2. organización - Centro de Gestión de la Calidad

TRABAJO FINAL
PREMIO A LAS BUENAS PRÁCTICAS DE GESTIÓN EN EL PUESTO DE TRABAJO
PRIMERA EDICIÓN: HERRAMIENTA “5 S”
La implementación de la herramienta 5S representa una metodología de apoyo a la gestión
cotidiana en el ámbito laboral. La puesta en práctica de esta herramienta pasa por un proceso que
elimina los elementos innecesarios, reorganiza el espacio, fomenta la limpieza, estandariza
procedimientos y pretende generar el hábito de su aplicación diaria en la oficina de trabajo.
Incentivando el trabajo en equipo y generando una filosofía de la mejora continua como una tarea
habitual de todos!
PONER AQUÍ EL NOMBRE DEL EQUIPO
Foto del Equipo
Todo parece imposible hasta
que está hecho…
Nelson Mandela
1. CLASIFICACION » SEIRI
¡SEPARAR LO QUE ES NECESARIO DE LO QUE
NO LO ES Y TIRAR LO QUE ES INÚTIL!
¿Cómo?
 Segregando las cosas útiles de las inútiles
 Desechando/donando las cosas innecesarias
 Haciendo inventarios de las cosas útiles en el área de trabajo
El propósito de Clasificar se refiere a identificar, separar y eliminar del puesto de trabajo
todos los materiales innecesarios, organizando y conservando todos aquellos útiles, equipos y
materiales que se utilizan para la labor cotidiana.
En esta primera “S” será necesario un trabajo a fondo de todo el equipo en el área de
trabajo, para solamente dejar lo que realmente sirve.
CLASIFICAR consiste en:
-
-
El primer paso en la clasificación es detectar los elementos que son innecesarios o que no
pertenecen al área u oficina de trabajo, y colocarlos en el lugar seleccionado donde
posteriormente se deben retirar del sitio, donar, transferir o eliminar.
Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la acción y en su correspondiente
lugar. En este paso se pueden emplear listas donde se podrá detallar todos los objetos que
sirvan en el área de trabajo.
Algunos Tips:
-
Separar las cosas que realmente sirven de las que no sirven para el trabajo rutinario.
Mantener lo que necesitamos y eliminar lo excesivo.
Eliminar información innecesaria que nos puede conducir a errores de interpretación o de
actuación.
PRIMERA S: CLASIFICACIÓN
FOTO DEL ANTES
FOTO DEL DESPUES
DESCRIBIR LAS ACCIONES REALIZADAS PARA LA APLICACIÓN DE LA PRIMERA S
DIFICULTADES ENCONTRADAS
1.
2.
3.
4.
BENEFICIOS OBTENIDOS
1.
2.
3.
4.
2. ORGANIZACIÓN » SEITON
CON UNA CORRECTA ORGANIZACIÓN SE CONSIGUE
¡UN LUGAR PARA CADA COSA, Y CADA COSA EN SU
LUGAR!
¿Cómo?
 Definir un nombre, código o color para cada clase de artículo
 Decidir dónde guardar las cosas tomando en cuenta la frecuencia de
su uso
Consiste en organizar los elementos que se han clasificado como necesarios de modo que
se puedan encontrar con facilidad.
Ordenar es establecer la manera en que los materiales necesarios deben ubicarse e
identificarse para que “cualquiera” pueda encontarlos, usarlos y reponerlos de forma rapida y facil.
ORGANIZAR consiste en:
-
Disponer de un sitio adecuado para cada elemento utilizado en el trabajo de rutina, para
facilitar su rápido acceso y retorno a su lugar.
Facilitar el acceso rápido a elementos que se requieren para el trabajo cotidiano.
Liberar y optimizar espacios, despejando los ambientes.
Algunos Tips:
-
-
-
Organizar los elementos de acuerdo a su naturaleza, uso y frecuencia de utilización con el
objeto de facilitar la agilidad en el trabajo.
Se pueden utilizar códigos de colores, rótulos o carteles, ubicados de forma tal que se
visualice las etiquetas colocadas. Logrando una localización de los objetos de manera
rápida y sencilla.
Colocar o distribuir las cosas en el lugar que les corresponde y mantener esa ubicación
con adecuada disposición de las cosas, para que estén listas en el momento que se
solicitan.
En los cajones o estanterías donde se dejen guardados materiales como abrochadores,
cintas, perforadoras, etc. plasmar sus siluetas, para poder identificar fácilmente el material
faltante o donde dejar adecuadamente el material que se sacó.
SEGUNDA S: ORGANIZAR
FOTO DEL ANTES
FOTO DEL DESPUES
DESCRIBIR LAS ACCIONES REALIZADAS PARA LA APLICACIÓN DE LA SEGUNDA S
DIFICULTADES ENCONTRADAS
1.
2.
3.
4.
BENEFICIOS OBTENIDOS
1.
2.
3.
4.
3. LIMPIEZA » SEISO
UN SITIO SUCIO Y DESORDENADO ES UN LUGAR
INSEGURO QUE PUEDE PROVOCAR ACCIDENTES,
PERJUDICAR LA SALUD DE LAS PERSONAS Y LA
CALIDAD DEL SERVICIO PRESTADO
¿Cómo?
 Recogiendo y retirando lo que estorba
 Limpiando los lugares con suciedad
 Retirando cintas o papeles de las ventanas y paredes
En esta etapa la limpieza implica mantener los muebles y equipos de la oficina dentro de una
estética agradable permanentemente. Asimismo, exige que realicemos un trabajo creativo de
identificación de las fuentes de suciedad y contaminación para tomar acciones de raíz para su
eliminación.
