Procedimiento para la Inscripción de Estudiantes Código: ITPAC-AC-PO-001 Revisión: 10 Página 1 de 7 1. Propósito Asignar número de control para dar carácter de estudiante oficialmente inscrito apegado al marco legal al aspirante aceptado que cubra los requisitos de ingreso al Instituto Tecnológico de Pachuca, así como la asignación de carga académica. 2. Alcance Este procedimiento es aplicable a todos los aspirantes a ingresar al Instituto Tecnológico de Pachuca. 3. Políticas de Operación 3.1 Se inscribirá a los aspirantes que resulten seleccionados de acuerdo al resultado del examen aplicado a través del órgano evaluador CENEVAL, y que reúnan los requisitos legales y los establecidos por el Instituto Tecnológico de Pachuca. 3.2 Es responsabilidad de la Subdirección Académica la publicación de la lista de aspirantes aceptados. 3.3 Es responsabilidad del Departamento de Servicios Escolares, verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por el Instituto Tecnológico de Pachuca, previo y durante la inscripción. 3.4 El Departamento de Servicios Escolares, llevara el registro de números de control asignados a los estudiantes de forma electrónica en el sistema de control integral (SII). Toda copia en PAPEL es un “Documento no Controlado” a excepción del original. Procedimiento para la Inscripción de Estudiantes Código: ITPAC-AC-PO-001 Revisión: 10 Página 2 de 7 4. Diagrama de Procedimiento. Comunicación y Difusión Aspirante Servicios Escolares Desarrollo Académico Recursos Financieros Subdirección Académica División de Estudios Inicio Difunde las actividades del proceso de inscripción Organiza las actividades del proceso de inscripción Registra datos personales y socioeconómico s en el sistema de control escolar (SII) Realiza pago de inscripción Selecciona Aspirantes aceptados en el Sistema SII Asigna números de control a los aspirantes aceptados en el sistema SII Programa e imparte curso de Inducción Cubre requisitos de ingreso Recibe documentos, integra expediente y entrega carga académica Fin Publica lista de aspirantes aceptados Recibe voucher del banco y otorga recibo oficial Otorga Credencial Toda copia en PAPEL es un “Documento no Controlado” a excepción del original. Asigna en el sistema SII, imprime y entrega carga académica al depto. De Servicios Escolares Procedimiento para la Inscripción de Estudiantes 5. ITPAC-AC-PO-001 Revisión: 10 Página 3 de 7 Descripción del procedimiento Secuencia de Etapas 1. Organiza las actividades para el proceso de inscripción 2. Difunde calendario de las actividades de inscripcion 3. Publica relación de aspirantes aceptados 4. Registra datos 5. Selecciona aspirantes 6. Asigna número de control 7. Realiza pago de inscripción 8. Asigna, captura y entrega carga. 9. Recibe pago. Actividad 1.1 Organiza las actividades para la inscripción en coordinación con la División de Estudios Profesionales, Recursos Financieros, Desarrollo Académico, Comunicación y Difusión, Subdirección de Planeación y Subdirección Académica. 2.1 Difunde calendario de actividades, proceso y requisitos de inscripción. Responsable Jefe(a) del Departamento de Servicios Escolares 3.1 Publica lista de aspirantes aceptados ITPAC AC-PO-001-01. Subdirector(a) Académico(a) 4.1 Registra datos personales y socioeconómicos en el sistema de control escolar (SII) 5.1 Selecciona a los aspirantes aceptados en el Sistema SII 6.1 Asigna número de control a los aspirantes aceptados en el Sistema de control integral (SII) conforme al proceso de inscripción 7.1 Realiza pago de inscripción en el banco y cambia voucher por recibo oficial en el departamento de recursos financieros. 8.1 Asigna, captura e imprime carga académica de los alumnos de nuevo ingreso y entrega al departamento de Servicio Escolares. 