Administración del Tiempo Ing. Sergio Otero Objetivo de Taller Comprender lo que significa y los alcances de la administración del tiempo. Obtener herramientas de distintas estrategias. Conocer aplicaciones prácticas de las distintas estrategias. Intercambiar otras estrategias y aplicaciones entre los asistentes relacionadas con la administración del tiempo. Otros puntos... Es importante la participación de todos para enriquecer el taller. La presentación y el resumen del taller está publicado en: www.cursostecmilenio.blogspot.com Email del Instructor: [email protected] ¿Por qué no me alcanza el tiempo? ¿Por qué no puedo concluir todas las actividades? Áreas de trabajo desordenadas No encontrar cosas Citas canceladas u olvidadas Juntas sin preparación Cansado / incapaz de concentrarse Vueltas en el carro / Tráfico Correos Electrónicos Intrascendentes ¿Sabes en qué se te van dos horas diariamente? ¿Porqué hay personas que cumplen con todas sus metas? El tiempo es un recurso especial... Todos tenemos el mismo. Una vez pasado ya no se recupera. Cualquier actividad requiere tiempo. ¿Qué es Administración del Tiempo? ¿Porqué administrar el tiempo? Es un recurso escaso. No puede ser almacenado ni ahorrado. No se puede administrar. El tiempo nos administra. No se puede controlar, pero lo que hacemos con él si. ¿Qué frutos obtengo de la Administración del Tiempo? Tener una guía de objetivos y metas. Evitar el estrés. Facilitar la obtención de resultados eficientes y eficaces. Organizar mejor el trabajo y las actividades. Desarrollo Integral. Entonces... ¿Qué es Administración del Tiempo? Es el arte de hacer, que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Entonces... ¿Qué es Administración del Tiempo? Como el tiempo no existe en sí... Entonces... ¿Qué es Administración del Tiempo? La administración del tiempo es la administración de uno mismo. Estrategias... Priorización (Covey) Eficacia (Pareto) Inmediatez (Pa’yer) Priorización... Jefe Desarrollo Profesional Colaborador Espiritualidad Padre Yo Salud Cónyuge Vecino Hermano Cuñado Hijo Amigo Roles de una persona... El Éxito de la Administración del Tiempo es el Balance entre todos Tus Roles Clave “La clave no es dar prioridad a su agenda, sino agendar sus prioridades”. Stephen Covey “Las cosas que importan más, nunca deben estar a la merced de las cosas que importan menos”. Goethe Importancia Una actividad es importante si usted personalmente la encuentra valiosa, si contribuye con su misión, valores y metas de alta prioridad. Urgencia Una actividad es urgente si tu u otras personas sienten que requiere atención inmediata. La Matriz del Tiempo Urgente Importante No Importante No Urgente Comprendiendo el Tiempo Urgente No Urgente Importante Cuadrante de la Administración Cuadrante del Liderazgo y la Calidad Cuadrante del Engaño Cuadrante del Desperdicio No Importante Cuadrante I Urgente/Importante Crisis Problemas presionantes Proyectos, juntas y preparaciones contra reloj Proyectos cuyas fechas vencen Cuadrante I Urgente/Importante Consecuencias Estrés Agotamiento Administración de crisis Siempre apagando fuegos Cuadrante III Urgente/No Importante Interrupciones, algunas llamadas Alguna correspondencia, reportes Algunas juntas Muchos asuntos inmediatos presionantes Cuadrante III Urgente/No Importante Consecuencias Enfoque en el corto plazo Administración de crisis Considera que las metas y planes no valen la pena Se siente impotente, excluido del control Relaciones muy frágiles o rotas Cuadrante IV No Urgente/ No Importante Trivialidades, trabajo minucioso Algunas llamadas Desperdiciadores de tiempo Actividades “escape” Correspondencia irrelevante Cuadrante IV No Urgente/ No Importante • Consecuencias • Total irresponsabilidad • Despido de los empleados • Dependiendo de