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Articulo DWH

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I Simposio “Infotecnología para un desarrollo sostenible”
Los sistemas de información para el análisis de datos en las empresas de
telecomunicaciones
MSc. Jorge Alberto Morejón Fernández1, MSc. Noslen Olavarrieta Pérez2,
DrC. Yailé Caballero Mora3
1- MSc. Jorge Alberto Morejón Fernández, Empresa de Telecomunicaciones de
Cuba S. A. [email protected]
2- MSc. Noslen Olavarrieta Pérez, Empresa de Telecomunicaciones de Cuba S. A.
[email protected]
3- DrC. Yailé Caballero Mota Universidad de Camagüey Ignacio Agramonte Loynaz
[email protected]
Resumen
Hoy en día las empresas no pueden darse el lujo de solamente operar y ser eficientes,
deben ir un paso adelante de la competencia visualizando el futuro. En este punto los
sistemas de información juegan un papel preponderante al brindar a las organizaciones la
ventaja competitiva que supone contar con información oportuna, certera y en tiempo
real. Las empresas utilizan todo tipo de métodos analíticos que permiten obtener
conocimiento, con el objetivo de respaldar a la dirección ejecutiva en la planificación
estratégica de los procesos de negocio con informes, modelos y pronósticos a partir de
los datos obtenidos. El presente artículo comprende la determinación de los referentes
teóricos acerca de los sistemas de información, así como el diagnóstico del estado actual
del análisis de los sistemas de información en la Empresa de Telecomunicaciones de Cuba
S. A.
Palabras claves: Sistemas de información, Conocimientos, Datos.
Abstract
Nowadays companies cannot afford to only operate and be efficient, they must go one
step ahead of the competition visualizing the future. At this point, information systems
represent a preponderant role by giving organizations the competitive advantage of
having timely, accurate and real-time information. The companies use all types of
analytical methods that allow obtaining knowledge, with the objective of supporting the
executive management in the strategic planning of business processes with reports,
models and forecasts based on the data obtained. The present paper includes the
determination of the theoretical referents about the information systems, as well as the
diagnosis of the current state of the analysis of the information systems in the Empresa
de Telecomunicaciones de Cuba S. A.
Keywords: Methodology, Knowledge Discovery in Databases, Data Mining.
1. Introducción
El concepto de información para la empresa, es un elemento clave y fundamental para el
buen funcionamiento de cualquier tipo de organización. Son los objetivos de la empresa
en el éxito o el fracaso del negocio, para que la información cumpla con sus objetivos es
necesario que tengan ciertas características. Por ello, los sistemas de información en las
empresas son imprescindibles para realizar el análisis de la situación empresarial y
desarrollar las diferentes estrategias que permitan mejorar el rendimiento y conseguir los
objetivos de la organización.
2. Marco Teórico
Antes de profundizar los aspectos relacionados con los Sistemas de Información de una
empresa (SI), como su planificación, diseño, operación e implementación mediante las
Tecnologías de la Información (TI), se debe tener claro los conceptos asociados a la
información y los sistemas que la manejan.
Con frecuencia se confunde la información con los datos. Los datos pueden ser números,
palabras, incluso imágenes. Los datos son la materia prima para la producción de la
información. La información por su parte, son datos que combinados tienen un
significado para alguien.
La información es un recurso vital para toda organización, y el buen uso de ésta puede
significar la diferencia entre el éxito o el fracaso para una empresa. El éxito de una
organización ya no depende sólo de la manera en que cada persona maneja sus recursos
materiales, sino que es más importante el buen aprovechamiento de los activos intangibles
tales como el know-how (hacer como), el conocimiento de cliente y de mercado, entre
otros.
Para que la información cumpla con sus objetivos es necesario que posea ciertas
características (Capurro, 2007):
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Debe ser relevante: tiene que ser importante y la que necesitamos.
Debe estar actualizada: debe utilizarse en el momento de ser generada.
Debe ser comparable: que permita ser confrontada con datos similares.
Debe ser confiable: debe permitir que los usuarios puedan depender de ella al
tomar sus decisiones.
Debe ser económica: debe ser más barata la obtención que la ganancia de su
explotación
Debe ser rápida: el acceso a la información debe realizarse de forma rápida y
sencilla.
