Crea un presupuesto enfocado en crecer Introducción���������������������������������������������������������������������������������������������� 03 Planificar: crear valor������������������������������������������������������������������������� 05 Gestionar: agregar valor��������������������������������������������������������������������� 11 Controlar: proteger valor������������������������������������������������������������������ 19 Recomendaciones finales��������������������������������������������������������������������� 23 ¡Contáctanos!��������������������������������������������������������������������������������������������� 25 Introducción 4 El éxito de una pequeña y mediana empresa —y de cualquier organización en general— depende en gran parte de la forma en que gestiona sus recursos económicos, tecnológicos, laborales e intelectuales. El control y la optimización de estos elementos no solo debe llevarse a cabo de manera ordenada sino que es necesario que se prevea el futuro y se tengan en cuenta factores del entorno. Alan Lakein, un conocido autor sobre gestión y aprovechamiento del tiempo, dijo una vez que “planificar es traer al futuro al presente para que puedas hacer algo al respecto ahora”. Para cumplir con todas estas premisas e integrar el futuro, es imperativo crear un presupuesto enfocado en crecer que contemple los recursos y estrategias necesarios para garantizar la rentabilidad del negocio. Y es que un presupuesto es una especie de guía maestra. Este documento no es simplemente un conjunto de términos monetarios y montos sin sentido ni relación entre sí. Se trata de un plan de operaciones, basado en el capital que se prevé utilizar para optimizar los recursos disponibles y, también, aprovechar las oportunidades del entorno. introducción A su vez, el desarrollo de un presupuesto siempre está orientado a cumplir con determinados objetivos estratégicos, que suelen conllevar una mayor eficiencia operacional, mejor posicionamiento, expansión y, por supuesto, rentabilidad. Dicho esto, ya está claro lo importante que resulta definir un presupuesto, específicamente si está enfocado en crecer Por esa razón, llegó la hora de explicar de manera detallada qué debe hacerse para crear un presupuesto con estas características y, con ello, impulsar el crecimiento y el desarrollo del negocio. ¿Te gustaría saberlo? Entonces, ¡conoce estos tres pasos fundamentales para lograrlo! Planificar: crear valor 6 El primer paso para crear un sólido presupuesto orientado en ganar y crecer, está relacionado con la identificación de la empresa y, sobre todo, la planificación. Para planificar, gestionar y controlar el presupuesto adecuadamente, nuestro negocio no tiene que operar por “inercia”, sino que debe seguir parámetros concretos y tener muy claro a dónde apunta. En específico, para identificar la empresa y crear valor, es necesario tomar en cuenta dos elementos claves: la razón de la empresa y el entorno. A continuación, profundizaremos sobre las características de ambos. Planificar: crear valor 7 Razón de la empresa La razón de la empresa es una tarea que debe realizarse desde la concepción del negocio y que tenemos que analizar muy bien —incluso replantear si es estrictamente necesario— cuando vamos a diseñar y planificar un presupuesto.La formulación de la razón de una empresa depende, principalmente, de la definición de los siguientes aspectos: Misión La misión es la respuesta a una pregunta tan básica como “¿quiénes somos?” y que conlleva especificar, en pocas palabras, la idea de los propietarios, los recursos disponibles y el punto de diferenciación, es decir, aquello que hace única y especial a la empresa. Planificar: crear valor 8 Visión Iniciativas Estratégicas En el mundo de los negocios, la capacidad de proyectar a futuro es indispensable y es por eso que una PyME debe tener muy claro hacia dónde va y en qué quiere convertirse dentro de un determinado periodo de tiempo. Además de resultar claves para saber cómo gestionar el presupuesto, aspectos como la misión y la visión crean sentido de pertenencia dentro de los miembros de la empresa. Las iniciativas estratégicas son planes de acción, programas y actividades fijadas para cumplir con determinados objetivos en un proyecto de tiempo determinado. Focos Estratégicos Objetivos Estratégicos Los Focos Estratégicos pueden valorarse como los pilares de construcción que se sustentan en la misión y la visión de la organización. También podríamos llamarles “focos internos”, los cuales abarcan todo aquello relacionado al propósito esencial de la empresa y a los valores y actividades que se ponen en práctica para lograrlo. Este aspecto hace referencia a todas aquellas metas y fines que forman parte del foco estratégico de una empresa y que van alineados con la misión y la visión. Para que los Objetivos Estratégicos sean sólidos y útiles, es importante que sean específicos, medibles y que tengan un periodo de tiempo preestablecido para cumplir, entre otras cosas. Planificar: crear valor Mientras la idea de los focos estratégicos es general, la de las iniciativas es mucho más específica, pues estas se enfocan de manera concreta en los proyectos de corto y mediano plazo. 