9.1 Recibe Voucher de pago por concepto de inscripción y otorga recibo oficial. 10.1 Programa e imparte cursos de inducción. Aspirante 10. Programa imparte curso de inducción. 11. Cubre requisitos 11.1 Integra el expediente para el cumplimiento de ingreso y realiza de los requisitos de inscripción. pago de inscripción. 12. Recibe 10.1 Recibe y revisa los documentos de aspirantes documentos aceptados. Ver anexo 9.4 13. Otorga credencial 13.1 Elabora y entrega credencial al estudiante. Jefe(a) del Departamento de Comunicación y Difusión Jefe(a) del Depto. De Desarrollo Académico Jefe(a) del Departamento de Servicios Escolares Aspirante Jefe (a) de la División De Estudios profesionales Departamento de Recursos Financieros Jefe(a) del Departamento de Desarrollo Académico Jefe(a) del Departamento de Servicios Escolares. Jefe(a) del departamento De Servicios Escolares Jefe (a) del Departamento de Servicios Escolares. Toda copia en PAPEL es un “Documento no Controlado” a excepción del original. Procedimiento para la Inscripción de Estudiantes ITPAC-AC-PO-001 Revisión: 10 Página: 4 de 7 6. Documentos de Referencia Documento CIRCULAR NÚM. DGAIR/1122/2003 del 31-11-2003 Código NA Acuerdo No. 1/SPC. Diario Oficial, 17 de diciembre de 1997 NA Circular de Convalidación de Estudios D.A./01/01 NA Manual de Servicios Escolares 2007 NA Manual Académico Administrativo 2007 NA 7. Registros Registros Tiempo de conservación Un semestre Lista de aspirantes aceptados Solicitud de inscripción Durante la estancia del estudiante en el plantel Durante la estancia del estudiante en el plantel Un semestre Contrato con el Estudiante Recibo oficial de cobro Registro electrónico de números de control Carga académica Permanente Durante la estancia del estudiante en el plantel Responsable de conservarlo Departamento de Servicios Escolares Departamento de Servicios Escolares Departamento de Servicios Escolares Departamento de Recursos Financieros Departamento de Servicios Escolares División de Estudios Profesionales Código de registro o Identificación única ITPAC -AC-PO-001-01 ITPAC -AC-PO-001-02 ITPAC -AC-PO-001-03 Número de folio Sistema de Control Escolar Número de control del estudiante Toda copia en PAPEL es un “Documento no Controlado” a excepción del original. Procedimiento para la Inscripción de Estudiantes Código: ITPAC-AC-PO-001 Revisión: 10 Página 5 de 7 8. Glosario 8.1. Carga académica: Es el documento donde se registra el número de asignaturas con la cantidad de créditos autorizados a cursar en un periodo escolar. 8.2. Inscripción: Proceso por el cual el aspirante que ha sido seleccionado mediante un examen y cumple con los requisitos de admisión, es registrado como estudiante del plantel. 8.3. Número de control: Es el número otorgado por el Departamento de Servicios Escolares para identificar al estudiante, durante toda su estancia en el Instituto Tecnológico. 8.4. Equivalencia de estudios: Es el acto administrativo a través del cual la autoridad educativa, declara equiparables entre sí, estudios realizados dentro del Sistema Educativo Nacional. 8.5. Revalidac ión de Estudios: Es el acto administrativo a través del cual la autoridad educativa (DGEST) declara equiparables entre sí, estudios realizados en el extranjero con planes de estudio del Sistema Nacional de Educación Superior Tecnológica 9. Anexos 9.1. Formato de Lista de aspirantes aceptados. ITPAC -AC-PO-001-01 9.2. Formato de solicitud de inscripción. ITPAC -AC-PO-001-02 9.3. Listado de documentos requeridos para inscripción. ITPAC -AC-RC-001 9.4. Guía para la asignación de número de control. ITPAC -AC-RC-002 9.5. Formato de carga académica. Núm. de control del estudiante 9.6. Formato de credencial. N/A 9.7. Formato de contrato con el estudiante. ITPAC -AC-PO-001-03 9.8. Recibo oficial de