UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA MATANZA DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONOMICAS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CLASE V 1° CUATRIMESTRE - 2020 - Universidad Nacional de La Matanza Departamento de Ciencias Económicas Procedimientos Administrativos SUBSISTEMA DE VENTAS Este subsistema cubre las actividades de la función de comercialización tales como: venta y promoción de productos o servicios; investigación de mercados; en algunos casos, cierta responsabilidad en el desarrollo de nuevos productos. El subsistema de Ventas comprende una serie de operaciones mediante las cuales la empresa llega a sus compradores, consumidores finales o sus canales de distribución para colocar sus productos y servicios. Abarca desde la solicitud del cliente y recepción del pedido, hasta la entrega del bien o la presentación del servicio y la registración en los ALCANCE: libros de la empresa, pasando previamente por el control de pedidos y del crédito, así como la facturación. Peter Drucker, en el análisis de las actividades en una organización, considera las ventas y todo el trabajo necesario para ejecutar una labor comercial sistemática y organizada, como actividades que aportan directamente ingresos, entre las actividades que producen resultados. Henry Mintzberg ubica la función ventas en el núcleo operativo considerándolo el centro de toda la organización, la parte que produce los ingresos necesarios para mantenerla viva. Separación de funciones: Ningún sector o funcionario deberá tener a su cargo más de una de las siguientes: Realización y aprobación de la venta Aprobación de los créditos 2 Universidad Nacional de La Matanza Departamento de Ciencias Económicas Procedimientos Administrativos Despacho de la mercadería Facturación de la venta Cobranza de la venta Registración de las operaciones efectuadas MODALIDADES: Según las características del cliente Según la recepción del pedido Exportaciones (reglam.,Interm.bcaria.dchos.exp.,etc.) Locales Mayoristas cantidades, condic. de vta., minoristas tipo de crédito disponible. Vtas. en salón: en local de vtas. Mayoristas Vtas. x corredores: toman el pedido minoristas Vtas. x TE- correo: comprador se dirige al vendedor ($ y Cond.) x Internet Vtas. al ctdo. Según condiciones de pago convenidas Efectivo Cheque Tarjetas de crédito, compra y débito Cta. Cte.- Vtas. a Crédito Cuotas con garantía o sin ella C/ pagarés, tarj. de cred. o cpra. (cuotas) Entrega directa del producto al cliente. Otras Modalidades Con intermediarios transportistas concesionarios, etc.- NORMAS ESPECIFICAS DE CONTROL INTERNO. Separación de funciones: - la persona que vende no debe tener acceso a registros de stock y de ctas.de clientes. (evitar que el vendedor intervenga en el circuito de control.-) 3 Universidad Nacional de La Matanza Departamento de Ciencias Económicas Procedimientos Administrativos - la venta debe separarse de la concesión del crédito.( evitar que no se otorguen créditos a clientes que pueden ser insolventes o resultar morosos) - ventas separada de facturación (facturación controla los precios que venta coloca en la nota de pedido y aplica los precios oficiales al confeccionar la factura) Aprobación de la venta: - Deben fijarse políticas –por escrito- referentes a condiciones de venta, otorgamiento de créditos, determinación de precios. - Tiene que estar a cargo de un funcionario responsable de créditos que conoce: 1. el saldo de la deuda del cliente 2. las notas de pedidos ya aprobadas pero no registradas 3. el importe de la nota de pedido. Bonificaciones: - Autorizadas por un funcionario que tenga atribuciones necesarias según su nivel jerárquico. - Se puede autorizar al vendedor a aplicar un % de bonificación s/ montos preestablecidos. Si lo excede tiene que pedir autorización al jefe vtas. Movimiento de bienes: - La circulación de las mercs. tendrá que estar respaldada por comprobante firmado por el responsable del sector que recibe: Cuando Despacho recibe mercs. de almacenes, debe firmar el remito correspondiente para que le quede como constancia a Almacenes. El repartidor le firmará a Despacho, y el cliente conformará el remito al repartidor. El remito detallará cantidad y calidad de las mers. entregadas. Documentación: 4 Universidad Nacional de La Matanza Departamento de Ciencias Económicas Procedimientos Administrativos - Notas de pedido, remitos y facturas estarán prenumeradas. Se archivarán por orden numérico, y en el caso de que se anulen, se conservarán todos los ejemplares del documento juntos ( obligatorio