Desarrollo actividad 2: Paralelo clases de documentos Curso. Administración documental en el entorno laboral PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS Su raíz lingüística proviene del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se refiere al escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprar algo. A parte de la anterior definición, también encontramos que los documentos se clasifican en dos gran des grupos: En primer lugar, encontramos los documentos textuales, los cuales son los realizados en papel, y en segundo lugar encontramos aquellos documentos no textuales, que son aquellos que utilizan cualquier otro tipo de soporte para guardar una información concreta. Por otra parte tenemos los archivos los cuales constituyen la garantía de la evolución jurídica y administrativa de la sociedad, puesto que posibilitan mantener la continuidad institucional e integración de todos sus procesos que contribuyen a su planificación y control, teniendo en cuenta que la delimitación entre los históricos y los administrativos es convencional, y que los documentos son los mismos desde que se producen en la oficina , como soporte físico de una gestión determinada hasta que son depositados en los archivos históricos donde son considerados, además de testimonio como fuente primaria para la investigación y conforman el patrimonio histórico documental del país. CLASES DE DOCUMENTOS Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos. Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones. Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico. CLASE DE DOCUMENTO DEFINICIÓN Según el artículo 3 de la ley 594 de 2000, se conoce como documento de archivo, el registro de información producida o recibida por una organización pública o privada, en razón de sus funciones y/o actividades. También podemos decir que el documento de archivo se refiere al resultado de una acción y es definido por distintos autores como aquel que el producido y/o recibido por institución o individuo durante la trayectoria de su comisión o actividad para el cumplimiento de sus objetivos y conservado como prueba e información, es decir, su finalidad es cumplir DOCUMENTO con alguna gestión. DE ARCHIVO Los Documentos de Archivo nacen debido a los procesos administrativos. Esto ocurre porque los autores de dichos procesos han de justificar documentalmente sus decisiones, expresando el cumplimiento de la ley, la oportunidad del criterio adoptado y la lógica, y coherencia del procedimiento seguido. Parte importante de los documentos de archivo son sus valores documentales mismos que tienen una estrecha relación con la teoría del ciclo vital, estos valores denominados primarios y secundarios se deben identificar durante una valoración documental que se da en el archivo de concentración. Se conoce como documento electrónico, el conjunto de la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulado por una organización pública o privada, por medio magnético, los cuales pueden hacer parte a su vez del archivo de gestión, archivo central o archivo histórico. Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo En el transcurso, y como apoyo, de su DOCUMENTO actividad de la que es testimonio, haciendo uso ELECTRÓNICO de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información. USO DIFERENCIA Son el conjunto de documentos que se usan de manera frecuente por la organización emisora y/o receptora y por las entidades públicas, privadas y/o personas naturales interesadas. Pueden hacer parte de ellos los documentos electrónicos, pero también hacen parte los documentos textuales que se trasmiten a través de medios magnéticos o evidencias fisicas.El valor documental se determina de acuerdo a su autenticidad y el contenido de los documentos debe permanecer con sus soportes, esto permite que se mantenga la integridad de la información que reposa en el documento. SIMILITUDES Comparten los mismos objetivos, los cuales son el mantener y preservar la información de manera organizada y preservada. En ambos casos se debe contar con el personal idóneo para su manipulación al igual que con los equipos para su mantenimiento. Su diseño y creación se realiza, en la mayoría de los casos para ser interpretados visual, auditiva e incluso manualmente y como reflejo y/o prueba de lo plasmado de manera escrita. Puede ser que no todo documento electrónico se convierta en un documento de archivo, además que no son físicos, si no que se hacen visibles u oídos a través de herramientas como pantallas (computadores, Tablet, iPhone, tv) o de audio (grabadoras, celulares, computadores, entre otros). Su contenido solo puede ser leído mediante un dispositivo electrónico, ya sea iPad, ordenador o móvil. Su autenticidad depende del hardware o software utilizado para su creación, además que solo se podrá mantener si se conserva en su estructura original. El proceso de clasificación documental se desarrolla de igual forma para ambos tipos. Se deben realizar archivos para su clasificación.