SISTEMA Y PROCESO DE CONTROL

SISTEMA Y PROCESO DE
CONTROL
CRA. NILDA OCAMPO
JUNIO 2021
Importancia del control
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Establece medidas para corregir las actividades de tal forma
que se alcancen los planes exitosamente.
Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden
originar desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el
futuro.
Localiza a los sectores responsables de la administración,
desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
Proporciona información acerca de la situación de la ejecución
de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el
proceso de la planeación.
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
CONTROLAR
La función gerencial de control es la
medición y corrección del desempeño
para garantizar que los objetivos de la
empresa y los planes diseñados para
alcanzarlos se logren.
CONTROL
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Su aplicación incide directamente en la
racionalización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la
productividad de todos los recursos de
la empresa.
PROCESO DE CONTROL
BASICO
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Establecimiento de estándares.
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Medición del desempeño.
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Corrección de desviaciones.
Establecimientos de
estándares
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Los estándares representan el
desempeño deseado.
Proporcionan medios para establecer
lo que debe hacerse.
Constituyen los objetivos que el
control deberá garantizar o mantener.
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
Los estándares pueden expresarse en
tiempo, dinero, calidad, unidades
físicas, costos o índices.
El proceso de control se lleva a cabo
para ajustar operaciones a
determinados estándares de
antemano; funciona de acuerdo con la
información que recibe.
Medición de desempeño
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No siempre es practicable.
Debería hacerse en forma anticipada, con el
fin de que las desviaciones detecten antes
de que ocurran y se eviten mediante las
acciones apropiadas.
El administrador atento puede predecir
probablemente desviaciones de los
estándares.
Corrección de
desviaciones
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Es el punto donde el control se puede
ver como una parte de todo el sistema
de administración y relacionarlo con
las otras funciones gerenciales.
Fases del proceso de
control
COMPARACION DEL DESEMPEÑO
REAL CON EL ESPERADO
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Toda actividad experimenta algún tipo de
variación, error o desvío.
No todas las variaciones requieren
corrección, sino solo aquellas que
sobrepasen los límites de los criterios de
especificación.
No solo busca localizar las variaciones,
errores o desvíos, sino también predecir
otros resultados futuros.
Acción correctiva
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El objetivo del control es indicar
cuando, cuanto, como y donde debe
ejecutarse la corrección.
Las decisiones respecto a las
correcciones que deben hacerse
representan la culminación del proceso
de control.
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Fayol afirmaba que “en una empresa
el control consiste en comprobar si
todo se ejecuta conforme al plan
adoptado, las instrucciones dadas y los
principio establecidos”.
Puntos de control críticos
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Factores limitantes en la operación.
Mejores indicadores que otros
factores.
“El control efectivo lleva la atención a
aquellos factores críticos para evaluar
el desempeño en relación con los
planes”
TIPOS DE ESTÁNDARES
DEL PUNTO CRÍTICO
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Estándares
Estándares
Estándares
Estándares
Estándares
Estándares
Físicos.
de Costos.
de Capital.
de Ingresos.
de Programas.
Intangibles.
Estándares Físicos

Son mediciones no monetarias y son
comunes en el nivel de operación,
donde se usan los materiales, se
emplea mano de obra, se
proporcionan servicios y se producen
bienes.
Estándares de Costos

Son medidas monetaria, y al igual que
los estándares físicos, son comunes en
el nivel de operaciones.
Estándares de Capital

Se relacionan con el capital invertido
en la empresa más que con los costos
de operación y, por consiguiente,
están relacionados principalmente con
el balance general en lugar del estado
de resultados.
Estándares de Ingresos
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Se producen al asignar valores
monetarios a las ventas.
Se relacionan con el capital invertido
en la empresa más que con los costos
de operación.
Estándares de programas

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Para evaluar el desempeño de un
programa se suelen aplicar juicios
subjetivos.
Tiempos y otros factores se pueden
utilizar como estándares de objetivos.
Estándares Intangibles
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Los estándares más difíciles de establecer
son los que no se expresan en mediciones
físicas o monetarias.
Algo mas importante es que cuando en el
desempeño intervienen las relaciones
humanas, como sucede por encima de los
niveles básicos de operación es muy difícil
medir que es “bueno”, “efectivo”,
“eficiente”.
Punto de referencia
Benchmarking
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Enfoque para establecer metas y
medidas de productividad con base en
la mejores prácticas de la industria.
Durante su implementación , el
desempeño se mide periódicamente y
en ese momento se adoptan medidas
correctivas.
Tipos de puntos de
referencia
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Benchmarking estrátegico

Benchmarking operacional

Benchmarking administrativo
Retroalimentación

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En la medida en que se aplican los planes,
el sistema es vigilado o seguido a fin de
determinar si el desempeño está dentro de
lo previsto y si se está cumpliendo con los
objetivos.
Generalmente se obtiene con referencia
tanto a los fines buscados y los medios
diseñados para alcanzarlos.
Retroalimentación


