PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR GRUPO DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA MINISTERIO DEL INTERIOR 2019 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION 1. CONTEXTO ESTRATEGICO DEL MINISTERIO 2. VISION ESTRATEGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR 3. OBJETIVOS 4. METODOLOGIA PARA LA FORMULACION DEL PINAR 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 IDENTIFICACION DE LA SITUACION ACTUAL DEFINICION DE ASPECTOS CRITICOS PRIORIZACION DE ASPECTOS CRITICOS FORMULACION DE LA VISION ESTRATEGICA FORMULACION DE OBJETIVOS FORMULACION DE PLANES Y PROYECTOS 4.6.1 Adquisición, implementación, seguimiento y control del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo SGDEA 4.6.2 Actualización, elaboración, asesoría, implementación, seguimiento y control de los instrumentos de gestión documental. 4.6.3 Documentación de los procedimientos, socialización, implementación, seguimiento y control 4.6.4 Organización de los archivos de gestión de conformidad con las normatividad vigente 5. MAPA DE RUTA 6. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL INTRODUCCION El Ministerio del Interior con el fin de tener una ruta de planeación para la gestión documental como proceso trasversal a todos los demás procesos, actualiza, formula y presenta el Plan Institucional de Archivos PINAR para la vigencia de 2020 al 2026, el cual se debe articular con los demás planes y proyectos estratégicos de la entidad. En el marco del Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, el artículo 2.8.2.5.8. , capítulo V, Título II, establece que las entidades desarrollarán la gestión documental a partir de los instrumentos archivísticos y el PINAR es el instrumento archivístico estratégico que traza la ruta a seguir. Para la implementación del PINAR y cumplir con los fines del mismo, se requiere de la cooperación, articulación y coordinación de la alta dirección y los responsables de las áreas de archivo, el Grupo de Sistemas, la Oficina Asesora de Planeación, y los jefes de las dependencias de las oficinas productoras de la información, El PINAR responde a la necesidad de la entidad, a las recomendaciones dadas por el Archivo General de la Nación, a las observaciones de las Auditorías Internas, al autodiagnóstico del modelo integrado de planeación y gestión; propende por la mejora continua de la gestión documental y contribuye a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, transparencia y acceso a la información pública. Para la actualización del PINAR, se atiende a la metodología establecida por el Archivo General de la Nación en el Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos PINAR 2014. 1. CONTEXTO ESTRATEGICO DEL MINISTERIO Misión Ejercer la rectoría y la coordinación de las políticas públicas para el fortalecimiento de la democracia, la convivencia y la participación ciudadana; el disfrute de los derechos y libertades públicas, y el ejercicio pleno del Estado Social de Derecho, así como liderar la articulación de políticas orientadas al fortalecimiento de la descentralización y ser interlocutor de los asuntos del Interior en lo atinente a las relaciones políticas dentro de la Nación, con el Congreso de la República, con las entidades territoriales y con los diferentes actores sociales, en lo que respecta al afianzamiento del Estado Social de Derecho en condiciones de respeto a los valores democráticos, la preservación del orden público interno y la solidaridad. Visión El Ministerio del Interior será reconocido como una institución gubernamental líder, por haber convocado con éxito a la sociedad civil, las instituciones públicas y a los actores políticos, para el desarrollo de los valores democráticos y solidarios en un Estado Social de Derecho, de convivencia y seguridad, de sólida integración e iniciativa para el ejercicio de la autonomía de las entidades territoriales en beneficio de la consolidación del desarrollo de la Nación. Objetivos Estratégicos: Promover la defensa, fortalecimiento y consolidación de derechos de los grupos étnicos y minorías Fortalecer la gobernabilidad territorial y afianzar la relación Nación-Territorio. Promover el respeto y garantía de los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario. Impulsar la participación social y política de la ciudadanía. Apoyar la promoción de la seguridad, orden público y convivencia ciudadana. Fortalecer la gestión Institucional para el buen gobierno. Valores: 1. Honestidad: Actúo siempre con fundamento en la verdad, cumpliendo mis deberes con transparencia y rectitud, y siempre favoreciendo el interés general. 2. Respeto: Reconozco, valoro y trato de manera digna a todas las personas con sus virtudes y defectos, sin importar su labor, su procedencia, títulos o cualquier otra condición. 