5. ESQUEMAS SOPORTES (1)

COMPARATIVO SOPORTES
DOCUMENTO
Nota de Contabilidad
Nota de Credito
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COMPARATIVO SOPORTES
Recibo de Caja o Comprobante de Ingreso
Recibo de Caja Menor
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COMPARATIVO SOPORTES
Reembolso de caja Menor
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COMPARATIVO SOPORTES
Comprobante de Egreso
Comprobante de diario o de Contabilidad
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COMPARATIVO SOPORTES
Comprobante de Pago
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COMPARATIVO SOPORTES
Cheque
Comprobante de Consignación
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COMPARATIVO SOPORTES
Factura de venta
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COMPARATIVO SOPORTES
Documento Equivalente a la Factura de Venta
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COMPARATIVO SOPORTES
Nota Debito
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COMPARATIVO SOPORTES
Conciliación Bancaria
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COMPARATIVO SOPORTES
Nota Crédito Bancaria
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COMPARATIVO SOPORTES
Nota Debito Bancaria
Extracto Bancario
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COMPARATIVO SOPORTES
Cotización
Entrada de Almacén
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COMPARATIVO SOPORTES
Nomina
Orden de Compra
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COMPARATIVO SOPORTES
Salida de Almacén
Kardex
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COMPARATIVO SOPORTES
Voucher de Tarjeta Crédito
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COMPARATIVO SOPORTES
Voucher de Tarjeta Debito
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COMPARATIVO SOPORTES
CUADRO COMPARATIVO DE LOS SOPORTES DE CON
CONCEPTO
CARACTERISTICAS
La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa,
que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de
operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para
las cuales no existen documentos internos específicos.
*Se utiliza para la contabilización de los Ajustes por
inflación, la Depreciación, la amortización,
correcciones, los comunes ajustes contables
resultantes al momento de preparar el cierre
contable, etc.
*La
nota de contabilidad debe tener una numeración
consecutiva, que permita tener un control sobre las
mismas y permita hacerles un seguimiento posterior.
*Igualmente debe contener la
fecha de elaboración y las personas que
intervinieron en su elaboración.
Sirve para realizar abonos en las cuentas de los clientes por
devoluciones de
mercancías o por corrección de errores u omisiones. Se elabora
en original y
copia, el original para el cliente y la copia para el consecutivo y
para soportar
el registro en el sistema de información contable.
Son comprobantes de índole contable y tributaria,
que sirven para sustentar
el otorgamiento de un descuento o bonificación,
anulación total o parcial de
la devolución de bienes vendidos.
Nota de Crédito Estándar, Nota de Crédito con
Devolución, Cancelar Nota de
Crédito Estándar, Cancelar Nota de Crédito con
Devolución
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COMPARATIVO SOPORTES
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan
los
ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El
original se
entrega al cliente, y las copias generalmente se archivan así: una
para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta caja, y el
crédito de
acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.
Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una
empresa por
conceptos diferentes de ventas al contado.
Es utilizado para dejar constancia por parte de una
empresa de que fue lo
que se pagó o realizó con la emisión de mencionado
cheque que consta en
la copia Boucher. Se refiere a Boucher cuando tiene
copias al carbón, como
el caso de los Boucher de las tarjetas de crédito que
tiene varias copias
según el uso de los interesados.
Es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por
Son aquellos que tienen la finalidad de soportar los gastos
cuantías mínimas que
de menor cuantía,
no requieren el giro de un cheque.
cuyo valor y frecuencia no amerita realizar el pago con
cheque, como gastos
de transporte, fotocopias, por lo general para la atención de
estos gastos se
crean fondos de caja menor a cargo de un custodio que
responde por su
manejo. Se elaboran en original, el cual se anexa como
soporte al formato
de reembolso correspondiente.
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COMPARATIVO SOPORTES
La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para
manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como
responsable de su manejo. Existen multitud de pagos pequeños,
que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede
entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la
solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se
encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras
o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por
este fondo. El monto del fondo de caja menor, depende del tipo
de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 será
suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios
millones. Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la
implementación de cierta políticas, como por ejemplo, que por
este se harán pagos que no superen determinado monto, o que
determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar
por caja menor. En cierta forma, el fondo de caja menor se
asimila a lo que llamamos “plata de bolsillo”, por lo que es preciso
tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe
normarse una persona de entera confianza y responsabilidad para
que lo administre.
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo
menos cada mes, de lo
contrario, por su especial tratamiento, se pueden
presentar inconvenientes
respecto a la fecha de causación de las facturas. El
responsable del fondo
de caja menor, hace entrega de los soportes de los
gastos incurridos para
que le sea rembolsado su valor y así recuperar el
fondo de caja menor a su
monto inicial. 1. Que los gastos estén agrupados por
rubros del Puc, bien sea en el comprobante de pago
o en la relación anexa, y que correspondan a los
autorizados en la resolución de constitución. 2. Que
los documentos presentados sean los originales y se
encuentren firmados por los acreedores con
identificación del nombre o razón social y el número
del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.
