Código: GD — Versión: 01 Página 1 de 6 MANUAL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y DISTRIBUCION INTERNA DE DOCUMENTOS Alcaldía de Medellín 1. OBJETIVO GENERAL Establecer las directrices necesarias para controlar la recepción y el registro de la documentación dirigida a la entidad, con el fin de efectuar su distribución oportuna a los destinatarios, así como el seguimiento de los asuntos correspondientes a cada caso. 2. OBJETIVOS ESPECIFICOS Verificar y controlar el ingreso de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica a la institución, entregados en taquillas del Centro de Atención o direccionados al correo institucional [email protected]. Establecer las acciones que permitan garantizar que los documentos recibidos por destinatario final. 3. ALCANCE Este procedimiento inicia con la recepción del documento, el registro, la radicación, la vinculación a un trámite, la descripción (metadatos) hasta la distribución y recibo por parte del destinatario o colaborador responsable de la gestión y trámite, aplicando mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos, reconociendo el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad, sin interesar el medio de distribución. 4. DEFINICIONES Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una Entidad, independiente del medio utilizado. ti Código • GD — M — 03 Versión: 01 Página 2 de 6 MANUAL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y DISTRIBUCION INTERNA DE DOCUMENTOS Alcaldía de Medellín ED Correspondencia: Todas las comunicaciones de carácter oficial o privado que llegan o se envían a una Entidad Pública o Privada. No todas generan trámites para las instituciones. Correo Electrónico: Correo electrónico o en inglés e-mail, es un servicio de red para permitir a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) Distribución de Documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Documento: Información y su medio de soporte Radicación: Es el procedimiento por medio del cual, la entidad asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. (Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación). Recepción de Documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Registro: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona, entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y anexos, entre otros. Código : GD — M — 03 Versión: 01 Página 3 de 6 MANUAL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y DISTRIBUCION INTERNA DE DOCUMENTOS Alcaldía de Medellín l'INVA t. Ni El) 5. RESPONSABLES Auxiliares Administrativos taquillas 6. DESCRIPCIÓN Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la descripción (metadatos) y la distribución interna de los documentos para su información, gestión, trámite, acceso para consulta, control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. El procedimiento cumple con los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación para la administración de comunicaciones oficiales Acuerdo 060 de 2001. 7. GENERALIDADES Las comunicaciones se pueden recibir a través de diferentes medios personales, de mensajería, correo tradicional, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los medios que habilite la entidad. Los correos electrónicos deben registrarse o radicarse según sea el caso. Se debe verificar que los documentos estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir. La entidad cuenta con un sistema unificado de registro y radicación denominado BPMS, que integra los diferentes medios de envío y un formulario de ingreso que Código: GD - M - 03 Versión: 01. 11 Página 4 de 6 MANUAL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y DISTRIBUCION INTERNA DE DOCUMENTOS Alcaldía de Med ,. • ..... N VA 1..MEL tiene parametrizadas las diferentes clasificaciones, de conformidad con los trámites pertinentes del fondo y lo establecido en la Ley 1755 de 2015, que permite ejecutar flujos de trabajo y tener trazabilidad del cumplimiento de los mismos. Por,tanto, la actividad de registro y radicación se refleja en los procedimientos que se llevan a cabo en el Centro de Atención al Ciudadano, aplicando lo establecido en el manual "Registro de comunicaciones y seguimiento a PQRS" elaborado para Fonvaimed por la empresa proveedora del Software Processonline, páginas 1-11. Al comenzar cada año se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno. Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por correo electrónico, con la respectiva justificación y anotación en BPMS y en el consecutivo por parte de encargado del grupo de Gestión Documental a quien se reporte el caso. Luego de la recepción, radicación y registro se procede a la entrega mediante instrumento de controles, por parte de los taquilleros al respónsable de digitalización (ver procedimiento), quien realiza la tarea de distribución interna de documentos, El BPMS a través de las instancias de tarea permite asignar los documentos y la información contenida en los diferentes á registro al usuario interesado o responsable del trámite, por lo cual se aplica en la misma herramienta, la actividad de distribución interna general, cuando el documento contiene anexos en gran formato, medios magnéticos, o un volumen alto de información en formato de difícil lectura, o son documentos necesarios para gestión y trámjte del área contable (anexos de comprobantes de egreso o ingreso) se procede a la distribución física a través del formato "control de distribución interna de documentos" Código: GD — M — 03 Versión: 01 Página 5 de 6 MANUAL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y DISTRIBUCION INTERNA DE DOCUMENTOS J Alcaldía de Medellín ONVAL" 7.1 FUNDAMENTO-LEGAL Ley 1437 de 2011 Ley 1755 de 2015 Decreto 229 de 1995. Decreto 2150 de 1995 Acuerdo AGN 060 de 2001 8. ACCIONES ACCIÓN Recibir documentos Verificar documentos Radicar documentos recibidos Distribución Interna de peticiones verbales Registrar en instrumento de control Digitalizar los documentos Distribuir Internamente los documentos DESCRIPCIÓN EJECUTOR Se debe recibir toda la documentación dirigida a la entidad Auxiliares en formato físico o digital, por lo medios habilitados para tal Administrativos fin. Taquilla Verificar si el o los documentos son competencia de la entidad. Si no es competencia, devolver el documento al remitente, de igual forma verificar que la documentación este Auxiliares completa y con sus respectivos soportes o anexos en el caso Administrativos que aplique, en caso de haber inconsistencia con lo anterior Taquilla devolver al remitente con su respectiva explicación para que vuelva hacer enviado de forma correcta. Se asigna un consecutivo o radicado al documento y se Auxiliares imprime la etiqueta que contiene número de radicado, fecha Administrativos y hora del día de recibido, y usuario del sistema responsable Taquilla de la radicación. Cuando el radicado no contiene un documento físico, el taquillero lo asignará directamente al interesado o responsable de la gestión y trámite Se debe diligenciar el formato GD-F-08 Control de Documentos para Digitalización Se deben digitalizar los documentos siguiendo el procedimiento GD-M-04 Manual de Procedimiento Digitalización Los radicados se asignan al interesado o responsable de la gestión y trámite. Los documentos que requieren entrega física se relacionan en el formato GD-F-09 Formato Control de Distribución Interna de Documentos Auxiliares Administrativos Taquilla Auxiliares Administrativos Taquilla Grupo de Gestión Documental Grupo de Gestión Documental MANUAL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y DISTRIBUCION INTERNA DE DOCUMENTOS Código : GD — M — 03 Í Versión 01 Página 6 de 6 Alcaldía de 15./led 9. REGISTROS IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO LUGAR CODIGO NOMBRE DE ARCHIVO NA Consecutivo de Archivo CONDICIONES GENERALES RESPONSABLE TIEMPO DE DE ARCHIVO ARCHIVO PROTECCIÓN RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN Profesional Conservación Backup Comunicaciones General responsable del Permanente Oficiales Archivo General A solicitud Permanente A solicitud Permanente A solicitud Permanente Recibidas i— ! NA Consecutivo de BPMS Profesionales TI Comunicaciones Conservación Backup Permanente Oficiales Recibidas NA Instrumentos de Archivo Profesional Conservación Backup Control General responsable del Permanente Archivo General 10. HISTORIAL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA ITEM DESCRIPCIÓN MODIFICADO 01 No aplica para la primer versión 11. ANEXOS Anexo 1. Registro de comunicaciones y seguimiento a PQRS" elaborado para FONVALMED por la empresa proveedora del Software Processonline Anexo 2. GD-F-08 Formato Control de Documentos para Digitalización Anexo 3. GD-F-09 Formato Control de Distribución Interna de Documentos Elaboró. Suly M. Velásquez Henao Revisó. Consuelo E. Vélez.Tobón II Proceso: Gestión Documental Evaluación de la Gestión y la Mejora 1 Fecha 20-11- 9- 17 1 Fecha. 30-11-2017 LV Aprobó. Camilo Arango Saldarriaga directo dmitivo. y Financiero a. 04 -2017