otros o gobernado por apremios básicos Cuadrante II No Urgente/ Importante • • • • • • • Preparación Prevención Aclaración de valores Planeación Creación de relaciones Re-creación verdadera Facultar Cuadrante II No Urgente/ Importante • Beneficios – – – – – Visión, Perspectiva Equilibrio Disciplina Control Pocas Crisis La Matriz del Tiempo Urgente No Urgente Importante Crisis Problemas presionantes Proyectos, juntas y preparaciones contra reloj Proyectos cuyas fechas vencen Preparación Prevención Aclaración de valores Planeación Creación de relaciones Re-creación verdadera Facultar No Importante Interrupciones, algunas llamadas Alguna correspondencia, reportes Algunas juntas Muchos asuntos inmediatos presionantes Trivialidades, trabajo minucioso Algunas llamadas Desperdiciadores de tiempo Actividades “escape” Correspondencia irrelevante Urgente No Urgente Importante I II No Importante III IV Efecto de Concentrarse en el Cuadrante II Urgente Importante No Urgente I II No Importante “Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas, sino hacia las oportunidades. “ Peter Drucker Efecto de Concentrarse en el Cuadrante II ¿Cómo empiezo? Anticipa las actividades del cuadrante I dedicándole tiempo al cuadrante II Elimina las actividades no importantes (Cuadrante III y IV) Eliminar las Actividades No Importantes (Cuadrantes III y IV) Elimina las actividades que no aportan al cumplimiento de los objetivos. Revisa actividades de Cuadrante I que podrían situarse en Cuadrante III ¿Realmente tengo que hacer esto? ¿Qué sucedería si no lo hago? Identificar Metas Elije metas cada semana que te ayudarán a lograr los objetivos: esas cosas que realmente son importantes. Organizarse Semanalmente Programa las “Piedras Grandes” Preparación Prevención Aclaración de Valores Planeación Formación de relaciones Recreación verdadera Programe las… “Piedras Grandes” “La filosofía de uno no se expresa mejor con palabras; se expresa con las elecciones que hacemos. En el largo plazo, damos forma a nuestras vidas y a nosotros mismos. El proceso nunca termina hasta que morimos. Y las elecciones que hacemos son finalmente nuestra responsabilidad.” Eleanor Roosvelt Eficacia – Ley de Pareto El 20% del esfuerzo produce el 80% de los resultados... 20% Resultados 80% Tiempo 80% Resultados 20% Tiempo Si no tienes tiempo suficiente, céntrate en las actividades que producirán el 80% de los resultados. Ejemplo... Se te pide que disminuyas los gastos indirectos lo mas rápido posible... Teléfono: $4,800.00 Internet: $400.00 Celular: $3,000.00 Gasolina: $7,500.00 Papelería: $800.00 Mantenimiento: $1,350.00 Teniendo el tiempo limitado para renegociar, ¿Cómo aplico el principio de Pareto? Se acomodan ascendiente las cuentas... 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 Del total del gasto se calcula el 80% y se escogen las cuentas mas grandes hasta que su suma coincida con el 80% calculado... 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 Enfocándose en ellas, si se consigue un 15% de disminución, el impacto global es por el 12.8% 8000 7000 6000 En cambio, si el enfoque hubiera 5000 sido en las demás cuentas, un 25% 4000 de disminución, tiene un impacto global del 3.5% y el esfuerzo pudo 2000 haber sido el mismo. 