INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LA BATERÍA INDICADORES DISEÑADA POR EL EAIP EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO Esquema de Análisis Integral Preventivo – EAIP – Componente 2: Análisis de Condiciones y Resultados Elaboró Mariana Botero Profesional de Apoyo EAIP Reviso Juan Carlos López López Veedora Delegado para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal Aprobó Alexandra Rodríguez del Gallego Viceveedora Distrital Componente de análisis de condiciones y resultados institucionales Proceso de planeación Empresas Industriales y Comerciales del Distrito - EICD CONTROL DE ACTUALIZACIONES Versión 1 Fecha Modificación Motivo de la Modificación Creación Instructivo DD MM AAAA 04 03 2015 Responsable modificación Mariana Botero Profesional de Apoyo EAIP CONTROL DISTRIBUCIÓN COPIAS El instructivo aprobado, puede ser consultado en la red interna, con las claves de acceso correspondientes, los documentos impresos serán tenidos como copias no controladas. Componente de análisis de condiciones y resultados institucionales Proceso de planeación Empresas Industriales y Comerciales del Distrito - EICD 1. PROPÓSITO Estandarizar la evaluación de la gestión distrital mediante la aplicación de la batería de indicadores del componente dos (Análisis de Condiciones y Resultados) del Esquema de Análisis Integral Preventivo, que faciliten la identificación de causas y consecuencias de las desviaciones en la gestión y en la consecución de las metas propuestas. ALCANCE: Inicia con la descripción general del componente de Análisis de Condiciones y Resultados y termina con las baterías de indicadores de cada uno de los procesos priorizados en el Esquema de Análisis Integral Preventivo. 2. DEFINICIONES: ESQUEMA DE ANÁLISIS INTEGRAL PREVENTIVO (EAIP): herramienta construida por la Veeduría Distrital que prioriza y selecciona las actividades de la administración distrital, sobre las cuales ejercer control preventivo. Es un conjunto ordenado de acciones que definen un camino para la identificación de aspectos relevantes para el control y el análisis que la Veeduría realiza sobre los diferentes procesos y sectores de la gestión distrital. ANALISIS INTEGRAL: se refiere al ejercicio de evaluación sistémica y estratégica de las entidades distritales que permite, a partir del análisis de los procesos estructurales, identificar y conocer su situación general, de manera que se puedan atender de manera preventiva y proactiva los principales riesgos y problemas de su gestión. INDICADOR: es la relación entre variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar y describir características comportamientos o tendencias respecto de objetivos y metas previstas en cada uno de los procesos. VARIABLE: una variable es un atributo o característica que da contenido al indicador. FORMA DE CÁLCULO: la relación matemática de las variables debe entregar como resultado lo que se definió en el nombre HECHOS RELEVANTES: hallazgos importantes encontrados luego de la aplicación y análisis de indicadores. CAUSA: se entiende por causa el origen o comienzo de una situación determinada a partir de la cual se desarrollan o generan eventos o situaciones específicas y que traen consigo una consecuencia. CONSECUENCIA: se entiende por consecuencia el efecto de un determinado suceso. Componente de análisis de condiciones y resultados institucionales Proceso de planeación Empresas Industriales y Comerciales del Distrito - EICD PROCESO: conjunto de actividades secuenciales y relacionadas entre sí que interactúan que recibe elementos de entrada o insumos y entrega un producto de valor para el usuario intermedio o final, para efectos del esquema de análisis integral preventivo se contemplan seis (6) procesos: Planeación, Gestión Presupuestal, Gestión financiera, Gestión del talento Humano, Gestión Jurídica y Gestión Contractual. ÀRBOL DE CAUSAS Y CONSECUENCIAS: el árbol de causas y consecuencias es una metodología visual de análisis que permite identificar la relación entre causas, consecuencias y hechos relevantes para identificar con precisión el hecho central o problema principal. SISTEMAS DE INFORMACIÓN SECUNDARIA: se entiende por sistemas de información secundaria, el conjunto de aplicativos o software diseñados por las entidades distritales que dan cuenta de los datos e información consolidada y por entidad, de manera organizada con el fin de garantizar la transparencia institucional, rendir cuentas a la ciudadanía y facilitar el seguimiento y control a la gestión tales como; SEGPLAN, PREDIS, SIGIA, SIVICOF, SIPROJ, SDQS, SIID entre otros: 3. GENERALIDADES La Veeduría Distrital, a través de sus cuatro Delegadas y en el marco del Proyecto prioritario 222 del Plan de Desarrollo Distrital “Bogotá Humana” denominado “Fortalecimiento de la capacidad institucional para identificar, prevenir y resolver problemas de corrupción y para identificar oportunidades de probidad” viene adelantando la tarea de construir un Esquema de Análisis Integral para el Control Preventivo (EAIP) como herramienta para facilitar y focalizar el control que la entidad debe realizar a la gestión pública distrital, aportando a la administración una evaluación independiente, enfocada a detectar la existencia de posibles restricciones estructurales y desviaciones respecto de los resultados institucionales esperados, propendiendo así por la efectividad, la transparencia y la reducción de riesgos administrativos. El EAIP es un instrumento dirigido a facilitar a la Veeduría Distrital el ejercicio de evaluación sistémica y estratégica, enfocado al análisis de los procesos estructurales que soportan la Administración Distrital, para identificar y conocer su situación general y atender de manera preventiva y proactiva los principales riesgos y problemas de su gestión. Los procesos estructurales son los procesos comunes a todas las entidades, de los cuales depende la eficiencia y eficacia del aparato público y en los cuales se generan las decisiones que determinan su carácter, así como la calidad y oportunidad de sus resultados. Su caracterización y análisis permite identificar las restricciones y desviaciones que ponen en riesgos los resultados institucionales, detectar su origen y actuar proactivamente antes de que peligren los recursos públicos y se comprometa la prestación de los servicios. El EAIP es una herramienta de dos componentes: el componente de control preventivo y el componente de análisis de condiciones y resultados institucionales. En el componente de análisis de condiciones y resultados del Esquema de Análisis Integral Preventivo, la batería de indicadores estandariza el ejercicio de análisis institucional, en cuanto a: qué analizar y porqué, variables a considerar, definición de variables e indicadores, Componente de análisis de condiciones y resultados institucionales Proceso de planeación Empresas Industriales y Comerciales del Distrito - EICD fórmula de cálculo, fuentes de información, periodicidad, plantillas de cuadros y gráficos a utilizar en las entidades distritales en general o por grupo de ellas. La metodología que se aplica estandariza la estructura y el contenido del documento final el cual se integra el análisis por proceso mediante un ejercicio grupal, asequible a todos sus integrantes, basado en la construcción de un árbol de causas y consecuencias a partir de hechos relevantes identificados en el análisis por proceso. Este instructivo integra la batería de indicadores de los procesos priorizados en el esquema de análisis integral preventivo 4. DESCRIPCIÓN E INSTRUCCIONES 4.1 PLANEACIÓN El proceso de planeación en las entidades del nivel descentralizado, para efectos del esquema de análisis integral, tiene como alcance la elaboración, aprobación, ejecución y seguimiento de la inversión directa distrital, asociada al Plan de Desarrollo Distrital y operacionalizada en los planes de acción. La aplicación de indicadores desde el esquema de análisis integral permitirá establecer avances o retrasos en las metas, desde el análisis del avance en la ejecución de los recursos de inversión directa y las metas físicas incluidas en los planes de acción y en el Plan de Desarrollo Distrital. Se ha incluido un aparte con indicadores asociados a la inversión Distrital territorializada, entendida esta como el ejercicio que realizan “los sectores de la Administración, en el marco de la política sectorial y de la problemática local, mediante los proyectos de inversión que son susceptibles de ser asociados a un territorio específico”1, con el fin de medir el cumplimiento de los propósitos que la Administración Distrital se ha trazado en el territorio (localidades), para su aplicación se ha retirado la inversión que está clasificada como entidad, especial, distrital, regional y otras entidades. A continuación se presentan los sistemas que tienen las fuentes de información para la aplicación de los indicadores con los reportes que se utilizarán, esto no impedirá que para alguna confirmación, aclaración o explicación no se realice visita en las entidades o sectores sujetos de análisis. 