Política y procedimiento de linea de denuncia

MARIA ANTONIETA LIZARRAGA ACOSTA
Calle rio asunción No. 14
Colonia doctores cp. 83680
Heroica Caborca Sonora
R.F.C LIAA780908648
Políticas y Procedimientos de Línea de Denuncia
OBJETIVO
La política busca establecer el medio de comunicación por el cual las personas
puedan denunciar, sugerir o manifestar cualquier queja o inconformidad sobre todas
aquellas irregularidades que detecten en el proceso diario de sus actividades, con la
finalidad de prevenir, evitar o solucionar cualquier problema que afecte a su persona
o a MARIA ANTONIETA LIZARRAGA ACOSTA en su personal y patrimonio.
De igual forma se establecen los lineamientos generales para garantizar una
adecuada administración y uso de las líneas de quejas y denuncia, que garanticen
la confidencialidad y seguimiento a las investigaciones, así como la solución de los
casos denunciados.
ALCANCE
Esta política es aplicable a todos los directivos y empleados que desempeñan su
trabajo en MARIA ANTONIETA LIZARRAGA ACOSTA. y terceros relacionados.
DEFINICIONES.
Denuncia: Comunicación efectuada por una persona acerca de un hecho que derive
en la posible desviación a las normas éticas, políticas y procedimientos.
Irregularidad: Acto, actividad o situación que está fuera de la norma interna o de
la ley.
Administrador: Personal asignado por MARIA ANTONIETA LIZARRAGA
ACOSTA para el control y utilización de las herramientas de denuncia, quien recibe,
documenta, da seguimiento y reporta las denuncias por irregularidades recibidas, y
genera los reportes mensuales y semanales.
Comité de Línea de Denuncia: Comité integrado por personal de MARIA
ANTONIETA LIZARRAGA ACOSTA que recibirá información del Administrador de
la línea de denuncia, con el objetivo de determinar sobre cual se autorizará una línea
de investigación.
Líneas de denuncia: Medios establecidos por MARIA ANTONIETA LIZARRAGA
ACOSTA para identificar las irregularidades en campo.
Tablero de control: Resumen informativo dirigido al comité de línea de denuncia
sobre la administración de las líneas de denuncia para asegurar su adecuada
funcionalidad.
Tipos de denuncias a reportar: Las líneas están orientadas a reportar denuncias
como hechos delictivos incurridos o por incurrir, fraudes, inconformidades, acosos,
maltratos, conflictos de intereses, inadecuado clima laboral, robo, sugerencias; es
decir; todos aquellos asuntos en los que MARIA ANTONIETA LIZARRAGA
ACOSTA . Pueda corregir, eliminar y/o mejorar sus procesos, la relación entre su
personal y/o actividades.
Línea E-mail: Medio masivo de información electrónica cuya cuenta es [email protected] y en el cual se recibirán las denuncias tanto de empleados,
clientes y/o proveedores.
Reportes de Seguridad: Este medio es personal y se reciben a través del personal
de Seguridad de MARIA ANTONIETA LIZARRAGA ACOSTA El responsable de
seguridad será el encargado de proporcionar al Administrador de las líneas de
denuncia, a través del formato de líneas de denuncias, los casos reportados por
personal de su área que ameriten seguimiento especial, los cuales serán
incorporados dentro del concentrado de las líneas de denuncia.
Peticiones de Directores y Personal Clave: Por este medio se reciben las
denuncias de forma personal de Directores o Gerentes de área y el Administrador
de las líneas de denuncia llenará el formato de líneas de denuncias.
Líneas de investigación: Son aquellas denuncias clasificadas con grado critico
alto y que requieren de investigación especial por tratarse de violaciones al código
de conducta y sus políticas oficiales que ponen en riesgo el patrimonio de las
empresas del grupo. Se debe someter a consenso del Comité de línea de denuncia
la asignación de la persona o área que dará seguimiento a la denuncia.
RESPONSABILIDADES.
Administrador de las líneas de denuncia:
Verificar las denuncias cada 15 dias que se hayan depositado en el buzón de quejas
y sugerencias.
Concentrar las denuncias asignando un folio que permita su identificación y
clasificación por criticidad (rojo - crítico, amarillo – moderado y azul-bajo).