3. Compromiso: Soy consciente de la importancia de mi rol como servidor público y estoy en disposición permanente para comprender y resolver las necesidades de las personas con las que me relaciono en mis labores cotidianas, buscando siempre mejorar su bienestar. 4. Diligencia: Cumplo con los deberes, funciones y responsabilidades asignadas a mi cargo de la mejor manera posible, con atención, prontitud, destreza y eficiencia, para así optimizar el uso de los recursos del Estado. 5. Justicia: Actúo con imparcialidad garantizando los derechos de las personas, con equidad, igualdad y sin discriminación. 2. VISION ESTRATEGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR El Ministerio del Interior propenderá por una adecuada administración de los archivos, el fortalecimiento y la articulación, la preservación de la información y el acceso a la información, mediante la implementación del Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo, de los instrumentos de gestión documental, de los procedimientos del proceso de gestión documental y la organización de los archivos de gestión. 3. OBJETIVOS Para cumplir con la visión estratégica del PINAR, se establecen los siguientes objetivos; 1. Contar con un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, que cumpla con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. 2. Contar con los instrumentos de gestión documental elaborados, actualizados, implementados y controlados, como soporte para la gestión archivística en el Ministerio. 3. Disponer de todos los procedimientos de la gestión documental debidamente documentados y controlados. 4. Implementar los procesos archivísticos en los archivos de gestión, con el fin de lograr una alta capacidad de respuesta organizada. 5. Disponer de personal competente para la adecuada administración de los archivos de la entidad. 6. Implementar la gestión documental acorde con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG. 7. Contar con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos, Sistema Integrado de Conservación (SIC), infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica. 8. Poner a disposición de la ciudadanía la información pública, en el marco de la Ley de Transparencia y del Derecho de acceso a la información. 4. METODOLOGIA PARA LA FORMULACION DEL PINAR 4.1. IDENTIFICACION DE LA SITUACION ACTUAL Con el fin de determinar la situación actual de la gestión documental, se recolectó información y se realizó análisis de las herramientas administrativas que dan cuenta de los avances de la gestión documental en la entidad, como son: a. Diagnóstico Integral de Archivos El Ministerio del Interior elaboró el Diagnóstico Integral de Archivo a diciembre de 2019, el cual se anexa. En resumen muestra un bajo nivel de organización de los archivos de gestión, necesidad de personal capacitado para la función archivística, necesidad de ajuste de las Tablas de Retención Documental y elaboración de las Tablas de Valoración Documental, así como la revisión del sistema de información documental el cual no cumple con los requisitos de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo b. Planes de Mejoramiento por auditoría interna A continuación se muestra que 6 dependencias fueron observadas en la auditoría interna, en relación con la gestión documental, específicamente en el incumplimiento al Procedimiento Organización del Archivo de Gestión. Cada dependencia presentó Plan de Mejoramiento. Auditoría Independiente de Control Interno 2019 Fecha Dependencia Observación Informe Incumplimiento de la ley 594 de 2000 o Ley de Archivo y del “Procedimiento Organización del Archivo de Gestión” Código GD-P3, Versión 4, vigente desde el 25/11/2015, lo Dirección de 12-jul cual se refleja en la falta de actualización del FUID, la Consulta Previa inadecuada rotulación tanto de carpetas como en cajas y la falta de foliación en los documentos incorporados en las carpetas Incumplimiento de la ley 594 de 2000 o Ley de Archivo y del “Procedimiento Organización del Archivo de Gestión” Dirección de Código GD-P3, Versión 4, vigente desde el 25/11/2015, lo Gobierno y Gestión 12-jul cual se refleja en la falta de aplicación del formato oficial Territorial del FUID, además no se cuenta con un archivo conforme a los lineamientos normativos. Incumplimiento de la ley 594 de 2000 o Ley de Archivo y Dirección para la del “Procedimiento Organización del Archivo de Gestión” Democracia, la Código GD-P3, Versión 4, vigente desde el 25/11/2015, lo Participación 12-jul cual se refleja en la falta de aplicación del formato oficial Ciudadana y la del FUID. Además no se cuenta con un archivo conforme Acción Comunal a los lineamientos normativos. Incumplimiento de la ley 594 de 2000 o Ley de Archivo y del “Procedimiento Organización del Archivo de Gestión” Dirección de 