x res. de la AFIPDGI). Habrá un responsable para el control de la correlatividad de la documentación. Control de la facturación: - Es conveniente que un sector ajeno a Almacenes y a Facturación efectúe el control cruzado, correlacionando remitos y facturas y, asimismo, realice comprobaciones selectivas sobre cálculos y precios. Contaduría sería el sector más apropiado. DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO Módulo 1 : Recepción del pedido Tiene lugar toda vez que existe un requerimiento de los productos o servicios comercializados por la organización. Este requerimiento es captado por el vendedor mediante una Nota de Pedido (NP) y que luego será valorizado en Administración de Ventas ( si no lo hizo el vendedor ), con las condiciones de venta vigentes. Administración de Ventas realiza el Control Formal : 1. verificación de la existencia del cliente en registros de la empresa. 2. corrección de precios aplicados (códig coincidentes, cond. de pagos, plazos enrtega, gtías.,etc.) Este módulo implica varias decisiones previas para establecer las condiciones de venta, los requisitos necesarios para el otorgamiento de bonificaciones y la determinación de los plazos de entrega.Nota de pedido o de venta o pedido (NP): es el comprobante que emite la parte vendedora al recibir los pedidos o encargos verbales de cantidad, calidad, códigos y 5 Universidad Nacional de La Matanza Departamento de Ciencias Económicas Procedimientos Administrativos precio de mercaderías o servicios solicitados por el cliente, con sus correspondientes condiciones de pago, lugar y fecha de entrega.Aprobación formal del pedido: -Rechazo de pedidos por motivo de “cliente inexistente”: ----asegurase de haber procesado todas las altas, bajas y modificaciones –en Archivo Maestro-- antes de realizar cualquier transacción. -Discrepancias en listas de precios utilizadas por vendedores para confeccionar pedidos y los precios vigentes al momento de la facturación. Módulo 2 : Aprobación del crédito Tiene lugar cuando el departamento o sector Créditos recibe la Nota de Pedido, con el objeto de determinar el otorgamiento o no del crédito al cliente.Las decisiones previas que deberán tomarse serán la determinación del límite de créditos a otorgar a los clientes y la fijación de los parámetros para concederlos ; por ejemplo, informes bancarios, último balance, etc. El límite fijado debe ser revisado y actualizado periódicamente.Debe verificarse: 1. La no existencia de atrasos en las cobranzas de ventas anteriores que signifiquen la no aprobación del pedido.2. Que el Límite de Crédito no ha sido vulnerado por la suma de: Saldos impagos a la fecha más: Pedidos aprobados y no entregados más: Pedidos entregados pendientes de facturación menos: más: Cobranzas recibidas pendientes de contabilización Valorización del presente pedido. Módulo 3 : Preparación del pedido 6 Universidad Nacional de La Matanza Departamento de Ciencias Económicas Procedimientos Administrativos Una vez aprobado el crédito, se procede al Control de Existencias para efectuar la reserva de mercaderías en los registros de stock. La Nota de Pedido será derivada a las áreas encargadas de confeccionar el remito –Almacenes- y despachar la mercadería. El Remito (R) es el comprobante que emite la parte vendedora para entregar lo vendido en el domicilio indicado por el comprador. Se lo utiliza para detallar y acompañar las mercaderías y para comprobar su entrega (firmado de conformidad por quien recibe el envío). La baja física del stock sólo será realizada ante la emisión del Remito –con el despacho- dándose de baja en forma simultánea la reserva previamente efectuada. Control de Existencias, ejemplo: Stock Físico Reserva Situación inicial........................................... 500 0 Disponible 500 Reserva de stock........................................ (50) ( 50) Situación luego de la reserva...................... 500 (50) 450 Despacho de la mercs. reservada.............. ( 50) 50 Situación final............................................... 