3. Que la fecha del comprobante del gasto
corresponda a la vigencia fiscal que se está
legalizando. 4. Que el gasto se haya efectuado
después de haberse constituido o reembolsado la
caja menor según el caso. 5. Que se haya expedido la
comunicación de reconocimiento del gasto. 6. Que
se haya dado ingreso al Almacén, de los elementos
comprados.
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COMPARATIVO SOPORTES
Son aquellos que tienen la función de servir como prueba de los
desembolsos o pagos realizados por la empresa, los cuales para
efectos de
control deben hacerse en cheque.
Deberán anexarse a los comprobantes de egreso, los soportes que
dieron
origen a dicho pago como: facturas, cuentas de cobro, teniendo
en cuenta
que se debe dejar constancia de su cancelación mediante la
implantación de
un sello que exprese que han sido pagados.
Se elaboran en original y dos copias, debidamente firmadas a
satisfacción
por el beneficiario del pago, para ser distribuidas así: El original,
con los
soportes del pago, ara la incorporación de la transacción en el
sistema de
información contable, la primera copia para incorporar al
consecutivo y la
segunda copia para la persona que realizó el pago.
Los comprobantes de egreso es el documento
encargado de mantener el
registro de todos los gastos que se realizan en una
empresa o negocio
-Este documento es obligatorio tanto para las
pequeñas como para grandes
empresas (Negocios).
-Antes de la elaboración de un comprobante de
egreso y el cheque, el
tesorero se debe asegurar que los bienes o servicios
adquiridos cuentan con
la aceptación de los directivos o ejecutivos de la
empresa.
-Los comprobantes de egreso son documentos que
se utilizan en la
Contabilidad de las empresas para conocer en
detalle, la fecha, a quién se
paga, el concepto, el valor y las cuentas que son
afectadas en la zona de
contabilización.
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de
cualquier
operación y en el cual se indica el número, fecha, origen,
descripción y
cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el
asiento. A
cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo
justifiquen.
El comprobante de contabilidad de acuerdo al
volumen de las transacciones
puede resumir las operaciones de un día, varios días,
una semana, varias
semanas, pero el período resumido no debe
sobrepasar un mes. Si la
empresa tiene mucho movimiento se pueden
elaborar varios comprobantes
correspondientes a un día.
El comprobante de contabilidad debe permitir el
asiento en los libros de
primera entrada, de registro cronológico o diario y
en los auxiliares para que
exista debida correspondencia entre ellos de
acuerdo a lo establecido en el
artículo 59 del Código de Comercio y 124 del
Decreto 2650 de 1993.
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COMPARATIVO SOPORTES
El Comprobante de Pago es un documento que acredita la
transferencia de
bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios.
a) Evitar una acción ilegal que nos afecta a todos.
b) Cuando una persona vende un bien o presta un
servicio y no da
comprobante de pago se queda con el impuesto
(IGV) que está incluido en el
precio de dicho bien o servicio. Por ejemplo:
a. Si nos venden una radio a S/.100.00.
La radio en realidad nos cuesta S/. 84.04 y pagamos
adicionalmente
S/.15.96 por concepto de IGV que debe ser
entregado al Estado.
Si el vendedor no nos entrega comprobante, se
estaría quedando con
nuestros S/.15.96, en vez de entregarlos al Estado.
c) Cuando una persona vende un bien o presta un
servicio y no da
Comprobante de Pago oculta sus operaciones, no
anotándolas en sus libros
contables y no pagando el impuesto que le
corresponde.
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COMPARATIVO SOPORTES
El cheque es un documento que amparado en la Ley Cambiaría y
del
Cheque confiere a su legítimo tenedor en acreedor del librador.
Así mismo
se dice que el cheque es un documento ejecutivo debido a que
confiere al
tenedor la capacidad de actuar judicialmente contra el librador en
el
momento en que se produzca el impago debiendo aportar el
tenedor tan sólo
la documentación acreditativa de que se ha producido el impago.
Es un título valor por medio del cual una persona llamada
"girador", ordena a
un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de
dinero a la
orden de un tercero llamado "beneficiario".
Un cheque puede ser emitido por cualquier persona
física o jurídica que
tenga capacidad legal para endeudarse. Así en el
caso de las personas
físicas estas han de ser mayores de edad.
Es un documento pagadero cuando se presenta y
tiene que hacerse efectivo
(siempre que haya dinero en la cuenta). Debe
pagarse incluso aunque se
presente al cobro antes de la fecha que figura como
fecha de emisión.
Si los fondos del que emite el cheque no son
suficientes para cubrir la
totalidad del importe, el banco lo ha de pagar
parcialmente.
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a
sus
clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en
el banco y
una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina
registradora, sirve
para la contabilidad de la empresa que consigna.
Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas
copias como
las necesidades de la empresa lo exijan.
El comprobante de consignación es donde se relacionan los
depósitos de
dinero (efectivo, cheques o títulos), realizadas por la empresa o
personas
naturales en sus cuentas corrientes que tienen en entidades
bancarias.
Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno
para consignar efectivo y
cheques de bancos locales y otro para consignar
remesas o cheques de
otras plazas.
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COMPARATIVO SOPORTES
Se elabora para protocolizar la realización de un contrato de
compraventa o
prestación de servicios, en el cual se discrimina en detalle el
contenido del
contrato, el monto de la transacción, las condiciones de pago, la
persona que
interviene en la compra. Mediante este documento se genera el
traslado de
dominio del bien o servicio transado, sin que se haya
perfeccionado en su
totalidad, ya que el pago se puede realizar con posterioridad a la
facturación.
Es un comprobante obligatorio y debe cumplir con las
disposiciones legales,
y para efectos tributarios la factura debe cumplir con los
requisitos exigidos
por la Ley y las autoridades públicas competentes.
La factura comercial es un soporte contable que contiene además
de los
datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de
los
artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se
causen y las
condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de
venta y del
comprador, factura de compra. Generalmente, el original se
entrega al
cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y
otra para
anexar al comprobante diario de la contabilidad.
En dicho vendedor hace constar en forma detallada
las mercaderías
vendidas, indicando condiciones y debe ser
extendida por duplicado o
triplicado y sirve para justificar los registros en los
libros respectivos.
a) Cuando la operación se realice con sujetos del
Impuesto General a
las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal.
b) Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de
sustentar gasto o
costo para efecto tributario.
c) En los servicios de comisión mercantil presentados
a sujetos no
domiciliados, en relación con la venta en el país de
bienes
provenientes del exterior, siempre que el
comisionista actúe como
intermediario entre un sujeto domiciliado en el país
y otro no
domiciliado la comisión no pagada al exterior.
d) Sólo emitirán a favor del adquiriente o usuario
que posea número de
Registro Único de Contribuyente RUC,
exceptuándose de este
requisito a las operaciones de exportación.
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COMPARATIVO SOPORTES
El documento equivalente a la factura, es aquel documento
soporte que
reemplaza a la factura, en las operaciones económicas realizadas
con no
Obligados a facturar. El documento equivalente puede ser
expedido por el
vendedor del producto o servicio, o elaborado por el adquiriente
de los
mismos. El documento equivalente en ningún momento puede
reemplazar la
factura si existe la obligación legal de expedirla.
♦ Los tiquetes de máquinas registradoras
♦ Las boletas de ingreso a espectáculos públicos
♦ Los tiquetes de transporte.
♦ Los recibos de pago de matrículas y pensiones
expedidos por los
establecimientos de educación reconocidos por el
gobierno
♦ Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los
respectivos
comprobantes de pago
♦ Extractos expedidos por sociedades fiduciarias,
fondos de inversión,
fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de
inversión, fondos de
valores. Fondos de pensiones y de cesantías.
♦ Facturas electrónicas: entiéndase por factura
electrónica el documento
computacional que soporta una transacción de
venta de bienes o prestación
de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar
universal denominado
EDIFACT de un computador a otro
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COMPARATIVO SOPORTES
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que
se le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada
suma o
valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este
documento
incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por
un error en
la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra
circunstancia que
signifique el incremento del saldo de una cuenta.
Las Notas de Débito deben cumplir los mismos
requisitos para las facturas y,
solamente, pueden ser emitidas al mismo
comprador o beneficiario del
servicio para modificar facturas otorgadas con
anterioridad.
Respecto de estos documentos, rigen las mismas
exigencias o requisitos
que para las facturas.
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COMPARATIVO SOPORTES
Es un proceso que permite comparar los montos que la empresa
tiene
registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con los
montos que
el banco le suministra por medio del extracto bancario, para
determinar si
existen diferencias entre los registros contables de la empresa, y
los
registros realizados por el banco.
También podemos decir que la Conciliación Bancaria es un
ejercicio por la
cual se comparan las partidas que aparecen en el estado de
cuenta que la
empresa recibe del banco, con las partidas que tiene
contabilizadas en la
cuenta banco en sus libros de contabilidad
Conciliación manual
Presenta en pantalla todos los movimientos de la
cuenta bancaria, y el
usuario con el extracto en mano, simplemente hace
clic sobre aquellos
movimientos que coincidan con los del extracto.
Luego registra las notas débito y crédito que
aparezcan en el extracto.
Conciliación automática
Concilie rápidamente todos los movimientos de
bancos con los movimientos
del extracto bancario. Permite definir por cada
cuenta de conciliación
bancaria el formato del archivo de importación, de
acuerdo al formato del
archivo que envía el banco.