12-sep Código GD-P3, Versión 4, vigente desde el 25/11/2015, lo Derechos Humanos cual se refleja en la ausencia del FUID, y falta de organización del archivo de gestión de la dependencia. Dirección de Asuntos Indígenas, ROM y Minorías Dirección Asuntos Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras c. 12-sep 18-nov Incumplimiento de la ley de Archivo 594 de 2000 y del “Procedimiento Organización del Archivo de Gestión” Código GD-P3, Versión 4, vigente desde el 25/11/2015, lo cual se refleja en la falta de actualización del FUID, y por encontrarse pendiente la organización del archivo documental. Se encontraron, carpetas, con más de 200 folios, situación ésta que contraviene lo establecido en la NTC 5397 de 2005 "Materiales para documentos de archivo con soporte papel. Características de calidad' … La capacidad máxima de almacenamiento es de 200 folios aproximadamente"; Y la Guía AGN Especificaciones para Cajas de Carpetas de Archivo, página 47 Formulario Único de Reportes de Avance de la Gestión – FURAG El FURAG es una herramienta en línea de reporte de avances de la gestión, como insumo para el monitoreo, evaluación y control de los resultados institucionales y sectoriales. En la evaluación de la Política de Gestión Documental en el Ministerio del Interior, alcanzó una calificación de 65,5, de acuerdo con las respuestas reportadas en el cuestionario para tal fin correspondiente al año 2018. d. Planes de Mejoramiento Archivístico – PMA A partir de la visita de inspección, vigilancia y control, realizada por el Archivo General de la Nación del 6 al 14 de febrero de 2019, se generó el Plan de Mejoramiento Archivístico, en los temas principales de instrumentos archivísticos, organización documental de los archivos de gestión y Sistema integrado de conservación. e. Autodiagnóstico de MIPG En el año 2019 se realizó el autodiagnóstico del componente de gestión documental en las categorías, estratégica, documental, tecnológica y cultural, con una calificación de 55,4, se elaboró el Plan de Acción al cual se hace seguimiento mediante la ruta scorecard. Se anexa autodiagnóstico. f. Estado de los instrumentos de Gestión Documental Con el fin de determinar el avance en los instrumentos de gestión documental, se elaboró el siguiente cuadro que muestra el estado en que se encuentra cada uno: Línea Base Instrumentos de Gestión Documental Instrumentos Archivísticos Elaborado Pendiente actualizar Implementado Con seguimiento Pendiente por elaborar 1 Cuadro de Clasificación Documental X X X 2 Tabla de Retención Documental X X X 3 Programa de Gestión Documental X X 4 Plan Institucional de Archivos X X 5 FUID X X 6 Modelo de Requisitos de documentos electrónicos X 7 Banco Terminológico X 8 Mapas de procesos, flujos documentales y descripción de las funciones X 9 Tablas de Control de Acceso X X X Documentos técnicos de la gestión documental y Archivo 12 Procedimiento para la recepción y distribución de correspondencia externa X X 13 Procedimiento para la gestión de correspondencia interna con destino externo e interdependencias X X 14 Procedimiento organización del Archivo de Gestión X X X 15 Procedimiento gestión y control del Archivo Central X X X 16 Instructivo por pérdida de expediente total o parcial X 17 Procedimiento de plan mejoramiento archivístico X 18 Programa de Normalización de formas y formularios electrónicos, X 19 Programa de documentos vitales o esenciales X 20 Programa de gestión de documentos electrónicos X 21 Programa de reprografía X 22 Programa de documentos especiales X 23 Plan Institucional de Capacitación 24 Programa de auditoría y control X 25 Sistema Integrado de Conservación X X X Documentos estratégicos asociados con PGD y PINAR 26 Diagnóstico de la gestión documental 27 Política de gestión documental X X X Organización de fondos acumulados 28 Tabla de Valoración Documental X Revisada la situación actual de la gestión documental se evidenció que la entidad presenta aspectos críticos en la función archivística, lo que conlleva el riesgo de pérdida de información de la entidad, deficiente capacidad de respuesta organizada a las partes interesadas y bajo nivel de transparencia en la gestión. 