1. El Sistema de Seguimiento al Plan de Desarrollo –SEGPLAN- administrado por la Secretaría Distrital de Planeación, en el cual las entidades reportan trimestralmente sus avances tanto de compromisos de recursos como avances físicos en el marco de productos y/o servicios prestados. Los reportes para la aplicación de indicadores son: Plan de acción componente Gestión e inversión por sector (Plan de Desarrollo Distrital): contiene la información de ejecución de recursos de inversión directa por meta de 1 Secretaría Distrital de Planeación. Guía para la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de los Planes de Desarrollo Distrital y Locales. Componente de análisis de condiciones y resultados institucionales Proceso de planeación Empresas Industriales y Comerciales del Distrito - EICD gestión resultado del plan de Desarrollo Distrital y entidad. Igualmente, contiene por entidad el nivel de avance de las metas que quedaron incluidas en el Plan de Desarrollo Distrital (metas de resultado y gestión) en magnitud física, avance de cada vigencia como programación de las siguientes. El nombre de los archivos que contienen esta 03a_planaccioncompgestioninversionxsector201403312_02_sect_ind. información es Plan de acción componente Gestión e inversión por sector (metas proyectos de inversión – Planes de acción entidades): Contiene las metas de los planes de acción de todas las entidades organizadas por sector administrativo. 03a_planaccioncompgestioninversionxsector201403313_03_sect_mpi. Nota: al ingresar a la página web de la Secretaría Distrital de Planeación4 /políticas/Plan de Desarrollo se presenta la información de seguimiento con el corte del trimestre correspondiente a la fecha de consulta, tal como se muestra a continuación: Se debe ingresar al enlace resaltado en amarillo y descargar los archivos mencionados (03a_planaccioncompgestioninversionxsector20140331_02_sect_ind y 2 Estos números cambian dependiendo la fecha de corte del reporte. En este caso hace referencia a que la información está con fecha de corte de 31 de marzo de 2014. 3 Ídem 4 El enlace directo es http://www.sdp.gov.co/portal/page/portal/PortalSDP/ciudadania/PlanesDesarrollo/BogotaHumana Componente de análisis de condiciones y resultados institucionales Proceso de planeación Empresas Industriales y Comerciales del Distrito - EICD 03a_planaccioncompgestioninversionxsector20140331_03_sect_mpi), tal y como se muestra a continuación: Los 3 archivos en formato Excel se deben consolidar, para revisar la relación entre los planes de acción de las entidades y el Plan de Desarrollo Distrital. Las llaves para unir está información en un solo archivo o en aplicativo son: código proyecto prioritario, código entidad, código sector, código meta gestión resultado y fecha del reporte. Adicionalmente para saber el tipo de anualización de las metas de los planes de acción, se debe recurrir al archivo que aparece al ingresar al enlace resaltado en naranja, el cual es el siguiente: Los archivos que están en pdf, traen los avances y/o retrasos de cada una de las metas gestión resultado que cada entidad reporta. Territorialización de la inversión distrital por entidad: contiene el avance de las metas de los planes de acción y la ejecución de recursos de inversión territorializada por entidad y que se encuentran clasificados por las localidades donde se ejecutarán las acciones. Para tener acceso a este reporte se debe realizar solicitud directa a la Dirección de Programación y seguimiento a la Inversión de la Secretaría Distrital de Planeación, ya que este no se publica en la página web de la entidad. Algunas veces por la misma ruta indicada publican este reporte como Territorializacion de la Inversión Distirtal. La batería de estos indicadores se encuentra en el “Instructivo batería de indicadores Localidades” del EAIP. 2. La información presupuestal de las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito, no se encuentra disponible en el Sistema Presupuesto Distrital –PREDIS-. Por tal motivo se debe realizar una solicitud directa a la oficina de presupuesto de cada EICD por correo electrónico para que envíen la información. Una vez allegada esta información, se estandariza para que quede igual a la generada por el PREDIS y se sube al aplicativo del EAIP para obtener los indicadores. Componente de análisis de condiciones y resultados institucionales Proceso de planeación Empresas Industriales y Comerciales del Distrito - EICD 4.1.1. Indicadores y análisis Con el fin de que los indicadores aplicados en el proceso de planeación permitan determinar o calificar el nivel de cumplimiento han establecido unos rangos indicativos para cada período de medición (en el caso de planeación es trimestral porque es el período en el cual oficialmente se reporta la información en SEGPLAN). En la gráfica a continuación se presentan los valores que permiten parametrizar la semaforización, tanto para metas físicas como recursos de inversión directa: Gráfico1 Distribución esperada de metas y recursos de inversión directa mensual 120.0 100 98 100.0 100 93 y = -0.0005x4 - 0.0766x3 + 1.6595x2 + 0.2522x - 1.8238 85 76 80.0 76 65 60.0 54 58 42 40.0 46 31 37 30 21 20.0 24 19 12 5 0 0.0 0 0 dic. año -1 1 10 6 2 2 14 y = 0.0108x4 - 0.2153x3 + 1.6655x2 - 1.4047x - 0.0217 3 4 Trimestre 1 5 6 Trimestre2 % Esperado ejec. recursos Mes % esperado meta física Ejecució n % Esperado ejec. recursos 7 8 9 10 Trimestre 3 11 12 Trimestre 4 % esperado meta física 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 2 6 10 14 19 24 30 37 46 58 76 5 12 21 31 42 54 65 76 85 93 98 12 10 0 10 0 Componente de análisis de condiciones y resultados institucionales Proceso de planeación Empresas Industriales y Comerciales del Distrito - EICD Teniendo en cuenta los valores esperados para la ejecución de recursos de inversión directa y de metas físicas, a continuación se establecen las escalas de valoración que permitirán calificar los indicadores de acuerdo con el resultado. Parámetros ó Ejecución inversión directa escalas de ALTO MEDIO BAJO valoración 1 >5% 3,70% <3,69% 2 >11,8% 10% <10,02% 3 >21% 20,9% - 17,8% <17,84% 4 >31% 30,9% - 26,35% <26,34% Período 5 >42,3% 41,9% - 35,70% <35,6% de 6 >54% 53,9% - 45,90% <45,8% aplicación 7 >65,2 65,1% - 55,4% <55,3% de >75,9 75,8% -64,6% <64,5% indicador 8 9 >85,3% 85,9% - 73,1% <73% 10 >93% 93-79 >79 11 >97,8 0,833 12 >100% - <89,9% Metas físicas ALTO MEDIO BAJO >3% 2,9% - 2% 6% 5,8% - 5% >10% 9,9% - 8,5% >14,4% 14,3% - 12,2% >19% 18,9% - 16,2% >24% 23,9% - 20,4% >29,5% 29,4% - 25% >36,5% 36,4% - 31% >46% 45,9% - 39,10% >58,3% 57,9% - 49,5% >75,5% 75,4% - 64% 100% 99,9% - 85% <2% <4,9% <8,49% <12,1% <16,1% <20,3% <24,9% <30,9% <39% <49,4% <63,9% <84,9% Para aquellos indicadores que buscan medir el avance de metas o ejecución de recursos de inversión directa en relación con la programación de los 4 años se han establecido otros parámetros de valoración (con el fin de generar un tipo de alerta en caso de encontrarse atrasos): Parámetros ó escalas de Año 1 valoración Inversión directa y metas físicas ALTO >25% MEDIO 24,9% - 17,9% BAJO <18% Año 2 Año 3 >50% >75% 49,9% - 42,5% 74,9% - 63,75% < 42,6% < 63,76% Año 4 100% 99,9% - 85% <85% NOTA: Los rangos por parámetro se han definido restando el 15% a cada intervalo definido en la aplicación de la ecuación de la gráfica No. 1. Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 10 Vigente desde: dd-mm-aa I. INDICADORES ASOCIADOS A LOS RECURSOS DE INVERSIÓN DIRECTA No. Nombre del indicador Objetivo Fuente Variables Forma de cálculo 1 Distribución de recursos de inversión directa por entidad – Sector de estudio Identificar la distribución de la inversión por entidad (es) que componen el sector en estudio, con el fin de orientar el análisis y reconocer el valor de los recursos que debe administrar cada entidad del sector para posteriores análisis a nivel de metas y proyectos. Sistema de Información Presupuestal Distrital– PREDIS. Informe de ejecución de gastos e inversión por entidad del sector en estudio Apropiación disponible por entidad del sector en estudio Apropiación disponible por entidad del sector en estudio / Total apropiación disponible del sector en estudio 2 Distribución de recursos de inversión directa por programas del Plan de Desarrollo Distrital - Sector de estudio Identificar la distribución de los recursos de inversión directa por programas del sector en estudio con el fin de focalizar la aplicación de indicadores asociados con la ejecución de compromisos, giros y metas físicas Sistema de Información Presupuestal Distrital– PREDIS. Informe de ejecución de gastos e inversión por entidad del sector en estudio Apropiación disponible por programa del sector en estudio Apropiación disponible por programa del sector en estudio / Total apropiación disponible de los programas del Plan de Desarrollo Distrital correspondientes al sector en estudio 3 Ejecución presupuestal de compromisos de inversión directa por entidad Sector de estudio Sistema de Presupuesto Distrital –PREDISInforme de ejecución de gastos e inversión por entidad del sector en estudio Apropiación disponible. Recursos Comprometidos Recursos comprometidos del rubro inversión directa por entidad del sector de estudio / Apropiación disponible de recursos de inversión directa de cada entidad que hace parte del sector de estudio 4 Ejecución presupuestal de giros de inversión directa por entidad - Sector de estudio Sistema de información Presupuestal Distrital – PREDIS- Informe de ejecución de gastos e inversión por entidad del