LIMPIAR consiste en:
-
Eliminar el polvo y la suciedad de todos los elementos del lugar de trabajo (escritorio,
computadores, estanterías, etc).
Mantener limpio el puesto de trabajo asegurando que todo se encuentra siempre en
perfecto estado de uso.
Asumir la limpieza como una actividad autónoma diaria.
Algunos Tips:
-
El éxito en la limpieza de una organización depende de la actitud de su personal.
La idea es actuar en un enfoque preventivo: No se trata de limpiar, sino de evitar que se
ensucie.
Colocar cestos de basura en lugares estratégicos.
No conservar comida en las oficinas, identificar un lugar (Ej. la cocina) y disponer allí todos
los insumos y alimentos del área.
TERCERA S: LIMPIAR
FOTO DEL ANTES
FOTO DEL DESPUES
DESCRIBIR LAS ACCIONES REALIZADAS PARA LA APLICACIÓN DE LA TERCERA S
DIFICULTADES ENCONTRADAS
1.
2.
3.
4.
BENEFICIOS OBTENIDOS
1.
2.
3.
4.
4. ESTANDARIZACIÓN » SEIKETSU
¡ESTANDARIZAR ES CREAR CONDICIONES PARA
MANTENER EL AMBIENTE DE TRABAJO
ORGANIZADO, ORDENADO Y LIMPIO!
¿Cómo?
 Establecer y difundir estándares para mantener orden y
limpieza
 Limpiando con regularidad establecida
 Manteniendo todo en su sitio y en orden adecuado
Es la metodología que nos permite mantener los logros alcanzados con la aplicación de las
tres primeras “S”. Si no existe un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de
trabajo nuevamente tenga elementos innecesarios, se encuentre desordenado y sucio.
ESTANDARIZAR consiste en:
-
Mantener el estado de orden y limpieza alcanzado en las primeras tres etapas.
Enseñar y transmitir al resto del personal, mediante estándares o instructivos de trabajo, la
implementación de esta herramienta en el ámbito de trabajo cotidiano.
El empleo de los estándares se debe auditar o evaluar para verificar su cumplimiento.
Las normas de organización y limpieza son las bases de un mantenimiento autónomo de la
herramienta.
Algunos Tips:
-
-
Diseñar y distribuir en las áreas de trabajo, carteles que contengan estándares que ayuden
a mantener las tres fases anteriores. Esto se puede aplicar mediante un “control visual”, el
cual permite distinguir fácilmente una situación normal de otra que no lo es, con una
fotografía, dibujo u otro soporte visual.
Para que el control visual sea eficaz requiere que se establezca también como actuar en
caso de desviación.
Elaborar por departamento/área el Manual de las aplicaciones de la herramienta 5S el cual
deberá contener lo siguiente:
- Evidencia de las condiciones anteriores
- Distribución general de áreas, mobiliario y equipos
- Descripción de cada área y mobiliario
- Identificación de cada documento y artículo
CUARTA S: ESTANDARIZAR
FOTO DEL ANTES
FOTO DEL DESPUES
DESCRIBIR LAS ACCIONES REALIZADAS PARA LA APLICACIÓN DE LA CUARTA S
DIFICULTADES ENCONTRADAS
1.
2.
3.
4.
BENEFICIOS OBTENIDOS
1.
2.
3.
4.
5. AUTO-DISCIPLINA » SHITSUKE
¡GENERAR UNA CONDUCTA COLECTIVA EN EL LUGAR
DE TRABAJO APLICANDO LAS 5 S Y RESPETANDO LAS
NORMAS DE LA OFICINA HASTA GENERAR EL HABITO
EN TODO EL PERSONAL!
¿Cómo?
 Respetando a los demás
 Respetando y haciendo respetar las normas del sitio de trabajo
 Adquiriendo el hábito de orden y limpieza diarios
Disciplina y hábito consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas y
estándares establecidos en el lugar de trabajo. Asumiendo el compromiso para mantener y mejorar
el nivel de clasificacion, orden y limpieza en la actividad laboral diaria.
La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de las otras etapas. Existe en la
voluntad de las personas y solo la conducta demuestra su presencia. Se puede ser
autodisciplinado y sin embargo no estar comprometido. El compromiso es entusiasmo y tenemos
que ser capaces de transmitirlo.
AUTODISCIPLINA consiste en:
-
Emplear diariamente los métodos establecidos y estandarizados para el orden y limpieza
de la oficina.
Respetar las normas y estándares definidos para conservar el área de trabajo impecable.
Dar el ejemplo al resto de las personas.
Promover y hacer respetar las normas que regulan el funcionamiento de la organización.
Generar el hábito de reflexionar sobre el nivel de cumplimiento de las normas y estándares
establecidos.
Realizar un control periódico y sistemático del cumplimiento de las normas y estándares,
detectar áreas de mejora y optimizar la herramienta.
Algunos Tips:
-
Crear grupos que incentiven y promuevan la herramienta 5S. Utilizar ayudas visuales.
Publicar fotos del "antes" y "después”.
Ser proactivos con los nuevos desafíos y difundir las buenas prácticas de gestión
empleadas.
Difundir boletines informativos, carteles, usos de insignias, etc.
-
Establecer rutinas diarias de aplicación como por ej. "5 minutos de 5s", actividades
mensuales y semestrales.
QUINTA S: AUTO-DISCIPLINA
FOTO DEL ANTES
FOTO DEL DESPUES
DESCRIBIR LAS ACCIONES REALIZADAS PARA LA APLICACIÓN DE LA QUINTA S
DIFICULTADES ENCONTRADAS
1.
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4.
BENEFICIOS OBTENIDOS
1.
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