La conciliación automática se basa en la definición
de tipos de movimiento
de conciliación. Al conciliar se permite relacionar un
movimiento contable del
sistema con varios movimientos del extracto
bancario y viceversa.
Informe de conciliación
Permite generar un reporte de conciliación bancaria,
cuyos conceptos
pueden ser definidos por el usuario.
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COMPARATIVO SOPORTES
Es el documento que entrega un Banco como constancia de haber La nota de crédito bancaria o boleta de depósito es
recibido
la operación que el
una determinada cantidad de dinero.
banco hace en la cuenta del cliente esto es por un
aumento de su saldo,
generalmente es por deposito (efectivo y/o cheque),
acreditación de
transferencia bancaria
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COMPARATIVO SOPORTES
La nota de débito bancaria es el documento que emite
el banco a sus
clientes para informarles una "disminución" de su cta.
cte. bancaria.
Los motivos pueden ser:
a) Mantenimiento de la cuenta corriente.
b) Gastos que me descuenta el banco, como chequera,
comisiones, etc.
La nota de débito bancaria es la operación que
el banco hace en la cuenta
del cliente esto es una disminución de su saldo,
generalmente es por pago
de cheque, comisiones, IVA, impuesto al débito
e impuesto al crédito (ley
25413), retenciones de ingresos brutos, pago de
la tarjeta, debito por
transferencia bancaria
Son cargos hechos por el Banco por diversos
conceptos:
- intereses, comisiones,
- giros descontados devueltos,
- cheques recibidos de clientes y devueltos por
el Banco que por no haberse
recibido del Banco la nota de débito
respectiva (generalmente por correos) no se ha
abonado en los libros de la
entidad
Este documento resume todas las
transacciones en una cuenta en el período
Un registro, por lo general enviado una vez
considerado (normalmente 30 días). El saldo
por mes al titular de una cuenta
bancaria Es un papel, que se llama extracto, inicial del mes anterior
combinado con el total de las transacciones
que nos envía nuestro banco
durante el período debería
periódicamente al titular o titulares de cuentas traducirse en el saldo de cierre de la
corrientes, donde se recogen
declaración bancaria. También se
las operaciones (movimientos) que hemos
conoce como: resumen de cuenta o estado
realizado y el saldo que tenemos.
bancario.
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COMPARATIVO SOPORTES
Más específicamente, cotización de un valor
mobiliario o título valor es su
admisión a negociación en un mercado bursátil
o de una divisa. Más
exactamente, la cotización es la tasación oficial
que se hace de su valor
(normalmente a diario), en función de criterios
pre-establecidos que
dependen de las órdenes de compra y de venta
de ese título
Aquel documento o información que el departamento de
compras usa en una
negociación. Es un documento informativo que no genera
registro contable.
El registro de la llegada de materiales, mercancías, víveres
etc… en el
almacén. En todo caso, con la entrada CIO automáticamente
ajusta la
cantidad y valor del stock del almacén, y afecta el balance
de materiales
pendientes por recibir o pedir en el futuro.
Entradas pueden ser de diferentes tipos:
• Llegada parcial o total de materiales de un
pedido para guardar en el
almacén para su uso posterior en la obra.
• Llegada de materiales enviados desde otro
almacén, o de un
almacén central de la empresa.
• Llegada de materiales para consumo
inmediato, como es el caso de
concreto por ejemplo, en cual caso CIO tiene
una opción especial
para simplificar su manejo.
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COMPARATIVO SOPORTES
es un documento en el cual un empleador relaciona salarios, Encabezamiento: Con el nombre del empleador,
deducciones,
el nombre del documento y
valor neto pagado, aportes parafiscales y apropiaciones de el periodo de pago.
los trabajadores
que han laborado en un periodo determinado, ya sea por
semana, década,
quincena o mes.
O nota de pedido es un documento que un comprador
entrega a un
vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla
la cantidad a
comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de
pago y otros datos
importantes para la operación comercial.
La orden de compra tiene, al menos, un
duplicado, ya que se entrega el
original al vendedor mientras que el
comprador se queda con el duplicado.
Puede decirse, en definitiva, que la orden de
compra es una solicitud escrita
de determinados productos a un precio
acordado y con ciertas condiciones
de pago y entrega. Se trata de una autorización
que el comprador concede a
que le presenten una factura por la compra de
las mercancías.
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COMPARATIVO SOPORTES
Una salida de mercancías (SM) es un movimiento de
mercancías con el que
se contabiliza una toma de materiales o una salida de
materiales, un
consumo de materiales o un envío de mercancías a un
cliente. Una salida de
mercancías comporta una reducción del stock de almacén.
la nota de salida de almacén es una Orden, que
emite el vendedor, cuando
una persona compra un producto, una vez que
la persona ha cancelado, el
vendedor, emite una nota de despacho o salida
de mercancías, ordenando al
almacén entregar el producto solicitado al
cliente.