4.2. DEFINICION DE ASPECTOS CRITICOS Con base en la identificación de la situación actual, se definen los aspectos críticos que afectan la función archivística en el Ministerio del Interior, los cuales se asocian a los riesgos a los cuales se está expuesto. ASPECTOS CRITICOS RIESGO Producción documental no reflejada en TRD 1 .Instrumentos de gestión documental desactualizados y pendientes por elaborar - Instrumentos archivísticos desactualizados: Tablas de Retención Documental TRD - Programa de Gestión Dificultad en el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos encaminados a la gestión de la documentación Dificultad para atender consultas y responder requerimientos Pérdida de información Documental PGD - Plan Institucional de Archivos PINAR - Cuadro de Clasificación Documental CCD - Inventarios documentales. - Instrumentos Archivísticos pendientes por elaborar: Modelo de requisitos de documentos electrónicos - Banco Terminológico - Mapas de procesos, flujos documentales y descripción de las funciones - Tablas de Control de Acceso - Documentos técnicos pendientes por elaborar: Programas del PGD - Sistema Integrado de Conservación SIC - Tablas de Valoración Documental Deficiencias en las medidas de seguridad que permitan proteger la información, así como garantizar el acceso a la información por los ciudadanos y los grupos de interés Se dificulta la denominación de series y subseries documentales Dificultad para la organización de los archivos de gestión No se avance en la implementación del Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo Falta de orientación en los aspectos relacionados con cada programa PGD Gestión documental no alineada a la política ambiental No tener organizado los fondos documentales Falta de seguridad de los documentos. Acceso no autorizado a los documentos. 2. Desorganización de los archivos de gestión. Incumplimiento al procedimiento Organización de Archivos de Gestión. Dificultad para requerimientos atender consultas y responder Fraccionamiento de expedientes y trámites. Dificultad de verificar la integridad de los expedientes Deficiencia en el control de la documentación. 3. Inexistencia de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo Pérdida de la memoria institucional. Series documentales fragmentadas. Dificultad en la trazabilidad de los documentos. 4. Los servidores públicos de los archivos de gestión no cuentan con formación en temas de Realizar procesos inadecuados. gestión documental y además son insuficientes 5. Inadecuada descripción de los fondos documentales en el Archivo Central Dificultad para realizar las consultas. 6. Procedimientos del proceso de gestión documental desactualizados o incompletos Dificultad para el quehacer archivístico. 7. Inadecuada administración de espacios en Archivos de Gestión y Archivo Central Incumplimiento a los tiempos de retención y desborde en la capacidad en los archivos de gestión. 8. Insuficiente personal profesional y técnico en el Grupo de Conservación Documental, para la Incapacidad de articular los instrumentos de la gestión elaboración, actualización, acompañamiento a documental. la implementación, seguimiento y control de los instrumentos de la gestión documental 9. Insuficiente presupuesto para atender las necesidades de la gestión documental en la entidad Incapacidad de suplir las necesidades de la gestión documental. 4.3. PRIORIZACION DE ASPECTOS CRITICOS La priorización de los aspectos críticos, se hace evaluando el impacto que tiene cada aspecto crítico frente a cada uno de los ejes articuladores, basados en los principios de la función archivística, los cuales están determinados en la metodología establecida del Archivo General de la Nación; los siguientes con los ejes articuladores: Administración de Archivos Involucra aspectos de la infraestructura, el presupuesto, la normatividad y la política, los procesos y los procedimientos y el personal. Acceso a la Información Preservación de la Información Aspectos Tecnológicos y de Seguridad Comprende aspectos como la transparencia, la participación y el servicio al ciudadano, y la organización documental Incluye aspectos como la conservación y el almacenamiento de la información Abarca aspectos como la seguridad de la información y la infraestructura tecnológica Fortalecimiento y Articulación Involucra aspectos como la armonización de la gestión documental con otros modelos de gestión. Se tomó cada aspecto crítico y se confrontó con todos los criterios de evaluación de cada eje articulador. Se considera como un impacto si el aspecto crítico tiene una solución directa con el desarrollo o implementación del criterio de evaluación. Una vez se finalizó la evaluación por eje articulador, se sumaron los criterios de evaluación impactados, la sumatoria por eje articulador no puede ser superior a 10. Se anexa la matriz de evaluación. El resultado final de la matriz de prioridades es la siguiente EJES ARTICULADORES ASPECTO CRITICO 1. Instrumentos de gestión documental - Instrumentos archivísticos desactualizados: Tablas de Retención Documental TRD Programa de Gestión Documental PGD - Plan Institucional de Archivos PINAR Cuadro de Clasificación Documental CCD Inventarios documentales. - Instrumentos Archivísticos pendientes por elaborar: Modelo de requisitos de documentos electrónicos Banco Terminológico Mapas de procesos, flujos documentales y descripción de las funciones - Tablas de Control de Acceso - Documentos técnicos pendientes por elaborar: Programas del PGD - Sistema Integrado de Conservación SIC - Tablas de Valoración Documental 2. Desorganización de los archivos de gestión. Incumplimiento al procedimiento Organización de Administración Acceso a la de archivos información Aspectos Preservación tecnológicos Fortalecimiento TOTAL de la y de y articulación Ʃ información seguridad 9 2 6 0 8 25 8 5 0 0 7 20 Archivos de Gestión. 