CURSO ADMINISTRACION DE BODEGA Y CONTROL DE INVENTARIO MODULO I LA ADMINISTRACION Y LA BODEGA UNIDAD I LA EMPRESA Y SU ENTORNO Administración de Bodega y Control de Inventario INTRODUCCIÓN: En el marco de desarrollar una orientación de jóvenes empresarios así como para la orientación al mercado laboral se elabora el presente texto de apoyo con temas que son relevantes para el logro de dichos objetivos La creación de este corresponde a entregar un material para aumentar el conocimiento de alumnos (as) en el área empresarial y su entorno tales como: Conceptos de Empresa según su tamaño, su capital según su actividad, además de algunas normas legales en el proceso de formalización que les traerán ventajas y beneficios en relación al no formalizado. Finalmente, cabe señalar que este material pretende que el alumno (a) pueda desarrollar ciertas cualidades empresariales a través del desarrollo de talleres, pre-test y pruebas formativas que permitirán mezclar lo teórico con la realidad. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Los alumnos y las alumnas serán capaces de: 1. Conocer los aspectos jurídicos y económicos de una empresa. 2. Clasificar las empresas de acuerdo a su actividad. 3. Conocer las organizaciones que capacitan y asesoran a las MyPES. 4. Conocer la importancia que tiene la empresa en el desarrollo de la economía nacional y regional. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 4 Administración de Bodega y Control de Inventario PRE – TEST Nombre Curso Fecha I. : : : VERDADERO O corresponda. FALSO: Selecciona Verdadero o Falso 1. Cualquier actividad comercial representa una empresa. 2. Todo Ciudadano puede ser empresario. 3. Todas las empresas están reconocidas por el estado 4. Una empresa puede contar con un solo trabajador 5. El nombre indicado en un letrero es la Razón Social de una Empresa. II. según Selección Múltiple En cada una de las siguientes preguntas indica cual o cuales de las alternativas propuestas son correctas: 1. Son empresas: 2. 3. 4. 5. a. Un Kiosco de ventas de revista b. Una Maestranza c. Un taller de costura Solo la b Solo la c la b y c Todas Las empresas se clasifican según: a. Su tamaño b. Su capital c. Su ubicación Solo la a Solo la b la a y b Todas Una Empresa puede ser: a. Un grupo de personas b. Un grupo de personas y recursos c. Un grupo de personas, recursos y objetivos con fines de lucro. Solo la a Solo la b Solo la c Todas Son entidades de apoyo a las empresas: a. INP b. SERCOTEC c. FONASA Solo la a Solo la c la a y b la a y c Un grupo de personas con un mismo fin pasa a constituir: a. Una asociación b. Un Holding c. Una Gran Empresa la a y b la b.y c Solo la c Todas 5 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario El Concepto Empresa EMPRESA es toda actividad organizada encaminada a producir bienes y/o servicios que apunten a la satisfacción de las necesidades del hombre. Además, persigue una permanencia en el tiempo. Para ello es necesario que cuente con recursos (humanos y materiales) ordenados y combinados de forma tal que se cumpla con ese objetivo y adicionalmente constituya una actividad rentable. Esta sola definición, sin profundizar mucho, ya te da respuesta a algunas preguntas del Pre Test. • • • • • • Un quiosco de venta revistas. Una maestranza. Un taller de costuras. de Un grupo de personas Recursos Objetivos productivos con fines de lucro SON EMPRESAS ESTO ES UNA EMPRESA Si damos un paso más respecto de lo que significa una EMPRESA, debemos aclarar algunos conceptos que están en su definición: De manera muy general los recursos o factores productivos que se combinan para cumplir con los objetivos de una empresa son: Que estos Factores Productivos se combinen dependerá de dos elementos: • • De la naturaleza del producto o servicio y De la tecnología utilizada en el proceso productivo. Son los recursos naturales, los yacimientos RECURSO MATERIAL mineros, las reservas de agua, los bosques, insumos, materias primas, etc. Está formado por bienes tales como las maquinarias, edificios, el local comercial, CAPITAL Y TECNOLOGÍA y el dinero y las diferentes formas tecnológicas de fabricar un bien o prestar un servicio. Está representado por las personas que RECURSO HUMANO prestan servicios a la empresa, el Gerente, jefes de departamento y los trabajadores. Al interior de una empresa se realizan actividades las que, para cumplir en buena forma con su objetivo, deben ser organizadas Estas actividades las podemos sintetizar en cuatro ÁREAS FUNCIONALES: 6 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario AREA DE COMERCIALIZACION Es el área encargada de darle salida al producto o servicio, de venderlo, de llevarlo al MERCADO AREA DE PRODUCCION La producción es el proceso a través del cual se crean bienes. Constituye un proceso de transformación de las materias primas, insumos y energía mediante una tecnología definida, con la utilización de hombres y máquinas. AREA DE FINANZAS Se encarga de la administración de los recursos económicos de la empresa e incluye la determinación de las fuentes de obtención de los fondos necesarios para lograr los objetivos de ella. AREA DE PERSONAL El personal de una empresa, cualquiera sea su tamaño y rubro, es su más importante riqueza, ya que los objetivos sólo pueden ser logrados a través de disponer de recursos humanos. Hasta este momento confirmo que toda actividad comercial es una empresa y que una empresa puede contar con un solo trabajador. Cada área de una empresa tiene labores específicas que cumplir, las cuales podríamos señalarlas de la siguiente forma: • AREA DE COMERCIALIZACION • • • • • AREA DE PRODUCCION • • • • DETECTA las necesidades de los consumidores. DISEÑA el producto o servicio, y establece sus propiedades. ESTUDIA los potenciales mercados. DETERMINA el precio. ESTABLECE los medios de promoción y publicidad. .DEFINE el producto o servicio, diseña sus características. DEFINE los procesos que lo llevarán a cabo. ESTUDIA métodos eficientes de trabajo. SELECCIONA personal y materiales adecuados. ABASTECE, almacena y mantiene 7 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario • • AREA DE FINANZAS • • • • AREA DE PERSONAL • • • • • inventarios. DETERMINA costos del producto o servicio y controla la calidad. ADQUIERE materias primas y compra de herramientas y maquinarias. SOLVENTA gastos en remuneraciones. CONTROLA la cartera interna y las cobranzas. ORGANIZA un sistema eficiente de contabilidad. MANEJA las relaciones financieras con bancos y otros organismos. SELECCIONA y contrata personal. DESARROLLA instancias de capacitación y adiestramiento. FIJA nivel de remuneraciones y comisiones. SUPERVISA el bienestar del personal. EVALÚA el rendimiento del personal. Es importante destacar que en la práctica existe una relación íntima entre cada una de estas áreas funcionales, lo que permite asegurar que cualquier acción que se realice en un área afectará directa o indirectamente a las otras áreas. Si a esto se agrega el hecho que en una pequeña empresa, el empresario se encarga de desarrollar la mayoría ( y a veces todas ) las actividades de cada área funcional, deberá entenderse con mayor amplitud acerca de la necesidad de tener claro cada una de las tareas y de la relación que existe entre ellas. No podemos dejar de mencionar otra actividad intrínsecamente ligada al desarrollo de una empresa: LA ADMINISTRACIÓN. LA ADMINISTRACIÓN es el proceso mediante el cual se distribuyen y asignan los recursos de la empresa con el objetivo de alcanzar una mayor eficiencia en el logro de sus propósitos. El proceso administrativo que le sirve de guía al empresario contiene las siguientes fases o etapas: PLANIFICACION Etapa en que se fijan las metas (producción, ventas, utilidades, etc.) y los medios (promoción, marketing, etc.) de la empresa. ORGANIZACION Etapa en que se distribuyen los recursos y se asignan tareas, para lograr los objetivos de la Planificación. DIRECCION Etapa encargada de guiar y orientar el trabajo productivo conforme a lo planificado y a la organización establecida. 8 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Etapa en que se evalúa si la actividad desarrollada por la empresa está de acuerdo a lo programado. CONTROL A esta altura de lo estudiado, es tiempo de hacer un alto y realizar un pequeño taller de análisis. Es conveniente que lo comentes en grupo. ACTIVIDAD Ya sabes que: Un quiosco de venta de revistas, una maestranza y un taller de costuras, son empresas. Independiente de cuantas personas trabajen en cada una de ellas y cuantos sean los dueños. Conoces como se definen sus recursos, sus áreas y su proceso administrativo. Con estos antecedentes indica, para cada una de estas tres empresas, cuales serían: SUS RECURSOS RECURSO MATERIAL : CAPITAL Y TECNOLOGIA : RECURSO HUMANO : SUS ÁREAS COMERCIALIZACIÓN : PRODUCCIÓN : PERSONAL : FINANZAS SUS ETAPAS PLANIFICACIÓN : ORGANIZACIÓN : DIRECCIÓN : CONTROL 9 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Concepto Jurídico Empresa: Ser empresario no es cosa de disponer de recursos, un local, ofrecer algún producto o servicio, para luego venderlo y listo. Ser empresario significa incorporarse a un grupo muy importante en el quehacer laboral y económico del país. De acuerdo a esto y a la realidad, nos podemos encontrar con dos tipos de empresarios: los que desarrollan su actividad fuera del marco jurídico (no pagan patente ni impuestos, no se rigen por normas laborales, sus recursos suelen ser muy limitado, etc.) y los que desarrollan su actividad conforme al marco jurídico ( es decir, operan al contrario de los anteriores). Todo empresario que desarrolla su actividad conforme a la ley, se dice que está FORMALIZADO. Es importante tener en claro que un empresario no formalizado también es reconocido por ejercer una actividad económica y, entre otras cosas puede tener acceso a créditos. ¿Qué es la Formalización? 1. La FORMALIZACIÓN es un proceso, que consta de una serie de pasos, trámites y gestiones que puede realizar cualquier ciudadano para adquirir la calidad legal de empresario. La FORMALIZACIÓN no debe ser entendida como una obligación burocrática sin sentido, sino como un instrumento que permite al empresario ir pasando por etapas que cada vez lo proyecten más a una estabilidad económica y laboral. Si bien es cierto, conlleva una serie de trámites (que son fáciles de cumplir), también es cierto que trae consigo una serie de beneficios y posibilidades para el empresario y su empresa. Beneficios y Ventajas Legales de la Formalización 1. Se puede producir, transportar y vender sin riesgos de multas. Se puede "trabajar tranquilo". 2. La formalización permite integrarse a la sociedad como trabajadores y no como actividades marginales. 3. Permite recuperar el IVA. 4. Da acceso al sistema previsional ( A.F.P - Fonasa o Isapre) 5. Elimina los riesgos e irregularidades que sufren los no formalizados frente a sus proveedores y clientes. 6. Abre posibilidades para realizar negocios mayores y de nuevos mercados. 7. Abre posibilidades crediticias en distintas instituciones financieras. 8. Ayuda a ser ordenado en todo tipo de obligaciones internas y externas de la empresa. 9. El único costo de la formalización tiene que ver con el tiempo que el empresario ocupará en obtener su legalidad y, también, con los gastos en que deberá incurrir para obtenerla. Estos costos se verán compensados por los beneficios que se obtienen. Si conoces a alguien que tenga un negocio o algo que te parezca una empresa, pregúntale si conoce los beneficios y ventajas de estar formalizado. 10 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario ACTIVIDAD Responde las siguientes preguntas: ¿Por qué es importante la formalización de las empresas? ¿Es posible acceder a créditos sin estar formalizado? ¿Cuáles de todas las empresas del taller anterior están formalizadas? ¿Es necesario y/o conveniente que toda persona o grupo de personas que realizan alguna actividad económica estén formalizados? 11 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Concepto Económico Empresa Aunque para muchos especialistas, todos aquellos que desarrollan una actividad organizada encaminada a producir bienes y/o servicios son empresarios, para otros, tal actividad se puede clasificar como: MICRO EMPRESA, PEQUEÑA EMPRESA, MEDIANA EMPRESA Y GRAN EMPRESA, de acuerdo a su nivel de facturación. De acuerdo a esto podemos señalar que será MICROEMPRESA Aquélla en que su nivel de ventas por productividad anual sea inferior a 2.400 UF. PEQUEÑA EMPRESA Aquélla en que su nivel de ventas por productividad anual oscile entre las 2.400 UF y las 25.000 UF. MEDIANA EMPRESA Aquélla en que su nivel de ventas por productividad anual oscile entre las 25.000 UF y las 100.000 UF. GRAN EMPRESA Aquélla en que su nivel de ventas por productividad anual supere las 100.000 UF. De esta forma podemos decir, entonces, que el concepto económico de una empresa tiene que ver con el capital invertido; el cual, sumado a su nivel de ventas anuales, clasificará económicamente a la empresa. Como puedes observar han aumentado los conceptos que involucran a la definición de EMPRESA. Para reforzar lo ya visto, analiza el siguiente caso. Estudio de Caso Nº1 Un buen día don Porfirio Contreras tomó la decisión de dejar de ser apatronado, renunció a la empresa en la cual trabajaba y, con lo que retiró, más un préstamo que solicitó en una financiera, se instaló con un taller. Levantó el taller, compró las máquinas y herramientas necesarias, contrató a un ayudante y con algunos contactos que se trajo se su "pega", comenzó a trabajar en forma independiente, a ser su propio patrón. La "cosa" marchaba bien, trabajo no le faltaba, siempre "caía algo". Pero en algunas oportunidades tenía que hacer algunas movidas, para darle algo al maestro, tener para él y para comprar material. Un día llegó a su taller un cliente a cotizar por un trabajo. En ese instante, mientras conversaban, don Porfirio se recordó de su ex jefe que le dijo. " Me alegro mucho que te independices, pero busca una buena asesoría...", porque se estaba dando cuenta que el trabajo no lo podría realizar. 12 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Finalmente no tuvo capacidad para enfrentar tal trabajo y se perdió una muy buena oportunidad porque el cliente que lo visitó era de una de las empresas grandes de la zona. Don Porfirio se consoló recibiendo trabajitos como antes y haciendo las maromas de siempre para poder pagar. Incluso en cierta oportunidad una movida consistió en pedir una prórroga para pagar una cuota de una máquina que había comprado. La "cosa" comenzaba a marchar con algunos altibajos y comenzaron a venir una y otra prórroga, se demoraba en pagarle al maestro y a veces tenía que pedirle a un maestro amigo material prestado. Para qué hablar de la financiera. En cierta oportunidad se encontró con un ex compañero que también se había retirado e instalado con un taller, tenía una camioneta propia hasta con logotipo y que estaba comprando una buena cantidad de material para una obra. De pasadita le dijo... "es que yo soy contratista formalizado." Casos como el anterior se repiten muy a menudo en cierto sector de empresarios, por esta razón hemos decidido narrarlo para que lo leas detenidamente, lo comentes y saques tus propias conclusiones. Observa que en todo el relato existen varias cosas que no se ajustan a lo que un empresario debe hacer y desarrollar para lograr su objetivo. Más adelante volveremos a hacer algunos comentarios respecto de este caso. 13 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Clasificación de las Empresas según su Actividad La actividad de una empresa se refiere a su giro, es decir para lo que fue creada según sus objetivos. Al comenzar con una empresa, luego de formalizarla haciendo su iniciación de actividades, el Servicio de Impuesto Internos clasifica al nuevo contribuyente de acuerdo a su actividad comercial. La clasificación de la actividad puede estar incorporada en alguno de los siguientes grupos: a. b. c. d. e. INDUSTRIALES COMERCIALES FINANCIERAS DE SERVICIOS EXTRACTIVAS Veamos en que consiste cada una de ellas. 1. EMPRESAS INDUSTRIALES Son aquellas empresas que trasforman la materia prima en algún producto comercializable. En este tipo de empresa existen aquéllas que transforman la materia prima en otro tipo de materia prima. EMPRESA CARACTERÍSTICA Transforma la materia prima en un producto comercializable. Transforma la materia prima en otro tipo de materia prima. Transforma la materia prima en un producto comercializable. Transforma la materia prima en otro tipo de materia prima. Estructuras Metálicas Compañía Minera Andes Muebles Don Porfirio Aserraderos Arauco 2. EMPRESAS COMERCIALES Son aquellas que se dedican a comercializar artículos o productos ya elaborados o industrializados. En este grupo pueden existir empresas que fabrican, arman o envasan, y comercializan sus propios productos. Entre este tipo de empresas encuentran las mayoristas y las minoristas. Observa en siguiente cuadro y anota las empresas de tu zona que respondan a la clasificación de la segunda columna. 14 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario EMPRESA CARACTERÍSTICA Minorista Mayorista Fábrica-Mayorista Arma-Minorista-Mayorista Envasa-Minorista-Mayorista 3. EMPRESAS FINANCIERAS Corresponden a grupo de empresas que trabajan con circulante, es decir con dinero, o documentos valorados. Promueven el ahorro o el crédito EMPRESA CARACTERÍSTICA Banco del Estado Financiera Conosur Caja de Compensación Financiera Banefe 4. Ahorro-Crédito Crédito Ahorro-Crédito Crédito EMPRESAS DE SERVICIOS Son empresas que ofrecen distintos tipos de servicios dirigidos a personas naturales o a otro tipo de empresas Los servicios generalmente son intangibles, es decir se paga por un producto que no se ve pero produce un efecto. Observa el siguiente cuadro: EMPRESA CARACTERÍSTICA Aseo Industrial Instituto de Educación CHILECTRA Radio Taxis Seguros 5. Intangible Intangible Intangible Intangible Intangible EMPRESAS EXTRACTIVAS Este último grupo de empresas si bien tiene algo en común con alguna de las anteriores, tienen características muy particulares debido a que se dedican a extraer recursos naturales y someterlos a procesamiento o comercialización. Observa el siguiente cuadro: EMPRESA Pesca Artesanal Buzos Mariscadores CARACTERÍSTICA Comercialización Extracción-Comercialización Aquí falta un tipo de empresa. Pero, no recuerdo cual. Voy a tener que repasar un poco. 15 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Clasificación de las Empresas según su Tamaño El tamaño de la empresa es determinante en la forma de administrar el recurso humano. En el mundo productivo siempre han coexistido empresas de la más diversa naturaleza, forma y tamaño. En el mundo contemporáneo, el problema de las dimensiones varía de un país a otro (recordemos que en nuestro país hay micro, pequeñas, medianas y grandes empresas), particularmente si comparamos los países industrializados con los de menor desarrollo. Sin embargo, hay una tendencia mundial de empresas menores de alta eficiencia. Hay diversas variables que sirven para clasificar las empresas según su tamaño, tales como: capital invertido, número de trabajadores, etc. Hemos visto en páginas anteriores la clasificación que, de acuerdo a su nivel de ventas, se le da a las empresas en nuestro país. A continuación veremos algunas características que deben cumplir las grandes empresas y las empresas de menor tamaño. Consideraremos de menor tamaño a la micro, pequeña y mediana empresa, llamadas también MyPES o PyMES. Las Grandes Empresas: 1. TENDENCIA A LA ESPECIALIZACIÓN Y A LA PROLIFERACIÓN DE FUNCIONES En las grandes empresas resulta muy práctico que ciertas funciones específicas se agrupen en niveles gerenciales y estos se dividan en departamentos y subdepartamentos. La forma en que se relacionan las distintas unidades de una empresa se representan en los denominados organigramas. El siguiente es un gráfico parcial de un organigrama modelo: El organigrama de una empresa tendrá la estructura correspondiente a sus necesidades 2. ESTRUCTURA JERÁRQUICA Las grandes organizaciones empresariales construyen un nivel sobre el otro formando múltiples sistemas y subsistemas, lo cual hace que para llegar a cierto nivel se deba proceder de acuerdo al denominado conducto regular. 16 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario 3. DESPERSONALIZACIÓN Lo importante es que la tarea u operación sea ejecutada, no importa por quién. En las grandes empresas prima la productividad y rendimiento basado en normas de calidad. 4. RUTINAS PATROCINADAS Con este nombre se identifica a la serie de procedimientos establecidos, que deben ser seguidos por todos sus miembros para la realización de las diversas tareas. Estos están incluidos en los llamados "Manuales de Procedimiento" y en "Circulares" o "Instructivos". 5. EXISTENCIA DE ORGANIZACIONES INFORMALES EN SU INTERIOR Las grandes empresas, producto de su propio tamaño y complejidad, pueden tener severos problemas de comunicación. Los canales regulares de comunicación son a menudo inoperantes, pero, sin embargo, los canales "informales" de comunicación son bastante eficaces y a menudo filtran informaciones estratégicas de reuniones de directorios o de gerentes, a los niveles más bajos de la organización vía "rumores o copuchas", mucho antes de que sean comunicados oficialmente. Otro factor de carácter informal que se genera al interior de las grandes empresas es la merma de material sea éste del área productiva o del área administrativa. Muy a menudo ocurre que de las bodegas, de los pañoles o del stock de material de oficina desaparecen materiales, herramientas o elementos de oficina, los cuales son sustraídos suponiendo que entre tanta cosa no se va a notar. Lo anterior está referido a diversas variables tales como: relaciones humanas, políticas de estímulo e incentivos, niveles de participación, identificación con la empresa, etc. Estas situaciones se superan cuando se logra un estilo de administración que favorece un buen clima organizacional. Las Empresas de Menor Tamaño 1. AMBIENTE MÁS INFORMAL Y PERSONALIZADO Dada la pequeña dimensión de la empresa y el menor número de trabajadores, resulta posible que el empresario establezca relaciones directas con cada uno de sus trabajadores. Obviamente esto se dificulta a medida que el tamaño de la empresa crece. 2. MAYOR FLEXIBILIDAD Dado su menor tamaño, estas empresas presentan estructuras flexibles que les permiten una mayor adaptabilidad a cambios y situaciones nuevas. Generalmente no hay manuales de procedimientos ni circulares ni instructivos, escasamente hay órdenes del día y con frecuencia están sometidas a los requerimientos de las grandes empresas. 3. CONCENTRACIÓN DE FUNCIONES GERENCIALES EN EL EMPRESARIO O DUEÑO En las PyMES, los empresarios, que generalmente son los dueños, realizan las principales funciones gerenciales: gestiones financieras, supervisión de la producción, negociaciones y acuerdos con proveedores, y desde luego concentran todas las decisiones de contratación, remuneraciones y despidos del personal. Es muy común encontrarse con empresarios que tratando que su empresa funcione mejor, las "hacen todas". 4. ESCASO DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS En concordancia con lo anterior, los procedimientos administrativos que se llevan a cabo son, en general, básicos y simples. 17 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Muchas empresas de menor tamaño son familiares, por eso es que se dan estas condiciones. Hay que reconocer que los microempresarios son bastante desordenados. Eso de llevar procedimientos administrativos simples y básicos, son sólo una justificación. Clasificación de las Empresas según su Capital La creación de una empresa puede tener distinto origen y objetivos específicos bien definidos. Una empresa puede ser creada por necesidades de una o más personas para fines propios, nace así una empresa privada. También puede ser creada por necesidades de una sociedad humana para fines comunitarios, nace así la empresa pública o empresa fiscal Y por último, puede ser creada por necesidades de ambas partes, es decir, puede ser creada por una o más personas para fines propios y para beneficio de la comunidad, nace así la empresa mixta o semi fiscal. En las siguientes líneas podrás observar la diferencia entre ellas según esta forma de clasificación. 1. EMPRESAS PRIVADAS Son creadas por una persona natural o por más de una persona, en este caso generalmente son sociedades de hecho o de derecho, formales o informales. En cualquier caso el capital proviene del aporte de la o las personas que la crean. Las empresas privadas pueden ser con o sin fines de lucro. Observa el siguiente cuadro: EMPRESA CARACTERÍSTICA Taller Don Porfirio Informal-Lucro Porfirio Contreras y otro Formal-De hecho-Lucro Porfirio Contreras y Cia. Formal-De Derecho-Lucro Fundación Porfirio Contreras Formal-De Derecho-Sin Lucro Comedor Abierto San Porfirio Informal-Sin Lucro ¿y... el Hogar de Cristo, el Ejercito de Salvación y Juan Pérez y otros? 2. EMPRESAS FISCALES O PÚBLICAS Creadas exclusivamente con capitales estatales o fiscales, provenientes de la hacienda pública o por capitales extranjeros entregados al estado. Las empresas públicas o fiscales, pueden ser con o sin fines de lucro y todas, obviamente, son de derecho. Observa al siguiente cuadro: 18 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario EMPRESA CARACTERÍSTICA FONASA Sin Lucro CODELCO Lucro EMPRESAS SEMI FISCALES Creadas por capitales aportados por el estado y por particulares en proporciones establecidas de común acuerdo. Una empresa semi fiscal está compuesta por representantes del estado y, generalmente, por representantes de una sociedad de derecho privado, ante un directorio que conduce los destinos de la empresa. Las empresas semi fiscales, también pueden ser con o sin fines de lucro. Observa el siguiente cuadro: EMPRESA Universidad de Chile CARACTERÍSTICA Formal-Lucro Para evitar confusiones aclararemos que nos referimos a la institución de educación superior y no al Club de Fútbol. Todos los talleres que te propongamos en este Módulo, deben ser trabajados exclusivamente por ti o por un grupo de estudio que tú integres. La idea es que vayas estudiando lo que vas aprendiendo sin engañarte. Todo lo que aquí te entregamos son antecedentes muy útiles en tu futuro profesional. ACTIVIDAD Analiza junto a un grupo de compañeros, el siguiente caso: La Empresa de Don Luís Morgado, se dedica a la fabricación de muebles para oficina. Las personas que trabajan en ella, con sus respectivas funciones son: El Gerente propietario, titular y cabeza principal de la empresa, se encarga de dirigir los aspectos principales de la organización. La Secretaria, desempeña su función y además se encarga de la compra de insumos, materias primas y artículos de oficina, contando para ello con la autorización del gerente. Auxiliar de Contabilidad, es el encargado de registrar y organizar la información. Asimismo, se encarga de los pagos a proveedores, remuneraciones del personal y del control de inventarios. El Jefe de Taller, tiene como responsabilidad la supervisión y el control de la producción. Además, se preocupa de otros aspectos relacionados con el personal bajo su cargo. Los operarios, son los encargados de las tareas directas de producción. En total en la empresa de don Luís trabajan 7 personas. Con estos antecedentes: Grafica el organigrama que debería tener la empresa de don Luís: 19 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Haz una lista de los cargos que actualmente tiene la empresa, los responsables de cada uno de ellos y sus funciones: CARGO RESPONSABLE FUNCIÓN 20 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario ACTIVIDAD Busca en las páginas amarillas de la guía de teléfonos, en algunos diarios, observa por las calles cuando vayas o vengas al colegio, busca en Internet de la Sala de Enlace (solicita hora con tiempo) todos los antecedentes necesarios para construir una lista de unas 30 empresas reales que existan en la Región del Maule y que cumplan con características ya vistas: Actividad Tamaño Capital Privada Fiscal Semi Fiscal Industrial Comercial Financiera De Servicio Extractiva Económica Redes de Apoyo a las MyPES Ser empresario no es cosa fácil. Se requiere de ideas claras, mucha constancia, dedicación, esfuerzos y sacrificios. Varios empresarios han comenzado esta "aventura" con muchas expectativas y no todos han lograo mantenerse en el tiempo. En los archivos de las municipalidades existen un buen porcentaje de patentes de micro, pequeñas y medianas empresas vigentes y en actividad, pero también hay un alto porcentaje de este tipo de patentes que no están en actividad y que anualmente son declaradas sin movimiento. Sin considerar todas aquéllas que con el tiempo han sido caducadas. Todos aquellos empresarios que no lograron perdurar en el tiempo, son las que siempre quisieron "rascarse con sus propias uñas", que desconocían la existencia de redes de apoyo a las PyMES o bien que desconfiaron de su ayuda y nunca se preocuparon de informarse. En nuestro país existe una muy importante Red de Apoyo a las PyMES, la cual conforme a sus integrantes, ofrece: asistencia técnica, capacitación, financiamiento, etc. A continuación les daremos una breve descripción de sus más importantes integrantes. ¿Quiénes integran la Red de Apoyo? ¿Cuál es su Principal Objetivo? Las instituciones que integran esta Red de Apoyo, pertenecen a estamentos gubernamentales y a organismos no gubernamentales, llamados ONG. Estas últimas manejan fondos provenientes de privados y de instituciones extranjeras. Estas instituciones se agrupan en: Instituciones de Asistencia Técnica y Capacitación, e Instituciones de Financiamiento o Cofinanciamiento. 1. INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES Y ONG DE ASISTENCIA TÉCNICA Y CAPACITACIÓN • CORFO (Corporación de Fomento de la Producción) y sus filiales: • SERCOTEC (Servicio de Cooperación Técnica), • CDP (Corporación de Desarrollo Productivo) • MIDEPLAN (Ministerio de Planificación y Cooperación) y su filial: • FOSIS (Fondo de Solidaridad e Inversión Social) • SENCE (Servicio Nacional de Capacitación y Empleo) 21 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario • INP (Instituto de Normalización Previsional) • CORPORACIÓN DE CAPACITACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN (ONG) 2. INSTITUCIONES NO GUBERNAMENTALES DE FINANCIAMIENTO • Fundación SOINTRAL (Sociedad de Inversiones para el Trabajo Ltda.) • BANCO DEL DESARROLLO • BANCO DEL ESTADO • BANEFE 3. INSTITUCIONES INTERNACIONALES DE ASISTENCIA TÉCNICA, CAPACITACIÓN FINANCIAMIENTO • OIT ( Organización Internacional del Trabajo ) • GTZ ( Servicio de Cooperación Técnica Alemana ) • LUZO CONSULT ( Institución de Cooperación Técnica y Financiera Alemana ) Y 22 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario CORFO La Corporación de Fomento de la Producción, posee una amplia oferta de productos a la que puede optar el sector privado con el propósito de impulsar el desarrollo empresarial, a través de SERCOTEC y CDP, en lo referente a potenciar innovación tecnológica, a modernizar la gestión empresarial y al acceso de financiamiento para inversión productiva. Los productos que ofrece CORFO son: • PROFO: Proyectos de Fomento • FAT: Fondos de Asistencia Técnica • PREMEX: Programa de apoyo a la gestión de empresas exportadoras • CRÉDITOS: de largo plazo a través de bancos y compañías de leasing • FONTEC: Fondo Nacional de Desarrollo Tecnológico Productivo SERCOTEC El Servicio de Cooperación Técnica, es una filial de la CORFO encargada de desarrollar y promover programas de apoyo a la micro, pequeña y mediana empresa. Administra fondos estatales y provenientes de organismos extranjeros para destinarlos preferentemente a: PROFOS, FAT y Capacitación. CDP La Corporación de Desarrollo Productivo, es una filial de la CORFO promueve programas de apoyo a las empresas en área de la Asistencia Técnica y en Proyectos de Fomento. Administra fondos provenientes de capitales extranjeros, estatales y de asociaciones de empresas. FOSIS El Fondo de Solidaridad e Inversión Social, es un servicio dependiente del Ministerio de Planificación y Cooperación que participa en el esfuerzo del país por superar la pobreza. Promueve un estilo de trabajo participativo en los programas públicos e identifica nuevas áreas estratégicas en la lucha contra la pobreza. Actúa en segmentos sociales de la población no cubiertos por otras instituciones. 23 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario SENCE El Servicio Nacional de Capacitación y Empleo difunde y supervisa el funcionamiento de sistema de capacitación. Estimula las acciones y programas que desarrollen las empresas, a través de la aplicación del incentivo tributario, administra programas de capacitación y otorga subsidio directo a Micro y Pequeñas empresas. Promueve y coordina actividades de orientación ocupacional a los trabajadores, así como fomenta la calidad de los servicios que prestan las instituciones intermedias y ejecutoras de capacitación. INP El Instituto de Normalización Previsional, redistribuye los excedentes de los recursos de los cotizantes, devolviéndolos en acciones de capacitación y en programas de mejoramiento del quehacer empresarial. El INP permanentemente está invitando a sus cotizantes a participar en programas de diversa naturaleza, siempre en beneficio de los trabajadores y empresarios. CORPORACIÓN DE CAPACITACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN Es una institución integrante de la red de la Cámara Chilena de la Construcción, a la cual pueden asociarse todo tipo de empresarios y hacer uso de: asesorías, programas de capacitación, administración de franquicias tributarias, detección de necesidades y selección de personal. FUNDACIÓN SOINTRAL SOINTRAL es un ONG de carácter privado, su misión otorgar créditos blandos al microempresario y apoyar acciones empresariales tales como: generación de capital de trabajo, expansión de la empresa, asesoría para la formalización y línea de factoring. A SOINTRAL, pueden recurrir empresarios formales e informales. BANCO DEL DESARROLLO Organismo que otorga financiamiento a las empresas a través de los siguientes programas: • Líneas de crédito para reprogramación de pasivos de pequeñas empresas • Financiamiento de inversiones de MyPES • Financiamiento de insumos de producción y comercialización en el extranjero BANCO DEL ESTADO Organismo que otorga financiamiento a las empresas por medio de un Programa de Asistencia Crediticia, al cual se postula a través de FOSIS. A este Programa pueden postular empresarios dueños de pequeños negocios o talleres formales e informales sin importar su rubro. El crédito otorgado puede ser destinado tanto para mejorar el lugar de trabajo, como para capacitación y asistencia técnica. 24 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario BANEFE Organismo que otorga financiamiento a las empresas por medio de un Programa de Asistencia Crediticia, al cual se postula a través de FOSIS. A este Programa pueden postular empresarios dueños de pequeños negocios o talleres sin importar su rubro. El crédito es otorgado para financiar adquisición de activos fijos y capital de trabajo. OIT La Organización Internacional del Trabajo, es una institución que, en su misión contempla el desarrollo de diversos programas en beneficio de los trabajadores a nivel mundial. El programa más importante que la OIT desarrolla en la actualidad es el de "Mayor Productividad y un Mejor Lugar de Trabajo", dirigido especialmente a las MyPES. Los programas que propone la OIT se canalizan por intermedio de instituciones tales como: SERCOTEC, INP, CDP, FOSIS y otras similares. GTZ La Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmbh, es una empresa del gobierno federal alemán. Está presente en 135 países y su objetivo principal es asesorar a empresas y organizaciones en su ejecución de proyectos empresariales. Otorga, además, aportes financieros no reembolsables de fondos de cooperación técnica. LUSO CONSULT LUSO CONSULT, empresa de cooperación técnica y financiera alemana, actúa en más de 70 países en el análisis de planificación, evaluación y ejecución de proyectos empresariales. La misión de LUSO es de contribuir al mejoramiento de las condiciones de vida de la población en zonas rurales y urbanas, ligadas a la Micro, Pequeña y Mediana empresa. Existen otras instituciones no gubernamentales y extranjeras que otorgan financiamiento a las MyPES, pero por razones de espacio sólo hemos incorporado a las más conocidas en el ambiente de la pequeña y mediana empresa. 