1 UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA _______________________________________________________________________________ TEMA I Elementos de la Contabilidad y Finanzas Básica. PREPARADO POR: Lic. Victor Cubero Carrillo. Elementos de la Contabilidad y Finanzas Básica. Lic. Victor Cubero Página 1 de 18 2 UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA _______________________________________________________________________________ Breve historia del desarrollo de la Contabilidad Se encuentran registros de cuentas en civilizaciones tan antiguas como las de China, Babilonia, Grecia y Egipto. La Contabilidad se desarrolló aún más como resultado de las necesidades de información de los comerciantes en las ciudades-estado de Italia durante el siglo XV. En ese ambiente el monje Luca Pacioli, un matemático amigo de Leonardo Da Vinci, publicó en 1494 la primera descripción de la teneduría de libros por partida doble. El desarrollo contable aumentó durante la Revolución Industrial cuando las economías de los países desarrollados comenzaron la producción masiva de bienes. Hasta ese momento el precio de las mercancías se fijaba sobre la base de lo que el gerente pensaba que era su costo, pero la mayor competencia exigió de los comerciantes sistemas de contabilidad más perfeccionados. En el siglo XIX el crecimiento de las corporaciones motivó que los dueños de las empresas (los accionistas) ya no eran por necesidad los gerentes de sus negocios, por tanto fue necesario crear sistemas contables para informar a los dueños de cuán bien estaban operando sus empresas. El papel del gobierno ha llevado a un crecimiento mayor de la contabilidad. Al implantarse el impuesto sobre la renta, la contabilidad proporcionó el concepto de utilidad, igualmente el gobierno para asegurarse de que la información que utiliza para tomar decisiones es fiable, ha exigido una estricta responsabilidad contable de la comunidad de los negocios. DEFINICION La contabilidad es la técnica mediante la cual se registran, clasifican y resumen las operaciones realizadas y aquellos eventos económicos identificables y cuantificables que afectan a la entidad, estableciendo los medios de control que permitan presentar información cuantitativa, expresada en unidades monetarias, para que de su análisis e interpretación se puedan tomar decisiones. FUNCIONES Históricas, se manifiesta por el registro cronológico de los hechos económicos que van apareciendo en la vida de la empresa Eje: La anotación por orden de fechas de todos los cobros y pagos que se van realizando. Elementos de la Contabilidad y Finanzas Básica. Lic. Victor Cubero Página 2 de 18 3 UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA _______________________________________________________________________________ Estadística, es el reflejo de los hechos económicos en cantidades que dan una visión real de la forma como queda afectada la situación de la empresa Eje: Ver el crecimiento de la empresa en cinco años. Económica, estudia el proceso que se sigue para la obtención del producto Eje: Costo – beneficio. Financiera, analiza la obtención de los recursos, para hacer frente a los compromisos de la empresa Eje: Ver con qué dinero cuenta la empresa, conocer los plazos de cobros a clientes y compromisos de pago a acreedores. Fiscal, es saber cómo le afecta las disposiciones fiscales, conocer todos los impuestos existentes Eje: IVA, Renta, Impuesto único, etc. OBJETIVOS: En correspondencia con lo anterior los objetivos de la Contabilidad son los siguientes: - Registrar las operaciones de carácter financiero que ocurren en una empresa. - Suministrar información clara y precisa de la situación financiera de una empresa en un momento determinado y los resultados en un período delimitado. - Facilitar el análisis y la interpretación de los resultados obtenidos en la actividad de una empresa. - Proporcionar información necesaria para elaborar presupuestos de diversas índoles sobre la actividad futura de la empresa. - Presentar datos precisos, cuantificables y analizables que le permiten a la administración tomar decisiones en cualquier momento, establecer responsabilidades, definir políticas, delegar autoridad. Cualidades requeridas por la información contable La información contable brindada forma parte del sistema de Inteligencia Empresarial, por lo cual debe cumplir con un conjunto de requisitos que garanticen su eficacia