3. Inexistencia de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo 4. Los servidores públicos de los archivos de gestión no cuentan con formación en temas de gestión documental y además son insuficientes 5. Inadecuada descripción de los fondos documentales en el Archivo Central 6. Procedimientos del proceso de gestión documental desactualizados o incompletos 7. Inadecuada administración de espacios en Archivos de Gestión y Archivo Central 8. Insuficiente personal profesional y técnico en el Grupo de Conservación Documental, para la elaboración, actualización, acompañamiento a la implementación, seguimiento y control de los instrumentos de la gestión documental 9. Insuficiente presupuesto para atender las necesidades de la gestión documental en la entidad TOTAL Ʃ 9 4 5 10 8 36 5 3 0 0 3 11 7 4 0 0 1 12 8 0 4 1 10 23 8 0 2 0 0 10 2 0 1 1 9 13 2 0 0 0 1 3 58 18 18 12 47 Posteriormente se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores, según la sumatoria de impacto de mayor a menor, con el siguiente resultado: ASPECTOS CRITICOS Inexistencia de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo VALOR EJES ARTICULADORES VALOR Administración de archivos 58 36 Instrumentos de gestión documental desactualizados y pendientes por elaborar 25 Fortalecimiento articulación Procedimientos del proceso de gestión documental desactualizados o incompletos 23 Preservación información Desorganización de los archivos de gestión. Incumplimiento al procedimiento Organización de Archivos de Gestión. 20 Acceso a la información 18 Insuficiente personal profesional y técnico en el Grupo de Conservación Documental, para la elaboración, actualización, acompañamiento a la implementación, seguimiento y control de los instrumentos de la gestión documental 13 Aspectos tecnológicos y de seguridad 12 Inadecuada descripción de los fondos documentales en el Archivo Central 12 Los servidores públicos de los archivos de gestión no cuentan con formación en temas de gestión documental y además son insuficientes 11 Inadecuada administración de espacios en Archivos de Gestión y Archivo Central 10 Insuficiente presupuesto para atender las necesidades de la gestión documental en la entidad 3 y de la 47 18 La priorización de los aspectos críticos y ejes articuladores, se hizo con base en los que tuvieron una sumatoria igual o mayor de 18 puntos, que son los que tienen alto impacto en el Ministerio. 4.4. FORMULACION DE LA VISION ESTRATEGICA El Ministerio del Interior se enfocó en los aspectos críticos y ejes articuladores con mayor sumatoria de impacto para la formulación de la Visión Estratégica. ASPECTOS CRITICOS Inexistencia de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo VALOR EJES ARTICULADORES VALOR Administración archivos de y 58 36 Instrumentos de gestión documental desactualizados y pendientes por elaborar 25 Fortalecimiento articulación Procedimientos del proceso de gestión documental desactualizados o incompletos 23 Preservación información Desorganización de los archivos de gestión. Incumplimiento al procedimiento Organización de Archivos de Gestión. 20 Acceso a la información de la 47 18 18 La Visión Estratégica formulada en el numeral 2 del presente Plan 4.5. FORMULACION DE OBJETIVOS Con base en los aspectos críticos y ejes articuladores de la visión Estratégica, se formularon los objetivos y se identificaron los planes y proyectos asociados a dichos objetivos, con el siguiente resultado: ASPECTOS CRITICOS / EJES ARTICULADORES Inexistencia de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo OBJETIVOS Contar con un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, que cumpla con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS Adquisición, implementación, seguimiento y control del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Involucramiento de profesionales y técnicos expertos en elaboración de documentos de gestión documental; asesoría, implementación y seguimiento a los mismos. Instrumentos de gestión documental desactualizados y pendientes por elaborar Actualización, asesoría, implementación y seguimiento de: Tablas de Retención Documental TRD - Programa de Gestión Documental PGD - Plan Institucional de Archivos PINAR - Cuadro de Clasificación Documental CCD - Inventarios documentales. Contar con los instrumentos de gestión documental elaborados, actualizados, implementados y controlados, como