Project Charter Banco Alpes

CARTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
1
INFORMACIÓN GENERAL
Nombre del proyecto:
Nombre Subgerencia o Departamento al cual
pertenece el proyecto:
Preparado por:
.JARC
Fecha de creación:
13/02/2010
2
Proyecto Originación Crédito (MEPROC)
Área Comercial
Autorizado por:
Fecha última modificación:
Alberto Cueto
13/02/2010
OBJETIVO DEL PROYECTO
El proyecto MEPROC apoyará las metas estratégicas del Banco de los Alpes. Para cada meta, los objetivos del
proyecto MEPROC se identifican:
Metas de la Organización
Permitir a los clientes del banco acceder a los
diferentes servicios tales como: consulta de
productos, pago de servicios, transferencias
en diciembre de 2010.
Implementar las regulaciones estándar SOX y
Basilea II para la vinculación de clientes en
diciembre de 2010.
Ofrecer servicios que permita la entrega de
los extractos y estados de cuenta del cliente
vía correo electrónico.
Permitir que el proceso de vinculación de
clientes pueda hacerse en línea en diciembre
de 2010
Implementar indicadores de gestión para el
proceso de vinculación de clientes, cartera
vencida y el proceso de validación de cliente
en diciembre de 2010.
Garantizar información actualizada frente a
entidades externas para disminuir el riesgo
en diciembre de 2010
Garantizar la entrega en línea de la
información de los clientes preaprobados
para la elaboración de las tarjetas
Objetivos de MEPROC
Ofrecer múltiples canales para acceso de los clientes a
los servicios del banco: IVR, ATM y Portal
Mejorar el proceso de vinculación de clientes, a través
de las regulaciones SOX y Basilea II, ya que estas obligan
al banco a tener en cuenta factores de riesgo al
momento de vincular un usuario al Banco.
Disminuir los costos asociados al consumo de papelería,
así como la logística de distribución asociada a esta.
Implementar indicadores de gestión
Mejorar la confiabilidad de la información de entidades
externas
Automatizar el proceso de entrega de productos
1 de 6
3
RAZÓN DE SER DEL PROYECTO
Posicionamiento del banco con un servicio al cliente más rápido, cercano y amigable a través de canales
seguros y procesos estandarizados y eficientes.
El propósito de este documento es definir y dar a conocer a: los stakeholders, el contexto, los recursos, las
restricciones y la forma cómo vamos a abordar la solución del proyecto.
4
ALCANCE DEL PROYECTO
Se entregara al banco un análisis del proceso de originación de crédito de acuerdo a las mejores prácticas de
la industria. Esto se lograra a través de un estudio de arquitectura empresarial previo, que nos permitirá
entender el problema actual de la organización para identificar así soluciones para llegar a un modelo ideal,
sustentado en las mejores prácticas de la industria, regulaciones y expectativas del cliente
Se integrara en el banco la solución sustentada mediante el análisis de arquitectura empresarial
desarrollada.
Posteriormente se hará la implementación de la arquitectura técnica de la solución basada en el modelo
ideal anteriormente definido.
5


6





RESTRICCIONES
El proyecto se debe implementar en el transcurso de 1 año.
El proceso de vinculación del cliente se debe soportar sobre las regulaciones SOX 1 y Basilea II2.
SUPOSICIONES
Presupuesto suficiente para financiar el proyecto.
El banco nombrara un líder que será el responsable del proyecto del lado de este.
Contaremos con tiempos y espacios suficientes para reunirnos con los usuarios, con el objeto de
aclarar dudas.
Contaremos con recursos tecnológicos para realización de pruebas en las instalaciones del banco
Contaremos con datos suficientes de pruebas o casos de pruebas que sirvan como punto de referencia.
1 SOX: Es una ley de estados unidos, que tiene como proposito evitar fraudes y riesgos de bancarrota, protegiendo al inversor.
2 Basilea II: Regulacion bancaria, que tiene como objetivo establecer los requerimientos de capital necesarios , para asegurar la protección de las entidades
frente a los riesgos financieros y operativos.
2 de 6
7