para la toma de decisiones gerenciales. Estas son: Utilidad: Debe aportar información relevante acerca del estado financiero y las operaciones realizadas. Identificación: Los Estados Financieros se referirán a personas jurídicas debidamente acreditadas, períodos concretos y transacciones económicas y financieras específicas Elementos de la Contabilidad y Finanzas Básica. Lic. Victor Cubero Página 3 de 18 4 UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA _______________________________________________________________________________ Oportunidad: Se entregará con la periodicidad establecida, para garantizar la evaluación oportuna de los resultados y facilitar la adopción de decisiones por el primer nivel de dirección. Representatividad: Debe recoger adecuadamente todos los hechos económico-financieros ocurridos. Credibilidad: Las informaciones derivadas de la contabilidad serán fidedignas y sin ambigüedades. Confiabilidad: La información contable será creíble y válida, basándose para ello en la captación de datos primarios clasificados, evaluados y registrados correctamente. Verificabilidad: La información contable debe registrarse de manera que pueda ser controlada y verificada por terceros, ajenos a su procesamiento. Homogeneidad: Los resultados correspondientes a diferentes periodos se obtendrán empleando los mismos criterios. Seguridad. Su protección y discreción Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados se establecen con carácter obligatorio y su cumplimiento garantiza que las operaciones económicas registradas y los saldos de las cuentas mostradas en la información contable representen la situación financiera y el resultado de la empresa, así como que las informaciones sean homogéneas y comparables. - Principio del registro: Los hechos económicos se registran en el momento que se crean los derechos y obligaciones que ellos originen en tanto los ingresos y los gastos se contabilizan en el momento en que se incurren. - Principio de la no Compensación: No podrán compensarse las partidas de activos y pasivos, ni las de ingresos y gastos. - Principio de la Prudencia: Solo se contabilizarán los beneficios que correspondan o devenguen durante el ejercicio económico y las pérdidas y riesgos previsibles se registrarán al conocerse, cualquiera que sea su origen. - Principio del Precio de Adquisición: Los hechos económicos se contabilizan por su precio de adquisición, su costo de producción o por la estimación razonable que de ellos se efectúe. Elementos de la Contabilidad y Finanzas Básica. Lic. Victor Cubero Página 4 de 18 5 UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA _______________________________________________________________________________ - Principio de Periodo Contable: Las operaciones económicas y las consecuencias derivadas de ella, se identifican con el período en que ocurren. - Principio de Uniformidad: Se mantendrá la aplicación de los mismos principios y reglas particulares de valoración, para la compatibilidad de las Informaciones contables. - Principio de Entidad en Marcha o Funcionamiento: La gestión de la empresa tiene duración ilimitada, salvo especificación en contrario; por lo que las cifras de sus informaciones contables, representan valores históricos o modificaciones de ellos, sistemáticamente obtenidos. - Principio de Revelación Suficiente: Las informaciones contables mostrarán con claridad y comprensión todo lo necesario para juzgar los resultados de las operaciones en que ha incurrido la empresa y su situación financiera. - Principio de Importancia Relativa: La información contable mostrará los aspectos importantes de la empresa, por lo que se debe equilibrar el detalle y multiplicidad de datos, con los requerimientos de utilidad y finalidad de la información - Operación: Cualquier acontecimiento que afecte al mismo tiempo la posición financiera de la entidad y que puede registrarse de forma confiable. - Conservadurismo: Significa presentar las cifras más desalentadoras posibles en los estados financieros. Teoría del Cargo y del Abono o Partida Doble (I) Ecuación del Patrimonio (Ecuación Básica de la Contabilidad) Activo = Pasivo + Capital Esta ecuación siempre está en equilibrio. Es la base fundamental de la Contabilidad para el registro de las operaciones. Su base es la ecuación del Patrimonio, A = P + C. Para que la ecuación esté en equilibrio es necesario: - Que el Activo aumente por el lado