EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO DE CLASE

METALURGICA
LA CALIDAD
PROCEDIMIENTO GENERAL DE
COMPRAS
PG-AD-01
Revisión: 01
10/04/2019
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OBJETIVO
Determinar los pasos necesarios para la compra de materias primas, insumos y servicios de forma
a que los mismos sean adecuados para los productos que son entregados y/o servicios prestados
por METALURGICA LA CALIDAD.
CAMPO DE APLICACION
DESDE
Que se detecta la
necesidad de
compra o
contratación de
servicios
ABARCA
HASTA
 Compras mayores
 Importaciones
 Compras menores
 Contratación de servicio
Servicios y Mercaderías que tengan un impacto
significativo sobre la calidad de los productos y/o
servicios bajo el alcance del sistema de calidad.
Que se recibe el
producto comprado,
se verifica y se
carga en el sistema.
No aplica para contratación de mano de obra o tercerización de instalaciones / mantenimientos de
equipos fabricados por METALURGICA LA CALIDAD.
DEFINICIONES
Compra mayor: toda compra de materiales e insumos de 10.000.000 o mas guaraníes
Compra menores: a 10.000.000 de guaraníes y que pueda realizarse por caja chica.
Servicios: incluyen tercerizaciones de instalaciones y mantenimiento de equipos fabricados en
METALURGICA LA CALIDAD, servicios de calibración de instrumentos y servicios de
reparaciones y mantenimiento externo, a equipos de METALURGICA LA CALIDAD.
DESARROLLO
PASO RESPONSABLE
DESCRIPCION
REGISTRO
COMPRAS MAYORES – IMPORTACIONES – SERVICIOS BRINDADOS PARA METALURGICA LA
CALIDAD (no incluye servicios tercerizados por METALURGICA LA CALIDAD para ser brindados a
Clientes)
NECESIDAD DE COMPRA / CONTRATACION DE SERVICIOS (por ejemplo:
1
calibración de instrumentos, reparaciones de equipos propios)
Depósito: mediante un faltante de stock o bien como solicitud de
Resp. de
Depósito /
una de las siguientes Areas:
Resp. de
Producción – Servicios, Gerencia de Fábrica: ante necesidades,
Producción /
No aplica
ya sea de urgencia o según pedidos de servicios a ser realizados o
Resp. de
Instalac. Y
productos a fabricar.
Mantenimiento
2
GENERACION DEL PEDIDO DE COMPRA
Se confecciona el Pedido de Compras por duplicado, para las
Resp. de
Compras mayores e Importaciones y se solicita la aprobación del
Depósito /
Pedido de Compras por parte de la Gerencia de Fábrica.
Resp. de
Producción /
Pedido de
2.1
Nota 1: en al caso de compras menores – por caja chica, no será
Resp. de
Compra
necesaria la documentación del pedido de compras. Se trata de
Instalac. Y
compras realizadas por caja chica (gastos de índole
Mantenimiento
administrativos tales como envío de encomiendas, peajes, insumos
para consumo del personal y materiales de limpieza)
2.2
Gerencia de
Aprueba el Pedido de Compras (original), y lo remite al Resp. de
Pedido de
TODA COPIA IMPRESA DEL PRESENTE DOCUMENTO ES COPIA NO CONTROLADA, SALVO QUE LLEVE UN SELLO AZUL DE COPIA CONTROLADA
Elaborado por
Aprobado por
METALURGICA
LA CALIDAD
PROCEDIMIENTO GENERAL DE
COMPRAS
PASO RESPONSABLE
Fábrica
Administración.
3
3.1
4
4.1
4.3
Director Dpto.
Comercial BR
Jefe de
Compras BR
6
6.1
7
7.1
7.2
7.3
10/04/2019
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DESCRIPCION
REGISTRO
Compra
aprobado
Nota 2: En el caso de presupuestos verbales, los datos podrán ser
registrados directamente en la Planilla comparativa de
presupuestos, y comunicados a la Gerencia de Fábrica.
ANALISIS DE PRESUPUESTOS Y APROBACION DE LA COMPRA
Se confección la Planilla comparativa de presupuestos, registrando
datos de precio, disponibilidad y condiciones de pago.
Remite por email la planilla al Jefe de Compras de la oficina
Resp. Adm
Central, con copia a Gerencia de Fábrica.
Gte. de
Fábrica
5.1
Revisión: 01
SOLICITUD DE PRESUPUESTOS
Se solicitan 3 presupuestos como mínimo a proveedores que
puedan o no estar dentro del listado de proveedores críticos
(Proveedores críticos son aquellos que, por la naturaleza de los
productos ofrecidos, tengan un impacto significativo sobre la
calidad de los productos y servicios bajo el alcance del sistema de
Resp. Adm
calidad).
4.2
5
PG-AD-01
Si corresponde, observa por email en cuanto a opciones de calidad
y disponibilidad.
Presupuesto
s y Planilla
comparativa
de
presupuestos
Email con
Planilla
comparativa
de
presupuestos
adjunta
email
Email –
Planilla
comparativa
de
presupuestos
Aprueba la compra.
ORDEN DE COMPRA
Confecciona y remite la Orden de Compra (fax, email o en propia
mano). En la misma se determinan las condiciones de pago a
Resp. Adm
proveedores.
Una copia de la Orden de Compra se remite a Depósito para la
espera de la mercadería y verificación posterior.
SEGUIMIENTO
En la medida que se vencen los plazos acordados con los
proveedores para la entrega de productos, se realiza el
seguimiento de dichas entregas.
Resp. Adm
En el caso de que un proveedor se atrase en una entrega, dicho
atraso se registrará en la Planilla de seguimiento y se solicitarán
instrucciones Gerencia de Fábrica.
RECEPCION DE PRODUCTOS
Realiza la verificación, o en su defecto comunica al Resp. de
Producción para que este defina quien realiza la verificación de la
recepción de la mercadería.
Depósito
Se verifica en cuanto a cantidad y características de lo solicitado y
en caso de conformidad o no se registra en la misma factura del
proveedor.
Depósito
Entrega la factura y remisión a Recepción.
Realiza una copia de la factura, y entrega los documentos al Resp.
Recepción
de Administración (factura y copia), previa firma de la factura
original por parte del Gerente de Fábrica.
Orden de
Compra (con
evidencia del
envío)
Planilla de
seguimiento
de compras
Sello en la
factura o
Packing list
Factura /
Packing List
(con
despacho) –
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COMPRAS
PASO RESPONSABLE
7.4
8
8.1
PG-AD-01
Revisión: 01
10/04/2019
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DESCRIPCION
REGISTRO
Nota de
Remisión
Remite los originales al Dpto. de Contabilidad de la Central, y
solicita acuse de recibo en la copia de la factura, detallando los
Resp. Adm
documentos entregados (factura, remisión, Autorización de
compra: email + Planilla Comparativa, Pedido de Compra,
presupuestos originales de proveedores y Orden de Compra).
PAGO A PROVEEDORES
Contabilidad
Casa Central
Conforme a las condiciones definidas en el presupuesto del
proveedor e incluidos en la Planilla Comparativa y en la Orden de
Compra.
Legajo de
compras
Legajo de
compras y
pago a
proveedores.
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