soporte para la gestión archivística en el Elaboración, asesoría, implementación Ministerio. y seguimiento de: Modelo de requisitos de documentos electrónicos - Banco Terminológico - Mapas de procesos, flujos documentales y descripción de las funciones - Tablas de Control de Acceso Elaboración, asesoría, implementación y seguimiento de: Programas del PGD - Sistema Integrado de Conservación SIC - Tablas de Valoración Documental. Procedimientos del proceso de gestión documental desactualizados o incompletos Disponer de todos los procedimientos de la gestión documental debidamente documentados y controlados Documentación de los procedimientos, implementación, seguimiento y control. Desorganización de los archivos de gestión. Incumplimiento al procedimiento Organización de Archivos de Gestión. Implementar los procesos archivísticos en los archivos de gestión, con el fin de lograr una alta capacidad de respuesta organizada Organización de los archivos de gestión de conformidad con las normatividad vigente. Administración de archivos Disponer de personal competente para la adecuada administración de los archivos de la entidad Implementar la gestión documental Fortalecimiento y articulación acorde con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG Preservación información de Acceso a la información Contar con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los la documentos, Sistema Integrado de Conservación (SIC), infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica Poner a disposición de la ciudadanía la información pública, en el marco de la Ley de Transparencia y del Derecho de acceso a la información. Involucrar en cada plan o proyecto personal competente en gestión documental. Armonización de MIPG con cada uno de los planes y proyectos asociados. Implementación del Sistema Integrado de Conservación. Diagnóstico de la infraestructura para almacenamiento, conservación y preservación física y electrónica. Este plan se involucra con la implementación de los instrumentos de gestión documental. Se involucra en el plan de organización de archivos y la implementación del SGDEA. 4.6. FORMULACION DE PLANES Y PROYECTOS A continuación se presenta cada plan a desarrollar en el Ministerio del Interior: 4.6.1 Adquisición, implementación, seguimiento y control del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo SGDEA Objetivo: Contar con un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, que cumpla con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación. Alcance: Garantizar que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. Responsable: Coordinador Grupo de Conservación Documental y Grupo de Sistemas Actividades: ACTIVIDAD Elaboración del Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos Elaboración del Programa de gestión de documentos electrónicos Elaboración del Programa de normalización de formas y formularios electrónicos Elaboración de estudios previos para adquisición del SGDEA Proceso de contratación Implementación SGDEA Seguimiento y control Responsable Fecha de Inicio Fecha Final Evidencia Grupo de Instrumento archivístico Conservación Modelo de Requisitos para la 01/02/2022 30/09/2022 Documental - Grupo gestión de documentos de Sistemas electrónicos Grupo de Conservación Programa de gestión de 01/02/2022 30/09/2022 Documental - Grupo documentos electrónicos de Sistemas Grupo de Conservación Documental- Grupo de Sistemas Grupo de Conservación Documental - Grupo de Sistemas Grupo de Conservación Documental - Grupo de Sistemas Subdirección de Gestión Contractual Grupo de Conservación Documental - Grupo de Sistemas Grupo de Conservación Documental - Grupo de Sistemas Programa de normalización 01/02/2022 30/09/2022 de formas y formularios electrónicos 10/10/2022 31/12/2022 Estudios previos para adquisición SGDEA 20/01/2023 15/07/2023 Sistema adquirido 16/07/2023 16/01/2025 SGDEA implementado 16/07/2023 31/12/2026 Sistema controlado Indicadores: INDICADORES INDICE INDICADOR SGDEA adquirido, implementado y controlado Actividades ejecutadas*100 / Total actividades SENTIDO META Creciente 100% Recursos: TIPO Humano CARACTERISTICAS 2 profesionales 2 técnicos RECURSOS FINANCIERO OBSERVACIONES $1.227.000.000 Profesionales en Ingeniería de Sistemas y Ciencias de la Información y la No está Documentación, los dos con experiencia incluida la en implementación de sistemas de adquisición del documentos electrónicos de archivo. sistema Técnico en archivo y técnico en sistemas. 