El Kardex de mercancías está formado por tarjetas
que permiten controlar
las cantidades y costos de las entradas y salidas de un
artículo determinado
y conocer las existencias en cualquier momento, sin
necesidad de realizar un
inventario físico. Es una herramienta que le permite
imprimir reportes con
información resumida acerca de las transacciones de
inventario de su
compañía. Puede realizar un seguimiento de los
movimientos de los
inventarios y de los costos de mercancías en los
almacenes.
El kárdex de mercancías está formado por
tarjetas que permiten controlar las
cantidades y costos de las entradas y
salidas de un artículo determinado y
conocer las existencias en cualquier
momento, sin necesidad de realizar un
inventario físico.
El kárdex constituye un auxiliar de la cuenta
mercancías de productos
terminados, fabricados o no por la
empresa, en la que la suma de los saldos
de las tarjetas representa el total de las
mercancías en existencia, a precio
de costo.
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COMPARATIVO SOPORTES
Cada persona que cuenta con una tarjeta de crédito,
tiene una línea de crédito
aprobada por la empresa que haya emitido la tarjeta,
que puede ser un banco u
otro tipo de organización (una casa comercial, por
ejemplo).
Para hacer una compra con tarjeta de crédito, se debe
presentar la tarjeta en el
comercio donde se debe verificar la identidad del
dueño de la tarjeta, a través
de la Cédula de identidad o Pasaporte.
Allí deberá firmar un comprobante de compra,
conocido también como
"voucher", en donde se establece el valor total de la
compra. Una copia de éste
se le entrega al comprador quien las debe guardar
para compararlas más tarde
con el Estado de Cuenta que se le entregará y hacer
los reclamos
correspondientes cuando se detecten cobros que no
correspondan.
Mediante el Estado de Cuenta, el dueño de
la tarjeta es informada de todas las
operaciones realizadas en el período (como
compras o avances de dinero), así
como los cargos correspondientes a
intereses, comisiones y otros, que permiten
determinar el monto a cancelar para el
mes. Además se indica el monto mínimo
a pagar; sin embargo, no se recomienda
hacer uso de esta alternativa, ya que
la deuda probablemente no disminuya ya
que sólo se estará haciendo cargo de
los intereses y comisiones
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COMPARATIVO SOPORTES
Comprobante de compra, en donde se establece el
valor
total de la compra realizada, fecha y datos del usuario
por medio de
una tarjeta débito.
Un voucher es el pagaré que firmas cuando
realizas una compra con tarjeta de
crédito o débito, te sirve para que cheques
con tu estado de cuenta los cargos
que realizaste en el mes, es importante
conservarlo para aclaraciones futuras
con el banco.
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COMPARATIVO SOPORTES
E LOS SOPORTES DE CONTABILIDAD
FORMATO
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COMPARATIVO SOPORTES
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COMPARATIVO SOPORTES
DESCRIPCION DE LOS CAMPOS
MOMENTO PARA USARLOS
*Nombre o razon social de la empresa que la omite.
*Nombre, numero y fecha del comprobante.
*.Descripcion de las cuentas y valores parciales, débitos y
créditos.
*Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y
contabilizar los comprobantes.
La nota de contabilidad tiene como función el registrar
operaciones en la contabilidad, debe contener claramente las
cuentas utilizadas, los valores parciales de cada movimiento y
los respectivos valores debito y crédito.
Datos obligatorios:
a) Numero de cliente
b) Nombre y apellido
c) Discriminación nota credito
d) Hacer referencia a una factura
e) Numeración
f) Importe
g) Cantidad que se devuelve
h) Importe total
i) Fecha
j) Numeración (automática)
k) Numero de cliente
l) Dirección del cliente
m) Datos de cabecera
Errores de facturación: Se facturó un importe
superior y luego se lo corrige con NC.
Aplicación de bonificaciones y/o descuentos
Devoluciones
Casos de roturas de mercadería
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COMPARATIVO SOPORTES
En los abonos parciales o totales de los clientes de una
empresa por conceptos
diferentes de ventas al contado.