Debe ser de calidad: es importante que la información carezca de errores y sea
completa.
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Debe ser objetiva: no cabe opción a subjetividades.
Debe ser completa: el tener la información incompleta es peor que no tener nada.
Debe ser aplicable: la información debe ser adecuada para la toma de una decisión,
además de ser importante y pertinente.
Los sistemas de información empresariales son una necesidad hoy en día, ya que las
empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal
manera que se pueda encontrar la información relevante para tomar diferentes decisiones.
Además, los sistemas de información aseguran que la información se comparta con todos
los usuarios que necesiten utilizarla.
Se entiende como Sistema de información (SI) el conjunto formal de procesos que,
operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de
una empresa, recopila, elabora y distribuye parte de la información para la operación de
dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando
la toma de decisiones necesaria para desempeñar las funciones y los procesos de negocio
de la empresa de acuerdo con su estrategia. (Stair, R., & Reynolds, 2000)
Todos los elementos de los sistemas de información se relacionan entre sí para procesar
los datos y lograr una información más elaborada, que se distribuirá de la mejor manera
posible entre los miembros del grupo. En definitiva, el significado de sistemas de
información es el conjunto de procesos, tecnologías, aplicaciones de negocios disponibles
para las personas en el seno de una compañía. (Laudon & Laudon, 2012)
Componentes de un sistema de información
Para entender un poco mejor este concepto es importante detallar los elementos esenciales
de un sistema de información. Según (Heredero, C. D. P., Agius, J. J. L. H., Romero, S.
M. R., Salgado, S. M., & de Pablos, 2019) los principales elementos son:
Hardware: hace referencia a la tecnología de almacenamiento, comunicaciones, entradas
y salidas de datos.
Software: se trata de los programas orientados a la recogida de datos, almacenamiento,
procesamiento y análisis, generando información para el consumidor final.
Datos: son las porciones de información donde se encuentra todo el valor.
Procedimientos: se refiere a las políticas de negocio que se aplican a los procesos de la
compañía.
Usuarios: son los que encargan de interactuar con la información sacada de los datos,
suponiendo el componente esencial para que triunfe o fracase cualquier proyecto
empresarial.
Retroalimentación: al tratarse de la base para la mejora permanente, es un elemento
esencial de cualquier sistema de información.
Para conseguir una definición lo más completa posible de este concepto hay que tener en
cuenta estas seis partes de un sistema de información. En ocasiones, de manera
equivocada, con este término se hace referencia solo al software, dando por supuestos el
resto de componentes. No obstante, estas son algunas de las partes de un sistema de
información.
Tipos de sistemas de información
Debido a la gran variedad de usos y funciones que puede tener un SI, la literatura
consultada permite clasificar dichos Sistemas en diferentes grupos, segregados por su
función principal. A continuación, se exponen algunos de los sistemas de información
más importantes (Manzano Durán, González Castro, & Peñaranda Peñaranda, 2015):
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Sistema de Proceso de Transacciones (SPT): Sistemas computarizados que
realizan transacciones de datos qué únicamente es utilizado para registrar
información sin que el sistema la convierta en comprensible para el usuario. Es
utilizado por el nivel medio-base de la empresa, siendo importante para la
recopilación de datos o el análisis de causas.
Sistema para la Gestión de la Información (SIG): Sistema complementario del
anterior, convirtiendo los datos recopilados por un SPT en informes entendibles
para el usuario. Es utilizado por todos los niveles de la empresa que deban tomar
decisiones (variando la importancia según el nivel).
Sistema para el Soporte a las Decisiones (SSD): Dichos sistemas están
encarados a proporcionar al usuario información orientada a la toma de decisiones
no estructuradas. Son usados a un nivel medio-alto, encarado a aquellos niveles
donde se deban tomar decisiones.
Sistemas Expertos (SE): Los Sistemas Expertos funcionan como una extensión
del anterior, capturando el conocimiento y capacidad de razonamiento del ser
humano y aplicándolo a la toma de decisiones. Se utilizan a un nivel alto-medio
de la empresa.