25 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Localización Geográfica Una de las principales herramientas de las empresas, para sobrevivir, es el conocimiento del entorno. El entorno es el medio en el cual se desarrolla la empresa, es decir, son las características del momento histórico en que se desenvuelve, tanto en lo económico como en lo social. También, son parte del entorno: el mercado formado por las empresas que compiten y que influyen sobre la empresa, las empresas que proveen de insumos y , en general, todas las instituciones y situaciones que pueden producir un cambio en la empresa. Son parte del entorno otras condicionantes lógicas, es decir: ¿será bueno un negocio de abarrotes si hay un supermercado enfrente; será bueno instalar una ferretería cerca de la playa; será bueno instalar un negocio de confites y juguetes en un sector de baja población infantil, etc.? A esto agreguemos que las características de las empresas, al margen de su tamaño, están condicionadas a las áreas productivas y ambientales del país: minería, agricultura, marítimas, etc. El conocimiento del entorno entrega dos tipos de información. Una que sirve, en el corto plazo, para manejar un negocio en forma eficiente, es decir, lograr las metas con los mínimos costos de producción, gestión y ventas. Otra información, es aquella que le permite al empresario tomar una decisión sobre el futuro del negocio. Como podemos apreciar, el conocimiento del entorno permite controlar sus posibles defectos, o al menos, tenerlos en cuenta al momento de tomar decisiones. Esto dependerá del grado de cercanía o lejanía de la empresa con los distintos elementos que conforman su entorno. El grado de cercanía se denomina ENTORNO CERCANO y el grado de lejanía se denomina ENTORNO LEJANO ENTORNO CERCANO El ENTORNO CERCANO se caracteriza por ser el medio que tiene mayor contacto con la empresa, y, por lo tanto, lo que suceda en él, la afectará. En la dirección contraria también ocurre lo mismo, es decir, lo que le ocurra a la empresa afectará a su entorno más cercano. El entorno cercano es, probablemente, lo que el empresario conoce mejor, por lo que, por sus propios medios puede lograr generar un cierto grado de control o conocimiento de cómo reacciona o cómo debe operar este entorno frente a determinadas situaciones. El entorno cercano presenta los siguientes componentes o elementos: • LOS CLIENTES Los clientes son los diferentes tipos de compradores demandantes o consumidores a los cuales puede atender con los productos o servicios que ofrece la empresa. Ellos se definen de acuerdo a los tipos de mercado a los que se puede acceder, entre ellos se cuentan el mercado de consumidores finales, el mercado industrial, el mercado de intermediarios y los mercados internacionales. EJEMPLO: • MERCADO FINAL: Son quienes compran el producto y lo utilizan de inmediato. • MERCADO INDUSTRIAL: Son quienes compran el producto y lo utilizan como parte de un proceso. • MERCADO INTERMEDIARIO: Son los que revenden el producto agregándole alguna característica. • MERCADO INTERNACIONAL: Son los clientes potenciales que están fuera de Chile. • LOS COMPETIDORES 26 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Son todas las empresas que se dedican a satisfacer las mismas necesidades que una empresa en particular, pero que pueden entregar una mejor calidad del producto elaborado o del servicio prestado, precios más ventajosos, un servicio de venta y post venta más amplio. EJEMPLO • Estructuras Metálicas Don Porfirio: Material de primera calidad, puntualidad en la entrega. • Estructuras Metálicas Mi Nieta: Instalación y material de primera calidad. • Estructuras Metálicas ESTRUNOR: Todo tipo de estructuras. Pintado del color que usted quiera. • LOS PROVEEEDORES Los proveedores son todas las entidades que abastecen de materias primas e insumos de la empresa para que ésta produzca los artículos o servicios que entrega al mercado. Cualquier cambio que hagan los proveedores, afectará a la microempresa. Por lo tanto, un conocimiento de lo que les ocurre, puede permitir tomar decisiones acertadas, o bien, poder prepararse para enfrentar el cambio EJEMPLO: • Un ejemplo de esto son los efectos inesperados que produjo el invierno altiplánico en la zona agrícola y ganadera del norte del país. La pérdida de producción afectará a las empresas del rubro alimenticio que se abastecen de este mercado. • Los problemas en el Medio Oriente y la sobre alza en los combustibles afecta a todo el país, puesto que se originarán aumentos en los precios de venta y servicios. • La época estival hace que algunos productos abaraten los costos de producción respecto de otras épocas del año. Mercado Internacional: Son los clientes potenciales que están fuera de Chile. • LOS INTERMEDIARIOS Los intermediarios son entidades que cooperan con la empresa para la promoción, venta y distribución de sus productos. Si por alguna razón, el intermediario encuentra que el precio que él logra en el marcado no es lo suficientemente bueno, puede exigirle al empresario bajar los suyos o, también, si el intermediario logra más ventas del producto, puede solicitarle al empresario aumentar su productividad para abastecerse. EJEMPLO • Una empresa fabricante de bolsas de buena calidad de material y de impresión, induce a una buena presentación de un producto bien elaborado. • Las ofertas y promociones que realizan las distribuidoras hace que en algunos casos los productores mayoristas deban bajar los costos de venta al por mayor. • Un producto nuevo en el mercado y de consumo masivo, hace que otro tipo de productos deban aumentar la productividad para abaratar sus propios costos de venta. • EL PÚBLICO El público lo constituye todo tipo de grupo de personas que interactúen directa o indirectamente con la empresa y que tienen un interés real o potencial en su existencia y en sus capacidades. El público son las personas que pueden llegar a vincularse con la empresa, porque la conocen y tienen interés en ella, desean adquirir sus productos, están interesados en invertir, les preocupa la forma en que va a cumplir las metas trazadas, etc. EJEMPLO • Los medios de comunicación interactúan directamente con las empresas por medio de la publicidad. 27 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario • • Los medios de transporte interactúan directamente con las empresas, por el flujo de público que ocuparán sus servicios. Los dirigentes vecinales interactúan indirectamente con las empresas, por medio del mejoramiento del entorno y la fuente laboral. ENTORNO LEJANO La importancia del ENTORNO LEJANO radica en que el empresario, si bien no puede hacer nada en forma independiente por cambiar la situación, puede observar cómo se comportan estos elementos, o qué tendencia tienen y de allí tomar decisiones o modificar metas o actividades. El entorno lejano presenta los siguientes componentes o elementos: • EL MEDIO DEMOGRÁFICO Y ECONÓMICO El medio demográfico y económico, lo conforman las variables o elementos que tienen que ver con los ingresos de las personas y la distribución nacional por sexo, edad, educación, etc. Este elemento le permite al empresario estudiar el mercado que está adquiriendo su producto o el mercado potencial que puede encontrar en ciertas comunas o regiones para su producto. EJEMPLO • Una empresa de aseo domiciliario necesita tener conocimiento de sectores en los cuales puede ofrecer sus servicios. • EL MEDIO TECNOLÓGICO Y NATURAL El medio tecnológico y natural, incluye, por una parte, los elementos referidos al avance de la tecnología, ya sea en el ámbito nacional como extranjero; por otra parte, considera los cambios que se producen en la naturaleza, que pueden afectar las cosechas, plantaciones e incluso la disponibilidad de recursos que se creían eliminados ( árboles, aire, agua ). Dichos cambios pueden afectar a grandes sectores de la economía y a las empresas. EJEMPLO • Normalmente los sectores de alta frecuencia o tránsito de público: playas, escuelas, etc. Es un buen mercado para productos de consumo rápido. • El norte es un buen mercado para venta de poleras. • El sur es un buen mercado para la venta de paraguas. • EL MEDIO POLÍTICO Y LEGAL El medio político y legal lo conforman los documentos legales promulgados, el marco de tributación existente y de impuestos específicos que son desarrollados en el aparato legislativo del Estado de Chile y en los concejos municipales. Los efectos de este medio afectan la tributación, patentes, planos reguladores, medidas anticontaminantes, etc., a las cuales el empresario debe acogerse, lo que puede significar desgaste de fuerzas y uso de su tiempo para tramitaciones. Pero, también este marco político y legal puede ser una oportunidad para adaptarse y salir adelante con la empresa. EJEMPLO • Es difícil encontrar en nuestra ciudad venta de productos alimenticios preparados en la calle y autorizados por la autoridad correspondiente. Sin embargo, en otras comunas esta situación es permitida • Difícilmente se autorizaría la instalación de una amasandería en el quinto piso de un edificio de departamentos. • EL MEDIO SOCIOCULTURAL El medio sociocultural, se encuentra constituido por las instituciones como la iglesia, las fuerzas armadas, el aparato estatal y por los valores culturales tradicionales en nuestro país como la familia, el folklore, la nacionalidad, la solidaridad, etc. Cualquier cambio de conducta de los componentes de este medio genera reacciones, tanto negativas como positivas, en la empresa y en los productos que elabora. 28 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario EJEMPLO: • Tal vez sería un negocio redondo la instalación de una empresa elaboradora de comida rápida de productos chilenos (humitas, choclos con mantequilla, etc.), en el Schoping Talca. • Difícilmente se autorizará la instalación de una empresa metalmecánica en el Parque Universitario. 29 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario ACTIVIDAD Las siguientes son empresas de la zona, identifica ejemplificando para cada una de ellas cuál sería entorno cercano y el entorno lejano. EMPRESA ENTORNO CERCANO ENTORNO LEJANO EMPRESA ENTORNO CERCANO ENTORNO LEJANO EMPRESA ENTORNO CERCANO ENTORNO LEJANO EMPRESA ENTORNO CERCANO ENTORNO LEJANO 30 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario PRUEBA FORMATIVA Nombre : Curso : Fecha : I. VERDADERO O FALSO: Selecciona Verdadero o Falso según corresponda. 1. 2. Empresa es toda actividad encaminada a producir bienes y/o servicios El trabajo está representado por los recursos materiales. El área de producción se encarga de seleccionar al personal que contratará y la compra de materiales. La administración es el proceso mediante el cual se distribuyen y asignan los recursos de la empresa. Quedar exento del IVA es un beneficio de la formalización. Una empresa industrial es aquella que transforma la materia prima en algún producto comercializable. Los Manuales de Procedimiento son instrumentos típicos de las grandes empresas. En una empresa de menor tamaño se vive un ambiente más personalizado. Una empresa de aseo industrial es una empresa cuyo producto ofrecido es un intangible. La productividad de las MyPES fluctúa entre las 2.400 y las 25.000 UF. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. II. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Términos Pareados Cada concepto de la columna de la izquierda debes hacerlo coincidir con el concepto que esta en la columna derecha. ÁREA DE PERSONAL ÁREA DE FINANZAS TIERRA INSTRUCTIVOS FLEXIBILIDAD SEGUROS FORMALIZACIÓN a. b. Encargada de administrar los recursos monetarios Conjunto de bienes y recursos monetarios utilizados para el desarrollo de actividad de la empresa c. Conjunto de metas y recursos necesarios para el logro de los objetivos d. Tramites necesarios legalmente la empresa e. Negocio pequeño que satisface necesidades directas del cliente f. Servicio intangible que permite recuperar el valor de un bien que sufre un siniestro g. para constituir las Conjunto de normas que permiten desarrollar una actividad en forma ordenada y sistemática 31 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario 8. 9. 10. ALMACÉN CAPITAL PLANIFICACIÓN h. Características de la pequeña empresa para cambiar su planificación de acuerdo a las necesidades de la entidad. i. Está relacionada con el recurso humano de su selección y contratación j. Recurso material que está formado por el recurso natural y materias primas 32 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] UNIDAD II FORMAS JURIDICAS DE EMPRESA Administración de Bodega y Control de Inventario INTRODUCCIÓN En los capítulos anteriores hemos hecho mención a la importancia que tiene una empresa formalizada, sin dejar de lado que una empresa informal de igual manera es considerada por el Estado, puesto que desarrolla una actividad económica; no obstante, por este hecho no tiene existencia como tal. Pareciera esto ser una contradicción, pero no lo es desde el punto de vista práctico, sin embargo, desde el punto de vista jurídico, es necesario que toda empresa, tarde o temprano, se formalice. La presente Unidad les dará a conocer de manera más explícita el proceso de formalización y los pasos a seguir para los diferentes tipos de empresas que se pueden crear en nuestro país. OBJETIVO ESPECIFICO: Los alumnos y las alumnas deberán: Identificar las figuras jurídicas de Persona Natural y Persona Jurídica: Sociedades de Hecho y de Derecho 34 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario PRE-TEST Nombre : Curso : Fecha : I. Verdaderos y Falsos Selecciona Verdadero o Falso según corresponda 1. 2. 3. 4. 5. Todos los comerciantes están reconocidos por la Municipalidad En las notarias se puede legalizar una empresa Si toda una familia decide instalar y administrar un negocio grande, significa que son una sociedad Un club de fútbol de barrio es una sociedad Un club de fútbol profesional es una sociedad II. Selección Múltiple En cada una de las siguientes preguntas, indica cuál o cuáles de las alternativas propuestas son correctas: 1. Para vender en la vía pública los comerciantes deben: i. Ser artesanos. ii. Tener permiso municipal. iii. Tener patente. Sólo I Sólo II Sólo III Ninguna 2. ¿Cuál de los siguientes nombres de empresas crees que representan a una Sociedad? i. Porfirio Contreras y otro. ii. Porfirio Contreras y Compañía Ltda. iii. Taller Don Porfirio I y II Sólo I Sólo II Todas 3. Deben emitir boletas: i. Porfirio Contreras y otro. ii. Porfirio Contreras y Compañía Ltda. iii. Taller Don Porfirio. Solo I Sólo II Sólo III Todas 4. Socio es: i. ii. iii. Solo I Un compañero de trabajo. Un trabajador de una empresa. Un copropietario de una empresa. I y II Sólo II II y III 5. Una Sociedad puede tener: i. Una sucursal en la misma ciudad. ii. Una sucursal en cualquier parte del país. iii. Una sucursal en el extranjero. Solo II Solo III II y III Todas 35 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Concepto de Persona Natural La manera más sencilla de administración y formalización de una empresa consiste en reunir toda la actividad empresarial en una sola persona (su dueño), el cual legalmente se llama PERSONA NATURAL. Esto significa que la empresa lleva el mismo nombre de su dueño. Los pasos a seguir por un empresario para formalizarse como Persona Natural son: EL EMPRESARIO INDIVIDUAL En nuestro país existen muchas personas de esfuerzo que han levantado un taller, un negocio o que trabajan por cuenta propia prestando algún servicio, pretendiendo ser sus propios patrones. Incluso involucran a toda o parte de la familia directa en la actividad que desarrollan (esposa e hijos), debido a que desconfían de terceros o bien porque creer que solos pueden llegar a ser exitosos en su desafío. Estos motivos son los principales para que un empresario decida formalizarse como Persona Natural. Generalmente la actividad la desarrollan en un taller o negocio habilitado en su propia casa y la jornada laboral la imponen ellos mismos de acuerdo a la demanda de trabajo. EJEMPLO: Un ejemplo cercano de Empresario Individual, es Don Luís y la Tía María, los concesionarios de los quioscos de nuestro colegio. Ellos desarrollan una actividad comercial en la cual son los únicos dueños. LA MICRO EMPRESA FAMILIAR La Microempresa Familiar es una empresa que pertenece a una o más personas naturales que realizan sus actividades empresariales en la casa habitación en que residen. Las labores profesionales, oficios, comercio, pequeñas industrias o talleres, artesanía o cualquier otra actividad lícita que se realizan en ese domicilio son entonces, de prestación de servicios o de producción de bienes; sin embargo la ley excluye aquellas actividades consideradas peligrosas, contaminantes y molestas. En consecuencia, deben cumplirse los siguientes requisitos: • Que la actividad económica que constituye su giro se ejerza en la casa habitación. • Quien desarrolle la actividad sea legítima(o) ocupante de las casa habitación familiar (casa propia, arrendada, cedida). • Que en ella no trabajen más de cinco trabajadora (es) extraña(o)s a la familia. • Que sus activos productivos (capital inicial efectivo) - sin considerar el valor del inmueble en que funciona - no excedan las 1.000 UF ($16.918.360 según valor UF al 01/01/2003). A continuación se enumeran los principales temas del área tributaria que están relacionados con las Microempresas Familiares: Las MEF, nacen con la promulgación de la Ley N°19.749, que beneficia a: • Microempresaria(o)s que no han podido formalizarse por limitaciones en las normas de zonificación industrial o comercial. • Microempresaria(o)s que tienen una empresa en funcionamiento sin estar formalizada (no poseen Patente Municipal y/o no han Iniciado Actividades en el SII). Los beneficios de las microempresas que funcionan en el sector formal también son válidos para las Microempresas Familiares, sin embargo Ley MEF agrega otros como son: • Pueden acceder a un procedimiento simplificado e integrado de Inicio de Actividades, cambio de domicilio o de actividad, y obtención de patente municipal, al momento de efectuar la formalización en el Municipio. • Les permite realizar trabajos por encargo de terceros que se conoce como "maquila" (sin la existencia de IVA), donde el contribuyente que encarga el trabajo emite una factura de compra por los trabajos realizados. 36 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. La ley aprobada en el Parlamento, consiste básicamente en lo siguiente: Se autoriza a las personas naturales para constituir empresas individuales con responsabilidad limitada. Estas empresas deberán constituirse por escritura pública, cuyo extracto se inscribe en el registro de comercio y se publica en el Diario Oficial, (formalidades idénticas a las que la ley contempla para las sociedades de responsabilidad limitada y anónimas); La escritura de constitución debe individualizar a su propietario e indicar el nombre de la empresa, su capital inicial, la actividad económica o giro, su domicilio y la duración, pudiendo ser indefinida. Cumplidas las formalidades de constitución, nace a la vida jurídica y comercial, una nueva persona jurídica, siempre comercial, cuyo objeto puede contemplar actividades civiles o comerciales de cualquier especie, salvo las reservadas exclusivamente a las sociedades anónimas; El propietario de la empresa individual responde con su patrimonio, sólo de los aportes efectuados a la empresa. La empresa, por su parte, responde por las obligaciones generadas en el ejercicio de su actividad, con todos sus bienes. El nombre de la empresa deberá llevar el nombre de su propietario o un nombre de fantasía, una referencia a su objeto o giro más la abreviatura "E.I.R.L." Debe darse formalidad y publicidad especial a los contratos que celebre la empresa individual con su propietario, cuando éste actúa dentro de su patrimonio personal. La administración de la empresa corresponde a su propietario, sin embargo este puede dar poderes generales o especiales para ello, a un gerente o mandatarios. Las utilidades retiradas por el empresario, pertenecen a éste y no al patrimonio de la empresa. Se establecen las causales de término de la empresa, entre las cuales destacan la voluntad del empresario, la llegada del plazo o la muerte del titular. A su vez, se establecen los mecanismos para que, en caso de fallecimiento del titular, sus herederos puedan continuar con la empresa; Se establece la posibilidad que una empresa individual se transforme en sociedad o que, una sociedad pueda transformarse en empresa individual, cuando su capital se reúne en manos de una sola persona. Todo el régimen jurídico aplicable a la empresa, incluso en materia tributaria y de saneamiento de la nulidad por vicios en que pudo haberse incurrido en su constitución o reforma, es el estatuto jurídico de las sociedades de responsabilidad limitada. Concepto de Persona Jurídica La PERSONA JURÍDICA representa a aquella empresa que está compuesta por dos o más personas, donde cada uno hace un aporte de capital para la puesta en marcha de la empresa. Generalmente estos aportes se calculan en términos de porcentajes. A este tipo de empresas comúnmente se le llama Sociedad y puede estar constituida de cualquiera de las Siguientes formas: SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA Las Sociedades de Responsabilidad Limitada, sean civiles o comerciales, se constituirán por escritura pública que contendrá la declaración de que la responsabilidad personal de los socios queda limitada a sus aportes o a la suma que éstos indiquen. Estas sociedades no podrán tener por objeto negocios bancarios y el número de sus socios no podrá exceder de cincuenta. La razón o firma social podrá contener el nombre de uno o más de los socios, o una referencia al objeto de la sociedad. En todo caso, al escribir el nombre de a razón social 37 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario deberá terminar con la palabra "limitada", sin la cual todos los socios serán solidariamente responsables de las obligaciones sociales. EJEMPLO La Empresa Korlaet y Cía. Limitada, es una sociedad formada por socios que en este caso son familiares, y que difícilmente superan los cincuenta. Originalmente la empresa era de un empresario individual, posteriormente a cada miembro integrante de la futura sociedad se le entregó parte del capital que pasó a constituir la empresa que es hoy. Comúnmente a esta empresa se le llama Supermercado Korlaet, allí está la razón o giro de la empresa. SOCIEDAD ANÓNIMA La Sociedad Anónima es una persona jurídica formada por la reunión de un fondo común, suministrado por accionistas responsables sólo por sus respectivos aportes y administrada por un directorio integrado por miembros esencialmente revocables (cambiables). El capital de las Sociedades Anónimas, se divide en pequeñas partes iguales y cada una de ellas recibe en nombre de ACCIÓN, tomando un valor monetario, el cual es pagado por el socio inversionista en el momento de formar parte de la Sociedad. Los socios que invierten en una Sociedad Anónima pueden ser Personas Naturales o Personas Jurídicas. La Sociedad Anónima es siempre mercantil, aún cuando se forme para la realización de negocios de carácter civil. La Sociedades Anónimas pueden ser de dos clases: Sociedad Anónima Abierta Las Sociedades Anónimas Abiertas son empresas de grandes capitales, que no pueden ser aportados por una sola persona, por esta razón es que su capital es dividido en acciones, de esta forma el capital es aportado por varios accionistas. • Hacen oferta pública de sus acciones (Acción: parte del capital). • Tienen 500 o más accionistas. • A lo menos el 10 % de su capital suscrito pertenece a un mínimo de 100 accionistas. EJEMPLO: El Banco de Crédito e Inversiones, la AFP PROVIDA, la ISAPRE NORMEDICA, son casos de Sociedad Anónima Abierta. Por ley todos los bancos, las Afp, las Isapres deben ser Sociedades Anónimas Abiertas porque sus capitales son transformadas en acciones las cuales son transadas en el mercado de capitales Sociedad Anónima Cerrada Son Sociedades Anónimas Cerradas aquéllas que no tienen las características anteriores, no obstante pueden regirse por las normas de las Sociedades Anónimas Abiertas. Generalmente estas Sociedades son conformadas por socios que tienen una misma especialidad o profesión. Su aporte también es en acciones, pero no son transadas en el Mercado de Capitales, ya que el ingreso a la sociedad no es libre. Al formalizar una Sociedad de Derecho, es necesario asesorarse por un abogado y regirse por las Leyes Nº 18.046 y Nº 3.918, sobre Leyes Sobre Sociedades Anónimas y de Responsabilidad Limitada 38 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario EJEMPLO: La Sociedad de Inversiones Pucará S.A. es una sociedad de médicos. Tejidos y Confecciones Kanalé S.A. es una sociedad de empresarios del tejido. SOCIEDAD DE HECHO Esta modalidad está compuesta por dos o más personas y es de fácil constitución, puesto que sólo necesita la firma de un notario. En las Sociedades de Hecho cada socio es codeudor solidario del otro hasta el total de sus bienes, es decir que en caso de liquidar la sociedad, los socios responden incluso con sus bienes particulares: casa, auto, enseres, etc. La Sociedad de Hecho vale como tal solamente entre los socios, pero ante las autoridades no es reconocida como sociedad, no posee personalidad jurídica y por lo tanto no tiene patrimonio propio. Su mayor desventaja tiene que ver con la poca confianza que presente ante los bancos o instituciones financieras a la hora de intentar obtener créditos. Sin embargo, la gran ventaja de esta modalidad es su rápida constitución y puesta en marcha. EJEMPLO: Porfirio Contreras Montenegro y otro. María Antonieta Pérez Pereira y otras. Son casos de Sociedades de Hecho. En cada caso uno de los socios identifica a la sociedad. ACTIVIDAD Realiza un listado de empresas que operan en la zona. Completa la tabla indicando el tipo de empresa que representa cada una de ellas, según el marco jurídico. Sugerencias: Busca en las páginas amarillas de la guía de teléfonos, en Internet, llama por teléfono y consulta, o has una visita a estas empresas, consultando que tipo formalización tienen. EMPRESA FORMA JURÍDICA 39 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario El caso siguiente no es una situación que no se dé en la práctica, es muy habitual de encontrar y tal vez podría ser un caso que tú tienes cerca. Analízalo detenidamente, porque con lo que ya sabes podrías tener una buena opinión frente a este caso. PRUEBA FORMATIVA Nombre : Curso : Fecha : I. Verdaderos y Falsos Selecciona Verdadero o Falso según corresponda 1. 2. Una Persona Natural es el propio dueño de un taller. Una familia que administra un almacén instalado en el propio domicilio es una Persona Natural. Las Financieras son Sociedades de Responsabilidad Limitada Nuestro liceo puede constituirse en Sociedad de Responsabilidad Limitada, en que todos los apoderados sean socios. El número de acciones de una Sociedad Anónima no puede exceder de 50. Los Bancos son Sociedades Anónimas Cerradas. Las Sociedades Anónimas Abiertas transan sus acciones en el mercado de capitales. Para un grupo de 30 profesionales de distinta profesión es recomendable una Sociedad Anónima Cerrada Una Sociedad de Hecho se puede constituir en una Notaría con la presencia de un abogado. La Sociedad de Hecho no posee personalidad jurídica. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. II. Completación Debes llenar el espacio inicial de cada aseveración con el o los términos relacionados con los contenidos tratados anteriormente. 1. La manera más sencilla de formalización de una empresa se llama 2. Una Sociedad de Responsabilidad Limitada puede ser . ó . 3. La es siempre mercantil. 4. El capital de una persona. no puede ser aportado por una sola 5. En las Sociedades de Hecho cada socio es solidario del otro. 6. Una de las desventajas de las Sociedades de Hecho es que no son confiables ante los y . 40 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario 7. Los socios que intervienen en una Sociedad Anónima pueden ser o . 8. Las Sociedades Anónimas son administradas por un por miembros revocables. 9. La o nombre de uno o más de los socios. 10. La dos o más personas. integrado podrá contener el representa a aquella empresa que está compuesta por 41 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] UNIDAD III ADMINISTRACION Y FUNCIONAMIENTO DE LA BODEGA INTRODUCCIÓN: Para quienes se inician en el complejo estudio de las actividades comerciales, es de vital importancia comprender las funciones fundamentales de la administración de bodegas, en una empresa industrial y como los procedimientos que se utilizan en la recepción de materiales, distribuir los materiales de acuerdo a sus características y los recursos disponibles permiten a las empresas alcanzar grandes estándares de eficiencia. Por lo anterior, es necesario utilizar técnicas eficientes en la entrega y despacho de los materiales, conocer las normas de documentación de la administración de bodegas y utilizar adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de almacenamiento, los procedimientos y técnicas relacionadas con inventarios de bodega. Asimismo, los temas que la presente Unidad te presenta deberás analizarlos con el mayor interés, utilizando tu capacidad lógica más que la memorización. Si te propones el estudio con entusiasmo y dedicación, el aprendizaje no te presentará dificultades. Cabe mencionar que, los contenidos están preparados y programados de tal forma que su comprensión y posterior dominio de la unidad, te servirá para desarrollar de mejor forma tus capacidades laborales. OBJETIVOS Las alumnas serán capaces de: 1. Comprender las funciones fundamentales de la administración de bodegas, en una empresa industrial. 2. Explicar los procedimientos que se utilizan en la recepción de materiales. 3. Distribuir los materiales de acuerdo a sus características y los recursos disponibles. 4. Utilizar técnicas eficientes en la entrega y despacho de los materiales. 5. Conocer las normas de documentación de la administración de bodegas y utilizar adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de almacenamiento, los procedimientos y técnicas relacionadas con inventarios de bodega. Administración de Bodega y Control de Inventario ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS La Empresa: A la empresa le dan vida las personas que a ella pertenecen y las personas ajenas a la misma para cuyo servicio se han creado actividades. Las actividades que han de realizar o controlar las personas de la empresa están estrechamente relacionadas entre sí. Es de sentido común que, antes de empezar a discutir las técnicas de dirección, se examine con todo detenimiento lo que se trata de dirigir. El propósito es que los dirigentes de un área de la empresa o de toda la empresa, tengan y aprecien la importancia de tener un conocimiento del funcionamiento de ella. Para que se comprenda con toda claridad a qué se está haciendo referencia cuando se habla de "empresa industrial", primeramente habrá que definirla. Se hablará indistintamente de "empresa industrial", "empresa", "compañía" o "firma", si bien los últimos dos términos se aplicarán generalmente a las empresas del sector privado. Empresa industrial “Es toda organización de propiedad pública o privada, cuyo objetivo primordial es fabricar y distribuir mercancías o proveer servicios a la colectividad o a una parte de ella, con el propósito de entregar un bien o servicio que satisfaga las necesidades del medio mediante el pago de los mismos”. En esta definición están comprendidas las organizaciones de propiedad de los gobiernos centrales o de los estados, municipios, accionistas de sociedades anónimas, sociedades colectivas, agencias administrativas, familias, particulares y miembros de cooperativas. Se incluyen en la misma los pequeños establecimientos industriales, pero no las industrias de artesanía y domésticas independientes, las pequeñas tiendas de venta al por menor ni las pequeñas explotaciones agrícolas. Para el fin que se persigue en este curso, las actividades industriales se pueden clasificar en los siguientes grandes grupos, con algunos ejemplos: 44 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario PRODUCCIÓN Industrias manufactureras. Industrias de elaboración. Industrias extractivas. Edificación, Ingeniería civil y obras públicas (excepto la edificación). Agroindustrial (en escala industrial). 45 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario SERVICIOS Transporte Producción de energía eléctrica y otros servicios públicos. Reparación, conservación, limpieza y otros servicios. Distribución (al por mayor y grandes comercios de venta al por menor). Hoteles y Restaurantes. Información y servicios de esparcimiento. ACTIVIDAD Realiza un listado de 15 empresas de la zona según la clasificación de sus actividades industriales que reciben dentro de la administración de bodega. Sugerencias: Busca en las páginas amarillas de la guía de teléfonos, en Internet, llama por teléfono y consulta, o has una visita a través de sus sitios Web a estas empresas, consultando que tipo de actividades industriales realizan. 46 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario ADMINISTRACION DE BODEGA “Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservación de los materiales y productos, verificando el cumplimiento de éstas disposiciones al interior de las bodegas”. La utilización del espacio disponible implica una constante improvisación y traslado de los artículos a lugares más convenientes o sencillamente a otros lugares para dejar su ubicación a nuevas recepciones. PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS Para realizar una gestión eficiente en la Administración de Bodegas se debe seguir procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su carácter generalista, pudiendo existir otros específicos, según el tipo de material y características propias de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento. 1. Recepcionar los bienes, materiales y suministros, comprobando que correspondan a las cantidades y calidades establecidas en la orden de compra y factura o guía de despacho del proveedor, y rechazar productos que estén deteriorados o no correspondan a la compra. 2. Informar al Departamento de Adquisiciones o al Jefe Administrativo según corresponda, cualquier irregularidad en la recepción. 3. Almacenar y resguardar los bienes y materiales en buenas condiciones de uso. 4. Informar a la Jefatura sobre situaciones anormales, tales como: problemas de seguridad, como por ejemplo, cerraduras en mal estado, puertas o ventanas que pueden ser violentadas o abiertas con facilidad, rejas en mal estado que impidan 47 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario el ingreso de personas o animales al interior de las bodegas, instalaciones eléctricas defectuosas, techos o cielos rotos que permitan el ingreso de aguas lluvias o humedad al recinto, mermas, pérdidas, deterioros, peligros de contaminación e incendio, etc. 5. Despachar los bienes y materiales, según las cantidades y especificaciones establecidas en el documento "solicitud de abastecimiento" ú otro documento interno. 6. Mantener actualizados los registros de control de existencias de los bienes bajo su custodia. 1. RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS La Recepción está relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega de almacenamiento. El encargado de la recepción ó de la bodega debe recibir las materias primas, materiales, repuestos y mercaderías, adquiridas por la empresa. Para la recepción de estas mercaderías debe actuar en conjunto con un representante del Departamento que solicitó el artículo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los especificados. Cuando sea necesario una revisión técnica, debe solicitar la participación del solicitante de la compra. Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de pedido del proveedor. 48 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Responsabilidad proveedores Entregar productos en BUEN ESTADO Rechazar todo aquello que no venga en perfectas condiciones. SU responsabilidad 2. ALMACENAMIENTO Para el almacenamiento de las especies encargadas a su custodia, el encargado de las Bodegas debe atenerse a las recomendaciones establecidas más adelante. No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadería, el encargado de bodega es responsable de la protección, cantidad y seguridad de los productos. 3. ENTREGA O DESPACHO DE MERCADERÍAS Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las órdenes de entrega o de requisición, le sean comunicadas, en lo posible, con medio día de anticipación, a objeto de preparar el despacho de ellas. Debe encargarse de que la copia de los documentos de requisición, sean controlados por un Dpto. Contralor. Para ello, se recomienda que los pedidos sean visados por Control de Existencias y él debe remitir la copia con su firma de Entregado a Contraloría. El encargado de bodega no debe entregar ningún artículo sin emitir o recibir un documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa. 49 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario 4.- REGISTROS Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la distribución; como la salida de ellos. En la Bodega debe mantenerse un Registro y archivo físico, a lo menos, de: Órdenes de Compra (copia). Vales de requisición o entrega. Plano de Bodega y distribución de las áreas de almacenamiento. Guías de Despacho de proveedor ó salida. Guías de Ingreso Registros computacionales. Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de materiales dentro de una Bodega. RECEPCION ALMACENAMIENTO DESPACHO REGISTROS 50 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MATERIALES El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las instalaciones de la empresa, sean éstas materias primas, materiales, repuestos y mercaderías en general, que se relacionan con alguna de las siguientes características y normas : a. Que sean adquiridas por la empresa. b. Que sean semi-elaboradas en la empresa ( o en proceso) y que deban almacenarse hasta ser requeridas posteriormente. c. Que hayan sido enviadas fuera de la empresa ( o a otra sucursal), para recibir algún tratamiento especial. Por lo tanto, queda prohibido “guardar o almacenar” productos de proveedores o clientes que no correspondan según las normas nombradas”, a menos que estén autorizadas por algún funcionario superior que se hará responsable de este hecho. 1. Cada vez que se emita una Orden de Compra, la unidad encargada de la función de adquisición deberá remitir oportunamente copia de ella a la bodega receptora. Esta copia tiene por objetivo informar al bodeguero sobre los artículos que van a recibir: cantidad, código, calidad (especificaciones técnicas), proveedor y fecha de recepción. 2. Previo a la recepción de las mercaderías, el bodeguero debe exigir la Guía de despacho del proveedor, que acompaña los artículos requeridos. Cada guía debe corresponder a una Orden de Compra. 51 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario 3. El encargado de bodega chequeará las cantidades, calidades y especificaciones entre la Orden de Compra y las Guías de Despacho. Verificará que los artículos recibidos corresponden exactamente a los solicitados. 4. Una vez otorgada la conformidad a los materiales recepcionados, el encargado de bodega procede a firmar las guías de despacho en original y copia entregando al transportista el duplicado de la guía y archiva el original. En caso de ausencia de guía, el encargado de bodega indicará su visto bueno en el reverso de la factura original. Algunas empresas emiten Guías de Recepción internas, que se adjuntan a las guías de despacho o factura y es el respaldo oficial de la empresa. 5. Si el encargado de bodega verifica que los materiales recibidos no coinciden con lo señalado con la orden de compra, procede a las siguientes instrucciones Recepción parcial por cantidad inferior (por esto se usa Guía de Recepción). Recepción parcial por rechazo (constancia en Guía de Recepción). Devolución de guía y materiales proveedor, informando a su superior. 6. El encargado de la recepción deberá realizar inspección en aquellos envases con roturas o marcas de daño, para verificar su contenido, en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones de lo pedido. 52 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION DE MATERIALES El objetivo fundamental de las siguientes normas es lograr: Aprovechamiento adecuado del espacio físico. Mayor rapidez de operación, Control más expedito y eficiente en el manejo de los materiales almacenados. Las normas que se deben tener siempre en cuenta son : 1º Para permitir que la recepción, y la entrega de materiales sea fácil, rápida y segura, se deberá disponer de un área dotada con mesones a la entrada de bodega, que permitan efectuar la recepción y despacho de los materiales. 2º En el almacenamiento se debe disponer de estantes y casilleros apropiados para los diferentes artículos y contar con pasillos entre las estanterías para un fácil manejo y transporte de los materiales. 3º Disponer medios de protección contra la contaminación, daños y deterioros de los materiales producida por organismos vivos, como hongos, bacterias, roedores e insectos. 53 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario 4º Disponer medios de protección contra daños y deterioros de los materiales y contar con extintores de incendios. 5º Se deberán tomar especiales precauciones en el almacenamiento y manejo de los materiales con vigencia o duración limitada, y aquellos que se alteran por la acción de la luz, calor y humedad. 6º Queda estrictamente prohibido el ingreso al interior de la bodega de cualquier persona, sean o no funcionarios de la empresa. El acceso sólo será posible con la autorización del Jefe de Bodega o Encargado de Bodega. 7º Apile sobre Pallets, nunca directamente sobre el suelo, evita el daño de los envases y la absorción de la humedad de los pisos. En el suelo puede apilar materiales a granel como arena, ripio, bolones. ACTIVIDAD Usted forma parte de la empresa Firm Cellar S.A. que se dedica a implementar procedimientos administrativos para el manejo eficiente de bodega, por lo cual, el gerente general le solicita que realice un manual donde se especifique cada una de las tareas que debe realizar un restaurante al momento de recepcionar, almacenar y despachar los materiales e insumos que esta va ha ocupar dentro de su proceso productivo. 54 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Realizar esta actividad ocupando herramientas como: • Internet • Work • Excel PLANO DE BODEGA Y DISTRIBUCION La distribución del área de almacenamiento se basa generalmente en la clasificación de grupos afines o familias, manteniendo la suficiente elasticidad para el aprovechamiento total del espacio. De acuerdo al estudio de las mercaderías y sus movimientos, indicarán cuales irán a las áreas de menudeo, a la de bultos o a una combinación de ellas. Corresponde al encargado de la Bodega conocer a fondo todos los artículos que se van a almacenar y tener una idea de los planes de utilización que se tenga con los mismos, con el objeto de adaptarse a los cambios normalmente previsibles. Deberá llevar un control constante de las fluctuaciones de los niveles de existencias para realizar un máximo aprovechamiento del espacio. Es conveniente que el Jefe de las Bodegas tenga siempre a su disposición un Plano de bodega y distribucion, en cada una de las secciones o pisos. En ella debe indicar la disposición general de los pasillos, las áreas de almacenamiento y sus límites, la posición de los bultos, hacer indicaciones de zonas como: papeles, jabones, pinturas, etc. La Carta de Distribución constituye un elemento eficaz para el Control del almacenamiento y mejor aprovechamiento del espacio, debiendo fijarse en un lugar visible o bien distribuirse como guía e información, entre los encargados de las actividades de Bodega. 55 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Distribución del almacenamiento Para el almacenamiento de materiales se recomienda utilizar edificios de un piso, ya que la construcción de una sola planta ofrece un mayor espacio útil por inversión, en parte porque se ahorra espacio destinado a escaleras y elevadores y porque hay ahorro respecto a las construcciones de mayor resistencia destinadas a soportar cargas en los pisos superiores. En la actualidad se dispone de galpones de estructuras metálicas, modulares, de tipos estándares, que reducen considerablemente los costos de construcción. La limitante principal a esta recomendación, lo constituye el espacio disponible en las industrias ya instaladas. La distribución de las Bodegas de una empresa hace necesario reunir previamente, una serie de información, relativa a los materiales que se almacenarán, a la capacidad de los recintos destinados al almacenamiento y al uso de equipo adecuado para función, debiendo considerarse los antecedentes relacionados con: ACTIVIDAD Agrúpese con 3 de sus compañeros y grafique el plano para de la bodega de un Supermercado, indicado las áreas donde se recepciona, almacena y despacha la mercadería 56 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario NATURALEZA DE LOS PRODUCTOS Capacidad de la Bodega Equipos empleados en la Bodega Respecto los materiales a almacenar, se preparan listas descriptivas de ellos para definir su ubicación en la Bodega, por lo que deben contener información relativa a las siguientes características: 1. Naturaleza Las condiciones del almacenamiento varían según esta característica del material, exigiendo en cada caso un tratamiento diferente. Por ejemplo, los materiales de mayor valor deben almacenarse en lugares mas seguros, en lo posible bajo llave, protegiendo adecuadamente los más expuestos a robos. Los materiales peligrosos tales como explosivos, materiales inflamables u oxidables, etc., deben almacenarse separados entre sí y de los otros materiales. Deben tomarse precauciones para proteger a los materiales de la acción de algunos agentes atmosféricos como humedad, especialmente en los productos que poseen envases de papel o cartón. 2. Volumen, peso y forma Los materiales se diferencian entre si en cuanto a volumen, peso y forma, debiendo considerar las posibilidades extremas de cada una de estas características, al planearse un almacenamiento racional. Así, por ejemplo, es aconsejable depositar cerca de las entradas o despachos, aquellos que ocupan un mayor volumen y además son pesados. Con aquellos bultos que sean frágiles, no es posible formar pilas unos sobre otros por el peligro de que resulten dañados, siendo necesario recurrir a algunos medios auxiliares de almacenamiento, los que se detallan mas adelante. • Actividad o movimiento de los artículos Los materiales de uso frecuente, producen continuos movimientos de entrada y salida de bodegas, debiendo almacenarse en áreas de fácil acceso, en donde se les pueda manejar rápida y eficientemente; en tanto aquellos de una mayor permanencia en almacenamiento, pueden ubicarse en lugares mas apartados o donde por estructura del edificio su manejo ofrezca una mayor dificultad. 57 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario 3. Respecto de esta característica hay que distinguir dos aspectos. Primero: se refiere a la cantidad de elementos por almacenar en un determinado espacio; ello nos lleva a considerar que un lugar demasiado amplio en relación con la cantidad que normalmente se depositará, no solo representa un desperdicio de espacio sino que también de tiempo y esfuerzo. Segundo: se refiere a la cantidad y tamaño de los elementos a almacenar. En este caso, la dificultad en la distribución de los lotes de almacenamiento depende de la cantidad y tamaño de ellos; teniéndose que cantidades grandes de bultos uniformes son fáciles de distribuir, en cambio, cantidades pequeñas de bultos distintos, requieren un planeamiento mas especializado. Lotes pequeños deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el objeto de facilitar el agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a bultos. Cuando se almacenan mercaderías en cantidades inferiores a bultos estándares de almacenamiento o despacho, es recomendable utilizar cajonerías especiales. Si es corriente este caso, habría que dejar un espacio especialmente destinado a ellos en la distribución general de las Bodegas. 4. Capacidad de las bodegas En relación a la capacidad de las Bodegas, es necesario considerar: Dimensiones de las superficies de almacenamiento. Distancias entre las columnas pertenecientes a la estructura. Ubicación de las puertas y ventanas. Servicios de carga y descarga. Distancias entre estantes, tanto para la conservación de las mercaderías, como para su protección contra incendios. 58 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario EQUIPOS EMPLEADOS EN LAS BODEGAS La eficacia de un sistema de almacenamiento aumenta con el uso adecuado de: a) Estanterías, b) Casilleros, c) Pallets o tableros, d) Cajoneras, etc. La selección misma del equipo depende de la capacidad del área de almacenamiento, de la altura hasta la que es posible llegar y los usos a que se les destine. Una clasificación general de los equipos de almacenamiento que es posible utilizar, se detalla a continuación: a) Estantes La utilización de estantes permite un acceso fácil a las mercaderías y un máximo aprovechamiento del espacio cúbico; en especial en el almacenamiento de artículos voluminosos de forma irregular que no se adaptan al manejo de bultos o tableros. Los estantes pueden ser rígidos y desmontables, construidos en acero en madera. Los tipos de estantes de uso más frecuente son: de tubo, de tablero, mixtos de cajonería para el almacenamiento de artículos de despacho irregular. Uno de estos tipos son las estanterías de tablero que se utilizan especialmente en el agrupamiento y el apilado de lotes pequeños. Por lo general son desmontables. Pueden tener entrada por uno o varios costados. En general, se construyen con fondos y estantes ajustables para permitir su adaptación al alto de la carga. Cerrando los extremos y el fondo, los estantes adquieren mayor estabilidad. Agregando listones a los estantes, pueden hacerse divisiones para almacenar partidas de diferentes tipos. b) Tableros Consisten en una plataforma portátil sobre la cual se colocan los artículos por unidad de carga, con le objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. También son conocidos como “pallets”. Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o de una combinación de ambos. 59 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario La utilización de tableros sirve para el transporte y el apilado de gran numero de bultos y artículos por unidades de carga, aumentando el peso y el volumen del material posible de ser manejado por un operario. Como puede apreciarse, el planeamiento de la distribución de la Bodega implica un aprovechamiento racional y practico del espacio. Las dificultades que se le presentan al encargado de las bodegas, aumentan con la demanda de él, debiendo considerarse como objetivo primordial de la Distribución de Bodegas, el máximo y mejor aprovechamiento del espacio disponible, que permita un control efectivo, una protección adecuada y una atención expedita de los materiales. Factores que son necesario analizar para la determinación del espacio, es el siguiente Tipos de materiales a almacenar, cantidad y frecuencia de uso. Características relativas a tamaño, peso, fragilidad, facilidades de ser hurtadas, dificultad de manejo, etc. Normas para espaciamiento, pasillos, áreas de carga y descarga. Limitaciones físicas del almacenamiento (pilares, puertas, etc.) Formas y dimensiones de las superficies en relación con los tipos de materiales a almacenar. Situación con respecto a los equipos de manejo. Planes de aumento de la producción o cambio en los planes de venta. Plan de compras (periodos de llegada de las adquisiciones, frecuencia de consumo de los materiales). Cargas admisibles de los pisos y su ubicación. Altura de las Bodegas. Especificaciones que pueden afectar al almacenaje, tales como: peso, fragilidad, deterioros y otros que indiquen necesidades de manejo especial. En general debe pensarse en un almacenamiento que permita realizar una distribución flexible, con un planeamiento dinámico, sujeto a los cambios que la demanda de espacio justifique. Equipos auxiliares de la bodega para el movimiento de materiales El manejo y transporte de los materiales en forma mecanizada, proporciona una de las mayores posibilidades de: 60 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Reducción de gastos. Aumento de la eficiencia de las operaciones. Disminución de la posibilidad de deterioros de los materiales en el transporte. Ahorro de mano de obra. Disminución de gastos en subsidios por accidentes en el trabajo. Reducción de pérdidas por ausentismo. Otros. En atención a los múltiples y variados problemas que presenta la manipulación de los materiales y que afectan a la eficiencia y economía de la bodega y al servicio que ésta presta, es necesario examinar algunos factores relativos al manejo, tales como: Posibilidad de economizar movimientos, ya sea eliminándolos o combinándolos, Mecanización máxima de los movimientos, Recorrido mínimo de los materiales, Empleo de equipos estándares, que han probado su eficacia, Necesidad de montacargas, Grúas Horquillas, etc. Capacidad de los aparatos de manipulación (unidades por hora que puedan manejar), Características del material a transportar: o Cantidad de materiales, o Frecuencia de movimientos, o Largo de la ruta, o Dirección de los desplazamientos, Limitaciones : o Peso que resisten los primeros y segundos pisos (si existieren), o Ancho de pasillos, o Clases de equipos aptos para mover los materiales, o Conservación y reparación de los aparatos. La variedad de equipos de manejo de materiales son numerosos y variados, y la Empresa deberá contar con ellos, de acuerdo a la realidad de cada Bodega, en cuanto al movimiento de productos y capacidad financiera. Algunas veces parece que hubiese tantas clases de equipos como materiales que hay que manejar. Sin embargo, para facilitar la selección de ellos, se han dividido en cuatro clases principales que son: 1. Transportadores, o correas, 2. Gruas horquillas, 3. Vehículos industriales (como puentes grúas, grúas de alta tonelaje, camiones grúas) 4. Equipo colocador y transbordador. 61 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario • Normas de apilamiento Las normas de apilamiento permiten evitar deterioros, rompimientos y desorden en el almacenamiento y traslado de materiales, mercaderías y productos. Apilamiento de caja Permite un mejor control y conteo de las cajas y un mejor aprovechamiento de los espacios disponibles, tanto en los almacenes como en los vehículos de transporte En el apilamiento se pueden utilizar diferentes técnicas: Empleo de esquineros verticales y ensunchado EMPLEO DE ENVOLTORIOS O RECUBRIMIENTOS PLÁSTICOS • Algunos tipos de pallets Existen diferentes tipos de pallets, entre los que se encuentran: Pallet simple Pallet de doble entrada 62 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario ROTACION DE PRODUCTOS SEGÚN FECHA DE VENCIMIENTO La rotación de productos es una norma de gran importancia y tiene relación con la entrega o salida de los materiales desde la bodega. La rotación está en función de la fecha de vencimiento, es decir, el despacho de productos ha de corresponder a aquellos que presenten el vencimiento más próximo. No deben mantenerse productos vencidos. “El primero en entrar será el primero en salir”. Esta regla también se aplica a los materiales que no suelen deteriorarse, dado que, en realidad, todos los materiales, de cualquier especie que sea, se deterioran en mayor o menor grado con el transcurso del tiempo. Todos los productos químicos presentan fecha de vencimiento y lote de fabricación, pero su vida útil o su calidad se ve disminuida o deteriorada si están expuestos al calor, a la humedad o a la luz del sol. La rotación debe ser : Planificada anticipadamente. Realizada de manera de evitar la formación de saldos. A tiempo, para evitar alcanzar el límite de conservación de algún producto. Las mercaderías poseen etiquetas, timbres o códigos que indiquen su fecha de elaboración. Las mercaderías con una misma fecha están almacenadas en lotes independientes de otras mercaderías con fechas diferentes. La no observación de esta norma conduce a pérdidas innecesarias y perfectamente evitables. ENTREGA Y DESPACHO DE LOS MATERIALES NORMAS GENERALES En el despacho de los materiales se han de considerar las siguientes normas: a. El encargado de bodega, debe pedir que las ordenes de entrega o de requisición, le sean comunicadas en lo posible, con anticipación, a objeto de preparar el despacho de ellas. b. El encargado de Bodega no debe entregar ningún artículo sin algún documento escrito o los formularios dispuestos por la Empresa. 63 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario c. Todas las unidades de la empresa deberán solicitar los materiales a Bodega, mediante un formulario, por ejemplo,”Pedido de Materiales”. Este formulario se confeccionara en triplicado y se debe enviar a la Bodega, debidamente timbrado y firmado por el funcionario autorizado. d. Recibidos los pedidos, el encargado de Bodega debe verificar las firmas y timbres y, si están correctos, debe proceder a preparar el despacho solicitado. e. La solicitud se utilizará, además, para registrar el despacho de los artículos, debiendo indicarse en ésta los materiales y las cantidades entregadas. 1 Solicitante 2 Bodega despachadora 3 Departamento solicitante • • • Los ejemplares de la solicitud deberá distribuirse de la siguiente forma: Copia 1: solicitante Copia 2: bodega despachadora Copia 3: envío al departamento de compras u otro solicitante Si el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de Bodega mantendrá el pedido en archivo pendiente y activara la reposición de su stock (pedirá al departamento de Adquisición o Producción las cantidades para reponer su stock). En la Carga y Despacho, al utilizar cuerdas para amarrar, emplee canoas protectoras para no dañar los productos en cajas o sacos, y cada cierto tiempo, reemplácelas. Las Bodegas deberán establecer horarios de atención para la recepción de pedidos y despachos de los mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las labores administrativas de preparación de documentos, archivar documentos y poner al día los stocks y formularios en general. 64 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario ALGUNAS CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD Cuando se manipulen productos que sean riesgosos para la salud de los operarios, se han de considerar algunas de las siguientes medidas de seguridad: 1) Los productos riesgosos de contaminación, deben transportarse en envases seguros y por ningún motivo junto a productos alimenticios. 2) En la carga y descarga de productos delicados, deben usarse únicamente equipos y herramientas que no dañen los envases. No debe haber empleo de ganchos que pudieran pinchar o rasgar los envases. 3) En caso de derrame de productos líquidos químicos, evitar su escurrimiento haciendo un cerco de aserrín, arena seca, caolín con un alcalinizante alrededor de la zona, para luego recogerlo. Los químicos (como plaguicidas) en polvo recogerlos con aserrín, arena húmedos, caolín con un alcalinizante. En ambos casos enterrar el aserrín, la arena, caolín con un alcalinizante utilizada al menos a un metro de profundidad, lejos de cursos de aguas. 4) El lugar de trabajo debe contar con agua, jabón y paños limpios o de papel para ayudar a combatir las sobrexposiciones o intoxicaciones.5) Utilizar guantes de goma durante la manipulación de productos químicos. 6) No subirse a los equipos de carga y descarga en movimiento. 65 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario DOCUMENTACION EN LA ADMINISTRACION DE BODEGAS NORMAS GENERALES Durante las actividades de registro de los materiales, se han de considerar las siguientes normas generales: En la Bodega o recinto deberá mantenerse un registro de toda la documentación que sea utilizada para la entrega y recepción de materiales, con el propósito de mantener un respaldo documentado de todos los movimientos realizados en la Bodega, para justificar su uso, procedencia o despacho. ALGUNOS TIPOS DE DOCUMENTOS UTILIZADOS EN BODEGA (COPIAS) SON: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Ordenes de Compra Notas de pedido o entregas internos Guías de despacho Guías de devolución Guías de ingresos Tarjetas de registro de cada articulo(si las tuviera) Notas o solicitud de reposición de sus stocks. Notas o Guías de productos dados de baja. Deberá mantener al día todos los registros de la bodega, de manera de mantener informado a todos los departamentos de la empresa y que tienen relación con la Bodega, como por ejemplo: Ventas, para que este enterado de los materiales y productos disponibles en Bodega y ha ofrecer a sus clientes existencias reales. Despacho, para realizar las entregas de acuerdo a la Guía de Ventas, u otro documento interno y no tener diferencias entre las cantidades ofrecidas y disponibles. Producción, para que abastezca oportunamente los materiales que estén bajo los niveles de inventario establecidos por la Bodega. Contabilidad, para mantener actualizados los Costos de los volúmenes disponibles en Bodega, como también de los productos dados de baja. Control de Inventarios, para realizar inventarios y ajustes de diferencias de materiales en bodega. 66 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Todo producto dado de baja o por mermas deberá quedar registrado en los documentos internos y ser firmada por el Jefe de Bodega. ACTIVIDAD El restaurante cafecito Limitada dentro del alcance de su gestión administrativa abarca a los ítems que se encuentran en el área física de la bodega: tanto los abastos (alimentos y bebidas) y activos fijos (suministros, refrigeradores, paredes, perchas, balanza, piso). Asimismo, incluye en esta área al Sr. Gualterio Guajardo Jefe de Alimentos y Bebidas, quien es el responsable del manejo de la bodega y de los abastos y demás ítems que allí se guarden. Sin embargo, debido a reiterados reclamos hechos por los clientes de este restaurante sobre el mal estado de algunos alimentos han decidido revisar sus políticas administrativas ya que es de responsabilidad del Jefe de alimentos y bebidas que esté siempre limpia y que no haya contaminación entre los productos que se manejan en la Bodega, asimismo este debe sacar productos de la bodega al empezar cada turno (dos veces diarias) previa lista de abastos necesarios que la realiza la persona en cargo de la cocina en cada turno lo cual se puede hacer más de dos veces, siempre y cuando esto sea realmente necesario (emergencias). Al solicitar a don Gualterio Guajardo Jefe de Alimentos y Bebidas los procedimientos de la administración de la bodega este entrega los siguientes antecedentes: a. Todos los integrantes de la cocina entran a la bodega/s para sacar los abastos e insumos necesarios para la producción al empezar del turno respectivo. Esto lo hacen según la necesidad de los abastos que haya en cocina, en función del menú del día y pasteles que se vayan a hacer. b. Una vez sacado los productos necesarios (no pesados y/o contados) quien retira los productos informa el Jefe del turno en forma verbal el cual anota la transacción de transferencia de bodega general a las áreas a las que se destina los productos. (CocinaCafetería-Hostal) en una agenda. c. La Bodega una vez al mes es limpiada completa (paredes, pisos, Refrigeradores, perchas) d. Los Alimentos estan distribuidos de la siguiente manera: • Cajas en el piso: Alimentos de Abasto • Cajones: Frutas y Legumbres • Suelo: Productos de Aseos y Limpieza • Suelo: Licores • Cajones todo tipo de verduras como: habas, ajo, fréjol, coliflor. • Cajas: todo tipo de lácteos como: queso, leche, crema, yogurt • Refrigeradora: cárnicos. e. Para el uso de los abastos y suministros se determina cuales son los últimos en entrar para ser usados en primera instancia. f. La puerta de la Bodega siempre permanece abierta para evitar cualquier problema de suministro para la preparación de los alimentos y otros productos. g. En el caso de plagas se trata de controlar con algún liquido controle estas plagas. h. Las cajas no tienen descripciones de cada producto que contiene aquello. i. El Inventario de la Bodega se determina al momento que la Administración lo solicite. j. No existe documentación alguna que soporte el retiro e ingresos de las mercaderías o insumos a la bodega, solo están registradas en la agenda del jefe de turno. Por lo anterior, el administrador general del restaurante cafecito ha considerado contratar la asesoría de un especialista en administración de bodega y control de inventarios para determinar si los procedimientos utilizados hasta ahora han sido los adecuados o si es necesario reestructurarlos. 67 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Considerando el caso anterior, con un grupo de 3 compañeros desarrolla los procedimientos adecuados para administrar de buena manera el Restaurante. CONTROL DE INVENTARIOS CONCEPTO DE INVENTARIO Los inventarios tienen un papel fundamental en la economía de las empresas e instituciones. Por lo tanto, debe encontrarse en la administración de inventarios (incluyendo las bodegas) un área fructífera para reducir los costos. Desde el punto de vista de la Empresa, los inventarios representan una inversión, ya que se requiere de capital para tener reservas de materiales en cualquier estado. El inventario corresponde al almacenamiento de bienes y productos, los cuales se mantienen en un sitio de dispuesto para tal efecto. Estos bienes y productos consisten comúnmente en: • Materias primas • Productos en proceso • Productos terminados • Suministros CONTROL DE INVENTARIOS El control de inventarios es la técnica que permite mantener la existencia de productos a niveles deseados. En manufactura, como el enfoque es el producto físico, se da mayor importancia a los materiales y a su control; en el sector de servicios (como es el caso de ANASAC), el enfoque principal es sobre el servicio y su manipulación (a menudo se consume en el momento en que se genera una venta) y se da muy poca importancia a los materiales, por lo cual los inventarios adquieren una mayor importancia. En las tiendas departamentales, los inventarios deben ser importantes para estimular las ventas. ¿Por qué se deben tener Inventarios? La razón fundamental es que resulta físicamente imposible y económicamente poco práctico el que cada artículo llegue al sitio donde se necesita y cuando se necesita. Por ejemplo, aunque para un proveedor le sea físicamente posible suministrar materias primas o productos terminados con intervalos de unas cuantas horas, esto resultaría prohibitivo debido al costo involucrado. Otras razones son: a) Reducir los costos de manejo de materiales b) Realizar compras masivas o al mayoreo con descuento c) Tener un margen para reducir la incertidumbre de los pedidos d) Lograr una recuperación favorable de la inversión 68 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario TIPOS DE INVENTARIOS Sistema de inventario perpetuo Un sistema perpetuo mantiene un registro constante de la cantidad de material o producto que se tiene en la Bodega, reponiéndose las Existencias cuando éstas llegan a cierto nivel, ordenando una Cantidad Fija. Cada vez que se retiran existencias, la cantidad se resta del nivel anterior en una tarjeta de existencias (o en el sistema computacional) para señalar en forma exacta la cantidad que aún se tiene disponible en Bodega. En la mayoría de las empresas, hoy se utilizan registros que se mantienen por medio de un sistema computacional de tiempo real; la cantidad que se utiliza de las existencias se alimenta inmediatamente a una computadora, en donde se mantiene el estado actual de los artículos. La computadora señala cuando se alcanza el punto de reordenar o pedir existencias, para mantener los stocks determinados por la empresa. Importancia del Inventario Perpetuo La utilización del inventario perpetuo permite: Mantener la información de los stocks al día y actualizada. Verificar la rotación que tiene el producto, ya que la información de Entradas y Salidas es diaria. Al departamento de Ventas conocer con que materiales cuenta para ofrecer a sus clientes. • Realizar despachos “reales” a los clientes, no basados en cantidades supuestas • Que el departamento de producción sepa con que suministros puede contar. • Que el departamento de contabilidad conozca el valor o capital inmovilizado que posee en sus bodegas. • Mantener la información “al día” de los productos que deben ser eliminados de las existencias ( dados de baja por daños, mermas u otras causas. En aquellas empresas que no cuentan con sistemas computacionales para llevar controlar el inventario perpetuo, se utilizan Tarjetas de Existencias. 69 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Sistema de inventario periódico En un inventario periódico el número de artículos que se tienen en el almacén se revisa con un intervalo constante semanalmente, por mes, etc. Los intervalos siguen esencialmente el concepto ABC, los artículos que tienen una utilización monetaria alta se comprueban con más frecuencia que los artículos de menor valor monetario o C. Después de cada revisión, se hace un pedido. La magnitud de éste depende de la tasa de utilización durante el tiempo que media entre las comprobaciones. Esta magnitud variable de la orden está diseñada para que aproxime al nivel de las existencias a un número máximo deseado. En esta forma la magnitud de la orden es mayor cuando la demanda entre las revisiones es alta. El sistema de intervalo de orden constante es especialmente conveniente para situaciones del intervalo en que existen muchos retiros pequeños y son bajos los costos de la orden. Las debilidades del sistema son debidas a fallas humanas, por no llevar a cabo las comprobaciones periódicas a su tiempo y por no encontrar la existencia presente porque ha sido mal colocada o almacenada en más de un lugar. Codificación por barras Los códigos de barras son líneas verticales oscuras que alternan espacios en blanco que etiquetan los artículos de inventario con información codificada digitalmente. Estos son leíbles con lector óptico (plumas de luz) ligadas o unidas con computadores o microprocesadores. La forma de codificación de datos Alfanumérica fue ampliamente estandarizada con la adopción de la Norma Internacional MIL-STD-1189 en 1982. Los códigos son ahora un método barato, adaptable y que facilita la automatización de la entrada de datos que identifican una partida de inventario, su costo, su localización y otra información necesaria del inventario. Son también muy útiles para concentrar la información de producción, como la fuente del artículo, el trabajo hecho en él y quién lo hizo, y otros datos. Los códigos de barra EAN son utilizados en gran variedad de aplicaciones en empresas industriales, comerciales y de servicios. Su uso más conocido es la identificación de los productos comercializados en los supermercados; pero es sólo uno de los campos donde se puede implementar. En una serie de líneas y espacios (símbolos de códigos de barras) es posible almacenar gran cantidad de información, la cual puede ser rescatada automáticamente con la ayuda de un rayo láser, para ser recuperada en un computador. 