1. Nombre de quien lo emite
2. Ubicación y dirección de quien lo emite
3. Nit del ente
4. Estar denominado expresamente como recibo de caja menor
5. Tener numero consecutivo
6. Ciudad y Fecha
7. Valor en números
8. Nombre y apellidos si es persona natural o razón social si
persona
jurídica
9. Cedula para personas naturales o nit para jurídicas
10. Dirección, ubicación y teléfono
11. La suma en letras del valor entregado
12. Concepto por el cual se realiza entrega del dinero
13. Especificar siempre que es en efectivo
14. Firma y Sello de quien recibe el dinero
15. Cedula o nit según al régimen que este pertenezca
Cuando debo soportar los gastos de menor cuantía, cuyo valor
y frecuencia
no amerita realizar el pago con cheque
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COMPARATIVO SOPORTES
1. Nombre del ente que solicita el reembolso
2. Estar denominado expresamente como reembolso de caja
menor
3. Monto autorizado se refiere a la cantidad por la cual se está
pidiendo
el reembolso
4. Teléfono
5. Funcionario es la persona que está solicitando el reembolso
6. Identificación
7. Puesto o cargo que ocupa dentro del ente
8. Campus o área de trabajo
9. Numero de comprobante ya sea por código PUC o ítem
10. Fecha en la que se realizó la compra o la salida del dinero
11. Proveedor o ente que emite el comprobante
12. Concepto de lo que se está registrando en el momento
13. Monto o valor que se cancelo
14. Monto total a liquidar en letra
15. Suma del reintegro en cantidad numérica
16. Firma y cedula del encargado
17. Firma cedula del responsable
18. Funcionario o persona que recibe
19. Fecha de recibido
20. Sello del ente
Al finalizar el mes (el 30 o 31 de cada mes), o cuando el fondo
de caja haya
agotado las provisiones de efectivo para continuar efectuando
desembolsos,
se deberá solicitar un reembolso a caja menor, por el valor que
resulte de
sumar todos los comprobantes o facturas que presente el
encargado del
manejo del fondo. La persona encargada del manejo de este
fondo, deberá
conservar una factura o soporte por cada uno de los
desembolsos que
efectúe, de manera que cuando se le realice un arqueo de caja,
la sumatoria
de todas las facturas o soportes que presente, mas el dinero en
efectivo del
que disponga, debe ser igual al valor del fondo de caja que
inicialmente se
ha establecido.
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COMPARATIVO SOPORTES
Descripción de los Campos
1. Cheque el número del cheque si vamos a emitir este titulo valor
2. Fecha y el valor numérico
3. Nombre a quien se le realizara el pago
4. Valor en letras
5. Nombre del ente que lo realiza
6. Nit
7. Estar denominado expresamente como comprobante de egreso
8. Numero consecutivo
9. Cuenta según el PUC
10. Concepto o descripción de cada uno
11. Valor
12. Observaciones que desea anexar al comprobante
13. Valor neto
14. El número del cheque si se va emitir
15. A que banco pertenece
16. La cuenta que debemos debitar
17. Firma de quien revisa
18. Firma de quien aprueba
19. Firma de quien lo recibe
20. Nit o C.C. de quien lo recibe
Los comprobantes de egreso son documentos que se utilizan
en la
Contabilidad de las empresas para conocer en detalle, la fecha,
a quién se
paga, el concepto, el valor y las cuentas que son afectadas en
la zona de
contabilización
Previamente al registro del hecho económico en los libros de
primera
entrada o resumen
numeración consecutiva
• dejándose constancia de las personas que lo elaboraron y
aprobaron
• fecha
• origen
• descripción
• cuantía de las operaciones
• cuentas afectadas con el registro con su código y nombre
correspondiente en el PUC.
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COMPARATIVO SOPORTES
1. Nombre del ente que lo emite
2. Nit del ente
3. Estar denominado expresamente como comprobante de pago
4. Entidad financiera a la que pertenece la cuenta
5. Número del cheque que se emite
6. Ciudad y fecha
7. Nombre de la persona o entidad a quien se realizara el pago
8. La cantidad en letras
9. La cantidad en números
10. Dirección a quien se emite el pago
11. Firma y nit de quien recibe el pago
Cuando se realiza el pago de algún servicio.
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COMPARATIVO SOPORTES
1. Cantidad: Es donde indicamos, en números, la cantidad de
dinero
que autorizamos a retirar.
2. Fecha: Indicamos aquí la fecha de emisión y/o autorización de
cobro
(detallaremos esto luego).
3. Páguese a la orden de: Indicamos la persona o institución
autorizada
a cobrarlo.
4. La suma de: Especificamos ahora, en palabras, la cantidad.
5. Firma: Corresponde a la firma del titular de la cuenta.
6. O al portador: Detalla si el cheque es libre de cobro o de la
persona
especificada.
7. Nº de cuenta - Nombre del titular: Información correspondiente
al
titular de la cuenta.
8. Código: Este código porta toda la información correspondiente
al
cheque (nº de serie - nº de la cuenta). Es la que utilizan los
lectores
de cheques de los bancos para leerlos.
9. Nº de serie - sucursal: Información correspondiente al nº de
serie del
cheque en el talonario y sucursal del banco a la que pertenece la
cuenta.
En el momento de realizar grandes pagos cuando no cuento
con el monto a
la mano. Se utiliza como medio de pago en las transacciones
comerciales
Cuando debemos depositar dinero a otra persona o
directamente a la cuenta
de nosotros.
Se advierte que cada entidad bancaria tiene su propio formato
pero en
términos generales todos tienen los mismos datos fundamentales
que son:
1. Ciudad
2. Fecha
3. Entidad a la que pertenece la cuenta
4. Nombre y número bajo las cuales figura la cuenta.
5. Cantidad consignada, tanto en efectivo como en cheques,
títulos, etc.
