes anterior de la misma a lo largo del tiempo. MEMORY COMPUTACIÓN 140 - MEMORY CONTY© CAPÍTULO 7 ¿Cómo trabajar con centros de costos y presupuestos? MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 141 MEMORY COMPUTACIÓN 142 - MEMORY CONTY© Centros de costos Memory Conty© no solamente permite automatizar todas las necesidades contables de una empresa, sino que también provee herramientas para el análisis y control de la gestión. Una de estas herramientas es la posibilidad de definir centros de costos, lo cual tiene como objetivo el realizar análisis de costos por sectores, sucursales, divisiones, líneas o departamentos de la empresa, además de por los diferentes rubros de gastos que se pudieran definir dentro del plan de cuentas de la empresa. Definición de costos Memory Conty© permite definir los diferentes centros de costos que desea analizar la empresa, sean estos sectores, sucursales, divisiones, líneas, departamentos, o cualquier otra discriminación que la empresa requiera para su gestión de costos y gastos. Estos centros de costos, se definen dentro de la carpeta de Centros de costos, a la cual se accede seleccionando la opción Definición, que se encuentra dentro del menú Carpetas y dentro de este en Centros de costos. Al acceder a la carpeta, Memory Conty© presenta una planilla de forma similar a la utilizada en la carpeta de Cuentas, donde es posible no solamente definir los centros de costos que requiere la empresa, sino definir estos en un diagrama jerárquico, que permita realizar análisis de los costos por niveles y agrupaciones. Memory Conty© no requiere trabajar con diferentes niveles de centros de costos, pudiendo la empresa simplemente definir centros de costos de un único nivel. Código Cada centro de costos es identificado por un código, que puede tener de uno a diez dígitos. Este código no solamente permite identificar al centro de costos, sino además ser utilizado para definir la estructura jerárquica de los centros de costos. Memory Conty© permite manejar una estructura jerárquica de árbol de centros de costos, con distintos niveles de análisis, reconociendo automáticamente los niveles de los centros de costos, identificando como centros de costos de niveles superiores a aquellos que MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 143 comiencen con los mismos dígitos, y determina el nivel de apertura de un centro de costos en función de la cantidad de centros de costos de niveles superiores que este posee. En el ejemplo de la empresa demostración se muestra la definición de centros de costos a un único nivel, pero es posible también definir un centro de costos a diferentes niveles, definiendo por ejemplo 1 SUCURSAL CENTRO, el cual se podría dividir en un segundo nivel, 11 ADMINISTRACION y 12 VENTAS. A su vez, el centro de costos 2 SUCURSAL SHOPPING, se podría dividir también en centros de costos de segundo nivel, 21 ADMINISTRACION y 22 VENTAS. Este ejemplo permitirá no solamente conocer el total de costos de cada una de las sucursales, sino dentro de estas la distribución entre administración y ventas. Los costos se imputarán a los centros de costos del último nivel definido, en este caso a los centros de costos 11, 12, 21 y 22, y al emitir los informes, se podrá optar por emitirlos a Nivel 2 o Nivel 1, logrando que independiente de la estructura definida para los centros de costos, puedan emitirse informes agrupando los centros de costos por los niveles superiores. Nombre Permite identificar el nombre del centro de costos que se esta definiendo, sugiriéndose que al igual que en el plan de cuentas, aquellos centros de costos que sean capítulos de niveles superiores se definan con mayúsculas a los efectos de mejorar la visualización de los diferentes niveles en la emisión de los informes de la empresa. Reglas de distribución de costos Las reglas de distribución de costos permiten automatizar la imputación a centros de costos, cuando la imputación a los diferentes centros de costos se realice en forma porcentual. Esto permite que el usuario no tenga que imputar en forma manual la distribución entre costos, cuando esta distribución pueda automatizarse mediante la aplicación de reglas, que permitan de antemano establecer como se distribuyen el monto imputado a una cuenta ente los diferentes centros de costos de la empresa. Por ejemplo, si la empresa tuviera determinadas cuentas que deban distribuirse en un 50% al primer centro de costos, un 20% al segundo y un 30% al tercero, definiendo una regla que indique esta distribución, Memory Conty© podrá imputar a los centros de costos en forma automática, cada vez que se ingrese en un asiento la cuenta a la cual se le asigno la regla de distribución. De esta manera, es posible definir múltiples reglas de distribución, y asignar a cada cuenta cual es la regla que debe aplicarse al momento de ingresar asientos a dicha cuenta. MEMORY COMPUTACIÓN 144 - MEMORY CONTY© Memory Conty© permite combinar la imputación a centros de costos utilizando o no reglas de distribución, lo que hacen aún más potente el manejo de centros de costos, a la vez que agilita y elimina posibles errores de imputación, cuando la distribución deba realizarse en forma porcentual siguiendo un criterio previamente establecido. Para definir reglas de distribución de centros de costos, Memory Conty© dispone de una carpeta de nombre Reglas, a la cual puede accederse seleccionando dentro del menú Empresa, la opción Centros de costos, y dentro de esta Reglas. Código El código permite identificar a la regla que se esta definiendo. Nombre El nombre brinda la posibilidad de describir la regla que se esta definiendo. Distribución Este dato, permite definir como se debe realizar la distribución porcentual entre los diferentes centros de costos definidos en la empresa. Para definir esta distribución, se debe ingresar el código del centro de costos seguido del carácter „:‟ (Dos puntos) y el porcentaje a asignar al centro de costos, dividiendo los diferentes centros de costos a distribuir con el carácter „;‟ (Punto y coma). Por ejemplo, para definir una regla que distribuya un 50% al primer centro de costos, un 20% al segundo y un 30% al tercero, se debe ingresar: 1: 50.00%; 2: 20.00%; 3: 30.00%. También es posible definir en forma más sencilla la distribución entre los centros de costos, ejecutando el botón Consulta , el cual activa el cuadro de diálogo en el cual puede seleccionarse cada centro de costos por su código o por su nombre, y asignando a estos el porcentaje. Al ejecutar el botón Aceptar , Memory Conty© cerrará el dialogo e ingresará en el campo Distribución la distribución de costos seleccionada en el dialogo. Asignación de las reglas de distribución Para aquellas cuentas a las que se desee asignar una distribución de centros de costos, aplicando alguna de las reglas definidas, dentro de la carpeta de Cuentas, debe ingresarse en el campo Regla, para cada cuenta, la regla que debe utilizar Memory Conty© para realizar la distribución en forma automática. Si en el momento de tener que asignar el código de la regla, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12) consultar las reglas de distribución de MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 145 centros de costos definidas., sin necesidad de abandonar la carpeta de Cuentas, y buscar dentro de la consulta a la regla por su nombre o por parte de su código. Es posible indicar además, si la cuenta utiliza una regla fija, o en algunos casos la imputación se realizará en forma manual, debido a que la regla no debe aplicarse para todos los asientos donde se impute la cuenta, lo que permitirá que el usuario pueda en casos especiales indicar la distribución de costos de la cuenta en forma manual. Marque el campo Fija si la cuenta utilizará siempre la misma regla, o desmarque el campo cuando la cuenta en algunos casos puede no aplicar la regla indicada. Imputación a centros de costos Si la empresa requiere de un análisis de centros de costos, y estos centros de costos no pueden ser determinados en forma automática por Memory Conty©, mediante la aplicación de reglas de distribución porcentual entre los diferentes centros de costos, marque la opción Ingresa imputaciones a centros de costos dentro de las Propiedades de la empresa, para que Memory Conty© agregue una columna para cada cuenta del asiento en la carpeta de Asientos, en la que se pueda ingresar el centro de costos al cual se desea imputar el monto ingresado en la línea. Cuando se estén imputando centros de costos en forma manual, se deberá dividir el monto total a imputar a la cuenta en tantas líneas como centros de costos distintos deban imputarse para la cuenta, debiendo en cada línea ingresar el monto a imputar para la cuenta y el centro de costos indicado. De esta manera, Memory Conty© podrá deducir la distribución a los diferentes centros de costos para cada cuenta dentro del asiento, según el monto que el usuario determine al momento de ingresar los asientos contables de la empresa. Informes de centros de costos Dentro del menú informes, Memory Conty© dispone de una opción de nombre Centros de costos, donde es posible emitir informes que permitan analizar la distribución de los diferentes centros de costos definidos en la empresa. Este grupo de informes, tiene como objetivo brindar al usuario una serie de herramientas que le permitan analizar la información de costos de la empresa para conocer más en detalle su situación y en base a esta obtener insumos vitales para su correcta gestión. MEMORY COMPUTACIÓN 146 - MEMORY CONTY© Dentro de los informes de centros de costos que posee Memory Conty© pueden seleccionarse: Totales de centros de costos: Permite conocer el total imputado a cada uno de los centros de costos definidos para la empresa. Centros de costos por cuenta: Este informe permitirá analizar para cada cuenta, el total discriminado por centro de costos, por ejemplo para conocer de los gastos de Sueldos y Jornales, Papelería y otros gastos que se hayan imputado (Cuentas), el total para el sector Administración y para el sector Ventas (Centro de costos). Cuentas por centros de costos: Este informe permitirá analizar para cada centro de costos, el total discriminado por cuenta, por ejemplo para conocer del sector Administración (Centro de costos), el total de gastos de Sueldos y Jornales, Papelería y otros gastos que se le hayan imputado (Cuentas). MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 147 Presupuestos Una de las principales herramientas de gestión que brinda Memory Conty©, es la posibilidad de trabajar con presupuestos, donde la empresa puede definir diferentes presupuestos ya sean de gastos, de ventas, de cuentas corrientes o de cualquier rubro que sea importante para la empresa. Además de la definición y administración de estos presupuestos, Memory Conty© permite emitir informes comparativos de las operaciones reales de la empresa con los presupuestos planificados, de forma de brindar información vital para conocer el alcance de las metas y objetivos de la empresa, que permitan tomar decisiones para corregir desviaciones o eventualmente pueda conocerse de antemano los resultados que obtendrá la empresa. Definición de presupuestos Cada empresa de Memory Conty© puede definir todos los presupuestos que desee, dentro de la carpeta de Presupuestos, a la cual se accede seleccionando la opción Presupuestos del menú Carpetas. Al acceder a la carpeta, Memory Conty© solicita que se seleccione un presupuesto existente o se cree un nuevo presupuesto, caso en el cual debe indicarse el nombre que identifique al nuevo presupuesto, así como también las características que tendrá el nuevo presupuesto las cuales se describen a continuación. Tipo Los presupuestos pueden definirse sobre las cuentas del plan de cuentas o los centros de costos definidos en la empresa, de acuerdo a las necesidades que esta posea, lo que permitirá presupuestar los gastos o ventas discriminados por cada cuenta, o por cada centro de costos. Al ingresar el presupuesto se ingresaran los montos presupuestados de cada cuenta o de cada centro de costos, y luego los informes realizaran un comparativo del presupuesto con los saldos reales de las cuentas o los centros de costos. Cuando se seleccione un presupuesto ya existente, Memory Conty© mostrará automáticamente el tipo con el cual fue creado, no pudiendo modificarse el tipo luego de haber creado el presupuesto. Cuentas / C. costos El rango de cuentas o de centros de costos, permite que al momento de crear el presupuesto, Memory Conty© cree automáticamente las cuentas seleccionadas en el rango, lo que agilitara el ingreso del mismo, debido a que creará automáticamente las MEMORY COMPUTACIÓN 148 - MEMORY CONTY© líneas del presupuesto sin que esta tarea deba realizarla el usuario en forma manual. Independiente del rango indicado, el usuario igualmente podrá eliminar líneas del presupuesto, crear nuevas líneas o modificar las existentes. El rango de cuentas o centros de costos, podrá dejarse vacío lo cual indica que el usuario ingresará manualmente las cuentas o centros de costos a incluir en el presupuesto, o se podrán indicar la lista de cuentas y grupos de cuentas que deberán ser incluidas automáticamente en el presupuesto, debiendo seleccionar las cuentas por su código separadas con guiones y comas tal como se explicará en la definición de grupos de cuentas del capítulo Grupos de cuentas. La lista de cuentas puede también ser confeccionada haciendo clic en para ejecutar el comando Consultar, el cual presenta un dialogo con la estructura del plan de cuentas de la empresa, para que se pueda marcar cada cuenta en forma ágil y sencilla, además de poder consultar los grupos de cuenta definidos en la empresa. Por ejemplo si desea crear un presupuesto para los gastos de la empresa, ingrese el código del capítulo de gastos que desea presupuestar, para que Memory Conty© cree automáticamente el presupuesto con todas las cuentas de ese capítulo. Fechas Cada presupuesto a su vez, posee definido el rango de fechas que se va a presupuestar, pudiendo definirse presupuestos de hasta 12 meses. Cuando en lugar de crear un nuevo presupuesto se seleccione uno ya existente, Memory Conty© desplegará automáticamente el rango de fechas para el cual fue definido el presupuesto. Moneda Indica la moneda en la cual se ingresarán los montos a presupuestar, independiente de la moneda en la cual se emitan luego los informes comparativos con las operaciones reales de la empresa. Período Memory Conty© permite que la empresa pueda definir la periodicidad con la cual se desean ingresar los montos del presupuesto, permitiendo que de acuerdo a la planificación presupuestal que posea la empresa, el presupuesto pueda definirse en forma MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 149 Mensual, Bimensual, Trimestral, Cuatrimestral, Semestral o Anual. Independientemente de la periodicidad con la cual se define el presupuesto, Memory Conty© permite que los informes comparativos agrupen la información por períodos, por ejemplo es posible definir un presupuesto mensual y luego emitir el comparativo en forma semestral, pero evidentemente no en forma inversa debido a que Memory Conty© no puede establecer de un presupuesto semestral el monto mensual, para lo cual se recomienda que se defina el presupuesto con la menor periodicidad posible. Ingreso de presupuestos Ya dentro del presupuesto definido, Memory Conty© presenta una planilla en la cual cada línea corresponderá a una cuenta o centro de costos de la empresa, donde se podrán crear nuevas líneas, modificar las existentes o borrar líneas de igual manera a como se utilizan las demás carpetas de la empresa. Las columnas representarán la periodicidad definida para el presupuesto, debiéndose ingresar en la moneda indicada para el presupuesto los montos a presupuestar de cada cuenta o centro de costos para cada período. Informes presupuestales Luego de definidos los presupuestos es posible emitir los informes presupuestales que tendrán como objetivo realizar un comparativo entre la información real que surja de los asientos de la empresa y los diferentes presupuestos definidos. Para emitir el informe presupuestal, debe seleccionar del menú Informes, la opción Presupuestales, donde Memory Conty© presentará un dialogo similar al resto de los informes donde solicitará el presupuesto a emitir. Dentro de las opciones, se podrá seleccionar, las fechas para las cuales desea emitirse el informe; la moneda en la cual desea expresarse el informe, que podrá ser diferente a la moneda en la cual se definió, realizando Memory Conty© automáticamente las conversiones monetarias necesarias, no solamente de los asientos de la empresa sino también del presupuesto, tomando la cotización del último día de cada período. Es posible también, agrupar en el informe, el presupuesto y los asientos contables por períodos mayores al definido para el presupuesto, y seleccionar además si el presupuesto desea visualizarse con los saldos del período o con los saldos acumulados del período, lo MEMORY COMPUTACIÓN 150 - MEMORY CONTY© que permitirá evaluar las desviaciones mensuales o acumuladas para cada período. Dentro del informe Memory Conty© mostrará los montos presupuestados de cada cuenta o centro de costos para cada período, el porcentaje sobre el total del presupuesto de cada cuenta o centro de costos, los montos reales y los porcentajes sobre el total real, y las desviaciones tanto en monto como en porcentaje entre lo real y lo presupuestado. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 151 MEMORY COMPUTACIÓN 152 - MEMORY CONTY© CAPÍTULO 8 ¿Cómo administrar el estudio contable? MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 153 MEMORY COMPUTACIÓN 154 - MEMORY CONTY© Estudio contable Memory Conty© posee un módulo para la administración de los diferentes vencimientos y actividades que posee un estudio contable, lo cual lo convierte en un producto que no solamente permite automatizar todas las necesidades contables de una empresa, sino que también provee herramientas específicas para aquellos estudios, gestorías o profesionales que administran múltiples empresas dentro de Memory Conty©. El módulo de estudio contable, tiene como objetivo la administración de todas aquellas tareas, vencimientos, trámites y pagos, que el estudio contable, la gestoría o los profesionales que administran múltiples empresas, requieran tener totalmente controlados. De esta manera, es posible organizar diariamente las tareas que deben realizarse, administrar correctamente los recursos, y planificar por anticipado los requerimientos que poseen las empresas, lo cual es imprescindible para evitar tramites y/o pagos mal realizados o fuera de fechas. Para lograr esto, Memory Conty© brinda la posibilidad de administrar la agenda del estudio, la agenda de los recursos humanos y la agenda de las empresas. Organismos Memory Conty© permite definir los diferentes lugares donde deben realizarse las tareas, tramites y pagos de la empresa, a los efectos de identificar en cada evento a realizar, ante que organismo debe llevarse a cabo el mismo. Por ejemplo uno de los organismos a definir podría ser la DGI (Dirección General Impositiva) o SII (Servicio de Impuestos Internos) (Dependiendo del país en el cual se este trabajando), donde por ejemplo se realizará el pago de IVA, y de esta manera poder asociar al pago de IVA al organismo correspondiente; además de los organismos tradicionales, es posible definir como organismos al propio estudio contable para agendar las tareas cotidianas del estudio, o a los clientes, lo que permite organizar las visitas, comunicaciones o solicitudes que deben realizarse a los diferentes clientes. Memory Conty© utilizará también a los organismos para poder agrupara la información de los vencimientos por los mismos, lo cual permite conocer no solamente los vencimientos MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 155 día a día, sino poder conocer los vencimientos específicos que deben realizarse en cada uno de los organismos. Estos organismos, se definen dentro de la carpeta de Organismos, a la cual se accede seleccionando la opción Estudio contable, que se encuentra dentro del menú Carpetas. Código Cada organismo es identificado por un código, que puede tener de uno a seis caracteres. Nombre Permite identificar el nombre del organismo que se esta definiendo. Dirección Permite registrar el domicilio en el cual se encuentra el organismo, lo cual permitirá en un futuro acceder rápidamente a consultar a donde debe dirigirse la persona encargada de realizar tramites o pagos ante el organismo. Teléfono Permite registrar el, o los teléfonos de consulta que posee el organismo, a los efectos de poder tenerlos presentes y ser consultados en cualquier momento, sin necesidad de utilizar otros sistemas de agenda para conocer los teléfonos del organismo. Calendarios Los calendarios de pago, permiten definir los vencimientos mensuales de presentación y pago de la información que solicitan algunos organismos en particular, cuyo cálculo de fechas de vencimientos se realiza a través de un calendario de pagos publicado o estipulado por el organismo. Estos calendarios de pago, tienen la particularidad de que los vencimientos mensuales, son distintos de acuerdo a el último digito del número de inscripción de la empresa en el organismo, o algún otro dato que el organismo establezca para la agrupación de las diferentes empresas, para la determinación de los vencimientos. MEMORY COMPUTACIÓN 156 - MEMORY CONTY© Tres de estos ejemplos se utilizan en Uruguay, como ser los calendarios de pago al BPS, los calendarios de pago de DGI y los vencimientos de presentación de las planillas de trabajo ante el MTSS; donde en el primer caso, los vencimientos dependen del último digito del número de BPS de cada empresa, el segundo por el último dígito del RUC de cada empresa, y el último por el grupo y subgrupo con el cual esta inscripta la empresa ante el MTSS. Estos calendarios, se definen dentro de la carpeta de Calendarios, a la cual se accede seleccionando la opción Estudio contable, que se encuentra dentro del menú Carpetas. Código Cada calendario es identificado por un código, que puede tener de uno a tres dígitos numéricos. Nombre Permite identificar el nombre del calendario que se esta definiendo. Determinación Es el dato que permite indicar cual es la agrupación que se debe utilizar para determinar los vencimientos mensuales de las obligaciones de las empresas, pudiéndose seleccionar si el calendario determinará los vencimientos de cada empresa por el último dígito del RUC para Uruguay y Paraguay, por el último dígito del RUT para Chile o por el último dígito del CUIT para Argentina; por el último dígito del BPS o el grupo y subgrupo del MTSS para Uruguay; o por la fecha de cierre de balance para todos los países. De esta manera es posible, por ejemplo, definir un calendario de pago que dependiendo del mes de cierre de balance de cada empresa, se pueda indicar en que mes y en que día deben presentarse los balances ante el organismo que corresponda; o definir dependiendo del último dígito del RUC, RUT o CUIT de la empresa, el día dentro de cada mes que debe realizarse el pago de IVA. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 157 Al seleccionar la determinación que debe utilizar Memory Conty© para el cálculo de los vencimientos del calendario, Memory Conty© armará el calendario dependiendo de este dato, para que el mismo sea cargado de forma similar a la publicada por los diferentes organismo. Fechas En esta solapa se seleccionará en la barra superior, el año para el cual desea cargarse el calendario, y se definirá de acuerdo a la determinación definida para el mismo, el día de vencimiento para cada mes del año. Por ejemplo, si se definió un calendario que determina el vencimiento por el último dígito del RUC, RUT o CUIT de la empresa, se deberá ingresar una línea por cada dígito, y se deberá indicar para cada mes, cual es el día en que las empresas que contengan dicho dígito, deberán realizar su presentación o pago. Si en cambio, el calendario se hubiera definido que determina el vencimiento por el grupo y subgrupo del MTSS, se deberá ingresar una línea por cada grupo y subgrupo y se deberá ingresar el día de vencimiento dentro del mes que corresponda. Eventos Los eventos, representan todas aquellas obligaciones, trámites, pagos y tareas que deben realizarse por parte del estudio contable para la administración de las diferentes empresas. Estos eventos, permitirán identificar tanto sea las tareas internas del estudio, como también aquellas que deban realizarse ante los clientes o ante los diferentes organismos. Para cada evento a su vez, se definirá la forma de cálculo de su vencimiento, para que Memory Conty© pueda al momento de diseñar las agendas del estudio contable, determinar con exactitud la fecha en la que se debe realizar cada evento para cada empresa. Como ejemplo, se deberá definir un evento para el pago de IVA, al cual se le indicará ante que organismo debe realizarse el mismo y como se debe calcular la fecha de vencimiento del mismo, pudiendo esta ser una fecha fija, un vencimiento periódico o un vencimiento que se determine de acuerdo a alguno de los calendarios definidos en la carpeta de Calendarios. MEMORY COMPUTACIÓN 158 - MEMORY CONTY© Si el estudio contable, además de las obligaciones fiscales e impositivas, desea organizar dentro de las agendas, tareas como la facturación de los honorarios a las diferentes empresas, las solicitudes de documentación, la entrega de documentación, o el envío y recepción de datos contables; se deberá definir un evento para cada una de estas tareas, indicando el día de la tarea y la periodicidad con la cual debe realizarse. Estos eventos, se definen dentro de la carpeta de Eventos, a la cual se accede seleccionando la opción Estudio contable, que se encuentra dentro del menú Carpetas. Código Cada evento es identificado por un código, que puede tener de uno a seis caracteres. Nombre Permite identificar el nombre del evento que se esta definiendo. Organismo Ingrese en este campo para cada evento, el código del organismo en el cual debe realizarse la tarea, pudiendo consultar los organismos definidos en la carpeta de Organismos utilizando el comando Consultar (F12). La asignación de un organismo a cada evento permitirá al momento de emitir las agendas del estudio, agrupar todos los vencimientos por organismo, para no solamente conocer con exactitud día a día las tareas que deben realizarse en el estudio contable, sino también para conocer todas las tareas que deben realizarse en cada organismo. Regla Este campo permite definir la regla que debe aplicar Memory Conty© para determinar las fechas de vencimiento del evento para cada una de las empresas, pudiéndose definir eventos que posean una única fecha de vencimiento, una fecha de vencimiento periódica, o una fecha de vencimiento que depende de alguno de los calendarios definidos en la carpeta de Calendarios. Por ejemplo si se definiera un evento que deba realizarse una única vez, indique como regla de cálculo Fecha única; si en cambio el evento que se esta definiendo debe realizarse en forma periódica porque el mismo debe realizarse mensualmente, bimensualmente, trimestralmente, etc., indique como regla de cálculo Periódico (Como por ejemplo, la facturación de honorarios o envío y recepción de datos contables); y si el evento que se esta definiendo depende de un calendario, seleccione como regla de cálculo Calendario (Como por ejemplo, para el pago de IVA o aportes). Vencimiento En el caso que para el evento, se haya indicado que la regla de cálculo del vencimiento es Fecha única, deberá ingresar en este dato, cual es esa fecha; si se indicó para el evento que la regla de cálculo es Periódico, deberá ingresar en este dato la primer fecha de MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 159 vencimiento del evento. Para aquellos eventos cuya regla de cálculo del vencimiento sea Calendario, este dato deberá ser dejado vacío, ya que Memory Conty© no precisará una fecha, dado que determinará los vencimientos de acuerdo a los calendarios definidos en la carpeta de Calendarios. Período Para aquellos eventos que se haya indicado que la regla de cálculo del vencimiento es Periódico, deberá seleccionarse cual es la periodicidad del evento, pudiéndose indicar Mensual, Bimensual, Trimestral, Cuatrimestral, Semestral o Anual, lo cual hará que partiendo de la primer fecha de vencimiento indicada en el dato Vencimiento, Memory Conty© calcule los siguientes vencimientos de acuerdo a la periodicidad definida. Calendario Para los eventos cuya regla de cálculo sea por Calendario, deberá indicarse cual de los calendarios definidos en la carpeta de Calendarios, debe utilizarse para la determinación de los diferentes vencimientos de las empresas, pudiendo consultar los calendarios definidos en la carpeta de Calendarios utilizando el comando Consultar (F12). Responsable Si el evento fuera realizado siempre por el mismo integrante del estudio contable, podrá indicar quien será el responsable de realizar dicha tarea, lo que permitirá que Memory Conty© al momento de calcular los vencimientos del evento para cada empresa, asigne automáticamente este evento a dicha persona, y de esta manera se pueda no solamente organizar los vencimientos diarios del estudio contable, sino organizar la agenda de cada uno de los integrantes del estudio contable, ya que Memory Conty© permitirá emitir agendas agrupando a los vencimientos por los responsables asignados. Un ejemplo de esto, puede aplicarse cuando siempre es el mismo integrante de la empresa, el encargado de realizar el pago de IVA, la facturación de honorarios, el cálculo de sueldos y jornales u otras tareas y tramites. Monto En caso que el evento sin importar la empresa ni la fecha tuviera un monto fijo, es posible ingresar dicho monto por única vez, para que Memory Conty© cuando diseñe la agenda de vencimientos del estudio contable asigne automáticamente el monto a pagar por el evento y de esta manera no solamente se pueda emitir la agenda para conocer la fecha de las diferentes tareas a realizar, sino también los montos que se deben abonar en los eventos que correspondan a pagos. Por ejemplo, en Uruguay cuando defina el evento para el pago del impuesto a las pequeñas empresas, que no aportan IVA, asigne el monto a pagar del impuesto, para que en la agenda del estudio automáticamente dichos vencimientos muestren el monto a pagar para las diferentes empresas. Otro ejemplo puede ser la facturación de honorarios MEMORY COMPUTACIÓN 160 - MEMORY CONTY© si estos, fueran idénticos para mas de una empresa, pudiéndose definir un evento distinto para cada monto diferente y asignar a cada evento el monto que debe facturarse por este concepto, para que el mismo sea conocido por la persona que deba realizar dicha tarea. Empresas Esta carpeta, permite seleccionar para cuales de las empresas definidas en Memory Conty©, se desean organizar los diferentes vencimientos de los eventos definidos y cuales son los eventos que posee cada empresa. Debido a que el estudio contable puede no querer administrar todas las empresas para las cuales se utiliza Memory Conty© como herramienta contable, o que los datos de las empresas pueden encontrarse en diferentes equipos o servidores de la red, es necesario seleccionar para cuales Memory Conty© debe determinar los vencimientos, y cual de estos vencimientos se aplica a cada empresa. Memory Conty© de esta manera, podrá identificar tanto sea las empresas del estudio a organizar, como también los diferentes eventos que se aplican a cada empresa, los cuales dependen de las particularidades de su giro, de las obligaciones fiscales e impositivas y de los servicios contratados de cada empresa con el estudio contable. Si el estudio contable, utilizará Memory Conty© para la administración de los vencimientos de las obligaciones fiscales e impositivas, y las tareas como la facturación de los honorarios a las diferentes empresas, las solicitudes de documentación, la entrega de documentación, o el envío y recepción de datos contables; se deberá definir que empresas se organizarán utilizando Memory Conty© y que tareas se deben realizar para cada una de estas. Las empresas y eventos que se aplica a cada empresa, se definen dentro de la carpeta de Empresas, a la cual se accede seleccionando la opción Estudio contable, que se encuentra dentro del menú Carpetas. Empresa Este dato corresponde al código de la empresa que identifica la carpeta de Microsoft Windows® donde se almacenan los datos de la empresa. Al igual que como se explicará en el capítulo de Identificación de la empresa, cuando se indica solamente el código de la empresa, Memory Conty© busca las empresas en carpetas debajo de la carpeta donde se instala el sistema, pudiéndose indicar como empresa, el camino completo donde se almacenan los datos de la empresa, si los datos de la empresa se encuentren en otro disco, o en una carpeta distinta a donde se encuentra instalado el sistema. Ingrese en este dato, la misma identificación de empresa que utiliza para acceder a los datos de la empresa, pudiendo consultar las empresas definidas utilizando el comando Consultar (F12). Código MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 161 Este dato Memory Conty© lo asigna automáticamente con el nombre de la carpeta de Microsoft Windows® donde se almacenan los datos de la empresa, pero puede ser modificado si se desea para la administración del estudio contable utilizar uno distinto al del nombre del directorio donde se ubican los datos de la empresa, debiendo este campo ser diferente entre todas las empresas, dado que se utiliza como dato identificatorio de la misma. Razón social Memory Conty© asigna automáticamente este dato con la Razón social ingresada dentro de las Propiedades de la empresa, pero permite que el usuario modifique el mismo si se desea utilizar un nombre fantasía que permita identificar mas claramente a la empresa que se esta definiendo. Eventos Ingrese en este campo para cada empresa, la lista de eventos que se aplica a la empresa, ejecutando el botón Consulta , el cual activa el cuadro de diálogo en el cual pueden seleccionarse los eventos por su código o por su nombre, y asignando para aquellos eventos que se hayan definido con reglas de cálculo Fecha única o Periódico, Memory Conty© de ser necesario, cual es la fecha única del evento para esta empresa si no se desea utilizar la fecha única definida para el evento, o cual es la primer fecha de vencimiento periódico para esta empresa. Al ejecutar el botón Aceptar , Memory Conty© cerrará el dialogo e ingresará en el campo Eventos la lista de los eventos seleccionados en el dialogo. La asignación de los eventos que se aplican a cada empresa, le permitirá a Memory Conty© determinar con exactitud los diferentes vencimientos que tendrá cada empresa, siendo imprescindible que el estudio contable realice un control exhaustivo de los eventos que se asignaron a cada empresa, para no incurrir en errores que impliquen la omisión de vencimientos de obligaciones y pagos de la empresa. Es de vital importancia que luego de asignar estos eventos, se emita un informe por parte del usuario y se valide que la información que posee Memory Conty© sobre las empresas y los vencimientos sea la correcta, ya que Memory Conty© no puede determinar omisiones de obligaciones que poseen la empresa, que el usuario no haya asignado correctamente, lo cual puede implicar aplicación de sanciones, multas y recargos al no realizar en tiempo y forma las tareas relacionadas con la presentación y pago de las obligaciones fiscales e impositivas de las empresas. Vencimientos Esta carpeta, tiene como objetivo calcular todos los vencimientos de los eventos para cada empresa, para lo cual solicita el período para el cual se calcularán los vencimientos. Luego de calculados los vencimientos, Memory Conty© permite que el usuario consulte los mismos y pueda eventualmente realizar modificaciones o ingresar información adicional como ser el responsable que realizará la tarea, lo que permitirá emitir las MEMORY COMPUTACIÓN 162 - MEMORY CONTY© agendas de los integrantes del estudio contable; el monto cuando este ya este establecido para que sea incluido en la agenda del estudio contable; y notas adicionales al evento como ser observaciones a tener en cuenta sobre la tarea u otros tramites que deban realizarse al momento de ejecutar la tarea. Dentro de los vencimientos también se prevé que el usuario vaya marcando aquellos eventos que han sido completados, lo que permite que al momento de la emisión de la agenda del estudio contable, se puedan conocer cuales tareas están pendientes y cuales están completados. Los vencimientos de cada empresa, se calculan y administran dentro de la carpeta de Vencimientos, a la cual se accede seleccionando la opción Estudio contable, que se encuentra dentro del menú Carpetas. Utilice esta carpeta, antes de emitir las agendas del estudio contable, para que Memory Conty© pueda calcular los vencimientos