sector de estudio Apropiación disponible. Recursos girados Recursos girados del rubro de inversión directa por entidad del sector en estudio / Apropiación disponible de recursos de inversión directa de cada entidad que hace parte del sector en estudio Determinar el nivel de ejecución de compromisos de la inversión directa por entidad que conforma el sector en estudio, en el marco de la ejecución del Plan de Desarrollo Distrital y generar las alertas que se requieran a la cabeza de sector y las entidades que conforman el mismo Determinar el nivel de ejecución de giros que realizan las entidades del sector en estudio para la prestación de bienes y/o servicios en el marco del Plan de Desarrollo Distrital y generar las alertas que se requieran a la cabeza de sector y a las entidades que conforman el mismo Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 11 Vigente desde: dd-mm-aa I. INDICADORES ASOCIADOS A LOS RECURSOS DE INVERSIÓN DIRECTA No. Nombre del indicador Objetivo 5 Ejecución de compromisos y giros por entidad clasificados por programas del Plan de Desarrollo – Sector en estudio Determinar los recursos comprometidos en los programas del Plan de Desarrollo Distrital para el sector en estudio y el nivel de giros frente a la entrega de productos o cumplimiento de metas físicas asociadas a los proyectos de inversión de los planes de acción de las entidades que hacen parte del sector en estudio, relacionados con los programas del Plan de Desarrollo Distrital Fuente Sistema de Información Presupuestal Distrital – PREDIS- Informe de ejecución de gastos de inversión por entidad del sector en estudio Variables Apropiación disponible, Recursos Comprometidos, Recursos girados Forma de cálculo Recursos comprometidos del rubro de inversión directa por entidad y programa / Apropiación disponible de recursos de inversión directa de cada entidad que hace parte del sector en estudio. Recursos girados del rubro de inversión directa por entidad y programa / Apropiación disponible de recursos de inversión directa de cada entidad que hace parte del sector en estudio Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 12 Vigente desde: dd-mm-aa II. INDICADORES ASOCIADOS A LAS METAS FÍSICAS EJECUTADAS CON RECURSOS DE INVERSIÓN DIRECTA a. Avance de las Metas Gestión Resultado del Plan de Desarrollo Distrital No. Nombre del indicador Objetivo Fuente Variables Forma de cálculo Avance anual: 6 Porcentaje De Avance De Las Metas Gestión Resultado-MGR Del Plan De Desarrollo Distrital Por Entidad Del Sector En Estudio. Identificar el cumplimiento de las Metas Gestión Resultado del Plan de Desarrollo Distrital, de acuerdo con la información de avance reportada por las entidades del sector en estudio. Sistema de Seguimiento a las metas del Plan de Desarrollo Distrital – SEGPLAN – Plan de Acción componente gestión inversión por sector indicadores. Cuando el tipo de indicador (ind_indicador_tipo_suma) es suma, constante y creciente: ind_ejecucion_vigencia_año16 / ind_prog_actual7_año1 = ind_porc_Vig_año1 Porcentaje avance año(s) en estudio Cuando el tipo de indicador (ind_indicador_tipo_suma) es decreciente: (ind_porc_Vig_año15), ind_prog_actual_año1 / ind_ejecucion_vigencia_año1 = ind_porc_Vig_año1 porcentaje avance Plan de Desarrollo del Avance cuatrienal: quinquenio al año que va su implementación Cuando el tipo de indicador (ind_indicador_tipo_suma) es suma y (ind_porc_av_PD_añoX), constante: código meta gestión Suma (ind_ejecucion_vigencia_año1+ind_ejecucion_vigencia_año2…8) / resultado (ind_prog_actual_año1 + ind_prog_actual_ año 2 + ind_prog_actual_ año 3 (ind_codigo_mgr), código + ind_prog_actual_ año 4 + ind_prog_actual_año 5) = ind_porc_av_PD_X entidad (ind_codigo_entidad) y Cuando el tipo de indicador (ind_indicador_tipo_suma) es creciente: código sector (ind_ejecucion_vigencia_año analizado/ (ind_codigo_sector). (ind_prog_actual_año59)= ind_porc_av_PD_X Cuando el tipo de indicador (ind_indicador_tipo_suma) es decreciente: (ind_prog_actual_año5)/(ind_ejecucion_vigencia_año analizado)= ind_porc_av_PD_X 5 6 7 8 Año 1: primer año de ejecución del Plan de Desarrollo Distrital y así sucesivamente. Ídem Se debe tomar el dato de la programación actual y no el de la programación inicial, cuya variable es ind_prog_inicial_pd_X Al año que se esté analizando. 9 Se debe tener en cuenta que no siempre en el último año terminan las metas, pueden terminar antes, por lo anterior la consulta debe ser: que si el año 5 es igual a cero entonces tome el valor inmediatamente anterior diferente de cero de la variable ind_prog_actual_año) Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 13 Vigente desde: dd-mm-aa II. INDICADORES ASOCIADOS A LAS METAS FÍSICAS EJECUTADAS CON RECURSOS DE INVERSIÓN DIRECTA b. Avance metas planes de acción proyectos de inversión No. 7 10 Nombre del indicador Porcentaje promedio avance de las metas de los Planes de Acción por entidad – Sector en estudio Objetivo Identificar de acuerdo con la información de avance reportada por las entidades del sector de interés, el cumplimiento de las metas asociadas a los proyectos de inversión de cada entidad, que al mismo tiempo están vinculadas con las metas gestión resultado y proyectos prioritarios del Plan de Desarrollo Distrital. Fuente Sistema de Seguimiento a las metas del plan de desarrollo distrital – SEGPLAN – Plan de acción componente gestión inversión por sector. Variables Magnitud programada año de análisis (py_mag_prog_ano110), magnitud ejecutada año de análisis (py_mag_ejec_ano1), magnitud avance año de análisis (py_mag_porc_ano1). Avance total plan de acción (py_mag_porc_tot). Código sector (py_codigo_sector), código entidad (py_codigo_entidad), código meta gestión resultado (py_codigo_mgr) y código proyecto de inversión (py_codigo_proyecto). Forma de cálculo Tomar los datos registrados en el SEGPLAN del porcentaje avance del año o años que se estén analizando (py_mag_porc_ano1, py_mag_porc_ano2 …) y el avance total (quinquenio) del Plan de Desarrollo Distrital (py_mag_porc_tot). Sin embargo, se debe corroborar el resultado de los datos a través de las siguientes formulas: Avance anual: Cuando el tipo de indicador (py_mpi_tipo_suma) es suma, constante y creciente: py_mag_ejec_ano111 / py_mag_prog_ano1 = py_mag_porc_ano1 Cuando el tipo de indicador (py_mpi_tipo_suma) es decreciente: py_mag_prog_ano1 / py_mag_ejec_ano1= py_mag_porc_ano1 Avance quinquenio: Cuando el tipo de indicador (py_mpi_tipo_suma) es suma y constante: Suma (py_mag_ejec_ano1 + py_mag_ejec_ano2…12) / (py_mag_prog_ano1 + py_mag_prog_ano2 + py_mag_prog_ano3 + py_mag_prog_ano4 + py_mag_prog_ano5) = py_mag_porc_tot Cuando el tipo de indicador (py_mpi_tipo_suma) es creciente: (py_mag_ejec_ano analizado/ (py_mag_prog_ano135)= py_mag_porc_tot Cuando el tipo de indicador (ind_indicador_tipo_suma) es decreciente: (py_mag_prog_ano5) / (py_mag_ejec_ano analizado)= py_mag_porc_tot Año 1 es el primer año de ejecución del plan de acción de la respectiva entidad y así sucesivamente. 11 Ídem 12 Al año que se esté analizando. 13 Se debe tener en cuenta que no siempre en el último año terminan las metas, pueden terminar antes, por lo anterior la consulta debe tener la clausula de que si el año 5 es igual a cero entonces tome el valor inmediatamente anterior diferente de cero de la variable ( py_mag_prog_ano). Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central 4.2 Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 14 Vigente desde: dd-mm-aa GESTIÓN PRESUPUESTAL 4.2.1 Organización de la información El proceso de Gestión presupuestal en las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito (EICD), se constituye en la intensión de las autoridades distritales de llevar a cabo el Plan de Desarrollo Vigente así como la operación del aparato administrativo. Para efectos del esquema de análisis integral este proceso tiene como alcance los subprocesos de: programación, aprobación, ejecución, modificación y cierre presupuestal. La aplicación de indicadores desde el esquema de análisis integral permitirá establecer la gestión administrativa y financiera de las entidades a través de la ejecución de sus recursos, desde el análisis de los ingresos y gastos proyectados, aprobados y ejecutados. Se ha incluido un aparte con indicadores asociados a modificaciones presupuestales, con el fin de complementar el análisis de ejecución cuando se presenten alteraciones significativas por reducciones, suspensiones, adiciones o traslados presupuestales. La información que contiene la ejecución presupuestal de las EICD, se obtiene por medio de solicitud escrita dirigida a cada empresa, debido a que estas entidades no se encuentran en línea con el Sistema de Información Presupuestal Distrital (PREDIS). La información solicitada contiene los siguientes reportes: Ejecución de Gastos: Reporte que contiene información relacionada con el detalle de los rubros presupuestales de Gastos con sus respectivos movimientos en: apropiación inicial, modificaciones, apropiación vigente, suspensiones, apropiación disponible, compromisos del mes, compromisos acumulados, porcentaje de ejecución presupuestal, autorización de giros del mes, autorización de giro acumulada y el porcentaje de autorización de giros. Ejecución de Ingresos: Reporte que contiene información relacionada con el detalle de los rubros presupuestales de Ingresos y con los movimientos en el presupuesto inicial, modificaciones en el mes, modificaciones acumuladas, presupuesto definitivo, recaudos del mes, recaudo acumulado, porcentaje de ejecución, saldo por recaudar e ingreso final. 