Asignar las denuncias no clasificadas como líneas de investigación a las áreas
responsables de la actividad denunciada. Las líneas de denuncia con criticidad alta
serán analizadas en las reuniones de trabajo del Comité de Línea de Denuncia para
asignar a los responsables del seguimiento. En su caso, el administrador de la línea
de denuncia podrá convocar a una reunión extraordinaria ante la recepción de una
denuncia crítica.
Mantener la información de las denuncias de forma confidencial y anónima, salvo
que el denunciante incluya su nombre en el reporte.
Depurar aquellos casos que no generen valor, que no ameriten investigación y/o
que deban ser atendidos por otro medio tomando en cuenta la criticidad.
Contactar al denunciante para tratar de obtener más información en caso de ser
necesario.
Toda la información de las denuncias y soporte de las mismas, quedará bajo su
resguardo.
Brindar información suficiente al responsable del seguimiento del caso, para dar
inicio a la investigación y solución del mismo.
Enviar informe semanal (cada Martes) al Comité de Línea de Denuncia acerca del
estatus de las denuncias recibidas por los diferentes medios, para ser analizadas en
las reuniones de trabajo.
Dar seguimiento de los casos para actualizar el estatus en el concentrado de
denuncias y poder dar información del mismo para aquellos en los que el
denunciante lo solicite.
Mantener un expediente de las denuncias, las minutas con los acuerdos y la
información estadística generada.
Directores, gerentes y personal clave responsables del seguimiento:
Dar respuesta del estatus de la investigación al administrador de las líneas de
denuncia en un lapso no mayor a tres días hábiles contados a partir de la recepción
del mismo.
Informar al administrador sobre aquellas denuncias cuya investigación de cómo
resultado que la denuncia es falsa para que se comuniquen a los directores y se
tomen las acciones correctivas ante denuncias personalizadas.
El denunciante/usuario:
 Todo empleado tiene la obligación y compromiso moral con la empresa de
denunciar la violación a cualquier ley o incumplimiento, al código de ética o
a sus políticas oficiales. De lo contrario será responsable solidario con la
persona o personas que comenten la falta.
 Detallar lo más posible sus denuncias con el objetivo de efectuar una mejor
investigación.
 Utilizar las líneas de denuncia de forma responsable, ética y honesta para
reportar actividades que a criterio propio consideren importantes.
 Ante cualquier duda referente a una posible irregularidad o evento que afecte
a MARIA ANTONIETA LIZARRAGA ACOSTA deberá utilizar las líneas de
denuncia para que se analice el hecho y se defina si se debe presentar una
línea de denuncia.
Comité Línea de Denuncia: El comité tiene la responsabilidad de determinar
dependiendo de la criticidad de la denuncia, si se establece una línea de
investigación, con la finalidad de atender la denuncia y dar resolución a la misma.
Integrantes del comité de línea de denuncia:
 ________________________________________________.
 ________________________________________________.
Administrador de línea de denuncia:
 ________________________________________________.
NORMAS QUE INTEGRAN LA POLÍTICA.
Generales
1. Las líneas de denuncia son los medios que proporciona MARIA ANTONIETA
LIZARRAGA ACOSTA a sus empleados, proveedores y clientes para recibir
la información con carácter estrictamente confidencial y garantizando en todo
momento la protección a sus informantes.
2. No se disciplinará, no se castigará, no se discriminará y no se tomará
cualquier tipo de represaría a o en contra de los denunciantes.
3. Evitar el uso de las línea de denuncia para solicitar información o aclarar
dudas que puedan ser resueltas por otros medios.
4. Realizar denuncias propias, evitando informar las denuncias de terceros o de
hechos de los que no se es testigo.
5. Cualquier abuso de las líneas de denuncia, será sujeto a las sanciones
establecidas en el manual de sanciones.
6. El denunciado tiene derecho de apelación, por las denuncias realizadas a su
persona a través de la línea de denuncia, sin que esto cause sanción o daño
al mismo.
Herramientas de denuncia
Buzón de quejas y denuncias: se cuenta con dos tipos de buzón, el primero un
es un buzón físico que se encuentra ubicado en las áreas de trabajo, al alcance de
todo el personal. El segundo será virtual y estará en la dirección electrónica con
recepción y archivo en servidor, se envía automáticamente la información capturada
al Administrador de la línea de denuncia.