para el período seleccionado y para ingresar la información adicional de cada tarea, cuando se desee asignar un responsable, indicar el monto del pago, ingresar observaciones adicionales a la tarea, o para indicar cuando la misma ya ha sido completada. Informes de agenda Dentro del menú informes, Memory Conty© dispone de una opción de nombre Agenda, donde es posible emitir las diferentes agendas que permitan administrar los vencimientos y tareas del estudio contable, definidos para cada empresa. Este grupo de informes, tiene como objetivo brindar al usuario una serie de herramientas que le permitan organizar las tareas de administración del estudio para conocer diariamente las tareas que deben realizarse y en base a esta controlar el correcto funcionamiento del estudio contable y las tareas que debe realizar cada integrante de este. Dentro de los informes de agenda que posee Memory Conty© pueden seleccionarse: Agenda de la empresa: Permite conocer de cada empresa los vencimientos y obligaciones que posee la misma, siendo este informe el recomendado para enviar a cada una de las empresas que administra el estudio contable, para que estas conozcan de antemano las obligaciones que tendrá la empresa en un determinado período. Agenda del estudio: Este informe permitirá conocer todos los vencimientos y tareas MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 163 que deben realizarse en el estudio para todas las empresas, lo que facilita la organización del mismo y el control y prioridad de las tareas que deben realizarse diariamente. Agenda del responsable: Este informe permitirá conocer todos los vencimientos y tareas que debe realizar cada responsable del estudio contable, lo que facilita la organización de las labores de cada responsable, y el controlo y prioridades de las tareas que estos deben realizar diariamente. Todos los informes de agenda que proporciona Memory Conty©, puede ser emitidos para un determinado período, un determinado grupo de empresas o todas ellas, para un determinado responsable o para todos los responsables, para las tareas pendientes, las completadas o todas, y el orden en el cual se desean agrupar las tareas, pudiendo este ser por fecha o por organismo. Motivos de legajo Los motivos de legajo permiten identificar las diferentes tareas, trámites, consultas y trabajos realizados por el estudio contable sobre cada una de las empresas, que por la importancia de estas, se requiera consultar a futuro. Estos motivos de legajo, permiten agrupar las actividades realizadas en cada empresa por su tipo o importancia, de acuerdo a la clasificación que desee realizar el estudio contable, de las actividades que se registrarán en el legajo de las empresas. Código Cada motivo de legajo es identificado por un código, que puede tener de uno a seis caracteres. Nombre Permite identificar el nombre del motivo de legajo que se esta definiendo. Legajo El legajo, permite que el estudio contable, pueda registrar por ejemplo, las inscripciones realizadas a la empresa en los diferentes organismos, las inspecciones que pudiera haber MEMORY COMPUTACIÓN 164 - MEMORY CONTY© tenido cada empresa y su resultado, los diferentes cambios de políticas de la empresa o en la administración de las mismas, las consultas, advertencias o asesoramientos que puedan haberse realizado a la empresa. Esta información permitirá que cuando sea necesario conocer la fecha y detalles por ejemplo de una inspección rápidamente, sin necesidad de buscarse dicha información dentro de todos los papeles y documentación de la empresa, que además puede que no se encuentren disponibles al momento de requerirlos. Fecha Permite registrar la fecha de la entrada de legajo que se esta registrando. Empresa Identifica a la empresa para la cual se esta ingresando la entrada de legajo, pudiendo consultar las empresas definidas utilizando el comando Consultar (F12). Motivo Identifica el motivo de legajo con el cual se representa y agrupa la entrada de legajo, pudiendo consultar los motivos de legajo definidos utilizando el comando Consultar (F12). Responsable Permite en caso de ser necesario ingresar el nombre del responsable que realizó la tarea que se esta registrando o la persona de contacto para obtener información adicional sobre la entrada de legajo. Notas Este dato permite ingresar información complementaria sobre la entrada de legajo que se esta ingresando, lo cual permitirá conocer en detalle la tarea o evento que se esta registrando de la empresa. Informe legajos Dentro del menú informes, Memory Conty© dispone de una opción de nombre Legajo, MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 165 donde es posible emitir informes que permitan conocer los diferentes legajos registrados de las empresas. Este grupo de informes, tiene como objetivo brindar al usuario una serie de herramientas que le permitan analizar las tareas, eventos, tramites y asesoramientos o consultas realizados a cada empresa, para conocer más en detalle la gestión que ha realizado el estudio sobre la empresa. Informe empresas Dentro del menú informes, Memory Conty© dispone de una opción de nombre Empresas, donde es posible emitir informes que permitan conocer las diferentes empresas que se administran con el módulo de estudios contables. Este informes, tiene como objetivo brindar al usuario un listado que puede ser utilizado a los efectos de consultar rápidamente los datos de las empresas administradas con Memory Conty© y utilizar el mismo como permanente consulta. MEMORY COMPUTACIÓN 166 - MEMORY CONTY© CAPÍTULO 9 ¿Cómo configurar y emitir los estados contables? MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 167 MEMORY COMPUTACIÓN 168 - MEMORY CONTY© Estados contables Una de las principales prestaciones de Memory Conty©, es la posibilidad de configurar y emitir los diferentes estados contables y anexos de los balances tipo. Estos estados contables tienen por cometido, que la empresa pueda administrarse en forma independiente de la estructura con la cual deben presentarse los rubros contables, y permitir que una misma empresa pueda adaptarse a los diferentes requerimientos de presentación de los balances que le puedan solicitar, sin necesidad de realizar cambios ni en la configuración, ni en la imputación de los asientos contables de la empresa. Memory Conty© brinda la posibilidad de definir estados contables, en los que se incluya el Estado de situación, el Estado de resultados, el cuadro de Bienes de uso e intangibles, el Estado de evolución del patrimonio, el Informe de compilación, las Notas, y los cuadros de Detalle del activo y Detalle del pasivo, entre otros. A su vez, Memory Conty© permite que se definan todos los estados contables que sean necesarios dentro de una misma empresa, ya sea por necesidades de presentación, de agrupación de rubros o de comparativos, y permite que los nuevos estados contables puedan crearse a partir de un estado contable de ejemplo, de otro estado contable existente en la empresa, o a partir del estado contable de otra empresa, lo que agiliza la confección de los mismos, en los casos en que las diferencias sean mínimas entre un estado contable y otro. Edición y creación de estados contables Para editar un estado contable existe o para crear un nuevo estado contable, se deberá seleccionar del menú Informes, la opción Estados contables. Memory Conty© presentará un dialogo en el cual se podrá marcar la opción Editar un estado contable existente, para seleccionar un balance existente de la lista de balances de la empresa; la opción Crear nuevo a partir de otro estado contable, para crear uno nuevo a partir de otro balance de la misma empresa o de otra empresa de Memory Conty©, donde se deberá seleccionar el directorio donde se encuentra el balance que se desea copiar; o se permitirá crear uno nuevo a partir de un ejemplo provisto por Memory Conty©, seleccionando la opción Crear con valores predeterminados. Al momento de crear un nuevo estado contable, Memory Conty© solicita que se indiquen las Fechas sobre las cuales se debe procesar la información al momento de calcular el estado contable, y la Moneda en la cual se desea expresar el mismo, lo que permitirá realizar todas las conversiones monetarias necesarias, en forma automática al momento de solicitar el calculo del estado contable. Cuando se selecciona un estado contable existente, Memory Conty© mostrará las opciones Fechas y Monedas con las cuales fue creado el estado contable, pero no permitirá modificar estas opciones debido a que las mismas forman parte de la MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 169 configuración del estado contable. Configuración de estados contables Dentro del estado contable, Memory Conty© provee en la parte superior de la carpeta, una solapa para cada estado y cuadro que integra el estado contable, y a la izquierda de cada estado o cuadro, las solapas de Configuración y Resultado. La solapa Configuración permite definir y configurar la forma en la cual se desea presentar el estado o cuadro, y la solapa Resultado mostrará el estado o cuadro calculado por Memory Conty© de acuerdo a la configuración realizada. Estado de situación Para configurar el estado de situación, seleccione de la parte superior de la carpeta del estado contable la solapa Estado de situación, y en la parte izquierda del estado, la solapa Configuración. Memory Conty© presenta para la configuración del estado de situación una planilla en la cual cada línea representará un rubro del estado de situación, donde podrá agregar nuevas líneas, modificar las existentes o eliminar las líneas que no desee incorporar, utilizando los mismos comandos que en el resto de las carpetas de Memory Conty©. Los datos a ingresar para cada rubro son los siguientes: Nivel Este campo permitirá identificar el nivel que representará el rubro que se esta definiendo, de esta manera, es posible definir el estado de situación en forma jerárquica, realizando el nivel de apertura que se desee. Ingrese para la primer línea el nivel 1, y luego vaya incrementando en las siguientes líneas, los niveles en el que debe representarse cada uno de los rubros que componen el estado de situación, volviendo a definir rubros con niveles superiores cuando finalice de definir los rubros de niveles inferiores. Por ejemplo, ingrese las líneas de la siguiente manera: Nivel 1, ACTIVO Nivel 2, ACTIVO CORRIENTE Nivel 3, DISPONIBILIDADES Nivel 4, Efectivo Nivel 4, Bancos Nivel 3, INVERSIONES TEMPORARIAS Nivel 4, Títulos y acciones Nivel 2, ACTIVO NO CORRIENTE Regularizadora MEMORY COMPUTACIÓN 170 - MEMORY CONTY© En caso que el rubro que se este definiendo corresponda a una cuenta regularizadora, que deba representarse en una columna diferente en la emisión del estado de situación, debido a que esta posee un saldo de diferente signo que el resto del capítulo, marque esta opción, para que Memory Conty© al momento de emitir el informe muestre a la misma con el símbolo positivo en una columna separada. En caso de no marcar esta opción, la cuenta será mostrada en la misma columna que el resto de las cuentas, pero con símbolo negativo, lo que igual dará como total del capítulo el saldo correcto del mismo. Por ejemplo, en el caso de los Bienes de uso, marque las cuentas que representan las Amortizaciones acumuladas como regularizadoras, para que Memory Conty© muestre a estas con símbolo positivo en una columna diferente de donde se mostrarán las cuentas de los valores originales de los bienes de uso, y de cómo saldo total de los bienes de uso, la diferencia entre el monto total de los valores y las amortizaciones acumuladas. Rubro Permite ingresar el texto con el cual se desea emitir al rubro en el estado de situación. Cuentas Este campo permitirá indicar la, o las cuentas para las cuales deberán calcularse los saldos que representan el rubro que se esta definiendo. Esta opción podrá dejarse vacía, lo cual indica que el rubro debe ir en 0 (Cero), o se deberá indicar la lista de cuentas y grupos de cuentas que serán incluidas, debiendo seleccionar las cuentas por su código separadas con guiones y comas. Las comas se interpretan como separadores de cuentas, y los guiones como rangos (Desde - hasta), pudiendo además seleccionar cuentas por los niveles superiores, lo que permitirá indicar que se consideren todas las cuentas que estén por debajo de la cuenta indicada en la estructura del plan de cuentas de la empresa. Por ejemplo 111,1121,1211001-1211005 indica todas las cuentas que empiezan con 111, la cuenta 1121 y todas las cuentas desde la 1211001 a la 1211005. La lista de cuentas puede también ser confeccionada utilizando el comando Consultar (F12), el cual presenta un dialogo con la estructura del plan de cuentas de la empresa, para que se pueda marcar cada cuenta en forma ágil y sencilla, además de poder consultar los grupos de cuenta definidos en la empresa. Porcentaje Permite indicar en que porcentaje se debe representar en el rubro, los saldos de las cuentas indicadas en el campo Cuentas. Esto permite que si el rubro representará exactamente el saldo de la, o las cuentas indicadas, se pueda indicar el 100% del saldo de las cuentas, pero en caso que el rubro MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 171 represente solo una parte del saldo de las cuentas indicadas, se pueda ingresar el porcentaje que deberá calcular Memory Conty© de los saldos de las cuentas. Cuentas de control Para verificar en la emisión del estado de situación de no haber omitido ninguna cuenta, o no haber incluido una cuenta más de una vez, es posible en los rubros de niveles superiores indicar a que cuenta del plan de cuentas de la empresa, representa dicho saldo. Por ejemplo, para verificar haber definido correctamente todos los rubros del capítulo Activo, indique en este campo para el rubro de nivel 1 Activo, el código correspondiente al capítulo Activo dentro del plan de cuentas de la empresa. Memory Conty© al emitir el informe incluirá además de la columna de los saldos calculados del estado de situación, una columna más donde ira mostrando los saldos de control, lo que permitirá rápidamente verificar si el estado de situación representa exactamente o no la información contable de la empresa. Nota Permite relacionar al rubro que se esta definiendo con alguna de las notas definidas en la solapa Notas del estado contable. Para realizar esta relación, ingrese el código de la nota, o seleccione la misma utilizando el comando Consultar (F12), el cual presenta un dialogo con las notas definidas en el estado de situación, para que pueda seleccionar la nota en forma ágil y sencilla Estado de resultados Para configurar el estado de resultados, seleccione de la parte superior de la carpeta del estado contable la solapa Estado de resultados, y en la parte izquierda del estado, la solapa Configuración. Memory Conty© presenta para la configuración del estado de resultados una planilla en la cual cada línea representará un rubro del estado de resultados, donde podrá agregar nuevas líneas, modificar las existentes o eliminar las líneas que no desee incorporar, utilizando los mismos comandos que en el resto de las carpetas de Memory Conty©. Los datos a ingresar para cada rubro son los siguientes: Nivel Este campo permitirá identificar el nivel que representará el rubro que se esta definiendo, de esta manera, es posible definir el estado de resultados en forma jerárquica, realizando el nivel de apertura que se desee. Ingrese para la primer línea el nivel 1, y luego vaya incrementando en las siguientes líneas, los niveles en el que debe representarse cada uno de los rubros que componen el MEMORY COMPUTACIÓN 172 - MEMORY CONTY© estado de resultados, volviendo a definir rubros con niveles superiores cuando finalice de definir los rubros de niveles inferiores. Por ejemplo, ingrese las líneas de la siguiente manera: Nivel 1, RESULTADOS Nivel 2, RESULTADO BRUTO Nivel 3, INGRESOS OPERATIVOS Nivel 4, Ventas locales Nivel 4, Ventas del exterior Nivel 3, DESCUENTOS Y BONIFICACIONES Nivel 4, Descuentos concedidos Nivel 3, COSTO BIENES O SERVICIOS Nivel 4, Costo de bienes vendidos Nivel 2, RESULTADO OPERATIVO Rubro Permite ingresar el texto con el cual se desea emitir al rubro en el estado de resultados. Cuentas Este campo permitirá indicar la, o las cuentas para las cuales deberán calcularse los saldos que representan el rubro que se esta definiendo. Esta opción podrá dejarse vacía, lo cual indica que el rubro debe ir en 0 (Cero), o se deberá indicar la lista de cuentas y grupos de cuentas que serán incluidas, debiendo seleccionar las cuentas por su código separadas con guiones y comas. Las comas se interpretan como separadores de cuentas, y los guiones como rangos (Desde - hasta), pudiendo además seleccionar cuentas por los niveles superiores, lo que permitirá indicar que se consideren todas las cuentas que estén por debajo de la cuenta indicada en la estructura del plan de cuentas de la empresa. Por ejemplo 111,1121,1211001-1211005 indica todas las cuentas que empiezan con 111, la cuenta 1121 y todas las cuentas desde la 1211001 a la 1211005. La lista de cuentas puede también ser confeccionada utilizando el comando Consultar (F12), el cual presenta un dialogo con la estructura del plan de cuentas de la empresa, para que se pueda marcar cada cuenta en forma ágil y sencilla, además de poder consultar los grupos de cuenta definidos en la empresa. Porcentaje Permite indicar en que porcentaje se debe representar en el rubro, los saldos de las cuentas indicadas en el campo Cuentas. Esto permite que si el rubro representará exactamente el saldo de la, o las cuentas indicadas, se pueda indicar el 100% del saldo de las cuentas, pero en caso que el rubro represente solo una parte del saldo de las cuentas indicadas, se pueda ingresar el MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 173 porcentaje que deberá calcular Memory Conty© de los saldos de las cuentas. Cuentas de control Para verificar en la emisión del estado de resultados de no haber omitido ninguna cuenta, o no haber incluido una cuenta más de una vez, es posible en los rubros de niveles superiores indicar a que cuenta del plan de cuentas de la empresa, representa dicho saldo. Por ejemplo, para verificar haber definido correctamente todos los rubros de perdidas y ganancias, indique en este campo para el rubro de nivel 1 Resultados, el código correspondiente a los capítulos de Perdidas y Ganancias dentro del plan de cuentas de la empresa. Memory Conty© al emitir el informe incluirá además de la columna de los saldos calculados del estado de