izquierdo de la Cuenta (Debe) (Cargo) - Que el Pasivo aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono) - Que el Capital aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono) Elementos de la Contabilidad y Finanzas Básica. Lic. Victor Cubero Página 5 de 18 6 UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA _______________________________________________________________________________ Toda operación comercial o hecho contable conlleva a un intercambio de valores en sentido contrario, debe ser registrada de manera tal que afecte por lo menos a dos cuentas y que los cargos y abonos sean por importes iguales y debe ser analizada en sus elementos de Débitos (DEBE) y Créditos (HABER). El monto total de estos elementos en cada transacción es el mismo. Debitar, Cargar: cuando se anotan cantidades en el lado izquierdo de la ecuación Abonar, Acreditar: cuando se anotan cantidades en el lado derecho de la ecuación El activo aumenta cargándole (Debe). El activo disminuye abonándole (Haber). El pasivo y el Capital aumentan abonándolos (Haber) El pasivo y el Capital disminuyen cargándolos (Debe) Debe > Haber, la cuenta tiene un saldo deudor. Debe < Haber, la cuenta tiene un saldo acreedor. Se entiende por Asiento al Acto de descomponer una operación en sus elementos contables, Débitos y Créditos. Todo asiento debe estar amparado por un comprobante que justifique la veracidad de la operación. Elementos de la Contabilidad y Finanzas Básica. Lic. Victor Cubero Página 6 de 18 7 UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA _______________________________________________________________________________ Elementos de la Contabilidad y Finanzas Básica. Lic. Victor Cubero Página 7 de 18 8 UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA _______________________________________________________________________________ Criterios para determinar dónde colocar una cuenta OTROS CONCEPTOS CONTABLES: 1) Prestación y contraprestación: Acción que resulta de dar algo y a cambio recibir otra cosa. 2) ¿Que es un Asiento? Podemos definir a un asiento como al conjunto de imputaciones contables que reflejan los cambios ocasionados por una transacción dada. Así, una compra, una venta, un depósito bancario, un devengamiento, etc., cada uno de ellos daría lugar a un asiento contable. 3) ¿Que es una Cuenta? Una Cuenta representa a una entidad que puede ser una persona física como un Cliente o un Proveedor o una persona no física como una sociedad anónima o también representar otras entidades conceptuales como "Caja" (efectivo y valores), su Cuenta en un banco. 4) ¿Que es una transacción? Una transacción es un acontecimiento generalmente consecuencia de la operativa comercial que cambia el estado de dos o más cuentas (específicamente el DEBE y HABER de estas), por ejemplo, una compra, una venta, un depósito bancario, etc. 5) ¿Que es una Imputación? (Registro) Las Cuentas son utilizadas para manejar los importes monetarios de las entidades que representan. Cuando anotamos un importe en una cuenta decimos que lo "Imputamos" a la cuenta. Podemos imputarlos al DEBE (Débitos) o al HABER (Créditos) de la cuenta. Por ejemplo, en la cuenta de un cliente anotaremos los importes que nos deben por sus compras en el DEBE y los pagos que nos han hecho en el HABER. Usualmente utilizamos las denominaciones DEBITOS y CREDITOS y abreviaturas (De/Cr) o (D/C) para los conceptos DEBE y HABER. Elementos de la Contabilidad y Finanzas Básica. Lic. Victor Cubero Página 8 de 18 9 UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA _______________________________________________________________________________ TEMA II CONCEPTOS DEL SISTEMA CONTABLE: LAS CUENTAS DE BALANCE GENERAL PREPARADO POR: Lic. Victor Cubero Carrillo. Elementos de la Contabilidad y Finanzas Básica. Lic. Victor Cubero Página 9 de 18 10 UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA _______________________________________________________________________________ CONCEPTOS DEL SISTEMA CONTABLE: El sistema contable es la organización sistemática del procesamiento que implica la contabilidad, para tal efecto se establecen una seria de conceptos necesarios para entender los pasos de la contabilidad . Los conceptos del sistema contable son: ESTRUCTURA CONTABLE Antes de comenzar a determinar las razones y su uso, es importante que el empresario conozca la clasificación que tiene las cuentas de Activo y