70 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Codificación de las unidades de consumo La unidad de consumo es el producto que adquiere el consumidor final: alimentos, vestuario, ferretería, libros, etc. Se debe identificar usando el código EAN-13 ( que consta de trece dígitos), y en artículos de tamaño reducido con el código EAN-8 ( que consta de ocho dígitos). EAN 13 es el código que se utiliza para la identificación de productos en la comercialización de los mismos. Consta de trece dígitos de los cuales 12 son realmente el código y el 13° es un dígito de control que sirve para detectar lecturas erróneas, siendo los dos primeros dígitos los que identifican el país de origen. Los códigos de barra que llevan los productos permiten su registro automático en el punto de pago y otras operaciones de control de flujo de mercaderías, como control de inventarios y de productos en proceso, administración de bodegas, despacho de mercaderías, etc. Los sistemas de lecturas computarizados son paquetes programados y las empresas ofrecen su instalación, puesta en marcha y manejo. Los códigos en estos paquetes ya vienen asignados y lo que resta a la empresa que lo va a emplear es colocar el nombre del artículo, ubicación y otros datos importantes del producto. Los lectores se debieran ubicar en la Bodega de Recepción de Materiales para registrar en forma inmediata los artículos recibidos (en algunos casos basta “leer” con el Lector un artículo y digitar manualmente el número de artículos), y en la Bodega de Despacho, donde se registrará en forma rápida la cantidad despachada y que el computador rebajará automáticamente. 71 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario El computador arrojará inmediatamente las cantidades de materiales que existan en Bodega, lo que restaría por realizar sería el inventario lógico arrojado por el Computador y que es necesario comprobar en bodega mediante un inventario físico. ACTIVIDAD De acuerdo al caso del Restaurante Cafecito con tres compañeros en work o excell diseña un sistema de Control de Inventarios perpetuo y periódico para la bodega de esta empresa. Utiliza herramientas como Internet o averigua en empresas dentro de la zona como realizan el control de cada uno de estos tipos de inventario. 72 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario MODULO II LA GESTION DE ABASTECIMIENTO 73 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] UNIDAD I LAS FUNCIONES DE LA GESTION DE ABASTECIMIENTO INTRODUCCIÓN Estimado, ya has cumplido con las metas planteadas ¡Te Felicitamos!. Ahora empiezas a profundizar más en tu formación profesional En este módulo denominado "Gestión de Compra - Ventas" aprenderás a trabajar el Proceso Mercantil, deberá utilizar en forma práctica los documentos muy bien conocidos por ustedes (Orden de Compra, Guía de Despacho, Facturas, Cheques, etc.). Para el desarrollo de los aprendizajes contenidos en el módulo, tendrás la oportunidad de participar en una Empresa en marcha (ficticia), donde realizarás diversas tareas ejercitando los conocimientos adquiridos. La modalidad de autoinstrucción que hemos empleado para desarrollar este módulo te facilitará el aprendizaje, los contenidos tratados serán de tu dominio. Te recomendamos que el estudio de los contenidos y actividades propuestas los abordes con dedicación, interés, entusiasmo, capacidad y lo que es más importante con honradez y honestidad, ya que no olvides que este año comienza tu formación profesional. A continuación te invitamos a conocer tu módulo. Si tus respuestas son las que te señalamos o has contestado por lo menos un 60% con acierto, estás capacitado para comenzar el estudio del módulo. OBJETIVO TERMINAL DEL MÓDULO OBJETIVOS EN TRANSITO: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Preparar, la Documentación Mercantil que interviene en la compra. Efectuar, la compra utilizando los documentos que exige el proceso. Conocer y operar, equipos terminales de pagos electrónicos. Ejecutar, los pagos correspondientes de una transacción. Recibir, revisar y preparar el despacho de mercaderías. Conocer, el despacho de mercaderías. Realizar, las correcciones necesarias para la venta. Conocer y operar equipos terminales de control de existencias. OBJETIVOS TERMINAL: 1. Identificar, los elementos que participan en el Comercio y, aplicarlos en el Ámbito Nacional e Internacional. 2. Operar, equipos terminales mediante experiencias prácticas en talleres realizando diferentes tipos de ventas y distribución, utilizar diferentes formas de pago, registros, etc., de acuerdo a las necesidades o giros requeridos en el comercio. Administración de Bodega y Control de Inventario Proceso de Compras Como tú bien sabes las Empresas no son autosuficientes, éstas dependen de terceros o elementos externos. Para abastecer sus operaciones y actividades, las Empresas necesitan materias prima, materiales, máquinas, equipos, servicios, y un sin número de insumos que provienen del ambiente exterior. Como conclusión de lo anterior, puedes observar que para que las Empresas inicien sus operaciones, es necesario que los materiales e insumos se encuentren disponibles y su abastecimiento garantizado. Contesta en forma breve según tus conocimientos y en la empresa, ¿cuál es el organismo encargado de satisfacer los requerimientos de materias prima e insumos?. Concepto de Compra La compra es aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepción de las mercaderías correspondientes para controlar y garantizar el suministro de la adquisición. Para aclarar el concepto antes analizado, debes tener presente que existen características propias de todo proceso de compras, las cuales te detallamos a continuación: a. Función de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas áreas de la Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el Departamento de Compras o Encargado de Compras, es el intermediario para cubrir las necesidades de la Empresa con sus proveedores. b. Importancias de Compras: Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa. Además la colaboración en la administración de los recursos materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber a quién, cómo y cuándo comprar, puede traer consigo mayores economía y ganancias para la Empresa. c. Organización de Compras: Todas las Empresas son diferentes por lo tanto sus necesidades también van a ser diferentes, ya sea por su giro, tamaño, organización y situación geográfica. Dentro de todas la diferencia, podemos, establecer algunas semejanzas entre ellas como son: La actividad de compra puede ser centralizada o descentralizada, las cuales tienen sus ventajas o desventajas. Para tu mayor comprensión te explicamos ambos tipos de organización. 1. Organización Centralizada: Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el departamento, sección o encargado de compras. • Las ventajas de este sistemas son: • Obtención de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por compras en grandes cantidades. • Calidad uniforme de los materiales adquiridos. • Mayor especialización de los compradores. • Organización de los procedimientos de compras. 76 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario • Las desventajas de este sistema son: • Poca flexibilidad. • No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes organismos de la empresa se encuentran geográficamente dispersos. 2. Organización Descentralizada: Es aquélla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados de compras para atender sus necesidades especificas y locales. • Las ventajas de este sistema son: • Mayor conocimiento de los proveedores locales. • Mejor atención de las necesidades específicas de cada unidad de la Empresa. • Agilidad en las compras. • Entre las desventajas más importantes se destacan: • Permite un menor volumen de compra. • No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores. • Falta de esquematización en los procedimientos de compra. • Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados. • Ausencia de compradores especializados. ¡BIEN! ¡ ANTES DE CONTINUAR REPASA LOS QUE HAS APRENDIDO, SI TIENES ALGUNA DUDA DISCÚTELAS! CON TUS COMPAÑEROS Y CONSULTA A TU PROFESOR. El Ciclo de Compras Como te habrás dado cuenta el proceso de compra de una empresa no es fácil de realizar ya que se debe tener una organización adecuada y acorde a las necesidades propias de ellas. A continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras: 1. 2. 3. 4. 5. Análisis de las Solicitud de Compras. Investigación y Selección de Proveedores. Negociación con el Proveedor (seleccionado). Acompañamiento de Pedido (Follow-Up). Control de la Recepción del Material Comprado. 77 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Representemos el ciclo de compras en el siguiente esquema: A continuación te invitamos al análisis de cada una de las etapas antes nombradas. 1. Análisis de la Solicitud de Compra Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área de punto o sección que requiera un determinado producto. El organismo de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes el material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción entre otros. Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar al organismo encargado a través de un listado que además de contener los antecedentes del material requerido, también lleva otros datos como son: Ficha de última compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta. En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras. Como una forma de facilitar esta tarea, éste organismo mantiene un fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez un fichero de proveedores para cada tipo de material. Los siguientes esquemas te muestran ejemplos de programación de materiales para compra y ficha de historia de cada material. 2. Investigación y Selección de Proveedores: Ésta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes: La Investigación y La Selección de los Proveedores. • La Investigación: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigación la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificación de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores 78 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario buscan las empresas a través de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, vía Internet (e-mail, correo electrónico); estos para ser calificados para posibles consultas, envían datos para su registro, como nombre, dirección, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc. Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e insumos necesarios y que los venden. Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los abastecimientos realizados y las condiciones en que se negocio. Este registro facilita enormemente los trabajos de investigación y selección de proveedores ya que además de los datos del proveedor, el organismo de compra debe mantener todo texto posible como listas telefónica, revistas técnicas, catálogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer información sobre los posibles proveedores. En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es aquel que ya efectuó ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos. • La Selección: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena selección del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc. Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la referencia más importante en la selección de los proveedores. La investigación de los proveedores básicamente es una estadística del mercado que permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido. La tarea de selección y elección de proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la comparación entre los posibles proveedores. De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigación permite una comparación de los diversos proveedores calificados, mientras que la selección es una decisión sobre cuál será el escogido para proveer el material requerido. El esquema que observarás corresponde a la comparación de precios y cotizaciones de materiales. 79 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario 3. Negociación con el Proveedor: Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el organismo de compras empieza a negociar con él la adquisición del material requerido, dentro de las condiciones más adecuadas de precios y pago. La atención y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociación. La negociación es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cómo se hará la emisión de la orden de compra al proveedor. La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realizó la negociación, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptación implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente informado de todas las cláusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepción del material, los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido. ¿Qué es la Negociación?, Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de compra y el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un termino medio; cada parte cede un poco para que ambos se beneficien. Te presentamos un esquema de una orden de compra. 4. Acompañamiento del Pedido (Follow-Up): 5. Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se hará de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a través de constantes contactos personales o telefónicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor después de haber emitido la orden de compra. El 80 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario seguimiento o acompañamiento representa una constante supervisión del pedido y una cobranza permanente de resultados. Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aquí la denominación Follow-Up, término en ingles que significa seguir, acompañar, fechar. La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y éxitos, sorpresas desagradables; a través de él, el organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros proveedores. 6. Control de la Recepción del Material Comprado: Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepción del material, el organismo de compras verifica si las cantidades están correctas y, junto con el organismo de control de calidad, realiza la inspección para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operación es la que se llama Inspección de calidad en la recepción del material. Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega o almacén, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorería o Cuentas por Pagar, la autorización para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado. El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen de trabajo que realiza un organismo de compras exige una agenda de seguimiento y cobranza muy intensa, principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de producción que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de materiales. Lo anterior te quedará más claro con el siguiente flujograma del ciclo de compras. 81 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario 82 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario ACTIVIDAD Datos del Proveedor: Empresa : Alfa y Cía. Ltda. RUT : 67.654.321-0 Domicilio : Prat # 758 Casilla : 112 Fono : 256233 Ciudad : Arica Giro : Distribuidor de Abarrotes Datos del Comprador: Nombre : May-ling Chang Vega RUT : 10.998.869-6 Domicilio : Pedro Montt # 1864 Casilla : 90 Fono : 252627 Ciudad : Antofagasta Giro : Mini-Market El día 01/03/2004, la Srta. May-ling Chang determina que en su almacén necesita los siguientes productos: 150 Kilos de Arroz 3000 Litros de Aceite 2500 Kilos de Azúcar 600 Paquetes de Fideos 1200 Tarros de Salsa 800 Tarros de Atún 200 Paquetes de Puré 120 Litros de Leche 600 Paquetes de Detergentes 400 Kilos de Harina Para lo cual realiza consulta telefónica a la Empresa Alfa y Cía. Ltda. , quienes envían a su ejecutivo de ventas Sr. Fernando López Castillo, quien toma el pedido el 05/03/2004, considerando los siguientes precios: Arroz $ 320 el kilo Aceite $ 389 el kilo Azúcar $ 210 el kilo Fideos $ 148 paquete ½ kilo Salsa $ 39 el tarro Atún $ 389 el tarro Puré $ 245 el paquete Leche $ 225 el litro Detergentes $ 840 el paquete Harina $ 170 el kilo Debes considerar además un cobro de flete por la suma de $50.000. - y un descuento por volumen de venta del 5%, los precios indicados son netos. 83 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario • • • El día 07/03/2004 la Empresa Alfa y Cía. Ltda. Realiza el despacho de mercaderías según Guía de Despacho Nº 51 Y factura Nº 130. El día 10/03/2004, May-ling Chang recibe mercadería en conformidad por lo cual gira cheque Nº 666768 del Banco de Chile de Antofagasta. El día 12/03/2004, la Empresa Alfa y Cía. Ltda., descubre que en la Factura Nº 130 emitida a May-ling Chang, no se consideró cobro de flete, por lo cual se emite Nota de Débito Nº 35. Se pide confeccionar documentos respectivos según transacciones. 84 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario El Proceso de Venta Estimado alumno y alumna tú ya conoces y dominas el Proceso de Compras, si no es así te recomendamos no continuar, vuelve a reforzar los contenidos anteriores ya que es muy importante que logres los objetivos planteados para avanzar con tus estudios en el módulo. Te invitamos a conocer el siguiente tema que se denomina: Proceso de Venta, el cual está muy relacionado con el tema anterior. En el Proceso de Compras, determinaremos que éste es un ciclo constante de aquellas empresas, que requieren de la obtención de bienes y servicios de otras empresas (proveedores). Producto de este ciclo nace el proceso de ventas; el cual lo podemos distribuir en las siguientes etapas: 1. Recepción y Revisión de la Orden de Compra o Nota de Pedido, emitida por el cliente. 2. Despacho de Mercaderías o Materiales Requeridos. 3. Revisión Posterior al Despacho Realizado (sí corresponde emisión de la documentación para regularizar errores). 4. Recepción de Ingresos de Valores Involucrados en la venta. A continuación analizaremos cada una de las etapas del Proceso de Ventas, sin antes de que respondas la siguiente pregunta: Explica ¿Qué es Venta? Para complementar tu respuesta te entregamos una definición de venta: Es un contrato en virtud del cual una de las partes (vendedor), se obliga a entregar una cosa de terminada a otro (comprador), obligándose este último a pagar una cantidad de dinero. 1. Recepción y Revisión de la Orden de Compra o Nota de Pedido emitida por el cliente Corresponde a la 1ª etapa del ciclo de venta la cual la podemos describir de la siguiente manera: • Recepción de la Orden de Compra o Nota de Pedido: Ésta consiste en la operación que realiza el Departamento de Ventas de una Empresa. Posteriormente se verifican todos los antecedentes contenidos en ella, como: Nombre del cliente, R.U.T, Domicilio, Giro, Descripción y Cantidad de los Materiales Solicitados, Valores Unitarios y Totales, Firma Autorizada del Cliente. 2. Despacho de Mercaderías o Materiales Requeridos: Es la 2ª etapa del ciclo de Venta y corresponde a la clasificación de las mercaderías contenidas en cada uno de los ítemes de la Orden de Compra o Nota de Pedido. 85 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Una vez clasificadas y separadas las mercaderías, corresponde la emisión de la documentación respectiva (Guía de Despacho, Facturas), para su posterior envío a las bodegas del cliente. 3. Revisión Posterior al Despacho Realizado Es la esta 3ª etapa y en el organismo de despacho de la Empresa proveedora, se procede a revisar los despachos realizados y la documentación emitida a cada cliente. A veces se cometen errores que por los volúmenes de ventas y tiempo de despacho, no se pueden detectar al momento, tales como: Envío de cantidades indebidas, cobro de mayor o menor precio de ciertos productos, no consideración de descuentos involucrados. Los errores deben ser corregidos y para ello se hace necesario utilizar documentos espacialmente diseñados para éstos, como Nota de Débito y Nota de Crédito. La corrección de los errores en el Proceso de Venta, reviste gran importancia en los sistemas de control e información de la Empresa. 4. Recepción de Ingresos de Valores Involucrados en la Venta: Esta es la 4ª y última etapa del ciclo de ventas y consiste en recibir los valores correspondientes a las facturas, por parte de los clientes. El cliente cuando cancela una Factura de acuerdo a lo pactado, suele hacerlo en efectivo, con cheque o vales a la vista, estos valores deben ser ingresados por Caja y a la vez el Organismo de Cuentas, Cuentas de Clientes o Por Cobrar, debe registrar dicho pago, a objeto de mantener los archivos respectivos al día y con la información en forma oportuna. DOCUMENTOS MERCANTILES RELACIONADOS CON LA COMPRA-VENTA Existen documentos o formularios que por su importancia o la frecuencia de su utilización deben cumplir ciertas exigencias legales necesarias en su confección. Las operaciones comerciales siguen un proceso completo el cual empieza con la consulta y finaliza con el pago; estas operaciones en cada uno de sus etapas con llevan un movimiento de formularios o impresos. Ahora te presentamos un esquema que resume las relaciones comerciales entre un comprador y un vendedor. 86 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario ¡Revisemos una explicación a grandes rasgos el esquema antes presentado:! a. La Consulta: Es el medio por el cual el comprador tiene el primer contacto con el proveedor en el cual le solicita o pregunta todos los antecedentes con respecto a un material especifico, ej. : Precio, Calidad, Tiempo de entrega, etc. b. La Cotización: Es la respuesta a la consulta y dentro de ella el proveedor da contestación a las preguntas, hechas por el cliente. En general debe contener los siguientes datos: • Descripción detallada de los productos en cuanto a calidad y cantidad. • Época del despacho. • Precio exacto del producto. • Vigencia de la cotización c. El Pedido: Cuando la Empresa compradora está de acuerdo con una cotización recibida procede a efectuar el pedido u orden de compra, la cual debe contener los siguientes datos: • Membrete del comprador. • Número de la orden de compra. • Fecha de expedición. • Dirección donde debe ser entregada la mercadería. • Identificación del vendedor. • Relación de los artículos solicitados. 87 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario • • • • Precios unitarios e importes parciales y totales. Condiciones y forma de pago. Condiciones especiales. Referencia a la cotización. d. Guía de Despacho: Es el documento legal que acompaña, la entrega de mercaderías, su formato y legalidad es la que tú ya conoces. e. Factura: Es el documento que acredita legalmente una operación de compra y venta, su formato y legalidad se establecen en el D.L. 825 de 1974, las cuales ya las conoces. f. Recibo: Corresponde a la recepción de las mercaderías requeridas en el lugar establecido por el comprador. g. Pago: Es la operación que realiza el comprador, una vez que recibe en conformidad las mercaderías requeridas según información de bodega. Aquí se procede a realizar el pago de la compra de acuerdo a las políticas de cada Empresa. h. Nota de Débito y Crédito: Son documentos legales que se utilizan para corregir, errores de facturación su formalidad es la misma que tú conoces. ¡BIEN! AHORA TE INVITAMOS A RECORRER Y CONOCER ALGUNOS ASPECTOS IMPORTANTES DE LA COMPRAVENTA. Compraventa Civil y Mercantil Un contrato es el acuerdo verbal o escrito entre dos o más personas mediante el cual se obligan a dar, hacer o no hacer alguna cosa o prestar algún servicio. Podemos decir que: • Los Contratos Civiles se regulan por el Código Civil. • Los Contratos mercantiles por el Código de Comercio. • Los Contratos de Compraventa, como muchas veces resulta difícil determinar su naturaleza, la tendencia actual es la unificación legislativa, pudiendo estar regulado por ambos códigos. Así se trata la Compraventa en los Códigos Civil y de Comercio: • Compraventa Civil: El Código Civil define compraventa como un contrato por el cual una persona (vendedor), se obliga a entregar una cosa o derecho a otra (comprador), que se compromete a pagar una suma de dinero o signo que lo represente llamado precio. En esta definición, cabe destacar el hecho de que el contrato tiene plena validez legal simplemente por él consentimiento, sin necesidad de que la cosa sea entregada, y surgen obligaciones recíprocas para ambas partes. • Compraventa Mercantil: El Código de Comercio regula la Compraventa señalando: "será Mercantil la Compraventa de cosas muebles para revenderlas, bien en la forma que se compraron o bien en otra diferente, con ánimo de lucrarse en la reventa". 88 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario En algunas situaciones surge la duda sobre si una determinada compraventa es Civil o mercantil. Aunque en cada caso se tendrán en cuenta las circunstancias particulares, se puede afirmar que la Compraventa Mercantil se caracteriza: • Por el Destino. Es decir, la reventa de lo comprado (bien de la misma forma que los compró o adecuadamente con tal actividad). • Por el Animo de Lucro (obtener beneficio en la reventa). Por lo tanto la Compraventa mercantil no se hace para que el comprador satisfaga sus necesidades de consumo, sino para lucrarse con tal actividad. Ten presente que, hay Compraventas que constituyen una excepción a lo anterior y no se consideran Mercantiles: • • • Las ventas realizadas por los empresarios a los particulares o consumidores. Las ventas que los artesanos (agricultores o ganaderos), realicen de sus productos. La reventa que haga cualquier persona no comerciante del resto de acopios que hizo para su consumo. Así como el Código de Comercio se preocupa especialmente de la protección del Vendedor, la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios establece un conjunto de medidas de protección al consumidor. El Código de Comercio en las disposiciones generales sobre los contratos de comercio establece que "Los contratos Mercantiles, en todo lo relativo a sus requisitos, modificaciones, excepciones, interpretación y extinción y a la capacidad de los contratantes; se regirán en todo por lo que se encuentre expresamente establecido en este código o en las leyes especiales por las reglas generales del derecho común". No obstante, se ha de tener en cuenta la aplicación a los contratos celebrados fuera de los Establecimientos Mercantiles y afecta a la protección de los consumidores. Hemos revisado los Contratos de Compraventa, ¿Te parece que revisemos los elementos de un contrato?. ¡Bien! Entonces CONTINÚA ADELANTE LOS ELEMENTOS DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA: Los elementos que intervienen en la Compraventa se dividen en personales y materiales: • Elementos Personales El Comprador y el Vendedor son los elementos personales del Contrato de Compraventa, que como en cualquier contrato requiere la capacidad de las partes contratantes, para contraer obligaciones. El Código Civil establece la edad de 18 años como inicio de la mayoría de edad y a partir de este momento pueden contratar. Con las limitaciones establecidas por la Ley, también, pueden contratar los mayores de 16 años y menores de 18 años, si han sido emancipados por quienes ejerzan la patria potestad y ellos lo han consentido. También se puede conseguir la emancipación por matrimonio Sin embargo, a pesar de que las partes tengan capacidad para contratar, el Código Civil prohibe: la compra, aunque sea en subasta pública o judicial, por alguna persona intermedia: 1. El Tutor o Protutor, los Bienes de la persona o personas que estén bajo su tutela. 2. Los mandatarios, los Bienes de cuya administración o enajenación estuviesen encargados. 3. Los Albaceas, los Bienes confiadas a su cargo. 89 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario 4. Los Empleados Públicos, los Bienes del Estado, de los Municipios de los Pueblos y de los Establecimientos, también Públicos, de cuya administración estuviesen encargados. 5. Los Magistrados, Jueces, Individuos del Ministerio Fiscal, Secretarios de Tribunales y Juzgados y Oficiales de Justicia: los bienes y derechos que estuviesen en el litigio ante el Tribunal, en cuya jurisdicción o territorio ejercieran sus respectivas funciones, extendiéndose esta prohibición al acto de adquirir por cesión. Todas las prohibiciones y restricciones anteriores pretenden garantizar la objetividad de sus actuaciones y preservar los intereses de sus destinatarios. • Elementos Materiales o Reales Los elementos reales de la compraventa son la cosa objeto de la misma y el precio que por ella se paga. Se entiende por "Cosa" a aquellos bienes y derechos que pueden ser objeto de la Compraventa. La cosa debe reunir los siguientes requisitos: a. Ha de ser posible, y estar dentro del comercio. Sin la existencia de la cosa no se concibe la Compraventa. De ahí se deriva que la ley establezca que, si al tiempo de celebrarse la venta se hubiese perdido en su totalidad la cosa objeto de la misma, el contrato quedará sin efecto; si la pérdida es parcial, será la parte compradora la que decidirá rescindir el contrato o reclamar la parte existente abonado el precio que corresponda. b. Debe ser de lícita venta, ya que la ley no puede amparar una transmisión de algo que es ilícito. Por ejemplo, la droga. c. Debe ser determinada o determinable. La ley establece que el objeto de todo contrato debe ser una cosa determinada en cuanto a su especie. La indeterminación en la cantidad no será obstáculo para la existencia del contrato, siempre que sea posible determinarla sin necesidad de un nuevo convenio entre los contratantes. Puede ser objeto de la Compraventa Mercantil no solo lo que tradicionalmente se considera en el Tráfico Mercantil como mercancías o mercaderías, sino también otras, como los metales preciosos, la energía eléctrica e, incluso, derechos como los de la propiedad industrial sobre marcas, patentes y otros. El Precio debe tener las siguientes condiciones: • • Tiene que consistir en dinero o un signo que lo represente. El Precio puede fijarse en dinero, cosa o parte dinero y parte cosa. La permuta es el contrato de Compraventa que establece el cambio de una cosa por otra cosa. Ha de ser determinable es decir, el precio ha se estar determinado o ha de poderse determinar sin necesidad de un nuevo contrato, ya que si no es así se incurre en falsedad. En principio el Precio se fija libremente por los contratantes, salvo disposición que lo regule. Se considera nulo el Contrato de Compraventa que deje el Precio al arbitrio de una de las partes. El Precio se puede fijar en moneda nacional o extranjera; en este último caso, se deberán observar las disposiciones relativas al régimen de divisas. Se puede distinguir el Precio en: • Venta a Precio Firme: El Precio fijado en el momento de la firma del contrato; no varía con posterioridad, dependiendo de las condiciones pactadas para la entrega de la cosa. 90 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario • Precio Variable: Se da cuando la Venta se realiza en varias entregas periódicas y sucesivas; la posibilidad de una variación en el precio en función de factores como la tendencia del mercado. Independientemente de cómo se fije el Precio, las partes quedan obligadas a él, desde el momento en que se conviene, sin posibilidad de especular posteriormente sobre el mismo. HEMOS ANALIZADO ALGUNOS ASPECTOS DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA, REVISEMOS ¡CÓMO SE DEBE CONFECCIONAR UN CONTRATO, QUE ASPECTOS IMPORTANTES DEBEN SER CONSIDERADOS! 91 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Los Contratos Son ACUERDOS de VOLUNTADES de dos o más PERSONAS destinados a OBLIGACIONES. ¡BIEN! AHORA ANALICEMOS ÉL ESQUEMA De acuerdo a lo analizado del Contrato de Compraventa encontramos las siguientes características: 1. Consensual. Porque se perfecciona por el sólo consentimiento de las partes respecto de los elementos esenciales (la Cosa y el Precio). Sólo por excepción - cuando lo requiere, además del consentimiento referido a los elementos esenciales - hay una solemnidad, la cual consiste en la Escritura Pública. 2. Bilateral. Al generar obligaciones para ambas partes. 3. Oneroso. Porque las partes se gravan recíprocamente. 4. Conmutativo. Porque las obligaciones que nacen para ambas partes se miran como equivalentes. 5. Principal. Existe por sí solo. 6. De ejecución Instantánea. No importa, en este aspecto, que las obligaciones que nazcan puedan estar afectas a modalidades. 7. Nominado. Debe tener nombre. 92 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario CONTRATOS: • UTILIDAD: o Gratuitos o Onerosos • EXISTENCIA: o Principales • PERFECCIONAMIENTO: o Reales o Solemnes o Consensuales • OBLIGACIONES: o Unilaterales o Bilaterales ¡Muy bien! No olvides que los elementos esenciales del contrato de compraventa son la Cosa y el Precio. La Cosa es el objeto de la obligación del vendedor. Si no existe la cosa, no hay objeto y, por lo tanto no hay contrato. El Precio es el objeto de la obligación del comprador. Hay que determinarlo; no hay contrato si las partes no convienen el precio. ¡OBSERVA EL SIGUIENTE ESQUEMA! Por lo que nos muestra el esquema, podemos ver que los Contratos de Compraventa se pueden clasificar. ¡Ahora! Bien ¿De acuerdo a que podemos clasificar los Contratos de Compraventa?. La clasificación de los Contratos de Compraventa nos la indica el Código de Comercio y son las que pudimos observar en el esquema anterior, es decir; A. COMPRAVENTA A LA VISTA: Es aquella en que el comprador tiene la Cosa a la vista, o sea, la percibe por los sentidos. La podemos subclasificar en: 1. Simplemente a la vista: En este caso el contrato se perfecciona por la sola mención de la especie que se tiene a la vista, produciéndose así el acuerdo sobre la Cosa y el Precio. 2. A la vista y al gusto: La venta a prueba no se entiende perfecta mientras el comprador no declare que le agrada la Cosa de que se trata: un hecho voluntario del comprador. 3. A la vista, con reserva expresa de prueba: Aquí el comprador se reserva expresamente la prueba y, por tanto, la compra se reputa verificada bajo la condición suspensiva, durante el término de tres días. (plazo para que el comprador verifique la prueba). 93 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario 4. Con indicación de la especie y calidad: Quiere decir que la compra ha sido hecha bajo la condición suspensiva casual de que la cosa sea de la especie y calidad convenida. B. COMPRAVENTA POR ORDEN: Es aquella en que el comprador no tiene a la vista el objeto del contrato, a la cual se refiere designándola por su especie. Implica por parte del comprador la facultad de resolver el contrato, si la cosa no fuere sana y de regular calidad. Siendo la Cosa designada a la vez por su especie y calidad, el comprador tendrá también la facultad de resolver el contrato si la cosa no fuere de la calidad estipulada. Si hay desacuerdo entre las partes, se ordenará que la cosa sea reconocida por peritos. La venta de Cosas en viaje caen dentro de este tipo de compraventas. C. COMPRAVENTA SEGÚN MUESTRA: Este tipo de Compraventa es una variedad de la anterior. El comprador no tiene a la vista la Cosa que piensa comprar; pero sí una análoga, "la muestra" que le sirve para impartir la orden respectiva para celebrar el contrato. Este contrato lleva implícita la condición resolutoria de que las mercaderías no resulten conformes con las muestras. CONTRATOS DE COMPRAVENTA Diferencia según tipos de BIENES: • • • • • • MUEBLES: Son eminentemente CONSENSUALES. (Acuerdo sobre la Cosa por el PRECIO y su ENTREGA). INMUEBLES: Son eminentemente SOLEMNES, mediante ESCRITURA PÚBLICA e INSCRIPCIÓN en el Registro de Conservador de Bienes Raíces. ESPECIALES (Muebles a plazo): Son CONSENSUALES, MIXTAS (Civiles y Comerciales), con garantía PRENDARIA. EL BIEN ES: Corporal Transable No fungible Te has dado cuenta que hay diferencias que caracterizan a los contratos de Compraventa, ¡Bien!. A continuación analizaremos algunas de esas diferencias. DIFERENCIAS ENTRE COMPRAVENTA DE COSAS MUEBLES E INMUEBLES. Hay DIFERENCIAS entre estos contratos: El Contrato de Compraventa de cosas muebles es inminentemente consensual; basta para su perfeccionamiento la voluntad común de las partes (simple entrega material o simbólica). En cambio, cuando se trata de la Compraventa de Bienes Raíces, el contrato para que sea perfecto, debe realizarse por medio de Escritura Pública, solemnidad exigida por la ley: por lo que no basta el mero consentimiento de los contratantes. La escritura a su vez, debe ser inscrita en el Conservador, para que exista la tradición. (modo de adquirir). 