En los sistemas relativamente
cerrados, la retroalimentación es recibida
por los seres humanos que la procesan y
deciden en torno a acciones apropiadas.
El control administrativo es en esencia el
mismo proceso básico que se encuentra en
sistemas físicos, biológicos y sociales.
Comparación de sistemas de
retroalimentación y de
corrección anticipante
Requisitos para el sistema
de corrección anticipada
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Hacer un análisis completo y cuidadoso del sistema
de planeación y control y las variables de entrada
más importantes que se identifique.
Tener cuidado de mantener el sistema actualizado.
Recolectar con regularidad datos sobre las variables
de entrada e introducirlos en el sistema.
Determinar con regularidad las variaciones de los
datos reales de entrada, en comparación con las
entradas planificadas, y evaluar su efecto sobre los
resultados finales esperados.
Auditorias
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“Examen hecho por una persona o
firma de auditores”.(tradicionalmente)
Actualmente el término AUDITORÍA se
puede relacionar con el control y
aplicarlo en forma amplia para hacer
alusión a diferentes situaciones.
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En base a nuestros conocimientos
enumeramos cinco situaciones que
podemos efectuar auditorias
Evaluar el entorno en que se desenvuelven las organizaciones, en especial su
papel social y económico.
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Evaluar la misión, objetivos, estrategias, políticas y programas establecidos por
la administración y la habilidad para aplicar cl proceso administrativo.
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Evaluar los planes de desarrollo a nivel de empresa y a nivel macroeconómico.

Determinar la eficiencia con que se están desarrollando las operaciones de la
empresa con el fin de detectar fallas y proponer recomendaciones.
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Evaluar la productividad y economicidad en la empresa.
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Evaluar los procedimientos de administración de personal.

Expresar el examen de registros financieros, los cuales, al ser amparados por el
dictamen que emite el auditor independiente, pueden servir de base a socios,
accionistas, gobierno y público en general para saber la situación de una entidad
económica, y con base a ello tomar decisiones más acertadas.

Determinar la confiabilidad de los datos contables e informes obtenidos a través
del procesamiento electrónico de datos.
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Evaluar el papel de mercadeo, calidad, presupuestos.
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Evaluar la gestión del personal operativo, etc.
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Procesos
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
Se diagnostica el entorno en que opera la
organización.
Se analiza los resultados de ese diagnóstico para
determinar la influencia de ciertos factores que
inciden en la organización ya sea, en forma general
o por áreas.
Se identifican sus oportunidades y amenazas.
Se investigan sus áreas funcionales, se identifican
fortalezas y debilidades.
Se analizan y evalúan los resultados obtenidos.
Se informa y se dan recomendaciones.
Clasificación
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Auditoria Interna
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Auditoria Externa
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Auditoria Administrativa
Practico
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EVALUACIÓN INICIAL
En cierta ocasión, un viernes, Roberto
Silvestre compró una crema dental en un
supermercado de Buenos Aires, Argentina.
Cuando por la noche intentó usar el
producto, se encontró con que el tubo
contenedor estaba agrietado, lo cual causó
el derrame de su contenido.
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Al revisar la caja del producto encontró el número
telefónico del departamento de servicio al
consumidor de Colgate Palmolive Argentina
S.A.I.C y llamó para reportar el incidente.
El lunes siguiente, a las 9 de la mañana, llegó un
representante de esta empresa, con una pequeña
maleta que, además de incluir varias cajas de
cremas dentales, tenía como regalo una muestra de
todos los productos que tiene Colgate Palmolive en
el mercado. Anexo al paquete se encontraba la
siguiente carta:
Señor
Roberto Silvestre
De nuestra consideración:
Muchas gracias por hacernos llegar sus comentarios sobre su experiencia con
nuestra crema dental Colgate con bifluor y calcio.
Tomamos innumerables precauciones en nuestros procesos de manufactura y
empaque de productos para asegurar la calidad de los mismos.
Desafortunadamente, y a pesar de la seguridad y nuestro riguroso control de
calidad, en raras ocasiones alguno de los procesos puede verse alterados
involuntariamente, ingresando en el mercado un producto alejado de la
calidad habitual.
Lamentamos no haber cubierto las expectativas esperadas de nuestro
producto. Esperamos que acepte el paquete adjunto con nuestro mejores
deseos. Nuestra política de satisfacción al consumidor debe garantizar que
cada producto cubra las necesidades y expectativas del consumidor.
Atentamente,
Colgate Palmolive Argentina S.A.I.C.
Maggie Grove
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Al preguntarle al señor Silvestre si él seguirá comprando esta
marca de crema dental, su respuesta fue la siguiente: "No
sólo se ganaron un cliente para toda la vida, sino que yo
personalmente voy a recomendar el producto con mis
amigos".
(Tomado de La Re- evolución empresarial del Siglo XXI, Luigi
Valdes. Editorial Norma, Página 287)
¿Qué entiende usted por control?
¿ A qué le atribuye usted la falla que generó el problema con
el cliente?
¿ Cómo evalúa usted el servicio posventa de Colgate?
¿Qué sugerencias le daría usted a Colgate para evitar este
tipo de inconvenientes?