control del efectivo - Diócesis De Montería

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTROL DEL EFECTIVO
El efectivo está compuesto por la moneda nacional, giros o transferencias bancarias,
depósitos a la vista en Bancos y valores en otras monedas.
Dado que el manejo de las cuentas bancarias ha cambiado con respecto a otras
épocas, se considera necesario actualizar algunas normas con respecto a los
procedimientos.
1. Habrá una persona responsable (Cajero-tesorero) del recaudo de valores y pagos
de obligaciones o gastos.
2. Los cheques que se reciban deberán llenar todos los requisitos y cerciorarse de
que sean girados por personas de reconocida honorabilidad.
3. No podrá hacerse cambio de cheques por efectivo, sin la autorización expresa del
Administrador Ecónomo o en su defecto de la Auditoría Interna.
4. Los cheques girados por Nombre de la entidad para pagos a terceros tendrán el
sello de cruce al primer beneficiario, con el fin de restringir la circulación y evitar
que lleguen a manos inescrupulosas.
5. Por razones de seguridad para el empleado y la Institución y como medida de
control interno, no se debe transportar retiros mayores de $3.000.000 en efectivo.
Los retiros superiores a esta cantidad deben solicitarse en cheque a nombre del
Beneficiario del Pago. Si por alguna razón de fuerza mayor es urgente disponer
de una cantidad superior a la cifra mencionada en efectivo deberá hacerse
acompañar de otra persona y tener la autorización respectiva para este
procedimiento.
6. Cualquier pérdida por contradicción a esta directriz, será asumida por las personas
que autoricen el retiro.
7. Tanto los recaudos como los pagos en efectivo deberán estar respaldados por sus
respectivos soportes prenumerados (facturas, cuentas de cobro, recibos, etc.) a
nombre de Nombre de la entidad y deben cumplir con todos los requisitos de Ley
y no presentar enmendaduras.
8. Al final de la jornada de atención al público se elaborará la planilla de Caja, según
el modelo adoptado por la Diócesis y será firmada y entregada por el Cajero al
Dpto. de Contabilidad, donde será revisada y certificados los valores del efectivo
allí consignados. En caso de que no se le sean suministrados los documentos,
dicha Oficina hará un memorando (comunicación escrita) dejando constancia de
dicha situación.
9. El dinero recaudado será consignado en forma intacta en los Bancos, cuando se
trate de cheques lo mismo que el papel moneda, o en su defecto en la Caja Fuerte,
pero nunca se dejará dinero en el puesto de trabajo y en caso de que resulten
hurtos o robos, la persona se hará responsable.
10. Los dineros depositados en Caja fuerte tendrán un libro control manejado por el
Cajero o Tesorero y visado por la persona responsable de la clave.
11. Cada semana el Departamento de Contabilidad hará arqueos de caja sorpresivos a
todas las personas que manejan efectivo, de acuerdo con el formato diseñado para
ello, dejando registrado allí cualquier diferencia encontrada entre el Libro de
Bancos y Caja y el efectivo real, llevando a una cuenta de Sobrantes o Faltantes
dicha diferencia y contabilizando la respectiva responsabilidad.
12. Cuando por cualquier motivo, (fallas de energía, actividades extraordinarias) no
se pueda obtener la información sistematizada, esta deberá hacerse por cualquier
otro medio con los documentos del día así sean elaborados a mano, o a través de
un arqueo de caja. En todos los casos, la Cuenta de Caja debe estar cerrada con la
firma del Contador y en caso de omisión de esta función la responsabilidad de los
faltantes será compartida.
13. En caso de anticipos entregados a proveedores o a empleados para consecución de
elementos u otros para la oficina, se contabilizarán como tales a nombre del
responsable. Estos deben legalizarse lo más pronto posible el mismo día
tratándose del área urbana o durante la misma semana cuando sea en el área rural,
en la cual se concedió y nunca pasarán de un mes a otro.
14. Para el pago de gastos u obligaciones los comprobantes serán elaborados por el
Cajero o Tesorero, revisados por el Contador y aprobados por el Ecónomo o en su
ausencia por Auditoría Interna. En caso de pagos de servicios públicos y no se
encuentre ninguna de las personas para aprobación, podrá cancelarse siempre y
cuando estén los respectivos anexos de comprobantes de pago.