94 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario OBLIGACIONES ESENCIALES DEL VENDEDOR Y DEL COMPRADOR EN EL CONTRATO DE COMPRAVENTA Siguiendo con el análisis del contrato de compraventa, tenemos que el Código de Comercio establece que el Vendedor tiene la obligación esencial de entregar la cosa y el saneamiento de la cosa vendida, es decir, debe proporcionar al comprador la posesión pacífica y tranquila de la cosa comprada, la cual debe estar exenta de vicios. Asimismo, la entrega debe ser en el plazo y lugar convenido. Por otro lado el Comprador, por su parte, junto con pagar el precio, debe recibir la Cosa Comprada. Ahora bien, si la Cosa Vendida fuere entregada y no se ha hablado de precio, se presume que las partes aceptan el precio corriente que las cosas tengan en el día y lugar donde se ha celebrado el contrato. En caso de haber diversidad de precio, el comprador deberá pagar el precio medio. El comprador no puede exigir la entrega de la Cosa si no ha pagado el Precio. En cuanto a la recepción de la Cosa, el comprador no puede negarse, sin una causa justa. Referente a la pérdida, deterioro o mejora de la especie o cosa que se vende, pertenece al comprador desde el momento de perfeccionarse el contrato, aunque no se haya entregado la Cosa. El vendedor por su parte puede solicitar el depósito siempre que el comprador retardare la recepción de las mercaderías; y en ese caso serán de cargo de este último los gastos de traslación de las mercaderías al depósito o bodega de él. LAS COMPRAVENTAS ESPECIALES: COSAS MUEBLES A PLAZO. Las Compraventas especiales, son las ventas de Cosas Muebles a Plazo, garantizando su pago con la prenda sin desplazamiento de la cosa vendida en poder del deudor. Estas Compraventas pueden ser Civiles o Comerciales, de acuerdo a las reglas generales dadas para la compraventa. La regla general, establece que esta clase de transacciones para el vendedor, es acto de comercio y para el comprador un acto civil. Para que este tipo de Compraventa sea efectiva, se deben cumplir, además, de las exigencias de la Compraventa General, los siguientes requisitos: • Ser una cosa corporal mueble. • Singularizable, y • No fungible. Como por ejemplos: maquinarias, automóviles, camiones, autobuses, máquinas de coser, frigoríficos, máquinas de escribir, computadoras, equipos de video, menaje de casa o de oficina, etc. SOLEMNIDAD DE ESTE TIPO DE COMPRAVENTAS. En primer lugar, esta clase de compraventas no son consensuales: son solemnes aún cuando se trata de cosas muebles. El Código de Comercio establece que el Contrato de Compraventa y el de Prenda que le acceda, deberán celebrarse conjuntamente por Escritura Pública o por Instrumento Privado autorizado por un Notario o por el Registro Civil. El derecho real de prenda se adquirirá y conservará por la inscripción del Contrato en el Registro Especial de Prenda de la comuna en que se celebre. Para este tipo de contratos hay cláusulas especiales que se deben cumplir: 1. Debe dejarse testimonio de que se ha entregado la especie al comprador. 2. Dejarse constancia también del lugar en que ordinariamente se guarda la Cosa, y 3. No puede estipularse un período de pago inferior a una semana. 95 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario DERECHOS DEL VENDEDOR Y COMPRADOR EN LAS COMPRAVENTAS ESPECIALES. El Vendedor o Acreedor tiene un derecho real de Prenda y de transferir el crédito. El derecho real de Prenda otorga al Acreedor: a. Privilegio: Quiere decir que los intereses y costos de cobranza son de cargo del deudor, asimismo derecho de indemnización por daños y perjuicios causados en contra de la Prenda. b. Derecho de Persecución: Este derecho confiere al acreedor la facultad de perseguir la tenencia de la Cosa contra toda persona en cuyo poder se encuentre y a cualquier título que la tenga. c. Derecho de Inspección: El acreedor puede inspeccionar por sí o por mandatario la cosa dada en Prenda. d. Derecho de Pedir la Realización de la Prenda: Para ello la ley establece un procedimiento ejecutivo especial. En cuanto al Comprador o Deudor éste tiene sólo meras facultades, como son: 1. Vender la Cosa: Pero no puede entregarla sin el consentimiento del Acreedor, si no la ha pagado. 2. Adoptar todas las medidas necesarias para su mejor aprovechamiento. 3. Cancelar anticipadamente la deuda o hacerle abonos extraordinarios. Como te has podido dar cuenta hemos analizado varios aspectos de los contratos de compraventas. Ahora bien, en las siguientes líneas estudiaremos algo muy importante y que tiene en cierta medida relación con nuestro diario vivir. ¿Qué sucede con la Compraventa en un local comercial? La Compraventa del Establecimiento de Comercio EL Establecimiento de Comercio se define: "Como toda organización económica que tiene por objeto efectuar la circulación de la riqueza mediante un giro comercial" El capital de un Establecimiento Comercial está constituido por: • • Bienes Corporales: Lo constituyen el local, mobiliario, máquinas, etc. Bienes Incorporales: Vale decir, razón social o nombre, privilegios de invención, modelos industriales, derecho de llaves, clientela, ubicación. Éstos son elementos esenciales para la existencia del Establecimiento; incluso podría faltar la mercadería, pero nunca el nombre, la clientela o la ubicación, los cuales son determinantes en las ventas del establecimiento. Desde el punto de vista jurídico, el Establecimiento de Comercio constituye una universalidad de hecho; esto quiere decir que posee una individualidad propia e independiente de los elementos que lo componen y aun cuando éstos sufran cambios o modificaciones, él conserva, sin embargo su individualidad autónoma. Ahora, para los efectos de la Compraventa del establecimiento, entiéndase un bazar, por ejemplo, el objeto de la obligación del vendedor es de características muy especiales: a. b. c. d. e. Carácter Mueble: Siempre se trata de una cosa de carácter Mueble. Naturaleza Incorporal: Es un bien de naturaleza incorporal. No Fungible: Es decir, de carácter duradero. Cosas Corporales e Incorporales: Está formado por cosas corporales e incorporales. Actos de Comercio: Vale decir; ejecuta actos de comercio. 96 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario CARACTERÍSTICAS DE LA COMPRAVENTA DE UN ESTABLECIMIENTO COMERCIAL. Las características de la Compraventa del un Establecimiento Comercial dependen de las situaciones que se den con respecto a: 1. Si abarca a "las marcas comerciales", "el nombre comercial", "los privilegios industriales" y "los modelos industriales" , o Si incluye el "derecho de llaves" y "la clientela". Esta última es el conjunto de personas que tienen costumbre de requerir los servicios de una casa comercial. 2. Vinculado con la clientela está "El Derecho de Llaves", que muchas veces se confunde. Sin embargo, el derecho de llaves es un efecto o consecuencia de la clientela, ya que por causa de ella es posible determinar la cualidad del establecimiento para obtener con su manejo una determinada utilidad, o 3. La venta del establecimiento comprende las mercaderías, o 4. Le venta del establecimiento no comprende el pasivo del vendedor. (El establecimiento es una universalidad de hecho, de ahí que su venta no comprenda la transferencia del pasivo del comerciante vendedor, proveniente de sus negocios comerciales), o 5. Por último, la cláusula de no competir, que consiste en imponer al vendedor la obligación de no establecerse nuevamente con establecimientos semejantes al que vendía. 97 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario CONFECCION DE UN CONTRATO DE COMPRAVENTA La forma de los Contratos de Compraventa, el Código de Comercio establece que los Contratos Mercantiles serán válidos cualquiera que sea la forma, dependiendo de aquellos casos en que la ley exige requisitos de forma especial: por ejemplo, para los bienes inmuebles. En la Actividad Comercial se presentan, entre otros: • Los contratos celebrados por correspondencia, que se consideran con plena fuerza legal cuando se conteste aceptando la propuesta o las condiciones. • Los contratos que se celebren con participación de un agente o corredor, son aceptados cuando los contratantes hayan aceptado la propuesta. • Los contratos realizados mediante un acuerdo de palabra, éste es conveniente hacerlo después por escrito, para poderlos utilizar como medio de prueba de las obligaciones en ellos consignadas, además, el Código de Comercio establece que cuando la suma del contrato exceda a $1.500.000 pesos, la declaración de testigos no será suficiente para probar la existencia del mismo. Una vez que se ha formalizado el Contrato de Compraventa, cada una de las partes intervinientes poseerá un ejemplar del mismo con las firmas originales. Más adelante verás un ejemplo de un contrato, en él se indican todos sus elementos y posteriormente encontrarás un análisis de él. ¡NO OLVIDES!, QUE EL ÉXITO DE TU APRENDIZAJE DEPENDE MUCHO DE LO QUE TÚ ENTREGUES, SIGUE ADELANTE CON LA MISMA SERIEDAD Y RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA. 98 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Análisis de un Contrato de Compraventa Roberto Oroz Gaspea es propietario de una Empresa cuya actividad consiste en la Compraventa de autos usados. 1. 2. 3. 4. Lugar y fecha en que se celebra el contrato. Datos identificativos de los intervinientes en el contrato. Relación de motivos por los que las partes van a firmar el contrato. Condiciones de la contraprestación que se establece para el bien o servicio objeto del contrato. 5. Firma de las partes. La estructura escrita que se utiliza normalmente para la redacción de los contratos de compraventa. 99 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario 1. En el encabezamiento del documento se especifica el lugar y fecha en que se celebra el contrato. Es necesario una fecha determinada, y es conveniente que se encuentre al inicio del contrato y hacer referencia a la misma en su término. 2. La palabra REUNIDOS debe figurar los datos identificativos de los participantes en el contrato: Nombre y apellidos, RUT domicilio. Se hace constar por escrito la capacidad legal que se reconocen mutuamente para firmar el contrato. Estas personas físicas pueden actuar en nombre propio, en nombre de una persona jurídica o bien en nombre de una tercera persona o en otros conceptos jurídicos. En el contrato analizado, el vendedor actúa en nombre propio. El Código Civil, determina que nadie puede contratar a nombre de otro sin estar autorizado o sin que conste de su representación legal por la ley. 3. La palabra EXPONEN se expresa la voluntad de cada una de las partes participantes en el contrato de compraventa de una determinada Cosa; se describen las características de la cosa, y en otro caso, antecedentes. Es decir, es una simple relación de motivos por los que las partes van a firmar el contrato. A veces, en lugar de la palabra EXPONEN aparece el título MANIFESTACIONES. La numeración de las manifestaciones suele hacerse por letras para diferenciarlas de las cláusulas o pactos. 4. La palabra CLAUSULAS hace referencia a la cosa u objeto del contrato, el precio, la forma de pago de la contraprestación y cuantas disposiciones, pactos y condiciones tenga por conveniente, siempre que no sean contrarios a las leyes, a la moral, ni al orden público, tal como lo establece el Código Civil. En algunos contratos, la palabra CLAUSULAS se sustituye por PACTOS. El precio tiene que quedar perfectamente concretado, determinado y fijado, para que no existan problemas en su interpretación. Existen distintas formas de pago del precio, por ejemplo, pago parcial y resto aplazado, pago con intereses, pago en cheque, con letras y otros. El contrato que estamos analizando es un ejemplo de pago al contado. En todo tipo de contrato debe figurar una cláusula que indique el sometimiento expreso de las partes a un determinado juzgado y tribunal. En el contrato analizado es la cuarta cláusula. En caso de conflicto en la interpretación o contenido del contrato, será dicho juzgado y Tribunal el que resuelva la controversia, y no el que les correspondería a cada uno en función de su domicilio. 100 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario 5. Firma de las partes Contratantes. Cada uno de los folios que componen el contrato ha de estar firmado por las partes intervinientes, sin embargo, el hecho de que un contrato haya sido firmado no significa que tenga validez legal, puesto que puede recoger cláusulas no admitidas por la ley. El contrato analizado anteriormente reúne todos los requisitos para su validez: o o o o Existe la plena capacidad de las partes para contratar. Las dos partes expresan su voluntad y consentimiento para realizar la operación. El objeto del contrato está perfectamente delimitado, siendo lícita y posible su venta. Se define claramente el fin de cada una de las partes y el precio está perfectamente delimitado. EFECTOS DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA El Contrato de Compraventa, una vez establecido el consentimiento, objeto y precio, surgen obligaciones para el vendedor y el comprador. • Obligaciones del Vendedor: El vendedor está obligado a: a. Entregar la Cosa Vendida en el plazo y lugar pactados en el contrato. b. El saneamiento de la Cosa Vendida. c. Conservar la Cosa Vendida antes de efectuar su entrega al comprador, es decir, mantener en perfecto estado los bienes objeto del Contrato de Compraventa. La entrega de la Cosa se realizara en el plazo acordado, y si no se ha fijado, en las 24 horas siguientes a la perfección del contrato. Los gastos para la entrega de la Cosa Vendida, serán de cuenta del vendedor, y los de su transado o transporte de cargo del comprador, salvo que se estipule lo contrario. El vendedor no está obligado a entregar la Cosa Vendida si el comprador no le ha pagado el precio o no se ha señalado en el contrato un plazo par el pago. Si una misma Cosa se hubiese vendido a diferentes compradores, la propiedad se transferirá a la persona que primero haya tomado posesión de ella con buena fe, si es cosa mueble. Si es Inmueble, la propiedad pertenecerá al adquiriente que antes las haya inscrito en el Registro de la Propiedad; si esta inscripción no existe, la propiedad pertenecerá a quien de buena fe sea primero en la posesión, y si falta ésta, a quien presente título de fecha más antigua, siempre que haya buena fe. El Código Civil señala además que el vendedor responderá ante el comprador: a. De la posesión legal y pacifica de la cosa vendida. b. De los vicios o defectos ocultos que tuviere. Por tanto, esto deriva en la responsabilidad del vendedor de reparar por privación de vicios ocultos. En él supuesto que el comprador sea probado de la cosa adquirida por sentencia como consecuencia de un derecho anterior, el vendedor responde por privación a través de una indemnización a la otra parte. 101 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Por otro lado, si la adquisición de la Cosa imposibilita al comprador del disfrute o de la posesión útil de la misma por causas o defectos ocultos, el vendedor está obligado a reparar, deshaciendo la Compraventa o rebajando el precio. • Obligaciones del Comprador: El comprador está obligado a: a. Pagar el precio de la Cosa Vendida en el tiempo y lugar fijados por el contrato. Si no se hubieran fijado, deberá hacerse el pago en el tiempo y lugar en que se haga la entrega de la Cosa Vendida. b. Recibir la Cosa. La ley establece que el vendedor puede optar por la anulación del contrato o por el cumplimiento del mismo en los supuestos en los que el comprador: o Rehusé sin una causa justa el recibo de los efectos comprados. o Tenga una simple demora para hacerse cargo de las mercaderías. En ambos casos, el vendedor tiene que depositar judicialmente las mercaderías. El comprador no está obligado a admitir entregas parciales; y si las acepta, la venta se considera efectiva respecto a los géneros recibidos, independientes de que el comprador puede pedir por el resto el cumplimiento del contrato o su anulación. CAUSAS DE EXTINCIÓN DE UN CONTRATO El Código Civil enumera las causas que, con carácter general, extinguen las obligaciones: a. El Pago o Cumplimiento. b. La Pérdida de la Cosa Debida. c. La Condonación de la Deuda. d. La Confusión de los Derechos de Acreedor y Deudor. e. La Compensación. f. La Novación. • El Pago o Cumplimiento: Es la manera normal de extinción de las obligaciones. Resulta del cumplimiento por parte del deudor de la prestación contratada. Habitualmente, el medio o documento que constituye prueba de la extinción de la deuda es el recibo. • La Pérdida de la Cosa Debida: Cuando la cosa objeto del contrato está en poder del deudor y ésta se pierde, el deudor responderá y deberá de indemnizar por daños y perjuicios. • La Condonación de la Deuda: Cuando la deuda se perdona, se extingue tanto la deuda principal como las accesorias. • La Confusión de los Derechos de Acreedor y Deudor: Cuando recaen en el mismo sujeto los derechos de acreedor y de deudor, entonces las obligaciones se extinguen. 102 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario • La Compensación: Cuando dos personas son recíprocamente deudoras y acreedoras, la obligación se extingue en la cantidad concurrente. • La Novación. Cuando se sustituye una obligación antigua por una nueva, ésta extingue la anterior. A las causas anteriormente expresadas hay que añadir otras que producen el mismo efecto, extinción de obligaciones, en los Contratos de Compraventa. Por un lado, aquellas causas específicas como la falta de pago, los vicios ocultos, etc. Y por otro, el ejercicio del retracto ejercitado por el vendedor. El derecho de retracto nace cuando en el Contrato de Compraventa del vendedor se reserva el derecho de volver a adquirir la Cosa Vendida. Si el vendedor ejercita este derecho dentro del plazo, la venta queda resuelta con carácter retroactivo; eso supone que el vendedor no ha dejado nunca de ser dueño de la Cosa. A continuación te mostramos algunas definiciones de otros tipos de contratos comerciales existentes. 103 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario OTROS CONTRATOS DE COMPRAVENTA Y AFINES Contratos de Compraventa a Plazos: Este tipo de contrato se rige por el Código Civil y el Código de Comercio y por la Ley de Ventas a Plazos. Los contratos de compraventa a plazos son aquellos en los que el comprador paga una parte del precio, aplazando el resto por un periodo superior a tres meses y una serie de plazos establecidos. El desembolso mínimo inicial ha de ser al menos el 10% del importe al contado. Los contratos de compraventa a plazos: • • • Han de hacerse por escrito para que tengan validez. Se realizan normalmente para la venta de bienes de equipo, vehículos y aparatos de uso doméstico. Incluye la cláusula de "prohibición de disponer". Esto significa que el comprador no puede trasmitir ni gravar el bien objeto del contrato sin permiso del vendedor hasta que no termine de pagar los plazos. Suelen incluir la cláusula de reserva de dominio; es decir, el bien no será propiedad del comprador hasta que no se pague totalmente. Ejemplo de cómo aparece en el clausurado: "Conservaré el dominio y propiedad de la maquinaria hasta el total pago de la misma, compremetiéndose usted a conservarla en perfectas condiciones y en buen estado, salvo el natural desgaste producido por el uso." Este tipo de contrato tiene una gran difusión en la actualidad, por la facilidad que supone en la forma de pago. Contrato Estimatorio: El Contrato Estimatorio es aquel por el cual una parte entrega a otra determinados bienes: el que recibe los bienes procura la venta de los mismos. Y, en el plazo pactado, paga el valor de los bienes que vende y devuelve los no vendidos o los retiene hasta su venta. Éste es un tipo de contrato específico que realizan los mayoristas o productores y minoristas o comerciantes. La principal diferencia de este tipo de contrato con el típico de compraventa es que la entrega de los bienes por parte del productor no genera la transmisión de la propiedad al minorista, aunque sí la plena disposición. El comerciante asume el riesgo que puedan sufrir las mercancías. Si se destruyesen por caso fortuito, éste deberá pagar su precio al mayorista. Contrato de Suministro: • En el Contrato de Suministro el suministrador o proveedor se obliga a realizar una serie de prestaciones continuas y con una periodicidad establecida, de acuerdo con las necesidades del cliente. • El cliente se obliga a pagar el precio establecido en las condiciones fijadas. Este tipo de contrato se caracteriza por la realización constante y continua de prestaciones. Ejemplos: Contrato de gas, electricidad y agua. Sin embargo, estos contratos no pueden recoger prestaciones de servicios periódicos y discontinuos (el caso de los contratos de asistencia técnica o mantenimiento). 104 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] Administración de Bodega y Control de Inventario Aunque en este tipo de contrato rige también el principio de libertad de forma, como ciertos suministros prestados en régimen de monopolio u oligopolio es habitual el uso de contratos tipo establecidos por las compañías suministradoras. Contrato de Leasing El contrato de Leasing o de Arrendamiento Financiero es aquel por el que una Empresa de Leasing cede los derechos de uso de uno o más bienes propios a otra parte durante un cierto tiempo y a cambio de un precio distribuido en cuotas periódicas. En el contrato se debe establecer la posibilidad de que el cliente pueda ejercer la opción de compra: es decir, adquirir el bien a un precio inicialmente convenido, que se denomina "residual". Si el cliente no ejercita la opción de compra, ha de devolver el bien o negociar una prórroga con cuotas periódicas más reducidas. Los bienes objeto de Leasing pueden ser tanto bienes muebles como inmuebles. Y deben estar afectos a la explotación económica del usuario. Esta forma de contratación ésta siendo muy utilizada por las Empresas para la adquisición de determinados bienes: maquinarias, equipos informáticos, autos, etc. ¡TE FELICITAMOS, YA HAS RECORRIDO GRAN PARTE DE TU FORMACIÓN, CONTINÚA! 105 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] UNIDAD II DOCUMENTACION MERCANTIL Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario INTRODUCCIÓN Esta unidad sin duda que será para ti una gran oportunidad de comprender y aplicar en plenitud la documentación comercial en toda su esencia. Descubrir y razonar la importancia de estas herramientas básicas en el desarrollo de las distintas actividades comerciales implicará una clara familiarización con estos instrumentos, reconociendo cada uno de ellos y su adecuada utilización. Es esfuerzo que pongas para lograr comprender y aplicar la unidad, será vital al momento de evaluarte, por lo que te sugerimos consultar todas tus dudas con tu profesor a fin que no queden vacíos. DOCUMENTACIÓN MERCANTIL Objetivo Terminal del Módulo: Al finalizar la aplicación del módulo, el alumno podrá conocer, identificar y aplicar conceptualmente los documentos inherentes al proceso de Compra-venta, además de otros documentos respaldatorios de la Compra-venta, como también documentos relacionados con la Administración del Personal. Objetivos en Tránsito: • Conocer y comprender el uso de documentos mercantiles correspondientes al proceso de Compra-venta. • Confeccionar y aplicar estos documentos mercantiles del proceso de la Compra-venta. • Conocer, comprender, confeccionar y practicar el uso de los documentos respaldatorios del proceso de la Compra-venta. • Conocer, comprender, confeccionar y ejercitar el uso de los documentos mercantiles relacionados con la administración del Personal Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 107 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA COMPRAVENTAS En el campo de los negocios y a medida que éste ha ido evolucionando, la implementación de documentos para la compraventa ha permitido un ordenado control de las actividades comerciales. Entre los documentos que intervienen en el proceso de compraventas mencionamos los siguientes: 1. DOCUMENTOS DE CONSULTA 2. COTIZACIÓN 3. NOTA DE VENTA O PEDIDO 4. BOLETA DE COMPRAVENTA 5. GUÍA DE DESPACHO 6. FACTURA 7. NOTA DE DÉBITO 8. NOTA DE CRÉDITO DOCUMENTOS DE CONSULTA La interpretación que se le da a este documento no es otra cosa que eso, consulta, en el que las empresas solicitan información técnica o específica sobre un producto o servicio. No existe un formato uniforme para este documento pues cada empresa diseña su formato de acuerdo a sus requerimientos. Por ejemplo, una empresa minera que necesita adquirir de una empresa proveedora de productos para la minería, un extractor de polvo para la unidad de chancado, pero en el catálogo y la visita del vendedor no se indica la capacidad de extracción de partículas por millón de este equipo. Es aquí donde se utiliza el documento de consulta. Tal vez tú encontrarás que más efectivo y rápido seria tomar un teléfono y hacer la consulta, pero no olvidemos que el único respaldo que tenemos para defendernos o apelar a alguna situación, es un documento escrito y firmado por el emisor. Un diseño simple puede ser: Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 108 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario LA COTIZACIÓN Este documento es muy utilizado por las empresas, pues a través de éste se recibe información acerca de uno o varios productos con sus respectivos precios. En este documento generalmente se indican los productos y precios de aquellos que sólo se ha solicitado información. La mayoría de las empresas tienen codificados sus productos, lo que hace más eficiente poder cotizarlos, es decir, que el interesado revisa el catálogo del proveedor y puede solicitar su cotización de la siguiente manera: Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 109 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario LA NOTA DE VENTA O PEDIDO La nota de venta o de pedido, como generalmente se le llama, es un instrumento de gran importancia en el ejercicio de la compraventa, pues es éste el documento utilizado por las empresas y sus ejecutivos de ventas para registrar los productos solicitados por sus clientes. Cabe señalar que los formatos no varían mucho entre las empresas que la emiten. Algunos ejecutivos de ventas cometen el error de no registrar los precios en ella, lo que provoca graves confusiones al momento de la facturación. Como todo documento comercial, llevan impreso un número correlativo. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 110 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario LA GUIA DE DESPACHO La guía de despacho es un documento que la ley obliga a las empresas a emitir. Esta emisión se realiza cuando la entrega de factura se posterga o bien cuando se trasladan bienes. Este documento se rige por las disposiciones legales vigentes que imparte el SII (servicio de Impuestos Internos). Ello significa que deben ser timbradas en dicho organismo. En cuanto a su emisión, la guía de despacho debe emitirse en triplicado: • • El original y sus copias deben registrar los bienes que se trasladen con motivo de una venta, por causas que no importen ventas o de una prestación de servicios El duplicado deberá ser conservado por el emisor a fin que éste proceda posteriormente a la facturación de la transacción comercial En cuanto a la persona que emite una guía de despacho, debe poner mucho cuidado en no olvidar registrar ningún dato del cliente y del detalle de la operación, como también si su empresa no dispone de tecnología, hacerlo a mano alzada con letra legible. Hoy en día las empresas comerciales envían a las imprentas a confeccionar sus documentos mercantiles, las que en su formato incluye todos datos de la empresa, esto significa que el encargado de emitir la guía de despacho sólo tendrá que registrar los datos completos del cliente. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 111 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario LA FACTURA La factura es el documento más importante en una transacción comercial y deben ser emitidas por todas la empresas que venden productos o prestan un servicio. Este documento tiene un control muy riguroso por parte del SII (servicio impuestos internos) en cuanto a su emisión, ya que empresas y comerciantes pueden hacer uso del I.V.A. el que se encuentra registrado en la factura. La factura debe ser emitida por una empresa o comerciante cuando venden a comerciantes o empresas. No debes olvidar que la factura es un documento legal que respalda una operación comercial. En cuanto a su emisión, esta debe hacerse en triplicado entregando al cliente el original y la 2° copia, y 1° copia debe quedar en poder del vendedor o prestador del servicio para una posterior revisión del SII En cuanto a las características de formato que debe tener la factura, ésta debe incluir todos los datos de la empresa o comerciante vendedor y por ser un documento tributable debe llevar el sello o timbre del SII. Y por otro lado todos los datos del comprador. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 112 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario LA NOTA DE DÉBITO La nota de débito es un documento complementario de la factura y debe ser emitida sólo cuando se deben aumentar los valores de una transacción en que ya se ha emitido la factura. La razón por la cual se deben modificar los valores pueden ser: cambio en los precios, recargo e intereses. En su encabezado debe llevar los datos del emisor y como en todo documento mercantil un número correlativo. Y luego registrar los datos del comprador. En el recuadro "Se ha cargado en su cuenta lo siguiente", debe registrarse: LA NOTA DE CRÉDITO La nota de crédito es un documento, al igual que la de Débito, complementario a la factura y sólo se emite cuando se deben disminuir los valores de una operación en que ya se ha emitido una factura. Las razones por las cuales se deben modificar los precios pueden ser: cambios en los precios, menos productos recepcionado por los facturados, etc. La nota de crédito se utiliza más cuando en la factura no fue considerado un descuento o cuando el cliente anticipó su pago y que según convenio le correspondería un abono proporcional a los días que anticipó dicho pago. Solamente pueden ser emitidas al mismo comprador o beneficio del servicio y no olvidemos que al igual que la nota de débito, la nota de crédito debe ser emitida con posterioridad a la facturación. En su encabezado debe llevar los datos del emisor, y como en todo documento mercantil un número correlativo. Y luego registrar los datos del comprador. En el recuadro "se ha abonado en su cuenta lo siguiente", debe registrarse: Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 113 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Como has podido darte cuenta, cada documento analizado hasta ahora cumple un objetivo específico de control y permiten que no se presenten confusiones a la hora de ver los resultados de las operaciones en un periodo determinado. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 114 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario ACTIVIDAD Hemos conocido y reforzado un poco más los distintos documentos mercantiles que participan en un proceso de compraventa. Ahora bien, corresponde que apliquemos tus conocimientos en un ejercicio que involucrará gran parte de estos documentos. Es decir, debes utilizar los siguientes documentos: nota de venta, guía de despacho, factura, nota de débito y nota de crédito. EJERCICIO La empresa AIWA por intermedio de su ejecutivo de ventas Sr. Héctor Álvarez Q., tomó el pedido a la empresa ANY STORE cuyo representante legal es el Sr. Raúl Moreno T.. Dicho pedido consta de lo siguiente: Nº ORDEN 1. 2. 3. 4. DETALLE Valor Neto 20 TV 20” 20 Video grabador 4 cabezales 10 Personal CD 40 Equipos de música 1800 $ 135.000 c/u $ 85.600 c/u $ 54.350 c/u $ 167.800 c/u DATOS DEL VENDEDOR Razón Social : AIWA Y CIA RUT : 78.965.321-K Domicilio Comercial : Providencia 1656, Las Condes, Santiago Fono/Fax : 6896362 Condiciones de Venta : 180 días con cheque DATOS DEL COMPRADOR Razón Social : ANY STORE Y CIA LTDA. RUT : 80.312.312-8 Domicilio Comercial : M.A. Matta 2298, Antofagasta Fono/Fax : 286565 • La toma del pedido se realiza con fecha 25/01/2001 • Se despacha la mercadería con fecha 15/02/2001 • Se factura la mercadería con fecha 15/08/2001 • Se emite nota de débito con fecha 30/08/2001 • Se emite nota de crédito con fecha 30/08/2001 ATENCIÓN • En el ítem 2 se cobra $85.600 por cada videograbadora y debió cobrarse $89.900 • En el ítem 4 se cobra $167.600 por cada equipo de música de un total de 40 pedidos y sólo llegaron 36 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 115 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario DOCUMENTOS DE PAGO EN UNA COMPRAVENTA LA CUENTA CORRIENTE BANCARIA En virtud al decreto con fuerza de ley (DFL) número 707 del 07/10/82, la Cuenta Corriente Bancaria se define como: "Un contrato en el cual un banco se obliga a cumplir las órdenes de pago de una persona hasta las cantidades de dinero que hubiere depositado éste último en la entidad bancaria o bien del crédito que se hubiese estipulado". En esta relación intervienen directamente dos actores: EL CLIENTE Y EL BANCO Existen dos tipos de cuentas corrientes: • Personas Jurídicas: Instituciones, empresas • Personas Naturales: Unipersonales, pluripersonal • Unipersonal: Esta no presenta ninguna particularidad pues el titular de la cuenta es sólo una persona • Pluripersonal: son aquellas cuentas que son abiertas por dos o más personas que se constituyen como titular. Estas personas deben actuar en conjunto a menos que presenten un poder notarial para la administración de dicha cuenta. Hoy en día este tipo de cuenta es muy útil debido a las características y cambios que han presentado las actividades comerciales no sólo en nuestro país sino en todo el mundo. Los requisitos para abrir una cuenta corriente dependerá, sí es persona jurídica o persona natural. En el caso de las personas naturales, deben ser mayor de edad (21 años), poseer una renta superior a los $380.000 líquidos (según la entidad bancaria), una antigüedad laboral superior a 3 años, cédula de identidad, informes comerciales y financieros intachables. En el caso de las personas jurídicas, deben acreditar solvencia, presentar Rut de la empresa, los últimos 12 pagos de IVA, una antigüedad en la actividad productiva o comercial superior a 3 años, informes comerciales y financieros intachables. Una vez aprobada la apertura de una cuenta corriente, el Bco. nos entrega un talonario de cheque con los cuales podemos realizar pagos, por ejemplo: • Comprar en una tienda • Pagar servicios básicos como luz, agua, teléfono • Pagar el cable • El servicio de Internet • Otros. EL CHEQUE Podemos definir el cheque como una orden escrita y girada contra una entidad bancaria para que este pague a su presentación todo o parte de los fondos que el librador puede disponer en su cuenta corriente. Observa la siguiente imagen que te muestra el diseño de un cheque: Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 116 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Los requisitos que debe el cheque deben cumplir: • Nombre del librador (banco) • El lugar y fecha de expedición • La cantidad girada en letras y números • La firma del tenedor (propietario de la Cta.Cte.) • El nombre del beneficiario Para los efectos de cobro de un cheque existen plazos de acuerdo a la plaza de origen del documento: • 60 días para los cheques emitidos de la misma plaza (ciudad) • 90 días para los cheques emitidos fuera de la plaza TIPOS DE CHEQUES 1. AL PORTADOR: Es aquel que no se le ha borrado las frases A LA ORDEN, AL PORTADOR. Estos cheques pueden ser cobrados por cualquier persona sin desmedro que el banco registre la identidad de la persona que está cobrando el documento y sólo lo pagará con la presentación de su cédula de identidad. 