450 0 450 El Remito es importante para las dos partes que intervienen en la venta: a la parte vendedora le permite controlar las salidas de mercaderías de almacén, al encargado de transporte le permite organizar y controlar las entregas, y una vez conformado, es la prueba de haber entregado lo vendido y del derecho de cobrarlo, mediante la emisión de la factura. el comprador puede controlar lo recibido con la nota de pedido o con su orden de compra y con la factura que luego recibirá.7 Universidad Nacional de La Matanza Departamento de Ciencias Económicas Procedimientos Administrativos Módulo 4 : Despacho: -Tiene lugar cuando el sector de Expedición recibe -de Almacenes- las mercaderías pendientes de entrega junto con el Remito correspondiente y procede a efectuar las entregas de las mercaderías a los clientes. -El sector Expedición se encarga de preparar los envíos a cada cliente y de confeccionar la Hoja de Ruta (HR): formulario en donde se clasifica los envíos que cada Repartidor efectuará y en donde se ordenan lo Remitos incluidos en la secuencia del recorrido del servicio de entrega.-El Repartidor entrega la mercadería y obtiene su conformidad sobre el original del Remito.- Cada entrega es registrada en la copia de la Hoja de Ruta como también aquellas no entregadas, mencionando sus motivos (vacaciones, domic. inexistente, etc.) -El Repartidor rinde cuenta al sector Expedición que luego de efectuar los controles de entrega y de liberar al Repartidor de las responsabilidades asumidas, procede a distribuir la documentación en su poder.-Facturación y Administración de Ventas toman conocimiento de las entregas efectuadas. Remitos emitidos: deberán estar prenumerados de imprenta (control sobre salidas y existencias de mercs.) Módulo 5 : Facturación: -Tiene lugar cuando el sector Facturación, a partir de la copia del remito, procede a confeccionar las facturas. -La facturación es un proceso por el cual se liquidan las ventas, se determinan sus correspondientes importes. Se recomienda emitir las facturas luego de que la operación de venta queda perfeccionada (sólo cuando las mercaderías fueron entregadas.). -La Factura (FC) es el comprobante de la venta, que emite la parte vendedora cuando entrega las mercaderías o luego de su envío con el correspondiente remito. Sirve como 8 Universidad Nacional de La Matanza Departamento de Ciencias Económicas Procedimientos Administrativos detalle de lo vendido, para notificar o comunicar la deuda y el plazo en que debe pagarse, según lo pactado previamente. -La factura sirve de base para registrar contablemente la venta y, en caso de ser a crédito, para actualizar la ficha de cta.cte. del cliente.-Control de la facturación: -Es conveniente que un sector ajeno a Almacenes y a Facturación efectúe un control de integridad y corrección sobre las facturas emitidas (evitar errores de carga y de proceso antes que salgan de la empresa). -Contaduría efectuará dicho control que consiste en: 1. Correlacionar los Remitos emitidos con la facturación, a fin de evitar salidas de mercaderías no facturadas o distintas de las cantidades facturadas. (“toda mercadería despachada debe ser facturada”.) 2. Controlar la calidad de los importes de las facturas emitidas, consistente en comprobaciones globales sobre cantidades y precios. Módulo 6 : Registración: La tarea de Registración, a cargo de Contaduría, comprende dos procesos: 1. uno diario de pase de las operaciones al subdiario de Ventas (con el detalle exigido por la legislación vigente) y de actualización de la Cta. Cte. del Cliente; 2. Otro mensual, consistente en el asiento resumen de ventas, según el siguiente esquema: Deudores por Ventas a Ventas a IVA- Débito Fiscal 9 Universidad Nacional de La Matanza Departamento de Ciencias Económicas Procedimientos Administrativos DIAGRAMA de BLOQUE – SUBSISTEMA de VENTAS A CRÉDITO Módulo del Sistema 1.- Recepción del pedido 2.-Aprobación del Crédito 3.-Preparación del Pedido ENTRADAS Pedido del cliente Nota de Pedido valorizada Nota de Pedido ARCHIVOS Fichas de stock Lista de precios. Condiciones de venta Cuenta Cte.Clientes. Límite Crédito. Registro N. Pedidos aprobadas y aún no facturadas Fichas stock de autorizada artículos PROCESOS Consulta ficha stock Emisión Nota de Pedido Control Nota de Pedido 5.-Facturación 6.-Registración Remito Remito conformado Factura. Remito. ----------x----------- Lista de Precios Nota de Pedido autorizada y aprobada. Subdiario de Ventas. Facturas. Remitos. Cta.Cte. Cliente Stock Nota de Pedido valorizada. Control C.C., N.P. aprob. y no facturad. y limite de Crédito Autorizac. del Pedido Actualiz.Registro N.P Pend.de facturación Control de stock Emisión de Remito Actualizac.de Stock. Envío de merc. A Expedición Control de merc. con 4.- Despacho SALIDAS Remitos. Emisión hoja de Ruta Entrega al cliente. Control de N.P.autoriz. y aprob. con Remito. Emisión Factura Contabiliz. de factura Actualizac. Ctas.Ctes Descarga fichas Stock Confección Aº Dº Nota de Pedido autorizada. Nota de Pedido Remito Parte faltantes de mercaderías. Hoja de Ruta. Remito Factura. Remito. Aº Diario Resumen 10