4.2.2 Organización de la información Se ha definido una serie de indicadores relacionados con los reportes obtenidos del Sistema PREDIS, tanto para el Presupuesto de Gastos como para el de Ingresos. A Continuación se relacionan los indicadores definidos para el análisis del comportamiento presupuestal de los rubros de Gastos y de Ingresos. Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 15 Vigente desde: dd-mm-aa I. Indicadores de gastos I. a. No. 1. 2. Nombre del indicador Distribución de Gastos del presupuesto general por sectores (totales, de funcionamiento y de inversión) Magnitud del presupuesto de Gastos (Totales, de funcionamiento y de inversión) INDICADORES DE GASTOS Indicadores de Gastos del Proceso de Ejecución Presupuestal Objetivo Determinar la magnitud de los recursos tanto de inversión como de funcionamiento asignados al sector analizado, frente al total del presupuesto del Distrito. Determinar la participación y priorización de los recursos de inversión y funcionamiento en las entidades que pertenecen a un sector Fuente Sistema de Información Presupuestal PREDIS Variables Apropiación inicial de los rubros gastos totales, de inversión, y de funcionamiento de cada sector. Apropiación inicial del Presupuesto General de Gastos, de la Inversión y de Funcionamiento de todo el distrito. Forma de cálculo Periodicid ad (Valor del presupuesto total de gastos asignado a cada sector) / (Total del presupuesto general del distrito) (Valor del presupuesto de funcionamiento asignado a cada sector) / (Total del presupuesto de funcionamiento del distrito) Se aplica durante el mes de enero (Valor del presupuesto de inversión asignado a cada sector) / (Total del presupuesto de inversión del Distrito) (Valor del presupuesto total de gastos asignado a cada entidad) / (Total del Presupuesto de Gastos del Sector) Sistema de Información Presupuestal PREDIS Apropiación inicial de inversión de cada entidad Total de la apropiación inicial de inversión del sector (Valor del presupuesto total de gastos de funcionamiento asignado a cada entidad) / (Total del presupuesto de funcionamiento del Sector) (Valor del presupuesto de inversión asignado a cada entidad) / (Total del presupuesto de inversión del Sector). Anual Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central I. a. No. 3 Código: XX-IN-xx Versión: xx Vigente desde: dd-mm-aa INDICADORES DE GASTOS Indicadores de Gastos del Proceso de Ejecución Presupuestal Nombre del indicador Objetivo Fuente Variables Comportamiento de la Apropiación disponible de Gastos (Totales, de inversión y funcionamiento) Presentar gráficamente el comportamiento de los Gastos totales, de funcionamiento y de inversión (apropiación Disponible), en una serie de tiempo de mínimo 5 años en valores constantes. Sistema de Información Presupuestal PREDIS Apropiación disponible de los rubros de gastos de funcionamiento e inversión para la serie analizada. 4 Comportamiento de la Ejecución de los compromisos acumulados de Gastos de la Entidad en una serie de tiempo. 5 Ejecución de los compromisos acumulados de Gastos de la Entidad en lo corrido de la vigencia Página: 16 Analizar el comportamiento de la ejecución presupuestal de los compromisos acumulados de los grandes rubros de Gastos de la entidad durante una serie de tiempo no inferior a 5 años. Analizar el comportamiento de la ejecución de los compromisos acumulados del rubro de Gastos de la entidad para la vigencia actual, y de esta forma evaluar presupuestalmente la gestión administrativa de Sistema de Información Presupuestal PREDIS Sistema de Información Presupuestal PREDIS Apropiación disponible del mes a analizar durante los últimos 5 o más años Compromisos acumulados del mes a analizar durante los últimos 5 o más años Apropiación disponible mes a mes Compromisos acumulados mes a mes Forma de cálculo Periodicid ad Trimestral Valor de los compromisos acumulados del rubro de gastos (Totales, de funcionamiento y de inversión) de la serie / valor de la apropiación disponible del rubro de Gastos (Totales, de funcionamiento y de inversión) de la serie Mensual Valor de los compromisos acumulados del rubro de gastos (Totales, de funcionamiento y de inversión) mes a mes / Valor de la apropiación disponible del rubro de Gastos (Totales, de funcionamiento y de inversión) mes a mes. Mensual Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central I. a. No. Nombre del indicador Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 17 Vigente desde: dd-mm-aa INDICADORES DE GASTOS Indicadores de Gastos del Proceso de Ejecución Presupuestal Objetivo Fuente Variables Forma de cálculo Periodicid ad la entidad. 6 Comportamiento de la Ejecución de los giros acumulados de Gastos de la Entidad en una serie de tiempo. Analizar el comportamiento de la ejecución de los giros acumulados del rubro de Gastos Sistema de Información Presupuestal PREDIS 7 Ejecución de los Giros acumulados de Gastos de la Entidad en lo corrido de la vigencia Analizar el comportamiento de la ejecución de los giros acumulados por concepto de Gastos de la entidad para la vigencia actual Sistema de Información Presupuestal PREDIS 8 Relación Ejecución de gastos de funcionamiento respecto a los gastos de inversión para una serie de tiempo no inferior a 5 años. Comparar la ejecución de compromisos de los rubros de funcionamiento e inversión y de esta forma analizar la gestión de la entidad en una serie de tiempo. Sistema de Información Presupuestal PREDIS 9 Razón gastos de funcionamiento respecto a los gastos de inversión en una serie de tiempo Determinar la proporción de los compromisos de los Gastos de Funcionamiento frente a los compromisos de Gastos de Inversión. Sistema de Información Presupuestal PREDIS Apropiación disponible del mes a analizar durante los últimos 5 años Giros acumulados del mes a analizar durante los últimos 5 años Apropiación disponible mes a mes Giros acumulados mes a mes Valor de los Giros acumulados del rubro de gastos (Totales, de funcionamiento y de inversión) de la serie / Valor de la apropiación disponible del rubro de Gastos (Totales, de funcionamiento y de inversión) de la serie. Valor de los giros acumulados del rubro de gastos (Totales, de funcionamiento y de inversión) mes a mes / Valor de la apropiación disponible del rubro de Gastos (Totales, de funcionamiento y de inversión) mes a mes Mensual Mensual Ejecución de los compromisos de los gastos de funcionamiento de la entidad durante una serie determinada (periodo no inferior a 5 años) Ejecución de los compromisos de los gastos de inversión de la entidad durante una serie determinada (periodo no inferior a 5 años). Valor de los compromisos de los gastos de funcionamiento de la entidad durante una serie de mínimo 5 años, tomando como referencia diciembre de cada año. Anual Valor de los compromisos acumulados del rubro de gastos de funcionamiento de la serie / valor de los compromisos acumulados de los Gastos de Inversión de la serie. Anual Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central I. a. No. Nombre del indicador Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 18 Vigente desde: dd-mm-aa INDICADORES DE GASTOS Indicadores de Gastos del Proceso de Ejecución Presupuestal Objetivo Fuente Variables Forma de cálculo Periodicid ad Valor de los compromisos de los gastos de inversión de la entidad durante una serie de mínimo 5 años, tomando como referencia diciembre de cada año. b. No. Nombre del indicador Objetivo 10 Participación de las modificaciones en el Presupuesto inicial de gastos en una serie de tiempo no inferior a 5 años 11 Participación de las modificaciones en el Presupuesto inicial de gastos por entidades pertenecientes al sector analizado. Indicadores de Modificaciones Presupuestales Fuente Variables Forma de cálculo Determinar el valor porcentual y absoluto de las suspensiones de los gastos de Inversión por programas de forma trimestral. Sistema de Información Presupuestal PREDIS Valor de las suspensiones del total de los Gastos de Inversión (meses: marzo, junio, septiembre y diciembre). Valor de la apropiación inicial de los gastos de inversión de la entidad (meses: marzo, junio, septiembre y diciembre). Valor de las suspensiones de los Gastos de Inversión / valor de la apropiación inicial de los Gastos de Inversión del mes correspondiente (marzo, junio, septiembre y diciembre) Valor de las suspensiones por programa Determinar el valor porcentual y absoluto de las modificaciones de los gastos de Inversión por entidad al final de la vigencia. Sistema de Información Presupuestal PREDIS Valor de las modificaciones del total de los Gastos de Inversión por entidad Valor de la apropiación inicial de los gastos de inversión por entidad Valor de las modificaciones de los Gastos de Inversión / valor de la apropiación inicial de los Gastos de Inversión Periodicidad Trimestral (marzo, junio, septiembre y diciembre). Trimestral (marzo, junio, septiembre y diciembre). Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central I. c. No. 12 Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 19 Vigente desde: dd-mm-aa INDICADORES DE GASTOS Indicadores de cierre Presupuestal Nombre del indicador Objetivo Fuente Variables Forma de cálculo Periodicidad Ejecución de Giros de los Gastos del Presupuesto de Reservas Analizar la ejecución de los Gastos tanto totales como de funcionamiento e inversión del Presupuesto de Reservas. Sistema de Información Presupuestal PREDIS Valor de Giros Acumulados de los gastos del presupuesto de reservas Valor del presupuesto definitivo de los gastos del presupuesto de reservas. Valor de Giros Acumulados de los Gastos del Presupuesto de Reservas / Valor del presupuesto definitivo de los gastos del presupuesto de reservas Trimestral (marzo, junio, septiembre y diciembre). Valor del presupuesto inicial de Gastos del Presupuesto de Reservas / Valor de la apropiación disponible de los gastos del presupuesto del año anterior. Trimestral (marzo, junio, septiembre y diciembre). 13 Participación del valor de los gastos (totales, de funcionamiento e inversión) del presupuesto de reservas, con respecto al presupuesto de inversión del año anterior. 14 Participación del valor de los gastos (totales, de funcionamiento e inversión) del presupuesto de reservas, con respecto al Presupuesto de Gastos de la vigencia actual. Analizar la participación del valor de los Gastos del presupuesto de reservas con respecto al presupuesto de inversión del año anterior y determinar la ejecución que quedó pendiente por ejecutar del presupuesto anterior. Analizar la participación del valor de los Gastos del presupuesto de reservas con respecto al presupuesto de inversión de la vigencia actual. Sistema de Información Presupuestal PREDIS Sistema de Información Presupuestal PREDIS Valor del presupuesto inicial de gastos del presupuesto de reservas Valor de la apropiación disponible de los gastos del presupuesto del año anterior. Valor del presupuesto inicial de gastos del presupuesto de reservas Valor de la apropiación disponible de los gastos del presupuesto del año actual. Valor del presupuesto inicial de gastos del presupuesto de reservas / Valor de la apropiación disponible de los gastos del presupuesto del año actual. Anual con corte a diciembre Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 20 Vigente desde: dd-mm-aa II. Indicadores de ingresos II. a. No. Nombre del indicador 15 Indicador de Distribución de Ingresos del presupuesto general por sectores (Ingresos totales, Ingresos Corrientes, Transferencias, Recursos de Capital y Disponibilidad Final). 16 Distribución del Presupuesto de Ingresos por Entidad INDICADORES DE INGRESOS Indicadores de Ingresos del proceso de Programación Presupuestal Objetivo Fuente Determinar la magnitud de los valores estimados de los Ingresos a recaudar, comparando el sector analizado frente al presupuesto total del Distrito, por rubro. Sistema de Información Presupuestal PREDIS Determinar la participación de cada rubro dentro del total de los ingresos presupuestados de la entidad. Sistema de Información Presupuestal PREDIS Variables Apropiación inicial de los rubros Ingresos totales, Ingresos Corrientes, Transferencias, Recursos de Capital y Disponibilidad Final del sector analizado. Apropiación inicial de los rubros Ingresos totales, Ingresos Corrientes, Transferencias, Recursos de Capital y Disponibilidad Final de todo el distrito. Valor del presupuesto inicial de cada rubro de ingresos. Valor del presupuesto inicial del total de los Ingresos. Forma de cálculo Periodicidad (Valor del presupuesto total de Ingresos de cada sector) / (Total del presupuesto general del distrito) (Valor del presupuesto de Ingresos Corrientes de cada sector) / (Total del presupuesto de Ingresos Corrientes del distrito) (Valor del presupuesto de Transferencias de cada sector) / (Total del presupuesto de Transferencias del Distrito) (Valor del presupuesto de Recursos de Capital de cada sector) / (Total del presupuesto de Recursos de Capital del Distrito) Anual (Valor del presupuesto inicial de cada rubro de ingresos /valor total del presupuesto inicial de los ingresos) Anual Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central II. a. Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 21 Vigente desde: dd-mm-aa INDICADORES DE INGRESOS Indicadores de Ingresos del proceso de Programación Presupuestal No. Nombre del indicador Objetivo Fuente Variables Forma de cálculo Periodicidad 17 Ejecución del Recaudo de ingresos por grandes rubros serie diciembre últimos 510 años Analizar el comportamiento de la ejecución del recaudo acumulado en una serie de 5 a 10 años de los rubros de ingresos de la entidad. Sistema de Información Presupuestal PREDIS Valor del presupuesto definitivo de ingresos por rubro Valor del recaudo acumulado de ingresos por rubro (Valor del recaudo acumulado / presupuesto definitivo por rubro) Anual Recaudo de ingresos por grandes rubros mes a mes Analizar el comportamiento del recaudo acumulado mes a mes de los grandes rubros de ingresos de la entidad. Sistema de Información Presupuestal PREDIS Ejecución del Recaudo de ingresos por grandes rubros mes a mes Analizar el comportamiento de la ejecución del recaudo acumulado mes a mes de los rubros de ingresos de la entidad. Sistema de Información Presupuestal PREDIS Equilibrio Financiero Comparar el nivel de ingreso total ejecutado y el gasto total ejecutado, si el porcentaje es mayor a 1, se está equilibrado financieramente. Sistema de Información Presupuestal PREDIS 18 19 Valor del recaudo acumulado de ingresos por rubro Valor del presupuesto definitivo de ingresos por rubro Valor del recaudo acumulado de ingresos por rubro Valor del recaudo acumulado de los ingresos totales Valor de los giros acumulados de los gastos totales Mensual (Valor del recaudo acumulado/ presupuesto definitivo por rubro) (Valor del recaudo acumulado de los ingresos totales / Valor de los giros acumulados de las los gastos totales) Mensual Semestral Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central 4.3 Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 22 Vigente desde: dd-mm-aa TALENTO HUMANO De acuerdo con la Ley 489 de 1998 , las Empresas Industriales y comerciales del Estado son organismos creados por la ley o autorizados por ésta, que desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial y de gestión económica conforme a las reglas del Derecho Privado, salvo las excepciones que consagra la ley, que para cumplir con su misión deben crear y proveer los cargos públicos que se requieran, de tipo administrativo (empleados públicos) o para el desarrollo de su misión (trabajadores oficiales). Actualmente, el Distrito Capital, cuenta con cinco (5) empresas industriales y comerciales: Metrovivienda, Canal Capital, Lotería de Bogotá, Empresa de Acueducto y Alcantarillado EAAB y Transmilenio. En este sentido, por la naturaleza y las funciones que desempeñan el régimen de personal de estas entidades es en su mayor parte de tipo privado, sin embargo dada la excepción de empleados públicos, se acogen en algunos aspectos a las normas de carrera administrativa. Al respecto, la jurisprudencia aclara que aunque son trabajadores oficiales las personas que prestan sus servicios en las empresas industriales y comerciales del Estado, los estatutos de dichas empresas pueden precisar qué actividades de dirección o confianza deben ser desempeñadas por personas que tengan la calidad de empleados públicos, por lo cual en términos generales “no están sometidas al régimen de carrera administrativa” . Si bien la vinculación de personal vía contratos de prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión, no se contempla como un tipo formal de vinculación de personal por sus características, es una constante en las entidades distritales por lo cual resulta pertinente ejercer control sobre estos, e incluirlos en la caracterización del proceso. El artículo 32 de la Ley 80 de 1993, actual estatuto de contratación administrativa prescribe que: “son contratos de prestación de servicios los que celebran las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad, estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta y requieran conocimientos especializados”. Para realizar seguimiento a la administración del talento humano, el Distrito Capital actualmente cuenta con el Sistema General de Información Administrativa - SIGIA, implementado por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital –DASCD, en cumplimiento del mandato legal. El SIGIA es un instrumento integral que permite la formulación de políticas para garantizar la planificación, el desarrollo y la Gestión del Talento Humano en las entidades de la Administración Distrital. Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 23 Vigente desde: dd-mm-aa Este sistema pretende actualizar y completar la información, sobre las plantas de personal, para de esta manera tener una base de consulta invaluable para las instituciones, para los servidores públicos y útil al proceso de toma de decisiones. Mediante circular del 19 de marzo 2009, el DASCD, ordenó a los Hospitales y Empresas Distritales reportar la planta de personal completamente actualizada, para lo cual, los Jefes de Talento Humano deben diligenciar y remitir el formato diseñado por el DASCD dentro de los diez (10)14 primeros días del mes y de esta forma mantener al día el Sistema General de Información Administrativa – SIGIA. En este sentido, la Veeduría Distrital mediante el componente dos (2) del Esquema de Análisis Integral Preventivo, pretende alertar sobre la tendencia y estado del Talento Humano en el distrito capital, mediante la aplicación de indicadores apoyado en las fuentes de información secundaria con que cuenta el Distrito, para el caso el SIGIA. De la información incluida en los reportes mensuales entregados por las entidades al DASCD, se tendrán en cuenta para efectos de la aplicación del Esquema Integral de Análisis Preventivo las siguientes variables: Empresa Número de cargos Año Tipo de vinculación Forma de vinculación Nivel jerárquico Nivel de escolaridad Tipo de proceso (misional o apoyo) Promedio edad Tiempo de permanencia Con el fin de materializar el propósito del componente dos del EAIP, este documento presenta indicadores de gestión del proceso de talento humano, los cuales facilitaran la realización de diagnósticos para entidades y sectores y pondrán en evidencia las fallas o desviaciones que se presentan en el proceso, facilitando de alguna manera la evaluación de la gestión. con el reporte de la información de su planta de personal, estará dando cumplimiento a la circular conjunta No. 001 del 17 de septiembre de 2008, del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital y el Departamento Administrativo de la Función Pública, "(…) mediante la cual se advierte la necesidad de que las entidades y organismos den cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 13, 14 y 15 del decreto 1145 de 2004, modificado por el decreto 3246 de 2007, relacionados con el suministro de información al Sistema General de Información Administrativa del Sector Público, SUIP, dentro de los primeros cinco días de cada mes. 14 Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 24 Vigente desde: dd-mm-aa 4.3.1 ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN PLANTA DE PERSONAL Con el fin de consolidar y organizar la información necesaria para la aplicación de los indicadores y su posterior análisis, se debe solicitar, vía correo electrónico llamadas u oficio, los reportes trimestrales del sistema SIGIA de las entidades del sector central y sus entidades adscritas o vinculadas a ellas. Para ello se debe tener claridad de los términos: Código: hace referencia al número asignado a cada entidad. Entidad: nombre con el cual se identifica a la entidad que va a ser objeto de análisis. No. De cargos: son los cargos con los que cuenta la planta de personal creado por acto administrativo. Tipo de cargo: Clasificación del empleo de acuerdo a los criterios establecidos en el artículo 125 de la Constitución Política de Colombia y el artículo 1 de la ley 909 de 2004. Forma de vinculación: clasificación de la forma de vinculación del funcionario al empleo acuerdo a los criterios establecidos en el artículo 125 de la Constitución Política de Colombia y el artículo 1 de la ley 909 de 2004, que puede ser (encargo, provisionalidad, nombramiento ordinario, periodo de prueba, periodo institucional, etc). Empleados público: son aquellos cargos propios de las entidades descentralizadas, cuyas funciones están directamente relacionadas con la misión o parte administrativa del Hospital. Trabajadores Oficiales: de acuerdo con la ley 10 de 1990 tendrán el carácter de trabajadores oficiales quienes realizan actividades de mantenimiento de la planta física hospitalaria o de servicios generales. Empleados de periodo: Son aquellos cargos provistos a través de una elección que hace un cuerpo colegiado, o mediante un nombramiento, en ambos casos para un período institucional definido en la Constitución o en la Ley. Empleos de libre nombramiento y remoción: son aquellos cargos de confianza o gerencia que son provistos discrecionalmente por el nominador, para cumplir un papel directivo, de manejo, de conducción u orientación institucional, en cuyo ejercicio se adoptan políticas o directrices fundamentales, o los que implican la necesaria confianza de quien tiene a su cargo dicho tipo de responsabilidades Empleos temporales: son aquellos empleos creados para desarrollar funciones que no son permanentes en la entidad, proyectos de inversión o actividades que no guarden relación directa con el objeto y naturaleza de la institución. Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 25 Vigente desde: dd-mm-aa Nivel jerárquico: Clasificación del empleo según la naturaleza general de sus funciones, las competencias y los requisitos exigidos para su desempeño (Directivo, Asesor, Profesional, Técnico y Asistencial). Nivel de escolaridad: Se refiere al último grado escolar obtenido por el funcionario. Profesionalización: se refiere a la cantidad de empleos de la entidad que se consideran profesionales (∑Directivos, Asesores y Profesionales) y no profesionales (∑Técnicos y Asistenciales). Tipo de proceso: Clasificación del área en donde el funcionario clasificado como profesional anteriormente, desempeña sus labores: Misional o de Apoyo. Promedio de edad: Hace referencia a la sumatoria de las edades de las personas que conforman la planta dividido por el número total de funcionarios. Tiempo de permanencia en la entidad: Esta hace referencia al tiempo de permanencia del funcionario en la entidad o localidad en años (fecha de corte – fecha de ingreso/ 365). Una vez recibida ésta información se debe organizar en las siguientes plantillas para ser subida al aplicativo del EAIP así: PLANTA DE CARGOS Segundo apellido Primer apellido Nombres Documento de identificación No. Tipo de documento Área funcional de trabajo Grupo étnico al que pertenece discapacidad física cabeza de familia F T M Identidad de Genero Fecha de nacimiento Forma de Vinculación Fecha de acto administrativo Número del acto administrativo Tipo de acto administrativo Fecha ingreso a la entidad VACANTE TEMPORAL VACANTE DEFINITIVA Dependencia Estructura Organizacional Nivel Jerárquico Grado Código Denominación del empleo Tipo de cargo Soporte vinculación funcionario Documento de vinculación a este DATOS PERSONALES DEL SERVIDOR cargo Vacantes conteo Tipo de Dependencia o Área Ubicación e identificación del(a) Servidor(a) Descripción Cargo Código: XX-IN-xx Vigente desde: dd-mm-aa Porcentaje prima técnica Prima técnica Porcentaje Gastos de Representación Días otorgados en el mes Permiso sindical Tipo de vinculación Fecha afiliación Organización Sindical Pertenece a un sindicato Otro título de pregrado Situación sindical Justificación del permiso Calificación Obtenida Título obtenido en posgrado Título obtenido en pregrado Página: 26 Situación Salarial Perfil de formación y capacitación Nivel de escolaridad Versión: xx Gastos de representación Evaluación Del Desempeño Laboral Asignación básica Situación Administrativa Situación administrativa del funcionario Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Una vez la información esté cargada en el aplicativo, la persona encargada del mismo, deberá sacar los reportes solicitados por el líder de proceso, los cuales consisten en el conteo para cada una de las variables, así: a) Paso 1 Cuadro 1 Consolidado reporte SIGIA15 Código Entidad u Empresa No. De cargos* Año 2012 2013 2014 Libre nombramiento y remoción Carrera administrativa Tipo de cargo Trabajador oficial Supernumerario Temporal y transitorio Carrera Encargo Forma de vinculación Periodo de prueba Periodo institucional provisionalidad Nombramiento ordinario Los datos aquí reportados se toman para ejemplificar el ejercicio de reporte de información para análisis por lo tanto puede que no coincida con la realidad de la entidad presentada. 15 Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 27 Vigente desde: dd-mm-aa Código Entidad u Empresa No. De cargos* Año 2012 2013 2014 Vacante definitiva Vacante temporal Directivo Asesor Nivel jerárquico Profesional Técnico Asistencial Básica primaria Básica secundaria Media vocacional Tecnólogo Nivel escolaridad Técnico Profesional Especialización Maestría Doctorado Postdoctorado Profesionalización Tipo de proceso Profesional no profesional Misional Apoyo Promedio edad Tiempo de permanencia personas que ingresan a planta en el último año Fuente: determinar la fuente de la información que compone el cuadro y la fecha de corte Una vez el líder de proceso cuente con los reportes, puede iniciar la relación de variables o aplicación de cada indicador y proceder a realizar el análisis. 4.3.2.CONTRATISTAS Frente a la información de contratistas se recomienda solicitar directamente a las entidades objeto de análisis, la relación de contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión que haya celebrado la entidad en las vigencias a ser analizadas, dado el margen de error en el reporte de contratistas del DASCD cuyos datos no son exactos. Una vez se cuente con la información, se debe diligenciar la siguiente plantilla Código: XX-IN-xx Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Numero contrato Nombres Apellido1 Apellido2 Cedula no. Objeto del contrato Versión: xx Página: 28 Vigente desde: dd-mm-aa Fecha de inicio Fecha finalización Valor contrato Genero Como producto se tendrá la siguiente matriz con el conteo de contratistas: Cuadro 3 Consolidado información Contratistas ENTIDAD EMPRESA 1 EMPRESA 2 EMPRESA 3 EMPRESA 4 EMPRESA 5 AÑO total dic-12 0 dic-13 0 jun-14 0 dic-12 0 dic-13 0 jun-14 0 dic-12 0 dic-13 0 jun-14 0 dic-12 0 dic-13 0 jun-14 0 dic-12 0 dic-13 0 jun-14 0 MES ENE. FEB. MAR ABR. MAY. JUN. JUL. AGO. SEP. OCT. NOV. DIC. Fuente: determinar la fuente usada de la información que compone el cuadro y la fecha de corte Este cuadro permitirá determinar la relación porcentual mensual de contratistas y así estimar el mes con más contratación durante cada una de las vigencias analizadas. Como se muestra a continuación: Una vez se cuente con las plantillas de conteo, o los reportes realizados por el aplicativo del EAIP, se debe iniciar la etapa de análisis. 