6. Firma del tesorero o quien hace el depósito.
7. Espacio para ser ocupado por la información de la entidad
financiera
donde se realiza la consignación.
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COMPARATIVO SOPORTES
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien
presta el
servicio.
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los
bienes o
servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de
numeración
consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o
servicios
prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
j. <Literal inexequible>
Tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la
entrega en uso o la
prestación de servicios cuando la operación se realice con
sujetos del
Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito
fiscal.
Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de
sustentar gastos
y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de
exportación.
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COMPARATIVO SOPORTES
En las operaciones económicas realizadas con no Obligados a
facturar.
1. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien
presta el
servicio.
2. Dirección y ciudad
3. Teléfono
4. Régimen al que pertenece
5. Numero consecutivo de la factura y la palabra factura
6. Fecha en que se realizó la venta
7. Quien realizo la venta
8. Descripción del producto
9. Cantidad de la venta
10. Total de cada uno delos artículos
11. Total de la venta
12. Resolución de la DIAN
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COMPARATIVO SOPORTES
a) Razón social
b) Nombre comercial
c) Dirección de la matriz y del establecimiento emisor (cuando
corresponda)
d) Razón social del comprador
e) Rut o C.C. si es persona natural
f) Descripción del bien o servicio
g) Validez
h) Rut de la matriz
i) Discriminación nota debito
j) Numeración consecutiva
k) Numero de autorización
l) Tipo y numero de comprobante que se modifica
m) Valor de la modificación
n) Monto de IVA
o) Valor total de la modificación
p) Destinatarios
q) Firma de recibido con nit o C.C. para persona natural
En los bancos: Cuando se carga al cliente de una comisión o
sellado que se
aplicó a un cheque depositado y girado sobre una plaza del
interior.
En los comercios: Cuando se pagó el flete por envío de una
mercadería;
cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre
documentos, etc.
Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al
comprador de que ha
cargado en su cuenta un importe determinado, emite una Nota
de Débito.
Las causas que generan su emisión pueden ser:
a) Error en menos en la facturación.
b) Intereses.
c) Gastos por fletes.
d) Gastos bancarios, etc.
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COMPARATIVO SOPORTES
Se deben realizar mensualmente al llegar los extractos
bancarios para saber
si la información que tenemos dentro del ente coincide con los
extractos
bancarios.
Descripción de los Campos
• Encabezado.- el encabezado debe poseer como requisitos
básicos:
• Nombre de la empresa o razón social.
• Nombre del documento "Conciliación Bancaria".
• Fecha a la cual se está elaborando el documento.
• Nombre del Banco y número de la cuenta a conciliar.
• Nombre de la persona que elabora el documento.
• Tipo de método a utilizar (opcional).
• Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del método
que se vaya a
utilizar para realizar la conciliación.
• Saldos correctos. (cuatro o dos columnas)
• Saldos encontrados. (una sola columna)
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COMPARATIVO SOPORTES
Cuando te liquidan mal los intereses y luego tienen que
son formularos que tienen estos elementos:
resarcirte, o te
1*) el membrete de la institución de créditodebitan algo que no debieron hacerlo
2*) el tipo de cuenta para el que sirve la nota de crédito.3*) el número de cuenta en la que se deposita y su orden de
titularidad4*) el domicilio de los titulares de la cuenta.
5*) la fecha del depósito
6*) la cantidad o importe que se deposita (en letras y en números)
7*) la indicación de la clase de valor que se deposita (efectivo o
cheque o
giro con sus datos)
8*) la firma, nombre y domicilio del depositante
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COMPARATIVO SOPORTES
En los bancos: Cuando se carga al cliente de una comisión o
sellado que se
aplicó a un cheque depositado y girado sobre una plaza del
interior.
• Intereses.
• Gastos bancarios, etc....
Cuando se necesita verificar los movimientos de las
cuentas sean de uan
persona o de un ente económico.
• Nombre de entidad que lo emite
• Nombre del dueño o dueños de la cuenta
• Nit o C.C.
• Discriminación que clase de cuenta es (corriente o ahorros)
• Fecha de emisión del extracto
• Fecha limite
• Pago
• Saldo
• Valor pagado
• Saldos contemplados en un determinado periodo
• Detalle de los depósitos realizados en el periodo de consulta
(generalmente mensual)
• Detalle de todos los retiros realizado por el titular
• Operaciones como retiro de dinero realizado en cajeros
automáticos y los cargos que puedan surgir por el uso de redes
de cajeros de bancos no asociados
• Actividades en su tarjeta de débito y cheques realizados y
cobrados
• Otros tipos de cobros vinculados a su cuenta corriente
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COMPARATIVO SOPORTES
Se utiliza para emitir el valor de un servicio o varios que
solicite una persona.