cobro. Número de Folio Toda copia en PAPEL es un “Documento no Controlado” a excepción del original. Procedimiento para la Inscripción de Estudiantes Código: ITPAC-AC-PO-001 Revisión: 10 Página 6 de 7 10. Cambios de esta versión Número de Revisión Fecha de la actualización 10 9 8 6 5 de Abril de 2011 Descripción del cambio Se elimina la referencia de la norma, se modifica la redacción de los puntos 1 propósito, 3 políticas de operación en el apartado 3.1 y 3.4. Se actualizando el apartado de control de emisión en el apartado (Revisó), se realizan cambios de redacción en el diagrama de procedimientos a los siguientes puntos 3, 6 y 12, de la misma manera se elimina la referencia de la norma y se actualiza número de revisión de los anexos 9. 9.1., 9.2, 9.3, 9.4 9.5, 9.6, 9.7 9.8. Se reestructura todo el procedimiento eliminando puntos como son captura de datos, validación de solicitud de ficha, registro, validación y envío a Ceneval de información del aspirante y aplicación del examen de selección, se modifican puntos como el 4, 5, 6, 7 y 10. Se realizan los ajustes en la descripción del proceso derivados del cambio en el diagrama del procedimiento. 25 de Octubre de 2010 Cambio de código de SNEST por ITPAC 30 de Agosto de 2010 Revisión total del procedimiento 20 de Septiembre de 2007 Se modifica en el diagrama y descripción de procedimiento el concepto de cobra cuota de inscripción por recibe cuota de inscripción. Se cambia el tamaño de letra en el diagrama de procedimiento. Se justifica la letra en descripción de procedimiento. En el anexo 9.3 Formato de solicitud de inscripción, se eliminó un cuadro de datos generales. En registros se acentúa la palabra Número de tomo. En anexos se modifica el concepto de formato de solicitud de ficha para examen de selección por registro electrónico de ficha para examen de selección, y se justifica la letra de los códigos correspondientes. En el anexo 9.3 Formato de solicitud de inscripción: se elimina un cuadro de datos generales y se corrige el número de fotografías siendo lo correcto 2 fotografías recientes En el anexo 9.4 Listado de documentos requeridos para Inscripción se corrige el número de fotografías. Toda copia en PAPEL es un “Documento no Controlado” a excepción del original. Procedimiento para la Inscripción de Estudiantes 5 22 de Marzo de 2007 4 21 de Agosto de 2006 3 16 de Junio de 2005 2 10 de octubre de 2004 Código: ITPAC-AC-PO-001 Revisión: 10 Página 7 de 7 Se cambia el concepto de ORGANIZACIÓN por Institutos Tecnológicos Federales. Se modifica el diagrama del procedimiento en los puntos 8,9 y 10. Se sustituye el concepto ORGANIZACIÓN por el de Tecnológicos Federales La política 3.1 se amplia, haciendo mención que los estudiantes que hayan sido seleccionados mediante el examen tienen derecho al proceso de inscripción. Se anexa la política 3.4 donde es responsabilidad del Departamento de Servicios Escolares mantener en su poder el libro de registro de número de control. En el mapa del procedimiento y en la descripción se anexa la participación del aspirante. En la actividad 3 se incorpora el registro SNEST-AC-PO-00104 formato de solicitud de ficha de examen de selección. De la actividad 4 a la 12 se modifican en su flujo y descripción además de incorporar los siguientes registros: • Formato de solicitud de ficha para examen de selección SNEST-AC-PO-001-04 • Ficha de examen de selección (recibo oficial de cobro) • Libro de registros de número de control Se cambia el código SNEST antes SNIT Se corrige el tipo de letra Se modifica la solicitud para inscripción y contrato con el estudiante, se separan y quedan con los siguientes códigos SNEST-AC-PO-001-02 y SNEST-AC-PO-001-03 Revisión Total Toda copia en PAPEL es un “Documento no Controlado” a excepción del original.