2. CHEQUE A LA ORDEN: es aquel que se le ha borrado la frase O AL PORTADOR, en la práctica suele llamarse cheque cerrado. Debe ser cobrado por la persona a cuya orden fue extendido o a quienes le haya sido endosado, o por el mandatario del tenedor con poder suficiente. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 117 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario 3. CHEQUE NOMINATIVO: es aquel que se le han borrado las frases A LA ORDEN, O AL PORTADOR, sólo pueden ser cobrados por la persona a cuyo nombre se extiende o por su mandatario con poder suficiente. También puede endosarse en comisión de cobranza, pero únicamente a un banco y por aquel a cuyo nombre se extiende. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 118 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario 4. Cheque Cruzado General: se dice que un cheque está cruzado en general, cuando entre sus líneas paralelas colocadas en el anverso, no tiene ninguna designación. 5. Cheque cruzado especial: se dice que un cheque cruzado especial, es el que entre sus líneas paralelas transversales lleva el nombre de un banco determinado u otro a quien dicha institución se le haya endosado en comisión de cobranza. EL ENDOSO El endoso corresponde a la firma del beneficiario o del representante si se trata de una persona jurídica puesta al dorso del cheque, la cual transfiere el dominio del documento o se entrega en cobro. Existen dos tipos de endoso: El endoso general y el endoso nominativo. • Endoso General - Es cuando se estampa en el dorso del cheque la firma y timbre de la razón social si es persona jurídica. Esto significa que puede ser cobrado por cualquier persona. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 119 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario • Endoso Nominativo - Puede ser cobrado o depositado sólo por la persona a nombre de quien se extiende el endoso. Por ejemplo se extiende el endoso de un cheque a Sara Núñez A. ACTIVIDAD Hemos concluido esta unidad y para darle el V°B°, desarrollarás ejercicios prácticos que permitirán tus avances. Confecciona los siguientes cheques de acuerdo a lo que se señala a continuación: El señor Iván Reyes Cortés va de compras al centro, y su primera parada es en Farmacia SALCO, ahí compra un total de $ 7.865 y se permite pagarlo con un cheque a 30 días a la orden. Luego se dirige al RIPLEY en donde compró la suma de $ 36.658, la cajera le indico que el cheque lo extendiera nominativo cruzado. Pero su gran compra era un PC última generación y tecnología con todos sus accesorios en FALABELLA S.A., giro un cheque por $ 878.300 Cruzado Especial al Banco de Chile. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 120 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 121 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 122 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario EL RECIBO El recibo no es más que un comprobante que acredita la recepción de dinero por algún ejercicio comercial. El caso de los arriendos de propiedades que extienden recibos que constatan la cancelación del canon pactado y legalizado ante notario. Observa. DOCUMENTOS MERCANTILES DE RESPALDO DE LA COMPRAVENTA AL CREDITO LA LETRA DE CAMBIO La letra de cambio es un documento mediante el cual una persona, llamada librador, ordena a otra, llamada librado, a pagar una cantidad determinada de dinero a una tercera persona o a su propia orden. Intervienen en la letra de cambio tres personas: • Librador o Girador: es la persona que gira la letra y ordena a otra que la pague • Librado o Girado: es la persona que recibe la orden de pagar el documento. • Tomador o beneficiario: es la persona a cuya orden se extiende el documento y se beneficia con la suma que se gira. Exigencias Legales o formalidades de la Letra de Cambio Las letras de cambio deben ser timbradas por el SII y emitirse en formularios impresos, de numeración correlativa, con nombre, RUT, domicilio y actividad de la firma recurrente, además una leyenda que diga "El impuesto de timbres y estampillas que grava este documento se paga por ingresos mensuales de dinero en tesorería, según decreto ley N° 3.475 Art.15 N° 2. La letra de cambio obliga a contener los siguientes datos: • Indicación de ser letra de cambio • El lugar y fecha de emisión • La cantidad a pagarse expresada en moneda nacional, extranjera, o en U.F. • Nombre y apellido del beneficiario • Nombre, apellido y domicilio del librado • El lugar y fecha de pago • La firma del librado En las actividades comerciales frecuentemente intervienen en la letra de cambio dos personas, una de ellas actúa como librador y la otra como beneficiario. Observemos ahora el diseño de una letra de cambio: Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 123 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Número total de las letras Fecha de vencimiento Lugar y fecha de emisión El valor de la letra expresado en número El vencimiento de la letra. Es un requisito esencial; sin él la letra se considerará pagadera a la vista El nombre completo de tomador. Este es un requisito esencial. El valor de la letra expresado en palabras El nombre , domicilio y RUT del librador Firma del librador. Este es un requisito fundamental para su aceptación. EL ENDOSO DE LA LETRA DE CAMBIO El endoso es el escrito por el cual el tenedor legítimo transfiere el dominio de la letra, la entrega en cobro o la entrega en prenda. El endoso se debe estampar al dorso de la letra, o bien, en una hoja de prolongación adherida a ella, este debe ser firmado por el endosante. El endoso de una letra puede aparecer de distintas formas: a. ENDOSO TRASLATIVO DE DOMINIO: Es cuando la letra sólo esta firmada y esto garantiza la aceptación y pago de la letra. Los endosos que contengan una de las cláusulas "valor en cobro, en cobranza", o cualquier mención que indique un simple mandato, permite al portador ejercitar los derechos de la letra, salvo el de endosar en dominio o garantía. b. ENDOSO EN GARANTÍA: Es aquel que lleva escrito al dorso "valor en garantía" este faculta al portador para ejercer todos los derechos emanados de la letra. Las letras de cambio tienen distintas utilidades en el marco comercial: 1. 2. 3. 4. Letras en cobranza Letras en descuento Letras en garantía Letras protestadas 1. Letras en cobranza: Son las letras enviadas, generalmente por los bancos para que procedan a su cobro, por esta operación los bancos cobran una comisión en %. 2. Letras en descuento: En esta operación el tenedor de las letras las envía al banco para que sean descontadas. Este trámite básicamente consiste en que el banco una vez examinadas las letras, le devuelve al tenedor en forma anticipada el valor de las letras sin intereses (valor nominal); haciéndose pago con los intereses que la empresa cobró al pactar letras. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 124 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario 3. Letras en garantía: cuando la empresa tiene letras en cartera y debe pedir un préstamo, recurre a un banco ofreciéndole las letras como aval para obtener el mencionado crédito. Por lo generados bancos proceden estudiar la procedencia de las letras y se le dan confianza conceden el préstamo, quedándose con las letras. Las letras serán devueltas cuando la empresa pague el préstamo, o serán rebajadas del mismo si son pagadas por los que las aceptaron. 4. Letras protestadas: El protesto de una letra es aquella operación en que el aceptante se niega a cancelar el valor que ella se estipula. La letra puede protestarse, por falta de aceptación, por falta de fecha de aceptación y por falta de pago. Para protestar una letra se debe escribir al dorso la frase "letra protestada por .........................................", operación que debe ser llevada a cabo en una notaria. Para calcular los valores que deben anotarse en una letra debes tener encuentra los siguientes conceptos: • • VALOR NOMINAL: es el valor que tiene una letra sin intereses. VALOR ACTUAL: es el valor de la letra con el recargo de intereses ¡ AHORA BIEN ¡ La suma del valor nominal más los intereses es igual al valor actual. Observa como calcularemos una letra: Supongamos que Miguel Cortés compra electrodomésticos, cuya suma total asciende a $240.000. la casa comercial le otorga un crédito con 3 letras a una tasa de interés del 3% Pasos 1. 2. 3. El total de la compra lo dividimos por la cantidad de letras: 240.000 : 3 =80.000; entonces al resultado le aplicamos el interés: 80.000 x 3 : 100 =2.400, por lo tanto, el valor de la primera letra será $80.000 + $ 2.400 es decir el valor actual de la letra es $82.400. Para calcular la segunda letra sólo debemos tomar los $80.000 netos que resultaron de la división por la cantidad de letras. Pero la diferencia está en que el interés se va sumando, observa: Si el interés en la primera letra fue de un 3% para la segunda es el 6%. Entonces $80.000 x 6: 100 = 4.800 por lo tanto el valor de la segunda letra será $80.000 + $4.800 es decir el valor actual de la letra es $84.800 Para calcular la tercera letra sólo debemos tomar los $80.000 netos que resultaron de la división por la cantidad de letras. La diferencia está en que el interés se sigue sumando, observa: Si el interés para la primera letra fue un 3% y para la segunda un 6%, para la tercera será un 9%. Entonces $80.000x9:100=$7.200 por lo tanto el valor de la tercera será $80.000+$7.200 es decir el valor actual se la letra es $87.200. EL PAGARÉ Es un documento financiero a través del cual la persona que los firma acepta la deuda y se confiesa deudora de otro por cierta cantidad de dinero y se obliga a pagarla de acuerdo a lo estipulado en el mismo documento. Las personas que intervienen en este documento son tres: • Suscriptor: es la persona que firma el documento con la promesa de pagarlo Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 125 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario • • Beneficiario: es la persona a quien debe pagarse el documento. Fiador o Aval: es la persona que afianza el pagaré. El pagaré debe contener de acuerdo a la ley. necesariamente los siguientes registros: 1. La indicación de ser pagaré. 2. El lugar y fecha de expedición 3. El lugar y fecha de pago, si el documento no indica el lugar de pago, se entenderá que éste debe efectuarse en el lugar de expedición. 4. La promesa no sujeta a condición, de pagar una determinada cantidad de dinero. 5. El nombre y apellido del beneficiario o la persona a cuya orden se debe efectuar el pago 6. Firma del suscriptor. Debemos dejar en claro que la falta de uno de estos datos da lugar a que el documento no sea considerado pagaré. Existen tres tipos de pagarés de acuerdo a los vencimientos: • Pagaré a la vista: es aquel que debe ser pagado al momento de su presentación en cobro. Se reconoce por llevar escrita la frase " a la vista", o por que indica fecha de vencimiento. • Pagaré a un plazo contado desde su fecha de emisión: es aquel que el plazo de su vencimiento comienza regir desde la fecha de su emisión. Se caracteriza por llevar escrita la fórmula (a 60, 90, 120, etc. Días pagaré), u otros semejantes. • Pagaré a un día fijo y determinado: es aquel que indica el día preciso en que debe ser pagado. Se identifica por la frase "al:........ del mes de ....... del año 200... pagaré" ACTIVIDAD Hemos analizado los documentos mercantiles de respaldo de la compraventa al crédito. Pues bien, ahora corresponde que pongamos en práctica estos conocimientos. El señor Elvis Turi cuyo Rut. Es 9.321.895-5 domiciliado en calle Andacollo 1233 de la ciudad de Antofagasta, compró un refrigerador industrial a $ 680.400 a la casa comercial el Pingüino cuyo RUT. es 78.654.125-K, domiciliado en Labbe 1526 Las Condes Santiago, quien le otorgó un crédito con 6 letras a una tasa de interés del 3,5% además le hacen firmar un pagaré por el total de la deuda. SE PIDE: • • CALCULAR Y CONFECCIONAR LAS LETRAS CONFECCIONE EL PAGARE Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 126 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 127 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario DOCUMENTOS MERCANTILES RELACIONADOS CON LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL DEFINICIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO Es un formulario en el que se establece una relación entre el empleador y el trabajador por el cual éste último se obliga a prestar determinado servicio al empleador bajo su dirección y control, a cambio de una retribución en dinero. El contrato de trabajo es consensual y deberá constar por escrito en el plazo de 15 días desde la incorporación del trabajo. Debe ser firmado por ambas parte en dos ejemplares quedando uno en poder de cada contratante. En caso que el empleador no haga constar por escrito el contrato dentro del plazo estipulado, será sancionado con una multa de 5 UTM. en beneficio fiscal. Un contrato de trabajo debe contener como mínimo las siguientes estipulaciones: • Lugar y fecha del contrato • Individualización de las partes, indicándose, la fecha de nacimiento, el domicilio, la nacionalidad y la remuneración pactada. • Determinación de la naturaleza de los servicios, del lugar o ciudad en que haya de prestarse • Forma y periodo de pago de las remuneraciones • Duración y distribución de la jornada de trabajo • Plazo del contrato • Lugar de procedencia del trabajador • En el caso que el empleador suministre algunos beneficios adicionales como casa habitación, luz combustible, alimentación y otras, deberá quedar establecido en el contrato de trabajo. • Por último todos los acuerdos que tomen las partes. CLASIFICACIÓN DE LOS CONTRATOS DE TRABAJO Los contratos de trabajo son diversos y cada uno cumple un rol distinto al otro ¡Veamos!. 1. 2. 3. 4. CONTRATO INDIVIDUAL: Es la convención por la cual el empleador y el trabajador se obligan recíprocamente, éste último a contratar los servicios personales bajo dependencia y subordinación del primero, y aquel a pagar por estos servicios una remuneración determinada. CONTRATOS COLECTIVOS: Es el contrato entre un empleador y un sindicato, asociación o gremio, este contrato deberá constar por escrito y una copia de él deberá ser enviada a la inspección del trabajo dentro de los 5 primeros días siguientes a su suscripción. Todo contrato colectivo deberá contener como mínimo las siguientes menciones: • La determinación precisa de las partes a quienes incluye • Las normas sobre remuneraciones, beneficios y condiciones de trabajo acordadas encargado de interpretar las cláusulas y resolver las controversias • La duración del contrato colectivo no podrá ser superior a dos años y su vigencia se considera a partir de día siguiente al de la fecha de vencimiento del contrato colectivo. CONTRATO A PLAZO INDEFINIDO : Este contrato es aquel que no señala una fecha determinada para su cesación y faculta a las partes para darle término por escrito y con treinta días de aviso anticipado. CONTRATO A PLAZO FIJO : Es aquel en el que se señala una fecha determinada para su término, que por regla general no puede exceder de un año. En algunos casos muy Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 128 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario 5. especiales puede extenderse hasta dos años. El código del trabajo señala dos situaciones que transforman automáticamente en contrato a plazo fijo en un contrato de duración indefinida. a. Si el trabajador, continúa prestando servicios con conocimiento del empleador después de expirado el plazo fijo. b. Si el trabajador y el empleador renuevan por segunda vez el contrato a plazo fijo. CONTRATO POR CORTO PLAZO: El código del trabajo admite la suscripción de contratos de corta duración a plazo, que no excedan los 30 días prorrogables una sola vez hasta por 30 días adicionales. LAS CAUSALES LEGALES DEL TÉRMINO DE CONTRATO SON: Artículo N° 159 dice, el contrato de trabajo terminará en los siguientes casos: • Mutuo acuerdo de las partes • Renuncia del trabajador con aviso con 30 días de anticipación • Muerte del trabajador • Vencimiento del plazo convenido en el contrato • Caso fortuito o fuerza mayor. DOCUMENTOS DE COTIZACIÓN A LOS ORGANISMOS DE PREVISIÓN La emisión de estos formularios por parte de la empresa depende de las opciones de afiliación que hallan adoptado la empresa y el trabajador, por lo tanto al momento de hacer la declaración y pago de las imposiciones previsionales, se debe llenar planillas de AFP, ISAPRES, INP, CCAF Y MUTUALES donde se registran las imposiciones hechas a los empleadores a las imposiciones de los trabajadores (FAT). Estos son documentos oficiales para pagar forma obligatoria por parte del empleador el descuento hecho a sus trabajadores. Los formularios los entregan las instituciones en forma gratuita, pero algunas de ellas también aceptan formatos computacionales diseñados por las empresas. Los diseños dependen de las instituciones pero deben tener algunos datos mínimos que establecen las instituciones fiscalizadoras: 1. identificación de la empresa que efectúa el pago a nombre del trabajador 2. identificación del trabajador afiliado a la institución 3. cotización obligatoria 4. cotización voluntaria 5. remuneraciones imponibles de los trabajadores 6. total a pagar 7. periodo al cual corresponden las remuneraciones. Las imposiciones serán pagadas dentro de los primeros días del mes siguiente al que corresponden las remuneraciones en los Bancos y CCAF autorizadas y a veces en las mismas instituciones. Cuando no exista pago, la declaración de hará en la misma instituciones o en alguna autorizada. LIQUIDACIÓN DE SUELDOS La liquidación de sueldo es el documento en donde se expresan los valores pactados en el contrato de trabajo con sus correspondientes descuentos y beneficios adicionales. Cumplido un periodo de 30 días de trabajo, el empleador debe entregar el original de este documento al trabajador junto con la cantidad de dinero que en ella se expresa. Este documento es de gran importancia tanto para el empleador como para el trabajador, pues permite un mayor control. La liquidación de sueldo debe indicar lo siguiente: • Nombre de la empresa que la emite Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 129 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario • • • • • • Nombre Y RUT del trabajador Nombre o código del departamento a que pertenece Remuneraciones base Asignaciones obligatorias Descuentos previsionales (AFP, ISAPRE, INP, CCAF) según corresponda. Descuentos por prestamos y anticipos OBSERVEMOS UNA LIQUIDACIÓN DE SUELDOS Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 130 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario ACTIVIDAD Desarrollaremos a continuación, un ejercicio práctico y muy sencillo La empresa El Cortijo S.A. cancela remuneración a su trabajador Sr. Miguel Fuentes Loy con Rut. 9.325.782-1, código de trabajo 1203 • El trabajador percibe un sueldo base de $200.000 • Recibe un bono de producción de $ 25.000 • Posee 2 cargas familiares • Se le descuenta 3° cuota préstamo $18.000 • AFP Santa María • ISAPRE Consalud Se pide que confecciones la liquidación de sueldo y posteriormente los documentos previsionales. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 131 MODULO III PLANIFICACION DE STOCK (INVENTARIOS) UNIDAD I LA PLANIFICACION DENTRO DE LA BODEGA Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario INTRODUCCIÓN La presente unidad te dará a conocer a grandes rasgos los objetivos de la gestión de stocks permitiendo al alumno con posterioridad ahondar en el tema de la logística a nivel de empresa. Asimismo, esta unidad te permitirá conocer la base del Análisis ABC conocido también como regla 80/20 o principio de Pareto y como este sistema focaliza el control solo en los artículos más importante para la gestión de inventarios. También te permitirá conocer los procedimientos que se utilizan, además de los criterios para catalogar los artículos como A, B o C como las actualizaciones diarias de los registros de stocks con frecuentes recuentos cíclicos. Otros puntos interesantes tratados teóricamente para conocimiento general en esta unidad serán los relacionados con la clasificación operativa y funcional de los stocks, composición de los stocks (base, seguridad, infraestructura, en tránsito, estacional o de anticipación y otras clases), para finalmente terminar con los diferentes sistemas de reposición de stocks. OBJETIVO GENERAL Al finalizar la presente unidad el alumno deberá ser capaz de controlar en forma eficiente los stocks, además de una rotación adecuada de los productos, mercaderías o materiales almacenados dentro de una bodega. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 134 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario OBJETIVOS DE LA PLANIFICACION DE STOCK Una correcta gestión de stocks , constituye uno de los pilares básicos en los cuales se apoyan las nuevas tendencias logísticas en la empresa. El concepto no es novedoso dentro de las teoría Management, si bien el desarrollo de los medios informáticos, junto con las nuevas técnicas de Distribución Comercial, han hecho recuperar la plana vigencia y operatividad a viejas formulas ya desarrolladas sobre todo, a nivel teorico, por los fiderentes estudiosos dek tema durante varias décadas. Por otro lado, el alto nivel competitivo con que se mueve el Mercado, obliga a las empresas a reducir necesariamente sus costos operacionales, uno de cuyos componentes más importante está ligado al llamado “Capital Cautivo”, que las empresas están obligadas necesariamente a mantener, como consecuencia de cuantiosas inversiones en Stocks necesarias para dar el servicio comercial que el mercado requiere. La logística, aporta una serie de principios y soluciones estructuradas tendentes a reducir al mínimo dichas inversiones en stocks, sin embargo, estas no serían operativas sin una correcta administración de los inventarios que de una u otra forma traen consigo las referidas estructuras. Varios son los objetivos que podemos conseguir con una correcta Gestión de Stocks, sin embargo, podemos referirnos como los más importantes a los siguientes: 1. Posibilidad de atender el grado de servicio, disponibilidad, requerido por el mercado. 2. Reducir las inversiones de Capital Circulante al mínimo posible, sin menoscabo del referido grado de servicio requerido por el mercado. 3. Conseguir la rentabilidad deseada sobre las inversiones en Stocks. Dado el acento económico, que básicamente estos objetivos requieren , conviene recordar la formula de las inversiones o R.O.I. (Return On Investment), en base a la cual se justifica gran parte de los referidos objetivos. ROI = ( INGRESOS − COSTOS ) INVERSION Mejorar la gestión de stocks implica necesariamente una mejora del R.O.I., debido a: a. Disminuimos el costo de los inventarios permanentes b. Al incrementar el grado de servicio, incrementamos la “Demanda atendida” con la consiguiente mayor absorción de gastos directos. c. En el sector industrial mejoramos la capacidad productiva, debido a una disponibilidad correcta de los materiales y componentes necesarios en la producción. Evidentemente, mejorar la gestión de los Stocks frecuentemente requiere inversiones adicionales en personal y proceso de datos, por lo cual hay que seguir criterios de economicidad al decidir que tipo de formulas debemos aplicar en cada caso, ya que no todos los artículos, o referencias comerciales son igualmente rentables. Esto nos llevara necesariamente a un análisis previo de las características de los productos. ANALISIS DE INVENTARIOS: ANALISIS ABC El análisis ABC, conocido también como la regla 80/20 o principio de Pareto, constituye una de las técnicas universalmente más aplicadas, para seleccionar aquellos ítems más importante dentro de un colectivo determinado. En el campo de la gestión de Stocks su aplicación es evidente ya que nos va a permitir, seleccionar aquellos artículos que presentan mayor interés para la referida gestión. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 135 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Aunque el principio es harto conocido dentro de las diferentes técnicas de Management, sin embargo, creo conveniente puntualizar algunos aspectos del mismo, de especial interés dentro del tema que estamos tratando. El principio básico se centra en “focalizar el control sobre los artículos más importantes para la gestión de los inventarios” Esto supone establecer tres niveles de importancia: • NIVEL A – Artículos muy importantes. • NIVEL B – Artículos moderadamente importantes. • NIVEL C – Artículos poco importantes De tal manera que el esfuerzo y costos de la gestión, sea proporcional a la importancia del producto. En consecuencia la primera pregunta que nos deberíamos de hacer es: ¿Qué FACTORES afectan a la IMPORTANCIA de un producto, desde el punto de vista de la GESTION DE STOCKS) Está claro que este punto de vista, (gestión de stock), condiciona la importancia del factor elegido. Por ejemplo, mientras que para un problema de organización de almacenes, lo prioritario sería probablemente “la frecuencia de movimientos de un producto”, para un control económico de los inventarios primaría su precio o ingresos por venta. Una vez que hayamos establecido estos criterios, los catalogaremos por orden de importancia, así por ejemplo, podríamos definir los siguientes: a. Ventas anual en pesos b. Costo unitario del producto c. Escasez del material o dificultad de adquisición d. Disponibilidad de los recursos para fabricarlos e. Periodo de aprovisionamiento y fiabilidad de suministros f. Condiciones de almacenaje g. Riesgo de robo, obsolescencia y caducidad del producto h. Costos de Stocks – out i. Grado de servicio requerido, etc… Una vez definidos estos criterios, seguiremos un procedimiento estándar como el que a continuación se detalla, tomando como base el “Consumo Anual” de cada ítem o referencia. PROCEDIMIENTO 1. Determinar el consumo anual de cada ítem 2. Multiplicar el consumo anual de cada ítem por su costo, para obtener el consumo anual en pesos. 3. Calcular el porcentaje de cada ítem, representa con relación a su costo total 4. Listar los ITEMS en orden descendente al porcentaje calculado, con indicación del tanto por ciento acumulado. 5. Asignarle el grupo correspondiente (A, B o C) 6. Resumen cuantificado de la importancia de cada grupo Conviene señalar, que la agrupación de los productos es puramente convencional, pudiéndose decir que, aproximadamente, un entorno al 20% de los productos, representarían un entorno al 80% de la Venta, mientras que el 80% aproximado del resto de los productos, representaría solo un entorno al 20% de la venta. En definitiva, la asignación de los artículos a los grupos A, B o C es un criterio aplicado. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 136 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Nótese que cuando hacemos un cuadro con diferentes criterios, un artículo que por su consumo anual, puede estar catalogado como C, sin embargo, según otros criterios puede estar catalogado como B o C, en cuyo caso primaría el más importante de ellos. Gráficamente el análisis A, B o C, se expresaría de la siguiente forma: EJEMPLO CURVA A, B, C. CRITERIOS DE GESTION APLICABLES CRITERIOS ARTICULOS CATALOGADOS COMO A • • • • • En este grupo se sugiere efectuar los siguientes controles básicos: Evaluación mensual de las previsiones de venta o inclusión de fórmulas de Forecast para previsión automática de las mismas; en todo caso con revisiones periódicas de los resultados Actualización diaria de los registros de stocks, con frecuentes recuentos cíclicos para comprobar que las existencias del almacén coincidan con los valores registrados Revisión frecuente de las necesidades y cantidades pedidas Recálculo periódico del stock de seguridad Vigilancia permanente de los plazos de entrega. CRITERIOS ARTICULO DEL GRUPO B Similar a los grupo A, pero con menos frecuencia de revisión CRITERIOS DEL GRUPO C En este grupo, la regla básica es “prestar poca atención”, en el sentido de que el costo de los procesos de gestión y control de los stocks, no sea superior al beneficio potencial obtenido. Los registros deben ser simples o inexistentes, con una amplia cobertura de pedidos y stocks de seguridad. Los recuentos físicos, poco frecuentes semestrales o anuales, con márgenes de errores aceptables y técnicos de recuento especiales tales como medición por volumen, peso, etc. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 137 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario CLASIFICACION OPERATIVA Y FUNCIONAL DE LOS STOCKS Desde el punto de vista operativo, vamos a clasificar los diferentes inventarios en los siguientes grupos: a. Stocks Industrial: • • • Materias primas y componentes Stocks de trabajos en curso Stocks de productos terminados en la fabrica b. Stocks Comercial • • • • • • Stocks de productos terminados, situados en almacenes comerciales y a disposición de la venta Stocks base Stocks de seguridad Stocks de anticipación Stocks especulativos Stocks de transporte Dentro del presente modulo, nos referiremos fundamentalmente a los diferentes aspectos de los llamados stocks comerciales, por esa razón creo conveniente, en este punto, extenderme en definiciones que serán posteriormente ampliadas en los diferente más adelante. COMPOSICION DE LOS STOCKS Sabiendo que los stocks son un medio para conseguir un servicio al cliente, es aconsejable subdividir el stock total en dos grupos principales: a. El Stock que proporciona el G.S.I. (Grado de servicio Interno al Clientes) b. El Stock que no contribuye a conseguir el G.S.I.(Grado de servicio Interno del Cliente) El grupo A conceptualmente está formado por tres tipos de inventarios: • Stock Base • Stock de seguridad • Stocks de Infraestructura El grupo B incluye: • Stock del Pipeline B-D • Otros stock no disponibles La suma de las normas de stocks que están determinados para todos los componentes de los grupos A y B, da lugar a la norma de stocks presupuestada. Explicaremos con detalle a continuación, el contenido de los diferentes tipos de stocks. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 138 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario EL STOCK BASE Normalmente, durante el periodo que media entre dos entregas sucesivas de envíos de mercaderías, disminuirán gradualmente los stocks como resultado de la demanda en curso. En teoría, en el caso ideal de que la demanda fuese constante y proporcional al tiempo siguiendo una línea recta el stock se reduciría justo a cero en el momento en que llegase la nueva remesa de lotes. Esto está reflejado en la figura Cálculo de Stock Base, donde la demanda esta representada por una línea inclinada. En consecuencia, durante el periodo de reposición, el stock promedio es igual a la mitad del promedio de la remesa de lotes (1/2 Q) y se le denomina Stock Promedio de Lotes o Stock Base. 1. EL STOCK DE SEGURIDAD Como no existe una situación idónea y la demanda nunca será constante y proporcional al tiempo, de hecho, lo que hacemos es tratar una demanda promedio esperada con ciertas variaciones, tenemos que crear un Stocks de Seguridad adicional, para cubrirnos de la contingencia de que la demanda real sea superior al promedio estadístico establecido en la previsión de ventas durante el período de reposición. En la figura Necesidad de Stock se muestra que cuando la demanda es más alta que el promedio establecido, durante el tiempo que transcurre entre las dos llegadas, se agota el stock. En ese momento se necesita el stock de seguridad para cubrir esta variación de la demanda y evitar una ruptura de stocks. Igualmente en la figura, se observa que si el lead-time de aprovisionamiento es superior al tiempo establecido, se produciría también una ruptura de stock, por lo que deberíamos crear también un stock de seguridad para cubrir dicha contingencia. En la práctica, debido a que la variabilidad de la demanda es normalmente superior a la variabilidad del lead – time, se suele prescindirse de ésta última para evitar un stock de seguridad excesivo. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 139 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario El stock de seguridad, se define como el stock necesario calculado para cubrir las fluctuaciones entre la demanda esperada y la real durante el lead- time promedio del sistema. Como este lead – time también puede desviarse de su valor esperado, el stock de seguridad debe cubrir también este tipo de desviación. Los lead – time promedio del sistema se componen básicamente de dos conceptos: el llamado periodo de revisión mas el tiempo de respuesta del proveedor o fabricante. 2. EL STOCK DE INFRAESTRUCTURA Cuando calculamos la norma de stock correspondiente, basada en un determinado grado de servicio de disponibilidad, se supone que la distribución se efectúa desde un punto central de almacenamiento. Sin embargo, en muchos casos, la distribución hasta los clientes finales tiene lugar desde varios puntos distintos de almacenamiento, de los almacenes periféricos, mientras que los suministros a estos puntos de stock adicionales son servidos desde un almacén central. En caso de que estos puntos de stocks sean específicos de los almacenes regionales, es decir, que un punto de stock no permite la entrega desde otra región, ante la carencia de stock de este último, la práctica ha demostrado que la norma de stock calculada debe ser incrementada para servir al objetivo de servicio elegido. Al stock extra calculado como consecuencia de la referida descentralización, se le denomina Stock de Infraestructura. El mencionado Stock de Infraestructura, básicamente se refiere al stock de seguridad adicional necesario, cuyo cálculo se puede realizar teniendo en cuenta la proporción a la raíz cuadrada del número de almacenes, o sea que si pasamos por ejemplo, de 1 a 4 almacenes, el stock de seguridad se multiplicaría por la raíz cuadrada de 4, o sea se duplicaría. 3. EL STOCK EN TRANSITO El sistema logístico cubre el flujo de los productos terminados, desde la fábrica a la Organización de Ventas. El Stock en Tránsito también denominado de “Pipe – Line” se define como: la suma de stocks de productos acabados en la fábrica, mercancías en tránsito y recepción de mercancías aún no ubicadas en el almacén. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 140 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Dado que el stock del pipe – line no está disponible para la entrega a clientes, no contribuye directamente al objetivo de servicio establecido. Por lo tanto, no está considerado como parte de las normas de stock que deberían estar físicamente disponibles en las Organizaciones de Ventas para mantener un correcto servicio de disponibilidad de stock. 