resultados, una columna más donde ira mostrando los saldos de control, lo que permitirá rápidamente verificar si el estado de resultados representa exactamente o no la información contable de la empresa. Nota Permite relacionar al rubro que se esta definiendo con alguna de las notas definidas en la solapa Notas del estado contable. Para realizar esta relación, ingrese el código de la nota, o seleccione la misma utilizando el comando Consultar (F12), el cual presenta un dialogo con las notas definidas en el estado de resultados, para que pueda seleccionar la nota en forma ágil y sencilla Cuadro de bienes de uso e intangibles Para configurar el cuadro de bienes de uso e intangibles, seleccione de la parte superior de la carpeta del estado contable la solapa Bienes de Uso e Intangibles, y en la parte izquierda del estado, la solapa Configuración. Memory Conty© presenta para la configuración del cuadro una planilla en la cual cada línea representará un rubro del cuadro, donde podrá agregar nuevas líneas, modificar las existentes o eliminar las líneas que no desee incorporar, utilizando los mismos comandos que en el resto de las carpetas de Memory Conty©. Los datos a ingresar para cada rubro son los siguientes: Nivel Este campo permitirá identificar el nivel que representará el rubro que se esta definiendo, de esta manera, es posible definir el cuadro de bienes de uso e intangibles en forma jerárquica, realizando el nivel de apertura que se desee. Ingrese para la primer línea el nivel 1, y luego vaya incrementando en las siguientes líneas, los niveles en el que debe representarse cada uno de los rubros que componen el MEMORY COMPUTACIÓN 174 - MEMORY CONTY© cuadro de bienes de uso e intangibles, volviendo a definir rubros con niveles superiores cuando finalice de definir los rubros de niveles inferiores. Por ejemplo, ingrese las líneas de la siguiente manera: Nivel 1, BIENES DE USO Nivel 2, Inmuebles Nivel 2, Muebles y útiles Nivel 2, Maquinas y herramientas Nivel 2, Vehículos Nivel 1, INTANGIBLES Nivel 2, Marcas y patentes Nivel 2, Llave Rubro Permite ingresar el texto con el cual se desea emitir al rubro en el cuadro de bienes de uso e intangibles. Cuentas Valores de origen Este campo permitirá indicar la, o las cuentas para las cuales deberán calcularse los saldos que representan para el rubro los valores de origen. Esta opción podrá dejarse vacía, lo cual indica que el rubro debe ir en 0 (Cero), o se deberá indicar la lista de cuentas y grupos de cuentas que serán incluidas, debiendo seleccionar las cuentas por su código separadas con guiones y comas. Las comas se interpretan como separadores de cuentas, y los guiones como rangos (Desde - hasta), pudiendo además seleccionar cuentas por los niveles superiores, lo que permitirá indicar que se consideren todas las cuentas que estén por debajo de la cuenta indicada en la estructura del plan de cuentas de la empresa. Por ejemplo 111,1121,1211001-1211005 indica todas las cuentas que empiezan con 111, la cuenta 1121 y todas las cuentas desde la 1211001 a la 1211005. La lista de cuentas puede también ser confeccionada utilizando el comando Consultar (F12), el cual presenta un dialogo con la estructura del plan de cuentas de la empresa, para que se pueda marcar cada cuenta en forma ágil y sencilla, además de poder consultar los grupos de cuenta definidos en la empresa. Porcentaje Permite indicar en que porcentaje se debe representar en el rubro, los saldos de las cuentas indicadas en el campo Cuentas. Esto permite que si el rubro representará exactamente el saldo de la, o las cuentas indicadas, se pueda indicar el 100% del saldo de las cuentas, pero en caso que el rubro represente solo una parte del saldo de las cuentas indicadas, se pueda ingresar el porcentaje que deberá calcular Memory Conty© de los saldos de las cuentas. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 175 Cuentas revaluaciones Este campo permitirá indicar la, o las cuentas para las cuales deberán calcularse los saldos que representan para el rubro las revaluaciones. Porcentaje Permite indicar en que porcentaje se debe representar en el rubro, los saldos de las cuentas indicadas en el campo Cuentas revaluaciones. Porcentaje de revaluación Memory Conty© permite confeccionar el cuadro tanto cuando se encuentren los asientos de revaluaciones, tomando de dichos asientos el monto de las revaluciones; como también, permite calcular el cuadro aplicando el porcentaje de revaluación a los valores de origen de cada rubro, cuando los asientos de revaluación no se encuentren. Memory Conty© identifica a los asientos que representan las revaluaciones, de acuerdo al Tipo de asiento, el cual deberá ser asignado al asiento, en el caso que este se haya ingresado en forma manual, tal como se explicará en los capítulos de Tipos de asiento y Asientos. Cuentas amortizaciones Este campo permitirá indicar la, o las cuentas para las cuales deberán calcularse los saldos que representan para el rubro las amortizaciones. Porcentaje Permite indicar en que porcentaje se debe representar en el rubro, los saldos de las cuentas indicadas en el campo Cuentas amortizaciones. Cuentas amortizaciones acumuladas Este campo permitirá indicar la, o las cuentas para las cuales deberán calcularse los saldos que representan para el rubro las amortizaciones acumuladas. Porcentaje de amortización Memory Conty© permite confeccionar el cuadro tanto cuando se encuentren los asientos de amortizaciones, tomando de dichos asientos el monto de las amortizaciones; como también, permite calcular el cuadro aplicando el porcentaje de amortización a los valores de origen de cada rubro, cuando los asientos de amortización no se encuentren. Memory Conty© identifica a los asientos que representan las amortizaciones, de acuerdo al Tipo de asiento, el cual deberá ser asignado al asiento, en el caso que este se haya ingresado en forma manual, tal como se explicará en los capítulos de Tipos de asiento y Asientos. MEMORY COMPUTACIÓN 176 - MEMORY CONTY© Nota Permite relacionar al rubro que se esta definiendo con alguna de las notas definidas en la solapa Notas del estado contable. Para realizar esta relación, ingrese el código de la nota, o seleccione la misma utilizando el comando Consultar (F12), el cual presenta un dialogo con las notas definidas en el estado de resultados, para que pueda seleccionar la nota en forma ágil y sencilla Cuadro de detalle de activo Para configurar el cuadro anexo de detalle de activo, seleccione de la parte superior de la carpeta del estado contable la solapa Detalle del Activo, y en la parte izquierda del cuadro, la solapa Configuración. Este cuadro se define de la misma manera que la explicada para Estado de situación, ya que la única diferencia con el mismo, es que será utilizado para el detalle de aquellos rubros que en el Estado de situación se haya optado por no discriminar, pero se desee informar en un cuadro anexo, el detalle de la composición del saldo del rubro. Utilice el cuadro de detalle de activo, por ejemplo cuando en el estado de situación incluya un rubro para Deudores, y desea generar un anexo con el detalle de los principales deudores de la empresa. Cuadro de detalle de pasivo Para configurar el cuadro anexo de detalle de pasivo, seleccione de la parte superior de la carpeta del estado contable la solapa Detalle del Pasivo, y en la parte izquierda del cuadro, la solapa Configuración. Este cuadro se define de la misma manera que la explicada para Estado de situación, ya que la única diferencia con el mismo, es que será utilizado para el detalle de aquellos rubros que en el Estado de situación se haya optado por no discriminar, pero se desee informar en un cuadro anexo, el detalle de la composición del saldo del rubro. Utilice el cuadro de detalle de pasivo, por ejemplo cuando en el estado de situación incluya un rubro para Acreedores, y desea generar un anexo con el detalle de los principales acreedores de la empresa. Notas Para configurar las notas del estado contable, seleccione de la parte superior de la carpeta del estado contable la solapa Notas. Las notas permiten incluir al final del estado contable, un detalle de las diferentes anotaciones, políticas y criterios utilizados para la confección del estado contable, que sean necesarias informar al momento de presentar el estado contable. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 177 Memory Conty© presenta para la configuración de las notas una planilla en la cual cada línea representará una nota distinta, donde podrá agregar nuevas líneas, modificar las existentes o eliminar las líneas que no desee incorporar, utilizando los mismos comandos que en el resto de las carpetas de Memory Conty©. Los datos a ingresar para cada nota son los siguientes: Código Permite identificar a la nota y ordenar a las mismas cuando se emita el estado contable de la empresa. Título Permite ingresar una breve descripción de la nota que se incluirá en la emisión del estado contable. Descripción Este campo permite ingresar el desarrollo de la nota, utilizando un formato de texto enriquecido, similar al de los procesadores de texto habituales. Para utilizar diferentes tipos de letra, tamaños, colores, o incluso insertar imágenes, gráficos y tablas, podrá invocar el menú de formatos haciendo clic en el botón derecho del ratón, o abrir un editor más completo, seleccionando del menú del botón derecho del ratón la opción Editar. Informe de compilación Para configurar el informe de compilación del estado contable, seleccione de la parte superior de la carpeta del estado contable la solapa Informe de Compilación. El informe de compilación, permite incluir al principio del estado contable, el informe de compilación utilizado para informar quien ha confeccionado el balance y los criterios y políticas que se han seleccionado para la confección del mismo. Este informe utiliza un formato de texto enriquecido, similar al de los procesadores de texto habituales. Para utilizar diferentes tipos de letra, tamaños, colores, o incluso insertar imágenes, gráficos y tablas, podrá invocar el menú de formatos haciendo clic en el botón derecho del ratón, o abrir un editor más completo, seleccionando del menú del botón derecho del ratón la opción Editar. Modificación y emisión de estados contables Para emitir los estados y anexos de los estados contables, deberá seleccionar la solapa MEMORY COMPUTACIÓN 178 - MEMORY CONTY© Resultado de cada estado y anexo, y ejecutar el comando Actualizar, para que Memory Conty© procese nuevamente la información tomando los cambios realizados y presentará el resultado del informe sin necesidad de haber cerrado y vuelto a abrir el estado contable. Dentro de la solapa Resultado, el usuario podrá modificar los montos calculados por Memory Conty©, si estos no representarán los valores a presentar del estado contable, en el caso de que por ejemplo, existan operaciones que aun no han sido ingresadas. Memory Conty© al momento de ejecutar el comando Imprimir emitirá los saldos modificados ignorando los que hayan sido calculados por Memory Conty©. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 179 MEMORY COMPUTACIÓN 180 - MEMORY CONTY© CAPÍTULO 10 Herramientas MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 181 MEMORY COMPUTACIÓN 182 - MEMORY CONTY© Herramientas En este capitulo se detallan las utilidades adicionales que posee Memory Conty© , las cuales si bien no tienen influencia sobre la contabilidad, le permiten al usuario realizar determinadas tareas anexas a la misma. Respaldar empresa Este comando permite copiar la información de la empresa a disquetes u otros medios magnéticos. El comando Respaldar tiene por finalidad la creación de copias de los datos de la empresa, como medida de precaución y seguridad frente a posibles daños en la información almacenada en el disco duro del computador o servidor de la red. Memory Conty© está diseñado para que este proceso de respaldo de los datos de la empresa no requiera ningún conocimiento de sistema operativo o de utilitarios externos, lo que permite que cualquier usuario pueda realizarlo en forma rápida, ágil y segura. Es muy importante que se acostumbre a realizar periódicamente respaldos de su información, definiendo la frecuencia con que debe respaldarla en base a la carga que posee la empresa. Tenga en cuenta que si su empresa realiza respaldos semanales, podrá perder información de hasta una semana de trabajo; en cambio, si el respaldo se realiza diariamente, la pérdida de trabajo disminuye a sólo un día. Tome la precaución de no utilizar un solo juego de respaldos, ya que la empresa dependería exclusivamente del estado de dicho respaldo. No utilice nunca menos de tres juegos y rótelos de acuerdo a los días de la semana. Además de las copias de respaldo que pueda poseer en la empresa, siempre tenga copias actualizadas en lugares físicos fuera de la empresa, para utilizar en caso de siniestros o robos. Si acaba de tener un problema en el computador, un corte de energía o un error en los datos utilizando Memory Conty©, realice el respaldo en un nuevo juego, reservando los respaldos realizados anteriormente hasta tanto no determine que la información se halla en buen estado. Para utilizar menos espacio físico al respaldar a disquetes o cualquier otro medio magnético, Memory Conty©, permite comprimir la información, la cual ocupará de 2 a 10 veces menos del espacio total de la empresa, siendo esta compresión altamente confiable y compatible con otros utilitarios que utilicen el formato ZIP. También, es posible que cuando se comprime la información la misma sea guardada con MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 183 contraseña, para impedir que ante una pérdida del respaldo, usuarios no autorizados puedan utilizar los datos respaldados, teniendo como única precaución el no olvidarse de la contraseña indicada, ya que al momento de ejecutar el comando Recuperar empresa deberá ser indicada, y si la misma no corresponde con la misma utilizada en el respaldo, la información no podrá ser recuperada. Recuperar empresa Permite recuperar los datos previamente respaldados con el comando Respaldar empresa. El comando Recuperar empresa sirve, en caso de un siniestro o catástrofe, para recuperar la información respaldada, ya sea para reemplazar información en mal estado o para recuperar los datos en un nuevo computador o disco. Tenga mucho cuidado al realizar esta operación, ya que al recuperar el respaldo de la empresa sobrescribirá todos los datos que existían de la empresa y los datos se corresponderán con los datos que poseía Memory Conty© al momento de realizar el respaldo que se está recuperando. Si al momento de la ejecución del comando de Respaldar empresa, hubiera indicado una contraseña ingrese la misma para que Memory Conty©, pueda recuperar los datos, ya que de no hacerlo o de ingresar una contraseña que no corresponda no será posible recuperar la información respaldada. Consolidar empresas Muchas empresas debido a su estructura comercial deben dividir su contabilidad por sector, sucursal u alguna otra causa, eso hace que la contabilidad de la empresa se encuentre dividida en varias empresas pero a los efectos fiscales y totales de la empresa la información debe encontrarse consolidada en una empresa. Para estos casos, Memory Conty© posee el proceso de Consolidar empresas que permite agrupar todos los asientos de un periodo de las empresas que indique el usuario en la empresa que se esta utilizando actualmente. Se debe tener en cuenta antes de realizar una consolidación de empresas que las mismas deben poseer planes de cuentas, monedas, impuestos, y libros compatibles entre si, debido a que en caso contrario la información consolidada de los asientos no reflejará correctamente la información de cada una de las empresas que se hayan seleccionado para la consolidación. Memory Conty© al consolidar reúne en la empresa abierta (Consolidada) los asientos de una o más empresas (A consolidar) para un período dado. Si la empresa consolidada es una de las empresas a consolidar, se agrega a cada mes de asientos los movimientos de las demás empresas. Si la empresa consolidada no es una de las empresas a consolidar, se borra cada mes de asientos y se crea uno nuevo con los MEMORY COMPUTACIÓN 184 - MEMORY CONTY© movimientos de las demás empresas. Al ejecutar el comando Consolidar empresas, seleccione el período para el cual desea realizar la consolidación, la lista de empresas a consolidar, (En la cual Memory Conty© sugiere las empresas consolidadas por última vez), y marque la opción de Validar la cual permitirá validar la consistencia de los datos consolidados en la empresa resultado, para verificar que la consolidación de empresas se haya realizado con éxito. Para confeccionar la lista de empresas a consolidar utilice los comandos Agregar y Remover que permitirán seleccionar las empresas a incluir o excluir; para agregar una empresa a la lista ejecute el comando Agregar y seleccione la empresa que desea incorporar a la consolidación; y para eliminar una empresa de la lista, selecciónela y ejecute el comando Remover. Validar datos Este comando permite realizar una exhaustiva validación de la consistencia de la información registrada, a efectos de verificar posibles daños que pueda haber sufrido la información de la empresa. Si bien Memory Conty© realiza un permanente control de la integridad de la información, hay distintas razones por las cuales la información puede verse dañada, como puede ser un mal funcionamiento de hardware, un corte de energía, apagado del computador incorrectamente, archivos modificados desde el sistema operativo o cualquier otro factor externo al sistema capaz de generar inconsistencias. Este proceso debe realizarse en forma periódica, lo cual permitirá tener la certeza en cuanto a la validez de la información que posee Memory Conty©. Tenga en cuenta que el comando Validar es un análisis y diagnóstico de la información de la empresa y la misma no realiza ningún proceso de corrección; los mismos deben ser realizados luego de este diagnóstico, tal como se explicara en el capítulo de Validación de datos, donde podrá utilizando el comando Explicar conocer el motivo y la solución para cada uno de los errores informados por Memory Conty©, y el comando Mostrar para ir directamente a la línea en la cual Memory Conty© detectó la inconsistencia para corregir la misma en forma ágil y sencilla. Recuerde que Memory Conty© no permite emitir informes, cuando los datos de la empresa se encuentren con errores, de manera de preservar la