Auditoría de la gestión de mantenimiento a Agroindustriales de San José “Objetivos, alcances y límites están en proceso de ser creados y adaptados según las necesidades presentes en la empresa, mediante se realicen las visitas e inspecciones en el sector de mantenimiento de la planta” Objetivos Conocer y evaluar los procesos, normas y controles internos existentes administrados por el sector de mantenimiento Alcances Fortalecer la administración de la gestión del mantenimiento y sugerir nuevos controles, para promover la eficiencia de los procedimientos y comunicación Límites La ausencia parcial del encargado del área de mantenimiento en las instalaciones de la empresa debido a que pertenece a una empresa subcontratada No se tomará en cuenta el sector producción de la empresa dejando de lado las máquinas principales de este departamento El estudio va dirigido exclusivamente a la administración de la gestión de mantenimiento, abarcando el taller, almacenes de repuestos y herramientas, sistema informático y estatus organizacional del sector de mantenimiento Metodología de la auditoría de mantenimiento Existen diversas formas en las cuales la auditoría de la gestión de mantenimiento puede ser trabajada, se ha decidido dividir en 4 fases principales el proyecto, las cuales son: Fase I: estudio preliminar Realizar visitas al sector y al personal de mantenimiento para determinar el grupo de trabajo, los roles y actividades que desempeñan dentro de su área en la empresa. Además definir objetivos, alcances y límites de la auditoría de tal manera de enfocarse en los aspectos que a la empresa le interesa analizar. Fase II: tipo y método de evaluación La gestión de mantenimiento será evaluada mediante una evaluación tipo checklist, está cuenta con 13 secciones equiponderadas, los cuales reflejarán el estado actual de la empresa en su gestión de mantenimiento, revelando los puntos débiles y fuertes de su administración en este sector, se trabajará con una nota de 0, 5, 10 en todos los aspectos inspeccionados en cada bloque, estableciendo una rúbrica de evaluación que especifique la razón de la nota puesta al momento de ser evaluado cada aspecto de la empresa, de esta manera agilizando el proceso de evaluación. Los 13 bloques que componen la evaluación son: 1. Organización personal 2. Productividad de mano de obra 3. Capacitación general 4. Capacitación de los técnicos 5. Motivación 6. Administración y control de presupuesto 7. Planeación y programación de las órdenes de trabajo 8. Instalaciones 9. Control de almacenes y herramientas 10. Mantenimiento preventivo e historia del equipo 11. Ingeniería y monitoreo de las condiciones 12. Medición del trabajo e incentivos 13. Sistema de información “Dar un ejemplo de una sección completa de la evaluación, luego especificar la rúbrica propuesta para un solo aspecto a evaluar” Fase III: ejecución y análisis Realizar la evaluación a la empresa, consultando los diferentes aspectos a evaluar con el personal correspondiente del área de mantenimiento. Existirán aspectos que solo podan ser evaluados mediante la entrevista, debido a la dificultad de obtener evidencia física. En cambio otros aspectos requerirán únicamente de la observación y evidencia física existente en la empresa. Finalizada la auditoría se colocará la nota correspondiente según la información de la rúbrica y se obtendrán gráficos estadísticos que recopilan visualmente que áreas o puntos posee mejor puntuación y en cuales existen déficits gracias a una comparación explicita entre puntos evaluados. Además se identificarán las zonas de fortaleza y las zonas donde existan brechas con la finalidad de establecer acciones que permitan mejorar esos aspectos o minimizar aquellas acciones o desatenciones que disminuyen la nota de evaluación. Fase IV: presentación de los resultados Elaborar un informe donde los resultados de la evaluación sean plasmados. En esta fase se detallarán los gráficos estadísticos y ponderaciones realizadas bajo la rúbrica de cada uno de los aspectos evaluados y sus respectivos análisis de acciones posibles para la mejora de la gestión de mantenimiento con las conclusiones globales de la auditoría.