15. Cualquier préstamo requiere autorización y en caso de préstamos o anticipos para
empleados siempre debe diligenciarse la respectiva autorización de descuento
sobre salarios que se anexará al Comprobante de pago.
16. Los créditos por concepto de vino, papelería, arrendamiento de auditorios u otros,
deben estar respaldados por una Nota Débito o Cuenta de cobro que deberá firmar
el respectivo acreedor. En caso de que la deuda sea negada por omisión de este
documento se hará responsable quien haya concedido el crédito.
17. Al respaldo de las consignaciones, se debe anotar los números de los recibos de
caja que respaldan dicha consignación.
18. Estos procedimientos deben actualizarse de acuerdo a la necesidad y a los
requerimientos o costumbres del momento.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FONDO FIJO DE CAJA MENOR
El Fondo Fijo de Caja Menor como su nombre lo indica es un valor fijo
establecido como fondo para la atención de los gastos menores que no
ameriten el giro de un cheque o la elaboración de un comprobante de egreso
para su pago.
Para lograr un buen funcionamiento del mismo se deben tener en cuenta los
siguientes pasos:
1. Al inicio de cada año la administración fijará el monto de la cajas menores
para cada dependencia con los respectivos responsables de su manejo, de
acuerdo con el promedio de necesidades, para que en lo posible alcance
para los gastos del mes.
2. Una vez establecido el monto se procederá a la creación con el respectivo
asiento contable.
3. El valor máximo a pagar a través del fondo corresponderá al 20% del
monto del Fondo de Caja Menor.
4. Todos los gastos, por pequeños que sean, deben estar respaldados por su
respectivo soporte el cual debe reunir los siguientes requisitos: fecha,
nombre del beneficiario del pago, valor en números y letras, concepto del
pago y firma del beneficiario y todos los demás requisitos de ley. (p.e.
anexar el R.U.T. en caso de que sea un pago de un servicio del régimen
simplificado)
5. Los soportes no deben llevar enmendaduras ni borrones.
6. Cuando el Fondo Fijo de Caja Menor se haya agotado en un 80% puede
procederse a hacer un nuevo reembolso, no es necesario esperar hasta que
se haya agotado el 100%.
7. Si al finalizar el mes el FFCM (Fondo Fijo de Caja Menor) no se ha
ejecutado en su totalidad, se elaborará una Nota de Contabilidad para causar
los gastos efectuados durante el mes y no llevar gastos de un mes a otro.
8. Una vez ejecutado el monto de la Caja Menor se procederá a elaborar la
relación de Reembolso de Caja Menor según modelo suministrado por la
Administración y que debe contener los siguientes datos:
Monto del F.F.C.M.
Valor ejecutado
Saldo en efectivo
Fecha del reembolso
Responsable
Periodo a que corresponde
Saldo a reembolsar
Beneficiarios de los pagos
Conceptos
valores
Códigos contables
Total de gastos ejecutados
9. Los anexos deben organizarse debidamente en orden cronológico o por
código contable.
10. Ordenados los soportes se procede a hacer una numeración consecutiva
y así mismo se registrarán en la Relación de reembolso de Caja Menor.
Todos los soportes deberán llevar el sello “CANCELADO” ó “PAGADO” en el
anverso.
11. Elaborada la relación de Reembolso se pasará a contabilidad para la
respectiva revisión. Una vez visada volverá a Tesorería para proceder a
elaborar el comprobante de pago.
12. Los soportes pequeños no permiten un archivo o empaste adecuado, por
lo tanto deben pegarse en orden en una hoja tamaño carta para facilitar y
asegurar un archivo correcto.
13. Las facturas de registradora suministradas en papel químico deben
fotocopiarse porque este papel no garantiza la información ya que se borra al
poco tiempo.
14. Semanalmente y de forma sorpresiva, la Oficina de Contabilidad
practicará un arqueo de Caja menor, estableciendo los sobrantes o faltantes,
los cuales contabilizabrá estableciendo las debidas responsabilidades.
15. Al finalizar el año debe cerrarse el Fondo Fijo de Caja Menor, y elaborar
la relación de gastos y devolviendo el dinero sobrante. Luego se procederá
al cierre mediante un asiento contable.
Estas normas estarán sujetas a modificaciones o complementación siempre y
cuando las normas o la tecnología lo requieran.
Nombre de la ciudad y fecha