integridad de la información, y de no realizar cálculos o procesos que arrojen resultados que no sean los correctos, debiendo todos los datos de la empresa estar libre de errores al momento de la emisión de los diferentes informes. Trabar / Destrabar Memory Conty© permite por seguridad trabar cualquiera de las carpetas de la empresa, lo cual implica que una vez trabada la misma no puede ser modificada sin ser destrabada MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 185 previamente, si bien puede emitirse cualquier informe utilizando la misma. Esto agrega un importante control de seguridad, especialmente en la carpeta de Asientos, de manera que una vez que se ingresó, corrigió y validó la información de un mes, se pueda Trabar para que los datos no puedan modificarse por error o por otros usuarios. Al seleccionar la opción Trabar / destrabar dentro de las Herramientas del menú Empresa, Memory Conty© ofrece un cuadro de diálogo en el cual se permite ingresar una contraseña que sólo estará disponible para el usuario SUPERVISOR, la cual será solicitada por Memory Conty© cada vez que un usuario desee destrabar una carpeta ya trabajada, lo que aumentará en caso de ser utilizada, aun más la seguridad de la información de la empresa. Para trabar o destrabar cualquier carpeta dentro del cuadro de dialogo de Trabar / destrabar, sólo será necesario seleccionar las carpetas a trabar o destrabar de la lista (Donde se distinguen con una llave las carpetas ya trabadas), y ejecutar el comando Trabar / destrabar el cual traba las carpetas que no estén trabadas, o destraba las carpetas trabadas anteriormente. Cuando el usuario desee ingresar a una carpeta que se encuentre trabada, Memory Conty© le informará que la misma se encuentra trabada y le permitirá acceder a la misma en modo de sólo lectura, permitiéndole visualizar la información pero no realizar ningún tipo de modificaciones. Recodificar cuentas El proceso de Recodificar cuentas le permite al usuario el poder realizar modificaciones en la definición del plan de cuentas sobre la marcha y aplicar dichas modificaciones a los asientos ya ingresados. Dicho proceso permite recodificar varias cuentas a la vez, traspasar títulos en la estructura jerárquica y agregar dígitos a las cuentas, pudiendo en todos los casos el usuario realizar pruebas dentro del dialogo del proceso y realizar el mismo para un periodo o para todos los asientos que se encuentran en la empresa. Memory Conty© al recodificar cambia el código de una o varias cuentas en la carpeta de Cuentas, en la carpeta de Impuestos, en la carpeta de Monedas (Cuentas de pérdidas y ganancias por diferencia de cambio), en la carpeta de Asientos (Cuentas al debe y al haber) y en las carpetas de Lotes de asientos y Modelos de asientos (Cuentas al debe y al haber). En la carpeta de Cuentas, según lo seleccionado por el usuario, el código de la cuenta original se cambia por el nuevo código, o se conserva las cuentas originales, creando una nueva cuenta con el nuevo código y manteniendo la cuenta existente. La herramienta permite recodificar una cuenta, una cuenta y sus subcuentas, o varias cuentas con cierto formato, recodificar todos los asientos, lotes y modelos, o sólo los de MEMORY COMPUTACIÓN 186 - MEMORY CONTY© un período determinado (En este último caso, por seguridad se conserva las cuentas originales, porque pueden existir asientos no recodificados que utilicen las cuentas originales). Para recodificar un código de cuenta se indica el código a Buscar y el código con el cual se debe Reemplazar. Los códigos se pueden indicar con números del 0 al 9 y signos de interrogación (?), lo que se utiliza como un comodín que sustituye a cualquier dígito. Por ejemplo, si se indica Buscar el código 123?, Memory Conty© considerará a las cuentas con códigos 1230, 1231, 1232, 1233, etc.. Cada comodín en el código a Buscar debe tener un correspondiente en el código a Reemplazar: el dígito en la posición del comodín en el código a Buscar se copia a la posición correspondiente del código a Reemplazar. Por ejemplo, si se indica buscar el código 123? y reemplazarlo por 123?0, se encontrará los códigos 1230, 1231, 1232, 1233, etc. y se los sustituirá por 12300, 12310, 12320, 12330, etc. Si no se incluye comodines, el código buscado se sustituye directamente por el código de reemplazo. Por ejemplo, si se indica buscar el código 123 y reemplazarlo por 456, se encontrará solamente el código 123 y se lo sustituirá por 456. Si se indica recodificar también las subcuentas, se reemplazará cualquier cuenta que comience con el código buscado. Por ejemplo, si se indica buscar el código 123 y sus subcuentas, y reemplazarlo por 456, se encontrará los códigos 123, 1231, 1232, etc., 123111, 123112, etc., y se los sustituirá por 456, 4561, 4562, etc., 456111, 456112, etc. Renumerar asientos Esta herramienta que estará disponible cuando la empresa tenga marcado que Usa números de asiento dentro de las Propiedades de la empresa, permite asignarle números de asiento a los asientos que no estaban numerados previo al comienzo de la utilización de números de asiento. Memory Conty© permite que aquellas empresas que identifican los asientos por un número en forma mensual, todos los meses puedan comenzar desde el mismo número inicial, o a aquellas otras empresas que posean un único número correlativo de asiento para cada comprobante u operación de la empresa, puedan utilizar una única numeración correlativa a través del tiempo. Esta herramienta posibilita renumerar los asientos en forma secuencial tanto dentro del periodo como dentro del mes, adaptándose a las necesidades que pudiera tener la empresa, asignándoles a los asientos un número de identificación en forma automática. De esta manera se logra numerar no solamente los asientos que se ingresen a partir del comienzo de la utilización de números de asiento, sino que es posible utilizando esta herramienta renumerar los asientos ya existentes que no poseían un número identificatorio de asiento. Al seleccionar la opción Renumerar dentro de las Herramientas del menú Empresa, MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 187 Memory Conty© ofrece un cuadro de diálogo en el cual solicita que se indique el Período de los asientos a renumerar, y el Número inicial que se debe asignar al primer asiento del período, permitiendo que la numeración se realice en forma correlativa dentro del período seleccionado o que se deba numerar los asientos debiendo Comenzar con el numero inicial cada mes. Versión DOS y Versión Wincont 1.2.8 Cuando se requiere intercambiar información de la empresa con otros usuarios que no utilizan Memory Conty©, y utilizan Memory Contabilidad Central en sus versiones DOS o Windows, es necesario importar o exportar la información contable desde y hacia dichos sistemas. Estos procedimientos deben realizarse, debido a que Memory Conty© posee prestaciones adicionales a los productos indicados y por consiguiente la información de Memory Conty© es diferente que la que se utilizaban en versiones anteriores; además de que Memory Conty© encripta los datos de la empresa para salvaguardar la confidencialidad de los mismos, y esta encriptación no era utilizado por los productos de versiones anteriores que no pueden identificar correctamente los nuevos datos. En este capitulo se explica como se realiza la importación y exportación de los asientos entre empresas de Memory Conty© y empresas de la versión DOS y Windows de Memory Contabilidad Central. Importar datos de la versión DOS y Windows Importar datos desde la versión DOS o de Windows, de Memory Contabilidad Central, implica el traer información de una empresa de la versión DOS o Windows a la empresa de Memory Conty© que se esta utilizando. En el dialogo el sistema presenta una lista de los archivos encontrados en la empresa de Memory Contabilidad Central para DOS o Windows, para que el usuario seleccione cuales desea importar a la empresa de Memory Conty©. Marcando el botón Automática Memory Conty© se encarga de determinar cuales son los datos que aun no están convertidos y marca los mismos por el usuario, recomendándose esta opción para eliminar errores de selección por parte del usuario. Exportar datos a la versión DOS y Windows La exportación de datos a la versión DOS o Windows, de Memory Contabilidad Central, es el proceso inverso a la importación y permite que se envíen los datos de la empresa de Memory Conty© que se esta utilizando a la empresa de la versión DOS o Windows de Memory Contabilidad Central indicada, pudiendo al igual que el proceso anterior marcar los archivos a exportar o indicar exportación Automática. Debido a que Memory Conty© posee innovaciones con respecto al ingreso de asientos de la Memory Contabilidad Central para DOS y Windows, aquellas empresas que desean MEMORY COMPUTACIÓN 188 - MEMORY CONTY© exportar los datos a la versión DOS o Windows deben tener en cuenta que dichas innovaciones no podrán ser utilizadas, debido a que Memory Contabilidad Central para DOS y Windows no podrán interpretar la información generada en Memory Conty©. Memory Conty© para seguridad del usuario realiza dicho control antes de exportar la información, indicando las incompatibilidades encontradas. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 189 Importación de datos La gran versatilidad de Memory Conty©, hace posible no solamente ingresar los asientos en forma ágil, sino que también brinda la posibilidad de consolidar asientos generados por otras aplicaciones de terceros, mediante la utilización de archivos de intercambio, que son integrados a los asientos ingresados directamente en el sistema. Estos archivos de intercambio, deben ser generados en formato texto por las aplicaciones de terceros, respetando las características y campos que requiere Memory Conty©, para que este pueda identificar correctamente la información de los mismos, integre la misma y considere dicha información en la generación de los informes contables que posee el sistema. Formato Los archivos que se importan deben ser archivos de texto, donde cada línea del ingreso de asientos de Memory Conty© debe ocupar una línea del archivo, los campos deben estar separados por comas u otro carácter indicado por el usuario al momento de realizar la importación de asientos, siendo la coma el valor predeterminado, y los campos alfanuméricos deben estar entre comillas. Cada archivo de intercambio deberá contener los asientos de un sólo mes, y deberá respetar las mismas características que el ingreso de asientos de Memory Conty©, donde todas las líneas de un mismo asiento deben tener el mismo Día, Concepto y Libro, o Día, Número o Marca y Libro en el caso de utilizar números de asiento o distintas leyendas. Campo Tipo DIA Numérico DEBE Numérico HABER Numérico NUMERO Numérico COMPROBANTE Numérico SERIE O PUNTO DE VENTA DE COMPROBANTE NÚMERO DE COMPROBANTE CONCEPTO Largo Descripción 2 Día del asiento. Código de la cuenta al Debe, que debe 10 corresponderse con las cuentas definidas en la carpeta de Cuentas de la empresa. Código de la cuenta al Haber, que debe 10 corresponderse con las cuentas definidas en la carpeta de Cuentas de la empresa. 8 Número del asiento. Código del comprobante, que debe corresponderse 3 con los comprobantes definidos en la carpeta de Comprobantes de la empresa. Alfanumérico 4 Serie o Punto de venta del comprobante. Numérico 8 Número del comprobante. Alfanumérico 30 Leyenda de la línea del asiento. MEMORY COMPUTACIÓN 190 - MEMORY CONTY© RUC, RUT, CUIT O IA Alfanumérico MONEDA Numérico 2 TOTAL Numérico 12,2 CODIGOIVA Numérico 2 IVA Numérico 12,2 CODIGOIMPUESTO Numérico 2 12,2 IMPUESTO Numérico 9,2 COTIZACION Numérico 5,7 LIBRO Alfanumérico 1 RUC, RUT, CUIT o Imputación alternativa de la línea del asiento, que debe corresponderse con los códigos de Clientes y proveedores o Imputaciones alternativas definidos en la carpeta de Clientes y proveedores o Imputaciones alternativas de la empresa. Código de la Moneda de la línea del asiento, que debe corresponderse con las monedas definidas en la carpeta de Monedas de la empresa. Total IVA e Impuestos incluidos de la línea del asiento. Código del IVA de la línea del asiento, que debe corresponderse con los impuestos definidos en la carpeta de Impuestos que sean del tipo IVA. Importe del IVA de la línea del asiento. Código del Impuesto adicional al IVA de la línea del asiento, que debe corresponderse con los impuestos definidos en la carpeta de Impuestos que no sean del tipo IVA. Importe del Impuesto adicional al IVA de la línea del asiento. Cotización especial del asiento Libro al cual se imputa el asiento, que debe corresponderse con los libros definidos en la carpeta de Libros de la empresa, pudiendo además ser P (Partida doble), U (Último de partida doble) o L (Leyenda adicional). Los campos del tipo alfanumérico cuando estén vacíos no deberán estar formateados con ningún carácter, los campos del tipo numérico deben estar sin espacios y cuando estén vacíos deben ir en 0. El campo RUC, RUT, CUIT de clientes y proveedores o IA, se utilizará para el RUT en Chile, el RUC en Paraguay, el CUIT en Argentina y la Imputación alternativa que pudiera tener definida la empresa en Uruguay, donde deberá respetarse el formato y el digito verificador para Chile y Argentina. Ejemplo 2,"11111","4101",0,1,A,401,"Contado 401","", 0,2500.00,0,0.00,0,0.00,0.0000000,"I" 2,"11111","4103",0,1,A,401,"Contado 401","", 0,8500.00,5,1043.86,0,0.00,0.0000000,"I" 2,"11111","4102",0,1,A,401,"Contado 401","", 0,24000.00,6,4487.80,0,0.00,0.0000000,"I" 5,"11112","4102",0,1,A,402,"Contado 402","", 1,2400.00,6,448.78,0,0.00,0.0000000,"I" 5,"11111","4103",0,1,A,403,"Contado 403","", 0,4000.00,5,491.23,0,0.00,0.0000000,"I" 8,"11111","4102",0,1,A,404,"Contado 404","", 0,7500.00,6,1402.44,0,0.00,0.0000000,"I" MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 191 Importación de asientos Para integrar los archivos de intercambio a los asientos, Memory Conty© permite utilizar diferentes modalidades: Utilizando el comando Importar archivos, dentro de Herramientas del menú Empresa de Memory Conty©. Utilizando el utilitario CONTYIMP, en el modo interactivo o por línea de comandos. Utilizando la importación Automática (Recomendada), la cual detecta la existencia de los archivos de intercambio y los integra automáticamente. Importar asientos utilizando el comando Importar archivos Para importar archivos de asientos desde dentro de Memory Conty©, seleccione el comando Importar archivos, del menú Herramientas que se encuentra en el menú Empresa, y seleccione los archivos de asientos a importar mediante el comando Agregar, e indique el mes al cual corresponde cada uno de los archivos. Memory Conty© asume que el orden de los campos es el explicado anteriormente, que cada línea del archivo corresponde a una línea del ingreso de asientos, que los campos están separados por comas y que los campos alfanuméricos están delimitados por comillas, pudiendo cambiar esta configuración, ejecutando el botón Configuración del cuadro de diálogo del comando Importar archivos, y visualizar previamente la interpretación del archivo de intercambio que realizará Memory Conty©. Importar asientos utilizando el utilitario CONTYIMP Este utilitario se distribuye tanto con Memory Conty©, como en forma separada y gratuita para los usuarios registrados, pudiéndose descargarse de la página Web de Memory Computación www.memorycomputacion.com. El mismo, permite realizar la importación de asientos y cuentas desde otras aplicaciones de terceros, desde fuera de Memory Conty©, pudiéndose utilizar con la misma interfaz que el comando Importar archivos de Memory Conty© si se invoca sin parámetros, o puede ser usado mediante parámetros por línea de comandos. Sintaxis CONTYIMP <Archivo> <Empresa> [MM/AA[AA]] [/T:C[SV], T[XT2CFW] , D[ELIMITED] /S:["SEPARADOR"] [/P] [/N] [/Q] [/B] Parámetro <Archivo> <Empresa> MM/AA[AA] /T: Descripción Corresponde al archivo de texto a importar. Corresponde a la carpeta donde se encuentra la empresa de Memory Conty©, a la cual se importan los datos. Corresponde al mes y año al cual corresponden los asientos a importar. Corresponde al Tipo de formato del archivo. MEMORY COMPUTACIÓN 192 - MEMORY CONTY© Campos separados por comas y líneas separadas por ENTER. Campos y líneas separados por ENTER. (Formato del utilitario T anterior TXT2CFW). Campos separados con un delimitador que es indicado con el D parámetro /S: Corresponde al Separador de campos, cuando se utiliza el parámetro /T:D. "," Campos separados por coma. ";" Campos separados por punto y coma. ":" Campos separados por dos puntos. Campos separados por ENTER. E Campos separados por TABULADOR. T Permite omitir la primera línea, si en ella se encuentran los nombres de los campos. Permite indicar el orden de los campos, tomando los mismos de la primer línea del archivo. En este caso se deben utilizar los nombres de campos indicados en el formato del archivo, separados por el delimitador de campos seleccionado. Permite ejecutar la importación de asientos sin emitir mensajes al usuario, generando un archivo de nombre CONTYIMP.LOG que contiene la información de los mensajes de error que pudieran generarse. Permite borrar antes de importar, los asientos de ese mes que sean del mismo origen que los que se están importando. Permite indicar el origen de los asientos. Cuando se importen archivos de aplicaciones de terceros, este parámetro debe omitirse, lo cual asigna automáticamente el origen IM (Importados) que identifica a los asientos que fueron generados por aplicaciones de terceros. MG Memory Magus (Uso interno de Memory Computación) FG Memory Fígaro (Uso interno de Memory Computación) WR Memory Worky (Uso interno de Memory Computación) C /S: /P /N /Q /B /O: Ejemplo CONTYIMP ASIENTOS.TXT C:\CONTY\DEMO 07/01 /B En el ejemplo se importará el contenido del archivo ASIENTOS.TXT a la empresa ubicada en C:\CONTY\DEMO, dentro del mes de Julio del 2001 y que deben borrarse previa a la importación todos los asientos de origen IM (Importados) de ese mes de asientos. Archivo de parámetros En el caso de requerir importar asientos de varios meses, el utilitario CONTYIMP permite además ejecutarse utilizando un archivo de parámetros, donde los mismos parámetros que se utilizan en la línea de comandos, pueden incluirse dentro de un archivo que contenga varias líneas, y donde cada una de las líneas corresponda a un proceso de importación independiente. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 193 Sintaxis CONTYIMP @<ArchivoParametros> Ejemplo CONTYIMP @PARAM.DAT Contenido del archivo PARAM.DAT ASENE.TXT C:\CONTY\DEMO 01/01 /B ASFEB.TXT C:\CONTY\DEMO 02/01 /B ASMAR.TXT C:\CONTY\DEMO 03/01 /B En el ejemplo se importará el contenido del archivo ASENE.TXT al mes Enero del 2001, el archivo ASFEB.TXT al mes Febrero del 2001 y el archivo ASMAR.TXT al mes Marzo del 2001, a la empresa ubicada en C:\CONTY\DEMO, y se borraran previa a la importación todos los asientos de origen IM (Importados) de esos meses de asientos. Importar asientos utilizando la importación Automática (Recomendado) Este método funciona con los mismos archivos de texto que los procesos anteriores, pero permite copiar los archivos de intercambio directamente a la carpeta donde se encuentra la empresa de Memory Conty©, para que Memory Conty© los importe en forma automática al abrir la empresa o cuando pase el tiempo indicado por el usuario dentro de las opciones de Importar en la solapa Archivos de las Propiedades de la empresa. Nombre del archivo Para que Memory Conty© pueda reconocer los archivos de asientos a importar automáticamente, el nombre del archivo debe seguir una sintaxis, de forma de poder identificar la aplicación que dio origen a los asientos y el mes de asientos al que deben ser importados. Sintaxis XXAAMMNN.TXT Parámetros Parámetro XX Descripción Las dos primeras letras identifican a la aplicación origen de los asientos, por ejemplo IM indicará que son de una aplicación de terceros y permitirá visualizar los asientos como importados en el caso que el archivo haya sido generado por Memory Magus© los archivos de identificarán como MG, los de Memory Fígaro© como FG y los de Memory Worky© como WR MEMORY COMPUTACIÓN 194 - MEMORY CONTY© AA MM Dos números que indican el año al que pertenecen los asientos a importar. Dos números que indican el mes al que pertenecen los asientos a importar. Número de secuencia utilizado por la aplicación en el caso que halla más de un archivo generado para el mismo mes y año de asientos. NN Los archivos TXT que no cumplan con esta sintaxis no serán considerados pro Memory Conty© en la lista de importación automática de asientos, debiendo importarse en forma manual utilizando los métodos explicados anteriormente. Propiedades del archivo Para que Memory Conty© pueda conocer los parámetros con los que debe realizarse la importación automática de asientos, el archivo deberá contener información sobre los asientos generados y las características que Memory Conty© debe tener presente para incorporar los asientos a la empresa. Todas las líneas del archivo de texto que comiencen con el carácter ';' (Punto y coma) se consideraran como propiedades del archivo de asientos generado, y serán ignoradas como asientos al importar los datos. Sintaxis ;<Propiedad>=Valor Propiedades Propiedad Formato Predeterminado Descripción Fecha de comienzo del período Primer día del Desde ;Desde = "DD/MM/AAAA" de los asientos generados en el mes de asientos archivo. Fecha de finalización del período Último día del Hasta ;Hasta = "DD/MM/AAAA" de los asientos generados en el mes de asientos archivo. Indica si antes de importar se deben borran los asientos del BorraExistentes ;BorraExistentes= "Si|No" No mismo origen en el período indicado. Se asume que Indica en el caso que el archivo Importado ;Importado="DD/MM/AAAA" nunca fue halla sido importado, la fecha en importado la cual se realizó la importación. Los nombres de las propiedades no son sensibles a mayúsculas y minúsculas y cualquiera de las propiedades puede estar omitida en el archivo, utilizándose en ese caso el valor predeterminado indicado. La propiedad Importado es agregada en el archivo por Memory Conty© indicando la fecha en que fue importado el archivo de asientos, luego de culminada una importación con éxito. Esta propiedad es utilizado por Memory Conty© para determinar MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 195 automáticamente si debe importar el archivo o no, caso en el cual el usuario podrá importarlo en forma manual. Nombres de los campos Cuando se utiliza la importación automática de asientos los campos que están presentes en el archivo se identifican en forma automática a partir de la primer línea del archivo, según la siguiente tabla: Nombre del campo DIA DEBE HABER NUMERO COMPROBANTE SERIE O PV NUMERO CONCEPTO RUT, RUC, CUIT O IA MONEDA TOTAL CODIGOIVA IVA CODIGOIMPUESTO IMPUESTO COTIZACIÓN LIBRO Los nombres de los campos no son sensibles a mayúsculas y minúsculas, y en ninguno de los campos se utilizan caracteres especiales como tildes. Si uno de los nombres de campos no se puede identificar se ignora la columna al importar, y si faltan campos se utiliza un valor predeterminado para el campo. El campo RUC, RUT, CUIT o IA puede tener diferentes nombres según el país o la configuración de la imputación alternativa de la empresa que importa los asientos. Proceso de importación automática Dentro de las Propiedades de la empresa, en la solapa Archivos, Memory Conty© permite que el usuario puede optar por Importar asientos al abrir la empresa, o Importar asientos cada tantos minutos. En el primer caso al momento de abrir la empresa en Memory Conty©, este busca dentro del directorio de la empresa los archivos que tengan las propiedades explicadas y que aun no hayan sido importados. Si son encontrados archivos con estas particularidades, Memory Conty© le presenta al usuario un cuadro de dialogo con la lista de los archivos MEMORY COMPUTACIÓN 196 - MEMORY CONTY© para que confirme la importación y pueda o no modificar las propiedades con las cuales se va a realizar la importación. En el caso que se haya indicado Importar asientos cada tantos minutos, Memory Conty© cada vez que transcurra la cantidad de minutos indicados por el usuario, buscará los archivos que tengan las propiedades explicadas y que aun no hayan sido importados, presentándole el mismo dialogo que en el caso anterior cuando encuentre archivos a importar. Ejemplo Nombre del archivo IM010701.TXT Indica que el origen de los asientos es una aplicación de terceros, y que el mes destino de los asientos es Julio del 2001. Contenido del archivo ;Desde=02/07/2001; Hasta = "12/07/2001" ;BorraExistentes = Si DIA, DEBE, HABER, CONCEPTO, MONEDA, TOTAL, CODIGOIVA, IVA, CODIGOIMPUESTO, IMPUESTO, COTIZACION, LIBRO 2,"11111","4101","Contado 401",0,2500.00,0,0.00,0,0.00,0.0000000,"I" 2,"11111","4103","Contado 401",0,8500.00,5,1043.86,0,0.00,0.0000000,"I" 2,"11111","4102","Contado 401",0,24000.00,6,4487.80,0,0.00,0.0000000,"I" 5,"11112","4102","Contado 402",1,2400.00,6,448.78,0,0.00,0.0000000,"I" 5,"11111","4103","Contado 403",0,4000.00,5,491.23,0,0.00,0.0000000,"I" 8,"11111","4102","Contado 404",0,7500.00,6,1402.44,0,0.00,0.0000000,"I" En el ejemplo, las líneas que comienzan con ';' corresponden a líneas de propiedades del archivo que no serán consideradas como asientos, donde se indica el período al que corresponden los asientos generados, y la opción de borrar los asientos existentes. La primer línea del asiento sin ';' corresponde a los nombres de los campos de cada columna, que permitirá conocer los campos que contiene el archivo y en que orden deben ser considerados. Memory Conty© importará los asientos al mes de Julio de 2001, borrando previamente en el período 02/07/2001 al 12/07/2001 los asientos que se encuentren con el origen IM (Importado), y luego de esto agregará en el archivo una línea al final con el contenido: ;Importado="30/07/2001" que indica la fecha en la cual se importaron los asientos en forma automática por Memory Conty© y que permite conocer que el archivo de asientos ya ha sido importado. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 197 Opciones Las opciones de Memory Conty© le permiten al usuario configurar determinados parámetros del mismo de acuerdo a las necesidades o gustos del usuario para la utilización del sistema, tales como el funcionamiento general del sistema, la emisión de informes o la apariencia de las carpetas y ventanas. . Generales Sugerir última empresa Permite indicar si se sugiere al ingresar a Memory Conty© la última empresa utilizada. Sugerir último usuario Permite indicar si se sugiere el último usuario al ingresar nuevamente a Memory Conty©. Conservar informes Como se explicará en el capítulo de Informes, Memory Conty© guarda automáticamente los informes emitidos para una posterior consulta, pudiendo el usuario definir cantidad de días por la que desea conservar los mismos dentro del disco duro del computador o servidor de la red. Al abrir la empresa Memory Conty© depura todos los informes cuya fecha sea mayor a la cantidad de días indicado. Si no desea conservar los informes, indique 0 lo que permitirá que Memory Conty© elimine todos los informes previamente calculados cada vez que se abra la empresa. Continuar si faltan meses de asientos Permite indicar si Memory Conty© informa al usuario, cuando uno de los meses del período solicitado al emitir un informe no existe, o si continúa calculando sin informar al usuario. Cuando al emitir un informe uno de los meses del período solicitado no existe, si esta la opción Continuar si faltan meses de asientos no está marcada, Memory Conty© presenta un mensaje informando la situación, y consultando al usuario para continuar con los demás meses o cancelar la operación. Este mensaje incluye la opción No preguntar otra vez, para continuar generando el informe aunque falten meses de asientos. Al marcar No preguntar otra vez, se marca también esta opción Continuar si faltan meses de movimientos. Puede desmarcarla para que Memory Conty© le informe nuevamente cuando uno de los meses del período solicitado no exista. MEMORY COMPUTACIÓN 198 - MEMORY CONTY© Ventanas Tipo de letra Permite elegir el tipo de letra a utilizar por Memory Conty© en carpetas y ventanas de datos e informes. Ejecutando el botón Consulta , se activa el cuadro de diálogo estándar de Microsoft Windows® para selección de tipos de letra, tamaños, efectos y colores. Tamaño de botones Permite optar entre disponer de botones de tamaño grande (Dibujo y texto) o chico (Sólo dibujo) en las barras de herramientas de las carpetas de datos e informes. Presionando ALT-ABAJO se puede optar entre ambas alternativas. Maximizar al abrir ventanas Cuando en lugar de utilizar las solapas que provee la interfaz de Memory Conty©, se deseen utilizar las ventanas tradicionales de Microsoft Windows®, desmarcando la opción Solapas del menú Ventanas, se puede indicar que todas las ventanas aparezcan inicialmente maximizadas, ocupando el máximo posible de la pantalla. Listados Usar tipos de letra de la impresora Si tiene una vieja impresora de matriz de puntos, y desea que Memory Conty© imprima en ella en forma veloz sin aprovechar la presentación de calidad de las fuentes de Microsoft Windows®, y utilice directamente las fuentes de la impresora de matriz de puntos, es necesario que modifique en la configuración de la impresora de Microsoft Windows® la calidad Borrador, y marque la opción Usar tipos de letra de la impresora. Esta opción permite indicar si se utilizarán los tipos de letra propios de la impresora, lo que permitirá emitir los listados más rápido, sacrificando algunas características de tipos de letra, imágenes o colores. Incluir números de página Permite incluir los números de página en el pie de los listados. Imprimir números de asiento Permite que en la emisión de los libros Diarios y Mayores se incluya el número de asiento MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 199 Incluir fecha Permite indicar si se incluye la fecha y hora en el pie de los listados. Margen superior Indica la cantidad en centímetros del margen superior de la hoja que deben reservarse en los listados, cuando este margen se requiera para encuadernar los listados. Ingrese cero si no desea dejar un margen en el extremo superior de los listados, para aprovechar todo el espacio de la página. Usar hojas previamente foliadas Permite excluir en la impresión, el encabezado y el pie de página de los listados, cuando se deseen utilizar hojas ya foliadas o impresas con el título y los números de hoja o folio, para que Memory Conty© no imprima dichos datos. MEMORY COMPUTACIÓN 200 - MEMORY CONTY© Opciones de accesibilidad Utilice las Opciones de accesibilidad de Memory Conty© para personalizar el funcionamiento del teclado en el ingreso de asientos, definiendo teclas especiales para los textos más comúnmente utilizados, o para definir nombres alternativos a las cuentas, que permitan olvidarse de los códigos de las cuentas. Teclado La configuración de teclado permite asignar una combinación de teclas a un texto que se usa frecuentemente como parte de un concepto en el ingreso de asientos, y de esa manera en lugar de escribir el texto completo, se pueda usar la combinación de teclas asignada al texto, para que Memory Conty© inserte el texto, aumentando la facilidad de uso y la velocidad de ingreso. Por ejemplo, si comúnmente se debe digitar el texto “Factura” se puede definir la combinación CTRL-F, para que al momento de tener que digitar el texto dentro del concepto de los asientos, al presionar Ctrl-F Memory Conty© digite automáticamente “Factura”. Para definir las combinaciones de teclado, seleccione la opción Teclado del menú Empresa, y elija en la columna Teclas de la lista desplegable la combinación de teclas que desea utilizar, e ingrese en la columna Texto, el texto asociado a la combinación que desea que Memory Conty© reemplace automáticamente en el ingreso de asientos. Alias Los alias son abreviaturas para textos como ser palabras, frases, números, códigos de cuentas o grupos de cuentas. Estos son utilizados para asociar una abreviatura fácil de recordar a una palabra o código de cuenta que sea más difícil de recordar. En lugar de escribir la palabra o el código, es posible en el ingreso de asientos escribir el alias, para que Memory Conty© reemplace automáticamente el MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 201 alias por la palabra o el código asociado. Por ejemplo, puede asociar a la palabra CAJA el código de la cuenta caja 11111, y escribir CAJA en lugar del código de la cuenta, en cualquier lugar en el que se pide un código de cuenta, y de esta manera olvidarse de los códigos de cuenta. Para definir los alias, seleccione la opción Alias del menú Empresa, y digite en la columna Alias el texto abreviado que desea utilizar, e ingrese en la columna Texto, el texto asociado al alias que desea que Memory Conty© reemplace automáticamente en el ingreso de asientos. Para reemplazar automáticamente un alias por el texto asociado, marque la casilla de verificación Completar automáticamente mientras escribe, o déjela desmarcada para controlar manualmente en que momento desea que Memory Conty© reemplace el alias por el texto asociado, utilizando la tecla F3 para reemplazar el alias por el texto asociado. MEMORY COMPUTACIÓN 202 - MEMORY CONTY© Impresora Este comando que se encuentra dentro del menú Empresa, permite elegir una impresora en la cual imprimir todos los listados y cambiar la configuración de la impresora seleccionada, por ejemplo para cambiar el tamaño del papel con el que se desean emitir los informes de Memory Conty©. Este comando utiliza el cuadro de diálogo de Configuración de impresión de Microsoft Windows®. Si desea cambiar permanentemente la impresora predeterminada o la configuración de cualquier impresora, use el Administración de impresión o el Panel de control de Microsoft Windows®. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 203 Ventanas El menú Ventanas que se encuentra en el menú principal de Memory Conty©, permite cambiar la forma de ver las ventanas del sistema, siendo este menú similar al del resto de las aplicaciones desarrolladas para Microsoft Windows®. Solapas Memory Conty© provee una interfaz innovadora la cual fue diseñada de acuerdo a estrictos tests de usabilidad por parte de los usuarios del sistema, que permite que las ventanas tradicionales de Microsoft Windows® sean vistas como solapas, lo que permite una más ágil operación del sistema, ya que para pasar de una carpeta a otra solo es necesario hacer clic con el ratón en la solapa de la carpeta que se encuentra en la parte derecha de la ventana del sistema. Esta opción está marcada al instalar Memory Conty© para facilitar la operación del sistema, pero podrá desmarcarla para utilizar las carpetas en típicas ventanas de Microsoft Windows®. Ventanas en cascada Esta opción es una particularidad de las aplicaciones desarrolladas para Microsoft Windows® y permite que cuando se están visualizando las carpetas en ventanas de Microsoft Windows®, las carpetas abiertas se agrupen en forma de cascada, una debajo de la otra, lo que permite organizar las carpetas abiertas, de manera que una no superponga a la otra y se pueda determinar cuales son las carpetas que se tienen abiertas en este momento. Si bien este comando permite ver todas las carpetas que se tienen abiertas, las mismas son mostradas en ventanas pequeñas para que se puedan mostrar todas las carpetas a la vez, lo que hace que no se pueda ver el contenido de las mismas en su totalidad. Dado los tests de usabilidad realizados por Memory Computación, se aconseja que se utilice la opción de Solapas especialmente diseñado para conocer el contenido completo de todas las ventanas, ver todas las ventanas abiertas en este momento y poder acceder de manera sumamente sencilla a las demás carpetas abiertas. Ventanas en mosaico Esta opción es una particularidad de las aplicaciones desarrolladas para Microsoft Windows® y permite que cuando se están visualizando las carpetas en ventanas de Microsoft Windows®, las carpetas abiertas se agrupen en forma un mosaico, una al costado de otra dentro de la ventana del sistema, lo que permite organizar las carpetas abiertas, de manera que una no superponga a la otra y se pueda determinar cuales son las carpetas que se tienen abiertas en este momento. MEMORY COMPUTACIÓN 204 - MEMORY CONTY© Si bien este comando permite ver todas las carpetas que se tienen abiertas, las mismas son mostradas en ventanas pequeñas para que se puedan mostrar todas las carpetas a la vez, lo que hace que no se pueda ver el contenido de las mismas en su totalidad. Dado los tests de usabilidad realizados por Memory Computación, se aconseja que se utilice la opción de Solapas especialmente diseñado para conocer el contenido completo de todas las ventanas, ver todas las ventanas abiertas en este momento y poder acceder de manera sumamente sencilla a las demás carpetas abiertas. Organizar iconos de ventanas Esta opción es una particularidad de las aplicaciones desarrolladas para Microsoft Windows® y permite que cuando se están visualizando las carpetas en ventanas de Microsoft Windows®, y las ventanas han sido minimizadas, las mismas se agrupen en la parte inferior de la ventana del sistema. Si bien este comando permite ver todas las carpetas que se tienen abiertas, al estar minimizadas, no es posible ver el contenido de las mismas. Dado los tests de usabilidad realizados por Memory Computación, se aconseja que se utilice la opción de Solapas especialmente diseñado para conocer el contenido completo de todas las ventanas, ver todas las ventanas abiertas en este momento y poder acceder de manera sumamente sencilla a las demás carpetas abiertas. Cerrar todas las ventanas Este comando es una particularidad de las aplicaciones desarrolladas para Microsoft Windows® y permite que se cierren todas las carpetas abiertas en este momento sin necesidad de cerrar las carpetas de a una, lo que agiliza la operación del sistema cuando se desean cerrar todas las carpetas abiertas. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 205 MEMORY COMPUTACIÓN 206 - MEMORY CONTY© CAPÍTULO 11 Seguridad MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 207 MEMORY COMPUTACIÓN 208 - MEMORY CONTY© Usuarios y permisos Memory Conty© combina la tradicional flexibilidad de las aplicaciones desarrolladas por Memory Computación, con estrictos controles de seguridad que garantizan la calidad y confidencialidad de la información. Memory Conty© permite definir los usuarios que van a utilizar el sistema, e indicar para cada uno de ellos, que tareas pueden o no realizar, a los efectos de restringir la información confidencial, la modificación de los datos de la empresa o la emisión de determinados informes. Usuarios Para que Memory Conty© pueda restringir el acceso a usuarios no autorizados y pueda identificar a los distintos usuarios para permitirles o no el acceso a las diferentes carpetas e informes del sistema, es necesario definir cada uno de los usuarios a los que se le permitirá trabajar en el sistema y cuales son los permisos que se le conceden a los mismos. Para realizar esta definición, Memory Conty© dispone de una carpeta denominada Usuarios, donde es posible definir nuevos usuarios y sus permisos, modificar los datos o permisos de los ya definidos, o borrar usuarios a los que se desee cancelar la autorización de ingreso al sistema. Para acceder a la carpeta de Usuarios, seleccione del menú Empresa, la opción Usuarios, y dentro de esta Permisos. Memory Conty© ya posee definido dos usuarios de código OPERADOR y SUPERVISOR, siendo este último el utilizado como ejemplo en el capítulo de Ingreso al sistema, que posee permisos totales dentro de Memory Conty© y que sobre el cual se controla que no pueda ser borrado. Al definir por primera vez los usuarios y los permisos de estos, asigne en primer lugar una contraseña al usuario SUPERVISOR, lo que permitirá que los usuarios no puedan identificarse más como dicho usuario. Tenga presente que al ingresar a Memory Conty©, el mismo siempre verifica que el usuario y la contraseña sean válidos y restringe tanto el acceso a usuarios no autorizados, como a usuarios que no digiten correctamente su contraseña, con lo cual al definir los usuarios y/o de asignar contraseñas a los mismos, tenga especial precaución de recordar los códigos de usuarios definidos y las contraseñas de los mismos, ya que de no ser así, no podrá volver a ingresar a Memory Conty©. Código El código permite realizar una identificación única de cada usuario, y será el dato con el MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 209 cual se identificará cada usuario al acceder a Memory Conty©. Iniciales Las iniciales serán utilizadas por Memory Conty© para identificar al usuario en los informes de auditoria, que permitirán conocer las tareas realizadas por cada usuario. Nombre El nombre permite conocer con exactitud cual es el usuario que se esta definiendo. Contraseña Es la clave que utilizará Memory Conty© para validar que el usuario que desea ingresar al sistema sea efectivamente el definido dentro del sistema. Permisos Al hacer clic en el botón Permisos de la barra de herramientas estando posicionado en el usuario que se esta definiendo, Memory Conty© abre un diálogo en el cual se pueden definir para cada usuario, los permisos y restricciones que se le darán al usuario dentro del sistema. Los permisos del usuario se dividen en dos solapas, una de nombre Comandos, donde se define para cada uno de los puntos del menú de Memory Conty©, si al usuario se le Permite acceder, No permite acceder, o Permite acceder sin modificar. En la segunda solapa de nombre Asientos, en caso que el usuario tenga el permiso de Permite acceder a asientos, se pueden restringir operaciones especificas sobre el ingreso y modificación de los asientos de la empresa. De esta manera, se bien se le pueden dar derechos al usuario de acceso a la carpeta de asientos, es posible definir si puede ingresar y modificar asientos de cualquier libro o seleccionar específicamente los libros sobre los que puede ingresar y modificar asientos. También es posible definir la antigüedad de los asientos que puede ingresar y modificar, permitiéndole editar los asientos de cualquier mes, sólo los del mes actual, o aquellos asientos que hasta una cantidad determinada de días de antigüedad. MEMORY COMPUTACIÓN 210 - MEMORY CONTY© Cambiar de usuario Este comando permite que sin salir del sistema, un usuario pueda identificarse ante Memory Conty© para que a partir de ese momento se apliquen los permisos y restricciones del nuevo usuario. Para cambiar de usuario haga doble clic sobre la identificación del usuario de la barra de estado de Memory Conty©, o seleccionando el comando Cambiar usuario del menú Usuarios que se encuentra dentro del menú Empresa. Cambiar contraseña El cambio de contraseñas de usuarios le permite a cada uno de los usuarios poder modificar su clave de acceso sin necesidad que dicha operación la realice el SUPERVISOR, brindándole así una seguridad al usuario de que nadie que no conozca la clave de identificación que ha ingresado, y de esta manera se pueda asegurar que solo dicho usuario pueda identificarse como tal. Para que cada usuario pueda cambiar su contraseña, asígnele permisos a este comando, para que el usuario pueda seleccionar el comando Cambiar contraseña del menú Usuarios que se encuentra dentro del menú Empresa. Al cambiar la contraseña, Memory Conty© solicita que se digite la contraseña anterior y que se digite y confirme la nueva contraseña para evitar que otro usuario pueda cambiar su contraseña y además que al digitar la contraseña no cometa errores en la digitación que luego causen que Memory Conty© no le permita identificarse correctamente al ingresar al sistema. Registro de auditoria Cada vez que un usuario ingresa a Memory Conty©, abre o cierra una empresa, Memory Conty© registra la operación realizada por el usuario junto con la fecha y la hora en la cual se realizo la misma. Esto permite conocer posteriormente las tareas que realizó cada uno de los usuarios, emitiendo el informe de auditoria, seleccionando la opción Auditoria del menú Usuarios que se encuentra dentro del menú Empresa. Encriptación de datos Memory Conty© prevé la posibilidad de encriptar los archivos donde se guardan los datos de la empresa, de modo que sean totalmente inaccesibles para quien no conozca las claves adecuadas. Estas técnicas de encriptación modifican físicamente los archivos con los datos, MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 211 transformándolos de forma indescifrable para quien no posee las claves adecuadas. De esta manera se logra que solo aquel usuario que conozca la clave de encriptación de los datos de la empresa pueda leer los datos de la misma, para consultar, ingresar nuevos datos, modificar los existentes o emitir los informes. La encriptación de datos por intermedio de una contraseña, hace posible que los datos de las empresas de Memory Conty© no pueden ser leídos ni desde otras aplicaciones, ni desde Memory Conty© cuando el usuario desconoce la clave de la empresa. Use esta opción con cuidado, ya que si olvida la clave asignada a los datos de la empresa, no hay modo de recuperar la información de la empresa, ni siquiera con asistencia por parte de Memory Computación. Para asignar una clave a la empresa, seleccione la opción Seguridad, del menú Empresa, marque la opción Proteger los datos con contraseña, e ingrese la contraseña de seguridad y su confirmación. A partir de ese momento, Memory Conty© encriptará todos los archivos de la empresa con la clave asignada, la cual deberá ser ingresada cada vez que se abra la empresa con Memory Conty©, ya que al ingresar una clave incorrecta o no ingresar la misma, Memory Conty© no podrá descifrar la información de la empresa. Cuando al abrir la empresa, la clave ingresada no sea la clave con la cual están encriptados los datos de la empresa, Memory Conty© no permitirá abrir los archivos de la misma y por consiguiente imposibilitará que el usuario pueda consultar la información, ingresar nuevos datos, modificar los existentes o emitir los informes de la empresa. Cuando al abrir la empresa, la clave ingresada es la misma con la cual están encriptados los datos de la empresa, Memory Conty© podrá trabajar normalmente con los datos de la empresa, y la encriptación de los datos será totalmente transparente para el usuario que este utilizando Memory Conty© en ese momento. MEMORY COMPUTACIÓN 212 - MEMORY CONTY© CAPÍTULO 12 Primeros pasos con Memory Conty Plus! MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 213 MEMORY COMPUTACIÓN 214 - MEMORY CONTY© Introducción a Memory Conty© Plus! Memory Conty© Plus! potencia las reconocidas características de Memory Conty© de Memory Computación, para realizar estados contables personalizados, informes de gestión, análisis de ratios, estudios comparativos, y mucho más de lo que pueda llegar a imaginar. Con Memory Conty© Plus! podrá realizar estados contables personalizados, informes de gestión, análisis de ratios, estudios comparativos, y mucho más de lo que imagine Agregará nuevos informes para generar estados y anexos del balance tipo, cuadros de amortizaciones y revaluaciones, cuadro de origen y aplicación de fondos, y de evolución del patrimonio. También elaborará una contabilidad presupuestal, y definirá ratios e índices según su preferencia. Generará automáticamente los informes solicitados por bancos en el formato que estos requieran. Presentará información para casas matrices en el exterior tal como la soliciten en forma automática. Realizará informes de gestión y tableros de control, que resuman los saldos de determinadas cuentas, analicen gastos o comparen los ingresos según sus preferencias. Podrá integrar en un mismo documento información de distintas empresas, consolidando datos y prorrateando costos indirectos. Memory Conty© Plus! para Microsoft Excel® provee fórmulas y comandos para realizar cálculos y obtener información de empresas de Memory Conty© desde hojas de cálculo de Microsoft Excel®. Le permite combinar la rapidez y confiabilidad de Memory Conty©, el sistema más vendido y recomendado en la región, con la potencia y flexibilidad de Microsoft Excel®. Por otra parte, realiza los cálculos basándose en la ya largamente probada tecnología de Memory Conty©, por lo que la información resulta igual de segura y confiable, tanto en Memory Conty© Plus!, como en Memory Conty©. Sin embargo, no necesita ejecutar Memory Conty© para usar Memory Conty© Plus! Podrá acceder a los datos de las empresas simultáneamente desde Memory Conty© Plus! y desde Memory Conty©, o aún, realizar modificaciones en Memory Conty© y reflejar inmediatamente los cambios en Microsoft Excel®. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 215 Uso de Microsoft Excel® Funciones de Microsoft Excel® Memory Conty© Plus! es a la vez potente y fácil de usar. En esta guía verá, paso a paso, con ejemplos claros y sencillos, cómo usar el Memory Conty© Plus!. Cuando ejecute Microsoft Excel® en un PC que tenga instalado el Memory Conty© Plus! verá una nueva barra de herramientas, con los botones de comando Empresa y Actualizar, un nuevo menú Contabilidad con los comandos del Memory Conty© Plus!, más dos nuevos comandos en el menú desplegable con el botón secundario del ratón. Memory Conty© Plus! permite acceder a la información de las empresas de Memory Conty© desde hojas de cálculo de Microsoft Excel®. Esto se logra escribiendo en las celdas de la hoja, fórmulas con funciones que se agregan a la lista de funciones disponibles en Microsoft Excel® al instalar Memory Conty© Plus!. En este primer paso verá cómo se ingresan fórmulas en Microsoft Excel®. La fórmula usará la función SUMA. Esta función es provista por Microsoft Excel® y no por Memory Conty© Plus!. 1. 2. 3. 4. 5. Abra un libro nuevo. En la celda A1 escriba 10. En la celda B1 escriba 20. En la celda C1 escriba 30. En la celda D1 escriba =SUMA(A1:C1). Al salir de la celda D1 verá 60 (que es el resultado de la fórmula) en lugar de la fórmula. Las celdas que contienen fórmulas comienza con el signo de =. A continuación del signo de = aparece el nombre de la función, en este caso, SUMA. A la función SUMA debe indicarle los números a sumar. Esta información adicional que la función necesita se denomina, en forma genérica, argumentos; los argumentos aparecen encerrados entre paréntesis a continuación del nombre de la función. Puede escribir el argumento directamente entre los paréntesis o, como en el ejemplo anterior, puede escribir el argumento en otras celdas e incluir una referencia a esas celdas entre los paréntesis. MEMORY COMPUTACIÓN 216 - MEMORY CONTY© Uso de Memory Conty© Plus! Elegir empresa En este segundo paso comenzará a usar funciones de Memory Conty© Plus!. 1. 2. 3. Borre las celdas A1, B1, C1 y D1 usadas en el ejemplo anterior. En la celda A1 escriba DEMO. En la celda B1 escriba =NOMBREEMPRESA(A1). Al salir de la celda B1 verá Komfort Uruguay SA que es el nombre de la empresa DEMO. Valores predeterminados La mayoría de las funciones de Memory Conty© Plus! que acceden a los datos de las empresas de Memory Conty©, llevan como argumento una empresa; las funciones necesitan esta información para saber cuál de las empresas de Memory Conty© desea usar. Si en un libro de Microsoft Excel® trabaja habitualmente con una empresa, puede resultar aburrido y molesto indicar como argumento siempre la misma empresa. Con Memory Conty© Plus! puede indicar la empresa una vez y omitir ese argumento en la fórmula. Memory Conty© Plus! calculará la función con la empresa predeterminada. 1. 2. 3. 4. 5. Borre las celdas A1 y B1 usadas en el ejemplo anterior. Elija el comando Elegir empresa... del menú Contabilidad o ejecute el botón Empresa de la barra de herramientas para elegir la empresa predeterminada. Aparecerá el cuadro de diálogo Elegir empresa. En el cuadro de texto Empresa escriba DEMO. Elija Aceptar. Microsoft Excel® mostrará el nombre de la empresa predeterminada en la barra del título junto al nombre del libro abierto. En la celda A1 escriba =NOMBREEMPRESA(). Al salir de la celda A1 verá Komfort Uruguay SA que es el nombre de la empresa DEMO, que ahora es la empresa predeterminada. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 217 Note que no escribió la empresa ni una referencia a otra celda en la fórmula. La empresa es opcional en la función NOMBREEMPRESA: si no la indica, Memory Conty© Plus! usará la empresa predeterminada. Otras fórmulas de Memory Conty© Plus! tienen otros argumentos que también son opcionales y, si los omite, usan valores predeterminados, para modificar los mismos Memory Conty© Plus! provee un diálogo que se encuentra dentro del menú Contabilidad de nombre Valores predeterminados el cual se explica más adelante. A continuación verá como usar la ayuda para obtener información sobre una función, incluyendo la descripción de los argumentos, cuáles son opcionales y cuál es el valor predeterminado en cada caso. Consultar la ayuda Para conocer las fórmulas disponibles, los argumentos, cuáles son opcionales, etc. puede usar la Ayuda de Memory Conty© Plus!. 1. 2. Elija el comando Ayuda del menú Contabilidad para invocar la ayuda de Memory Conty© Plus!. Aparecerá en la ventana de Ayuda el tema Bienvenido. Este tema contiene una breve introducción y una lista de vínculos a las funciones provistas con Memory Conty© Plus!. Haga clic en el libro Funciones que aparece sobre la lista de la izquierda, y luego en Función NOMBREEMPRESA. Aparecerá en la ventana de Ayuda el tema Función NOMBREEMPRESA. Este tema contiene toda la información sobre esa función. Consulte siempre la Ayuda para conocer las funciones disponibles y obtener información sobre ellas. MEMORY COMPUTACIÓN 218 - MEMORY CONTY© Argumentos de las fórmulas La función NOMBREEMPRESA tiene solamente un argumento y es fácil recordarlo: es el código de la empresa de la cual desea obtener el nombre. Otras fórmulas pueden tener muchos más argumentos y será más difícil recordarlos. Además de la Ayuda de Memory Conty© Plus!, Microsoft Excel® provee un mecanismo para escribir las fórmulas más fácilmente: el diálogo de fórmulas. 1. 2. 3. 4. En la celda A5 escriba 11111. En la celda B5 escriba =NOMBRECUENTA() y haga clic en botón “=” que está junto a la barra de fórmulas. Aparecerá el diálogo de fórmulas. En el argumento Empresa del diálogo de fórmulas, escriba A5 o use el botón para ingresar la referencia a la celda A5. Elija Aceptar para cerrar el diálogo de fórmulas. Al cerrar el diálogo de fórmulas verá Caja Moneda Nacional que es el nombre de la cuenta 11111. El primer informe Un informe que puede ser muy útil es conocer los saldos de caja y bancos de una empresa. A continuación preparará ese informe en segundos. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. En la celda A3 escriba CAJAS. En la celda A5 escriba 11111. En la celda A6 escriba 11112. En la celda A8 escriba BANCOS. En la celda A10 escriba 11121. En la celda A11 escriba 11122. En la celda B5 escriba la fórmula =NOMBRECUENTA(A5). 8. Copie el contenido de la celda B5 a B6, B10 y B11. 9. En la celda C5 escriba la fórmula =SALDO(A5). 10. Copie el contenido de la celda C5 a C6, C10 y C11. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 219 Al terminar de copiar tendrá un informe con los saldos de caja y bancos. ¿De qué empresa? Como no indicó una empresa cuando escribió =SALDO(A5), la función usó la empresa predeterminada. ¿A qué fecha? A la fecha predeterminada, la fecha es un argumento opcional de la función SALDO, y cuando se omite, se utiliza el valor predeterminado para la fecha. Lo mismo ocurre con la moneda. En el próximo paso verá como expresar todos los importes del informe anterior en otra moneda, simplemente cambiando los valores predeterminados. Cambiar valores predeterminados Para consultar y cambiar todos los valores predeterminados, incluyendo la fecha y empresas predeterminadas, use el comando Valores predeterminados. 1. 2. 3. Elija el comando Valores predeterminados... del menú Contabilidad. Aparecerá el cuadro de diálogo Valores predeterminados. En la lista desplegable Moneda, está seleccionada la opción Moneda nacional. Cámbiela a Moneda extranjera. Moneda nacional y Moneda extranjera son generalmente los usos más comunes de las monedas 0 y 1, respectivamente, de Memory Conty©. Elija Aceptar. Al cerrar el cuadro de diálogo verá el informe expresado en moneda extranjera. Lo mismo ocurre cuando cambia cualquier otro de los valores predeterminados. Por lo tanto, los valores predeterminados le permiten no sólo escribir las fórmulas más fácilmente, omitiendo los argumentos correspondientes, sino también cambiar todos los resultados con una sola operación. Por ejemplo, para ver este mismo informe de otra empresa, bastará cambiar la empresa predeterminada. O para ver este mismo informe en otro período, bastará cambiar el período predeterminados. Guardar planillas Ahora puede guardar esta planilla de ejemplo, usando el comando Guardar del menú Archivo. MEMORY COMPUTACIÓN 220 - MEMORY CONTY© Esta planilla de Microsoft Excel® es igual a cualquier otra planilla de Microsoft Excel®, excepto que el Memory Conty© Plus! guarda los valores predeterminados como propiedades del libro; así, cuando abra nuevamente el archivo, Memory Conty© Plus! reconocerá que se trata de un libro con funciones de Memory Conty© Plus! y sabrá nuevamente los valores predeterminados usados para hacer la planilla. Luego de guardada la planilla podrá abrirla en el mismo PC en el que fue creada o en cualquier otro PC que tenga instalado Microsoft Excel® y Memory Conty© Plus!. Enviar la planilla a un colega que todavía no tiene Memory Conty© Plus! En las celdas que tienen fórmulas con funciones de Memory Conty© Plus! verá el error #¡NOMBRE! si Memory Conty© Plus! no está instalado cuando abra el libro. Para evitar esta situación, sería ideal poder reemplazar las fórmulas por los resultados. Microsoft Excel® permite hacer esto, pero si lo hace, perderá las fórmulas que dieron origen a los valores. Memory Conty© Plus! provee otra solución: reemplazar las fórmulas por los resultados y convertir las fórmulas en comentarios. De esa forma, no será necesario tener instalado Memory Conty© Plus! para ver la planilla. También podrá convertir nuevamente los comentarios en fórmulas. Elija el comando Convertir fórmulas en comentarios del menú Contabilidad. Verá como las celdas que contiene fórmulas con funciones de Memory Conty© Plus!, tienen ahora los resultados de las fórmulas, y las fórmulas están un comentario agregado a la celda. Ahora podrá guardar la planilla y enviarla a un colega, aunque no tenga el Plus!. Este comando es útil también para “congelar” una planilla, es decir, para evitar que Memory Conty© Plus! acceda a los datos de Memory Conty© y calcule nuevamente las fórmulas. Siempre será posible usar el comando Convertir comentarios en fórmulas, para volver atrás. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 221 Funciones de Memory Conty© Plus! Ahora sabe cómo funciona Memory Conty© Plus!. Las demás funciones son similares a las funciones vistas hasta el momento: Función CREDITOS Descripción Devuelve los créditos de una o varias cuentas, en una moneda, a una fecha, de una empresa. El resultado se calcula como la suma de los créditos a la o las cuentas indicadas, en el período indicado, en la empresa indicada. DEBITOS Devuelve los débitos de una o varias cuentas, en una moneda, a una fecha, de una empresa. El resultado se calcula como la suma de los débitos a la o las cuentas indicadas, en el período indicado, en la empresa indicada. DIRECCIONEMPRESA Devuelve la dirección de una empresa. FINMES Devuelve la fecha del último día de un mes. IMPORTEASIENTO Devuelve la suma de los importes acreditados o debitados a algunas o a todas las cuentas de uno o más asientos, identificados por la leyenda, en una moneda, en un período, de una empresa. NOMBRECUENTA Devuelve el nombre de una cuenta, de una empresa. MONEDACUENTA Devuelve el código de la moneda base de una cuenta, de una empresa. NOMBREEMPRESA Devuelve el nombre de una empresa. NOMBREMONEDA Devuelve el nombre de una moneda, de una empresa. PRIMERMESEMPRESA Devuelve el primer mes con asientos de una empresa. RESTA Resta los números de un rango. RUCEMPRESA Devuelve el RUC de una empresa. SALDO Devuelve el saldo de una o varias cuentas, en una moneda, a una fecha, de una empresa. El saldo se calcula como la suma de los débitos a la o las cuentas indicadas, menos la suma de los importes créditos a la o las cuentas indicadas, desde la fecha del primer mes con asientos hasta la fecha indicada, en la empresa indicada. SALDOPERIODO Devuelve el saldo de una o varias cuentas, en una moneda, en un período, de una empresa. El total se calcula como la suma de los débitos a la o las cuentas indicadas, menos la suma de los importes créditos a la o las cuentas indicadas, en el período indicado, en la empresa indicada. SIMBOLOMONEDA Devuelve el símbolo de una moneda, de una empresa. MEMORY COMPUTACIÓN 222 - MEMORY CONTY© Plantillas de Memory Conty© Plus! Memory Conty© Plus! se distribuye con varias planillas de ejemplo. Para crear nuevos libros de Microsoft Excel© usando estas planillas, use el comando Nuevo... del menú Archivo, donde en la solapa General verá las planillas provistas con Memory Conty© Plus!. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 223 Primeros pasos con Memory Conty© Plus! y Alfa de la DGI (Uruguay) Este capítulo le permitirá dar los primeros pasos para la presentación de las Declaraciones Juradas de DGI con Memory Conty© Plus! de Memory Computación® y el utilitario Alfa de la DGI. Memory Conty© Plus! para Microsoft Excel® provee además de las fórmulas y comandos para realizar cálculos, la posibilidad de confeccionar y generar las Declaraciones Juradas de la DGI 2/176 y 2/149 al utilitario Alfa de la DGI con el cual se presentan las Declaraciones Juradas. Esto permite no solamente utilizar Memory Conty© Plus! para realizar informes estadísticos, estados contables personalizados, análisis de ratios y estudios comparativos, sino además calcular y preparar la información a presentar ante la DGI. En esta guía verá, paso a paso, con ejemplos claros y sencillos, cómo usar Memory Conty© Plus! para la confección y generación de las Declaraciones Juradas 2/176 y 2/149. Instalar el sistema Alfa de la DGI Verifique tener instalado el sistema Alfa de la DGI, si no lo tiene, en el CD de Instalación de Memory Conty© se distribuye una copia del mismo, para instalarlo siga los siguientes pasos: Instalar el sistema Alfa de la DGI 1. 2. 3. 4. Inserte el disco de instalación en el CD. Elija Ejecutar en el botón Inicio Escriba en el cuadro de diálogo Ejecutar, D:\Alfa\Instalar\Setup.exe, donde <D:> es la letra asignada a la unidad de CD, y elija Aceptar. Siga las instrucciones de la Instalación del sistema Alfa de la DGI. Verifique tener instalada la versión 2.02 del utilitario Alfa de la DGI, ya que a partir de esta versión es que este sistema permite la importación de Declaraciones Juradas, para ello, entre al sistema Alfa, y ejecute el botón Acerca de que le informará la versión instalada. Si llegara a tener instalada la versión 2.01, en el CD de Instalación de Memory Conty© se distribuye una copia de la actualización del sistema Alfa, para instalarla siga los siguientes pasos: MEMORY COMPUTACIÓN 224 - MEMORY CONTY© Instalar la versión 2.02 del sistema Alfa de la DGI 1. 2. 3. 4. Inserte el disco de instalación en el CD. Elija Ejecutar en el botón Inicio Escriba en el cuadro de diálogo Ejecutar, D:\Alfa\Actualizar\Setup.exe, donde <D:> es la letra asignada a la unidad de CD, y elija Aceptar. Siga las instrucciones de la Actualización del sistema Alfa de la DGI. Crear una nueva declaración Jurada en un archivo nuevo 1. 2. 3. 4. 5. Ejecute el comando Nuevo Documento de Office, el cual puede encontrar en el botón Inicio de Microsoft Windows® o desde dentro de Microsoft Excel® en el menú Archivo. Dentro de la solapa General encontrará las plantillas de Microsoft Excel© DGI 2176.xls y DGI 2-149.xls que corresponden a las Declaraciones Juradas 2/176 y 2/149 de la DGI, debiendo en este momento seleccionar la Declaración Jurada que desea confeccionar. Ejecute el comando Elegir Empresa que se encuentra en la barra de herramientas de Memory Conty© Plus! o dentro del menú Contabilidad con el mismos nombre y seleccione la empresa de Memory Conty© para la cual desea generar las Declaraciones Juradas. Dentro de la Declaración Jurada seleccionada encontrará una Hoja de nombre Configuración y otra Hoja de nombre Declaración, dentro de la primera ingrese en los casilleros en blanco como se le indica los datos identificatorios de la empresa, los códigos de las cuentas del Plan de Cuentas de la empresa y los demás datos que serán ingresados por única vez para esta empresa para todas las Declaraciones Juradas. Luego de completada la Hoja Configuración acceda a la Hoja Declaración e ingrese los datos específicos de la declaración jurada que desea confeccionar, en la cual verá como se irá completando en forma automática con los datos de Memory Conty©, por ejemplo en el caso de ser una Declaración Jurada 2/176 al haber indicado los códigos de cuenta en la hoja Configuración y haber indicado el mes en la hoja Declaración, el sistema calculará de acuerdo a dicha información los saldos de las cuentas de Ventas, de IVA Ventas e IVA Compras para ese mes. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 225 Exportar la Declaración Jurada al sistema Alfa de la DGI 1. 2. 3. Cuando haya revisado e ingresado los restantes datos de la Declaración Jurada, ejecute el comando Exportar a Alfa que se encuentra en la barra de herramientas Formularios de DGI. Ingrese los directorios en los cuales se encuentra instalada la versión 2.02 del sistema Alfa de la DGI y un directorio temporal de trabajo donde se guardarán momentáneamente las declaraciones generadas por Memory Conty© Plus!. Luego de generados los archivos de intercambio ejecute el comando Guardar o Guardar como que se encuentran en el menú Archivo de Excel y Guarde la Planilla de la Declaración Jurada con el Nombre de la Empresa para la cual creo la planilla o con el que Ud. desee. Importar la declaración jurada en el sistema Alfa de la DGI 1. 2. 3. 4. 5. Ingrese al sistema Alfa de la DGI y ejecute el botón Utilitarios. Ejecute el botón Importar Declaraciones e ingrese o seleccione mediante el botón Buscar el directorio de trabajo donde genero los archivos de intercambio con Memory Conty© Plus! y ejecute el botón Confirmar. A continuación se le desplegará la lista de Declaraciones Juradas del archivo de intercambio, debiendo seleccionar las Declaraciones Juradas a importar mediante los botones Marcar / Desmarcar y Marcar Todos. Luego de seleccionadas las Declaraciones Juradas a importar ejecute el botón Importar. Verifique dentro del sistema Alfa de la DGI tal como lo explica su instructivo la información importada y realice las correcciones necesarias en caso de necesitarlo y genere los archivos a presentar ante la DGI con dicho sistema. Crear una nueva Declaración Jurada en un archivo ya existente 1. La próxima vez que necesite crear una Declaración Jurada para una empresa de la cual ya tiene un archivo de Declaraciones Juradas, abra el archivo guardado de la empresa y ejecute el comando Nuevo 2/176 o Nuevo 2/149 según corresponda, que se encuentra en la barra de herramientas Formularios de DGI. MEMORY COMPUTACIÓN 226 - MEMORY CONTY© 2. Este comando creará una nueva Hoja para la nueva Declaración Jurada, lo que le permitirá tener en una sola planilla todas las declaraciones juradas de la empresa, debiendo solamente ingresar los datos específicos de la declaración jurada a confeccionar, tal como lo hizo la primera vez y volver a repetir los pasos para guardarla y exportarla al sistema Alfa de la DGI. 3. Si lo desea podrá renombrar los nombres de las Hojas de las Declaraciones Juradas, para personalizarla con los datos del mes o el ejercicio según desee, presionando el botón derecho del ratón sobre el nombre de la Hoja y ejecutar el comando Cambiar nombre. MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 227 Consideraciones para confeccionar las declaraciones juradas La empresa dentro del dialogo de Propiedades de la empresa en Memory Conty© tiene que tener en el Primer mes con asientos, el primer mes del ejercicio sobre el cual esta confeccionando la declaración jurada, dado que las fórmulas de las declaraciones juradas toman esta fecha como fecha inicial del ejercicio. Debe tener en la empresa un Plan de Cuentas definido de forma tal, que permita diferenciar las cuentas de Ventas, de IVA Ventas y de IVA Compras de acuerdo a las exigencias de las Declaraciones Juradas, pudiendo tener varias cuentas para poder definir agrupaciones o rangos de cuentas, pero nunca tener cuentas que correspondan a más de un ítem ya que no será posible determinar de dicha cuenta los importes para cada uno de ellos. Considere como cuentas de Ventas, también las cuentas de Diferencias de Cambio, Descuentos y Bonificaciones que incidan sobre las ventas netas de la empresa, definiendo las mismas en el mismo rango de las cuentas de Ventas, para que al calcular las ventas netas, las mismas sean consideradas junto con las cuentas de Ventas Brutas. Tenga cuidado de nunca modificar el nombre de la Hoja Configuración ya que la misma es imprescindible para la lectura de los datos de Configuración de la empresa para las Declaraciones Juradas que provee Memory Conty© Plus!. Mantenga siempre un archivo por empresa, lo que le permitirá guardar varias Declaraciones Juradas de una misma empresa en la misma planilla e ingresar los datos de la hoja Configuración una sola vez para cada empresa. Las plantillas de Declaraciones Juradas que integran Memory Conty© Plus!, se entregan a titulo de ejemplo para ilustrar respecto a las posibilidades Memory Conty© Plus! y debe ser adaptada por el usuario para que se ajuste a sus necesidades particulares. Si el usuario decide utilizarla tal como está, es responsabilidad del usuario validar que se adecue a sus necesidades especificas y que la presentación y formulas ejemplificadas están libres de errores, liberando de total responsabilidad a Memory Computación en este sentido. MEMORY COMPUTACIÓN 228 - MEMORY CONTY© CAPÍTULO 13 Licencia de uso MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 229 MEMORY COMPUTACIÓN 230 - MEMORY CONTY© Licencia de uso Condiciones de venta La compra de este sistema de computación, implica para usted la aceptación de las siguientes estipulaciones respecto del uso del mismo. Si usted no está de acuerdo con ellas, podrá devolver el mismo a quien se lo haya vendido dentro de los 15 días de la fecha de su compra, quien a su vez le devolverá el precio de la misma. Memory vende software para computadores y otorga el derecho de uso y goce respecto del contenido de los mismos (los programas) pero usted es responsable del programa seleccionado para cumplir con sus objetivos, así como del uso y resultados obtenidos con el mismo. Limitaciones al derecho de uso y goce de los programas A. Usted es titular de un derecho de uso y goce respecto del programa, no transferible ni exclusivo, el cual podrá utilizar dentro de los términos establecidos en las "Condiciones de Venta", pues la propiedad del programa pertenece a Memory. B. El programa puede ser utilizado por usted, sus empleados o sus agentes solamente en una única computadora, o en una red de computadoras aprobada por Memory donde todos los datos del programa residan en un único disco servidor. C. Usted, sus empleados y agentes están obligados a proteger la confiabilidad de este programa, por lo que tienen prohibido la distribución del mismo a terceros. D. Usted tiene prohibido copiar o reproducir total o parcialmente este programa con ningún otro fin que no sea el de respaldo para soportar el uso del mismo. Aún la reproducción parcial utilizada por parte de otro programa, continuará siendo propiedad intelectual de Memory, y estará sujeta a los términos establecidos en las "Condiciones de Venta". E. Usted no tiene derecho a transferir este programa a ninguna otra persona, sin el expreso y previo consentimiento de Memory. F. Usted acepta por esta compra que su derecho de uso y goce del programa, está limitado por las cláusulas aquí expresadas y por el hecho de ser Memory el titular de la propiedad intelectual del mismo. Usted deberá incluir en cualquier copia de este programa que la propiedad intelectual del mismo pertenece a Memory. Usted podrá modificar el programa para su propio uso enteramente a su riesgo, teniendo en cuenta que el programa está hecho para ser utilizado como se indica en el manual o MEMORY COMPUTACIÓN MEMORY CONTY© - 231 instructivo del mismo. Su derecho al uso y goce de este programa queda rescindido automáticamente si usted transfiere el mismo, o cualquier copia, modificación o reproducción parcial incluido o no en otro programa, a un tercero. Condiciones de venta del programa Este programa se vende "como está", "tal cual es", sin garantías expresadas o implícitas de ningún tipo, siendo de su entero riesgo la calidad y resultados del mismo. En consecuencia, usted es responsable de evaluar que el programa se ajuste a su propósito. Memory no le garantiza que las funciones contenidas en el programa se adecuen a sus requerimientos o que la operación del mismo sea interrumpido o libre de errores. Memory brinda como única garantía a usted que los CR-ROMs en los cuales el programa está contenido están libres de defectos de materiales, bajo un uso normal, por un período de 90 días de la fecha de su compra. En ningún caso Memory responderá a usted por cualquier daño resultante del uso o imposibilidad de uso del programa, aunque usted haya advertido a Memory de la posibilidad de que ocurrieran dichos daños. Al haber realizado esta compra usted reconoce haber leído, entendido y aceptado las "Condiciones de Venta" de este programa. MEMORY COMPUTACIÓN