8
MÉTRICAS DE DESEMPEÑO
Documentación detallada en todas las fases del proyecto
Cronograma de actividades
Estandarización mediante el uso de metodologías, arquitecturas y patrones (mejores prácticas)
Costeo de actividades (horas hombre)
AUTORIZACIONES Y DESIGNACIONES DEL PROYECTO
Esta sección describe la autoridad de las personas y la organización durante el Proceso de Iniciación del
proyecto, limitaciones o lista de chequeo originales de los niveles de autorización, responsabilidades
gerenciales sobre el proyecto y la autoridad del Gerente del Proyecto MEPROC.
8.1 AUTORIZACIÓN
Esta Carta de Constitución del proyecto MEPROC ha sido iniciada por el representante legal del Banco de los
Alpes, Alberto Cueto y autoriza al gerente de proyecto GUILLERMO ANDRES GONZALEZ, para completar las
actividades necesarias para el desarrollo del proyecto.
8.2 GERENCIA DEL PROYECTO
Se ha designado a GUILLERMO ANDRES GONZALEZ como Gerente del Proyecto MEPROC debido a su
conocimiento en gerencia de proyectos, así como de los requerimientos expresados para determinar el
desarrollo de este proyecto.
Las anteriores designaciones se realizan certificando el apoyo requerido por parte del representante legal
del Banco de los Alpes para el desarrollo del proyecto MEPROC.
9
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL PROYECTO
En esta sección presenta la estructura global de la organización del proyecto y sus roles y responsabilidades
a lo largo de los procesos del proyecto.
Grupo Ejecutivo:
Alberto Cueto
Gerente del Proyecto:
Guillermo Andres Gonzalez
Grupo de Desarrollo:
Carlos Javier Críales
Andres Gonzalez
Robinson De la hoz
Julian Morales
3 de 6
Grupo de Pruebas:
Haiver Paez
Jose Daniel García
10
RESPONSABILIDADES
A = Grupo Ejecutivo
B = Gerente del Proyecto
C = Grupo de Desarrollo
|
D = Grupo de Pruebas
Fase
A
B
C
Requerimientos
F
R
P
Diseño
F
R
P
P
Desarrollo
F
V
R
V
Pruebas
F
P
R
Implantación
F
R
V
Persona
D
P = Participante R = Responsable V = Requiere Verificar
E = Suministra Datos
F = Requiere Firmar
Figura 0.1 - Matriz de Asignación de Responsabilidades
11











FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
Metas y objetivos del proyecto concretas, bien definidas y consistentes.
Requerimientos claros y suficientes que permitan un análisis completode los procesos y las
problemáticas asociadas a estos.
Respaldos de la alta Gerencia del Banco.
Contar con un gerente de proyectos experimentado y competente.
Contar con recursos humanos, económicos y tecnológicos suficientes.
Contar con una buena comunicación.
Tener un conocimiento claro acerca de la forma en como se realizan los procesos del presente
proyecto, no solamente en otras empresas (competencia) sino de acuerdo a los estándares de la
industria.
Tener presente y no obviar el marco legislativo y/o regulatorio de la industria.
Al momento de analizar y modelar nuevos procesos tener en cuenta que estos deben estar orientados
a hacerle más fácil la vida al cliente.
Compromiso yy motivación del equipo que conforma la gerencia del proyecto.
Entrenamiento y educación del equipo que conforma la gerencia del proyecto.
4 de 6
12
REGLAS DE FUNCIONAMIENTO DEL EQUIPO
Esta sección describe la frecuencia y tipo de reuniones requeridas por el proyecto. Los mecanismos de
solución de conflictos y toma de decisiones a ser implantados en el proyecto.
Tipo de Reunión
Frecuencia
Duración
Reunión de gerencia
Los días martes cada 8 días, desde las 6 pm
3 Horas
Reunión del grupo .JARC
Los días sábados cada 8 días, desde las 10 am
3 Horas
12.1 MECANISMOS DE TOMA DE DECISIONES
La toma decisiones se hará por consenso, es decir, acuerdo general caracterizado porque no hay oposición
sostenida a asuntos esenciales, de cualquier parte involucrada en el proceso, y que se consideran todas las
opiniones de todas las partes y reconcilia las posiciones divergentes, dentro del ámbito del bien común e
interés general..
12.2 MECÁNICA DE LAS REUNIONES
Las reuniones se realizaran en la Universidad de los Andes, sitio a convenir con previo aviso de mínimo 1 día
de anticipación.
Se exigirá puntualidad de máximo 15 minutos. La multa para el integrante que llego tarde será de 5000
pesos, los cuales se destinaran para un fondo común.
En caso de no poder asistir a la reunión el integrante debe avisar con un día de anterioridad el motivo de su
inasistencia además deberá leer el acta de la reunión y ponerse al día de los temas tratados.
Cada integrante debe preparar con anticipación a la reunión, los temas a tratar.
12.3 RESPONSABILIDAD DE LAS ACTAS.
La mecánica para la asignación del responsable de las actas será la siguiente:
Se alternara esta responsabilidad entre los integrantes del grupo el orden será:
1.
2.
3.
4.
Carlos Javier Criales
Andres Gonzalez
Robinson De la hoz
Julian Morales
Estas actas serán publicadas en el repositorio del grupo.
5 de 6
13
PUNTOS DE CHEQUEO GERENCIALES
Esta sección describe los principales puntos de chequeo establecidos por la Subgerencia que autoriza la
iniciación del proyecto y que servirán de controles al Grupo Ejecutivo para verificar el adelanto del proyecto.
Punto de chequeo
Aceptación del análisis de la arquitectura
empresarial presentada.
Los requerimiento solicitados
proyecto son claros y aceptados.
para
el
Criterio de evaluación
Análisis de la arquitectura empresarial sea valida y
aceptados por los responsables del proyecto.
Los requerimientos son los esperados por el cliente.
Personal asignado para el proyecto.
El personal asignado para el proyecto es aceptado por
los stakeholders.
Definición y aceptación del alcance del
proyecto.
El alcance es claro y aceptado tanto por el stakeholder
como por la empresa contratada para su desarrollo.
Aceptación del análisis de la arquitectura
empresarial presentada
Análisis de la arquitectura empresarial sea valida y
aceptados por los responsables del proyecto.
6 de 6