4. EL STOCK ESTACIONAL O DE ANTICIPACION En aquellas empresas en las cuales hay una integración entre el Sector Industrial y el Comercial, con frecuencia se produce un fenómeno de estacionalidad que afecta a la gestión de los inventarios. El problema se plantea en los siguientes términos: La venta en general y sobre todo en los llamados “artículos de consumo”, presentan unas variaciones mensuales que se calcula en términos porcentuales con relación a la venta media del año, dando lugar al llamado índice de estacionalidad, claramente ostensible a nivel de “Familia de Producto” para cada empresa en particular. Desde el punto de vista de Logística Integral, lo ideal sería que la producción se ajustare a ésta estacionalidad produciendo más en los momentos de mayor venta y menos en los periodos de baja actividad comercial; sin embargo, salvo en excepciones muy concretas de un entorno just in time, lo normal es que la fábrica siga unos ritmos de producción propia diferentes al fenómeno comercial de la venta, así por ejemplo, hay fábricas que conviene parar en Febrero, debido a vacaciones, mientras que la venta puede estar en un momento de alza. En general, cabe decir que la fabricación sigue un perfil estacional de producción diferente a la Venta, debido a que está constreñido a la utilización eficiente de unos recursos tecnológicos y humanos. Bajo estas circunstancias se produce un fenómeno de creación de un “stock de anticipación” llamado también estacional, como consecuencia de que en algunos meses el ritmo de producción es superior a la venta, creándose una especie de entregas anticipadas que generan un inventario que se consumirá posteriormente cuando se producto el fenómeno contrario, mucha actividad de venta y bajo nivel de producción. Desde un punto de vista económico, esta inversión anticipada de stocks, representa un costo adicional, tenencia de stocks, debido a una falta de flexibilidad de la fábrica que no puede ajustar su ritmo de producción al de venta. Un fenómeno similar, aunque por razones muy diferentes, sería aquel inventario que se acumula anticipadamente debido a operaciones especulativas de compras. La dirección de logística, tiene siempre un reto permanente para tratar de reducir al máximo estos stocks anticipados, efectuando el correspondiente trade off entre el costo de exceso de inventario y el costo marginal de la fábrica, para adaptar su ritmo de producción, en lo posible, al ritmo de venta. Para comprender mejor la forma de evaluar el referido stock estacional o anticipado partiremos del siguiente ejemplo: Supongamos que una familia de productos tiene una previsión de ventas de 24.000 unidades al año. A largo plazo el Plan de Producción se estima también en 24.000 unidades para satisfacer las ventas. (Supuesta una regularización previa del nivel de stock). Los perfiles de producción y venta se ajustan a los niveles de estacionalidad que se indican en el cuadro siguiente: Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 141 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario MES INDICE UNIDAD INDICE UNIDAD P-V ACUMULADO STOCK ENERO 111 2.220 89 1.780 +440 FEBRERO 111 2.220 89 1.780 +440 880 1.680 MARZO 111 2.220 89 1.780 +440 1.320 2.120 ABRIL 111 2.220 89 1.780 +440 1.760 2.560 MAYO 111 2.220 89 1.780 +440 2.200 3.000 JUNIO 111 2.220 110 2.200 +20 2.220 3.020 JULIO 90 1.800 110 2.200 -400 1.820 2.620 AGOSTO 44 880 175 3.500 -2620 -800 0 SEPTIEMBRE 111 2.220 80 1.600 +620 -180 620 OCTUBRE 111 2.220 75 1.500 +720 540 1.340 NOVIEMBRE 111 2.220 80 1.600 +620 1.160 1.960 DICIEMBRE 67 1.340 125 2.500 -1620 0 800 1.200 24.000 1.200 24.000 0 0 1.746 TOTAL 440 1.240 NOTAS COMPLEMENTARIAS: a. Índice estacional = Prom. Venta Mensual/Venta Anual x 100 b. El índice de venta estacional se utiliza para calcular la venta mensual en función del Plan de Ventas. c. Venta mes=Ind. Estacional x Venta Media/100 d. La columna acumulada nos evidencia el Stock inducido como consecuencia de las diferentes estacionalidades de producción y venta. Como obviamente el stock no puede ser negativo a esta columna se le suma la máxima diferencia negativa existente (en el ejemplo, 800 unidades), con objeto de positivar las cifras, dándonos como resultado el “Stock estacional por mes”. Con lo cual siempre habrá un mes que sea cero. En este ejemplo, el mes de Agosto. e. En el total de la columna Stock, representa el promedio mensual de Stock Estacional Tal y como se evidencia del ejemplo anterior, la Empresa tendría que soportar un Stock promedio mensual de 1746 unidades como consecuencia de su estacionalidad. Suponiendo que el precio medio de los artículos de que se compone la familia de productos fuese, por ejemplo de $20.000 y que el costo de mantenimiento de stocks fuese del 30% anual, el referido inventario le costaría a la empresa: 1746 x$20.000 xo.30 = $10.476.000anuales En la práctica el stock estacional se expresa en términos de días de ventas; así: 1746 x365 = 26.5días $20000 No cabe duda que esta inversión quedaría excesivamente alta, por lo cual habría que reducirla consiguiendo una mejor adaptación del perfil de producción con respecto a la estacionalidad de la venta. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 142 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario EL STOCK ESTACIONAL COMO STOCK DE SEGURIDAD En los meses que la empresa tiene que mantener un stock anticipado por razones de estacionalidad de este, a su vez, puede servir como un stock de protección ante variaciones de la demanda y del lead – time. Para evitar una doble protección con stock de seguridad y stock estacional se recomienda considerar a este como parte de los stocks de seguridad por lo cual a efectos del cálculo del stock normativo mensual se procederá de la siguiente forma: a. Poner solo el stock estacional cuando éste es mayor que el de segurida. b. Poner el stock adicional necesario junto al stock estacional para conseguir el nivel de stock de seguridad deseado. 5. OTRAS CLASES DE STOCKS El cálculo de la norma de stock sólo se refiere a los denominados “tipos normales”, es decir, aquellos que presentan una venta regular a lo largo del año. Sin embargo, las normas deberían ampliarse para otros tipos de stocks, tales como: • Stocks para atender “pedidos especiales” • Stocks clasificados como administrativos, tales como stocks a reparar, consignaciones y de productos obsoletos. SISTEMAS DE REPOSICION DE STOCKS Como punto de partida, tenemos que tener definido la infraestructura logística correspondiente al modelo de distribución o sea: • Red de almacenes centrales y periféricos • Cálculo de stock normativo global • Política de ubicación de los stocks • Sistemas de almacenaje y distribución física El paso siguiente será el definir las formulas aplicables para una correcta reposición de los stocks dentro de la mencionada red de distribución, en el sentido de dar una respuesta correcta “cuando” debemos reponer un producto en un determinado punto de stock y en qué cantidad. Ambas preguntas claves; el cuándo y cuanto hay que reponer de un determinado producto, constituye el tópico del presente epígrafe. Conviene destacar que aquí , nos referiremos única y exclusivamente a la denominada Demanda Independiente, o sea productos terminados con destino de venta, excluyendo las técnicas correspondiente en fábrica para la reposición de materias primas y componentes, Demanda Dependiente, ya que para estos conceptos se recomienda utilizar el sistema universalmente conocido como M.R.P. En gestión de stocks, se distinguen básicamente dos sistemas: a. Sistemas Pull (Arrancar el Producto) b. Sistemas Push (Empujar el Producto) Los Sistemas Pull se caracterizan en que los almacenes o diferentes puntos de ventas determinan individualmente las necesidades especificas de reposición de sus Stocks, calculando la cantidad requerida, la cual la piden directamente a su almacén suministrador, mientras que en los sistemas Push, el almacén central o la Fábrica, es la que adquiere todo el protagonismo determinando que la cantidad a enviar a cada almacén o punto de venta, basándose en un cálculo consolidado de las necesidades previstas, Forescast, así como el conocimiento del stock disponible en cada almacén y una de las reglas de reparto establecidas. Literalmente los stocks se empujan a los almacenes periféricos y puntos de venta. Las ventajas de los sistemas PULL en relación con los sistemas PUSH se centra fundamentalmente en la posibilidad de operar de forma autónoma, con un mejor conocimiento de causa, decisión IN SITU, así como la posibilidad de utilizar instrumentos Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 143 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario informáticos más rudimentarios, que implican menos gastos de comunicación y proceso de datos. Las principales desventajas se centran fundamentalmente en: a. Descoordinación de las necesidades globales de la Empresa, con la dificultad consiguiente para efectuar un plan de entregas. b. Las órdenes se cursan sin tener en cuenta el stock total disponible, programas de fabricación, etc. c. Se produce una “suboptimizacion” en el sentido que el almacén central atiende al primero que pide. d. Incremento del stock de seguridad como veremos oportunamente. Entre los sistemas PULL, cabe mencionar: a. b. c. d. El Punto estadístico de pedidos (O.P) Sistemas de revisión periódica D.O.P. doble punto estadístico de pedidos Reposición de ventas (Sistema Supermercados) En los sistemas PUSH, el más importante es el llamado D.R.P. que veremos posteriormente. SISTEMA CALCULO PUNTO ESTADISTICO DE PEDIDOS El llamado Punto Estadístico de Pedido, (O.P. – ORDER POINT), está basado en el principio de que el stock se debe reponer en el momento en que su nivel alcanza un valor equivalente a la “previsión de consumo” del mismo durante su Lead Time de aprovisionamiento. Debido a ambas variables, lead time y previsión de consumo, son por naturaleza erráticas, el referido nivel (O.P), estará a su vez incrementados con un stock de seguridad para cubrir la contingencia de la variabilidad de ambas magnitudes. Si llamamos: D= Consumo de la demanda durante el periodo de aprovisionamiento L= Tiempo de Aprovisionamiento del Producto (Lead Time) Qs= Stock de seguridad requerido Tendremos que el: O.P = DxL + Qs El stock de seguridad (Qs), se calculara aplicando la siguiente fórmula: Qs = SxSFx L Tf En donde S, representa la desviación estándar de la demanda durante el Lead – Time de aprovisionamiento. SF, el factor de seguridad aplicable para un determinado grado de servicio; por ejemplo si el grado de servicio deseable fuera del 95%, el factor SF sería del 1.65 de acuerdo con las tablas dinamicas estadísticas correspondiente a los calores Z. Tf, representa el periodo del Forescast de venta, referido en las mismas unidades que el Lead – Time; así por ejemplo, si el Lead- Time se expresara en semanas, y el Forescast se expresara en quincenas, el Tf sería igual a 2. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 144 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario EJEMPLO Supongamos las siguientes cifras: D= 25 Unidades por semana L= 1 semana (Tf=1 semana) S= 2.33 Servicio= 95% (SF=1,65) L O.P = DxL + SxSFx Tf L O.P = DxL + SxSFx Tf O.P = 28,84 O.P ≈ 29 Este modelo de cálculo gráficamente se podría expresar de la siguiente forma: Hasta aquí hemos solucionado la primera pregunta de Cuándo reponer un pedido; la segunda pregunta que corresponde al Cuánto, se soluciona normalmente aplicando el procedimiento del Lote Económico. El punto estadístico de Pedidos, constituye uno de los sistemas más sencillos de aplicar y universalmente más empleados, sin embargo, como todo modelo matemático está sujeto a unos determinados condicionantes que hacen que en la práctica sean más o menos factibles su utilización, entre otros podemos mencionar fundamentalmente los siguientes: a. La demanda debe ser constante, conocida, regular y de fácil predicción b. Los productos, no deben de ser perecederos, ni estar sometidos a grandes riesgos de caducidad u obsolescencia, ya que de lo contrario corremos el riesgo de que el producto quede fuera de servicio antes de alcanzar su punto estadístico de reposición. c. Obviamente, se requiere un sistema informático apropiado para conocer al menos diariamente la posición de los stocks. Este punto se soluciona hoy en día fácilmente gracias a la utilización generalizada de los códigos de barras en los productos, así como los diferentes dispositivos técnicos existentes para su reconocimiento, lectura óptica, scanners, etc., que se utilizan en forma primaria para el proceso de facturación y control del los productos vendidos. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 145 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Su principal inconveniente es la proliferación de pedidos que se pueden generar diariamente a los mismo proveedores o fuentes de aprovisionamiento SISTEMA EL DOBLE PUNTO ESTADISTICO DE PEDIDOS (D.O.P) En un intento de mantener un mínimo de coordinación entre las necesidades comerciales y la planificación industrial, se concibe el sistema denominado Doble Punto de Pedido, que consiste en mantener un punto de aviso previo (D.O.P.) a la fábrica o suministrador para que inicie las labores previas de programación, lanzamiento y fabricación del producto con la antelación suficiente al momento de recibir el pedido en firme que se generaría a través del procedimiento normal O.P. En consecuencia, este punto no constituye una orden de compra, sino meramente un aviso previo a la fábrica. El cálculo del D.O.P. se efectúa de una forma similar al O.P. con la diferencia de que en vez de multiplicar la demanda por el Lead-Time de aprovisionamiento, se multiplica por el Lead – Time total del Aprovisionamiento más fabricación. Si denominamos LF, al Lead-Time de fabricación, la formula que nos genera el aviso sería: D.O.P = Dx(LF + L ) + Qs Obviamente éste mecanismo funcionaría previamente al momento en que el stock, alcanzase el nivel correspondiente al O.P, en cuyo momento se lanzaría el pedido a la fábrica. SISTEMA DE DOBLE ESTANTERÍA El sistema de Doble Estantería, constituye una simplificación del método del Punto Estadístico de Pedido, y está concebido para hacer una revisión visual del producto, eliminando así la necesidad de utilizar procedimientos informáticos. El sistema se basa en algo tan simple como tener identificado físicamente en un producto la cantidad correspondiente al llamado O.P. Esta identificación se puede realizar o bien poniendo en una estantería adjunta e independiente la cantidad referida del producto, o bien mediante un sistema de empaquetado especial, por ejemplo con color diferente en cuya caja se incluirá la cantidad correspondiente al referido punto estadístico de pedido. Cuando se agota el stock normal del producto, y hay que proceder a utilizar el contenido del referido paquete o estantería, entonces se solicita un nuevo pedido de reposición del mismo. Un mecanismo tan simple como este puede ser de suma utilidad, sobre todo en productos de poco consumo y valor, como por ejemplo en la industria ferretera o farmacéutica. A veces el sistema cohabita con otros procesos informatizados aplicándolo fundamentalmente a estos tipos de productos, sobre todo cuando aún no se dispone de un código de barras apropiado. También se suele utilizar en los llamados artículos C, en los cuales su bajo costo o consumo no justificarían la utilización de procesos más sofisticados. SISTEMA DE REPOSICIÓN DE VENTAS Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 146 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Este sistema, llamado también de Supermercados, es el más simple de todos y consiste en mantener en los puntos de venta un stock equivalente a la venta prevista en un periodo determinado, por ejemplo una semana. Diariamente se produce un reaprovisionamiento de productos equivalente a la venta efectuada en el día. El periodo de referencia indicado, tiene que ser lo suficientemente grande como para permitir el reaprovisionamiento del producto; naturalmente en la práctica se dan diferentes modalidades para la llamada “Carga de Lineales”, en función de determinados condicionantes prácticos y económicos. SISTEMA DE REVISION PERIODICA El sistema que a continuación indicamos, tiene especial interés en los casos en los cuales se trata de superar algunos de las siguientes condicionantes: a. Dificultad para mantener un registro diario de los stocks (Sistemas informáticos poco desarrollados) b. Productos perecederos o de vida limitada, con los cuales no podemos correr el riesgo de que queden fuera de servicio antes de llegar al O.P. por lo que conviene vigilar periódicamente. c. Conveniencia de hacer pedidos conjuntos, ya que la mayor parte de los productos proceden de los mismos proveedores. d. Economía demostrada en la utilización conjunta de los medios de transporte para reponer los productos. El sistema se basa en los siguientes principios: Supuesto que se establece un periodo de revisión R, equivalente por ejemplo a 10 días, se define un nivel de stock máximo (M) de acuerdo con la siguiente fórmula: M = D(R + L ) + Qs El volumen de pedido a lanzar (Q) en los momentos de revisión será igual a la diferencia entre el máximo definido y el llamado “Stock Virtual”, stock físico más pedidos pendientes de recibir. Q = M − (I + O ) = D(R + L ) + Qs − (I + O ) En donde O, representa el volumen de pedidos en curso, e I, el Inventario del producto revisado. En este supuesto, hay que tener en cuenta que la formula de cálculo del stock de seguridad, deberá ser modificada de acuerdo con la siguiente variante. Ya que en este caso, el Lead-Time, se ve aumentado por el periodo de revisión. Qs = SFxSx (R + L ) Tf Nótese que con este procedimiento, el pedido lanzado, no es el lote económico, como en el caso del sistema O.P., sino una cantidad variable en función del inventario previsto y el máximo definido. Gráficamente este sistema se podría expresar de la siguiente forma: Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 147 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario SISTEMA HÍBRIDOS DE REPOSICION Existen casos, en los cuales determinados productos, por razones comerciales, Campañas publicitarias, promociones, etc., puede ocurrir que la demanda se acelera de una forma inusual, corriendo el riesgo de que se agote el producto antes de llegar al momento de su revisión. En este caso se aconseja utilizar un sistema híbrido o combinación del O.P. con el sistema de Revisión Periódica. El procedimiento consiste, como se puede observar del esquema siguientes, en dotar a los artículos objeto de revisión periódica de un mecanismo de O.P., que funcionaría en el caso de que la demanda del producto, por las razones que fuera, se acelerará de una forma inusual y llegase al punto estadístico de pedido antes de someterse a la revisión correspondiente. En este caso, el pedido se lanza sin necesidad de llegar al momento de la revisión con objeto de evitar el riesgo de rotura de stocks. EL SISTEMA D.R.P. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 148 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario El sistema D.R.P., Distribution Requeriment Planing, constituye típicamente un sistema de los denominados PUSH, en el sentido de que el almacén central o centro de distribución toma la iniciativa del abastecimiento automático a la red de almacenes periféricos o puntos de venta, de acuerdo con un programa automáticamente desarrollado de las necesidades de cada uno de ellos y una determinada política de distribución. El referido procedimiento, está inspirado en la técnica del sistema denominado M.R.P. de aplicaciones industriales, aunque evidentemente constituye una simplificación del mismo. Hoy en día constituye uno de los procedimientos más vanguardistas dentro de las diferentes técnicas de Gestión de Stocks, ya que permite, entre otras cosas, una conexión directa con el M.P.S., Plan Maestro de Producción, para poder gestionar de forma integrada las necesidades de Materiales y componentes de las Fábricas suministradoras. Su lógica de cálculo se basa en los siguientes principios: En un punto central, normalmente el centro de distribución, se mantiene un registro a nivel de “Ítems” (referencia comercial) y almacén, de todos y cada uno de los productos objeto de distribución, obviamente a través de un “paquete informático” especialmente adaptado a las necesidades de la empresa. Los referidos registros, contienen básicamente la siguiente información: a. Stock actualizado del producto b. Necesidades de venta Forescast, previsto para las próximas semana (Horizonte de Forescast) c. Volumen del pedido a lanzar d. Lead – Time de aprovisionamiento medido en semanas. En base a estos datos, el computador efectúa básicamente los siguientes cálculos: a. Proyección del Stock Stock Disponible – Necesidades Brutas=Stock Proyectado b. Programación de Pedido Cuando es Stock Proyectado es negativo, se planifica una Recepción en el periodo correspondiente, que a su vez da lugar a un Pedido Planificado para lanzar en periodos anteriores, en función del Lead-Time de aprovisionamiento, tal como se desprende del ejemplo siguientes: ALMACEN A: • Stock inicial= 204 • Lead- Time= 2 semanas • Volumen pedidos= 500 Semanas Necesidades Brutas Recepciones Programadas Stock Proyectado Pedido Planificado St. Anter. 204 1 2 3 4 5 6 7 8 80 80 70 80 90 90 90 124 500 44 80 500 500 394 314 224 134 44 En una solución integral, el horizonte de planning, debe ser como mínimo equivalente a un número de semana igual al Lead-Time de aprovisionamiento y fabricación del producto. Las Necesidades Brutas equivalen al Forescast de ventas y se suelen calcular de una forma simple y dinámica aplicando fórmulas sencillas tales como “medias móviles” o fórmulas de “suavización exponencial”. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 149 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario El Stock de Seguridad normalmente se obvia en esta técnica, al menos en los almacenes periféricos, y en el caso de una mayor protección, se puede seguir el artificio de ampliar el Lead-Time del producto. Un ejemplo simplificado de funcionamiento del sistema D.R.P. se puede visualizar en el gráfico siguiente: Obsérvese que en el esquema anterior, el almacén A, tiene un volumen mínimo de pedidos de 500 unidades con un Lead – Time de 2 semanas; el B de 200 con un Lead-Time de 3 semanas, el C de 700 unidades con un Lead-Time de 2 semanas y el Central un volumen de pedidos de 100 unidades con un Lead- Time de 3 semanas. PRINCIPALES VENTAJAS DEL D.P.R. El sistema resulta muy beneficioso, cuando el costo de envíos aconseja enviar grandes cantidades a intervalos poco frecuentes, con lo cual se consigue grandes economías con la utilización eficiente de la flota de transporte. A su vez, el hecho de poder realizar un plan global de Distribución, va a permitir seguir una política de distribución de los stocks, estableciendo prioridades y contingentación de productos cuando estos escasean de acuerdo con las necesidades comerciales de cada zona. El sistema D.R.P. permite mantener la mayor parte de los Stocks de seguridad en el almacén central, con lo cual se consigue una economía de escala en la utilización de los Stocks. El hecho de poder integrarse con el sistema M.R.P. permite optimizar la capacidad de producción de acuerdo con los planes globales de venta. Obviamente, este sistema implica la necesidad de tener un sistema informático integrado potente que trabaje en tiempo real, lo que constituye un costo que hay que sopesar; no obstante las ventajas de tal naturaleza que normalmente compensa el mantenimiento de la referida infraestructura informática Con frecuencia se critica el sistema desde el punto de vista de la dificultad de realizar una previsión dinámica de ventas realistas, Forescast, en mi opinión esto es más un tenor que Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 150 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario una realidad práctica, si tenemos en cuenta que la utilización de formulas sencillas tales como “promedios móviles” o “suavización exponencial” puede solucionar el problema ya que el sistema tiende a autocorregirse, por lo cual la fiabilidad del Forescast tiene menos importancia de lo que aparentemente pueda pensarse. Por último, conviene destacar, que cualquiera de los modelos expuestos, no constituyen alternativas únicas a emplear, sino que en la práctica, dependiendo de la naturaleza de los productos, su demanda y características comerciales de los mismo, se pueden utilizar diferentes formulas de gestión de stocks, por lo que es frecuente ver la cohabitación de diferentes modelos dentro de una misma red de distribución. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 151 MODULO IV GESTION DE BODEGA UNIDAD I LA EMPRESA Y SU ENTORNO UNIDAD I LA GESTION ADECUADA DE LA BODEGA Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario INTRODUCCIÓN: Todos los esfuerzos realizados en Logística para una reducción drástica de los stocks, no sólo no han desvirtuado la necesidad de tener una organización eficaz de los almacenes, sino que por el contrario se ha potenciado a un máximo, constituyendo hoy en día, sin duda alguna, uno de los puntos neurálgicos más importantes para una política de distribución. Los avances tecnológicos actuales en el campo de la “Manutención”, así como la aplicación extensiva de la robótica y de la informática, han creado un campo de cultivo suficientemente sustancioso como para hacer que los almacenes constituyan una de las áreas más productivas dentro de la cadena logística de la empresa. Si tenemos en cuenta que dentro de los gastos logísticos de una empresa, el almacenaje y manipulación de los productos presenta una cifra entorno a un 40%, es fácil comprender, como la antigua figura del jefe de Almacén, al cual se le consideraba básicamente el Custodio de los productos, pasa a ser la de un Manager capaz de conseguir la máxima eficiencia y productividad tanto de los recursos humanos como tecnológicos que tiene a su disposición. De la misma manera evoluciona su perfil laboral, de tal forma que el jefe del almacén ya no es sólo una persona con capacidad de trabajo demostrada y fidelidad a la empresa, conocedora en profundidad de los productos, y con cualidades especiales para el “manejo de hombres” sino que básicamente debe ser un gestor, técnicamente preparado, con cualidades muy similares a las de hoy en día se exige a un Director de Fábrica. De los tres parámetros en los cuales se fundamente básicamente el servicio, Disponibilidad, Rapidez de las entregas y fiabilidad, podríamos decir que mientras la disponibilidad es responsabilidad directa del Gestor de Stocks, la rápidez y fiabilidad de las entregas, depende fundamentalmente de una correcta gestión de los almecenes, en otras palabras, la Eficacia de la gestión se basa en conseguir los objetivos de servicio establecidos por los departamentos comerciales a un nivel de costos aceptables por la empresa. OBJETIVO GENERAL • Reconocer, manejar y adquirir los conceptos técnicos para una adecuada gestión de la bodega. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 155 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario CARACTERÍSTICAS DE LOS PRODUCTOS Antes de entrar en cualquier consideración sobre los requerimientos técnicos y organizativos del almacén, lo primero que tenemos que realizar es un análisis detallado de las Características Físicas de los productos, así como del comportamiento de su demanda, ya que ambos factores son decisivos a la hora de establecer las técnicas de Diseño y Organización del Almacén. Entre los diferentes factores a considerar, merece destacar los siguientes: a. Características Físicas • • • • • • Volumen y peso del producto Standard de empaquetado, por ejemplo caja de 12 unidades. Fragilidad y resistencia de apilación Identificación física, (inequívoca o dificultosa). Peligrosidad, (Inflamables, explosivos, etc.) Condiciones ambientales requeridas tales como: refrigeración, cámara isotérmica, etc. b. Caducidad y obsolescencia • • • • Productos de larga duración Productos perecederos. Productos de caducidad fija Alto riesgo de obsolescencia c. Operatividad • • • • • • • Condiciones de seguridad ante robos, manipulaciones negligentes, etc. Sistema de codificación existente, bien sea en origen; por ejemplo, código de barras o asignable a posteriori Unidad de manipulación (paquete, pallet, etc.) Unidad mínima de venta (por ejemplo: caja de 10 unidades) Seguimiento del sistema FIFO, LIFO o indiferente. Necesidad de reacondicionamiento del producto. Medios de contención utilizados (pallet, bidón, cesta, etc.) En cuanto a las características de su demanda, conviene distinguir si se trata de: Artículos de alta y baja rotación Artículos estacionales Artículos de alto o bajo costo Prioridades de servicio, etc. En los casos en que exista una gama de productos con una alta variedad de sus características podría incluso ser inconveniente desarrollar una base de datos que nos permitiese seleccionar los productos rápidamente en función de las referidas características. • • • • PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN Si tenemos en cuenta que el objetivo básico de una organización eficiente del almacén, se basa fundamentalmente en dos criterios: • • Maximizar el espacio disponible en términos de metros cúbicos Minimizar las operaciones de manipulación y transporte interno. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 156 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Ya que ambas cosas significan un costo adicional al producto sin ningún valor añadido, tenemos necesariamente que hacer referencia a dos conceptos: a. Principio de la Popularidad b. Sistemas de Posicionamiento y Localización de los productos a. Principio de la Popularidad Este principio de basa en la idea de que normalmente una pequeña gama de productos, representan la mayor parte del volumen de manipulación en un almacén, irrespective de su valor o importancia para la venta, mientras que el resto de los productos, (posiblemente entre un 60 u 80 % de los mismo), apenas representa un 20 % del total de manipulaciones. Obviamente este grupo de productos, sugiere un sistema de localización eficiente que a su vez minimice los espacios recorridos al efectuar la selección de los mismos en los procesos de selección de pedidos (Picking de Producto). Para identificar Estos productos populares o de mayor actividad, normalmente se utiliza el conocido análisis A, B, C en el cual se calcula el volumen de actividad en forma ponderada, multiplicando la demanda anual en unidades por la frecuencia de picking (cantidad de veces que al año se solicita el producto). Ambos se obtienen de la información estadística que dispone la empresa. Conviene destacar que muchos almacenes utilizan para este análisis el índice de rotación de los productos, lo cual puede ser un error, ya que un producto con mucho movimiento, puede tener un bajo índice de rotación y viceversa. Téngase en cuenta que la rotación es un indicador del promedio de veces que un producto se renueva en el almacén, de tal manera que un artículo puede tener mucho movimiento con un índice de rotación bajo debido a un exceso de stock. Siguiendo este análisis, los productos o referencia, los podríamos clasificar en tres grupos: • • • Artículos con un índice de actividad alta. (A) Artículos de actividad Media. (M) Artículos de Lenta o baja actividad (B) • • A su vez, el almacén lo podríamos dividir idealmente de dos áreas: Almacén General, que alberga todos los productos Áreas de Picking, que contiene una cantidad fija de productos para atender a la necesidades de servicio de un período corto (por ejemplo una semana) En este orden de ideas, la organización física del almacén (Lay-out), se ajustaría al siguiente ideograma: Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 157 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario La idea que nos trasmite es gráfico, es que los productos de mayor actividad deben estar situados los más próximo posibles a las zonas de expedición para conseguir una economía y rapidez en el transporte en el transporte interno del almacén; también y siempre que sea factible, los artículos más populares los colocaremos en la forma más asequible para su localización (Nivel bajo de ubicación), ya que de esta forma, el picking se puede realizar de una forma directa sin necesidad de utilizar máquinas elevadoras para su localización en estanterías, lo cual representaría lentitud y costo adicional del proceso. El gráfico anterior también se supone que se ha creado una zona especial de picking, en el cual hay una pequeña representación de los productos más vendidos en un periodo corto (por ejemplo una semana), de tal manera que los movimientos diarios se realizan dentro de un área de trabajo relativamente pequeño. Obviamente este procedimiento implica una reposición periódica del “almacén general” al “área de picking”. En el gráfico siguiente (visión en planta), se ilustra las ventajas de tener organizado un almacén con esta filosofía de trabajo, ya que la actividad de picking, se centra en un área relativamente pequeño. b. SISTEMAS DE POSICIONAMIENTO Y LOCALIZACIÓN • • Los productos se pueden posicionar o ubicar en el almacén de dos formas diferentes: Sistema de Posición Fija Sistema de Posición Aleatoria Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 158 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario En los sistemas de posición fija cada producto ocupa una posición permanente dentro del área asignado en el almacén, por lo cual, existe una relación biunívoca entre hueco disponible y producto almacenado, de tal manera que cuando no hay stock, el hueco queda vacío pero reservado para el producto asignado; mientras que en los sistemas de posición aleatoria, como su nombre indica, los productos se ubican en cualquier hueco que este vacío dentro del área asignado en el almacén, pudiendo cambiar la posición del mismo, en función del espacio disponible y criterios de productividad. En la jerga de almacenes a estos sistemas de posición aleatoria se les llama también “Sistema caóticos”. Ventajas e inconvenientes Cabe mencionar fundamentalmente las siguientes: a. Posición Fija: • • En sistemas manuales, facilita la localización e identificación del producto Permite asignar al artículo un número de ubicación en el almacén, que le facilita al operario la identificación, localización y control del producto recogido. • Requiere más espacio disponible en el almacén, pudiendo ser muy ineficiente cuando hay un alto nivel de stock – out. • Dificultad de mantenimiento del sistema y falta de flexibilidad. b. Posición Aleatoria: • • • • Reducción del espacio necesario (entre un 20 – 25%) Con sistemas automatizados se consigue un alto rendimiento del almacén (Optimización de rutas de recogida) Mayor flexibilidad y facilidad de mantenimiento Muy recomendable en sistemas automatizados y poco eficientes en sistemas manuales salvo en almacenes pequeños. EL LAY-OUT DE ALMACENES El concepto de Lay-Out, alude a la disposición física de las diferentes áreas dentro del almacén, así como a la de los elementos constitutivos insertos en los mismos. Constituye, sin duda alguna, la parte técnica más delicada en el diseño de un almacén, ya que el Lay-Out condiciona de forma permanente el funcionamiento del mismo. En este sentido, vamos a referirnos fundamentalmente a la definición de las diferentes áreas que componen un almacén, así como su interrelación, eludiendo en lo posible entrar en excesivos detalles técnicos relacionados con su diseño ya que por su naturaleza queda fuera del contexto de esta publicación. En primer lugar, en todo almacén hemos de distinguir necesariamente las siguientes áreas de trabajo: • Áreas de Almacenaje • Áreas de manipulación del producto • Áreas de carga y descarga de vehículos. • Áreas de servicios internos • Áreas de servicios externos Hemos de tener en cuenta, que cada una de las referidas áreas tiene un carácter específico, estando a su vez condicionadas por una serie de limitaciones constructivas, tales como; vías de acceso, altura de cerchas de la nave, vigas, etc., así como por condicionantes ambientales tales como; refrigeración, cámaras isotérmicas o bien por normas de seguridad e higiene de trabajo, regulación contra incendios, todo ello dependiendo de la naturaleza de los productos a manipular, así como de las reglamentaciones municipales correspondientes. A continuación indicamos las características más relevantes de cada una de ellas. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 159 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario • Áreas de Almacenaje Esta área representa el espacio físico ocupado por las mercancías almacenadas, así como por la infraestructura de estanterías o cualquier otro medio de almacenamiento empleado. En general, los metros cuadrados y cúbicos ocupados por esta área, dependerá fundamentalmente de los siguientes factores • Técnicas de almacenamiento empleadas, por ejemplo, Estanterías fijas. • Niveles de ubicación utilizados (alturas) • Dimensiones de los pasillos y corredores requeridos en función de las técnicas de almacenamiento empleada. Por su naturaleza, es la parte más costosa del almacén, ya que contiene la mayor parte de los recursos de capital empleados en el mismo. El plano definitivo de los diferentes módulos de almacenaje, se deberá efectuar con el concurso del propio fabricante (Estanteros), ya que en definitiva ellos son los responsables del montaje de las mismas. En general, los lineales de estanterías, se recomiendan que no excedan de más de 30 metros para permitir accesos a través de pasillos transversales, cuya anchura normal es de 4 metros. A este respecto, hay siempre que tener en cuenta la reglamentación vigente contra incendios, ya que suelen imponer la necesidad de un determinado número de corredores en función de los metros cuadrados del almacén. • Área de Manipulación del producto Esta área representa el espacio reservado para la clasificación y preparación de pedidos (una vez efectuada su recogida), empaquetado, etiquetado, plastificación en su caso, así como la necesidad de cualquiera de otros equipos adicionales tales como control de pesaje, retractilado de pallets, etc. Su diseño obviamente está en función del proceso establecido. • Área de Carga y Descarga Estas áreas están íntimamente ligadas al diseño de los muelles que constituyen uno de los elementos más esenciales para un buen funcionamiento de la instalación. Téngase en cuenta, que los muelles con frecuencia representan uno de los elementos limitativos de la capacidad operativa del almacén (input/output de productos) por lo cual conviene diseñarlos con la suficiente holgura y flexibilidad posible para evitar situaciones de extrangulamiento en el proceso (colas). Las características constructivas de los muelles, dependerá del tipo de vehículos a emplear, así por ejemplo no es lo mismo la utilización de flota liguera, tipo furgoneta de carga manual, que la utilización de vehículos de gran tonelaje tipo traillers con carga paletizada, en cuyo caso sería conveniente la utilización de muelles basculantes empotrados en el subsuelo, lo que obliga necesariamente a una desnivelación del terreno, con espacio suficiente para efectuar las maniobras de atraque de vehículos. Con frecuencia los muelles están dotados de “abrigos” tipo fuelle, para facilitar la carga o descarga de la mercancía en condiciones climáticas adversas. Las áreas de carga y descarga, deberán ser lo suficientemente amplias para conseguir un trabajo fluido en los procesos de expedición, evitando la congestión de productos que se traduciría inexorablemente en retrasos en el reparto. Por último, conviene mencionar que la necesidad de acelerar al máximo los diferentes procesos expeditivos, (debido a su influencia en el tiempo de servicio), ha motivado el Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 160 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario desarrollo de una tecnología específica para conseguir una carga rápida de camiones, que van desde los sistemas más simples de “carga lateral”, hasta los sistemas más sofisticados de carga/descarga automática de vehículos basados en una preparación previa de la carga en unas plataformas especiales, que introducen la mercancía en el vehículo de una sola vez por tracción mecánica o neumática, lo que supone pasar de un tiempo promedio de 30 minutos en sistemas convencionales a un tiempo record de 4-5 minutos. Obviamente estos sistemas debido a lo costoso de su instalación sólo están justificados en casos muy concretos. De todo ello, se deduce la importancia creciente que cada día están teniendo las referidas áreas de carga y descarga dentro del almacén. • Áreas de Servicio Hemos de distinguir entre servicios internos, tales como Oficinas del Almacén, archivo, zona para cargas de baterías, lavado, botiquín, etc., de los llamados servicios externos tales como equipos de fuel-oil, parking de vehículos, puestos de vigilancia, etc. Determinados servicios tales como Oficinas y archivos, a ser posible, deberían estar instalados en un segundo nivel, “voladizos”, para evitar consumo de espacio físico de la planta que preferiblemente deberá utilizarse para las otras áreas mencionadas. Una vez conocido los diferentes elementos que intervienen en cada una de las áreas de un Almacén, pasaremos a un estudio de la interrelación que existe entre cada uno de ellos, diagrama de masas, mediante el análisis de Flujo de Materiales. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 161 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario DISTRIBUCIÓN EN PLANTA DEL FLUJO DE MATERIALES La distribución en planta del flujo de productos, básicamente la podemos realizar de dos formas diferentes, cada una de las cuales tiene unas características especificas que conviene resaltar. (Ver gráficos correspondientes). A. Flujos en U: Este caso se aplica, cuando la nave está dotada de una sola zona de muelles, que se utilizan tanto para tráfico de entradas como de salidas de mercancías. El flujo de productos sigue un recorrido semicircular, como se observa en la figura siguiente: Entre sus principales ventajas podemos destacar: • • • La unificación de muelles, permite una mayor flexibilidad en la carga y descarga de vehículos, no solo en cuanto a la utilización de las facilidades que tengan los referidos muelles, sino que a su vez permite utilizar el equipo y el personal de una forma más polivalente. Facilita el acondicionamiento ambiental de la nave, por constituir un elemento más estanco sin corrientes de aire. Da una mayor facilidad en la ampliación y/o adaptación de las instalaciones inferiores. B. Flujos en Línea Recta Este sistema se utiliza, cuando la nave está dotada de dos muelles, uno de los cuales se utilice para la recepción de mercaderías y el otro para la expedición del producto. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 162 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Las características más importantes se derivan precisamente de esa especialización de muelles; ya que uno se puede utilizar, por ejemplo, para la recepción de productos en camiones de gran tonelaje, tipo traillers, lo que obliga a unas características especiales en la instalación de los referidos muelles, mientras que el otro puede ser simplemente una plataforma de distribución para vehículos ligeros (furgonetas), cuando se efectua por ejemplo un reparto en plaza. Indudablemente este sistema permite una menor flexibilidad, obligando a largo plazo a una división funcional tanto del personal como del equipo destinado a la carga y descarga de los vehículos. El acondicionamiento ambiental, suele ser más riguroso para evitar la formulación de corrientes internas. C. Flujos en Forma de T Este lay-out, es una variante del sistema en forma de U, apropiado cuando la nave se encuentra situada entre dos viales que permiten utilizar muelles independientes, como se puede observar en el siguiente esquema: Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 163 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Como se ve, el diseño de un almacén y su lay-out, es un problema complejo que debe solucionarse con el concurso de diferentes especialistas (fabricantes de equipos de manutención, estanteros, arquitectos, etc.) coordinados por el Jefe del Proyecto, siendo necesarios la utilización de diferentes planos globales y de detalle para una instalación correcta. La utilización de AUTOCAD como herramientas de diseño es muy recomendable en estos casos. CALCULO DE LA CAPACIDAD REQUERIDA La capacidad de un almacén, se mide en términos del número de “unidades físicas de almacenamiento” que es capaz de albergar dentro de sus instalaciones. La unidad de almacenamiento, puede ser un producto, por ejemplo, lavadoras; un conjunto de productos, configurados en un solo paquete, por ejemplo; cajas de cinco unidades, un pallet que alberga varios productos o cajas, contenedores, bidones, etc. Así por ejemplo, podemos decir que la capacidad de un determinado almacén se cifra en 10.000 pallets y 3.000 contenedores como cifra indicativa del número máximo de unidades de almacenamiento capaz de albergar dentro del Lay-out establecido y las técnicas de almacenaje empleadas. La capacidad requerida, se basará necesariamente en el Stock normativo u Objetivo que tengamos que albergar, teniendo en cuenta los factores estacionales correspondientes; (stock de anticipación) En primer lugar, tenemos que tener en cuenta el sistema de organización empleado, así, en un sistema de Posición Fija la previsión de espacios estará basada en unos Stocks Máximos, mientras que en un sistema de Posición Aleatoria, la previsión estará basada en un concepto de Stocks Promedios. Si tenemos en cuenta, que el Stocks Normativo, está compuesto por dos factores: • Lote Promedio (Stock Base) • Stock de seguridad En un sistema de posición fija, como quiera que tenemos que dimensionar al máximo, tomaremos como valor el Lote Promedio de Pedidos más el Stock de Seguridad., mientras que en un sistema de posición aleatoria, tomaríamos simplemente el Stock Normativo; o sea: Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 164 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Pedido + Stock _ de _ seguridad 2 El ahorro de espacio se estima entre un 20 y 25% En la práctica, el Pedido promedio, se calcula dividiendo la Previsión Anual de Compras, a nivel de producto, entre la frecuencia de aprovisionamiento y el Stock de Seguridad se estima en función del número de días de venta que representa; así por ejemplo: Si un determinado producto, tiene una previsión anual de 25.000 unidades, y mantenemos un Stock de seguridad de 15 días, supuesto que el aprovisionamiento se realizara sobre una base mensual, el cálculo seria el siguiente: • • 25.000 12 Pedido(lote _ promedio _ entrega) = 2.084unidades 25.000 Stock _ Seguridad = x15 365 Stock _ Seguridad = 1.028unidades Pedido(lote _ promedio _ entrega ) = En consecuencia, en un sistema de Posición Fija, el espacio requerido sería el necesario para 2.084 + 1.028= 3.112 productos, mientras que en un sistema de Posición Aleatoria, el espacio requerido sería el necesario para ubicar 2.084/2+1.028=2.070 unidades. Supongamos que estos productos vienen empaquetados en cajas de 5 unidades y que lo almacenamos en pallets standard que contiene un máximo de 10 cajas (o sea 50 unidades de pallet). La capacidad requerida para este producto sería en consecuencia de 63 pallet o 42 respectivamente. Conviene tener en cuenta, que la capacidad requerida no debiera exceder del 8590% de la capacidad disponible del Área de Almacenaje. TECNICAS DE ALMACENAMIENTO Y MANUTENCIÓN La interrelación existente entre los Sistemas de Almacenaje propiamente dichos, y las Técnicas de Manipulación del producto para su transporte y apilamiento (Manutención) nos induce a tratar en conjunto ambos conceptos; no obstante, se da una ilustración de la interrelación de los referidos conceptos para una mejor comprensión de lo expuesto en este punto. MEDIOS DE MANUTENCION Hace menos de cien años, la mayor parte de los productos se manipulaban básicamente a mano, si bien para el transporte a larga distancia, era común utilizar algún tipo más o menos estándar de embalaje. Gradualmente el concepto de “unidad de Carga” fue apareciendo con objeto de conseguir un sistema de carga y manipulación más eficiente; sin embargo, hemos de esperar hasta 1920 cuando se inventó en los Estados Unidos la carretilla elevadora, para que se produzca una autentica revolución en el campo de la manipulación de materiales con la aparición de medios estándar de contención de productos (pallets) para un almacenaje y transporte eficientes. Sin duda alguna, la concepción de pallet (paleta) representa el medio de contención utilizando más ampliamente en la industria. Su fabricación universalmente es de madera, aunque se han desarrollados modelos metálicos o en plásticos para aplicaciones muy especificas, ya que en general su costo es más elevado para conseguir el mismo rendimiento. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 165 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Durante años, la mayor parte de los países desarrollados, han hecho diferentes intentos de conseguir unos tamaños estándar de los mismos, teniendo sobre todo en cuenta las limitaciones de espacio de los diferentes medios de transporte por carretera. Hoy en día en Europa, se está generalizando el concepto de Europa-Pallet, con unas medidas estándar de 800x1000 centímetros y 1000 x1200 centímetros. En la práctica, no todos los sectores comerciales están estandarizados, por lo cual no podemos encontrar con otras medidas no estándar, si bien sus límites suelen oscilar entre 800 x 1000 centímetros. Inicialmente los pallet fueron desarrollados con un sistema de doble entrada, lo que representa una desventaja evidente ya que a la hora de levantarlos, las pinzas de la máquina elevadora, tiene que entrar siempre en la misma dirección (o la apuesta) a la que fueron apilados. Hoy día los sistemas de pallets estándar, tiene acceso a través de sus cuatro lados, con lo cual se hace más versátil el proceso de manipulación. La selección más apropiada del modelo de pallet que hay que utilizar, sus características físicas, calidad, resistencia, etc.), así como las limitaciones en su utilización, tales como cantidad de productos apilables, altura máxima de la carga, peso, etc., constituye uno de los estudios más delicados que hay que hacer dentro del sector de almacenaje y transporte, ya que de una correcta homologación de pallets, depende en gran parte una utilización eficiente y económica, tanto del almacén como de la flota de transporte. Al margen de los referidos pallets, aparecen otros medios de contención para la manipulación y/o almacenaje de determinados productos, tales como áridos, fluidos, etc., entre los cuales cabe mencionar las cestas, jaulas, bidones, etc. SISTEMAS DE ALMACENAJE Los diferentes sistemas de almacenamiento, así como las diversas tecnologías desarrolladas en torno a los mismos, los podríamos dividir básicamente en los siguientes grupos: Almacenamiento en Bloque Este sistema, denominado también Almacén Compacto, se puede utilizar tanto para productos paletizados como para productos no paletizados; e implica un apilamiento de los productos (o pallets), unos encima de otros, formando bloques compactos en el almacén; lo que representa evidentemente un mínimo costo, ya que no necesita infraestructura especial, pudiéndose manipular de forma manual (paquetería) o bien con equipos sencillos, como son las “carretillas elevadoras convencionales”, cuando los productos están paletizados. ALMACENAMIENTO EN BLOQUE Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 166 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Sin embargo, hemos de destacar como principales inconvenientes los siguientes: • Posibilidad de deterioro de los productos, si no existe un empaquetado suficientemente consistente. • Dificulta la rotación natural del stock, ya que se tiende a sacar los últimos productos apilados (LIFO) • El recuento o control físico de los productos es problemático debido a su compactación. • El empleo del volumen del almacén es poco eficiente, si no se apila a una altura suficiente. Frecuentemente, este sistema se utiliza mucho en almacenamientos transitorios, tales como productos pendientes de clasificar, control de calidad, etc. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 167 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Estanterías Fijas Las estanterías fijas, constituyen los elementos más convencionales y universalmente empleados en los almacenes, para albergar productos tanto paletizados como no paletizados; su instalación requiere normalmente el apoyo de expertos, ya que en torno a la misma, hay que hacer de algún modo un cálculo de estructuras para determinar la resistencia de los materiales a emplear, y en consecuencia el grosor y dimensiones de cada uno de los componentes de la estantería, (largueros, bastidores, travesaños, etc.) en función de las alturas requeridas, distribución de la carga, peso y volumen previsto de los productos a almacenar. ALMACENAMIENTO EN ESTANTERIAS FIJAS Como características especificas del sistema de estanterías, merece destacar las siguientes: • • • • • • Su instalación requiere un Lay-out especifico y técnicamente diseñado normalmente con el asesoramiento del fabricante de las mismas (Estanteros) A su vez, hay que determinar los elementos de manutención a emplear, carretillas elevadoras, recogepedidos, etc., en la función de la altura y anchura de los pasillos diseñados, así como de los sistemas de picking previstos. Otros condicionantes de interés especial son la calidad de los pavimentos a emplear (solada), especialmente cuando se utilizan máquinas trilaterales, pasillos transversales, iluminación, reglamentación contra incendios, etc. Como ventajas más importantes se pueden mencionar: Buena localización de los productos almacenados Posibilidades de automatización Buena utilización del volumen si utilizamos pasillos estrechos. Flexibilidad para ampliación y cambios de organización. Por último, conviene destacar la importancia tan grande que tiene un buen diseño de infraestructura de estanterías, sobre todo en productos paletizados, ya que los errores que se cometan en torno al mismo, pueden afectar de una forma definitiva al rendimiento y servicio del almacén siendo muy difícil subsanarlos a posteriori. Si tenemos en cuenta, que el espacio disponible es un elemento valioso, lo racional seria elevar las estanterías lo máximo posible en altura, para conseguir la máxima utilización del volumen disponible en el Almacén; sin embargo, como veremos a continuación, esto está supeditado a una serie de limitaciones técnicas y económicas debido a los medios de Manutención requeridos. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 168 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario • Equipos de Manutención Existe una relación intima, entre los medios de manutención empleados, (carretillas elevadoras), la anchura de los pasillos requeridos y la altura máxima a la cual se puede acceder con los referidos medios de manutención. Así, cuando utilizamos las denominadas Elevadoras Convencionales, bien sea de mástil fijo o mástil contrabalanceado, tenemos en cuenta que necesitamos una anchura de pasillo mínima entre 3 y 3,5 metros ya que esto es el radio de acción mínimo que necesitan éstas máquinas para poder efectuar las operaciones de almacenamiento y recogida de pallets; pudiendo alcanzar un máximo de 5 o 6 metros de altura a la base del pallet. Sin embargo, si utilizamos las denominadas Elevadoras Retráctiles, lo que significa que las pinzas u horquillas extractoras tienen un movimiento de extensión y contracción que facilita el manipulado del pallet sin necesidad de mover la maquina, entonces los pasillos pueden reducirse a 2,5 metros. Otro nivel superior de medios, es la utilización de las denominadas Máquinas Trilaterales, que se caracterizan por que pueden recoger el producto de forma retráctil tanto de los laterales (derecho e izquierdo), como de posibles estanterías frontales, lo que le da una mayor versatilidad al sistema. Estas maquinas, tecnológicamente más complejas y por su puesto más costosas, permiten acceder a unas alturas entre 9 y 10 metros, a la base del pallet, lo que supone trabajar a una altura bastante razonable, normalmente 8 y 11 niveles. MAQUINAS TRILATERALES Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 169 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Transportes Internos Con el objetivo de reducir los tiempos interno de transporte, así como el evitar el máximo posible de utilización de personal indirecto (operarios), se han desarrollado una serie de técnicas, que van desde las carretillas o transpaletas manuales, útiles para una carga no superior a 200 Kg., hasta los sistemas más sofisticados. En este orden de ideas mencionaremos los siguientes: a. Transpaletas eléctricas dirigidas a pie con un timón o bien autopropulsadas b. Caminos de rodillos, bien sea movidos por tracción manual, gravedad o motorizadas. c. Cintas transportadoras, movidas por tracción mecánica. d. Carretillas auto dirigidas ( sin necesidad de conductor) A continuación hacemos un resumen de los diferentes medios de manutención empleados en los almacenes: MEDIOS DE MANUTENCION (TRANSPORTE HORIZONTAL) • Transpaletas manuales (hasta 2.000 kg.) • Transpaletas eléctricas o Dirigidas a pie con mando timón o Autopropulsadas • Carretillas Auto dirigidas o Filodirigidas o Por infrarrojos • Camino de rodillos o Por gravedad o Tracción manual o Motorizadas • Cintas Transportadoras- tracción mecánica MEDIOS DE MANUTENCION (TRANSPORTE VERTICAL) • Elevadoras convencionales o Mástil Fijo o Mástil contrabalanceado • Elevadoras retráctiles o Apiladoras (Operario en base del vehículo) o Camino Libre / raíles • Transelevadores (sistemas robotizados) • Puente Grúa • Polipastos Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 170 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario OTROS SISTEMAS DE ALMACENAJE • LOS SISTEMAS DRIVE – IN Y DRIVE – THROUGH – Sistema de estantería diseñado para conseguir un seguimiento estricto en la rotación del producto, siguiendo los principios LIFO y FIFO. Técnicamente se consigue ubicando varias paletas en profundidad sobre los propios travesaños de las estanterías, a los cuales tiene acceso máquinas elevadoras, las cuales penetran dentro de los propios alvéolos de las estanterías ya que estás carecen de largueros. • ESTANTERIAS DINAMICAS – Las estanterías dinámicas o por rodillos es una alternativa al sistema Drive through en las cuales las paletas si sitúan automáticamente en la cola de la línea por gravedad (deslizándose a través de rodillos) para permitir una extracción fácil de las mismas, estando dotadas de sistemas especiales de seguridad para evitar la caída de paletas. De esta forma, se reducen movimientos costosos y se acelera el proceso de picking. El sistema obliga a un seguimiento estricto del FIFO, con una buena utilización del volumen, siendo excelente para mercancías de tamaño pequeño y movimiento rápido. Como principales desventajas, hemos de señalar las siguientes: a. Requiere paletas especiales b. Costo elevado de la instalación, efectuado por expertos. c. Dispone de menos huecos para picking • SISTEMAS COMPACTOS – Llamadas estanterías móviles, que se mueven a través de raíles en el suelo, bien sea de forma manual o motorizada, consiguiéndose una buena utilización del volumen, ya que se eliminan pasillos a la vez que permite un buen sistema de seguridad. Se utilizan fundamentalmente para productos pequeños introducidos en gavetas y de acceso manual. • ALMACENES ROBOTIZADOS – Llamados también SILO, son instalaciones de alta compactación, con objeto de conseguir la máxima utilización del cubicaje disponible o autorizado según las ordenanzas vigentes de construcción. Su altura oscila entre los 20 y 60 metros, con lo cual se consigue una máxima utilización del volumen disponible, teniendo en cuenta que los pasillos diseñados tienen una anchura del orden de 1,20 metros. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 171 UNIDAD II EL CONTROL DE INVENTARIOS Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario INTRODUCCIÓN PRINCIPIOS BÁSICOS Uno de los principios básicos el Control de Inventarios de almacenes, se basa en garantizar la exactitud entre las existencias físicas de productos almacenados y los registros correspondientes de los mismo en el sistema informático o administrativo correspondiente. No olvidemos que el Jefe de Almacén, conceptualmente es el “Custodio de la Mercancía” y en consecuencia, debe garantizar la integridad, seguridad y correcta disposición de los productos almacenados bajo su responsabilidad. Para garantizar lo anteriormente expuesto, el Control Interno de Almacenes se apoya en dos conceptos básicos: 1. El Principio de la Documentación, según el cual no se puede salir ningún producto del almacén sin estar debidamente documentado (albarán de salida) y autorizado por un Responsable independientemente del Almacén (Comercial, Jefe de Fabricación, etc.). Nótese que aunque los documentos se transmitan por teleproceso, sin embargo las “Ordenes” originales deben de estar debidamente documentadas, autorizadas y archivadas en el punto emisor, con una referencia numérica que figurará en el albarán de salida. 2. Necesidad de Auditar los Inventarios, en el sentido de comprobar que las existencias físicas en el almacén coinciden con el contenido de los registros administrativos. Las diferencias son inevitables y debidas a múltiples causas, que van desde el simple robo del producto, hasta los errores más complicados de esclarecer. En consecuencia, es preceptivo realizar periódicamente unos inventarios o recuentros físicos de los productos y comparar con el contenido de los registros de Stocks. Algunos almacenes tienen una ficha de producto en la misma estantería (bincard) que se actualiza manualmente en la medida que se producen los diversos movimientos de stocks, en este caso, se puede seguir un doble proceso, o sea, primero comprobar el stocks con el contenido de la ficha estantería y luego comprobar la ficha con los registros contables correspondientes. En cualquiera de los casos, estos inventarios se pueden realizar de dos formas diferentes que vamos a analizar a continuación. OBJETIVO GENERAL: • Elaborar indicadores de manejo y/o control de inventarios y evaluar la gestión de bodega a través de informes para la mejora continua. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 173 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario RECUENTOS PERIÓDICOS Supone un recuentro completo de todos los artículos realizados habitualmente una o dos veces al año, normalmente coincidiendo con las fechas del Balance o bien aprovechando los momentos de menor actividad del almacén o aquellos en los cuales e nivel de los stocks es el más bajo del año. Las críticas más importantes a éste sistema se basan en lo siguiente: • Necesidad de parar la actividad del almacén, por lo cual se suelen realizar en fines de semana o periodos vacacionales, utilizando el propio personal del almacén, lo que evidentemente supone un trabajo extra que hay que remunerar. • Dificultad de conocer las causas que motivan las diferencias o errores constatados, lo que impide tomar medidas preventivas de cara al futuro, limitándose normalmente a ajustar los registros contables a la realidad física de las existencias. • El hecho de que el inventario se realice por personal no especializado suele dificultar el mantener un criterio unánime en la forma de efectuar el recuentro. ALMACENES DOMINGUEZ C. POR A HOJA DE CONTROL DE INVENTARIO FECHA: 05 de Junio, 20001 Articulo Ref. Cantidad Costo Unit. Costo Total Pantalones 118 75 3,200.00 240,000.00 Tennis 119 16 5,600.00 89,600.00 Zapatillas SG-05 18 1,400.00 25,200.00 Chancletas S/B 32 1,000.00 32,000.00 Camisas 8801 19 7,200.00 136,800.00 T-Shirt 8894 42 4,100.00 172,200.00 Medias 5698 10 700.00 7,000.00 702,800.00 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 174 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario ALMACENES DOMINGUEZ C. POR A HOJA DE CONTROL DE INVENTARIO Inventario del ______ de _______________ de 2001 Departamento _________________________________________ Sección: _____________________________________________ Contado por ________ Precio Por ________Revisado Por ______ Anotado por _______________ Calculado Por _______________ Importes Descripción Cantidad Unidad Precio Unidad Parcial Total RECUENTOS CÍCLICOS Este procedimiento, supone un recuento diario selectivo de un determinado grupo de productos, que previamente se han seleccionados normalmente con ayuda de un computador, así por ejemplo, podemos establecer un Plan para que los artículos A se recuenten una vez por mes, mientras que los artículos B o C se recontarían solamente una o dos veces al año. Otro criterio de interés podría ser, por ejemplo, en función del valor de los artículos o bien de su criticidad cuando se trata de materiales para fabricación (riesgo de paro en cadenas de producción). En definitiva, los criterios de selección pueden ser los siguientes: • • • El riesgo de error El costo de error La actividad del Producto Las principales ventajas de este sistema son las siguientes: • • • Permite realizar el recuento, sin necesidad de parar la actividad, utilizando personalmente especializado. Posibilita el análisis de la causa del error, mediante una investigación de las transacciones que tuvieron lugar en el periodo (técnica flush-black), por lo cual se pueden sacar estadísticas de errores, estableciendo un programa preventivo para el futuro. El sistema permite una monitorización para medir la calidad de los procesos. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 175 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario En definitiva, los principales beneficios obtenidos con este sistema se pueden enunciar de la siguiente forma: a. Prevención sistemática de errores b. Alto grado de seguridad en los registros. c. Disminución del nivel de stock y obsolescencia d. Esfuerzo proporcionado al riesgo e. Mayor responsabilidad a niveles operacionales f. Mentalidad de calidad. La pregunta clave para justificar económicamente un sistema de inventario cíclico, sería: ¿Cuál es el costo de un error? Evidentemente la respuesta varía según se trate de un almacén de productos terminados o un almacén de materias primas y componentes para fabricación; sin embargo, en términos generales las consecuencias serían las siguientes: • Inventarios excesivos en algunos artículos • Escasez de componentes con retraso en los programas de fabricación. • Pérdidas de servicio de imagen para la empresa • Incrementos de horas extraordinarias, preparación de máquinas y costos innecesarios en la tramitación de pedidos urgentes. • Estancamiento físico de productos con riesgo de caducidad y obsolescencia. • Inexactitud de las publicaciones financieras. La dirección debería tomar una actitud pro-activa tendente a conseguir una mentalidad de prevención del error en lugar de una actitud punitiva ante los mismos, designado responsables para cada uno de los aspectos básicos de la exactitud, a los cuales hay que darles los medios y formación adecuada. Establecer los objetivos de calidad apoyados de un plan de indicadores de control con el correspondiente seguimiento. COMPARACIÓN DE LOS MÉTODOS DE VALUACIÓN DEL INVENTARIO MÉTODOS DE VALUACIÓN Identificación Costo Método Método Especifica Promedio PEPS UEPS 275,000.00 275,000.00 275,000.00 275,000.00 vendidas: Inventario Inicial 60,000.00 60,000.00 60,000.00 60,000.00 Mas: Compras Netas 170,000.00 170,000.00 170,000.00 170,000.00 VENTAS Costo de las Mercancías Mercancías disponibles Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 176 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Para la venta 230,000.00 230,000.00 230,000.00 230,000.00 Menos: Inventario Final 92,900.00 145,000.00 127,000.00 163,000.00 Costo de Merc. Vendidas 137,100.00 84,370.00 103,000.00 67,000.00 Utilidad Bruta en Ventas 137,900.00 129,370.00 148,000.00 1,120,000.00 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 177 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario METODOS DE VALORIZACION DE EXISTENCIAS En lo relacionado con el control de existencia periódico mencionaremos los métodos conocidos con el nombre “precio medio ponderado, “PEPS” (Primeras entradas, primeras salidas) y “UEPS” (Últimas entradas, primeras salidas). Con el objeto de ilustrar los diferentes métodos de valorización nos basaremos en algunas operaciones de compra y de venta relativas a un solo artículo: Agosto 1 • Inventario Inicial 100 unidades a $ 80,60 c/u Agosto 3 • Compra a Reyes y Salas Ltda. Según factura 2825: 240 unidades a $ 84 c/u Agosto 5 • Venta a C. Paz y Cía. Según factura 717: 70 unidades a $ 112 c/u Agosto 8 • Venta a P. Rojas Hnos. Según factura 718: 120 unidades a $ 115 c/u Agosto 20 • Compra a Reyes y Salas Ltda. Según factura 2885: 250 unidades a $ 85,56 c/u Agosto 25 • Venta a L. Mayorga y Cía. Ltda., Según factura 719: 100 unidades a $ 120 c/u 1. PRECIO MEDIO PONDERADO Cuando se aplica este método, cada vez que ocurre una nueva compra a un precio distinto de aquel al que están registradas las existencias, debe determinarse un precio medio, considerando las cantidades de cada partida ponderadas por el costo unitario respectivo. El precio medio así determinado será el que se utilice para costear las unidades vendidas, mientras no exista una nueva compra que haga necesario repetir el proceso antes indicado. De acuerdo a este método, el desarrollo de la tarjeta de existencia ofrecería el siguiente movimiento: Fecha Detalle Preci Unidades o de Entrada Salida Costo s s Sald o Entrada s Precio Medi o Salidas Saldo 100 100 8.060 8.060 80,60 240 340 20.160 28.22 0 83,00 Valores Agosto 1 Inventario inicial Agosto 3 Reyes y Salas Ltda., fact. 2815 Agosto 5 C. Paz y Cía., fact. 717 70 270 5.810 22.41 0 Agosto 8 P. Rojas Hnos., fact. 718 120 150 9.960 12.45 0 84,00 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 178 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario 2 Reyes y Salas 0 Ltda., fact. 2885 L. Mayorga y 2 Cía. Ltda., fact. 5 719 Agosto Agosto 85,56 250 400 100 33.84 0 21.390 300 8.460 84,60 25.38 0 2. PEPS (Primeras entradas, primeras salidas) Este método también conocido con el nombre de FIFO (First-out, First-out), consiste en considerar que las primeras unidades compradas son las primeras en ser vendidas o, en otros términos, que las mercaderías salen en el mismo orden que entran. Al adoptarse el supuesto antes indicado se prescinde del hecho de que ello haya o no ocurrido físicamente, tratándose en consecuencia de una medida de orden práctico. Fecha Detalle Precio Unidades Valores de Costo Entradas Salidas Saldo Entradas Salidas Saldo 8.060 Agosto 1 Inventario inicial 80,60 100 Agosto 3 Reyes y Salas Ltda., fact. 2815 84,00 240 Agosto 5 C. Paz y Cía., fact. 717 70 Agosto 8 P. Rojas Hnos., fact. 718 120 Agosto 20 Reyes y Salas Ltda., fact. 2885 85.56 100 100 240 L. Mayorga y Agosto 25 Cía. Ltda., fact. 719 100 20.160 5.642 240 0 9.978 150 250 8.060 20.160 30 150 250 8.060 0 12.600 21.390 8.400 250 20.160 12.600 21.390 100 2.418 12.600 21.390 3. UEPS (Ultimas entradas, primeras salidas) Este método también se conoce con el nombre de LIFO (last-in, first-out) y consiste en considerar, convencionalmente, que las últimas mercaderías adquiridas son las primeras en venderse. En este caso, entonces, deberá a proceder a dar salida a las mercaderías en el orden inverso a su entrada. Al aplicar este método, la tarjeta de existencia presenta el siguiente desarrollo: Fecha Detalle Precio Unidades Valores de Costo Entradas Salidas Saldo Entradas Salidas Saldo 8.060 Agosto 1 Inventario inicial 80,60 100 Agosto 3 Reyes y Salas Ltda., fact. 2815 84,00 240 100 100 240 Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 8.060 20.160 8.060 20.160 179 Las Capacitación Administración de Bodega y Control de Inventario Agosto 5 C. Paz y Cía., fact. 717 70 Agosto 8 P. Rojas Hnos., fact. 718 120 100 5.880 170 100 10.080 50 100 Reyes y Salas Agosto 20 Ltda., fact. 2885 L. Mayorga y Agosto 25 Cía. Ltda., fact. 719 85,56 250 50 100 8.060 14.280 8.060 4.200 8.060 21.390 4.200 250 21.390 100 8.060 50 150 8.556 4.200 12.834 Como se ha podido observar, tanto el método FIFO como el método LIFO, es necesario registrar separadamente los saldos de las unidades y de valores cuando hay existencias que corresponden a partidas adquiridas a precios diferentes. Esta situación hace engorroso el registro en las tarjetas de existencias; de ahí que muchas empresas, en la práctica, prefieren abrir, para un mismo artículo, tantas tarjetas como sean las partidas adquiridas a distinto precio. Esta modalidad facilita el registro de las operaciones, por cuanto basta con asignar las salidas a cada tarjeta individual, de acuerdo al orden corresponda según el método de valorización empleado. Carlos A. Sáez Andrades Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator E_mail: [email protected] 180