Correo electrónico: [email protected] de manera simultánea reciben
correo electrónico los miembros del comité línea de denuncia.
Reporte Semanal de Seguridad y Vigilancia: Las irregularidades detectadas por
medio del departamento de Seguridad serán incluidas en el reporte que se enviará
al Administrador para la asignación del folio y seguimiento.
Petición directa de Direcciones y personal clave: Las direcciones de MARIA
ANTONIETA LIZARRAGA ACOSTA y personal cla ve, podrán señalar
directamente desviaciones e irregularidades al Administrador de la línea de
denuncia, dejándolo documentado en un correo o por medio de las herramientas
anteriores.
e-mail
Reporte de
seguridad y
vigilancia
Buzon
electrónico
Linea de
denuncia
Buzón
físico
Denuncia
verbal
directa
Administración de Línea de Denuncia
El Administrador de la línea de denuncia capturará la información en la base de
datos; de las denuncias recibidas por los medios establecidos.
El Administrador se encargará de la asignación de folios a todas y cada una de las
denuncias recibidas. Una vez que las denuncias han sido clasificadas en función a
su criticidad se turnaran al comité línea de denuncia.
El Administrador realizará un concentrado a detalle de todas las denuncias recibidas
y las clasificará en las siguientes categorías:
 Maltrato y abuso
 Robo y corrupción
 Pagos y salarios
 Desviaciones a políticas y procedimientos
 Acoso sexual y hostigamiento laboral
 Discriminación (incluyendo violaciones a los derechos de libre asociación)
 Otros
El Administrador deberá convocar al comité de línea de denuncia de manera mensual
y presentará el resumen o tablero con las denuncias recibidas. El comité de línea de
denuncia aprobará la asignación o estrategia de las líneas de investigación.
Comunicación con Informantes. En caso de que el informante ofrezca datos de
contacto y solicite retroalimentación, el administrador comunicará avances o cierre
de la línea de denuncia con planes de acción.
Seguimiento de denuncia
Las denuncias recibidas serán asignadas al jefe del área que corresponda. El
administrador enviará la información y solicitará realizar la investigación de forma
confidencial y garantizando la protección de los informantes.
El administrador de la línea de denuncia dará seguimiento a cada denuncia hasta la
solución o cierre de la misma.
En el caso de los reportes de Seguridad, se someterá a la decisión del Comité, la
intervención del área de Auditoría Interna para la realización de una investigación.
Aprobación de investigación
La asignación de recursos para iniciar una investigación será autorizado por el comité
de línea de denuncia.
El seguimiento de las denuncias se realizará inicialmente asignando una calificación
de criticidad por acto o irregularidad denunciada, ya sea por violaciones al código
de conducta, políticas, procedimientos tanto en la operación como en la
administración.
En segundo término, dependiendo de la denuncia y datos recibidos, se solicitará a
la Dirección del área un plan de acción correctivo para cerrar el caso, si es
considerada una denuncia como crítica será remitida a administrador de la línea de
denuncia para solicitar su investigación y presentarlo en el Comité de Líneas de
Denuncia a través del tablero de la línea de denuncia.
Reportes e indicadores
El Administrador de la línea de denuncia preparará el reporte de seguimiento
ejecutivo para asegurar una adecuada documentación y eficiencia de las líneas de
denuncia utilizando el formato de registro de denuncia; este reporte integrará la
información de las cinco herramientas de denuncia como las diferentes
clasificaciones, denuncias recibidas, personal y área denunciada, así como el estatus
y de la investigación designada a la dirección del área o a Auditoría Interna.
Se realizará un informe bimestral dirigido al comité de auditoría, que incluya el
número de denuncias, porque medio se recibieron, así como el resumen de las
observaciones críticas y los planes que se siguieron para su investigación.
ANEXOS.
Formato de quejas y denuncias.
MARIA ANTONIETA LIZARRAGA ACOSTA
Formato de quejas y denuncias.
Fecha:____________
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Queja
(opcional)
Sugerencia
Área de
Trabajo:
Descripción de los hechos:
La información es confidencial y no se tomará represarías a las personas que utilicen este medio.
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