1) Nombre del ente
2) Nit o C:C. si es persona natural
3) Teléfonos y e-mails
4) Ubicación geográfica y dirección
5) Estar específicamente nombrado como cotización
6) Numero consecutivo
7) Nombre de quien la solicita
8) Fecha
9) Dirección
10) Teléfono
11) Nombre del vendedor
12) Hora que realiza la cotización
13) Especificación objeto económico del ente
14) Cantidad de servicios a solicitar
15) Descripción de los servicios
16) Valor de cada uno de los servicios
17) Especificación si la cotización fue aprobada o no y el porque
18) Fecha del aprobación
19) IVA y su porcentaje
20) Valor total del servicio
21) Leyenda del tiempo valido de la cotización
1) Estar específicamente nombrado como entrada de almacén
2) Numero consecutivo
3) Sección de donde sale el producto
4) Fecha de salida
5) Con destino o el área que lo solicita
6) De acuerdo: # de orden, # de pedido, # factura
7) Referencia del articulo
8) Cantidad solicitada
9) Descripción de unidad o monto
10) Descripción de los productos solicitados
11) Código de contabilidad
12) Quien Solicita
13) Aprobado
14) Entregado
15) Recibido
16) Kardex
17) Observaciones
En el momento que se realiza la entrega de los productos
dentro del
almacén.
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COMPARATIVO SOPORTES
Primera parte:
a) Nombre y cargo del trabajador
b) Días laborados
c) Valor devengado
d) Deducciones
e) Neto pagado
f) Firmas y documento de identidad de los empleados
Segunda parte:
a) Aportes parafiscales
b) Apropiaciones para prestaciones sociales
c) Firmas de quien elabora, revisa y aprueba.
Cuando el empleador va cancelar al empleado el tiempo
laborado en el ente.
a) Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
b) Número de orden de compra
c) Nombre y dirección del proveedor
d) Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
e) Términos de entrega y de pago
f) Cantidad de artículos solicitados
g) Número de catálogo
h) Descripción
i) Precio unitario y total
j) Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados.
k) Costo total de la orden
l) Firma autorizada
Se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado
proveedor cuando se
encuentran en una misma localidad y el proveedor no
envía vendedores para
ofrecer el producto.
Es el documento formal que utiliza el departamento de
compras para solicitar
la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y
específico en lo que
se solicita.
Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una
solicitud de
cotización a cada uno de los proveedores que pueden
abastecernos de las
mercaderías requeridas las cotizaciones por los
proveedores se procederá a
emitir la orden de compra a nombre del proveedor
elegido.
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COMPARATIVO SOPORTES
a) Estar específicamente nombrado como salida de almacén
b) Numero consecutivo
c) Sección de donde sale el producto
d) Fecha de salida
e) Con destino o el área que lo solicita
f) De acuerdo: # de orden, # de pedido, # factura
g) Referencia del articulo
h) Cantidad solicitada
i) Descripción de unidad o monto
j) Descripción de los productos solicitados
k) Código de contabilidad
l) Quien Solicita
m) Aprobado
n) Entregado
o) Recibido
p) Kardex
q) Observaciones
a) Estar específicamente nombrado como Kardex
b) Producto que se registrara
c) Cód. referencia
d) Unidad de medida
e) Presentación
f) Existencia mínima
g) Existencia máxima
h) Proveedores
i) Métodos de valoración, promedio, lifo, fifo, otros
j) Fecha
k) Detalle
l) Entradas, cantidad, valor unitario, valor total
m) Salidas, cantidad, valor unitario, valor total
n) Existencias, cantidad, valor unitario, valor total
Cuando se realiza la entrega de los productos
a los compradores
Cuando necesito tener la información de las
mercancías de una manera
organizada, para que esta nos entregue las
cantidades que reporta al
realizar las salidas y entradas del almacén de la
empresa.
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COMPARATIVO SOPORTES
1) Estar específicamente nombrado como voucher de tarjeta de
crédito
2) Tarjeta ambiente
3) Establecimiento
4) Teléfono
5) Firma
6) Ciudad
7) Fecha
8) Pagaren al #
9) Autorización o referencia
10) Fecha y ciudad
11) Compras o servicios
12) IVA
13) Total
14) Base de devolución
15) Clase de tarjeta
Cuando realizamos los pagos con tarjeta de crédito.
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COMPARATIVO SOPORTES
a) Nombre de la entidad que lo emite
b) Fecha
c) Hora
d) Cajero
e) Numero de transacción
f) Dirección
g) Número de tarjeta
h) Clase de cuenta de extracción
i) Número de cuenta
j) Importe
k) Saldo
l) Dinero disponible
m) Saldo total
Cuando realizamos movimientos con nuestra tarjeta
debito no importa de qué
carácter sea siempre debemos tener el voucher
como un comprobante de
apoyo por si acurre algún percance.
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