9 Entorno Una vez identificada la empresa, el siguiente paso que tenemos que completar es el análisis del entorno. Una empresa que conozca el escenario en el que opera, las oportunidades y las adversidades que plantean los factores externos, es mucho más propensa a resistir el paso del tiempo, aprovechando de forma óptima sus recursos económicos, humanos y técnicos. El análisis del entorno empresarial se compone de tres factores claves y estos son: Análisis Externo El análisis externo hace referencia a aspectos económicos, tecnológicos y socioculturales del entorno que nos permiten evaluar objetivamente los cambios que se presentan y las condiciones en líneas generales. También, este análisis es muy útil para descubrir oportunidades y amenazas del lugar en el que se realiza la actividad empresarial. Planificar: crear valor 10 Análisis Interno El análisis interno toma en cuenta elementos que forman parte del segmento de comercialización de la empresa, como competidores, clientes y proveedores con el objetivo de detectar fortalezas y debilidades. Matriz FODA La Matriz FODA no es más que la Matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. He ahí la razón de su nombre. El objetivo de analizar todas estas variables —como parte de la Matriz FODA— es identificar cómo aprovechar las fortalezas y las oportunidades para superar las debilidades y controlar las amenazas. Entonces, ¿ya sabes cómo definir la razón de ser de la empresa? De ser así, ¡vamos al siguiente punto clave que nos permita hacer un presupuesto para ganar! Planificar: crear valor Gestionar: agregar valor 12 Un presupuesto para ganar no deja que ningún aspecto pase por debajo de la mesa. Por eso, aquí tendremos que hacer una “radiografía” del negocio en general y proyectar diferentes elementos financieros a futuro, los cuales formarán la columna vertebral del presupuesto. Para cumplir con este principio, debemos realizar estas dos tareas: Formulación de Planes de Negocio, Financiero y Operacional Esta formulación consiste en establecer un Plan de Negocios Integral, enfocado en hacer cumplir los objetivos estratégicos de la empresa fijados anteriormente. Además de plasmar la razón de ser de la empresa y hacia dónde quiere ir, esta especie de guía maestra tiene que especificar elementos operacionales y financieros. Gestionar: agregar valor Proyecciones Financieras Las proyecciones financieras son instrumentos para pronosticar todo aquello referente a los números de la empresa. Así, podemos desarrollar un presupuesto para ganar que tiene como base las necesidades reales de la empresa y sus verdaderas posibilidades y capacidades. Dentro de las proyecciones financieras existen los siguientes elementos: 13 Presupuesto de Ventas El Presupuesto de Ventas es un documento financiero que refleja el nivel de rentabilidad de la empresa, basándose en el volumen de ventas estimado y, por lo tanto, de ingresos. Es importante que el Presupuesto de Ventas incluya la relación de todos los productos o servicios comercializados por la empresa, determinando el valor de los mismos y el número de unidades. Aunque se dice de forma sencilla, establecer este presupuesto de manera precisa requiere un arduo trabajo de investigación que permita medir e identificar la participación de mercado del negocio. De hecho, un Presupuesto de Ventas debe incluir un pronóstico del posible rendimiento de la empresa como del mercado general. Prever caídas en el consumo, entre otras cosas, es clave para realizar un presupuesto realista y acertado. Gestionar: agregar valor 14 En cuanto a los datos internos relevantes, entre los más importantes se encuentran el total de contactos comerciales, la cantidad de propuestas concretas que se presentarán a los usuarios en un periodo de tiempo determinado y, por supuesto, la tendencia de crecimiento (de existir) de posicionamiento y difusión de marca. Todos estos factores condicionarán las cantidades de ventas e ingresos que se puedan generar en el futuro inmediato y lejano. Además de incluir todos estos elementos, es necesario estructurar de manera minuciosa este documento, sin dejar fuera ninguna arista. En este archivo encontrarás un muy buen ejemplo de la estructura que debe tener un presupuesto de ventas. Gestionar: agregar valor 15 Presupuesto de Costos y Gastos El Presupuesto de Costos y Gastos se compara de manera directa con el Presupuesto de Ventas para tener una visión más clara de los índices de rentabilidad de la empresa. En este presupuesto se contemplan todos los costos asociados a la actividad empresarial, como salarios o comisiones por ventas, gastos variables y fijos, entre otros. Algunos ejemplos de estos costos son: • material de impresión y papelería; • limpieza; Independientemente de si se segmente de forma trimestral, semestral o anual, ¡ninguno de los aspectos mencionados anteriormente pueden quedar fuera! • pago de servicios y arriendo; • embalajes. Entre los costos y gastos, también pueden incluirse servicios profesionales externos y temporales que pueden ser necesarios en momentos puntuales. Gestionar: agregar valor Por otro lado, es clave incluir los gastos de cada una de las unidades, departamentos o sucursales que forman parte de la empresa, en caso de que el objetivo sea realizar un presupuesto general. Para evitar riesgos y equivocaciones conviene guiarse por la plantilla de Presupuesto de Costos y Gastos que contiene este archivo. 