4.6.2 Actualización, elaboración, asesoría, implementación, seguimiento y control de los instrumentos de gestión documental. Objetivo: Contar con los instrumentos de gestión documental, soporte para la gestión archivística en el Ministerio. Alcance: Actualización de: Tablas de Retención Documental TRD - Programa de Gestión Documental PGD - Plan Institucional de Archivos PINAR - Cuadro de Clasificación Documental CCD - Inventarios documentales. Elaboración de: Modelo de requisitos para gestión documentos electrónicos - Banco Terminológico - Mapas de procesos, flujos documentales y descripción de las funciones - Tablas de Control de Acceso - Programas específicos del PGD - Sistema Integrado de Conservación SIC - Tablas de Valoración Documental. Responsable: Coordinador Grupo de Conservación Documental Actividades: ACTIVIDAD Actualización Tablas de Retención Documental TRD Actualización Programa de Gestión Documental PGD Elaboración Banco Terminológico Responsable Grupo de Conservación Documental Grupo de Conservación Documental Grupo de Conservación Documental Fecha de Inicio Fecha Final 15/01/2020 31/12/2020 Tablas de Retención Documental TRD 15/01/2020 31/12/2020 Programa de Gestión Documental PGD 15/01/2020 31/12/2020 Banco Terminológico Evidencia Actualización Cuadro de Clasificación Documental CCD Elaboración Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos MoReq Elaboración y aplicación de Tablas de Valoración Documental TVD Elaboración mapas de procesos, flujos documentales y descripción de las funciones Grupo de Conservación Documental Grupo de Conservación Documental Grupo de Sistemas Elaboración Tablas de Control de Acceso Elaboración Programas Específicos del PGD: De normalización de formas y formularios electrónicos - De documentos vitales o esenciales - De gestión de documentos electrónicos - De archivos descentralizados - De reprografía - De documentos especiales - Plan institucional de capacitación - de auditoría y control Elaboración Sistema Integrado de Conservación SIC: 1. Plan de Conservación documental, programas: De capacitación y sensibilización - De inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas De saneamiento ambiental: limpieza, desinfección, desratización, desinsectación Monitoreo y control de Cuadro de Clasificación Documental CCD 01/04/2020 31/12/2020 01/02/2022 Modelo de Requisitos para 30/09/2022 la gestión de documentos electrónicos MoReq 01/06/2020 30/06/2026 Grupo de Conservación Documental 15/01/2021 mapas de procesos, flujos documentales y 31/12/2021 descripción de las funciones Grupo de Conservación Documental 15/01/2021 31/12/2021 Grupo de Conservación Documental 15/01/2021 Programas Específicos del PGD: De normalización de formas y formularios electrónicos - De documentos vitales o esenciales - De gestión de documentos electrónicos 31/12/2021 De archivos descentralizados - De reprografía - De documentos especiales Plan institucional de capacitación - de auditoría y control Grupo de Conservación Documental 15/01/2021 31/12/2021 Grupo de Conservación Documental Tablas de Valoración Documental TVD Tablas de Control de Acceso Sistema Integrado de Conservación SIC condiciones ambientales Prevención de emergencias y atención de desastres - De almacenamiento y realmacenamiento 2. Plan de Preservación digital a largo plazo Capacitaciones de los Grupo de instrumentos de gestión Conservación documental Documental 01/03/2020 31/12/2024 Registro de capacitaciones Grupo de Conservación Documental 01/03/2020 31/12/2024 Registro de Asesorías 01/03/2020 31/12/2026 Registro de la implementación 01/06/2020 31/12/2026 Registro de seguimiento y control 01/09/2021 30/11/2021 Plan Institucional de Archivos PINAR Asesoría para implementación Implementación Grupo de instrumentos de gestión Conservación documental Documental Grupo de Seguimiento y control a Conservación la implementación Documental Actualización Plan Institucional de Archivos PINAR Grupo de Conservación Documental Indicadores: INDICADOR Instrumentos de gestión documental implementados y controlados INDICADORES INDICE Instrumentos de gestión documental implementados y controlados*100 / Total instrumentos de gestión documental SENTIDO META Creciente 100% Recursos: TIPO CARACTERISTICAS 5 profesionales Humano 4 técnicos 10 Auxiliares de Archivo RECURSOS FINANCIERO OBSERVACIONES $3.184.800.000 1 Historiador con experiencia en gestión documental No está incluido 4 profesionales en Ciencias de la el financiamiento Información y la Documentación, con técnico de los experiencia en elaboración e Programas implementación de instrumentos de Específicos y el gestión documental. Sistema 4 Técnicos de Archivo, con experiencia Integrado de en implementación de instrumentos de Conservación gestión documental 10 Auxiliares de archivo, con experiencia en aplicación de instrumentos archivísticos: TRD y TVD 4.6.3 Documentación de los procedimientos, socialización, implementación, seguimiento y control Objetivo: Disponer de todos los procedimientos de la gestión documental debidamente documentados y controlados Alcance: Contar con los procedimientos actualizados y controlados en el