Sistema de Información para Ejecutivos (SIE): Dichos Sistemas, sometidos a
análisis y aplicación en el presente proyecto, proporcionan información crítica en
un formato de indicadores fáciles de entender para el directivo. Tal y como el
nombre indica, serán utilizados a un alto nivel (dirección) y muchas veces estarán
relacionados con la gestión de la estrategia empresarial. Su meta es proporcionar
un acceso inmediato y fácil a información, para el logro de los objetivos
estratégicos de una empresa.
Un enfoque más centrado en las empresas y sus procesos (Ramírez & Vega, 2015), los
cataloga de la siguiente forma:
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Sistemas de información administrativa, proporciona una variedad de informes
y presentaciones a la gerencia. Estos sistemas recuperan de la base de datos
información sobre operaciones internas que han sido actualizadas mediante
sistemas de procesamiento de transacciones.
Los sistemas de información en la empresa y el concepto de ERP (Enterprice
Resourse Plannig) es un sistema de información integral que incorpora los
procesos operativos y de negocio de una empresa, por ejemplo: producción,
ventas, compras, logística, contabilidad, gestión de proyectos, inventarios y
control de almacenes. Este sistema actúa de forma que optimiza el desarrollo
empresarial, participa en la reducción de tiempo y de los costos de los procesos y
también hace incrementar el rendimiento de la empresa.
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Sistema de información CRM: (Customer Relationship Management) es de gran
importancia en las empresas, debido a que se enfoca en la satisfacción de los
clientes dándoles un mejor trato de manera más personalizada sin importar el
tamaño de la organización. Le otorga el beneficio a la empresa de lograr mantener
a los clientes satisfechos ofreciendo un extra a la empresa y manteniendo una
ventaja competitiva en el mercado.
Sistemas de información SCM. (Supply Chain Management) este método
consiste en la planificación y la ejecución de las actividades de la cadena de
suministro, asegurando un flujo coordinado dentro de la empresa y a futuro entre
las diferentes compañías integradas de la cadena de valor, desde los proveedores
de las materias primas hasta los distribuidores de los productos acabados.
Sistema para la toma de decisiones en grupo GDSS: este sistema tiene como
tarea apoyar la toma de decisiones en grupo, permiten a los miembros de un grupo
tener acceso simultáneo a archivos y base de datos, de tal manera que los
miembros del grupo puedan trabajar en la misma tarea y en el mismo lugar.
Sistema de información de Marketing. Tiene la función de promoción y venta
de productos existentes y de nuevos desarrollos de nuevos productos para los
clientes, satisfacer las necesidades de los clientes.
Sistema de información de manufactura. Es elaborar los productos, pasan de
las materias primas a los productos. Es el área más afectada por los avances de la
tecnología, dentro de esta área existen una gran cantidad de sistemas de
información. Es un sistema que controla que no falte nada durante un proceso de
elaboración.
Sistemas de información de recursos humanos. Controlan todo el personal de
la empresa, ayudan a mantener registros y evaluaciones de los empleados actuales
y evalúan los currículos.
Sistema de información financiera (contables). Tiene como propósito
proporcionar el ingreso financiero y las transacciones que se produzcan en una
organización incluyendo las ventas y las compras.
La toma de decisiones
En estos tiempos, las necesidades de las empresas son definidas por el entorno global en
que coexisten, este ambiente es muy competitivo; es indudable que el gran número de
empresas existentes en todos los países y la gran competitividad existente entre ellas; ya
sea por materias primas, optimización de sus recursos, ingresar a nuevos mercados, entre
otros; exige a las organizaciones un óptimo funcionamiento, esto con el propósito de
lograr una ventaja competitiva sobre sus contrincantes.
Por lo anteriormente expuesto, es importante mencionar que la toma de decisiones que se
lleva a cabo dentro de las organizaciones debe cumplir con ciertas características como
son: ser rápida, oportuna, fundamentada en información concreta, que permita tomar
decisiones eficientes, efectivas y con un bajo costo para la empresa; pues de ello
dependerá el éxito o fracaso de una organización.
Las decisiones estratégicas se definen como una elección que es importante, en términos
de las acciones adoptadas, los recursos comprometidos o los precedentes establecidos.
