MÓDULO II: CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y ORGANIZACIÓN 2.1. ¿Qué es el ciclo de vida de un proyecto? El ciclo de vida de un proyecto es la serie de fases que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su conclusión. Una fase del proyecto es un conjunto de actividades del proyecto, relacionadas de manera lógica, que culmina con la finalización de uno o más entregables. Las fases pueden ser secuenciales, iterativas o superpuestas. Los nombres, número y duración de las fases del proyecto se determinan en función de las necesidades de gestión y control de la(s) organización(es) que participa(n) en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación. Las fases son acotadas en el tiempo, con un inicio y un final o punto de control (a veces denominado revisión de fase, punto de revisión de fase, revisión de control u otro término similar). En el punto de control, el acta de constitución del proyecto y los documentos de negocio se reexaminan en base al entorno actual. En ese momento, el desempeño del proyecto se compara con el plan para la dirección del proyecto para determinar si el proyecto se debe cambiar, terminar o continuar tal como se planificó. El ciclo de vida del proyecto puede verse afectado por los aspectos propios de la organización, la industria, el método de desarrollo o la tecnología empleada. Mientras que cada proyecto tiene un inicio y un final, los entregables específicos y el trabajo que se llevan a cabo varían ampliamente dependiendo del proyecto. El ciclo de vida proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo específico involucrado. Aunque los proyectos varían en el tamaño y el grado de complejidad que contienen, un proyecto típico puede configurarse dentro de la siguiente estructura de ciclo de vida del proyecto: - Inicio del proyecto. - Organización y preparación. 1 Curso Gestión de Proyectos. Capítulo 2. Ciclo de vida del proyecto y organización - Ejecución del trabajo. - Cierre del proyecto. 2.2. Características del Ciclo de vida de un proyecto. Una estructura genérica del ciclo de vida normalmente presenta las siguientes características: - Los niveles de costo y dotación de personal son bajos al inicio del proyecto, aumentan según se desarrolla el trabajo y caen rápidamente cuando el proyecto se acerca al cierre. - Los riesgos son mayores en el inicio del proyecto. Estos factores disminuyen durante el ciclo de vida del proyecto, a medida que se van adoptando decisiones y aceptando los entregables. - La capacidad de los interesados de influir en las características finales del producto del proyecto, sin afectar significativamente el costo ni el cronograma, es más alta al inicio del proyecto y va disminuyendo a medida que el proyecto avanza hacia su conclusión. 2 Curso Gestión de Proyectos. Capítulo 2. Ciclo de vida del proyecto y organización 2.3. Modelo de ciclo de vida de un proyecto. No existe una manera única de definir la estructura ideal de un proyecto. Algunas organizaciones han establecido políticas de estandarización de todos los proyectos de una misma industria. Otras, sin embargo, permiten que el equipo de proyecto decida la más apropiada para su proyecto. Existen diferentes tipos de modelos para elaborar el ciclo de vida de un proyecto: - Lineal o en cascada: Es un modelo que consiste en descomponer el proyecto en fases que se suceden una detrás de otra con linealidad. Se simplifica la estructura global del ciclo de vida del proyecto. Este modelo es el más utilizado precisamente por su sencillez y aplicabilidad. Las fases al sucederse unas a continuación de otras facilitan el cálculo de los plazos de cada fase y por tanto del global del ciclo de vida de proyecto. - Incremental o evolutiva: Se trata de variaciones del modelo lineal o en cascada. Cuando se trata de añadir subconjuntos al proyecto estaremos hablando de un modelo incremental del ciclo de vida. Cuando se trata de versiones completas, pero con menos prestaciones, estaremos hablando de utilizar un modelo evolutivo de ciclo de vida. - Espiral: El desarrollo de una estructura en espiral de ciclo de vida del proyecto implica la creación de una serie de prototipos que pasan por las diferentes fases que conforman el proyecto acercándose cada vez más al entregable requerido. Permite evaluar los requisitos o especificaciones del proyecto en cada uno de ellos corrigiendo las desviaciones producidas en cada uno de los casos. Este tipo de estructura se aplica a aquellos proyectos donde no basta con una sola evaluación de un prototipo para asegurar la desaparición de incertidumbres y/o ignorancias. - Prototipo: Este modelo adquiere todo su sentido cuando se trata de desarrollar nuevos productos que implican el uso de nuevas tecnologías o innovaciones no experimentadas suficientemente. Las incertidumbres sobre los resultados realmente alcanzables, o las ignorancias sobre el 3 Curso Gestión de Proyectos. Capítulo 2. Ciclo de vida del proyecto y organización comportamiento de las tecnologías, impiden iniciar un proyecto lineal con especificaciones cerradas. 2.4. Ciclo de vida del proyecto y ciclo de vida del producto. Se trata habitualmente de dos ciclos de vida distintos en sus conceptos, en sus fases y en su temporalidad. Heredia (1999) determina que el producto constituye la finalidad del proyecto, dejando claro que el proyecto es la herramienta para construir o generar el producto. Se puede incluso, en algunos casos, considerar el conjunto proyecto-producto como un único sistema dinámico. El ciclo de vida del producto es el periodo de vida útil de un entregable en el mercado. Es el periodo en el que el producto permanece en el mercado hasta su retirada del mismo. En algunas áreas de aplicación, las organizaciones consideran el ciclo de vida del proyecto como parte del ciclo de vida del producto. 