16 Presupuesto de Marketing El competitivo mundo empresarial de hoy plantea la necesidad de invertir anualmente en acciones de marketing. Los recursos destinados a esta área también deben especificarse en un presupuesto. Al hablar de gastos y costos asociados al marketing, encontramos aspectos como el pago a agencias o prestadores de servicio, pues es normal que las empresas no cuenten con suficiente capital humano y conocimientos para desarrollar todas las estrategias de marketing de forma interna. También se debe destinar recursos a publicidad tradicional en medios como la televisión, la radio y la prensa, y también a anuncios digitales en sitios web, redes sociales y otras plataformas. En el caso de los anuncios digitales, como Google AdWords y Facebook Ads, estimar la inversión en ellos es un poco más complejo, ya que los costos se asocian a los resultados: cantidad de clics, total de visitantes, conversiones, entre otras cosas. Por eso, el presupuesto debe establecer un tope de recursos económicos. Una vez se complete este monto, obteniendo los resultados deseados, es necesario eliminar o quitar estos anuncios de los canales y espacios en que están publicados, ya que de lo contrario se seguirán generando gastos. Gestionar: agregar valor 17 Las licencias de software y programas, las impresiones e, incluso, la organización de eventos también pueden contemplarse dentro de las estrategias de mercadotecnia que conllevan gastos y costos. Es importante que antes de establecer un Presupuesto de Marketing y la cantidad de dinero que se destinará para aspectos como estos, tengamos muy claro cuáles son los objetivos que queremos lograr a través del mismo y en qué plazos. En cuanto al diseño en sí de la estructura del presupuesto, realmente no es una gran dificultad. De hecho, en la web se pueden encontrar plantillas descargables muy útiles y gratuitas. Este tipo de plantillas, son editables, por lo cual es posible agregar montos, tipo de gastos y otros elementos de forma sencilla. Por otro lado, funcionan como una hoja de Excel, es decir, los montos y valores se suman de forma automática, y los resultados pueden ser visualizados en los totales. Además, cuentan con recursos gráficos, como barras y círculos con porcentajes, que facilitan la comprensión de la información. Gestionar: agregar valor 18 Flujo de Caja Proyectado El Flujo de Caja Proyectado se trata de una estimación del dinero que podría ingresar y salir del negocio en un periodo de tiempo determinado —generalmente de 12 meses— que abarca todos los ingresos y gastos proyectados en los presupuestos anteriores. Además de ayudar a medir la rentabilidad, el Flujo de Caja Proyectado es una suerte de termómetro que permite detectar a tiempo déficits de liquidez y problemas financieros. De esta manera, se pueden tomar acciones contundentes para evitar estos contratiempos futuros, como por ejemplo, reducir los costos y gastos. Entre los valores que deben colocarse en el Flujo de Caja Proyecto, en relación a los ingresos, se encuentran los clientes nuevos, la cartera actual y las transferencia. Por su parte, en los ingresos se incluyen aspectos como impuestos, imposiciones, remuneraciones, bonos anuales y demás. Para que comprendas mejor cómo se hace el Flujo de Caja Proyectado, ¡echa un vistazo a la plantilla de este archivo! Gestionar: agregar valor Controlar: proteger valor 20 Hasta este punto, ya habremos creado y agregado valor para la realización de un presupuesto beneficioso, coherente y sólido. Ahora, ¿qué sigue? Para finalizar la implementación de nuestro presupuesto para ganar, tenemos que llevar a cabo mecanismos para proteger el valor agregado, como: Definición de metas e indicadores La definición de metas e indicadores se basa en explicar de qué forma se cumplirán los objetivos preestablecidos y, también, los parámetros para analizar que, efectivamente, la empresa se esté acercando hacia ellos. En este punto nos encontramos con dos aspectos esenciales: Metas Estratégicas Las Metas Estratégicas son elementos que direccionan las formas, actividades y acciones que ayudarán a la empresa a alcanzar los objetivos más importantes a nivel organizacional. Definir Metas Estratégicas ayuda a hacer cumplir tanto la Misión como la Visión de la empresa. Controlar: proteger valor Indicadores Los indicadores son métricas, señales y aspectos numéricos que permiten determinar la efectividad de las acciones orientadas a cumplir con las Metas Estratégicas. Para que la gestión del presupuesto y los recursos sea satisfactoria, el análisis de indicadores debe convertirse en una constante. Además, para que sea posible, es necesario obtener datos sobre las diferentes actividades y operaciones del negocio. 