Constituyen, por consiguiente, un proceso de elección que involucra la asignación de los
recursos necesarios para alcanzar o mantener una ventaja competitiva. En este sentido, la
toma de decisiones estratégicas es una tarea esencial para la alta dirección, ya que permite
a las organizaciones alinear sus recursos y capacidades con las amenazas y las
oportunidades que existen en el medio ambiente. (Hitt & Collins, 2007)
Dadas las características anteriormente descritas que debe cumplir el ejecutivo en la toma
de decisiones, hace que sus requerimientos para el análisis de información sean muy
exigentes; pues el número de alternativas disponibles es mayor, el costo de los errores
administrativos puede ser muy grande, el acceso a la información necesaria para la toma
de decisiones puede ser compleja, además; que el ejecutivo tiene que realizar una
infinidad de operaciones para acceder a esta. Es aquí donde surge la necesidad del soporte
de sistemas como una herramienta para la toma de decisiones acorde a los objetivos
estratégicos planteados por la organización.
Impacto de los Sistemas de Información
En los tiempos que corren, donde la información confiable en tiempo real parece ser uno
de los puntos más importantes en la cadena productiva de las empresas, el rol de la
informática en este campo se ha convertido en uno de los aspectos más significativos a la
hora de tomar decisiones certeras para mejorar el rendimiento de las compañías.
Si bien los denominados Sistemas de Información Gerencial (SIG) en un principio fueron
privativos de las grandes corporaciones, lo cierto es que en la actualidad se ha convertido
en una vital necesidad de cualquier tipo de empresa, incluso hasta para el más pequeño
emprendimiento.
En principio, cabe destacar que los Sistemas de Información son una de las herramientas
más necesarias para el correcto funcionamiento de la productividad de las empresas, ya
que ofrecen un control eficaz, permitiendo realizar una adecuada administración de los
recursos de las compañías.
Uno de los aspectos que se deben tener en cuenta en cualquier empresa, es sin lugar a
dudas la oportunidad de negocios, punto fundamental que permite alcanzar un control
eficaz en una organización. La oportunidad significa poder analizar información real en
tiempo y forma, ya que gracias a esta evaluación se hace posible la toma de decisiones
inteligentes en el momento oportuno, con el fin de lograr el mejor desempeño de cada
uno de los eslabones de la cadena productiva.
Esta información precisa colabora para los posibles cambios de planificación, la toma de
determinaciones acertadas, e incluso para una reducción notable de los costos
productivos. Estos motivos fundamentan la utilización de diversas herramientas
destinadas a las empresas, con el fin de brindar información confiable en el momento
oportuno.
En general, las empresas que se manejan sin la utilización de un adecuado sistema de
información gerencial sufren una serie de inconvenientes que podrían haber sido evitados
si la administración de la compañía hubiera obtenido los datos necesarios para tomar las
resoluciones correctas.
Muchas veces, esta falta de información, o bien la utilización incorrecta de la tecnología,
se ve reflejada en la carencia absoluta de estrategias de crecimiento de la organización,
provocando déficit en la compañía, pérdida de recursos productivos, y eventualmente
debilitando así cada uno de los sectores de la empresa.
Los costos elevados de la estructura necesaria para poder implementar la novedosa
tecnología dificultan que algunas compañías logren implementar un sistema de
información gerencial tan útil en estos tiempos.
No obstante, todas las grandes empresas deben responder de manera eficaz y en forma
rápida a las demandas del mercado, por lo que se debe evaluar la importancia de comenzar
a utilizar un sistema que les brinde información confiable de manera constante para las
tomas de decisiones acertadas.
El hecho de invertir en maquinaria tecnológica y capacitación de los empleados para
utilizar las herramientas que brinda la informática, se verá reflejado en buenos resultados,
ya que este tipo de sistemas posibilitan el crecimiento de la empresa y la convierten en
una compañía competente ante el feroz mercado actual.
Estado actual de la empresa de Telecomunicaciones de Cuba S. A.