marco del sistema de calidad de la entidad y armonizado con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión Responsable: Coordinador Grupo de Conservación Documental Actividades: ACTIVIDAD Revisión de los procedimientos del proceso de gestión documental Actualización de procedimientos existentes Elaboración de los procedimientos faltantes Socialización procedimientos Implementación Responsable Grupo de Conservación Documental Grupo de Conservación Documental Grupo de Conservación Documental Grupo de Conservación Documental Grupo de Conservación Documental Fecha de Inicio Fecha Final 15/01/2020 31/03/2020 Informe de revisión y análisis 01/04/2020 30/07/2020 Procedimientos actualizados 01/08/2020 31/12/2021 Procedimientos elaborados 01/07/2020 31/12/2022 Registro de socialización 01/07/2020 31/12/2024 Registro de implementación Evidencia Seguimiento y control Grupo de Conservación Documental 01/07/2020 31/12/2024 Registro de seguimiento y control Indicadores: INDICADOR INDICADORES INDICE Procedimientos implementados y Actividades ejecutadas*100 controlados /Total actividades SENTIDO META Creciente 100% Recursos: TIPO Humano CARACTERISTICAS 1 profesional y 1 técnico de Archivo RECURSOS FINANCIERO $624.000.000 OBSERVACIONES Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación, con experiencia en documentación de procesos de gestión documental. Un Técnico de Archivo. 4.6.4 Organización de los archivos de gestión de conformidad con las normatividad vigente Objetivo: Lograr una alta capacidad de respuesta organizada mediante la implementación de los procesos archivísticos en los archivos de gestión. Alcance: Implementación de los procesos archivísticos en los archivos de gestión de la entidad. Responsable: Subdirección Administrativa y Financiera - Coordinador Grupo de Conservación Documental - Jefes dependencias. Actividades: ACTIVIDAD Responsable Fecha de Inicio Priorización dependencias con alto volumen documental y bajo nivel en organización documental Grupo de Conservación Documental - Jefes de las dependencias 10/01/2020 31/01/2020 Informe de priorización Conformación equipos de auxiliares y técnicos de archivo para la implementación de los procesos archivísticos Jefes de dependencias Subdirección Administrativa y Financiera Coordinador Grupo de Conservación Documental 01/02/2020 01/03/2020 Conformación equipo de trabajo Capacitación y asesoría Grupo de Conservación Documental 02/03/2020 31/12/2024 Registro de capacitación y asesoría Organización de archivos Jefes de dependencias 02/03/2020 Registro procesos 31/12/2026 archivísticos implementados 01/01/2020 Registro procesos 31/12/2026 archivísticos implementados 01/01/2020 31/12/2026 Sostenibilidad de la organización de archivos de gestión (Las dependencias que Jefes de todas las no son críticas deben dependencias continuar con la organización de archivos). Seguimiento y control Grupo de Conservación Documental Fecha Final Evidencia Registro de seguimiento y control Indicador: INDICADOR Implementación procesos archivísticos INDICADORES INDICE procesos archivísticos implementados*100/total procesos archivísticos SENTIDO META Creciente 100% Recursos: RECURSOS TIPO Humano CARACTERISTICAS Técnicos y Auxiliares de Archivo FINANCIERO OBSERVACIONES De acuerdo con el análisis de cada dependencia, cada jefe establecerá los recursos adecuados para la organización archivística 5. MAPA DE RUTA Corto plazo (1 año) Plan o Proyecto Tiempo Adquisición, implementación, seguimiento y control del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA Actualización, elaboración, asesoría, implementación, seguimiento y control de los instrumentos de gestión documental. Documentación de los procedimientos, socialización, implementación, seguimiento y control Organización de los archivos de gestión de conformidad con las normatividad vigente 2020 Mediano plazo 202 1 202 2 Largo plazo 2023 2024 202 5 202 6 6. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Se presenta el siguiente cuadro de seguimiento y control a los planes del PINAR, realizando la medición semestralmente: PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS INDICADORES META Medición Semestral 1 Adquisición, implementación, seguimiento y control del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA SGDEA adquirido, 100% implementado y controlado Actualización, elaboración, asesoría, implementación, seguimiento y control de los instrumentos de gestión documental. Instrumentos de gestión documental 100% implementados y controlados Documentación de los Procedimientos procedimientos, socialización, implementados 100% implementación, seguimiento y controlados y control Organización de los archivos de gestión de conformidad con las normatividad vigente Implementación procesos 100% archivísticos 2 GRAFICO OBSERVACIONES