21 Ejecución del Plan de Negocios Significa plasmar en la realidad y en las operaciones todo lo establecido en esta guía maestra del negocio. Ser coherentes y apegarnos al Plan de Negocios incrementa, de forma sustancial, las posibilidades de cumplir con metas y objetivos trascendentales y estratégicos. Evaluación del cumplimiento de metas Ejecución y seguimiento Finalmente, la ejecución es la puesta en marcha de todo lo mencionado anteriormente y el seguimiento es una constante de las diferentes acciones y su alcance. ¡Veamos tres puntos claves de la fase de ejecución y seguimiento! Controlar: proteger valor Aquí, más allá de medir la efectividad de las acciones, tenemos que reflexionar sobre las metas que ya se han alcanzado o qué tan cerca estamos de lograrlo. Es importante determinar cuánto se ha avanzado hacia un objetivo en un periodo de tiempo determinado y si, efectivamente, el ritmo de progreso es el esperado. 22 Revisión de presupuesto versus contabilidad actualizada Cuando se trata de evaluación y análisis, esta acción es muy importante y útil. Compaar el presupuesto y los aspectos financieros proyectados con la contabilidad real y actualizada del negocio nos ayuda a determinar cómo marchan los planes y si todo lo planificado se ajustó a la realidad. Toma de decisiones ante eventualidades Lo dicho anteriormente, nos traslada al escenario de las eventualidades y los hechos no deseados ni esperados. Que estos sucedan no significa que los proyectos no cumplirán con sus ciclos y objetivos; sin embargo, sí los ponen en aprietos. Es por eso que, como propietarios y emprendedores, tenemos que estar preparados para tomar decisiones y crear mecanismos rápidos de respuesta. ¡Muy bien! Ya sabemos la teoría sobre cómo hacer e implementar un presupuesto para ganar, así que ahora nos enfocaremos en los factores prácticos. ¡Sigamos! Controlar: proteger valor Recomendaciones finales 24 Si nos acompañaste hasta aquí, ya sabes que la clave del éxito para hacer un presupuesto para crecer está basado en tres pasos: la planificación, la gestión y el control. Para cumplir con ellos de forma adecuada es necesario enfocarse en tener a mano información precisa y real sobre la realidad de la empresa y, también, del entorno. Solo así es posible realizar proyecciones ajustadas a la realidad y, además, llevar a cabo un riguroso seguimiento de las acciones realizadas y la efectividad en la gestión del presupuesto. Aquí entra en juego el uso de un sistema administrativo que recolecte y centralice información sobre áreas como las finanzas, la contabilidad y los inventarios. ¡Pero no es lo único que se necesita! Además, durante la ejecución del presupuesto y su manejo, estos profesionales son claves para distribuir el capital, registrar gastos y compras y, en general, mantener un riguroso orden en cuanto a finanzas. También son de gran ayuda a la hora de realizar auditorías internas, que permitan evaluar la transparencia y efectividad en la gestión del presupuesto y los recursos asignados a él. Por último, no podemos dejar de mencionar el área de marketing dentro de las recomendaciones finales. Como explicamos algunas líneas atrás, es un aspecto clave dentro de todo presupuesto enfocado en ganar. Así como es de gran utilidad un software administrativo que centralice información contable y financiera, es muy recomendable implementar una solución tecnológica para gestionar las acciones y actividades contempladas en el presupuesto de mercadotecnia. También, para elaborar un presupuesto enfocado en crecer se necesita de la participación de expertos en diferentes áreas y aspectos. Entre otras cosas, es importante contar con el apoyo de especialistas en contabilidad, que ayuden a estimar costos y, en consecuencia, a planificar el presupuesto de manera coherente y realista. Recomendaciones finales En ese sentido, la mejor alternativa es un software que integre marketing, ventas, servicio al cliente y CRM (Customer Relationship Management), lo cual te puede proporcionar HubSpot. ¡Ahora sí llegamos al final! ¿Te resultó provechosa la información que compartimos? . . Nubox ahora tiene una ventana en Hubspot para la misma generación de documentos que se obtiene dentro de nuestra plataforma, lo que permite que la empresa pueda seguir facturando dentro del CRM de Hubspot. Busca a Nubox en el mercado de aplicaciones de Hubspot! . Habla con nuestros especialistas Inbound. ¡Te esperamos!