Cuba se encuentra inmersa en un proceso de informatización de la sociedad, donde se
plantea que uno de sus ejes estratégicos es: “Ampliar las capacidades y el uso de internet
por la población; impulsar la incorporación de las TIC en los servicios a la población y
en los sectores productivos del país”. Son muchas las empresas cubanas que se encuentran
trabajando en este proceso, con el objetivo de lograr resultados que impacten de forma de
decisiva en el desarrollo de la sociedad cubana (MICOM, 2015).
La Empresa de Telecomunicaciones de Cuba, S.A. (Etecsa), es una organización cubana
de capital mixto creada en 1994, la cual tiene como objeto social la prestación de los
servicios públicos de telecomunicaciones, mediante la proyección, operación, instalación,
explotación, comercialización y mantenimiento de redes públicas de telecomunicaciones
en todo el territorio de la República de Cuba. Como misión empresarial se plantea lograr
una gestión efectiva que permita brindar servicios de telecomunicaciones que satisfagan
las necesidades de los usuarios y la población, así como respaldar los requerimientos de
la defensa y del desarrollo socio-económico del país con los resultados económicos que
de la empresa se demandan (Etecsa, 2016).
En la última década, el escenario de las telecomunicaciones en Cuba ha sido complejo,
matizado por el incremento de los abonados móviles, la migración hacia NGN y GPRS,
la implementación de servicios de comercio electrónico y un acceso exponencial a la red
mundial de redes, Internet.
Producto de estas transformaciones Etecsa se ve envuelta en una estrategia de ampliación
y modernización progresiva de su infraestructura. Esto incluye la actualización de los
sistemas de información que se encuentran en explotación en la empresa.
Entre estas líneas de desarrollo resaltan por su importancia el uso de los ERP que ha
impactado positivamente en la operación del negocio al integrar los procesos y la
información en una sola base de datos y de esta manera gestionar los recursos de la
empresa de manera más eficiente.
Otro aspecto que se está potenciando es el uso de la tecnología llamada “Business
Intelligence” o inteligencia de negocios, que ha permitido a través de la organización
inteligente de los datos de la empresa realizar análisis detallados para incrementar el
rendimiento de la empresa de cara a los clientes.
Una de las herramientas que está ganando espacio para la gestión de la información en la
empresa es el Data Warehousing. Debido a sus características, su uso se ha expandido
desde nivel primer nivel ejecutivo de la empresa hasta las áreas técnicas específicas donde
se hace necesaria la toma de decisiones cotidiana. Su uso ha brindado una plataforma
adecuada para lograr una mejora en la calidad del servicio, a través del análisis, los
reportes, la extracción y explotación de los datos, para transformar dichos datos en
información valiosa para Etecsa.
A modo de resumen, los principales esfuerzos se centran actualmente en:
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Potenciar el uso de los ERP para la gestión de los procesos internos de la empresa.
La modernización de los múltiples sistemas legados que se usan en la actualidad.
La integración de los procesos de negocios en Sistemas Integrales de Gestión.
Actualización y generalización de los sistemas Data Warehousing.
El despliegue de los sistemas de información en la nube empresarial.
El desarrollo o adquisición de sistemas a la medida para la gestión de información
y generadores de reportes
El incremento de las herramientas de inteligencia de negocio (BI).
La utilización de la minería de datos en el análisis de información.
Conclusiones
Como se puede observar, el contexto global en que se desenvuelven las organizaciones
actualmente, necesita cada vez más de los sistemas que apoyen la toma de decisiones, es
aquí donde radica la importancia que tienen los Sistemas de Información pues
contribuyen junto a los ejecutivos y/o administradores de las organizaciones con
información veraz, oportuna, estructurada y confiable; esta les permite realizar análisis
de información más correctos lo cual les permite reducir costos, mejorar los procesos de
las organizaciones, entre otros; esto por ende permite obtener una ventaja competitiva en
el mercado.
Así mismo, es importante señalar que los SI deben adaptarse rápidamente a los cambios
y a las necesidades, cada vez más crecientes; de las organizaciones ya que estas se
encuentran en un constante cambio al mismo tiempo que está variando el ambiente en
que coexisten.
Finalmente es importante destacar que SI son solo una herramienta que apoya la toma de
decisiones, que no pueden pensar o razonar, en último lugar quien interpreta y toma la
decisión es el usuario.
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