4.3.3 PARTE INDICADORES Y ANÁLISIS Para la aplicación del Esquema de Análisis Integral Preventivo en las Empresas Industriales y comerciales del Distrito se tendrán en cuenta las variables relacionadas con la composición de las plantas de personal y el número de contratistas de la Entidad. El período que será objeto de análisis va desde enero de 2012 hasta la fecha en que se realice la aplicación, ya que la información está disponible, a partir de esa fecha. El análisis de indicadores corresponde a las etapas I y II a las que hace referencia el documento de caracterización (modernización, vinculación de planta de personal, planta temporal y contratistas). Respecto a las otras etapas: (permanencia y retiro), no se formularán indicadores debido a la ausencia de una fuente única de información, lo que no excluye complementar el análisis si se llega a contar con la información. Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 29 Vigente desde: dd-mm-aa El análisis de indicadores para las Empresas se podrá realizar desde dos dimensiones: la primera de manera detallada por cada Empresa con el fin de generar un análisis comparativo entre las Empresas que existen en el Distrito y/o respecto del sector al que pertenezcan. Los indicadores propuestos se dividen en cinco grupos de análisis permitiendo así un desarrollo en cadena de la información analizada. Es importante que se evite el uso de promedios ya que pueden sesgar la información analiza de cada una de las entidades del sector. En el cuadro que se presenta a continuación se relacionan los indicadores propuestos para el proceso, sin embargo pueden variar de acuerdo a las entidades que se les aplique, la coyuntura o el análisis que se les realice a las mismas: Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 30 Vigente desde: dd-mm-aa I. INDICADORES TALENTO HUMANO # NOMBRE DEL INDICADOR 1. Porcentaje de avance proceso modernización y dignificación del empleo del sector 2. 3. No. de cargos aprobados Porcentaje de distribución del talento humano de la entidad por tipo de servidor OBJETIVO Determinar el nivel de avance e implementación del programa de dignificación del empleo, bien sea ampliación de la planta de personal o la creación de planta temporal Identificar si el número de cargos aprobados es coherente con el número de cargos solicitados, y así determinar la respuesta a la necesidad. Conocer la composición del talento humano de la entidad, es decir el número de empleados, trabajadores y contratistas que tiene la empresa FUENTE Solicitar al DASCD, con el sr. Manuel Angulo. Solicitar al DASCD, con el sr. Manuel Angulo. SIGIA, Solicitud relación contratistas a la entidad VARIABLES FORMULA No. de entidades con proceso de modernización iniciado No de entidades con proceso de modernización finalizado No. de cargos aprobados por entidad/ No. de cargos solicitados por entidad No. de cargos aprobados Total funcionarios No. de trabajadores oficiales No. de empleados públicos No. de contratistas No de cargos Nombramiento 4. Porcentaje de distribución de cargos por tipo de vinculación Establecer el porcentaje de cargos según el tipo :Libre Nombramiento y Remoción Trabajador Oficial, Carrera Administrativa, Supernumerarios, Periodo fijo, Temporal o transitoria de Libre No de cargos de trabajador oficial SIGIA, reportes No de cargos administrativa de No. de entidades que han iniciado o terminado proceso de modernización/ total entidades del sector carrera No de trabajadores oficiales sumatoria recurso humano /total No de empleados /total sumatoria recurso humano No de contratistas /total sumatoria recurso humano No de cargos de Libre Nombramiento y Remoción/ total de cargos No de cargos de trabajador oficial / total de cargos No de cargos de carrera administrativa/ total de cargos No de cargos de periodo fijo No de cargos de supernumerario/ total de cargos No de cargos de carácter temporal y transitorio No de cargos de periodo fijo/ total de cargos Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 31 Vigente desde: dd-mm-aa I. INDICADORES TALENTO HUMANO # NOMBRE DEL INDICADOR OBJETIVO FUENTE VARIABLES FORMULA No de cargos de carácter temporal y transitorio/ total de cargos 5. Porcentaje de distribución de funcionarios por forma de vinculación Identificar el número de funcionarios que hay por cada una de las formas de vinculación, Carrera Administrativa, Encargo, Periodo de prueba, Periodo institucional, Provisionalidad, Nombramiento ordinario, Vacante temporal y definitiva SIGIA, reportes funcionarios vinculados carrera administrativa por funcionarios encargo vinculados por funcionarios vinculados periodo de prueba en No de funcionarios vinculados en periodo de prueba/total funcionarios funcionarios vinculados periodo institucional en No de funcionarios vinculados en periodo institucional /total funcionarios funcionarios vinculados nombramiento ordinario en No de funcionarios vinculados en nombramiento ordinario/total funcionarios No de funcionarios vinculados por carrera administrativa/total funcionarios No de funcionarios vinculados por encargo/total funcionarios No de funcionarios funcionarios 6. No. de cargos por jerárquico o porcentaje nivel Conocer el grado de profesionalización de la planta mediante la identificación de cargos por nivel jerárquico: Directivo, técnico, Profesional, Asistencial SIGIA, reportes funcionarios funcionarios funcionarios funcionarios funcionarios directivos Asesores profesionales técnicos asistenciales No de funcionarios funcionarios directivos/total profesionales/total No de funcionarios funcionarios técnicos/total No de funcionarios vinculados asistenciales /total funcionarios 7. Número y porcentaje de distribución de vacantes por tipo de cargo Determinar el número de vacantes con que cuenta la entidad y contrastarlo con el número de contratistas SIGIA, reportes vacantes No. de vacantes /total cargos Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 32 Vigente desde: dd-mm-aa I. INDICADORES TALENTO HUMANO # NOMBRE DEL INDICADOR 8. Carga Financiera 9. Porcentaje de profesionalización de la Planta OBJETIVO FUENTE VARIABLES FORMULA SIGIA, reportes PREDIS Determinar el grado de profesionalización de la planta frente a la naturaleza jurídica y objetivo misional de la entidad objeto de análisis SIGIA, reportes Cargos profesionales Cargos directivos Cargos de asesor Sumatoria de número de cargos profesionales + No de cargos Asesores+ No de cargos directivos/total cargos de la entidad Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 33 Vigente desde: dd-mm-aa I. INDICADORES TALENTO HUMANO # 10. NOMBRE DEL INDICADOR Nivel de escolaridad de la planta de personal OBJETIVO Determinar el nivel de escolaridad de los funcionarios vinculados a la entidad FUENTE SIGIA, reportes VARIABLES FORMULA No de funcionarios con formación básica Primaria No de funcionarios con formación básica Primaria/total funcionarios No de funcionarios con formación básica secundaria No de funcionarios con formación básica secundaria/ total funcionarios No de funcionarios con formación media vocacional No de funcionarios con formación media vocacional/ total funcionarios No de funcionarios formación técnica con No de funcionarios con formación técnica/ total funcionarios No de funcionarios formación tecnológica con No de funcionarios con tecnológica/total funcionarios formación No. de funcionarios formación profesional con No. de funcionarios con profesional/total funcionarios formación No de funcionarios con formación en especialización No de funcionarios con formación en especialización/ total funcionarios No de funcionarios formación de maestría con No de funcionarios con formación de maestría/ total funcionarios No. de funcionarios formación doctoral con No. de funcionarios con doctoral / total funcionarios formación Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 34 Vigente desde: dd-mm-aa I. INDICADORES TALENTO HUMANO # 11. NOMBRE DEL INDICADOR OBJETIVO Distribución de cargos por área (misional o apoyo) Determinar el número o porcentaje de funcionarios asignados o bien al para misional o la de apoyo, y analizar la distribución frente a la naturaleza y misión de la entidad. FUENTE SIGIA, reportes VARIABLES FORMULA No de funcionarios que laboran en el área misional No de funcionarios que laboran en el área misional/total funcionarios No de funcionarios que laboran en el área misional No de funcionarios que laboran en el área misional/total funcionarios Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 35 Vigente desde: dd-mm-aa INDICADORES PARA EL PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL DEL E.A.I.P. Como parte de la metodología empleada para el desarrollo del esquema de análisis