ALCALDIA DE POPAYAN I-GD-06 Versión: 02 INSTRUCTIVO RÓTULO DE CARPETA Página: 1 de 4 Fondo: Se diligencia el nombre de la Alcaldía en mayúscula sostenida. Ejemplo: ALCALDÍA DE POPAYÁN. Sección: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce los documentos en mayúscula sostenida. Ejemplo: SECRETARÍA GENERAL, OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, ETC. Código de Sección: Consignar en este campo el código de la Unidad Administrativa, el cual aparece en el encabezado de la Tabla de Retención Documental y que es único Figura 1 para cada una de ellas (ver figura 1). Subsección: Debe colocarse el nombre la dependencia que produce los documentos. No se deberá colocar nombres de dependencias que no hayan sido creadas mediante actos administrativos. Si existen dudas al respecto, es importante que se indague con el profesional de la Oficina de MECI-Calidad o con el coordinador del Grupo de Información Institucional. Los nombres de las dependencias se deberán colocar en mayúscula sostenida. Ejemplo: TALENTO HUMANO, RENTAS, CONTROL URBANÍSTICO, ETC. Código de Subsección: Consignar en este campo el código de la dependencia, el cual aparece en el encabezado de la Tabla de Retención Documental y que es único para cada una de ellas (ver figura 2). ALCALDIA DE POPAYAN I-GD-06 Versión: 02 INSTRUCTIVO RÓTULO DE CARPETA Página: 2 de 4 Figura 2 Serie: Se anotará el nombre de la serie documental en mayúscula sostenida, tal como aparece en la Tabla de Retención Documental de la Unidad Administrativa. Ejemplo: CONTRATOS, INFORMES, ACTAS, ETC. Código de serie: Consignar en este campo el código de la serie documental, el cual aparece en la Tabla de Retención Documental de la Unidad Administrativa y que es único para cada una de ellas (ver figura 3). Figura 3 Subserie: Se anotará el nombre de la subserie documental con mayúscula inicial en cada palabra, tal como aparece en la Tabla de Retención Documental de la Unidad Administrativa. Ejemplo: Contrato de Prestación de Servicios, Informes de Visitas Técnicas, Actas de Consejo de Gobierno, etc. Código de Subserie: Consignar en este campo el código de la subserie documental, el cual aparece en la Tabla de Retención Documental de la Unidad Administrativa y que es único para cada una de ellas (ver figura 4). ALCALDIA DE POPAYAN I-GD-06 Versión: 02 INSTRUCTIVO RÓTULO DE CARPETA Página: 3 de 4 Figura 4 Folios del: Se anotará el número de folio con el que inicia la carpeta o expediente, exceptuando la Hoja de Control, la cual NO se deberá foliar. Al: Se anotará el número de folio con el que termina la carpeta o expediente. No. de Folios: Se debe colocar el número de folios que componen la carpeta o expediente. No. de Carpeta: Se colocará el número de la carpeta o expediente, el cual no podrá ser igual al de otra carpeta o expediente. No. de Caja: En este campo se deberá colocar el número de la caja en donde reposa la carpeta o expediente, usando para ello números enteros, evitando usar líneas, puntos, o cualquier otro signo que pueda generar confusión. Fechas Extremas (Inicial): Se colocará la fecha del primer documento que aparece en la carpeta o expediente teniendo en cuenta el Principio de Orden Original de que habla el procedimiento P-GD-14 (Organización Archivos de Gestión), debiendo escribir dicha fecha en el orden de menor a mayor (día, mes y año) y en números arábigos (ver figura 5). Signatura topográfica: Esta se debe llenar por los funcionarios de archivo central según sea la posición donde va a reposar el archivo. Fechas Extremas (Final): Se colocará la fecha del último documento que forma parte de la carpeta o expediente, teniendo en cuenta el Principio de Orden Original de que habla el procedimiento P-GD-06 (Organización Archivos de Gestión), siendo necesario que dicha fecha se escriba en el orden de menor a mayor (día, mes y año) y en números arábigos (ver figura 6). No. de Caja: Debe colocar el número de la caja en la cual está contenida la carpeta o el expediente dentro de la misma caja. ALCALDIA DE POPAYAN I-GD-06 Versión: 02 INSTRUCTIVO RÓTULO DE CARPETA Página: 4 de 4 FIGURA 5 FIGURA 6