Pasivo. Clasificación del Activo Activo Circulante Representa los activos y recursos de la empresa que serán producidos, vendidos o consumidos dentro del plazo de un año. - Caja - Banco - Mercaderías - Crédito fiscal IVA - P.P.M. - Clientes - Depósitos a plazo - Letras por Cobrar Elementos de la Contabilidad y Finanzas Básica. Lic. Victor Cubero Página 10 de 18 11 UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA _______________________________________________________________________________ Activo Fijo Representa aquellos bienes adquiridos por la empresa, no con el ánimo de venderlos sino que, dedicarlos a la explotación de la empresa. - Terrenos - Maquinarias - Vehículos - Equipos - Herramientas - Muebles y Útiles Otros Activos Incluye activos y recursos de la empresa no clasificados en los rubros anteriores. -Depósitos en garantía - Gastos de Organización - Marcas, Patentes - Derecho de llave - Cuentas Particulares Clasificación del Pasivo Pasivo Circulante Representa aquellas obligaciones adquiridas con terceras personas, las cuales deberán ser canceladas dentro de un año. Sus principales cuentas son: - Proveedores - Cuentas por Pagar - Impuesto por Pagar - Préstamos Bancarios (Máx. 1 año) - Débito Fiscal IVA - Acreedores - Documentos por Pagar Elementos de la Contabilidad y Finanzas Básica. Lic. Victor Cubero Página 11 de 18 12 UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA _______________________________________________________________________________ Pasivo a largo Plazo Representa aquellas obligaciones contraídas con terceras personas, las cuales deberán ser canceladas en un plazo superior a un año. Sus principales cuentas son: - Préstamos Bancarios - Documentos por Pagar - Hipotecas por Pagar Capital y Reservas Representan el patrimonio de la empresa. Sus principales cuentas Capital Capital Adicional Aportado Revalorización Capital Propio Utilidades Acumuladas CONCEPTOS DEL SISTEMA CONTABLE ESTADO DE RESULTADOS: Ingresos Representan el intercambio entre bienes o servicios que realiza la empresa con sus clientes. Sus principales cuentas Ingresos comerciales Crédito Contado Exentos Gravados Elementos de la Contabilidad y Finanzas Básica. Lic. Victor Cubero Página 12 de 18 13 UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA _______________________________________________________________________________ Ingresos Financieros Intereses Diferencias de Cambio de moneda local versus dólares. Comisiones u otras. Otros Ingresos Venta de Bienes Depreciados. Otros no financieros Costos Representan la adquisición de bienes o servicios que la empresa realiza con sus proveedores para la producción de los bienes y servicios para la venta. La principal características es que se incorporan a los productos de la venta. Sus principales cuentas Costos Comerciales Crédito Contado Exentos Gravados Gastos Representan la adquisición de bienes o servicios que la empresa realiza con sus proveedores que no se incorporan a la producción de los bienes y servicios para la venta. Elementos de la Contabilidad y Finanzas Básica. Lic. Victor Cubero Página 13 de 18 14 UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA _______________________________________________________________________________ CATALOGO DE CUENTAS 1. ACTIVO ACTIVO CIRCULANTE o CORRIENTE 1.01 EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS 1.011 CAJA 1.012 BANCOS 10.121 BANCO ALC Cta. Cte. #12345 (COLONES) 10.122 BANCO ALC Cta. Cte. #54321 (DÓLARES) 1.02 INVERSIONES A CORTO PLAZO 1.03 CUENTAS POR COBRAR CLIENTES 1.04 OTRAS CUENTAS POR COBRAR 1.05 ANTICIPOS A PROVEEDORES 1.06 DOCUMENTOS POR COBRAR A CORTO PLAZO 1.07 INVENTARIO DE MERCADERÍAS 1.08 SEGUROS PAGADOS POR ADELANTADO 1.09 ALQUILERES PAGADOS POR ADELANTADO 1.10 INTERESES PAGADOS POR ADELANTADO 1.11 INTERESES ACUMULADOS POR COBRAR ACTIVO NO CIRCULANTE o NO CORRIENTE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO (ACTIVO FIJO) 1.21 TERRENO 1.22 EDIFICIO 1.221 DEPRECIACIÓN ACUMULADA EDIFICIO 1.23 MAQUINARIA Y EQUIPO DE FÁBRICA 1.231 DEPRECIACIÓN ACUMULADA MAQUINARIA Y EQUIPO DE FÁBRICA 1.24 MOBILIARIO Y EQUIPO DE FÁBRICA 1.241 DEPRECIACIÓN ACUMULADA MOBILIARIO Y EQUIPO DE FÁBRICA 1.25 MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA 1.251 DEPRECIACIÓN ACUMULADA MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA 1.25 VEHÍCULOS 1.251 DEPRECIACIÓN ACUMULADA VEHÍCULOS 1.26 EQUIPO DE CÓMPUTO 1.261 DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPO DE CÓMPUTO OTROS ACTIVOS 1.31 DOCUMENTOS A COBRAR LARGO PLAZO 1.32 PATENTES 1.33 DEPÓSITOS EN GARANTÍA Elementos de la Contabilidad y Finanzas Básica. Lic. Victor Cubero Página 14 de 18 15 UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA _______________________________________________________________________________ 2. PASIVO PASIVO A CORTO PLAZO (CIRCULANTE o CORRIENTE) 2.11 CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES 2.12 OTRAS CUENTAS POR PAGAR 2.13 ANTICIPOS DE CLIENTES 2.14 DOCUMENTOS POR PAGAR CORTO PLAZO 2.15 SUELDOS POR PAGAR 2.16 INTERESES ACUMULADOS POR PAGAR 2.17 DIVIDENDOS POR PAGAR 2.18 IMPUESTO RENTA POR PAGAR 2.19 INTERESES COBRADOS POR ADELANTADO 2.20 ALQUILERES COBRADOS POR ADELANTADO PASIVO A LARGO PLAZO 2.31 DOCUMENTOS POR PAGAR LARGO PLAZO 2.32 CRÉDITOS HIPOTECARIOS POR PAGAR 2.33 CRÉDITOS PRENDARIOS POR PAGAR 2.34 CRÉDITOS FIDUCIARIOS POR PAGAR 2.35 CRÉDITOS BANCARIOS POR PAGAR OTROS PASIVOS 2.41 PRESTACIONES LEGALES 3. PATRIMONIO 3.11 CAPITAL ACCIONES 3.21 UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS 4. INGRESOS 4.11 INGRESO POR VENTAS 4.12 INGRESO POR SERVICIOS 4.13 INGRESO MANTENIMIENTO 4.14 INGRESO POR INTERESES 4.15 INGRESO POR ALQUILERES 5. COSTO VENTAS 5.11 COSTO MERCADERÍA VENDIDA Elementos de la Contabilidad y Finanzas Básica. Lic. Victor Cubero Página 15 de 18 16 UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA _______________________________________________________________________________ 6. GASTOS OPERACIÓN 6.11 GASTOS SUELDOS 6.12 GASTOS LIMPIEZA 6.13 GASTOS SERVICIOS PÚBLICOS 6.14 GASTOS MANTENIMIENTO DE EDIFICIO 6.15 GASTOS VENTAS 6.16 GASTOS ADMINISTRACION 6.17 GASTOS ATENCIÓN CLIENTES 6.18 GASTOS ATENCIÓN EMPLEADOS 6.19 GASTOS TRANSPORTES Y PASAJES INTERNOS 6.20 GASTOS MEDICAMENTOS 6.21 GASTOS LEGALES 6.22 GASTOS POR SERVICIOS PROFESIONALES (ASESORÍAS) 6.23 GASTOS PUBLICIDAD 6.24 GASTOS ALQUILERES 6.25 GASTOS SERVICIOS VARIOS 6.26 GASTOS INTERESES 6.27 GASTOS DEPRECIACIÓN MAQUINARIA Y EQUIPO DE FÁBRICA 6.28 GASTOS DEPRECIACIÓN MOBILIARIO Y EQUIPO DE FÁBRICA 6.29 GASTOS DEPRECIACIÓN MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA 6.30 GASTOS DEPRECIACIÓN VEHÍCULOS 6.31 GASTOS DEPRECIACIÓN EQUIPO DE CÓMPUTO 6.32 GASTOS VARIOS Elementos de la Contabilidad y Finanzas Básica. Lic. Victor Cubero Página 16 de 18 17 UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA _______________________________________________________________________________ 6. GASTOS OPERACIÓN 6.11 GASTOS SUELDOS 6.12 GASTOS LIMPIEZA 6.13 GASTOS SERVICIOS PÚBLICOS 6.14 GASTOS MANTENIMIENTO DE EDIFICIO 6.15 GASTOS VENTAS 6.16 GASTOS ADMINISTRACION 6.17 GASTOS ATENCIÓN CLIENTES 6.18 GASTOS ATENCIÓN EMPLEADOS 6.19 GASTOS TRANSPORTES Y PASAJES INTERNOS 6.20 GASTOS MEDICAMENTOS 6.21 GASTOS LEGALES 6.22 GASTOS POR SERVICIOS PROFESIONALES (ASESORÍAS) 6.23 GASTOS PUBLICIDAD 6.24 GASTOS ALQUILERES 6.25 GASTOS SERVICIOS VARIOS 6.26 GASTOS INTERESES 6.27 GASTOS DEPRECIACIÓN MAQUINARIA Y EQUIPO DE FÁBRICA 6.28 GASTOS DEPRECIACIÓN MOBILIARIO Y EQUIPO DE FÁBRICA 6.29 GASTOS DEPRECIACIÓN MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA 6.30 GASTOS DEPRECIACIÓN VEHÍCULOS 6.31 GASTOS DEPRECIACIÓN EQUIPO DE CÓMPUTO 6.32 GASTOS VARIOS LIBROS LEGALES En el “Registro de Accionistas” se lleva un control de los socios, los endosos o traspasos efectuados por los socios, de forma que, es en este libro donde se conoce la distribución accionaria de la sociedad. En el “asamblea de Socios“, se asientan todas las reuniones ordinarias o extraordinarias de los socios, que de hecho es la máxima entidad de la empresa, es acá donde se toman decisiones como cambio de miembros de la Junta Directiva, se otorgan poderes, cambio de nombre de la sociedad o de los otros estatutos, etc. En el “Asambleas de Junta Directiva“, La Junta Directiva es quien ejecuta las decisiones de los socios, y en este libro se lleva el control o registro de sus actuaciones. Libros contables: DIARIO, MAYOR, INVENTARIOS Y BALANCE. Elementos de la Contabilidad y Finanzas Básica. Lic. Victor Cubero Página 17 de 18 18 UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA _______________________________________________________________________________ VER VIDEO SOBRE EL CICLO CONTABLE. El_ciclo_contable_y_los_estados_financieros_Parte_5.3gp Elementos de la Contabilidad y Finanzas Básica. Lic. Victor Cubero Página 18 de 18