3000 1000 0 ¿Cómo comienzo? Analiza... ... lo que aportan a mi efectividad las personas con las que comparto mi tiempo. ... el tipo de correos y el tiempo que le dedico a ellos. ... las juntas a las que atiendo y el valor que le agregan al logro de mis metas. ... las actividades que realizo y lo que aportan al logro de mis metas. ¿Cómo comienzo? Acciones... Revisa tus correos una o dos veces al día en un horario programado. Solicita la agenda de la junta antes de aceptar tu asistencia para confirmar su propósito. Dedícale tiempo únicamente a las personas que aportarán para tus resultados. Trata de delegar las actividades que no aporten a tus resultados. Enfócate en la solución... y no en el problema. “En todos los campos del quehacer humano, el 80 por ciento de los resultados fluye del 20 por ciento de las actividades.” Pareto Inmediatez – Pa’yer Si tienes que comer una rana, no desperdicies el tiempo mirándola... “Procrastinación” Es la acción o hábito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes y agradables. ... en cuanto tenga tiempo. ... nos vemos el martes-jueves. ... mañana. Quien pospone una decisión, por no sentirse preparado -esperando que todo se resuelva por sí solo, es el que dice... ¿Cómo comienzo? Evita hacerlo por ... Evasión Cuando se evita empezar una tarea por miedo al fracaso. Activación Cuando se posterga una tarea hasta que ya no hay más remedio que realizarla. Indecisión Cuando intentas realizar la tarea, pero pierdes el tiempo pensando en la mejor manera de realizarla sin llegar a tomar una decisión. Tip... Si te tienes que comer más de uno... Cómete el más grande primero. Hazlo pa’yer... “Nada es tan fatigante como el colgarse eternamente de una actividad incompleta.” William James La Administración del Tiempo en el Trabajo... Tener claridad en objetivos y medición de resultados Definir tus metas en distintos niveles... Diaria Semanal Mensual Anual De Metas a Tareas Convierta cada meta en tareas manejables. Fije prioridades a cada tarea. Reordene su lista de tareas. De Tareas a la Lista de Quehaceres La lista resume todas las tareas que usted necesita hacer en un día dado. Puede incluir otras materias que no sean sus tareas o metas. Fije la prioridad a cada elemento de la lista. Tips para el uso de la Lista de Quehaceres Programar solamente una parte de su día. Primero lo Primero. Haga lo más “feo” primero. Utilice bloques de tiempo. Mate las cosas pequeñas en una sola “horneada”. Implementar una “Cultura de Disciplina” Organización Seiri Disciplina Orden Shitsuke Seiton 5S Normalización Limpieza Seiketsu Seisō Organización Separar innecesarios Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil Orden Situar necesarios Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz Limpieza Suprimir suciedad Mejorar el nivel de limpieza de los lugares Normalización Señalizar anomalías Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden Disciplina Seguir mejorando Fomentar los esfuerzos en este sentido Caso... Juan ha estado trabajando en un largo reporte de dos secciones. En las ultimas dos horas ha logrado realizar el borrador de la primer parte y se dispone en comenzar la segunda. Sintiendo que se merece de una pequeña recompensa, se levanta de su lugar y se dirige a la cafetería, y así poder rellenar su tasa de café. En ese lugar platica momentáneamente con dos colegas. De regreso a su escritorio, Juan se da cuenta que tiene dos correos nuevos en el Outlook, “Creo que debo revisarlos”, se dice a si mismo. Después de leer y contestar los dos correos, Juan comienza nuevamente con su trabajo del reporte. Sin embargo no puede iniciar donde lo dejó ya que ha perdido el hilo y el ritmo que llevaba de cuando se levantó. 28% de cada día Interrupciones por cosas que no son urgentes ni importantes, como correo innecesario, y el tiempo que nos toma coger nuevamente el ritmo. New York Times “Lost in E-Mail, Tech Firms Face Self-Made Beast,” June 14, 2008 Comenten cinco interrupciones normales de trabajo... ¿Cómo las evitas? ¿Cómo evitar interrupciones? Elimina la alerta de recepción de emails. Asigna un tiempo fijo para revisar tus emails. Aprende a decir gentilmente “NO”. Que todos conozcan tu horario/agenda. Desconéctate en una junta donde realmente desees que se logren cosas. ¿Cómo evitar interrupciones? Usa audífonos. Organiza tu