4 Curso Gestión de Proyectos. Capítulo 2. Ciclo de vida del proyecto y organización 2.5. Áreas de conocimiento dentro de un proyecto. Las Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos son campos o áreas de especialización que se emplean comúnmente al dirigir proyectos. Un Área de Conocimiento es un conjunto de procesos asociados a un tema particular de la dirección de proyectos. Estas 10 Áreas de Conocimiento se utilizan en la mayoría de los proyectos, la mayoría de las veces. Las necesidades de un proyecto específico pueden requerir Áreas de Conocimiento adicionales. Las 10 Áreas de Conocimiento son: - Gestión de la Integración del Proyecto - Gestión del Alcance del Proyecto. - Gestión del Cronograma del Proyecto. - Gestión de los Costos del Proyecto. - Gestión de la Calidad del Proyecto. - Gestión de los Recursos del Proyecto. - Gestión de las Comunicaciones del Proyecto - Gestión de los Riesgos del Proyecto. - Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. - Gestión de los Interesados del Proyecto. 2.6. Las fases de desarrollo de un proyecto. Las fases son subconjuntos de un proyecto y se refieren a una colección de actividades y productos, que son diseñados para ser realizados dentro de un periodo de tiempo concreto. Una fase es descrita como el trabajo presente que está siendo emprendido por el Project Manager-Responsable de Proyecto. Se puede considerar una fase como un conjunto de actividades relacionadas con un objetivo en el desarrollo del proyecto. Se construye agrupando tareas (actividades elementales) que pueden compartir un tramo determinado del tiempo de vida de un proyecto. La agrupación temporal de tareas impone requisitos temporales correspondientes a la asignación de recursos humanos, financieros o materiales. 5 Curso Gestión de Proyectos. Capítulo 2. Ciclo de vida del proyecto y organización La relación entre fases puede ser: - Secuencial: una fase solo se inicia cuando la que precede es completada, rediciéndose la incertidumbre, pero elimina la posibilidad de acortar el cronograma. - Superpuesta: una fase se inicia antes de que finalice la anterior, permitiendo una reducción rápida del tiempo, pero aumenta el riesgo y la posibilidad de un retroceso en el proyecto. - Iterativa: Solo se planifica una fase y las demás son planificadas conforme avanza el trabajo y los entregables de la actual. Se usa mucho en proyectos gestionados en ambientes poco definidos y con niveles altos de incertidumbre. El alcance sufre variaciones a lo largo del proyecto. 2.8. Flujogramas. Su importancia y representatividad. Los flujogramas son empleados para representar gráficamente un algoritmo o proceso. Son empleados en diversas disciplinas para la representación de flujos de trabajo paso a paso. La simbología empleada viene preestablecida de forma universal. Las principales utilidades del flujograma son (Pardo 2012): - El proceso se entiende más fácilmente que leyendo un texto, incluso para personas no familiarizadas con él. - Los agentes involucrados al observar visualmente el proceso pueden llegar más fácilmente a un acuerdo sobre los métodos a seguir. - Se puede utilizar para mejorar, identificar problemas, establecer recursos, coordinar acciones, delimitar tiempos…. - Deja bien definidas las responsabilidades y funciones de cada uno de los agentes que intervienen. - Es útil para establecer indicadores operativos. - Facilita el diseño de nuevos procesos. - Apoya en la formación personal. - Permite mejorar la gestión de la organización. 6 Curso Gestión de Proyectos. Capítulo 2. Ciclo de vida del proyecto y organización Los flujogramas pueden ser de tipo matricial o de tipo lineal: - Tipo matricial: Los agentes que intervienen en el proceso aparecen en la cabecera del dibujo y las actividades desempeñadas se encuentran subordinadas a ellos. Se pueden construir de arriba abajo o de izquierda a derecha. Se recomiendan los primeros. - Tipo lineal: Las actividades del proceso aparecen secuenciadas una debajo de la otra. Es más fácil de construir y es recomendable si los agentes de proceso son mayores a seis, pero aporta menos información. 2.9. Grupos de procesos. Procesos de Iniciación. El Grupo de Procesos de Inicio está compuesto por aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente al obtener la autorización para iniciar el proyecto o fase. Procesos de Planificación. El Grupo de Procesos de Planificación está compuesto por aquellos procesos que establecen el alcance total del esfuerzo, definen y refinan los objetivos y desarrollan la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos. Procesos de Ejecución. El Grupo de Procesos de Ejecución está compuesto por aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de satisfacer los requisitos del proyecto. Procesos de Seguimientos y Control. El Grupo de Procesos de Monitoreo y Control está compuesto por aquellos procesos requeridos para hacer seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera 7 Curso Gestión de Proyectos. Capítulo 2. Ciclo de vida del proyecto y organización cambios y para iniciar los cambios correspondientes. El Grupo de Procesos de Monitoreo y Control también implica: - Evaluar solicitudes de cambio y decidir acerca de la respuesta adecuada. - Recomendar acciones correctivas o preventivas para anticipar posibles problemas - Monitorear las actividades del proyecto, comparándolas con el plan para la dirección del proyecto y con las líneas base del proyecto. - Influir en los factores que podrían eludir el proceso de control de cambios, de modo que únicamente se implementen cambios aprobados. Procesos de Cierre El Grupo de Procesos de Cierre está compuesto por el(los) proceso(s) llevado(s) a cabo para completar o cerrar formalmente un proyecto, fase o contrato. Este Grupo de Procesos verifica que los procesos definidos se han completado dentro de todos los Grupos de Procesos a fin de cerrar el proyecto o fase, según corresponda, y establece formalmente que el proyecto o fase del mismo ha finalizado. REALIZAR TAREA: Aplicación de los grupos de procesos en un supuesto. 8 Curso Gestión de Proyectos. Capítulo 2. Ciclo de vida del proyecto y organización