integral preventivo de los procesos de contratación estatal, se requiere la construcción de una serie de indicadores, que permitan realizar un seguimiento preciso a través de medidas específicas, verificables objetivamente, la caracterización de la situación de la gestión contractual Distrital. Los indicadores que se aplicarán dentro del esquema de análisis integral preventivo, para el proceso de contratación, se clasifican partir de la información que se utiliza para realizar seguimiento a la gestión contractual, la cual es aportada por cada una de las entidades distritales, suscritas por el representante legal quien con su firma avala que las cifras allí registradas son las que corresponden a la totalidad de la información solicitada y son las correctas. Otra fuente de información aplicada en el proceso es la registrada por las entidades en el portal de contratación oficial SECOP. Procedimiento para la recolección de la información: En el mes de diciembre de cada vigencia la Delegada para la Contratación, elabora la circular para el reporte de la información contractual de rendición de cuentas del año en curso. Durante el mes de febrero la Delegada para la Contratación organiza y analiza dicha información, la cual se remite en la primera semana del mes de marzo a la Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal, correspondiente al sector central, la de las alcaldías locales se remite en el mes de abril y la de los hospitales en el mes de junio. En caso de requerirse información adicional o que nos encuentre prevista en la solicitada por la Delegada para la Contratación, esta se solicitará directamente por la Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal. Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 36 Vigente desde: dd-mm-aa Con base en esta información se desarrollarán los siguientes indicadores: 1. Cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones. Medir la eficacia en la adquisición de bienes, servicios y obras establecidos en el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) de cada entidad y del sector. Nombre Atributo Medir la eficacia en la adquisición de bienes, Cumplimiento del Plan Anual de servicios y obras establecidos en el Plan Anual de Adquisiciones. Adquisiciones de cada entidad y del sector. Un. Medida % Variables Fórmula Valor total y No. de contratos del PAA / Valor total del PAA, valor total de los Valor total y No. de los contratos suscritos contratos suscritos en la misma vigencia, en la misma vigencia. número total de contratos proyectados y los celebrados. 2. Cumplimiento del indicador del Plan de Acción. Medir el cumplimiento del indicador con relación a la meta del plan de acción. Nombre Atributo Cumplimiento del indicador del Medir el cumplimiento del indicador con relación a Plan de Acción. la meta del plan de acción. 3. Contratación por modalidad: Un. Medida Variables Fórmula % Porcentaje de cumplimiento del PAA y meta del Plan de Acción. % de cumplimiento de PAA / Meta del Plan de Acción. Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 37 Vigente desde: dd-mm-aa Muestra el porcentaje del valor y número de los contratos suscritos bajo las distintas modalidades de selección del contratista con relación al total de los contratos suscritos por la entidad. Nombre Atributo Porcentaje del monto y número Muestra el porcentaje del valor y número de los de contratos suscritos por contratos suscritos bajo las distintas modalidades modalidad de selección. con relación al valor total de los contratos del PAA. Un. Medida Variables Fórmula % Valor y número de cada modalidad de selección. Valor y número del total contratos del PAA. Valor de la contratación por cada modalidad de selección / Valor y número total de la Contratación del PAA. 4. Cumplimiento de la codificación V.14.080 Medir el nivel de eficacia en el cumplimiento e identificación precisa y correcta de los bienes o servicios proyectados en el PAA. (Se aplicará cuando el EAIP lo requiera). Nombre Atributo Medir el nivel de eficacia en el cumplimiento e Cumplimiento de la codificación identificación precisa y correcta de los bienes o V.14.080 servicios proyectados en el PAA Un. Medida Variables Fórmula % Codificaciones en bienes y codificaciones en servicios Codificaciones totales / Codificaciones precisas o correctas / Codificaciones erradas. 5. Cumplimiento en la ejecución: Permite medir el nivel de ejecución del total de los contratos respecto al valor del presupuesto total asignado y al valor total estimado para la contratación en el PAA. Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Nombre Cumplimiento en la ejecución. Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 38 Vigente desde: dd-mm-aa Atributo Un. Medida Variables Fórmula Permite medir el nivel de ejecución del total de los contratos respecto al valor del presupuesto total asignado y al valor total estimado para la contratación en el PAA % Valor total del presupuesto, valor total estimado para la contratación en el PAA y valor realmente contratado. Valor total contratado / presupuesto asignado / valor estimado en el PAA. Atributo Un. Medida Variables Fórmula Busca identificar el número y valor contratado por tipo de contrato % Valor y número de los contratos celebrados celebrados por tipología, valor total de los contratos suscritos por la entidad. Valor de los contratos por tipología predominante / Valor total de los contratos suscritos por la entidad. 6. Por tipología contractual. Busca identificar el número y valor contratado por tipo de contrato. Nombre Por tipología contractual 7. Nivel de ejecución por Trimestre. Muestra el porcentaje de los contratos suscritos durante los cuatro trimestres de la vigencia con relación al valor y número de los contratos ejecutados durante el año. Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 39 Vigente desde: dd-mm-aa Nombre Atributo Un. Medida Variables Fórmula Nivel de ejecución por trimestre. Muestra el porcentaje de los contratos suscritos durante los cuatro trimestres de la vigencia con relación al valor y número de los contratos ejecutados durante el año. % Valor y número de contratos celebrados en cada trimestre, valor y número de la contratación total de la entidad. Valor de los contratos suscritos en cada trimestre / Valor total de la Contratación de la Entidad ) No. Nombre Atributo Un. Medida Variables 4,1 Indica el porcentaje de los contratos suscritos durante Porcentaje del valor de los contratos el primer trimestre de la vigencia con relación al valor suscritos durante el primer trimestre de los contratos ejecutados durante toda la vigencia % Valor de los contratos suscritos en el 1 trimestre de la vigencia / Valor total de la Contratación de la Entidad 4,2 Muestra el porcentaje del número total de contratos Porcentaje del número de contratos suscritos en el primer trimestre con relación al número suscritos durante el primer trimestre. de contratos suscritos por la entidad durante toda la vigencia. % No. De contratos suscritos en el 1 trimestre en la vigencia / No. Total de contratos suscritos por la entidad. 4,3 Porcentaje del valor de los contratos Indica el porcentaje de los contratos suscritos durante suscritos durante el segundo el segundo trimestre de la vigencia con relación al valor trimestre de los contratos ejecutados durante toda la vigencia % Valor de los contratos suscritos en el 2 trimestre de la vigencia / Valor total de la Contratación de la Entidad 4,4 Muestra el porcentaje del número total de contratos Porcentaje del número de contratos suscritos en el segundo trimestre con relación al suscritos durante el segundo número de contratos suscritos por la entidad durante trimestre. toda la vigencia. % No. De contratos suscritos en el 2 trimestre en la vigencia / No. Total de contratos suscritos por la entidad. Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central Código: XX-IN-xx Versión: xx Página: 40 Vigente desde: dd-mm-aa 4,5 Indica el porcentaje de los contratos suscritos durante Porcentaje del valor de los contratos el tercer trimestre de la vigencia con relación al valor de suscritos durante el tercer trimestre los contratos ejecutados durante toda la vigencia % Valor total de los contratos suscritos en el 3 trimestre de la vigencia / Valor total de la Contratación de la Entidad 4,6 Muestra el porcentaje del número total de contratos Porcentaje del número de contratos suscritos en el tercer trimestre con relación al número suscritos durante el tercer trimestre. de contratos suscritos por la entidad durante toda la vigencia. % No. De contratos suscritos en el 3 trimestre en la vigencia / No. Total de contratos suscritos por la entidad. 4,7 Indica el porcentaje de los contratos suscritos durante Porcentaje del valor de los contratos el cuarto trimestre de la vigencia con relación al valor suscritos durante el cuarto trimestre de los contratos ejecutados durante toda la vigencia % Valor de los contratos suscritos en el 4 trimestre de la vigencia / Valor total de la Contratación de la Entidad Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – sector central I. Código: XX-IN-xx Versión: xx Vigente desde: dd-mm-aa RESPONSABLES Profesionales asignados al Esquema de Análisis Integral Preventivo II. DOCUMENTOS ASOCIADOS III. REGISTROS Informes de análisis condiciones y resultados Página: 41