lugar de trabajo y mantenlo así. Dar por escrito las instrucciones y aclara cualquier duda. Que todos conozcan claramente sus niveles de facultades. El Teléfono... Tips para llamadas telefónicas... Mantén las llamadas cortas. Llama estando de pie. Procura llamar después de las 11:30 am y 5:30 pm. Comienza anunciando los objetivos por la llamada. Confirma lo acordado. Ten en cuenta lo que harás después de colgar. Nunca llames por motivos personales (ocio) en horas de trabajo. Juntas Tips para juntas efectivas Sea y exija puntualidad. Las juntas no deben ser informativas, mejor envía la información por email UNICAMENTE enfocarse en la agenda de la junta. Ser Asertivo. Deben existir objetivos claros para la junta. Puntos muy específicos deben manejarse a nivel individual. Confirmar acuerdos y compromisos al final de la junta. Correo Electrónico Caso... Paola llega a su escritorio puntualmente a las 9:00 am. Una vez que su PC está lista, su primera actividad es revisar sus emails. “Tengo sentimientos encontrados sobre este tema”, confiesa ella, “... por una parte, busco toda novedad sobre las actividades de la organización de las cuales conciernen a mí; pero a la vez disfruto los mensajes de mis amigos fuera del trabajo. Recibo diariamente entre 20 y 30 emails al momento de abrir Outlook, los cuales son intrascendente o cadenas; y al finalizar el día, recibo otro tanto igual. Lo peor es que me doy cuenta de su trivialidad hasta que los abro. Además mi buzón cada día se hace mas grande y me es más complicado encontrar los mensajes que me interesan. Tips para tu correo electrónico... El Email NO ES para mandar solicitudes urgentes. Utiliza la aplicación de Tareas. No revises los mensajes conforme lleguen. Agenda un horario para ello. Coloca los mensajes personales en un folder aparte. Haz que tu programa de correos (Outlook) administre automáticamente lo más posible. Tips para tu correo electrónico... Guarda en tu PC los archivos adjuntos importantes. Educa a tus colaboradores: Ser Concretos y Directos Asunto: Estandarizar para facilitar organización. Mensaje: Sin necesidad de saludos o despedidas, ni antecedentes. Con copia únicamente a los realmente interesados. Capacita lo que es la Comunicación Organizacional. Administrar tu Correo Electrónico. Tips para administrar tu correo electrónico... Utiliza respuestas pre-escritas. Usa auto-respuestas. Evita títulos o asuntos ambiguos. Utiliza Banderas o Marcas para dar prioridades o seguimiento. Tips para administrar tu correo electrónico... Utiliza Reglas para filtrar y separar automáticamente los mensajes. Utiliza Categorías, Folders y Subfolders. Identifica los remitentes que envían “Basura” para que se desvíen automáticamente. Comienza desde arriba hacia abajo en la lista de mensajes recibidos. Hasta leer todos los emails. Tips para administrar tu correo electrónico... Para cada mensaje decide una de las siguientes (Cada una puede convertirse en un folder): Bórralo Contesta Delégalo Aplázalo – Conviértelo en actividad. Conclusiones La Administración del Tiempo es saber dar Prioridad e Inmediatez y ser Efectivo Tengo que tener muy claro cuáles son mis objetivos, y las actividades que me llevan a su cumplimiento. No perder de vista mis objetivos y responsabilidades para no sobrecargarme. No asumir que todo deba hacerse, recuerda la Matriz del Tiempo. Aprender a negociar con tu superior. Automatiza los reportes que constantemente debes hacer y que te consuman mucho tiempo. Sé Asertivo Organiza y participa en Juntas Efectivas y que tengan un Propósito Claro. Ser Efectivo con tus herramientas de trabajo. Recuerda que todos gozamos de la misma cantidad de horas... dependerá cómo escojas utilizarlas. ¡Mucho Éxito! ... gracias Agradecemos su asistencia www.tecmilenio.edu.mx/hermosillo
